Ensayo de Control Interno

Auditoras Integradas

Jocelin Rodrguez C 24/10/2011

Control Interno
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los ltimos aos, esto debido a lo prctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades bsicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse vigente en el mercado. Es bueno destacar que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducir a conocer la situacin real de esta, es por eso, la importancia de tener una planificacin que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visin sobre su gestin.

El control interno es un sistema de controles financieros utilizados por las empresas, lo establece la alta direccin o gerencia para que los negocios puedan realizar sus procesos administrativos de manera secuencial y ordenada, con el objetivo de proteger sus activos, salvaguardarlos y asegurarlos en la medida posible, la exactitud y la veracidad de sus registros contables; sirviendo a su vez de marco de referencia o patrn de comportamiento para que las operaciones y actividades en los diferentes departamentos de la organizacin fluyan con mayor facilidad y una segunda definicin definira al control interno como el sistema conformado por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre s, tienen por objetivo proteger los activos de la organizacin. Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organizacin en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a los objetivos de la organizacin, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, as como tambin llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesin a las exigencias ordenadas por la gerencia, promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua . De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una empresa son importantes, pero existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de la organizacin, resultando claro que dichos cambios se pueden lograr implementando y adecuando controles internos, los cuales sean capaces de salvaguardar y preservar los bienes de un departamento o de la empresa.

En la perspectiva que aqu adoptamos, podemos afirmar que un departamento que no aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no sern las ms adecuadas para su gestin e incluso podra llevar a la organizacin a una crisis operativa, por lo que se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades. Despus de revisar y analizar algunos conceptos con relacin al control, se puede decir que estos controles nos permite definir la forma sistemtica de como las empresas han visto la necesidad de implementar controles administrativos en todos y cada uno de sus operaciones diarias. Dichos controles se deben establecer con el objeto de reducir el riesgo de prdidas y en su defecto conocerlos.

Sea cual sea la aplicacin del control que se quiere implementar para la mejora organizativa, existe la posibilidad del surgimiento de situaciones inesperadas. Para esto es necesario aplicar un control preventivo, siendo estos los que se encargaran de ejecutar los controles antes del inicio de un proceso o gestin administrativa. Adicionalmente, se cuentan con controles de deteccin de los cuales se ejecutan durante o despus de un proceso, la eficacia de este tipo de control depender principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecucin del proceso y la ejecucin del control. Para evaluar la eficiencia de cualquier procedimiento de control, es necesario definir los objetivos a cumplir. Es bueno decir, que si los controles se aplican de una forma ordenada y organizada, entonces existir una interrelacin positiva entre ellos, la cual vendra a constituir un sistema de control sumamente ms efectivo. Cabe destacar que el sistema de control tiende a dar seguridad a las funciones que cumplan de acuerdo con las expectativas planeadas. Igualmente seala las fallas que pudiesen existir con el fin de tomar medidas y as su reiteracin. Una vez que el sistema est operando, se requiere de una previsin sobre una base de pruebas para ver si los controles previstos estn operando como se plane. Por esto el control interno no puede funcionar paralelamente al sistema, por estar estos interrelacionados, es decir, funcionan como un todo para lograr el objetivo establecido por la organizacin. Tomando en cuenta los distintos conceptos de control interno pueden dividirse en dos grandes grupos: Administrativos y Contables. En cuanto al administrativo, es el plan de la organizacin y todos los mtodos que facilitan la planeacin y control de la empresa (planes y presupuestos). Con relacin al contable, se puede decir que comprende de mtodos y procedimientos relacionados con la autorizacin de transacciones, tal es el

caso de los registros financieros y contables. Es notorio manifestar, que el control interno tiene como misin ayudar en la consecucin de los objetivos generales trazados por la empresa y esto a su vez a las metas especficas planteadas que sin duda alguna mejorar la conduccin de la organizacin, con el fin de optimizar la gestin administrativa. Sin embargo, es importante sealar que para que un control interno rinda su cometido, debe ser: oportuno, claro, sencillo, gil, flexible, adaptable, eficaz, objetivo y realista. Todo esto tomando en cuenta que la clasificacin del mismo puede ser preventiva o de deteccin. El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita nicamente a la confiabilidad en la manifestacin de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino tambin evala el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables y administrativos. El control interno en una entidad est orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el trmino error se refiere a omisiones no intencionales y el trmino irregular se refiere a errores intencionales. Lo cierto es que los controles internos deben brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos. Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con falsificacin, fraude o colusin, y aunque posiblemente los montos no sean significativos o relevantes con respecto a los estados financieros, es importante que estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen incidencias sobre la correcta conduccin de la organizacin. Los elementos de un buen sistema de control interno son: un plan de organizacin que proporcione una apropiada distribucin funcional de la autoridad y la responsabilidad; un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contable sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos; unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado; un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en proporcin con sus responsabilidades.

El control interno posee cinco componentes interrelacionados, derivados del estilo de la direccin, e integrados al proceso de gestin que pueden ser implementados en todas las organizaciones; los componentes son: Ambiente de control, Evaluacin de riesgos, Actividades de control, Informacin y comunicacin, supervisin. El ambiente de control refleja el espritu tico vigente en una empresa respecto del comportamiento de los agentes, la responsabilidad con que encaran sus actividades, y la importancia que le asignan al control interno. Sirve de base de los otros componentes, ya que es dentro del entorno que se evalan los riesgos y se definen las actividades de control tendientes a neutralizarlos. Simultneamente se capta la informacin relevante y se realizan las comunicaciones pertinentes, dentro de un proceso supervisado y corregido de acuerdo con las circunstancias. El modelo refleja el dinamismo propio de los sistemas de control interno. As, la evaluacin de riesgos no slo influye en las actividades de control, sino que puede tambin poner de relieve la conveniencia de reconsiderar el manejo de la informacin y la comunicacin. El control interno en cualquier organizacin, reviste mucha importancia tanto en la conduccin de la organizacin, como en el control e informacin de las operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e informacin de una empresa determinada, con el fin de generar que los recursos (humanos, materiales y financieros) disponibles, sean utilizados en forma eficiente, bajo criterios tcnicos que permitan asegurar su integridad, su custodia y registro oportuno en los sistemas respectivos. Las deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas a travs de los diferentes procedimientos de supervisin deben ser comunicadas para que se adopten las medidas de correctivas correspondientes. Segn el impacto de las deficiencias, los destinatarios de la informacin pueden ser tanto las personas responsables de la funcin o actividad implicada como las autoridades superiores. La autoridad superior del organismo debe procurar difundir, internalizar y vigilar el cumplimiento de valores ticos aceptados, que constituyan un slido fundamento moral para su conduccin y operacin.

En conclusin, el Control Interno tiene que proporcionar anlisis, valoraciones, consejos e informacin, contribuyendo a propiciar los cambios en la estructura de la organizacin y en los mtodos de gestin, en un ambiente abierto. Cambios que no tienen por qu venir del exterior, pues un liderazgo se origina en la estructura de la organizacin.

El control interno constituye una herramienta til para la gestin, pero no la sustituye. Los controladores internos deben ser incorporados, no aadidos en una empresa: si una organizacin se centra en las operaciones existentes e incorpora controles en las actividades operativas bsicas, normalmente puede evitar procedimientos y costos innecesarios al igual que incorporar controles en las estructuras operativas suele generar nuevos controles, lo que hace ms dinmicas a las organizaciones.