NOTAS

DE DISEO

TU PROYECTO EN 5 PASOS

Notas para el diseo de proyectos | Miguel A. Castillo

Notas para el diseo de proyectos

Miguel A. Castillo www.miguelcastillo.es www.TuProyectoEn5Pasos.com Pgina

Notas para el diseo de proyectos

Miguel A. Castillo - 2010 www.TuProyectoEn5Pasos.com www.miguelcastillo.es

Pgina

INDICE
Qu es un proyecto? Pasos para crear proyectos, el diagnstico Elaboracin de proyectos Cmo hacer un proyecto Conceptos bsicos y corrientes tericas en planeacin Anlisis F.O.D.A. Diseando los objetivos del proyecto Pasos para realizar un proyecto, la definicin de objetivos Pasos para la elaboracin de un proyecto subvencionado La elaboracin de un proyecto, un plan de negocio El cronograma, un paso adelante para realizar un proyecto La bsqueda de recursos, un nuevo paso en la elaboracin de proyectos El tiempo o cmo recibir alto valor invertido en tu proyecto 5 6 8 9 11 12 14 15 16 18 20 21 23

Pgina

Qu es un proyecto?
La elaboracin de todo proyecto surge de la necesidad de mejorar una realidad social prxima, bien de nuestro entorno vital inmediato, de nuestro entorno laboral o del entorno social en el que participamos. Un proyecto es un proceso en el que disearemos unas acciones a realizar para alcanzar unos objetivos que hemos ido definiendo durante el diagnstico y la fundamentacin del mismo. Es como un mapa que vamos a construir paso a paso para alcanzar un destino, la consecucin de los objetivos marcados. Nuestro trabajo como creadores del proyecto es allanar ese camino y sealizarlo correctamente, para que cualquier miembro del equipo pueda orientarse en el mapa y continuar el trabajo. En todo proyecto debemos de tener en cuenta una serie de aspectos a la hora de realizar su creacin: Realizar una descripcin detallada de la situacin problema que hemos detectado y que queremos solucionar. La contextualizacin del proyecto con las peculiaridades del entorno y de las personas a las que afectarn las acciones y con las que trabajarn en el proyecto. La consecucin de los datos e informacin tcnica necesaria para un adecuado desarrollo del proyecto. La definicin de los recursos mnimos indispensables para el desarrollo del proyecto, as como una adecuada temporalizacin de las acciones.

Pgina

Pasos para diagnstico

crear

proyectos,

el

Segn el Diccionario de la Real Academia Espaola, diagnstico es recoger y analizar datos para evaluar problemas de diversa naturaleza. Su origen del griego nos indica que significa conocer por medio de. Mi experiencia de trabajo con grupos de voluntariado social durante casi quince aos me ha enseado que para realizar un verdadero diagnstico debo de hacerme varias preguntas. Qu conocimiento tengo de sus necesidades y expectativas?, cmo he conseguido ese conocimiento?, Qu necesito para tener un mayor grado de conocimiento de su situacin? Uno de los principios fundamentales del diagnstico es pues Conocer para actuar, y no debe de quedarse en el conocer por conocer lo que pasa en el movimiento de voluntariado ya que no podremos saber qu es realmente lo que tenemos que hacer. El primer paso en la elaboracin de todo proyecto es realizar un diagnstico acertado de la situacin, de los problemas y necesidades para saber actuar en consecuencia. En palabras de Kurt Lewin, el diagnstico debe servir para esclarecer el quehacer profesional en el manejo de los problemas sociales especficos. Pero qu entendemos por problema?, un problema es una necesidad no cubierta y generadora de conflictos. Por lo tanto el diagnstico nos permitir programar acciones concretas orientadas a solucionar ese problema, nos servir para tener una visin de la situacin que nos permitir tener el primer paso para disear eventos y acciones concretas para afrontar las necesidades que hayamos detectado y alcanzar los objetivos propuestos. En un diagnstico, adems de identificar un problema o necesidad social, debemos conocer: Cul es el problema y porqu existe ese problema en una situacin concreta. Cul es el contexto de esa situacin problema. Con qu recursos y medios disponemos para resolver este problema. Cules son las causas ms importantes que intervienen. Qu objetivos y estrategias de actuacin priorizar. Qu elementos sealan que las acciones son alcanzables y realizables.

Pgina

Las caractersticas del diagnstico

El primero de los pasos para crear proyectos es el diagnstico, se trata de un paso preciso y vital en la elaboracin de proyectos que habr de tenerse presente en las posteriores etapas del mismo, bien como fase de inicio o como estudio de referencia en los puntos siguientes. Todo diagnstico tiene como objetivo el obtener conocimientos que nos permitan realizar disear cambios orientados a resolver los problemas o cubrir necesidades que hayamos detectado en una comunidad. Todo diagnstico es un proceso de anlisis y sntesis de una realidad social, de un problema o necesidad detectada. Debe de realizar una descripcin de los distintos componentes de esa realidad social, adems de determinar el nexo de unin entre los distintos elementos del problema. Todo diagnstico es un proceso en continua evolucin, en constante feedback. Incorporando nuevos datos e informacin y reajustando el anlisis realizado en funcin de esos nuevos datos. El diagnstico consigue su verdadero significado cuando se ha logrado identificar, definir y localizar la situacin problema o necesidad detectada. Las etapas que deben de seguir los diagnsticos son: 1. Preparacin: El diagnstico podemos utilizarlo en la elaboracin de un proyecto para: a. Orientado a un rasgo importante del proyecto. b. Analizar y definir un problema determinado. c. Analizar los aspectos implicados en el problema y buscar soluciones. d. Priorizar las tareas a realizar y disear la matriz de las actividades. e. Ayudar en la definicin de los objetivos. f. Como estudio de viabilidad del proyecto. g. Determinar la orientacin del proyecto. 2. Ejecucin: Durante la realizacin de las actividades definidas para el proyecto el diagnstico nos puede ayudar a: a. Concienciar a los destinatarios de la situacin problema b. Mejorar la orientacin del proyecto. c. Solventar disputas y alcanzar acuerdos. d. Disear de manera cooperativa determinados apartados del proyecto. e. Conocer la realidad social y los recursos disponibles en la zona donde se desarrolla el proyecto. 3. Evaluacin: La evaluacin nos permitir alcanzar un conocimiento de la situacin del momento y el grado de los problemas que queremos solucionar con el proyecto, adems de identificar los cambios y beneficios en los destinatarios.

Pgina

Elaboracin de proyectos
Cuando nos vemos ante la necesidad de la elaboracin de proyectos debemos de tener claro qu es lo que entendemos por proyectos. Podemos considerar que un proyecto en general es el conjunto de actividades complementarias que es necesario realizar para alcanzar uno o varios objetivos; en el mbito de los movimientos asociativos podemos considerar que un proyecto es un ideario para integrar y explicar los valores y actitudes propias de una organizacin, un instrumento de gestin y de estrategia educativa, un modelo para centrar e identificar el estilo formativo del movimiento asociativo. Estas actividades necesarias para la elaboracin de proyectos deben de responder a las siguientes preguntas: qu vamos a hacer? por qu lo vamos a hacer? para qu lo vamos a hacer? dnde lo vamos a hacer? Cmo lo vamos a hacer? Quines lo vamos a hacer? Cundo lo vamos a hacer? Qu necesitamos para hacer el proyecto? Cunto va a costar el proyecto?

Las respuestas a estas preguntas nos estarn dando el nombre del proyecto, el diagnstico y la fundamentacin del proyecto, los objetivos que queremos alcanzar, la localizacin geogrfica, el lugar, barrio, ciudad o pueblo donde se desarrollar el proyecto, las actividades concretas que realizaremos, los responsables de estas y del proyecto, el tiempo que se tardar en realizar cada actividad y el total del proyecto, el listado de los recursos tanto materiales como humanos y financieros y, por ltimo, el presupuesto. No necesariamente hay que plantear las cuestiones en este orden, pero si es necesario no olvidar ninguna de las preguntas. El anlisis de estas respuestas nos llevar a diferenciar las etapas o ciclos de la elaboracin de proyectos y los pasos a seguir para su formulacin. Este punto lo desarrollaremos en otro artculo.

Pgina

Como hacer un proyecto

Quiero continuar compartiendo mi experiencia para responder a la pregunta de cmo hacer un proyecto. Ya hemos respondido a las cuestiones que nos plantebamos en el artculo sobre la elaboracin de proyectos, por lo tanto nos queda comenzar con el anlisis de las respuestas antes de darle forma al proyecto. Para saber cmo hacer un proyecto de actividades hemos de plantearnos el proceso de planificacin como punto de partida, con la identificacin de la misin de nuestro proyecto de actividades y con la visin de lo que queremos conseguir con las actividades. La planificacin debe de hacerse teniendo en cuenta tres acciones: IDENTIFICACIN DIAGNSTICO ANLISIS F.O.D.A. Para la identificacin deberamos de respondernos a una serie de cuestiones que nos ayudarn a centrar los objetivos del proyecto. Comenzaremos por realizar un anlisis de cul es nuestro punto de partida, de quienes somos, qu hacemos y a quien dirigimos nuestras acciones educativas o formativas, en definitiva realizar un anlisis de los objetivos de la asociacin. Este anlisis inicial de nuestros objetivos como asociacin nos debe llevar a tener una idea clara de cmo somos vistos por aquellos a los que consideramos importantes para nosotros, reconociendo cuales son nuestros valores y la personalidad de nuestra Organizacin, qu aspectos de nuestros objetivos y de nuestras actividades nos distinguen de otras instituciones. Si somos exhaustivos en nuestro anlisis inicial tendremos claro quines seremos y cmo queremos que nos vean como organizacin social, y a quines van orientadas nuestras acciones. Deberemos determinar los caminos a seguir para llegar a esa visin y cmo queremos que nuestros asociados y el resto de sociedad nos vean. Determinaremos cmo desarrollar nuestras estrategias de accin y en qu tiempos habremos de realizar las actividades del proyecto. La planificacin de las estrategias de accin se basa en la participacin, con el anlisis de la visin de la organizacin y el esfuerzo disciplinado y riguroso en la participacin conjunta de todos los individuos que forman parte de la organizacin. La planificacin de las estrategias de actuacin va orientada a la accin directa, a buscar los lderes que desarrollaran las distintas tareas del proyecto, esto permite una proyeccin de las actuaciones a medio y largo plazo, con lo que el producto final ser el resultado del trabajo conjunto de todos los integrantes de la organizacin.

Pgina

Un proyecto educativo y formativo debe de verse como un proyecto de carcter propio para integrar y explicar los valores y actitudes propias de una organizacin, como un instrumento de gestin y estrategia educativa, en el que se recogen elementos referidos a la gestin organizativa y como cultura institucional abarcando actividades institucionales, pedaggicas, organizativas y de convivencia.

Pgina

10

Conceptos bsicos y tericas en planeacin

corrientes

Si analizamos la literatura existente sobre la teora e historia de la planificacin moderna sacamos la impresin de que cada autor propone su propia definicin del concepto, con lo que describe de manera particular los elementos que integran el proceso general de planificacin. Un anlisis ms detenido nos permitir diferenciar varias corrientes tericas con sus respectivas descripciones del proceso y ciertos elementos comunes a todas ellas, como el anlisis de problemas y necesidades, la definicin de las prioridades, la determinacin y definicin de los objetivos, la fijacin de los medios o acciones para conseguirlos as como las estrategias a seguir en su desarrollo, las decisiones sobre el reparto de los recursos y distintas formas de evaluacin y control del proyecto. Quizs una de las descripciones ms claras y completas del proceso de planificacin segn la corriente de sistemas sea la que propone Frank Banghart en su obra Education Planning, en la que distingue las siguientes fases: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Definicin del problema Anlisis del problema Conceptualizacin del problema Diseo de planes de solucin Evaluacin de planes de solucin Seleccin de planes de solucin Instrumentalizacin del plan Retroalimentacin.

Esta corriente no entiende la planificacin como una actividad unidisciplinar y con un nico responsable, sino con una responsabilidad compartida por el equipo responsable del proyecto y multidisciplinar. ntimamente ligada con esta corriente de sistemas ha surgido en el entorno empresarial el concepto de planificacin estratgica, aunque en realidad la estrategia es uno de los elementos fundamentales en todo proceso de planificacin. Segn Gerard Arguin, en su obra La Planificacin Estratgica en la Universidad comenta que el propsito de la planificacin estratgica es el de concebir a la institucin (u organizacin),l no como un ente cerrado, aislado, sino en relacin estrecha con su medio ambiente. Warren Ziegler, defensor de la corriente de la planificacin innovadora considera que la planificacin busca la preparacin para el futuro y puede servir como instrumento para cambiar ese futuro. De todas estas corrientes podemos deducir que la planificacin es una toma de decisin anticipada, un proceso en el que decidimos lo que se va a hacer y como lo vamos.

Pgina

11

Anlisis F.O.D.A.
Deca Sneca: Cuando uno no sabe a dnde va, cualquier camino le sirve. Una de las acciones ms importantes de la planificacin es el anlisis del problema para el que vamos a realizar el proyecto, en este artculo te voy a indicar como realizar ese anlisis. Vamos a aprender a diferenciar cuatro apartados del proceso de anlisis: 1. Fortalezas 2. Debilidades 3. Oportunidades Amenazas 4. El anlisis FODA es una herramienta con la que conseguiremos un informe de la situacin actual de la organizacin, permitindonos alcanzar un diagnstico preciso con el que sabremos tomar las decisiones adecuadas para alcanzar los objetivos que tiene nuestra organizacin. De los cuatro apartados, las fortalezas y las debilidades son internos de la organizacin, por lo que podemos actuar directamente sobre ellas. Sin embargo las oportunidades y las amenazas son variables externas, con lo que nos resultar muy difcil cambiarlas. La variable fortalezas nos indica las capacidades especiales con la que cuenta nuestra organizacin y que nos colocan en una posicin de privilegio frente a los competidores. Indica los recursos que controlamos, las capacidades y habilidades que poseemos, actividades que desarrollamos, etc. Si nos respondemos a la cuestin Qu es lo que somos capaces de hacer? estaremos obteniendo la informacin para esta variable, pudiendo clasificarla en aspectos de los servicios que da la organizacin, aspectos financieros, de relaciones con los asociados, organizativos y de control. Las debilidades son aquellos factores que nos colocan en una posicin de desventaja frente a la competencia; nos deben indicar los recursos de los que carecemos, las habilidades que necesitamos, las actividades que no se desarrollan correctamente, etc. Tambin las podemos clasificar como las fortalezas. En definitiva, las debilidades internas son lo negativo que tenemos, son situaciones que estn ocurriendo ahora y que nos impiden avanzar como organizacin. En la parte externa del anlisis estn las oportunidades y las amenazas. Son elementos sobre los que difcilmente podremos actuar pero que tendrn una gran influencia en la labor de la organizacin. Las oportunidades son factores externos que la organizacin podra aprovechar para alcanzar los objetivos que se ha marcado. Los eventos que podran presentar oportunidades pueden ser de diversa ndole, aunque debemos de atender preferentemente a los de carcter poltico y social, los econmicos y los tecnolgicos.

Pgina

12

Por ejemplo, la convocatoria de una subvencin por parte de la Consejera de Gobernacin de la Junta de Andaluca para los movimientos asociativos es una oportunidad que no se puede dejar pasar sin presentar un proyecto, bien para actividades o para equipamiento informtico y presencia en la red. Y por ltimo las amenazas, son aquellas situaciones externas a la organizacin, provenientes del entorno fsico, poltico o social y que pueden llegar a atentar contra la misma permanencia de la organizacin. Entre estas estn la falta de aceptacin, la antipata de otras organizaciones hacia lo que hacemos, las malas relaciones interpersonales en la organizacin, la competencia dentro y fuera de esta, la rivalidad, la falta de apoyo y cooperacin, etc. Resumiendo, en ambos apartados externo e interno encontramos puntos positivos y negativos y con ellos podemos construir una matriz de dos dimensiones Positiva s Exterior Interior as as Amenaz Debilida des Oportun idades as Fortalez Negativ

La clave est saber distinguir los lmites de nuestra organizacin, teniendo en cuenta no la disposicin fsica de los factores, sino el control que tenemos sobre ellos. Qu tal si pones en prctica las orientaciones que te he dado y realizas un anlisis F.O.D.A. de tu organizacin. Comntame los resultados.

Pgina

13

Diseando los objetivos del proyecto

Si aprendemos a definir los objetivos durante la elaboracin de proyectos tendremos realizado la mitad del mismo. Eso es sobre lo que voy a hablar hoy, como definir los objetivos como uno de los pasos para realizar un proyecto. Los objetivos son las metas que forman el marco de referencia del proyecto. En su formulacin pueden admitir varias interpretaciones y no hacen referencia directa a conductas concretas. Debemos de diferenciar dos tipos de objetivos, los generales y los especficos. Los objetivos generales son la descripcin de los logros que queremos alcanzar con la ejecucin de una accin planificada. A ttulo de ejemplo orientativo podemos indicar que para formular objetivos generales se pueden utilizar verbos en infinitivo, tales como conocer, comprender, analizar, evaluar, ampliar, aumentar, disminuir, reducir, contribuir, asegurar, garantizar, incrementar, obtener, dotar, incorporar, demostrar, propiciar, fomentar, desarrollar, etc.; resulta evidente que estos verbos admiten varias interpretaciones y no se pueden observar directamente. Son los beneficios que se pretenden conseguir a largo plazo, por lo que hay que pensar en trminos de tiempo y espacio Los objetivos especficos concretan y pormenorizan los definidos como generales, restringen su significado. Deben de identificar de manera ms clara y precisa lo que se pretende alcanzar con el proyecto. Deben de estar definidos de forma que slo admitan una interpretacin, faciliten la estructuracin del proyecto y puedan separarse para su anlisis. La formulacin de los objetivos especficos debe de responder a tres preguntas: Qu, Cunto y Cundo. Tambin deben de ser medibles y realistas. En la formulacin de los objetivos especficos deben de utilizarse verbos de accin, tales como disear, enumerar, resolver, clasificar, calcular, comprobar, repetir, ordenar, diferenciar, comparar, decidir, capacitar, implantar, implementar, elaborar, sensibilizar, incorporar, desarrollar, cualificar, expandir, coordinar, asesorar y estructurar entre otros. Un aspecto muy importante a tener en cuenta en la definicin de los objetivos es la participacin en su elaboracin de todo el equipo, que se debata y se llegue a un consenso, de manera que se consiga el compromiso de todos los miembros en su consecucin. Resumiendo, los objetivos generales deben ser a largo plazo y los especficos deben de concretar los pasos a seguir para alcanzar los objetivos generales.

Pgina

14

Pasos para realizar un proyecto, la definicin de objetivos

Segn el Diccionario de la Real Academia Espaola, objetivo es un fin o un intento; segn la Wikipedia, un objetivo es un elemento programtico que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a los propsitos. Los objetivos son propuestas escritas sobre resultados que debemos alcanzar en un tiempo o plazo determinado y estando seguros de que todos dirigen los esfuerzos hacia el mismo fin. Los objetivos son los fines hacia los cuales est orientada la actividad del proyecto. La definicin de los objetivos necesita una esmerada planificacin y de la participacin y el compromiso de todos los integrantes del equipo de trabajo. Representa uno de los pasos ms importantes para realizar un proyecto. Pues bien, al definir los objetivos de tu proyecto tienes que distinguir entre objetivos principales o generales y los objetivos especficos. Los objetivos generales indican el propsito central del proyecto, con lo que es a largo plazo. Su definicin se va afinando durante el proceso de diagnstico y la posterior puesta en comn. Van apareciendo ideas vagas e imprecisas que se irn concretando durante el proceso. Al avanzar en la definicin del problema y sus soluciones, los objetivos se irn ajustando, se irn definiendo claramente, evitando de esta manera que los objetivos generales sean imposibles o muy difciles de alcanzar. Su nmero es limitado, uno o dos como mximo. Los objetivos especficos son pasos que hay que ir dando para consolidar la consecucin de los objetivos generales hacia los que apunta el proyecto. Deben de identificar de manera ms clara y precisa lo que se pretende alcanzar con el proyecto. La formulacin de los objetivos especficos debe de responder a tres preguntas: Qu, Cunto y Cundo. Tambin deben de ser medibles y realistas. Resumiendo, las funciones de los objetivos son: Definir una situacin futura, es decir, sirven como gua para la etapa de ejecucin de actividades. Dan legitimidad, al justificar las actividades de cada uno de los miembros implicados en el desarrollo del proyecto. Sirven para evaluar las acciones, la eficacia y la productividad del equipo que est a cargo del proyecto.

Pgina

15

Pasos en la elaboracin de un proyecto subvencionado

Cuando te plantean la elaboracin de un proyecto siempre es un reto con el que progresar personal y profesionalmente. Hace un mes me dieron que realizara uno para presentar a la convocatoria de una administracin provincial y hoy me han confirmado su aprobacin. La satisfaccin personal por ver aprobado un proyecto solo es comparable con la de su desarrollo, pero eso lo veremos en unos meses. En este momento quiero mostraros los pasos para realizar un proyecto, mi proyecto y que consiga la subvencin. La tarea fundamental fue el estudio preliminar, respondernos a las cuestiones que ya conocemos de qu vamos a hacer?, porqu lo vamos a hacer?, para qu lo vamos a hacer?, dnde lo vamos a hacer?, cmo lo vamos a hacer?, quines lo vamos a hacer?, cundo lo vamos a hacer?, qu necesitamos para hacer el proyecto? y cunto va a costar el proyecto?. La respuesta a estas preguntas me permiti conocer lo que necesitaba saber y buscar para la elaboracin del proyecto. Elaboramos una memoria descriptiva del proyecto con la informacin que encontramos en google, con la descripcin en la introduccin de los antecedentes de proyectos similares y las lneas de las polticas educativas de la Unin Europea, Espaa y Andaluca en particular, para centrar el desarrollo del proyecto. El anlisis FODA que realizamos nos sirvi para enumerar los objetivos generales y especficos y las tareas que bamos a realizar cada uno de los miembros del equipo, as como conocer cules eran los recursos con los que contbamos y cules necesitbamos. Esto nos llev a planificar las actividades que realizaramos para desarrollar el proyecto, decidiendo que seran jornadas formativas con formato de taller, de forma que los asistentes pudiesen participar activamente en el aprendizaje de los contenidos que se van tratar. Adems vimos necesario la elaboracin de material didctico, un manual que imprimiremos para repartirlo en las diferentes jornadas y un pendrive donde ir toda la informacin recopilada durante la preparacin de los talleres. Los dos ltimos pasos que dimos para realizar el proyecto fue la elaboracin del presupuesto y el diseo del sistema de evaluacin que seguiremos para conocer el resultado de los talleres. El presupuesto va detallado en tres partidas, recursos humanos, recursos financieros y recursos materiales. En cada una de estas partidas van especificadas detalladamente las distintas necesidades del proyecto, de modo que cualquier imprevisto tenga cabida en alguna de ellas.

Pgina

16

En cuanto al sistema de evaluacin del proyecto seguimos los criterios marcados habitualmente por el movimiento asociativo para el que realizamos el proyecto, una encuesta sobre los ponentes, ponencias y metodologa y otra sobre la organizacin de las jornadas. Su posterior anlisis nos permitir corregir los errores cometidos para prximos trabajos.

Pgina

17

La elaboracin de un proyecto, un plan de negocio

Si aprende la elaboracin de un proyecto estar aprendiendo a realizar un plan de negocio. Un proyecto es el conjunto de actividades complementarias que hay que realizar para alcanzar un objetivo, un plan de negocios es un estudio con el que podr analizar su idea o necesidad en profundidad para planificar la consecucin de su objetivo, de su proyecto. En muchos casos se trata de un documento que habr de presentar ante los inversores, entidades financieras o administraciones para buscar subvenciones, por lo que deber de detallar en el dosier las caractersticas del proyecto, sus objetivos, estrategias y actividades para conseguir poner en marcha el negocio, para realizar su proyecto. Como ante cualquier proyecto habr de responderse a las preguntas qu vamos a hacer?, porqu lo vamos a hacer?, para qu lo vamos a hacer?, dnde lo vamos a hacer?, cmo lo vamos a hacer?, quines lo vamos a hacer?, cundo lo vamos a hacer?, qu necesitamos para hacer el proyecto?, cunto va a costar el proyecto? y presentar las respuestas estructuradas de la siguiente forma: 1. ndice 2. Introduccin: qu vamos a hacer? 3. Descripcin del negocio 4. Estudio de mercado: por qu lo vamos a hacer? 5. Descripcin comercial y tcnica: dnde lo vamos a hacer?, para qu lo vamos a hacer? Plan de inversiones: cmo lo vamos a hacer? 6. 7. Organizacin de los recursos humanos: quines lo vamos a hacer? 8. Estudio de temporalidad: cundo lo vamos a hacer? 9. Estudio de legalidad: qu necesitamos para hacer el proyecto? 10. Estudio econmico financiero y valoracin de riesgos: cunto va a costar el proyecto? De todos estos puntos el ms importante, por ser el factor ms decisivo a la hora de decidir la viabilidad del proyecto, es el estudio de mercado; habr de poner especial inters en su elaboracin. Esta investigacin ser la que le lleve ms tiempo y dedicacin ya que necesita conocer a sus clientes, qu quieren, cuales con sus necesidades. Ha de tener en cuenta que en la mayora de los casos los estudios de mercado solo indican tendencias, no datos concretos, pero tiene que conocer el mercado, las empresas que estn funcionando y cmo funcionan. Un buen estudio de

Pgina

18

mercado le dar una idea ms clara de su proyecto y le permitir plantearse unas determinadas estrategias de marketing u otras. Un factor muy importante a incluir en el estudio de mercado es el anlisis FODA que deber realizar y con el que podr analizar el entorno y sus debilidades y amenazas a la hora de poner en marcha la idea. Otro dato a incluir es el estudio de los proveedores. El estudio y anlisis de todos estos datos debern de formar el estudio de mercado, y ser solo este el que quede reflejado en el plan de negocios.

Pgina

19

El cronograma, un paso adelante para realizar un proyecto

Todo proyecto tiene una parte operativa, el cronograma de las actividades. Definir correctamente el cronograma de las actividades nos duplicar nuestro avance en el seguimiento de los pasos para realizar un proyecto. Un cronograma se realiza para detallar aspectos tcnicos del proyecto relacionados con las actividades, los tiempos y los plazos. Con el cronograma describimos las actividades que se llevarn a cabo durante el desarrollo del proyecto, relacionndolas con el tiempo durante el cual se van a realizar. Para ello primero habr de determinar con precisin cules sern las actividades del proyecto a partir de los aspectos tcnicos presentados en el mismo, y de acuerdo con los recursos, el tiempo total en el que se desarrollar el proyecto y los recursos humanos de que se disponen para su desarrollo se calcula el tiempo que se dispone para realizar cada una de las actividades. Los pasos para realizar el cronograma de un proyecto son: 1. Determinar la estructura desglosada del trabajo, es decir, hacer una WBS. Definir y cuantificar el trabajo a realizar en todo el proyecto. 2. Definir las actividades necesarias para realizar el proyecto. Este punto se puede realizar en general y despus ir especificando las actividades. Para su representacin podemos utilizar un diagrama de Gantt (o de barras) e ir agregndole las tareas secundarias. 3. Establecer la secuencia de las actividades, teniendo en cuenta qu actividades son obligatorias y cuales optativas. El conocimiento de estas ltimas ser vital a la hora de reducir plazos. 4. Determinar el tiempo necesario para cada tarea, definir los recursos necesarios para la actividad y calcular la duracin de los trabajos. 5. Plasmar los clculos en un calendario, teniendo en cuenta los festivos, periodos vacacionales, posibles factores climticos, etc. Deber adecuar los recursos para que todo el equipo comience los trabajos de desarrollo del proyecto a la vez. El cronograma deber presentarlo en diagramas, que le permitirn visualizar el tiempo de cada actividad. Para ello puede utilizar varios tipos de diagramas, el ms usual en proyectos sencillos es el de Gantt o diagrama de barras. Dispone tambin de los diagramas de flechas o redes como el PERT o el CPN para proyectos de mayor complejidad.

Pgina

20

La bsqueda de recursos, un nuevo paso en la elaboracin de proyectos

La bsqueda de los recursos es sin duda alguna el principal problema al que nos enfrentamos en la elaboracin de un proyecto. Saber con qu recursos contamos y cuales necesitamos ser el primero de los pasos que habremos de dar en la elaboracin de nuestro proyecto. Todos los estudios plantean que hemos de detallar tres tipos de recursos necesarios a la hora de hacer un proyecto, los recursos humanos con los que contamos, los recursos materiales que necesitamos para desarrollar las actividades del proyecto y los recursos econmicos necesarios para cubrir los dos anteriores. Los recursos humanos vendrn determinados por el entorno en el que vamos a realizar el proyecto y deberemos distinguir entre personal de dentro y fuera de la organizacin del proyecto. Si se trata de una organizacin de voluntariado lo aportar esta con sus trabajadores y voluntarios, si la elaboracin del proyecto est orientada a poner en marcha un emprendimiento laboral tendremos que volver a los datos que recogimos en nuestro anlisis inicial y ver la respuesta a la pregunta quines lo vamos a hacer?. El origen de estos recursos habr de tenerlo en cuenta a la hora de realizar el presupuesto del proyecto; si es personal de la organizacin social se incluye el costo de sus nminas y gastos sociales en el presupuesto, no as los gastos generados por los voluntarios. Si los recursos humanos son propios tendremos que incorporar en el presupuesto el sueldo y los gastos sociales de los trabajadores igualmente. El personal de fuera de la organizacin del proyecto es habitualmente necesario en proyectos en los que hay definida una ponencia, charla o coloquio. En este caso deber conocer previamente a la elaboracin del presupuesto cual es el precio de los ponentes. Los recursos materiales vendrn dados como resultado de la determinacin de las estrategias y actividades que realizar para desarrollar el proyecto. Tendr que diferenciar los recursos materiales con los que cuenta y los que necesita, en ambos casos le dar el valor que corresponda a la hora de elaborar el presupuesto. En este punto deber tener en cuenta tambin las necesidades de estructuras del proyecto, si necesita locales, material audiovisual, utilizacin de nuevas tecnologas, cualquier cosa que sea necesaria para el buen desarrollo de las distintas actividades programadas en la elaboracin del proyecto. A la hora de buscar esos recursos siempre podr acudir a distintas empresas y organismos de su localidad que de seguro contribuirn de alguna manera si le propone que aparezca su logo en la publicidad del proyecto. Los recursos econmicos puede cubrirlos de dos formas, bien con recursos propios o buscando financiacin. La bsqueda de financiacin va orientada hacia dos caminos, entidades financieras y administraciones pblicas (ayuntamientos, diputaciones, consejeras, etc.) mediante subvenciones. En ambos casos tendr que

Pgina

21

preparar sendos dosieres detallando todo el proyecto, aunque en el caso de las administraciones pblicas depender de las condiciones detalladas en la convocatoria. Cmo buscas los recursos para tus proyectos? Identificar las formas de buscar estos recursos es un paso importante en la elaboracin de los proyectos.

Pgina

22

El tiempo o como recibir alto valor invertido en tu proyecto

Todd Ducan, en su libro Trampas del tiempo afirma que la grandeza es una funcin del tiempo concentrado. Para conseguir nuestra grandeza necesitamos identificar las actividades en las que vamos a invertir nuestro tiempo. Este es el primer paso a seguir para crear proyectos, decidir dnde vamos a invertir nuestro mayor recurso, nuestro tiempo. El tiempo sigue y no se guarda, no hay momentos para pensar en guardar un nmero de horas para utilizarlas despus, las horas que no utilicemos las perderemos. Debemos preguntarnos qu actividades nos dan un alto retorno de inversin; si nuestro tiempo es nuestra materia prima debemos centrarnos en crear proyectos que generen un alto retorno del tiempo invertido. Si quiere alcanzar la grandeza que menciona Todd tiene que dedicar el tiempo a una actividad especfica y seguir los pasos adecuados para realizar tu proyecto. Bob Parsons aconseja delegar siempre en todo emprendimiento. Esta frase es muy importante, saber delegar actividades y responsabilidades durante el desarrollo del proyecto es vital. Una forma de dar valor a nuestro tiempo es aprender a delegar, siempre habr alguien que realizar esa actividad mejor que tu y estars dando un alto retorno de inversin de tu tiempo. Resumiendo, entre los pasos para realizar un proyecto est en lugar destacado la utilizacin de nuestro tiempo como principal recurso con el que contamos; aprender a dominarlo, a rentabilizarlo nos llevar a crear proyectos con los que recibir un alto valor de retorno de la inversin.

Pgina

23