Bases de datos

Es una recopilacin de datos que se refiere a un tema central (por ejemplo: todos los datos de una empresa, clientes, ventas, productos, etc.) que se encuentra agrupado en un nico archivo Las bases de datos pueden ser simples o relacionales. Una base de datos simple puede armarse en Excel mediante planillas para clientes, empleados, productos. Ahora si queremos relacionar la planilla de ventas con los productos que se vendieron en cada venta y con el cliente al que le vendimos debemos usar una base de datos relacional, para esto se usa el Access Supongamos que armamos tablas para guardar datos de un video club

Video Club
Pelculas: Cdigo pelcula Titulo Genero Director Protagonista Calificacin

Alquileres: Cdigo pelcula CodigoCliente FechaAlquiler FechaDevolucion PrecioAlquiler

Clientes Cdigo cliente Apellido Nombre Direccin Ciudad Telfono Tipodocumento NroDocumento

Tablas Las tablas estn formadas por un conjunto de datos sobre un tema especficos Cada tabla organiza sus datos en columnas denominadas Campos y filas denominadas Registros

CAMPOS Cdigo pelcula 1 2 Titulo HANNIBAL EL RESPLANDOR Genero Terror Thriller Director Scott Kubrick Protagonista Hopkins Nicholson

Registros

Un Campo involucra el mismo tipo de dato, pero de diferentes elementos, en este caso, pelculas Un Registro almacena las caractersticas de ese elemento, por Ej., el cdigo de pelcula 1 guarda todos los datos de la pelcula HANNIBAL. Para crear una tabla se debe: Determinar que informacin queremos almacenar para cada elemento, para poder definir los campos. Determinar que tipo de dato es cada campo: Tipos de dato: Texto (hasta 50 caracteres) Numero Fecha/Hora Moneda Si/NO Memo (mas de 50 caracteres) Objeto OLE Es un estndar que permite la insercin de objetos (imgenes, clips de vdeo, sonido MIDI, animaciones, etc.) dentro de un campo de la base de datos Crear la base de datos Video Club, y dentro de esta la tabla Pelculas - ingresar datos de pelculas Vistas de una tabla Desde la vista diseo se crea y modifica la estructura de los campos de una tabla, desde la vista Hoja de Datos se pueden ver, modificar, agregar o borrar los registros cargados en dicha tabla.

Propiedades de los campos Tamao: Es la cantidad de caracteres mximo que puede tener ese dato. Ej.: cdigo de Cliente debe tener 4 posiciones Formato: Es la forma en que se vera el dato, por ej. Una fecha se puede ver como 10/9/2009 o 10-09-09 Decimales: Es la cantidad de decimales para los campos numricos Valor predeterminado: Es el dato que se carga siempre en ese campo salvo que durante el ingreso se lo modifique, por Ej.: el tipo de documento de un cliente por defecto es el DNI Mascaras de ingreso: Es un modelo para el ingreso de los datos, por Ej.: telfono = (011) 4583-1179 Listas desplegables: Permite elegir el valor del campo de una lista de valores posibles Por Ej.: tipo de documento = DNI / CI Clave principal de una tabla La clave principal es un campo o un grupo de campos de una tabla que identifica al registro o al elemento del que estoy guardando informacin. No debe quedar nunca en blanco ni repetirse para dos registros distintos. Clave principal de un solo campo Para elegir una clave principal debemos analizar los campos de la tabla buscando alguno que, adems de identificar al registro, por su naturaleza no admita datos repetidos. Por ej. En la tabla de Clientes de la Base de un Video Club, el DNI podra ser clave principal ya que no puede repetirse para dos personas distintas. Clave principal de campos mltiples En algunas situaciones hace falta elegir dos o ms campos de la tabla como clave principal, ya que es la nica manera de que cada clave sea nica. Por ej. Si una biblioteca tiene una tabla de prstamos con los campos Numero de Pedido y cdigo de Libro, La clave principal debe estar formada por estos dos campos ya que un libro puede ser prestado una sola vez. Los datos almacenados en los campos que componen la clave principal de una tabla no pueden modificarse, si es necesario debe borrarse el registro y crearse nuevamente.

Tipos de Tablas segn sus datos En una base de datos las tablas pueden ser: Maestros: Se guarda la informacin que no tiene demasiados cambios, Ej.: La tabla de Clientes Alta cuando se hacen socios Modificacin cambio de direccion o telefono Baja solo si lo piden expresamente. De Movimientos: Se guarda la informacin de las transacciones propias de la funcin administrativa. Ej.: La tabla de alquileres Alta al alquilar pelcula Modificacin Al devolverla se completa fecha de devolucin y el recargo si corresponde

Proceso de definicin de una Base de datos Una base de datos debe ayudar a simplificar y automatizar una tarea administrativa. Para poder crear una base que cumpla con este objetivo debemos: 1) Analizar en detalle la tarea administrativa

2) Definir las unidades de informacin que maneja para llevarlas a tablas. Ej.:
pelculas, clientes, alquileres

3) Establecer los campos de cada tabla de manera de tener godos los atributos
necesarios de la unidad de informacin en cuestin, elegir que tipo de dato corresponde a cada campo.

4) Determinar que campos podran tener varios valores posibles para armar
listas desplegadles con dichos valores, (Ej. Genero: Comedia, drama, suspenso) y determinar que campos deberan tener un formato fijo para armar las mascaras de ingreso. (Ej. telfono )

5) Establecer cuales son las tablas maestros y cuales las de movimientos y en

que momentos de la tarea administrativa se daran las altas, bajas y modificaciones

Relaciones entre las tablas Una base de datos relacional permite la utilizacin simultnea de datos procedentes de ms de una tabla. Para poder relacionar tablas entre s se deber especificar un campo en comn que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo ser clave principal en una de ellas. Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas ser la tabla principal (de la que parte relacin) y la otra ser la tabla secundaria (destino de la relacin).

El ejemplo practico de una relacin seria la tabla de Alquileres que se relaciona con las tablas de Pelculas y Clientes. Para cada registro de la tabla de Pelculas puede haber varios registros de la tabla Alquileres que tengan ese Cdigo de Pelcula, los cuales nos dan informacin sobre cuantas veces se alquil la pelcula y que Clientes la alquilaron. Para cada registro de la tabla Clientes puede haber varios registros de la tabla Alquileres que tengan ese Cdigo de Cliente, los cuales nos dan informacin sobre todas las pelculas que alquilo ese cliente.

Video Club
Pelculas: Cdigo pelcula Titulo Genero Director Protagonista Calificacin

____ Clave principal

Clientes Cdigo cliente Apellido Nombre Direccin Ciudad Telfono Tipodocument o NroDocumento

Alquileres: Cdigo pelcula CodigoCliente FechaAlquiler FechaDevolucion PrecioAlquiler

Elementos de una base de datos

Consultas Las consultas se utilizan para localizar y depurar los datos en particular que cumplen unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Por ejemplo, a partir de una tabla que contenga las pelculas existentes en un video club, podemos consultar cuales tienen la calificacin excelente. Formularios Los formularios son otra herramienta poderosa de Access que nos permite visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una manera muy sencilla e interactiva. Al abrir un formulario, Access recupera en l los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseo creado manualmente por el usuario. Al mostrar los datos, el usuario puede desplazarse en la tabla visualizando toda la informacin y realizando operaciones sobre los registros.

Informes Los Informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos. Se pueden crear informes que incorporen clculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados.

El ncleo de la base de datos son las tablas donde se guarda la informacin, los
dems objetos interactan con ellas para poder gestionar dicha informacin