Administracin de proyectos Los proyectos por definicin tienen una fecha de inicio y finalizacin determinadas, al igual que un alcance,

presupuesto, resultados especficos y recursos asignados. Adicionalmente, cada proyecto, por similar que sean las actividades y los alcances, se tornan diferentes porque las circunstancias cambian, y las cosas siempre son distintas cuando se lidia con personas. Una de las funciones primordiales de los administradores de proyectos es administrar los procesos internos del mismo donde realmente se efecta el trabajo. Por pequeo que sea el proyecto, se requieren habilidades de administracin del mismo para sortear las diferentes situaciones que se presenten, y adems garantizar el cumplimiento de los objetivos dentro de los tiempos estipulados. Estas habilidades van desde la definicin del proyecto, hasta la administracin de las medidas de avance del mismo. Adicionalmente, se deben incorporar tcnicas para el manejo de contratos y el manejo de proveedores. En esta y las subsiguientes entregas analizaremos lo que consideramos son las 12 habilidades necesarias en el manejo de proyectos, que si se ejecutan adecuadamente garantizarn el desarrollo del proyecto: Este trabajo presenta varios puntos referentes a la administracin de proyectos y a la persona encargada de conducirlos hacia un fin exitoso. Se exponen el significado de la administracin de proyectos dentro de las organizaciones actuales, su importancia, funciones y se explica por qu se le considera una solucin al problema surgido del incremento de operaciones, dentro de las actividades que llevan a cumplir un objetivo. Tambin se hace mencin al papel que cumple un administrador de proyectos dentro de una

organizacin y las tareas que lleva a trmino para la realizacin de las metas propuestas.

QU ES LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS ? Es la planeacin, organizacin, direccin y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo. Tambin se dice que la administracin de proyectos ocurre cuando se da un nfasis y una atencin especial para conducir actividades no repetitivas con el propsito de lograr un conjunto de metas. Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnologa. Es administrar los procesos internos de los proyectos donde realmente se ejecuta el trabajo Es la aplicacion de conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas a actividades y espectativas de nuestros clientes

La administracin procura siempre el mximo aprovechamiento de los recursos, mediante su utilizacin eficiente. Las principales funciones de la administracin se engloban en planeacin, organizacin, direccin y control. Durante la planeacin se decide anticipadamente qu, quin, cmo, cundo y por qu se har el proyecto. Las tareas ms importantes de la planeacin son determinar el status actual de la organizacin, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se necesitarn, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar durante todo el proceso de planeacin. La organizacin realiza actividades en grupo, de asignacin y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades. Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad. El siguiente paso es la direccin, la cual sirve para conducir el comportamiento humano hacia las metas establecidas. Aqu se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se asignan estndares, se entrena y gua a los subordinados para llegar a los estndares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional. Por ltimo se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en relacin a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.

El Beneficio definitivo de poner en practica las tecnicas de Administracion de Proyectos es tener un cliente Satisfecho, tanto si somos los clientes de nuestro propio proyecto. El completar el alcance total de un proyecto con calidad, a tiempo y dentro del presupuesto, proporciona una gran satisfaccion. Para un contratista significa que puede llevarlo a cabo en el futuro a negocios adicionales con el mismo cliente o a nuevos negocios recomendado previamente por clientes satisfechos. cuando los proyectos son exitosos todos ganamos!

QU ES EL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS ? El administrador de proyectos puede ser definido como el individuo que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecucin exitosa de un proyecto especfico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias nico en cada proyecto. El administrador de proyectos es una extensin del administrador general de una organizacin. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS

El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organizacin. Debe dirigir y evaluar el proyecto; tambin planear, proponer e implementar polticas de administracin de proyectos, asegurar la finalizacin del proyecto mediante compromisos contractuales. Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarizacin y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance. Debe resolver los problemas a travs de decisiones orientadas al objetivo. Adems, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas:

Qu se va a hacer ? Cundo se va a hacer ? Por qu se va a hacer ? Cunto dinero est disponible para hacerlo ? Qu tan bien se est haciendo el proyecto ?

IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS La posicin del administrador de proyectos es importante porque las organizaciones modernas son muy complejas como para excluir una administracin efectiva y ms especfica usando estructuras y relaciones organizacionales tradicionales. Adems, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional.

Motivos que originan fracasos en el cumplimiento de los proyectos:

21 % Cambios en los objetivos definidos a nivel estratgico 31 % No utilizacin, o mala utilizacin de metodologas de trabajo 48 % Problemas humanos, de conduccin, comunicacin y conflictos entre la gente Con relacin al item de cambios en los objetivos, el mismo es responsabilidad de las mximas autoridades de la organizacin. El anlisis lo he centrado en los otros dos factores que son responsabilidad de quien dirige un proyecto. Con respecto a la profesionalidad para disear y ejecutar un proyecto, el factor crtico es la utilizacin de metodologas. En muchas organizaciones pequeas y medianas el factor brilla por su ausencia, y en muchas organizaciones grandes el mismo existe y en general se trabaja bien, pero no son pocos los casos en los cuales - en general por falta de tiempo - la metodologa termina siendo utilizada como una mscara formal para el cumplimiento de normas y etapas y no como lo que verdaderamente es, el eje del proyecto tomando el contenido de la metodologa y no solo la forma. Desde ya que tanto la falta o la mala utilizacin de metodologas, se resuelve con vocacin de parte de los directivos de la organizacin en profesionalizar sus cuadros y que esto no sea solo una expresin de deseo sino que vaya acompaada por acciones concretas que exceden una capacitacin, puesto que deben luego darle el tiempo para su ejecucin y cumplir con las exigencias que la propia metodologa en pos de resultados, requiere. Uno de los puntos en los cuales es muy dbil la utilizacin de metodologas, es en el diseo de la estructura de un proyecto y en la estimacin de

esfuerzos y tiempos. A tal efecto lo que propongo en el texto es una estructura jerrquica basada en el concepto de costo por actividad, lo cual permite construir el proyecto conceptualmente de arriba hacia abajo y costearlo definiendo esfuerzos de abajo hacia arriba. Esto permite disponer de una herramienta de tablero de control que no solo mide el avance permanente del proyecto sino que permite evaluar impactos en los cambios que se produzcan. En relacin al otro punto referido a la estimacin de esfuerzos y tiempos, es fundamental que se profundice el trabajo de mtricas. Esto implica, disponer de mtodos probados en cada organizacin que permitan medir el tamao del proyecto y disponer de estndares propios sobre los esfuerzos necesarios por unidad de tamao. Esta temtica es muy clara en algunas especialidades tales como la construccin, donde el tamao de una casa se mide en metros cuadrados cubiertos, a partir de los cuales existen tablas donde para un estndar de calidad determinado se establece el costo de construccin, tiempos y esfuerzos asociados. Sin lugar a dudas debemos llegar a esto en los proyectos de T.I. Para lograrlo los proyectos deben nacer con una estructura homognea, se debe medir en forma estandarizada tamaos de los productos a desarrollar, a partir de lo cual se podrn realizar estimaciones coherentes basadas en indicadores de productividad. Una de las claves es disponer, o comenzar a construir, una base de conocimiento de la organizacin, que se alimentar con las experiencias de proyectos que se vayan desarrollando. En relacin al ltimo punto de la encuesta que se refiere a problemas humanos, es crtico, y as lo expresan los nmeros. Es mi conviccin que las

metodologas formales son de fundamental importancia, para la tarea de los lderes de proyectos, pero no resultan suficientes para lograr el xito en el cumplimiento del objetivo previsto. Existen muchos otros factores informales, subjetivos, de interrelacin entre las personas, como ser la habilidad para detectar conflictos ocultos, que son tan importantes como los mtodos y documentos que utiliza el lder para llevar adelante su tarea. Estas relaciones estn regladas por sensaciones, intuiciones, percepciones, sentimientos y aceptacin de intereses personales no manifiestos. Esto se debe, a que indefectiblemente y a pesar de que se cuente con los mejores recursos tcnicos, es inevitable que los proyectos sean pergeados, ejecutados y controlados por seres humanos y esta caracterstica ser la que le d vida al proyecto, puesto que ste, en mayor o menor medida estar minado de la fusin de las distintas cargas histricas tanto del problema a resolver como de las personas que lo ejecutan. Esta vida y la forma de desarrollarla y moldearla de sus integrantes es generalmente uno de los factores fundamentales para el xito de un proyecto, ser la ardua tarea de hacer que todos sus componentes funcionen al unsono, sin lugar a dudas una de las ms importantes ocupaciones del Lder de Proyecto. Proyectos de reingeniera de procesos, informatizacin, modernizacin tecnolgica, mejoramiento de calidad, etc. estn a la orden del da, pero con un nivel de exigencia muy especial que se traduce en resultados lo ms pronto posible. Esto sita al lder del proyecto en una posicin muy compleja. Deber negociar y balancear las presiones de las autoridades que le asignaron el proyecto con las presiones de su equipo de trabajo que no puede acortar los tiempos que la realidad les impone.

Las variables que he detectado, como factores problemticos ms all de las metodologas, fundamentalmente se resumen en incapacidades - o capacidades no muy desarrolladas - para el tratamiento interpersonal desde un punto de vista emocionalmente maduro. Es muy posible que estos factores tengan mayor peso en los fracasos, en culturas latinas como la nuestra, donde las posiciones personales tienen un rol trascendente en la fluidez de las comunicaciones y el da a da de la ejecucin del proyecto. Estas capacidades necesarias se resumen en los siguientes tpicos: Visin y estrategia Negociacin Equipos de trabajo Manejo de resistencias Comunicacin y marketing Control de ejecucin Cambios dinmicos Diversas encuestas y opiniones especializadas coinciden en que el desarrollo de capacidades de gestin y liderazgo, son fundamentales para el logro de objetivos. En este artculo hemos esbozado los principales problemas y sus posibles caminos hacia la resolucin, que tienen los proyectos, los cuales son un factor crtico en el desarrollo de las organizaciones, ms an hoy en da

donde hacen falta resultados y no alcanza una buena y justificada explicacin del fracaso.