Sunteți pe pagina 1din 3

FISA DE POST 1.

Descrierea postului Denumirea postului: Secretar Cod COR: 412001 Departament : administrativ Locul desfasurarii muncii: Punctul de lucru din Cluj-Napoca, Calea Dorobantilor nr. 18-20 Relaii ierarhice: se subordoneaz administratorului Relatii cu alte posturi: 1.Relatii cu nivele ierahice superioare: director / manager / administrator 2.Relatii cu nivele ierahice inferioare: nu e cazul 3.Relatii functionale: cu toate nivele ierarhice Relaii de colaborare: cu clienti, colaboratori si institutii publice. Scopul postului: asigurarea condiiilor optime pentru realizarea de ctre director a unor contacte eficiente cu persoanele din interiorul i exteriorul firmei, asigurarea unei bune circulaii a documentelor i informaiilor la nivelul firmei, gestionarea bazei de date, introducere de date fiscale, contabile(registru de casa, diverse documente). 2. Atribuiile principale i sarcinile specifice: - indeplinirea activitilor zilnice de secretariat; -efectueaz activiti administrative de rutin n scopul eficientizrii timpului de lucru al directorului; - preluarea, inregistrarea, distribuirea la compartimentele implicate, indosariere si arhivarea corespondentei si a mesajelor primite din partea partenerilor, clientilor si a celorlalti angajati -efectuarea unor lucrri de specialitate: organizarea i actualizarea unor situaii, redactarea unor materiale de coresponden, pstrarea i operarea n diverse registre de eviden; - asigurarea transmiterii / receptionarii documentelor prin posta, fax, e-mail - rezervari hotel parteneri externi, rezervari auto, etc. - actualizarea bazei de date documente -asigurarea legturilor telefonice n interiorul i exteriorul organizaiei. -furnizarea de informaii clienilor n legtur cu activitatea i programul organizaiei; -pstrarea evidenei numelor, adreselor i numerelor telefonice ale persoanelor i instituiilor cu care angajaii au relaii de serviciu; -nregistrarea hotrrilor i deciziilor luate de conducere, aplicarea tampilei i repartizarea acestora la compartimentele firmei; - asigurarea suportului administrativ pentru toate departamentele firmei -tehnoredactarea documentelor, clasarea i inerea evidenei stricte a acestora; -identificarea, selectarea, clasificarea i pstrarea unor surse i materiale de informare; -participarea la edinele generale ale firmei i departamentului i asigurarea protocolului; -la cerere execut orice alt sarcin care are legtur direct cu obiectivul postului ocupat. -ordinea si curatenia in interiorul firmei Atribuii privind respectarea normelor de sntate i securitate n munc, de prevenire i stingerea incendiilor: - nsuirea i aplicarea corect a legislaiei, normelor generale i specifice de sntate isecuritate n munc i a diferitelor proceduri n conformitate cu specificul locului demunc; -participarea la instruirea periodic privind sntatea i securitatea n munc, prevenirea istingerea incendiilor;

-desfurarea activitii la locul de munc respectnd normele de sntate i securitate nmunc, normele P.S.I, regulile de sntate i igien individual la locul de munc; -cunoaterea factorilor de risc i a bolilor profesionale specifice locului de munc;identificarea pericolelor care apar la locul de munc i raportarea acestor pericole persoaneicompetente s ia msuri, conform procedurilor specifice locului de munc; -acordarea primului ajutor rapid i corect n conformitate cu tipul accidentului produs; 3. Responsabilitile postului: Legat de activitile specifice, rspunde de: - calitatea lucrrilor efectuate la locul de munc de catre ea i se preocup permanent de mbuntirea lor; - pstrarea n bun stare a materialelor de lucru, utilizarea i ntreinerea echipamentelor conform parametrilor de funcionare. Legat de disciplina muncii, rspunde de : -mbuntirea permanent a pregtirii sale profesionale i de specialitate pstrarea confidenialitii informaiilor i a documentelor legate de firm; -respect prevederile normativelor interne i procedurile de lucru privitoare la postul su; -respect normele de sntate, securitate i igien n munc, normele de prevenire i stingerea incendiilor i aciune n caz de urgen, normele de protecie a mediului nconjurtor. 4. Autoritatea postului: Utilizeaz materiale i echipamente puse la dispoziie de firm specifice muncii de birou (computer,xerox, imprimanta, fax, scanner, etc) 5. Condiiile de munc: Munca se desfoar n condiii obinuite, la birou, cu deplasri pe distane scurte sau medii(ridicarea sau plasarea corespondenei) . Dupa caz munca poate fi efectuata si acasa, pe laptop sau pe PC-ul personal sau oferit de firma. Program de lucru: 8 ore/zi intre orele 9-18 6. Specificaiile postului: Nivel de studii: Studii medii sau superioare; Studiile de specialitate n domeniul biroticii i secretariatului constituie un avantaj. Experien: Minim 6 luni intr-un post similar. Cunotine necesare: a) specifice domeniului de lucru: - cunotine de operare pe calculator; - cunoaterea cel puin a unei limbi strine de circulaie internaional. b) n domeniul sntii i securitii n munc: - legislaia general i specific privind: sntatea i securitatea n munc,prevenirea i stingerea incendiilor, regulile de sntate i igien specifice locului de munc; - planul de evacuare al firmei i procedurile de urgen, de prim ajutor i deevacuare. Cerine pentru exercitare: -rezisten la stres; -rezisten la sarcini repetitive,

-bune abiliti de comunicare i relaionare -capacitate de organizare a timpului, sarcinilor si locului de munca -capacitatea de a se concentra pe realizarea mai multor sarcini in acelasi timp - capacitate de a respecta termene limita - atentie catre detalii - responsabilitate, ordine, corectitudine si seriozitate Caracteristici de personalitate, aptitudini i deprinderi necesare : -Punctualitate, atenie la detalii, spirit de observaie dezvoltat; -Deprinderi de acordare i transmitere de informaii; -Deprinderi de culegere i clasificare a informaiilor. -Cunostinte operare PC (Windows, Pachet Office, Internet, email); Prezentul document se constituie n anexa la contractul individual de munc i a fost ntocmit n 3(trei) exemplare originale. Aprobat, Administrator Titular de post