Levantamento de Dados e Diagnstico O projeto de ECM/BPM deve ser baseado na aplicao da informao dentro do seu fluxo.

Exemplo: As principais informaes para o andamento de um procedimento de comprar so, sem dvida, sobre os materiais ou servios a serem adquiridos e seus respectivos fornecedores. Estas informaes provavelmente estaro agrupadas em pastas destes fornecedores com os dados cadastrais dos mesmos, acompanhadas das fichas ou catlogos dos produtos por ele fornecidos, alm de listas de preos e poltica de comercializao. Devem existir autorizaes de fornecimentos rotineiramente efetuados agrupadas na mesma ou em outra pasta, tambm devem existir notas fiscais de recebimento de mercadorias de alguma forma vinculadas s respectivas autorizaes de fornecimento ou pedidos. O procedimento de comprar geralmente iniciado pelo usurio final dos materiais, sejam matrias primas, material de escritrio ou peas de reposio, quando se trata de um novo material ou quando requisitam um item que atinge o ponto de reposio e esse automaticamente acusado pelo sistema de controle de estoque. Dependendo do grau de informatizao da organizao, possivelmente existir integrao de sistemas como, por exemplo: controle de produo e/ou de manuteno com controle de estoque, compras e contas a pagar. necessrio conhecermos a origem do procedimento, seu andamento, as informaes (documentos) que lhes so agregadas, as tarefas que so alocadas dependendo do seu trmite, os sistemas que so processados, os nveis de decises exigidos, seus prazos e finalmente seu arquivamento. Ningum melhor que o prprio usurio para sugerir a melhor forma de recuperar uma informao e assim nos fornecer os subsdios para projetar a forma de armazen-la. Deve-se iniciar um levantamento, a nvel corporativo, coletando informaes detalhadas do processo principal, a atividade fim da organizao e de cada processo secundrio independentemente de sua complexidade ou importncia e de cada documento recebido, gerado ou enviado. Aps a conceituao de documento, processo e fluxo de trabalho, da definio de adoo do trabalho colaborativo e da forma de abordagem dos processos, podemos iniciar o planejamento do levantamento e a criao do cronograma de trabalho. Estabelecer o nvel de adoo de normas e padres de sistema fator preponderante para elaborao das sugestes de soluo com o uso do sistema de ECM/BPM. Independentemente da conceituao o levantamento prev a anlise da forma de trabalho como ocorre hoje (AS-IS), dever ser efetuado por rea e iniciado pelos processos da atividade fim da organizao por serem estes os que geram a necessidade de todos os demais processos: de controle, administrao, finanas, etc. As reas de controle, caso existam, devem ser as prximas a serem analisadas. Por fim, devero ser vistas as reas de administrao e finanas. A partir deste ponto sero detalhados todos os passos necessrios elaborao do levantamento de dados e apresentados todos os formulrios a serem utilizados. OBS.: Todo e qualquer documento em papel dever ser digitalizado para que possa fazer parte da documentao do projeto que dever ser disponibilizada em mdia tica. Um relatrio impresso somente dever ser fornecido se houver solicitao explcita do cliente, lembrem-se de que um dos maiores objetivos do trabalho de um consultor nessa rea a reduo ou extino do uso da mdia papel.

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Etapas do levantamento de dados e diagnstico Procedim ento Reunio de abertura do projeto Tarefa Descrio Esta reunio de vital importncia para o sucesso dos trabalhos, nela devero estar presentes os membros do poder decisrio da organizao, responsveis pelo projeto, e demais diretores, gerentes, chefes de departamento, etc. O principal Fator Crtico de Sucesso (FCS) para esta reunio ser a presena dos PATROCINADORES DO PROJETO, estas pessoas devero ser do mais alto nvel decisrio dentro da hierarquia da organizao, mesmo que sua participao seja meramente simblica. Outros fatores de sucesso a serem observados sero: Definio prvia de data, horrio e local da reunio; Definio prvia da relao de participantes; dias, do convite formal aos participantes com cpia da pauta da reunio;

Envio, com antecedncia mnima de 5 (cinco) Confirmao com antecedncia de 24 (vinte

e quatro) horas, da participao dos convidados e principalmente a presena dos patrocinadores. Tem como motivo a apresentao dos objetivos do projeto e demonstrar, em uma viso macro, todo o trabalho a ser desenvolvido. Esta apresentao dever ter conotao informativa nela dever ser provocada discusso sobre o projeto de forma aos participantes opinarem. Todo e qualquer comentrio, crtica ou sugesto devem ser registradas na smula da reunio que, ao final, dever ser assinada por todos os participantes. Aps esta apresentao as pessoas que no estiverem diretamente envolvidas com a reunio inaugural de trabalho devero deixar o recinto para dar incio mesma. Reunio inaugural de trabalho So os seguintes os objetivos da reunio de trabalho: Conhecimento das pessoas que estaro envolvidas no projeto, da rea de informtica e da rea usuria. Obteno e entendimento do organograma atual da organizao. Designao e composio da equipe. Determinao das fontes de dados. Criao do cronograma da fase 1 Levantamento de dados e diagnstico. do projeto -

Anlise do A anlise do organograma deve ser criteriosa no sentido organograma de inicialmente definir se o mesmo est completo e da atualizado alm de descrever a funo de cada setor,

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organizao

departamento, gerencia, diretoria, etc., relacionando seus integrantes e detalhando a funo individual de cada um.

Composio A equipe deve ser composta das seguintes funes: do Grupo de Gerente do Projeto - Responsvel pela implantao, Trabalho (GT) monitora regularmente o projeto e oferece o suporte organizacional necessrio. O gerente do projeto, eleito ou nomeado, dever ter o seguinte perfil: Ter acesso a alta administrao; Ter disponibilidade de tempo; Ter acesso s informaes da organizao; Ter credibilidade junto aos colaboradores da organizao; demais

Ter capacidade de gerencia e liderana.

Preferencialmente, mas no exclusivamente, poder ser uma pessoa ligada a rea de documentao ou informtica por motivos bvios. Gerentes de sistemas e Analistas de negcio Responsveis pelas especificaes tcnicas da aplicao e sua simulao. rea de Informtica - Responsveis pelo suporte tcnico e integrao das tecnologias envolvidas. reas usurias - Responsveis pela definio e utilizao da aplicao. Consiste em instituir o grupo de facilitadores responsvel pela conduo dos trabalhos, aplicando cada uma das etapas apresentadas neste Guia; Dever, inicialmente, ser designada uma quantidade mnima de pessoas (facilitadores) para iniciar o projeto. Os demais componentes (facilitadores) devero ser alocados na medida em que sejam realizadas as entrevistas setoriais e os workshops e identificados os usurios mais entusiasmados com o projeto ou os que demonstrarem maior conhecimento compatvel. Determinao Determinar antecipadamente quais sero as fontes de das fontes de dados a serem levantadas reduzir em muito o trabalho dados do Grupo. As fontes podem ser: Planejamento estratgico Regimento Interno da organizao Lei Orgnica Sistemas existentes Normas e procedimentos existentes Entrevistas setoriais Workshops

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Criao do cronograma da fase 1 do projeto Levantament o de dados e diagnstico

O cronograma de trabalho dever ser baseado no organograma da instituio de forma a no deixar de analisar nenhum setor e principalmente detalhar a interoperabilidade entre os mesmos. O cronograma dever ser confeccionado utilizando-se um software especfico que possua um bom nvel de detalhamento de tarefas e recursos, alm de possuir mdulo de acompanhamento com possibilidade de serem efetuadas alteraes e ajustes. imprescindvel a leitura dos captulos Metodologia e Como preparar o terreno para a mudana. Com antecedncia mnima de 5 dias teis da data da sesso de apresentao do projeto dever ser iniciada a campanha publicitria interna de lanamento do mesmo. Devero ser criados slogans anunciando o projeto, seus objetivos de melhoria para a organizao e para os colaboradores convidando-os a participar com a prestao de informaes detalhadas e suas valiosas sugestes, atravs de faixas, cartazes, quadros de avisos, mensagens de correio eletrnico, etc. Se a organizao dispuser de uma Intranet dever ser criado um espao exclusivo para o projeto onde ser feita a campanha publicitria, a divulgao do andamento do mesmo e tudo o mais que for necessrio. Dever ser anunciada a sesso de apresentao do projeto.

Campanha Publicitria

Apresenta o do Projeto

imprescindvel a leitura dos captulos Metodologia e Como preparar o terreno para a mudana. A apresentao do Projeto dever se divulgada e marcada, preferencialmente, da manh (9:00) de uma segunda-feira todos, supe-se, descansados e com desarmados. previamente para o incio por estarem os espritos

Na apresentao devero ser mostrados de forma clara e direta os objetivos do projeto e as implicaes no diaa-dia de trabalho de todos em decorrncia de sua implantao e o seu cronograma da fase 1 Levantamento de dados e diagnstico. Desde a apresentao do projeto dever ser anotada toda e qualquer crtica e/ou sugesto dos participantes. Ao final dever ser elaborada uma smula registrando a presena de todos, mais os fatos ocorridos e as crticas e sugestes anotadas. A presena dever ser registrada atravs de formulrio onde o prprio participante preencher um campo de nome e outro de setor onde trabalha. Boletins Tcnicos e Informativ os Os Boletins Tcnicos e Informativos so de grande importncia para a aproximao dos colaboradores com o projeto e do projeto com a alta direo da organizao. Tm o objetivo inicial de informar quanto a:

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metodologia a ser aplicada; tecnologias correlatas que podem e/ou sero utilizadas; curiosidades e acontecimentos pitorescos; apresentao de exemplos de terceiros (Benchmarking); anunciar eventos externos correlatos e relatar o andamento do projeto. Dever ter periodicidade fixa: semanal, quinzenal, mensal, etc., e poder haver edio EXTRA. Devero ser disponibilizados na Intranet ou enviados por e-mail, mas nunca dever ser impresso pelo Grupo de Trabalho. Alis, toda e qualquer comunicao, salvo excees justificadas, dever ser disponibilizada por meio eletrnico e sempre acrescidas de slogans para incentivar a no impresso em papel.

Entrevistas setoriais

As entrevistas setoriais previstas em cronograma devero ter suas pautas previamente divulgadas contendo o nome dos participantes, o local, data e hora de realizao, o tempo de durao previsto, o assunto que ser tratado e a solicitao de apresentao de material necessrio ao levantamento de dados, como: modelos de documentos, formulrios, normas, leis, etc. Detalhament Os fluxos de processos e de tramitao de documentos o dos devero ser focados pelos tcnicos sob o prisma da processos. utilizao da Notao para Gerenciamento de Processos de Negcios BPMN(*) para seu para registro grfico. Qualquer tipo de fluxo depende, para justificativa de sua existncia, da presena de alguma forma de registro de informaes seja ela recebida ou produzida, portanto, no existe processo sem existir documento. Para que a automao de processo seja eficiente necessria a existncia de um processo eficiente de recuperao de informaes (documentos). O nvel de automao de um processo depender, principalmente, das facilidades de criao e tramitao de documentos seja em imagem, texto, planilha, CAD, etc., que o prprio software de BPM ou o software de ECM possua. Portanto, o BPM depende do ECM, se tivermos um ECM mal projetado, teremos um BPM falho e/ou incompleto. So os seguintes os objetivos desta tarefa: Com base no organograma, inventariar todos os processos existentes em cada setor levantado e cadastr-los no Formulrio de Inventrio de Processos. Cada processo inventariado dever ter todas as informaes levantadas sobre suas tarefas, procedimentos e atividades registradas em formulrios especficos, quais sejam:

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 Especificao de processos: Registra os

dados sobre os processos natureza, conceituao, identificao, etc. como sua finalidade,

Especificao de processos Passos:

Registra, de forma textual, todas as tarefas, procedimentos e atividades de cada passo em seqncia.

Especificao de processos Fluxograma:

Registra em forma de diagrama BPMN a tramitao dos processos a cada passo.

Especificao de processos Inventrio de

Documentos: Registra todos os tipos de documentos que tramitam por cada passo do processo.

Relembrando: nesse momento deve-se aplicar a conceituao de PROCESSO procurando caracterizar o que uma tarefa, um procedimento, uma atividade e um subprocesso. A especificao dos processos consiste no mapeamento do fluxo atual de tarefas e procedimentos e serve para indicar a seqncia de atividades desenvolvidas dentro dos mesmos. Conhecer os processos O modelo de processos de negcio de uma organizao representa a forma como os processos so executados na vida real. Este modelo, que representa a atualidade, chamado modelo AS-IS, ao contrrio do modelo To-Be, que reflete alteraes futuras aos processos. O modelo de processos de negcio AS-IS tem como objetivos gerais:

Servir de base para a melhoria e/ou inovao

dos processos;

Servir de ponto de partida para a construo

de uma arquitetura organizacional; Servir de ponto de partida para a captura de requisitos para o desenvolvimento de sistemas de informao. Servir como repositrio de conhecimento comum da organizao.

Este ltimo ponto encerra em si mesmo, ao contrrio dos trs primeiros em que o AS-IS serve como ponto de partida. Caso no exista esse poder ser o primeiro passo para implantao de Gesto do conhecimento na organizao. Este repositrio de conhecimento pode trazer as seguintes vantagens:

Aumentar o conhecimento do que cada um

est fazendo organizacional; como parte do todo

Facilitar a comunicao para permitir focar o

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ponto de vista certo;

Tornar toda a organizao explcita; Servir como base documental para a gesto
da qualidade (ISO hospitalar, etc.); 9000, Acreditao

Definir objetivos para todos os processos;

Definir quem so os atores nos processos atravs de:

Identificao do fornecedor / cliente.

relacionamento

Identificar quem est contribuindo com que para o processo. Definir que fatores internos externos influenciam o processo. ou

O modelo de processos de negcio AS-IS uma representao abstrata da organizao no presente, incluindo a sua estrutura, o seu relacionamento com o exterior, os seus fluxos de trabalho, os sistemas de informao e as mquinas que suportam a execuo dos processos, etc.. Este modelo deve definir o seguinte [Eriksson00]: Que atividades so necessrias caracterizar um processo. para

Quando as atividades so executadas, e qual a ordem de execuo. Porque as atividades so executadas, qual o objetivo do processo. Como as atividades so executadas. Quais os recursos consumidos e produzidos. Como as atividades devem ser executadas. Quem controla os processos. Como o processo est relacionado com a organizao. Como os processos se relacionam com outros processos. processos.

Que sistemas de informao suportam os

A ferramenta sugerida para se conhecer o processo a 5W1H. Vide anexo explicativo. Nesta fase, deve-se procurar conhecer os processos, identificando os elementos, as atividades, os produtos e servios e os padres a eles associados. Conhecer os processos significa conhecer como os produtos so planejados, produzidos e entregues. Outros procedimentos Nesta etapa de conhecimento do processo, alm da

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utilizao da ferramenta 5W1H, deve-se ainda: Levantar a documentao da rotina atual; Verificar se existe legislao especfica que deve ser observada na execuo do processo; se o mesmo j foi normalizado;

Verificar se h dados histricos do processo e Identificar Agrupar

a forma e tempo de armazenamento de cada tipo de processo e seus respectivos documentos; as tarefas procedimento; atividade; que formam um

Agrupar os procedimentos que formam uma Agrupar as atividades que formam um

subprocesso; Determinar o nvel de sigilo. So os seguintes os Fatores Crticos de Sucesso para o detalhamento dos processos, visando a elaborao do projeto: No deixar de incluir qualquer que seja o processo por mais banal que possa ser considerado. No deixar de incluir qualquer tarefa de qualquer processo por mais banal que possa ser considerada. No deixar de incluir qualquer informao sobre qualquer tarefa de qualquer processo por mais banal que possa ser considerada. Ouvir, sempre, mais de uma pessoa sobre qualquer processo. Nunca esquecer de que o objetivo do levantamento criar soluo de execuo de qualquer tarefa de forma melhor que a atual.

Elaborar uma pasta para cada tipo de processo incluindo os seus respectivos formulrios de especificaes, fluxogramas e modelos, documentos recebidos ou gerados em cada etapa. Os documentos que no fazem parte de processos formais ou para os quais no ser programada sua automao devero ser relacionados em uma pasta de Tramitao No Programada. A ferramenta de apoio sugerida para auxiliar o Levantamento dos processos a Tcnica de Moderao por Cartelas (ver Anexo de Tcnica de Moderao por Cartelas). Detalhament Cada documento inventariado dever ter todas as o dos informaes levantadas registradas no formulrio documentos Especificao de Documentos que registra todos os

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componentes de cada tarefa dos processos

dados sobre cada tipo de documento, sua identificao, conceito, origem, destinao, etc. Deve ser anexado um exemplar de cada modelo. Se for um formulrio o exemplar dever estar em branco, sem manchas, defeitos ou rasuras, caso seja necessrio, anexar outro exemplar preenchido, os demais documentos, como: cartas, memorandos, relatrios, etc., devero ser anexados um modelo completo que por questo de segurana dever conter uma chancela de MODELO. Esta tarefa consiste em identificar e cadastrar todo e qualquer documento usado nas tarefas do dia-a-dia de trabalho. Nesta tarefa comum encontramos opinies divergentes sobre a utilidade e/ou forma de utilizao de documentos. o momento mais adequado para ser provocada uma discusso sobre a criao de uma nova forma para os mesmos, So os seguintes os objetivos desta tarefa:

Com base no organograma, listar todos os

Identificar e tipificar cada documento.

documentos, recebidos e gerados em cada departamento, setor, etc.

Delimitar o contexto dos documentos: a

origem, a forma de tratamento atual e o destino.

Enquadramento de temporalidade quanto

preservao e quanto ao conceito de on-line, near-line e off-line.

Descrever o conceito:
O que ; A sua funo; Os tipos que pode assumir; Se h, ou poderia haver, controle de verso; O nvel de sigilo; E as caractersticas fsicas como: Tipo do papel, Formato, Tamanho, Cor do papel, Cor do texto/figuras, Meio de armazenamento etc.

Descrever os atributos de identificao e recuperao por consultas e sistemtica de indexao. Essa tarefa de vital importncia para definio dos metadados dos documentos, portanto,

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deve ser dada especial ateno na buscar das informaes que no foram fornecidas pelos usurios desconhecerem as possibilidades provenientes do uso de um software de ECM/BPM. Levantar a quantidade atual existente de cada documento, a data (ou ano) de incio de emisso do documento, bem como a taxa de crescimento (quantidade * perodo / quantidade atual) do acervo dos documentos, cpias ou rplicas do arquivo em locais diferentes, espao fsico em m2 utilizado para arquivo. Levantar o estado de cada tipo de documento (Quantidade de Documentos X Estado de Conservao) e tipo de tratamento para conservao. Descrever os rgos emitentes, nmero de cpias emitidas, destino das vias, forma de autenticao, formato estabelecido por legislao especfica, tempo de vida til em arquivo. Levantar os Usurios internos e externos que realizam consultas X Quantidade de Consultas por um determinado perodo X Tempo atual de atendimento ao usurio (ano, ms, dia, semana, quinzena). Descrever as principais dificuldades com relao aos seguintes aspectos: Emisso do documento; Controle de verso; Distribuio de cpias; Tratamento para arquivamento; Arquivamento; Manipulao; Conservao; Segurana fsica; Segurana de acesso; Localizao/recuperao por consultas; Reproduo de cpias; Envio para usurios solicitantes; Controle de temporalidade); descarte (vida til,

Duplicidade de arquivamento. e

Descrever os principais objetivos econmicos funcionais quantificveis a serem obtidos.

So os seguintes os Fatores Crticos de Sucesso para o Detalhamento dos Documentos, visando a elaborao do projeto: Delimitar os objetos crticos (arquivos e/ou documentos) relacionados com o negcio ou

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rea administrativa prioritria.

Quantificar
quantificado.

tudo,

que

puder

ser

Estimar quantidades com o mximo de preciso possvel. Estimar no significa chutar. Significa projetar um nmero em cima de uma amostra.

Cuidado com os nmeros. Depois de um determinado patamar (elevado), eles se tornam crticos. Formulrio de especificao de documentos. Smulas das reunies para entrevistas setoriais e workshops Aps cada reunio dever ser elaborada uma smula, baseada na respectiva pauta, descrevendo todas as atividades realizadas, os participantes presentes e faltantes, os assuntos tratados, os problemas relatados, as solues sugeridas, o prazo de durao e a relao de todo material coletado. Esta smula dever se assinada por todos os participantes ou por um preposto que tenha autoridade para comprovao de sua realizao. Deve ser feito de forma grfica, utilizando-se uma ferramenta de fluxograma BPMN, para represent-lo. O fluxograma uma ferramenta de baixo custo e de alto impacto, utilizada para analisar fluxos de trabalho e identificar oportunidades de melhoria. O fluxograma permite uma ampla visualizao do processo e facilita a participao das pessoas. A ferramenta fluxograma serve ainda, para documentar um rgo ou seo especfica envolvida em cada etapa do processo, permitindo identificar as interfaces do mesmo. O fluxo do processo desenhado deve retratar com clareza as relaes entre as reas funcionais da organizao. O maior potencial de melhoria, muitas vezes encontrado nas interfaces das reas funcionais. Enfatiza-se a documentao dos processos, seguindo a premissa de que, para realizar alguma melhoria no processo, preciso primeiro conhec-lo e entend-lo e que a qualidade de um produto ou servio reflexo da qualidade e gerenciamento do processo utilizado em seu desenvolvimento. Deve-se constantemente realizar um questionamento em relao ao modo de se realizarem as aes, visando simplificar ou eliminar aquelas que no contribuem para o resultado do processo, isto , no agregam valor. Objetivo principal Assegurar a fluidez da movimentao e manter os limites de deciso dentro de princpios que no permitam ineficincia e ineficcia de todo o processo. Objetivos secundrios: identificar a utilidade de cada etapa do

Elaborao do fluxogram a dos processos

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processo;

verificar as vantagens em alterar a

sequencia das operaes; procurar adequar as operaes (passos) s pessoas que as executam; e identificar a necessidade de treinamento para o trabalho especfico de processo.

Padronizao da documentao dos fluxogramas: Cabealho: Identificao clara ao que se refere: nome do projeto e nmero de identificao (se houver), nome do (sub) sistema, nome do processo, data, quem elaborou e outras informaes de identificao que sejam necessrias. Corpo: Fluxograma propriamente dito. Observar: Proximidade dos setores e atividades para evitar longas linhas ou cruzamentos. Quando o espao no permite mais desenhos, usar conectores Rodap: Vistos dos responsveis envolvidos Observaes pertinentes Para desenho dos fluxogramas em BPMN sugerimos a utilizao do software BizAgi Process Modeler (www.bizagi.com) que gratuito e possui extensa gama de funcionalidades que permitem criar fluxos completos e precisos. Os fluxogramas devero ser desenhados, com o mximo de detalhes e demonstrados todos os documentos recebidos e/ou criados em cada passo, no menor tempo possvel aps a realizao da reunio. Apresenta o dos fluxos dos processos Os fluxogramas devem ser apresentados aos participantes da respectiva reunio setorial e submetidos anlise e crtica de seus participantes que devero atestar a sua fidedignidade preferencialmente assinando no corpo do original. Imagina-se que no havero erros pelo fato do fluxo dos processos terem sido exaustivamente discutidos na reunio. Os workshops previstos em cronograma sero realizados aps a finalizao do levantamento de cada grupo de subprocessos, como por exemplo: todos os participantes do processo de anlise e julgamento de prestao de contas. Devero ter suas pautas previamente divulgadas contendo a relao dos subprocessos e processos a serem discutidos, os setores envolvidos, o nome dos participantes, o local, data e hora de realizao e o tempo de durao previsto. Dever ser confeccionada uma apresentao dos

Workshops

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trabalhos realizados com a projeo dos desenhos dos fluxos para que sejam discutidos entre os integrantes dos setores envolvidos. Nestas reunies devero ser confrontadas as informaes prestadas pelos integrantes dos diferentes setores de forma serem expostas as razes da existncia dos problemas encontrados. imprescindvel a participao de um mediador para aplacar os nimos dos apontados, pelos queixosos, como causadores dos problemas. comum acontecer dos nimos se exaltarem demasiadamente. Embora possa criar situaes constrangedoras essas reunies so a melhor fonte de identificao de problemas causados por manias e vcios de trabalho, alm de passos dos processos existentes por mera burocracia ou que no tenham sido completamente informados nas reunies setoriais. Nessas reunies devero ser registradas em painel todos os problemas que no tenham sido identificados nas reunies setoriais para que cada participante seja envolvido a opinar e as decises devem ser resultado de votao devidamente registrada e documentada. Em muitos casos as informaes coletadas nessas reunies provocam modificaes em fluxos previamente aprovados. Reunio de finalizao do levantame nto de dados A reunio de finalizao do levantamento dever ser realizada com a participao, preferencialmente, das mesmas pessoas da reunio de abertura do projeto, mais a equipe do projeto com todos os facilitadores e pelo menos um dos participantes de cada reunio setorial. Tem o objetivo de consistir se todos os setores e respectivos processos de negcios foram levantados para oficializao do encerramento do levantamento para confeco do respectivo Dossi e Relatrio de Diagnstico. Preparao do dossi de levantame nto de dados O dossi o relatrio mais importante de todo o processo de implantao de um projeto de ECM/BPM, com base na sua aprovao que teremos a garantia de que nenhum documento ou processo deixou de ser identificado e analisado. o relato de todas as atividades realizadas, processos analisados, documentos inventariados, problemas encontrados, etc. Devero estar anexados: o registro de todas as sugestes recebidas; boletins emitidos; formulrios preenchidos; fluxos desenhados; modelos de documentos inventariados; pautas e smulas das reunies setoriais e dos workshops realizados. O dossi dever ter sua aprovao formalizada por assinatura de componentes do mais alto nvel decisrio dentro da hierarquia da organizao. O dossi de levantamento, obrigatoriamente, dever ter

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apresentao impecvel, ter sido revisado por corretor ortogrfico e dever ser disponibilizado em mdia tica. Um relatrio impresso somente dever ser fornecido se houver solicitao explcita do cliente, lembrem-se de que um dos maiores objetivos do trabalho de um consultor nessa rea a reduo ou extino do uso da mdia papel. Preparao do relatrio de diagnstic o da situao O diagnstico da situao tem que demonstrar todos os problemas encontrados: as dificuldades de acesso, a inexistncia de informaes, os prazos, os entraves, os gargalos, os atrasos, as ineficincias, as impercias, as omisses, a burocracia, as duplicidades, os excessos, as distncias, as imprecises, a conservao, as precariedades, a falta de qualidade, a improdutividade, os custos, etc., sem receio de melindres seja de quem for. Como j foi mencionado no item Dicas & Truques: A descrio de dificuldades deve ser elaborada em frases curtas; de preferncia num nico perodo.. E ainda Ningum gosta de ler sobre os problemas e dificuldades. Todos gostam e esperam ler e ver a soluo das dificuldades.. Pelo descrito no pargrafo anterior deve-se concluir que, o principal do Diagnstico da Situao a proposta para soluo dos problemas, estas devem ser descritas de forma clara, mas resumida. Na verdade ser descrita a idia, o detalhamento da mesma ser objeto do projeto de BPM/AP que apresentar a soluo dos problemas. de vital importncia que a descrio das idias de soluo venha acompanhada da comparao entre o antes e o depois demonstrando os benefcios advindos. O objetivo desta tarefa elaborar o relatrio de diagnstico da situao especificando todos os problemas e dificuldades encontradas, suas causas e conseqncias, de forma a demonstrar o pleno conhecimento da situao e da forma de prover soluo. Este relatrio deve ser elaborado em verso preliminar para que possa ser analisado e criticado por todos os participantes dos levantamentos, alm de gerentes, diretores, etc., e principalmente pelo PATROCINADOR DO PROJETO. O relatrio de diagnstico, obrigatoriamente, dever ter apresentao impecvel, ter sido revisado por corretor ortogrfico e dever ser disponibilizado em mdia tica. Um relatrio impresso somente dever ser fornecido se houver solicitao explcita do cliente, lembrem-se de que um dos maiores objetivos do trabalho de um consultor nessa rea a reduo ou extino do uso da mdia papel. Discusso para aprovao Esta anlise e crtica podem e devem ser realizadas em reunio do tipo Workshop de forma que todos possam opinar. de se esperar que as possveis crticas sejam

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do dossi de levantame nto e diagnstic o

em quantidade muito reduzidas uma vs que os participantes da reunio tambm participaram dos trabalhos de levantamento e j deram o seu preliminar de acordo. Da mesma forma que o dossi de Levantamento de dados, dever ter sua aprovao formalizada por assinatura de componentes do mais alto nvel decisrio dentro da hierarquia da organizao.

Os formulrios a serem utilizados para registro das informaes coletadas so os seguintes: Pauta de reunio (anexo 2) Smula de reunio (anexo 3) Boletim tcnico (anexo 4) Relao de processos (anexo 5) Especificao de processo Geral (anexo 6) Especificao de processo passos (anexo 7) Especificao de processo Lista de documentos (anexo 8) Especificao de processo Fluxograma (anexo 9) Especificao de documentos (anexo 10) Especificao de arquivo (anexo 11)

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