INFORMACIN Y COMUNICACIN.

LICENCIATURA EN ADMINISTRACION. PRIMER CUATRIMESTRE.

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INDICE.
INDICE. ............................................................................................................... 3 LA INFORMACIN................................................................................................4 INTRODUCCIN. ..............................................................................................4 Caractersticas de la informacin.....................................................................6 COMUNICACIN FORMAL E INFORMAL. ...........................................................9 EL FLUJO DE LA COMUNICACIN....................................................................10 LA COMUNICACIN........................................................................................12 El proceso de la comunicacin......................................................................13 LOS ELEMENTOS NEGATIVOS DE LA COMUNICACIN. ..................................15 LA COMUNICACIN EXITOSA..........................................................................16 CONCLUSIONES..............................................................................................18 BIBLIOGRAFIA.................................................................................................19

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LA INFORMACIN.

INTRODUCCIN.
Un trmino de moda, ya que todos hablamos de la "era de la informacin", sin saber bien a qu nos referimos. La informacin es un concepto de muy difcil definicin, ya que adopta diferentes caractersticas dependiendo del punto de vista 1 con el que se la mire. Del mismo modo, la Real Academia de la Lengua Espaola define la informacin de la siguiente manera: 1. Accin y efecto de informar. 2. Oficina donde se informa sobre algo. 3. Averiguacin jurdica y legal de un hecho o delito. 4. Pruebas que se hacen de la calidad y circunstancias necesarias en una persona para un empleo u honor. 5. Comunicacin o adquisicin de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada. 6. Conocimientos as comunicados o adquiridos. 7.Biol. Propiedad intrnseca de ciertos biopolmeros, como los cidos nucleicos, originada por la secuencia de las unidades componentes. 8. ant. Educacin, instruccin. Se trata de un concepto sumamente amplio en que convergen todas las disciplinas, debido a esto slo se podr conocer lo que es la informacin desde algunos de sus puntos de vista en particular, obviando por un momento las dems visiones al respecto.. Por lo general, desde el sentido comn, se comprende que la informacin es todo aquel conjunto de datos que nos permiten saber sobre determinada cosa, evento, fenmeno, etc. Por ejemplo, dentro de la informacin podemos encontrar datos que describan fsicamente un objeto, as como tambin su origen, sus usos, su historia, etc. Podemos obtener informacin tambin sobre ciertos sucesos, por ejemplo, a travs de las noticias. En este caso la informacin estara dada por los antecedentes del caso, los personajes involucrados, el contexto en el que sucedi, que fue aquello que aconteci, entre otras.

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La informacin no siempre se definir de la misma manera. Como vemos, se trata de un concepto tan amplio que se aplica de manera diferente para cada caso incluso, desde una misma disciplina. Sin embargo, si tomamos en cuenta su concepcin ms amplia, es posible decir que la real funcin de la informacin es el poder aumentar el conocimiento que las personas tienen sobre algo, lo que en algunos casos puede ayudar en la toma de decisiones y en la evaluacin de determinados procesos, hechos, personas o cosas. 1 Ahora ya podemos aclarar el concepto con el que comenzamos: cuando hablamos de la "era de la informacin", nos referimos al hecho de que la informtica (las computadoras) ha permitido el almacenamiento masivo de una enorme, casi infinita cantidad de datos, disponibles al instante sobretodo hoy en da debido a la existencia de la Internet; por lo mismo el nfasis en la educacin, y por supuesto en la ciencia de la informtica est en saber ordenar y obtener datos, ms que memorizarlos, como se enfatizaba en el pasado. Nadie puede abarcar todo el conocimiento disponible en el mundo, por lo que importante hoy en da es saber buscar.

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CARACTERSTICAS DE LA INFORMACIN.
La acepcin moderna del concepto de informacin incluye las siguientes caractersticas: Intelectual en su esencia, es decir, la informacin: crea y recrea el mundo de las ideas, a travs del tiempo y del espacio; 1 transmite esas ideas a nuestra mente y construye, as, poco a poco, el contenido de nuestro intelecto: el conocimiento. Novedosa: deber transmitir algo nuevo, algo no conocido hasta entonces;

No ser informacin si la idea ya es conocida por el investigador.

Facilita la actividad humana: disminuye la incertidumbre, al proporcionar nuevos conocimientos; facilita, por tanto, la toma de decisiones. Social. Es informacin en sentido estricto:
Slo cuando se la recibe de otros; No, la obtenida por nosotros mismos.

Plural, en cuanto: engloba los diferentes puntos de vista, ideas o datos sobre el tema investigado y
No se limita a una nica va.

Constituye un sistema, porque implica:

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un conjunto de elementos
Que interactan entre ellos En busca de un objetivo comn.

IMPORTANCIA PARA LA TOMA DE DECISIONES Y SISTEMAS DE INFORMACION.

1 Para la toma de decisiones es importante contar con la mayor cantidad de informacin relevante y oportuna. Al respecto, hay dos tipos de informacin: la estructurada que encontramos en las bases de datos relacionales tradicionales y la no-estructurada. La informacin estructurada es la que estamos acostumbrados a administrar y a procesar para el soporte a la toma de decisiones, lo cual representa una gran desventaja para una empresa, puesto que perdemos de vista informacin muy valiosa que se encuentra no-estructurada, fuera de las bases de datos. La informacin no-estructurada la encontramos en fuentes tales como

documentos, el web o las suscripciones a servicios de informacin y en formatos muy diversos como texto, videos, audio o imgenes. Desafortunadamente lo ms sencillo y tradicional para los administradores de informacin, es su tratamiento para estructurarla en una base de datos, con lo cual se pierde el contexto de los datos en un documento, por ejemplo. El reto para proporcionar mejor calidad de informacin a los tomadores de decisiones es la administracin de la informacin no-estructurada y mejorar los sistemas de bsqueda y recuperacin de informacin, para que stos localicen informacin en diferentes fuentes como bases de datos, el web o los documentos de la organizacin. Para afrontar el reto se pueden utilizar administradores de documentos, que actualmente hacen bsquedas en textos completos, en bases de datos, ofrecen control de versiones de documentos, entre otras ventajas.

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Con XML se estructuran los documentos, convirtiendo cada uno en una especie de base de datos, pero sin perder el formato propio del documento, ni la flexibilidad de su contenido o inclusin de varios formatos dentro del mismo documento (texto e imgenes en el mismo documento). Esto se logra, incluyendo marcas de campos dentro del documento, con significado semntico. El uso de XML permite hacer bsquedas a travs de las marcas, o en el texto 1 completo del documento.

Si se combina el uso de XML y los RDBMS, podemos obtener las ventajas de cada tecnologa: de XML podemos aprovechar su capacidad para la representacin y administracin de informacin no-estructurada y del RDBMS, la capacidad para representar y manipular la informacin estructurada y mantener la integridad de la informacin. Otra fuente importante de informacin no-estructurada es el correo electrnico. Hace poco Google anunci el lanzamiento de un sistema llamado GMail que contiene algoritmos para analizar palabras clave en el texto del correo electrnico. Con esta informacin no-estructurada, Google enviar a sus usuarios de GMail avisos publicitarios. Este puede ser un ejemplo de comenzar el tratamiento de informacin no-estructurada en los correos electrnicos, aunque el tema tiene sus aspectos legales y de prdida de privacidad. Actualmente Google intenta liberar al servicio, argumentando que la privacidad de los correos electrnicos no se pierde porque un analizador automtico es el que lleva a cabo la tarea de obtener palabras clave en el contenido de los correos.

Finalmente, para ofrecer informacin de calidad a los tomadores de decisiones, se pueden integrar las funciones de bsqueda en XML, RDBMS y tal vez en correos electrnicos, en un sistema centralizado de bsqueda que dependiendo del rol del usuario en la organizacin, permita tener acceso a cierta informacin.

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COMUNICACIN FORMAL E INFORMAL.

La comunicacin juega un papel importante en toda empresa, una buena comunicacin puede significar eficiencia, coordinacin y organizacin, mientras que una mala comunicacin puede dar origen a retrasos, malentendidos y 1 conflictos internos. Los tipos de comunicacin dentro de una empresa bsicamente son dos: la comunicacin formal y la comunicacin informal. Comunicacin formal: Es la comunicacin en donde el mensaje se origina en un integrante de un determinado nivel jerrquico y va dirigido a un integrante de un nivel jerrquico superior, de un nivel inferior, o de un mismo nivel; siguiendo canales establecidos formalmente por la empresa. Esta comunicacin suele utilizar medios tales como los murales, cartas,

intercomunicadores,

telfonos,

Internet,

circulares,

memorandos,

publicaciones, informes, reportes, reuniones, charlas, eventos, etc. Comunicacin informal: Es la comunicacin en donde el mensaje circula entre los integrantes de la empresa sin conocer con precisin el origen de ste, y sin seguir canales establecidos formalmente por la empresa. Un ejemplo de este tipo de comunicacin es el rumor, el cual corre de persona a persona, y aunque nadie se responsabiliza de su veracidad, se toma como una verdad. El rumor puede ser negativo para la empresa si es que crea un ambiente de tensin, expectativa y desasosiego entre el personal.

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Por ejemplo, cuando se hacen cambios en el personal, y surge el rumor de que podra haber despidos masivos, haciendo que todos se sientan preocupados por su futuro, crendose un clima de tensin. La forma de evitar los efectos negativos de la comunicacin informal, es aumentando la calidad de la comunicacin formal, por ejemplo, haciendo que sta ltima llegue cuando sea necesaria y en el momento oportuno. 1 Por ejemplo, en el caso anterior, la forma de evitar el rumor de un posible despido masivo, hubieses sido comunicando oportunamente las razones o motivos de los cambios en el personal. Otra forma de hacer frente a la comunicacin informal, es evitando que la comunicacin formal sea tan autoritaria, al punto de no dejar cabida para la participacin y las propuestas del personal. Sin embargo, en ocasiones la comunicacin informal puede resultar beneficiosa para la empresa, por ejemplo, cuando logramos complementarla con la comunicacin formal, permitiendo que el mensaje que queremos enviar, fluya ms rpido por la empresa (algo que permite en mayor medida la comunicacin informal) logrando, de ese modo, una comunicacin formal ms eficaz.

EL FLUJO DE LA COMUNICACIN.
Los flujos de la comunicacin en una organizacin se producen a travs de redes como son: Redes Formales: siguen el camino trazado por la relacin de los roles definidos en el organigrama Redes Informales: surgen al interior de la organizacin, sin planificacin y al margen de los conductos oficiales Tambin existen flujos de comunicacin formal e informal para entender mas estos tipos de flujos de comunicacin en una empresa se muestra el siguiente ejemplo.

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La comunicacin formal no se visualiza fcilmente, ya que la estructura del organigrama es muy grande. Los lideres por jerarqua son personas que dominan un idioma o ms, principalmente el chino o el ingls. Aqu se reconocen solo a tres lderes, sus estudios profesionales son los idiomas y no una carrera, acorde al giro de la organizacin. No-solo los idiomas son un punto importante, para tener estatus dentro de la empresa; existe un racismo de los taiwaneses hacia los chinos; por lo que stos ltimos no pueden aspirar a puestos importantes dentro 1 de la organizacin, sino a ser sumisos y acatar todas las ordenes, sin la oportunidad de dar una opinin vlida respecto a un tema benfico para la organizacin. Observamos, que los flujos de comunicacin presentes son los de tipo descendentes (de la alta jerarqua a los empleados), los cuales generalmente toman la forma de rdenes, tareas, acciones de mantenimiento, etc. La comunicacin ascendente (de los empleados hacia la alta jerarqua) no se da, porque enfrenta la gran limitante del idioma. Esto significa, que los jefes hablan chino-mandarn o ingls, pero no espaol y los empleados de nivel obrero (costureras, personal de la lnea de calidad, mantenimiento, etc) solo hablan espaol. La comunicacin de tipo horizontal se da entre personas del mismo nivel jerrquico y es la que est ms presente en este tipo de organizacin (altos directivos con sus homlogos; costureras-obreras-mantenimiento y personal de mandos intermedios con sus iguales en la jerarqua). La manera como fluye la comunicacin formal deja lugar a espacios, los cuales tienden a ser llenados con la comunicacin informal. En flujos de comunicacin informal, detectamos que se genera una gran cantidad de rumores, sobre todo en los empleados de nivel jerrquico bajo (costureras, obreras, mantenimiento, calidad, etc.), quienes comparten el uso del idioma espaol y generalmente tienden a presentar rumores, considerados de acuerdo a la tipologa, como de castillos en el aire, por ejemplo: habr suspensin de labores el 12 de diciembre por ser da de la Virgen de Guadalupe; nos mejorarn las condiciones de trabajo, etc.

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LA COMUNICACIN.
El acto de comunicar es un proceso complejo en el que dos o ms personas se relacionan y, a travs de un intercambio de mensajes con cdigos similares, tratan de comprenderse e influirse de forma que sus objetivos sean aceptados en 1 la forma prevista, utilizando un canal que acta de soporte en la transmisin de la informacin. La comunicacin constituye una caracterstica y una necesidad de las personas y de las sociedades con el objetivo de poder intercambiarse informaciones y relacionarse entre s. Elementos que intervienen en la comunicacin Aunque la comunicacin es un proceso complejo, para efectos didcticos podemos descomponerlo en los diferentes elementos que lo integran. El mensaje. Formado por las diferentes ideas o informaciones, que se trasmiten mediante cdigos, claves, imgenes, etc., cuyo significado interpretar el receptor.> El emisor y el receptor. El emisor es el sujeto que comunica en primer lugar o toma la iniciativa de ese acto de comunicacin, mientras que el receptor es el que recibe el mensaje. El cdigo. Es el conjunto de claves, imgenes, lenguaje, etc., que sirven para trasmitir el mensaje. Debe de ser compartido por emisor y receptor. El canal. Es el medio a travs del cual se emite el mensaje. Habitualmente se utiliza el oral-auditivo y el grfico-visual complementndose.

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El contexto. Se refiere a la situacin concreta donde se desarrolla la comunicacin. De l depender en gran parte la forma de ejercer los roles por parte de emisor y receptor. Los ruidos. Son todas las alteraciones de origen fsico que se producen durante la trasmisin del mensaje. 1 Los filtros. Son las barreras mentales, que surgen de los valores, experiencias, conocimientos, expectativas, prejuicios, etc. de emisor y receptor. El feedback o la retroalimentacin. Es la informacin que devuelve el receptor al emisor sobre su propia comunicacin, tanto en lo que se refiere a su contenido como a la interpretacin del mismo o sus consecuencias en el comportamiento de los interlocutores.

EL PROCESO DE LA COMUNICACIN.
El proceso de comunicacin supone la intervencin activa y dinmica, de todos los elementos descritos anteriormente, creando una secuencia organizada en la que todos intervienen en mayor o menor grado, en uno o varios momentos de esa secuencia. Este proceso se desarrolla en un contexto concreto y con un cdigo especfico, utilizando al menos un canal determinado, con la intervencin de emisor y receptor, de forma que el primero trasmite un mensaje al segundo. Entenderemos este proceso con ms detalle: En primer lugar, el emisor debe tener unos objetivos definidos con claridad, y a partir de ellos, codificar las ideas, sentimientos o pensamientos que quiera trasmitir, adaptndolos al cdigo que se haya previsto utilizar, habitualmente el lenguaje, para poder trasmitir el mensaje.

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En el momento de codificar el mensaje, ya se han activado los filtros, o incluso antes, cuando el emisor se plantea los objetivos de la comunicacin. Para la transmisin se emplea el canal que se considere ms adecuado, utilizando un cdigo comn con el receptor, para facilitar la comunicacin. A partir del feedback que el receptor devuelve al emisor, se comprobar si se est 1 utilizando el cdigo adecuado. Una vez que se trasmite el mensaje, van a entrar en escena los ruidos, dificultando que el mensaje llegue al receptor en las mejores condiciones. La recepcin supone la llegada del mensaje al receptor, y en ella las dificultades pueden venir provocadas por los ruidos. Tras recibirlo, el receptor decodifica el mensaje y lo interpreta a travs de un proceso interno, sobre la base de sus experiencias y conocimientos. En este momento entran en accin sus filtros, as como posibles problemas con relacin al conocimiento y el uso adecuado del cdigo. Cuando se recibe el mensaje se pone en marcha lo que denominamos intencin, que se refiere a la pregunta que se hace el receptor sobre el significado real del mensaje, a partir de la utilizacin de todos los elementos y componentes que hemos visto que intervienen en este proceso de comunicacin. Esta intencin sera el equivalente a los objetivos del emisor. En este momento, el mensaje original o los objetivos que con l pretenda el emisor estar distorsionado o, al menos, reducido y sesgado, respecto al recibido por el receptor. El ltimo paso del proceso es la utilizacin del feedback o la retroalimentacin, con lo que el receptor se asegura que el contenido del mensaje que le llega es el que el emisor pretenda transmitir.

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LOS ELEMENTOS NEGATIVOS DE LA COMUNICACIN.

1 Al margen de otros problemas que se puedan producir durante el proceso de comunicacin, se pueden cometer dos tipos de errores: el error de conocimiento y el de transmisin. El primero se refiere a los dficits o faltas en la formacin del emisor, por una preparacin inadecuada o incompleta o simplemente, por no estar al tanto de los acontecimientos cotidianos. No es un error muy grave, pues no se achaca al emisor un nimo engaoso hacia el receptor. Cuando se comete el error o sesgo de transmisin, el receptor atribuye al emisor un nimo engaoso. Este error se considera ms grave que el anterior, pues su presencia contribuye a una catalogacin negativa del emisor, con la que el comunicador pierde su credibilidad. Si en el primer caso el error haca referencia a lo que se dice, es decir, al contenido de la informacin, en este segundo el error se centra en el cmo se dice, es decir, la forma en que se presenta la informacin. El error de trasmisin se relaciona con la intencin de la que hablbamos Previamente, es decir, con la imagen que estamos transmitiendo a nuestros interlocutores, y a su vez, sta lo hace con las conductas del emisor, conductas que se concretan en tres tipos: verbales, no verbales y paraverbales. Estos tres tipos constituyen los componentes conductuales de la comunicacin y sus diferentes combinaciones generan las impresiones que causamos en los dems.

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LA COMUNICACIN EXITOSA.
Una comunicacin exitosa se puede llevar a cabo con unas simples reglas que si 1 las ponemos en prctica lograremos que nuestra comunicacin sea exitosa y estas son las siguientes:

Regla 1.- Simplicidad: Usar palabras simples Mientras ms simplemente se presente una idea, es ms entendible y ser ms creble. Buenas cosas realmente vienen en empaques pequeos y palabras cortas. Regla 2.- Brevedad: Usar frases cortas Ser lo ms breve posible. Algunas veces dos o tres palabras pueden decir ms que mil. Regla 3.- Generar credibilidad La credibilidad se establece de forma simple, slo hay que decir a la gente quien es usted o qu hace. Luego sea esa persona y haga lo que dijo que hace. Finalmente, recurdele a la gente que de hecho usted es quien dice que es. En una frase: Diga lo que piensa y piense lo que dice. Regla 4.- La consistencia es importante Repeticin, repeticin, repeticin. Un mensaje consistente construye la lealtad del consumidor o del seguidor. extraordinaria disciplina. Regla 5.- Novedad: Ofrecer algo Nuevo Encuentre un buen mensaje y luego reptalo con

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Las palabras que funcionan son las que envuelven una nueva definicin en una vieja idea. La gente se aburre con facilidad. Entonces si algo no genera sorpresa o choque, entonces se mueve hacia otra cosa. As que la combinacin entre sorpresa e intriga crea un mensaje interesante. Regla 6.- El sonido y la textura son importantes El sonido y la textura del lenguaje deben ser tan memorables como las mismas 1 palabras. As que ocpese de cmo suenan las palabras de su discurso. Regla 7.- Hablar inspiradoramente El mensaje necesita decir lo que la gente quiere or. La gente va a olvidar lo que usted dijo, pero nunca olvidarn como los hizo sentir con lo que dijo. Regla 8.- Visualizar Hay que pintar un cuadro real y hacer que la gente imagine a travs de las palabras, invitarlos a pasar a la accin a travs de las imgenes que generan las palabras. Regla 9.- Hacer una pregunta Muchas veces lo importante no es lo que usted dice, sino lo que pregunte. Una pregunta puede tener ms impacto que una afirmacin plana. Regla 10.- Dar contexto y explicar la relevancia El contexto es muy importante porque ubica a las personas en lo que se est diciendo. Hay que darle a la gente el por qu del mensaje antes del mensaje mismo. Algunos llaman esto el marco. En cuanto a la relevancia se refiere al foco que se le da al componente personal e individual del esfuerzo comunicativo. Lo que quiere decir que si el tema no le importa a la audiencia, no va a ser escuchado.

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Entonces las diez reglas de la comunicacin efectiva se resumen en las siguientes palabras: Simple, corta, creble, consistente, novedosa, sonora, inspiradora, visual, cuestionadora, y contextualizada. Las palabras no lo son todo por supuesto. Si hubiera una regla once, est sera la importancia de los smbolos visuales.

CONCLUSIONES.
1 Hoy en da la informacin juega un papel muy importante para cualquier tipo de empresa, negocio o simplemente para las personas, ya que una buena informacin puede llevarte al xito, todo en esta vida es informacin, todo lo que vemos, estudiamos, omos es informacin. Simplemente todos los das de nuestra vida ya sea que estemos en una empresa, trabajando, o ser ama de casa, todas las personas constantemente investigan y para esto necesitan la informacin, es por eso de suma importancia saber que informacin nos ayuda y cul es la que no es para nada til, pero ahora estar informados es muy fcil se puede hacer mediante los medios de comunicacin o en libros, internet y otras fuentes de apoyo. Cuando aprendemos a manejar la informacin esta misma nos puede ser muy til en nuestra vida. La informacin viene casi de la mano con la comunicacin; La comunicacin juega un papel importante en toda empresa, una buena comunicacin puede significar eficiencia, coordinacin y organizacin, mientras que una mala comunicacin puede dar origen a retrasos, malentendidos y conflictos internos. Los tipos de comunicacin dentro de una empresa bsicamente son dos: la comunicacin formal y la comunicacin informal, e igualmente en la vida propia no nos comunicamos igual con personas de confianza o con gente que no conocemos es por eso que la comunicacin es de suma importancia para nuestros das sabernos comunicar adecuadamente nos puede llevar al xito en cualquier cosa que queramos realizar. En conclusin saber informarnos bien y saber comunicarnos bien nos puede llevar hablando en una organizacin a una toma de decisiones correctamente y

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personalmente al xito en cualquier cosa que realicemos, es por eso importante saber lo que conlleva la comunicacin y la buena informacin.

BIBLIOGRAFIA
1

http://www.tuobra.unam.mx/publicadas/040920150046-Sistemas.html http://www.crecenegocios.com/tipos-de-comunicacion-en-una-empresa/ http://www.eumed.net/libros/2007a/221/1x.htm

La comunicacin, Hermes I, Michel Serres, Anthropos Editorial, 1996 - 300 pginas Sierra Bravo, Restituto. Tesis doctorales y trabajos de investigacin cientfica; metodologa general de su elaboracin y documentacin. Madrid : Paraninfo, 1999.