Mdulo 4 PRATICANDO O DESCARTE E ORGANIZAO MDULO 4: PRATICANDO O DESCARTE E ORGANIZAO Unidade 1: DESCARTE Ol, caro(a) aluno(a).

Este material destina-se ao seu uso como aluno(a) inscrito(a) no curso D-Olho na Qualidade - 5s para os Pequenos Negcios, pela Internet, promovido pelo Sebrae. Conforme voc j leu no Guia do curs o, este um recurso adicio nal do qual voc dispe par a apo i-lo(a) e est d isponibilizado para do wnload. Pa ra fac ilitar o manuse io do material, seguir-se- a seqnc ia estabeleci da para o curso em m dulos e unidades. O material es t dispon ibilizado por tema, na 1 unid ade de cada assunto, in dicando-se as unidades a que se refere. Nas atividades educacionais propostas e realizadas com recursos tecnolgicos especiais, voc deve navegar no curso pela internet. Neste material, ao encontrar a palavra Ateno! v ao ambiente do c urso e loc alize a unid ade e passo indicados. Voc deve per correr todos os passos e clicar em Concluir no final de cada unidade. Quando todas as unidades de um mesmo assunto estiverem concludas no ambiente do curso na internet , voc ter ac esso aos textos do prximo assunto para download.

APRESENTAO Ol! Estamos no mdulo 4. A partir de agora, prtica dos 5Ss*. alm de estudar , voc poder dar incio

Nesse mdulo, voc t er condies de compreender e implementar as fases de Descarte* e Organizao do Progr ama D-Olho na Qualidade em s ua empresa, a partir da mudan a nos hbitos e atitudes das pessoas. Chegou a hora de voc conhecer o meu ami go.Agora que comearemos a estudar os sensos*, contaremos com a ajuda do grande mestre Im Pan Tan Dum. Lembra-se que falei sobre ele, no incio do curso? Ento, foi ele quem ajudou na imp lantao* do Programa DOlho na Qualidade em minha empresa e ir lhe ajudar tambm! DESCARTE* Ol! Eu sou o amigo do Tdy Oyo. Meu nome Im Pan Tan Du m. Fui eu quem o ajudou a organizar a empresa, sugerindo e acompanhand o a implanta o* o Programa D-Ol ho na Qualidade: 5Ss* para os pequen os negcios. Eu acompanhei o meu amigo na implantao* dos sensos*. Como o primeiro senso* tem incio nesse m dulo, a partir de agora, estaremos juntos: eu, voc e o Tdy. Vamos comear os estudos da unidade 1 do mdulo 4? Nessa unidade, voc ir estudar o Descart e* e sua importncia na conteno do desperdcio. O que a palavra Descarte* significa para voc? Voc j pensou sobre a import ncia do Descarte* em sua em presa? E em casa? Ser que ele contribui para a melhoria desses ambientes? Como?
Unidade 1: Descarte

Mdulo 4 PRATICANDO O DESCARTE E ORGANIZAO

Para lhe ajudar a pensar sobre isso, preparei alguns questionamentos: - Tudo que guardamos ou deixamos na empresa tem utilidade? - O nosso guarda-roupa est apenas com os itens que utilizamos? - Pensamos apenas o que til para a nossa vida, para a nossa alegria? - Achamos com rapidez e facilidade as coisas de que precisamos em nossa empresa? - Essas coisas ficam bem guardadas, nos locais ideais? Essas e outras inmeras perguntas nos acom panham at este momento, porque, a partir delas, iremos revolucionar nossas vidas, rotinas, empresas e at mesmo clientes. Vamos acabar com o desperdcio, a falta de tempo, a desorganizao, o achismo* etc. hora de mudar para melhor, de otimizar a nossa vida! Vamos l? "CADA PESSOA DEVE SABER DIFERENCIAR O TIL DO INTIL". "S O QUE TEM UTILIDADE IMEDIATA DEVE ESTAR NA REA DE TRABALHO". "SOMENTE A QUANTIDADE CERTA DEVE ESTAR DISPONVEL". Na rotina diria de c ada pess oa, h vrias at ividades que nec essitam de recursos como materiais, mquinas, mtodos etc, para sua r ealizao. O dinamismo e a diversidade das atividades proporcionam a subs tituio ou troca dos recursos necessrios no dia-a-dia da empresa. Voc por acaso entulha coisas, escondendo-as dentro das gavetas? Dentro da empresa, muitas coisas que no so utilizadas vo para dentro dos armrios, para a parte mais alta da estante, p ara os co rredores ou cantos de salas? ("Em cima de ..." , "embaixo de ...", "atrs de ..." etc.). Existe, na empresa, alguma mquina ou equipamento quebrado, que no tem serventia? Imagine a quantidade de ativ idades execut adas por uma pessoa, os recursos que sobram dessas atividades e que vo s e acumulando nas organizaes e nas cas as. Calcule esse volume somando os acmulos* de todas as pessoas da empresa e de cas a ao long o dos anos. Tody Oyo: Pois Im Pan Tan Dum, muitas vezes o acmulo* feito dentro das cabeas das pessoas, com "idias antigas" ocupando espao, atrapalhando as novas idias e atitudes. O Descarte* consiste em eliminar tudo o que no til naquela at ividade, naquele momento, permitindo, assim, concentrar esforos somente no que til. bastante comum as pessoas pensarem que Desca rte* significa jogar fora o que no tem serventia. No entanto, o signific ado separa r o que no til no momento. O que intil para um setor ou pessoa, pode ser til para out ra pessoa, setor ou mesmo para outra empresa.

Unidade 1: Descarte

Mdulo 4 PRATICANDO O DESCARTE E ORGANIZAO Qual o tempo de decomposio natural dos materiais, voc imagina? O tempo de decomposio de resduos orgni cos muito pequeno, mas isso no ocorre com outros tipos de materiais, como pode ser observado a seguir. Material Lixo orgnico Papel Pano Chiclete Filtro de cigarro Madeira pintada Nylon Garrafa pet e outros plsticos Latinhas, metais Vidro Pneu, borracha Tempo de decomposio Alguns dias 3 a 6 meses 6 meses a 1 ano 5 anos 5 anos 13 anos Mais de 30 anos Mais de 100 anos Mais de 100 anos 1.000.000 de anos Indeterminado

Vamos pensar duas vezes onde colocamos tudo o que intil, verificando a possibilidade de torn-lo novamente til com a reciclagem*! hora de arr egaar as mangas. Vamos ao Descarte*! Transformar o intil em til no algo to simples. O sucesso depende, a ntes de tud o, de um bom planejamento. Agora que voc j s abe que Descarte* no sim plesmente jogar fora o que no tem serventia, prepare um bom plano. O texto a seguir, poder ajud-lo. Para auxiliar no plan ejamento, consulte o Manual de biblioteca. Ferramentas da Qualida de, na

Texto 1: PLANO DE EXECUO DO DESCARTE* Para voc garantir o sucesso do Descarte*, necessrio elaborar um planejamento de todas as atividades que fazem parte dele, procurando determinar o nvel a que se deseja chegar e em que prazo. O planejamento deve ser claro e evitar express es abstratas como "exec uo do m utiro* do Desc arte*", sendo important e espec ificar cada atividade, utilizando como ferramenta o plano de ao 4Q1POC.

Unidade 1: Descarte

Mdulo 4 PRATICANDO O DESCARTE E ORGANIZAO A lista de verificao um instrumento que auxilia a prtica do De scarte*, assim como o resultado do diagnstico* realizado nas reas. Capacitar todas as pessoas par a a execuo do Descarte* a chave par programa, e o quadro a seguir ajudar na classificao do til e do intil. a o sucess o do

Portanto, rena sua Equipe de Apoio do D-OLHO e organize uma reunio para o lanamento do Descarte*. Caso queira, utilize o cartaz modelo existente na biblioteca (D-OLHO Cartaz DESCARTE*), ele dever ser distribudo em pontos estratgicos da empresa, aps o lanamento oficial junto aos colaboradores da Empresa. Aps o in cio do Des carte*, surgem os prim eiros objetos inteis, que dev em ser removidos para uma "rea de descartados". Os equipamentos e outros objetos de difcil transporte devero ser devidamente identificados at que seja possvel transport-los. A rea de descartados no s innimo de bagun a. Para evitar que iss o acontea, dever ser totalmente identificada, facilitando a cla ssificao dos materiais, no mnimo, conforme o quadro a seguir.

Unidade 1: Descarte

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Na rea de descartados existem muitas coisas ainda teis para outra s reas/pessoas da empresa. Estabelea um prazo para que todos a visitem e possam verificar a existncia de algo til para seu trabalho ou rea. Utilize o modelo de formulrio abaixo para apresentar o balano aos funcionrios: D-Olho Nome da empresa: Balano dos descartados
Data Discriminao Qte. Transferir de setor Classificao Material Material para a ser recuperao vendido Lixo

Importante: Aps a apresentao do balano de descart ados, defina prazos , de acordo c om a realidade de sua empresa, para que todos possam cumprir o que foi decidido sobre a destinao de cada material. Lembre-se: a rea de desc artados estar sempre em renovao, recebendo novos materiais, por tanto haver nec essidade de espa o para acomod-los.

Alm das leituras que j realiz ou, observ e as dicas que preparamos para lhe ajudar a elaborar o plano de execuo. Definir um responsvel pela rea de descartados. Existindo interesse por algum item, dever ser informado ao responsvel pela rea de descartados, para que seja imediatamente identificado. possvel que alguns itens sejam teis em mais de um setor, ficando a cargo do responsvel pela rea de descartados, uma pessoa-chave para o empresrio, definir a prioridade da Organizao.

Unidade 1: Descarte

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O responsvel dever fazer um controle (balano) das entradas e sadas de todo material que passar pela rea de des cartados. Isso ajudar o controle da Organizao, principalmente quando existirem mveis sendo descartados. Esse balano dever ser apr esentado aos colaboradores na etapa de autodisciplina, buscando um impacto motivacional. Criar padres para execuo do Descarte*.

EXERCCIO 1 Ateno! Voc tem um EXERCCIO a realiz ar no ambiente do curso, no passo 10 da Unidade 1 Descarte, do Mdulo 4 - Praticando o descarte e a organizao.

Unidade 1: Descarte

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Unidade 2: ORGANIZAO O primeiro senso* voc tirou de letra! Est pronto para organizar o que descartou? Nessa unidade, voc ir aprender sobre a im portncia da Organizao para a continuidade do Programa 5Ss* uma vez que esse o senso* que dar supo rte s demais fase s; bem como elaborar um quadro com o plano de execuo da Organizao. Vamos l? Antes de preparar o plano de ex ecuo da Organizao, ess encial que voc tenha em mente as principais aes a serem realizadas nesse senso*. Nesse sentido, o texto 2 poder ajud-lo. Leia-o:

Organizao No h m ais lugar para desordem e improvisa o. Os prejuzos so enormes: tempo, energia, materiais, dinheiro... E, se algum defender a baguna como "patrimnio nacional", mostre que, na sua empresa, a ordem facilitar tudo. As empresas precisam ser lucrativas e racionais. Cada minuto per dido na busca de uma ferramenta, de um documento, seja do que for, nunca ser recuperado. No existe clima para a mudana, para a qualidade, onde no existe ordem. O principal lema da Organizao "encontrar um lugar para cada objeto e manter todos os objetos sempre em seus devidos lugares". Essa Organizao consiste em arrumar as co isas que restaram aps o Descarte*. uma das fases mais impor tantes, suportando as demais do Programa D- Olho na Qualidade Descarte*, limpeza (respeito), higiene e ordem mantida (autodisciplina).

Agora, voc vai ter acesso a alguns tpic os que ajudaro na c ompreenso e execu o da organizao do material descartado. Um melhor Procure manter prximo ao trabalho apenas o estritamente necessrio para sua realizao no momento, ou seja: uma caneta, um termmetro, uma ferramenta, uma tesoura, um bloco de notas fiscais, conforme o caso. Organize segundo a freqncia de uso Uma maneira de decidir o lugar onde se colocam os objetos basear-se na freqncia com que so utilizados. Utilize, para isso, o quadro do texto 1 . "Plano de execuo do Descarte*". Controle visual O controle visual consiste em realizar aperfeioamentos contnuos, com o objetivo de

Unidade 2: Organizao

Mdulo 4 PRATICANDO O DESCARTE E ORGANIZAO facilitar o cumprimento das disposies definidas na empresa. Por exemplo, mesmo definido o lugar da lixeira, haver o risco de cada pessoa interpretar de forma diferente qual o local correto. No entanto, quando demarcado no cho, ou por uma placa indicativa, torna-se fcil para todos manter a lixeira no seu lugar e fazer o seu controle visual. Com etiquetas, avisos, cartazes possvel informar tudo o que foi organizado, desde o contedo das pastas dos arquivos, nos escritrios, at as instrues mais diversas, alertas, uso de equipamentos. No se sinta constrangido em investir na visualizao, voc s ganha com isso! Um lugar para cada coisa Todos os objetos que restaram aps o Descarte* so teis e merecem um lugar na Organizao, o qual deve ser identificado visualmente. Objetos com nomes diferentes devem ser armazenados em locais diferentes. A habilidade a ser desenvolvida a pesquisa do layout* (encontrar o melhor local e disposio para a rea). Estabelecer uma demarcao, criando um endereo para cada objeto, definindo reas de circulao, de armazenamento etc. Elimine as tampas e portas Os armrios, estantes e "quartinhos" com portas tornam-se refgios para objetos inteis e contribuem para a desorganizao. Portanto, sempre que possvel, elimine as portas e tampas. Assuma a mudana de hbito. Arrisque-se, assim voc poder ter mais sucesso na revoluo que est fazendo na empresa e nas pessoas!

EXERCCIO 2 Ateno! Voc tem um EXERCCIO a realiz ar no ambiente do curso, no passo 04 da Unidade 2 Organizao, do Mdulo 4 - Praticando o descarte e a organizao.

Sem a Organiza o no pos svel continuar a implantao* do Programa D-Olho, no verdade? Lembre-se: organizar encontrar um lugar par sempre em seus devidos lugares". Vamos elaborar o PLANO DE EXECUO? A etapa da Organizao uma atividade de pesquisa do la yout* adequado para o ambiente e todos os objetos que o com pem. Na prtica do Descarte*, foram retirados todos os objetos inteis; agora preciso organizar os objetos teis, para facilitar o acesso at cada um deles. Nessa etapa, torna-se import ante a colaborao de todos com sugestes e debates de melhorias no layout* da empres a e dos objetos. Cada rea da empresa dever se reunir e apresentar sugestes de melhorias para facilitar o acesso aos objetos quando necessrio. Inicie pela anlise dos mveis e disposio das coisas nas reas comuns da empresa ou naquelas onde oc orrem os "momentos da ver dade", procurando melhorar o conforto e o tempo de atendimento para os clientes. a cada objeto e manter todos os objetos

Unidade 2: Organizao

Mdulo 4 PRATICANDO O DESCARTE E ORGANIZAO Elaborar um plano de exec uo da Organiza o para as reas comuns, que dever ser desenvolvido em equipe e c oordenado pela equipe de apoio. Leve em considerao o diagnstico* e as situaes documentadas por fotografias ou filme. Aps a Organiza o das reas comuns, ter incio a Organizao de cada rea, com coordenao do respectivo responsvel. Lembre-se que para o lanamento desta fase (Organizao), ser importante reunir sua Equipe de Apoio do D-OLHO e organizar uma reunio. Est disponvel na biblioteca o cartaz respectivo (D-OLHO Cartaz ORGANIZAO) para download*, ele dever ser distribudo em pontos estratgicos da em presa, substituindo o da fase anterior (DESCARTE*), aps o lanamento oficial junto aos colaboradores da Empresa. Sei que est preparado para elaborar o plano de execuo, no entanto, ainda tenho algumas informaes interessantes que iro auxili-lo. No plano de execu o da Organiza o de cada considerados, tais como: rea, alguns aspec tos devero ser

1) CONTROLE VISUAL por meio da viso que controlamos 80% das informaes que atingem nosso crebro. Percebe-se, assim, que um controle visual facilita a execuo de movimentos corretos. Para facilitar a mudana dos hbitos, importante que sejam feitas indicaes de: reas de circulao (em algumas situaes, podero ser utilizados pisos de cores diferentes, faixas pintadas, fitas adesivas); Quantidade e cont edo das caixas, arquivos, armrios, prdios, reservatrios, gavetas; Local de armazenagem, altura do empilhamento, capacidade mxim a de armazenagem de instrumentos, ferramentas, aparelhos de medio, aparelhos de diagnsticos*, substncias perigosas; reas ou situaes perigosas , considerando os ris cos para as pessoas e para as instalaes da empresa (alta tenso, equipamentos com elementos radioativos etc.); Situaes que podem gerar contaminao ambiental externa ou interna; reas onde neces srio o Descarte* de epi (equipamentos de pr oteo indiv idual), indicando quais so eles; Sistema de extino de incndio. 2) ALINHAMENTO Os objetos devem ser colo cados em linha reta e em ngulo reto, para aproveitar ao mximo a rea da superfcie plana, facilitando o fluxo dos prprios objetos e o acesso das pessoas a eles. Excetuando-se o que est fixo e no pode ser mudado de lugar, sempre existem inmeros objetos que freqentemente so movimentados para utilizao.

Unidade 2: Organizao

Mdulo 4 PRATICANDO O DESCARTE E ORGANIZAO 3) APERFEIOAMENTO CONTNUO Aperfeioar a guarda de objetos, de modo que s seja possvel coloc-los no lugar definido e na forma definida. Preparar as instalaes, de forma a facilitar os novos hbitos das pessoas e cumprir o que foi decidido. 4) VISUALIZAR TUDO Tornar tudo visvel, elim inando as tampas e portas das estantes, caixas depsitos. 5) EVITAR O SENTIDO VERTICAL (EMPILHAMENTO) Documentos, pastas de arquivos e livros no devem ser armazenados no sentido vertical (empilhados). Imagine uma loja de discos: como localizar um cd se todos estivessem uns sobre os outros? Deixar no sentido vertical s vezes mais cmodo, pensando apenas no momento. Normalmente se faz isso porque no se tem tempo, porm o que ocorre um gasto maior de tempo quando se quer usar novamente o objeto. e

6) O QUE E QUANTO Visualize o contedo e a quanti dade dos objetos existentes nas caixas que ficam nas estantes, armrios etc. Quanto tempo perdido procurando de scobrir o contedo dessas caixas? Para resolver isso, basta considerar: "Uma regra inviolvel a ser seguida que, ao armazenarmos algum objeto dentro de uma caixa, devemos faz-lo de modo que qualquer pessoa possa saber o seu contedo e a sua quantidade". Portanto, crie padres para a Organizao se estabelecer de vez na empresa.

EXERCCIO 3

Ateno! Voc tem um EXERCCIO a realiz ar no ambiente do curso, no passo 10 da Unidade 2 Organizao, do Mdulo 4 - Praticando o descarte e a organizao.

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Para obter sucesso nas fases de Desc arte* e Organiza o do Programa D-Olho na Qualidade em sua empresa, essencial que voc comp reenda a importncia da mudana de hbitos e atitudes de cada um e se comprometa a implementar realmente esses sensos*. Nesse sentido, elabor amos uma lista de v erificao do Descart e* e da Organiza o, para que voc possa acompanhar e perceber as mudanas, medida em que forem acontecendo. As listas apresentadas devem ser vistas como sugesto. Retire delas o qu e til para sua empresa e acrescente tudo aquilo que julgar c onveniente, lembrando que o todo feito de detalhes. Quanto mais detalhadas forem essas lis tas, maior efeito ter o P rograma. P ara obter maior adeso, envolva outros membros da empresa na elaborao dessas listas. Listas de Verificao do Descarte e Organizao Para preenchar cada uma das listas, basta fa zer o dowload dos arquiv os em exc el nos links abaixo. Utilize-as quando achar necessrio.

Ateno! Voc tem 02 arquivos para baixar, cujos links esto no ambiente do curso, no passo 11 da Unidade 2 Organizao, do Mdulo 4 - Praticando o descarte e a organizao.

Antes de encerrarmos, quero sugerir uma atividad e que ilustra bem a eficcia dos s ensos* de Descarte* e Organizao. Provavelmente, em seu cotidiano voc utilize mais de uma chave, seja para abrir portas, armrios, gavetas. J observou que, s vezes, nos atrapalha mos ao utiliz-las ? Por que ser? Observe as chaves utilizad as no dia-a-dia . Esto em um nico molho ou organizad as de acordo com as suas necessid ades pessoais, profissionais? Voc utiliza todas? Algum mvel ou fechadura foi trocado e voc no desfez da chave? Esto numeradas? E ento? Que tal conferir , agora? Certamente, voc perceber a diferena! Trata-se de uma oportunidade de praticar o c ontedo estudado e us ufruir das vantagens de se aplicar o Descarte* e a Organizao. Vamos l?

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Mdulo 4 PRATICANDO O DESCARTE E ORGANIZAO CONSIDERAES FINAIS: Que bom, cumprimos mais uma etapa! No mdulo 4, voc teve a oportunidade de inic iar a prtica dos 5Ss*, aprendendo a correta conc eituao de Des carte* e Organizao, bem como os passos necessrios para executar esses dois sensos*. Vamos avanar? Ainda faltam 03(trs) sensos*!

Um lembrete para voc! No ambiente do curso pela internet, voc deve c licar em todos os passos da unidade que est estu dando e, no ltimo passo (final da unidade), clicar no b oto Concluir. um proc edimento que lhe permitir ter acesso a uma nov a unidade, deste mesmo assunto e possibilidade de fazer o download deste novo contedo.

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