Anlisis de Valor

Un breve resumen de las ideas principales

Qu es el anlisis de valor? Es un mtodo ordenado y creativo para aumentar el valor de un tem. Este "tem" puede ser un producto, un sistema, un proceso, un procedimiento, un plan, una mquina, un equipo, una herramienta, un servicio o un mtodo de trabajo. El "Anlisis de valor", denominado tambin "Anlisis funcional", fue creado por L.D. Miles. El valor de un tem es el resultado de dividir cuan bien el item logra su funcin por el costo del tem (en Anlisis de valor, la palabra valor no es slo otra palabra para costo): valor del tem = logro de su funcin / costo Un tem que realiza su funcin mejor que otro, tiene ms valor. Entre dos tems que realizan su funcin igualmente bien, tiene ms valor el que tiene menor costo. El "valor del tem" puede incluir su belleza (donde esta sea necesario). No te sorprendas, si un anlisis de valor da como resultado un costo del tem que no llega ni a la mitad de su costo previo.

Selecciona el tem a estudiar y organiza un grupo de estudio

Para realizar un anlisis de valor conviene organizar un grupo de estudio de 4 a 6 personas, que tengan preferiblemente distintos conocimientos y con antecedentes diferentes. Debern reunirse en un lugar donde no sufran interrupcin alguna. Luego seleccionamos el tem a estudiar. Debe ser un tem cuyo costo nos parece ser demasiado elevado o que no realice bien su funcin.

Anlisis de valor
El analista de valor deber tener siempre presente las funciones, no los productos, ni las formas o procesos. La funcin principal es lo que el tem hace, es lo que alguien quiso lograr al crearlo. Esta funcin se deber expresar (en lo posible) con slo dos palabras, un verbo y un sustantivo. Si el tem est compuesto por varias partes, ser til si nos formulamos la pregunta cul es la funcin de cada parte y cmo cada una contribuye a la funcin principal del tem. No te dejes distraer por simples funciones agregadas, como lo son la goma de borrar en la punta de un lpiz o la parte del refrigerador que elabora cubitos de hielo. stas son funciones que han sido agregadas, porque el hacerlo result econmico o porque fue fcil de realizar. No tienen ninguna relacin con la funcin principal.

Reunir informacin
Busca la funcin principal y las funciones secundarias de un tem. Averigua cul es el costo de realizar cada funcin. El analista de valor debe asumir una actitud crtica, agresiva, no conformista, nunca satisfecho con lo que le entregan por el dinero pagado. La primera accin del grupo deber ser la de reunir toda la informacin posible sobre el tem. Consulten al mejor especialista del tema, no a la persona que est ms disponible. Pidan un detalle de los costos. Renan dibujos, especificaciones y toda informacin escrita sobre el tem. No se queden satisfechos con informacin oral.

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Por ejemplo, si se trata de un lpiz: Qu es? (un lpiz) Para qu sirve? (para hacer trazos permanentes) Cul es su funcin principal? (hacer trazos, escribir lneas) Cul es el mtodo, el material o el procedimiento usado para realizar la funcin principal? (grafito y madera) Cules son las funciones secundarias correspondientes? ("transferir el grafito al papel" y "facilitar el sostn del grafito") Cul es el costo del tem y cmo podemos trasladar el costo que implica realizar la funcin principal a cada funcin secundaria? Si comparamos estos costos con los de un tem de funcin similar, cunto debera costar cada funcin y cul debera ser el costo total?

(Este ejemplo, el del lpiz, ya es un tem de valor elevado). La atencin del grupo de anlisis de valor debe estar dirigida a la funcin principal, porque puede ser que las funciones secundarias cambien durante el anlisis. El grupo puede elegir funciones secundarias diferentes para realizar la funcin principal. No es importante si los costos individuales asignados son imprecisos, porque hasta un valor numrico impreciso es mejor que una expresin como "muy costoso" o "de bajo costo". Debe medirse el valor de la manera en que cada funcin secundaria es realizada, cmo se la materializa: Contribuye al valor? (Hay algo que no contribuye al valor?) Tiene relacin el costo con la funcin realizada? Se necesitan todas sus partes, sus elementos, sus procedimientos? Hay algo que pueda realizar mejor la misma funcin? Hay alguna pieza estndar, ya en el mercado, que pueda realizar la misma funcin?

Investiguen el costo de una funcin. Marquen a las tolerancias y especificaciones estrictas con un signo de dlar. Verifiquen qu es lo que se considera como necesario y qu es lo que alguien agreg slo para estar seguro. Recuerden: Todo aqullo que no contribuye a la funcin principal, sobra, es derroche, y debiera ser eliminado.

Creatividad (la sesin de la tormenta de ideas)

El ser humano siempre busc encontrar las condiciones bajo las cuales la mente humana realmente produce ideas originales, un mtodo que ayude a a la creatividad. Enumeramos estas condiciones y estos procedimientos a continuacin, los que debemos cumplir estrictamente: 1- Anota la funcin principal en forma clara y precisa en una hoja o pizarra (verbo y sustantivo), de manera que el grupo pueda fijar su atencin en ella. Debe hacerse sin mencionar el objeto fsico o el proceso especfico (No menciones funciones secundarias o agregadas). 2- El jefe del grupo dir: "Ahora comenzamos", y cuando las ideas ya no fluyan tan rpidamente (alrededor de 15 a 20 minutos), dir: "Ya est". 3 - Los miembros del grupo enumerarn en voz alta cualquier solucin al problema que se les ocurra. Es muy importante que no analicen sus propios pensamientos o los de los dems. No debern rerse o reaccionar cuando se sealen ideas exticas, improbables o sin sentido. No debern criticar o conversar con los otros. Solamente deben dejar que su imaginacin los lleve y dejar que las ideas fluyan. Puede ser que una idea se

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inspire en una idea previa (el no surgir ideas raras, es un indicio de que los miembros del grupo estn analizando y no estn realizando una tormenta de ideas). 4 - El jefe anotar todas las ideas presentadas en una hoja o en la pizarra. 5 - Una vez finalizada la sesin y si hay alguna duda sobre lo que se quera sealar con una idea determinada, el jefe la aclarar con la ayuda de los miembros. No se analizar ni se descartar idea alguna. Con esto finaliza la tormenta de ideas.

Evaluacin
La evaluacin debera hacerse luego de un intervalo, preferentemente alrededor de dos das despus de haber realizado la tormenta de ideas, para ermitir al grupo de tomar distancia de la sessin. y asi ser menos involucrados con ideas propias. El grupo analizar cada idea. Las ideas similares se agrupan. Al hacer la evaluacin, no pienses en el porqu la idea no puede funcionar, en el porqu no es una idea posible. Desarrolla cada idea, transformndola en una idea ms prctica, hacindola funcionar mejor. Haz una estimacin muy aproximada del costo de cada idea e investiga cuidadosamente a aquellas ideas que presentan un costo aparentemente bajo. El cancelar una idea debe estar basado en hechos y no en opiniones. Identifique las "rejas " y eliminalos con tacto. Las "rejas" son excusas o ideas preconcebidas que no pueden ser sustentadas con nmeros, hechos, informacin detallada y precisa o evidencia experimental alguna. Hay quienes creen verdaderamente en estos obstculos o rejas. Muchas veces hay oro detrs de una reja. Ahora selecciona de dos a cuatro ideas entre las que tienen el costo ms bajo. Debes obtener informacin para analizar y desarrollar una idea. No trabajes en forma aislada. Una vez que el grupo haya avanzado todo lo que pudo, contacta a un especialista. Esto puede ser necesario en la seleccin de ideas y tambin durante el desarrollo de las mismas. El analista de valor es un coordinador de especialistas, de grupos de expertos de otras companas (de alguna forma, pgales a ellas por su contribucin). Obtn informacin de la mejor fuente posible, no de la ms cercana o de la ms accesible. No tengas en cuenta ninguna respuesta de una persona o especialista que no est dentro de su especialidad. Consultar especialistas es una manera poderosa de abolir rejas/obstculos. Evita generalizaciones. No aceptes informacin de segunda mano. Pide copia de los documentos.

El desarrollo de las dos a cuatro ideas seleccionadas

Haz un verdadero esfuerzo en desarrollar las ideas de menor costo que realizan la funcin principal. Realiza pruebas, prototipos, consigue ofertas del costo. Estima los costos de alternativas a corto plazo, de las alternativas a largo plazo y de todas aquellas ideas nuevas que surgen durante la evaluacin. Al final del proceso se debera haber identificado la idea de menor costo. Pregntate: Gastara yo mi propio dinero en esta solucin? Si no es as, modifcala.

Recomendacin
Si trabajas en una organizacin o empresa, asegrate que la persona realmente interesada en aplicar la solucin sea tambin la que la vea. Debes presentar la solucin final en forma escrita sobre una sola hoja de papel, a la persona que luego la ejecutar, con copia a su jefe. En esta hoja debern figurar el ahorro previsto, los costos y un plan detallado de cmo ejecutar la idea. Deber contener toda la informacin necesaria para que una persona, que desconoce el tema, pueda entenderlo y aplicarlo. El grupo mismo de anlisis de valor no debera implementar la idea, si sta est fuera de su rea normal de trabajo.

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Ejecucin y seguimiento
El anlisis de valor no es un mtodo para controlar el trabajo de otros ni de investigar errores. La cantidad de trabajo necesaria para implementar una idea es generalmente mayor que la cantidad de trabajo que se necesita para producirla. Por eso conviene dejar que la persona que implementa la idea se lleve la mayor parte del reconocimiento y del mrito. Esto ayuda a fomentar relaciones excelentes. Conviene que el grupo que implementa la idea, sea tambin el que informa sobre los ahorros logrados y, si es posible, sea el que se beneficie de ellos. Si es necesario, aydales a establecer la forma en la cual se controla la implementacin y la manera de calcular los ahorros.

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