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Taller de logstica: TABLETA S.A.1

ANTECEDENTES DE LA COMPAIA TABLETA, S.A. empez sus operaciones en 1956 cuando introdujo su TABLETA AA. Este producto es para el dolor de cabeza. El rpido crecimiento de las ventas condujo al diseo de una tableta de tipo genrico TABLETA BB, la cual consiste en un apequea variacin del principio activo. Haca poco tiempo que la compaa haba empezado a fabricar y comercializar una tableta de tres capas antigripal, TABLETA CC. Estos productos fueron comercializados a travs de los distribuidores, quienes los colocaban en las tiendas tradicionales. Adems, eran comercializadas por minoristas de gran tamao cadenas de drogueras. Las ventas eran estacionales y las pocas de congestin ocurran en Marzo y Diciembre. TABLETA, S.A. haba adoptado una estrategia agresiva de mercado para dar apoyo a sus productos de alta calidad. La formulacin de las tabletas es: TABLETA AA
Acetaminofn 500 mg Codena 30 mg. Excipientes (Avicel)

TABLETA BB
Acetaminofn Kollidon CL Excipientes (Avicel) 50% 5% 40%

TABLA CC
Acetaminofn 500 mg CAFENA 60 mg VITAMINA C 50 mg Excipientes (Avicel)

Peso promedio 1 g

Peso promedio 1 g

Peso promedio 1 g

Las operaciones de manufactura2 se hace en cinco secciones; almacn de materia primas, alistamiento, seccin de mezclas, tableteo y empaque, TABLETA BB y TABLETA AA se hace en la nueva planta de TABLETA, S.A. la cual se encontraba en Cali, Valle. La premezcla de la TABLETA CC se hace en una bodega especial para combinar ms de un ingrediente activo. Estos materiales se retiraban peridicamente del almacn junto con cajas y etiquetas que provenan del almacn de material comprado y son usadas en la planta principal. La planta cuenta con dos lneas de produccin, cada una con 3 tableteadoras y un operador por tableteadora, cada una hace 30 golpes por minuto y en cada golpe se troquelan 25 tabletas, el turno normal es de 8 horas y los das hbiles son 25 al mes, el alistamiento diario de cada lnea es de 10 minutos, adems se tienen dos descansos de 15 minutos uno en la maana y uno en la tarde, menos los viernes deportivos. El departamento de mantenimiento tiene programado una parada bimensual para cada lnea (un mes una y un mes la otra) para lubricacin, limpieza y diagnstico, la cual es de 4 horas. Se programa una jornada de mantenimiento correctivo semestral en el que son cambiados los punzones desgastados y otros repuestos de 8 horas (un semestre una lnea, un semestre la otra). Todos los mircoles hay una reunin con todos los operarios para gestin de calidad, empleando 2 horas y el ltimo viernes de cada mes hay jornada deportiva de 4 horas. Se estima que el nmero de accidentes se reduzca a 1 por mes con una incapacidad de dos das en promedio por operarios. Cada unidad de venta tiene 8 blister y cada blister tiene 10 tabletas. Un embalaje (caja) 45 unidades de venta. La produccin se hace en toneladas y siempre es nmero redondo (00), las 3 tableteadoras funcionan al tiempo. (ver anexo 1). El nmero de vehculos requeridos para la

operacin diaria se estima con base en furgones cargando 70 cajas por viaje y realizando 4 viajes diarios.

Este taller es una adaptacin del taller PESCA, curso de inventarios, uniandes. Solamente tiene fines acadmicos, las formulaciones son burdas y lejanas de los medicamentos reales. 2 http://www.quiminet.com.mx/ar0/ar_%25BD%2594%258A%25D4%2529%258DwX.htm

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SISTEMA ACTUAL DE LA PLANEACION DE LA PRODUCCION Y DE LA LOGSTICA, EN TABLETA, S.A. Cada mes, la planeacin de la produccin de TABLETA, S.A. empezaba con un pronstico de ventas para un horizonte de 12 meses, el cual preparaba el Departamento de Mercadotecnia; este pronstico era realizado pensando que el dato correspondiente al mismo perodo del ao anterior es el mejor pronstico para el siguiente ao (las ventas observadas en el primer trimestre de 2002 eran el mejor pronstico para las ventas del primer trimestre de 2003 y as sucesivamente). Dicho pronstico se formulaba en relacin con cada producto final. Posteriormente, el Departamento de planeacin y control de produccin comparaba la demanda pronosticada para cada producto final con el saldo en inventarios, con el fin de determinar el momento en el que debera programarse otro lote de produccin utilizando 3 o 6 tableteadoras. Algunas veces cuando Camilo Arango (Control de Produccin) senta que el departamento de mercadotecnia era muy optimista o muy pesimista en relacin con su pronstico y los modificaba. Catalina Snchez (Vicepresidente del rea de Mercadotecnia) era la primera en admitir que los pronsticos del rea de mercadotecnia no eran muy buenos. Ella pensaba que poda pronosticar la demanda de distribuidores con bastante exactitud pero encontraba difcil pronosticar el momento en que los minoristas de gran tamao haran sus pedidos, que eran de gran volumen. Hasta el mes de julio de 2002 se tuvieron problemas en relacin con los faltantes de materias primas, mezclas o empaques determinados y altos inventarios en algunas referencias, causados, entre otras cosas, por lo poco acertado de los pronsticos. En la ltima reunin de Vicepresidentes Catalina Snchez anunci la compra de un microcomputador y de algunos paquetes en los que se encontraban: T.S.P., STORM o un ERP. La sugerencia obvia era la de preparar los datos de la demanda e iniciar el uso inmediato de estos nuevos recursos. El trabajo de recoleccin de datos solo se logr parcialmente ya que a pesar de los esfuerzos realizados, una parte de los archivos perdido en la mudanza a la nueva planta no pudieron reconstruirse. Adicionalmente, se anunci la aparicin de un pequeo competidor con sede en Barranquilla, que fabrica medicamentos genricos con muy buenas relaciones con las EPS y que utiliza los mismos minoristas de TABLETA, S.A. como canal de distribucin. El tamao de un lote de produccin se determinaba mediante un anlisis del tamao econmico del lote. Este anlisis lo llevaban a cabo los gerentes de control de inventarios que trabajaban en el departamento de planeacin y control de la produccin. El anlisis se hacia con base en cada producto individual. En este anlisis se consideraban los requerimientos anuales de cada producto, el costo de mantenimiento del inventario (el cual se estimaba a 24% de costo del artculo por ao, teniendo en cuenta la tasa de inters de las corporaciones de Ahorro y de los Bancos) y el costo de limpieza de las tableteadotas para cambio de producto (el cual se estimaba en $75.000 cada vez que una lnea se preparaba para la produccin de una tableta diferente). El siguiente paso en el proceso de planeacin de la produccin implicaba preparar un programa maestro con las mezclas. El programa constaba de tres programas separados, uno para cada tableta y por cada seccin de tableteadoras. En l se indicaban las fechas planeadas de inicio y terminacin de cada lote de produccin y de cada artculo para los doce meses siguientes. La programacin maestra de la produccin. Se realizaba con objeto de asegurarse de que los productos que tuvieran probabilidad de escasear fueran realizados primero, y de verificar si exista suficiente capacidad de produccin los lotes programados. Si el nmero de lotes que se haban programado para una lnea de produccin en particular era mayor que la capacidad de lnea de produccin durante un mes, las fechas de iniciacin de los lotes se reprogramaban o se programaba la contratacin de horas extras. Si se programaban muy

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pocos lotes, para mantener ocupados a los trabajadores de la lnea de produccin, las fechas de inicio de algunos lotes se corran hacia adelante con el fin de equilibrar la carga de trabajo. El programa maestro se discuti durante la junta mensual de programacin a la que asistan Arango, Jaramillo, Snchez, Reyes y Acevedo. Estas juntas tenan como finalidad informar a los interesados sobre el estado actual de la produccin y sobre los planes para el futuro inmediato. Frecuentemente, estas reuniones daban lugar a cambios del programa maestro, reflejando el deseo del superintendente de la planta de que se mantuviera una carga de trabajo equilibrada, o su deseo de mantener los inventarios a un nivel bajo. Los cambios de ltima hora de los pronsticos eran tambin razn para cambiar el programa maestro. El programa de maestro final de produccin se distribua a los tcnicos a principio de cada mes. Estos eran responsables de obtener las mezclas o componentes necesarios para fabricar los productos finales que se haban programado y de vigilar que las lneas de produccin fueran cargadas y arrancadas de acuerdo al programa. Tambin eran responsables de asignar operarios a las diversas tableteadoras de produccin, almacn y empaque, supervisando las operaciones. Muchos de los componentes los importaban TABLETA, S.A. otras materiales de empaque se compraban a proveedores nacionales. Tanto las partes importadas como las compradas nacionales se ordenaban con base en lotes econmicos (EOQ). Los tamaos de estos lotes reflejaban un costo promedio de ordenar de $9.375 (papelera y llamadas telefnicas etc.), as como el costo del mantenimiento del inventario. Los puntos de reorden de estos materiales componentes, p. ej., los niveles de inventario a los que se deba llevar la reposicin de los materiales, se determinaban usando los datos histricos de la demanda. A pesar de la gran atencin que prestaban los gerentes de inventarios de Arango a la determinacin de estos puntos de reorden y a la cantidad de las rdenes, una o ms de los materiales o los componentes (principio activo) escaseaban frecuentemente en la fecha designada para la ejecucin de la produccin de una tableta. Esto daba lugar a demoras en la produccin, a trabajadores desocupados y/o a productos parcialmente fabricados, los cuales reposaban en el inventario de produccin en proceso hasta que se obtenan las partes componentes que se requeran. Los tcnicos de produccin tratan de evitar este problema al revisar ellos mismo los niveles de inventarios antes de la produccin y, cuando era necesario se solicita a los tcnicos de las mezcladoras que aceleraran la produccin, o que el departamento de compras apresurara la entrega de los materiales comprados. UN NUEVO SISTEMA DE PRODUCCION Y LOGISTICA En la maana del 28 de julio de 2003, el seor Andrs Jaramillo Vicepresidente de Produccin de TABLETA, S. A. estaba discutiendo con Danilo Arango Gerente de Produccin, la propuesta de adoptar un nuevo sistema para el control de la produccin. Camilo se haba graduado haca poco haba propuesto el nuevo sistema en un memorndum (Anexo, Memorndum) redactado unas semanas atrs. Mientras Jaramillo se levantaba de su silla para concluir la reunin, dijo: "Camilo, Yo no s. lo que has descrito hasta ahora parece tener sentido. Pero igualmente tena sentido el sistema que disearon los consultores hace tres aos. Les pagamos $20.000.000 para que disearan e instalaran nuestro sistema actual y nosotros dedicamos gran cantidad de tiempo y esfuerzo en el asunto. Pero el resultado final fue el mismo que siempre parece surgir cuando abrimos una caja de Pandora. Algunas personas estaban muy entusiasmadas, otras se disgustaron mucho y al final los inventarios, los faltantes de inventario y los costos fueron tan altos como antes. Nuestros tcnicos y la gente que trabajaba en el rea de talleres han diseado su propia forma de hacer las cosas con el fin de suplir las deficiencias de nuestro sistema actual. Catalina Snchez (Vicepresidente de Mercadotecnia), todava no nos ha perdonado las ventas prdidas durante la fase inicial y el

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trabajo adicional que tiene que hacer su gente para que el sistema funcione. Voy a tener que pensar ms este asunto y las implicaciones que tendra el nuevo sistema para la Compaa, antes de tomar una decisin". DE CAMINO AL ALMUERZO Mientras Camilo Arango caminaba al restaurante acompaado de Paola Correa, una veterana del departamento de Compras, le describa la junta tenida con Jaramillo aquella maana y el plan que l haba propuesto: "No s si he conseguido el apoyo de Jaramillo para este sistema. Pero realmente creo que lo necesitamos si queremos hacer las cosas bien. Pienso que podra empezarlo a usar para la manufactura y produccin de la tableta antigripal ahora mismo. Tengo el pronstico ms reciente del rea de mercadotecnia y he preparado una lista de materiales para cada tableta. Paola Correa. "Nunca conseguirs que funcione aqu ningn sistema. Mira lo que est pasando actualmente. La gente de mercadotecnia te miente cada mes cuando te entrega su pronstico inflado de ventas. Posteriormente tu ajustas sus pronsticos y los conviertes en un programa maestro. Esa es tu mentira. Lo diseas en tal forma que se asegure que no se incurra en faltantes de productos terminados. Tu les entregas tu mentira a los tcnicos del departamento de produccin quienes mienten a los tcnicos de los talleres y los obligan a obtener sus partes a tiempo. Todos ustedes vienen a m con sus mentiras y hacen que acelere la compra de partes. Por tanto, yo tengo que mentirle al proveedor externo al decirle que necesito un material en una semana cuando s que no la necesitar sino hasta dentro de dos semanas. El sabe que estoy mintiendo pero se las arregla para informar a su Compaa que necesito dicho material en dos das. Entonces su gente de mercadotecnia miente al personal del rea de produccin y as sucesivamente, hasta que eventualmente obtengo los materiales en dos semanas tal como yo lo deseaba, a menos que me digas que cancele la orden, en cuyo caso nuestros proveedores no saben si deben creer mis mentiras o no. Como esperas poder implantar un sistema de control de produccin en un negocio que se encuentra plagado de mentirosos e irresponsables?". MEMORANDO A: A. Jaramillo, Vicepresidente de Produccin DE: C. Arango, Control de Produccin ASUNTO: Sistemas de planeacin de produccin y logstica Fecha: Julio 13 de 2003 Nuestros problemas recientes con relacin a los faltantes de materiales y de inventarios altos han mejorado desde que empezamos a realizar nuestras reuniones mensuales de programacin. Pienso que el mejoramiento de las comunicaciones que se ha producido a coadyuvado en forma importante para que las rdenes en espera disminuyan de 9 a 8% del porcentaje de las ventas, y para que la rotacin de inventarios mejore de 4 a 4.5% veces por ao. Sin embargo, no creo que hayamos logrado descubrir todava la raz de nuestros problemas. Todava tenemos mucho que hacer para que nuestras estadsticas de operacin sean tan buenas como las de nuestros competidores.

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Desde que en el ltimo Marzo asum al puesto para gerente de planeacin y control de produccin, no me he sentido satisfecho con nuestro actual sistema de Planeacin y Control de Produccin. Empec a estudiar dicho sistema hace algunos meses y creo que ms que cualquier otra cosa tal sistema es la razn de nuestros sobrantes de inventario y de nuestros problemas de faltantes de productos terminados (tabletas). Ahora resulta fcil para m explicar porque esto es verdad. Observemos las razones que ocasionan la mayor parte de los faltantes de inventario. Simplemente no tenemos todos los materiales que se requieren para fabricar nuestros productos en el momento que hemos programado las corridas de produccin. Cuando esto sucede, no podemos producir a tiempo para recuperar el inventario de productos terminados y por lo tanto surgen rdenes de espera. En forma similar, si atendemos al punto en se encuentran la mayor parte de nuestro inventario, encontremos que una parte sustancial de l se halla en el almacn de mezclas y en la bodega especial, ya sea que estas se hayan comprado a terceros o se hayan importado. Evidentemente, nuestro problema consiste en que tenemos demasiados materiales equivocadas en el inventario. Esto sucede porque en nuestro sistema actual de planeacin y control, tratamos los materiales de empaque y las mezclas y su ordenamiento de compra como dos entidades separadas que no tienen relacin entre s. Por ejemplo, el mes pasado habamos programado 60000 cajas de venta de la TABLETA AA para producir en la lnea nmero 2. Pero cuando fuimos a buscar las cajas y las etiquetas que deban de utilizarse encontramos que slo tenamos 1.200 etiquetas en el almacn. Por qu tenamos slo 1.200 etiquetas y no las necesarias? Porque con nuestro sistema programamos la produccin tal como si tuviramos todas los materiales que necesitamos y programamos la produccin y compra de estos usando el modelo de la cantidad econmica de la orden, con la regla de punto de reorden que funciona como si las componentes o materias primas fueran artculos terminados (tabletas). En relacin con las etiquetas nuestra regla consiste en ordenar 4.000 (cantidad econmica de la orden) cada vez que nuestros inventarios disminuyen a 1.000 (punto de reorden). El punto de reorden se establece determinando la demanda promedio de etiquetas que habr a lo largo del tiempo que se requiere para comprarlos. El problema consiste en que nunca producimos una cantidad "promedio", puesto que nuestra demanda no se comporta de esa forma. Recomiendo que adoptemos un sistema de planeacin de requerimientos (MRP) para sustituir nuestro sistema actual. La planeacin de requerimientos coordina las mezclas y materiales de empaque con la produccin de tabletas y ello ciertamente nos permitir reducir en forma significativa el nivel de inventarios y los faltantes de productos terminados. Esencialmente, el sistema funciona as: primero preparamos nuestro programa de produccin casi en la misma forma que lo hacemos actualmente. Posteriormente, en lugar de esperar que los materiales se encuentren en el almacn cuando las necesitamos para el produccin "explotamos" los requerimientos de esos usando una lista de materiales o formulaciones. Las listas de materiales son una descripcin de todos los componentes que se requieren para fabricar una unidad de producto terminado. La explosin significa que debemos multiplicar la cantidad de tabletas que hemos programado para produccin de un mes, por el nmero de unidades de cada material componente que se requiera para llevar a cabo la produccin. Por ejemplo, si tuviramos 20 tn de TABLETA AA programados para ser producidos en un mes, mediante la explosin de materiales podramos ver que necesitamos 600 kg de codena disponibles en el momento de la produccin y no ms ni menos. Puesto que sabemos que el plazo de entrega es de aproximadamente tres meses, podemos ordenar 2 tn en una importacin y con anticipacin. En esta forma mantendremos los inventarios de materia prima en un nivel bajo puesto que no estaremos ordenando ni manteniendo materiales antes de que las necesitemos. Los faltantes de inventario se reducirn porque tendremos disponibles los materiales correspondientes cuando los necesitemos. Estoy seguro de que puedes apreciar las ventajas del sistema de planeacin de requerimientos que estoy proponiendo. Es excelente por su sencillez. Adems, estoy seguro de que ser fcil adaptarse a l. Necesitaremos comprar una computadora ms grande para manejar la explosin de nuestros dems y futuros productos, necesitaremos construir las listas respectivas de materiales. Pero despus de que estas tareas hayan

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sido terminadas y despus de que efectuemos unas cuantas sesiones de entrenamiento con la gente involucrada, estoy seguro de que podremos implantar y hacer funcionar el sistema en muy poco tiempo. Espero tener una reunin contigo en las prximas semanas para definir y discutir esta propuesta en una forma ms detallada. ANEXO No. 1
PRONSTICO AO ANTERIOR (2003) Paquetes de venta MODELO TABLETA AA TABLETA CC TABLETA BB JUNIO 60000 150000 15000 JULIO 62000 180000 15000 AGOSTO 65000 150000 12000 SEP. 68000 200000 13000 OCT. 70000 180000 14000 NOV 72000 220000 15000

PRONSTICO PROPUESTO COMERCIAL (2004) Paquetes de venta MODELO TABLETA AA TABLETA CC TABLETA BB JUNIO 60000 150000 15000 JULIO 62000 180000 15000 AGOSTO 65000 150000 12000 SEP. 68000 200000 13000 OCT. 70000 180000 14000 NOV 72000 220000 15000

ULTIMO PRONSTICO APROBADO (2004) (para produccin) Paquetes de venta MODELO TABLETA AA TABLETA CC TABLETA BB JUNIO 70000 170000 12000 JULIO 72000 190000 12000 AGOSTO 75000 190000 18000 SEP. 78000 210000 18000 OCT. 80000 200000 19000 NOV 82000 220000 20000

PROGRAMA MAESTRO DE PRODUCCION EN KILOS. Capacidad mxima de mezcla (22 tn mes) MODELO TABLETA AA TABLETA CC TABLETA BB JUNIO 8000 12000 2000 JULIO 2000 20000 20000 2000 22000 5000 AGOSTO SEP. OCT. 15000 NOV 8000 14000

INVENTARIOS ACTUALES - Calcule los datos siguientes - Con actual y propuesto. (EN KILOS) MODELO TABLETA AA TABLETA CC TABLETA BB JUNIO 5000 6000 1500 JULIO AGOSTO SEP. OCT. NOV

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INVENTARIOS ACTUALES MATERIAS PRIMAS CALCULE REQUERIMIENTOS

PARTES BLISTER Cajas cartn Cajas de venta (TABLETA AA) Cajas de venta (TABLETA BB) Cajas de venta (TABLETA CC) EXISTENCIAS 2000000 20000 1000000 800000 600000 6 tn 2 tn 3 tn 1 tn 1 tn 20 tn 1000 3000 40000 TIEMPO DE APROVISIONAMIENTO 1 2 1 1 1 3 1 1 1 3 1 0 0 0

Acetaminofn Codena Kollidon CL CAFENA VITAMINA C Excipientes (Avicel)

Etiquetas (TABLETA AA) Etiquetas (TABLETA BB) Etiquetas (TABLETA CC)

60 mg 50 mg

DATOS HISTORICOS Unidades de venta Periodos Tableta AA Tabletas BB Tableta CC

01-ENE.-01 02-FEB. 03-MAR. 04-ABR. 05-MAY. 06-JUN. 07-JUL. 08-AGO. 09-SEP. 10-OCT. 11-NOV. 12-DIC. 01-ENE.-02 02-FEB. 03-MAR. 04-ABR. 05-MAY. 06-JUN. 07-JUL. 08-AGO. 09-SEP. 10-OCT. 11-NOV. 12-DIC. 01-ENE.-03 02-FEB. 03-MAR. 04-ABR. 05-MAY. 06-JUN.

66.740 76.057 77.802 77.207 79.749 69.191 78.388 79.328 77.202 77.278 62.711 70.655 62.523 71.743 74.998 67.440 69.562 60.874 67.245 63.711 62.242 64.966 55.946 57.262 52.083 63.406 64.515 59.493 58.386 53.440

225.799 189.620 197.631 162.117 216.030 226.578 195.406 221.461 178.925 198.844 201.859 207.317 205.043 170.289 172.756 157.321 209.437 213.026 190.596 190.608 164.079

70.170 72.900 67.060 73.520 70.900 74.130 73.680 67.110 67.210 63.650 76.940 85.560 80.440 81.480 74.130

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07-JUL. 08-AGO. 09-SEP. 10-OCT. 11-NOV. 12-DIC. 01-ENE.-04 02-FEB. 03-MAR. 04-ABR. 05-MAY.

58.204 58.877 62.518 58.595 54.049 55.198 56.440 63.227 69.745 59.798 60.808

175.544 193.818 218.966 211.649 163.677 173.412 173.859 205.954 225.172 179.872 199.430

73.680 67.110 67.210 63.650 76.940 85.560 96.660 103.380 116.900 111.710 115.520

NOTA ESPECIAL: Si requieren datos adicionales pueden consultar Internet y falta algn dato importante del problema, por ejemplo el valor de la hora extra o el nmero de turnos posibles a programar ustedes los pueden inventar o estimar.

Taller de Aplicacin (30%)

El curso se dividir en grupos de tres o cuatro. Cada grupo presentar un informe aplicando los conocimientos aprendidos. INTRODUCCIN 1. Identificacin del sistema logstico y de la Cadena de Abastecimiento (5 puntos) Caracterizar el sistema logstico y la cadena de abastecimiento, Haga un grafico para los actores de la cadena segn el modelo de LAMBERT, Douglas. COOPER, Martha. PAGH, James (primero, segundo y tercer nivel). Consulte las tendencias del sector y de los productos (consulte Internet). Identificacin y Descripcin de problemas (5 puntos) Utilizando diagramas, porcentajes y estadsticas describa los problemas ms relevantes que presenta la empresa. Utilice ciclos de reforzamiento y balance (compensador) para describir la problemtica (ver lectura organizacin y sistema o capitulo 5 de la V disciplina). Use todo lo que sepa. Anlisis del sistema de planeacin de operaciones (15 puntos) Calcule los pronsticos, estime la capacidad (calcule la capacidad utilizada), recalcule las cantidades a producir, haga el plan de requerimiento de materiales, estime los inventarios de producto terminado para el horizonte de planeacin, proponga un plan de compras. Realicen un rediseo del sistema de logstica. (5 puntos) Propuesta de la administracin logstica y rediseo de las operaciones. Cmo mejorar la exactitud de los pronsticos? Solucin para todos los problemas encontrados. Describir la dinmica del cambio y la propuesta (use ciclos causales y OEDI). Proponga atenuadores y amplificadores de la complejidad.

2.

3.

4.

CONCLUSIONES BIBLIOGRAFA