UNIVERSITATEA VASILE ALECSANDRI BACU Facultatea de tiine Economice Specializarea: Contabilitate, Audit i Informatic de Gestiune

Proiect la disciplina
Comportament organizaional
Comunicarea organizaional-aspecte pozitive i negative la SC BIOFARM SA

Profesor coordonator: Conf. univ. dr. Roxana Mironescu Masteranzi: Antal tefan Drago-gr. 641 Tama Maria Mihaela-gr. 643

Cuprins
Cuprins.................................................................................................................................2 CAPITOLUL I....................................................................................................................3 ASPECTE TEORETICE PRIVIND COMUNICAREA ORGANIZAIONAL..............3 CAPITOLUL II..................................................................................................................6 ABORDRI TEORETICE CU PRIVIRE LA ASPECTELE POZITIVE I NEGATIVE ALE COMUNICRII ORGANIZAIONALE..................................................................6 CAPITOLUL III...............................................................................................................11 STUDIU DE CAZ EFECTUAT ASUPRA COMUNICRII ORGANIZAIONALE ASPECTE POZITIVE I NEGATIVE LA SC BIOFARM SA........................................11 BIBLIOGRAFIE................................................................................................................16

2|Page

CAPITOLUL I
ASPECTE TEORETICE PRIVIND COMUNICAREA ORGANIZAIONAL
Comunicarea reprezint un schimb de informaii, fiind o necesitate de baz a vieii. Totodat, este forma concret prin care se nfptuiete coordonarea unui grup uman ntr-o organizaie. Comunicarea se definete ca un transfer de informaii de la un emitent (expeditor) la un receptor (primitor), n condiiile nelegerii corecte de ctre receptor a coninutului mesajului. Ea ofer posibiliti nelimitate n viaa social, implicit n cea organizaional, jucnd un rol imens n existena uman. Ideea comunicrii ca element i mijloc esenial al vieii individuale i sociale este larg acceptat att de sociologi, antropologi, ct i de psihologi. Comunicarea este considerat ca reprezentnd chiar un factor sociogenetic, fr comunicare societatea uman neputnd exista. Ea este ns cu att mai important pentru organizaii, alturi de alte funcii (de organizare, conducere, decizie etc.). Termenul de comunicare organizaional definete totalitatea instrumentelor i msurilor de comunicare ntr-o organizaie, care sunt folosite pentru a crea o imagine despre organizaia respectiv i performanele ei la publicul int. Exist dou ramuri ale acestei comunicri avnd n vedere publicul cruia i se adreseaz: 1. Comunicarea intern - are n principal rolul de a prezenta rezultatele tehnice, economice organizatorice; de a transmite informaii, cunotine i decizii; de a explica o nou orientare, o nou metod, o nou tehnologie etc. Prin comunicare intern, se realizeaz informarea (se furnizeaz baza deciziilor), motivarea (se stimuleaz cooperarea i implicarea n atingerea obiectivelor), controlul (se clarific ndatoririle, se stabilesc autoritatea i 3|Page

responsabilitile). Funcia ei emoional (exprimarea tririlor, sentimentelor etc.) este de asemenea important; astfel se pot dezamorsa unele tensiuni sau se pot consolida anumite poziii n cadrul organizaiei. n mediile organizaionale ntlnim dou tipuri ale comunicrii interne i anume comunicarea formal i comunicarea informal. Comunicarea intern formal este cea n care informaia circul nuntrul lanului de comand sau al responsabilitilor pe linie de sarcin, definite de organizaie. n cadrul ei aproape totul (mesaje, canale, reele de comunicare etc.) este prestabilit i reglementat prin norme bine precizate. Pe parcursul desfurrii ei sunt activate statutele i rolurile formale ale membrilor organizaiei, implicit sistemul de drepturi i ndatoriri ale acestora exprimate n comportamente dezirabile i ateptate. Comunicarea intern informal exist n afara comunicrii formale, transgresnd organizarea ierarhic a autoritii. n comunicarea informal pe primul plan trec nevoile psihologice ale oamenilor, frecvena contactelor dintre ei, similaritatea de vrst, sex, timp petrecut mpreun n organizaie sau n afara ei. n comunicarea informal, informaia circul n toate sensurile i n toate direciile (ascendent, descendent, orizontal, diagonal, ncruciat etc.) ,,srind peste ,,nodurile ierarhice. Prin comunicarea informal se scurg informaii care nu sunt legate neaprat de sarcinile sau de munca membrilor organizaiei, ci, mai ales cele cu privire la o serie de evenimente ce au sau se presupune c vor avea loc n organizaie. 2. Comunicarea extern cuprinde relaiile firmei cu piaa, cu furnizorii, clieni, foruri ierarhice. Organizaia acioneaz ntr-un mediu economic, social i politic, stabilete relaii i comunic permanent cu partenerii si exteriori. Formele de comunicare cu aceti parteneri externi sunt variate: comunicarea financiar, comunicarea de marketing, comunicarea cu concurenii, relaiile publice, vnzarea sau negocierea. Partenerii externi ai organizaiei pot fi grupai astfel: parteneri economici furnizori, cumprtori i concureni. Cu furnizorii poi negocia urmrind ncheierea unor acorduri pe termen scurt sau lung etc. Cu 4|Page

clienii, aciuni de cercetare a pieei, reclam i publicitate, aciuni de relaii publice, vnzare, negociere, comunicare cu ocazia derulrii contractelor cu concurenii. parteneri financiari sunt cei de la care organizaia i procur fonduri sau alte servicii financiare, acionarii, bncile, bursa, societi de asigurri, alte instuituii financiare. parteneri sociali sunt reprezentai de comunitatea local, opinia public, asociaiile i sindicatele. parteneri politici sunt autoritile publice locale sau puterea public central. Comunicarea privind viaa organizaiei ndeplinete dou funcii majore: funcia de unificare a activitilor organizaiei comunicarea este modalitatea prin care oamenii sunt unii ntr-o organizaie pentru a atinge un el comun; scopul comunicrii ntr-o organizaie este acela de a conduce la schimbri, de a influena aciunile ce asigur prosperitatea organizaiei; funcia de integrare managerial comunicarea este vital pentru funcionarea intern a organizaiei, pentru c integreaz funciile manageriale; comunicarea leag, de asemenea organizaia de mediul exterior.

5|Page

CAPITOLUL II
ABORDRI TEORETICE CU PRIVIRE LA ASPECTELE POZITIVE I NEGATIVE ALE COMUNICRII ORGANIZAIONALE

Astzi, comunicarea a devenit din ce n ce mai important i mai nuanat. ns pe lng aspectele pozitive pe care le prezint comunicarea organizaional, pot aprea i aspecte negative ale acesteia. 1. Aspecte pozitive ale comunicrii organizaionale Pentru a fi caracterizat drept organizat i eficient (pozitiv), comunicarea dintr-o organizaie trebuie s prezinte urmtoarele caracteristici: etc. s fie instrumental s se sprijine pe o varietate de suporturi n funcie de obiectiv; s fie adaptat se foloseasc sistemele de informare specifice fiecrui sector de activitate i s concorde cu cultura organizaional promovat; s fie flexibil pentru a integra comunicarea informal i pentru a crea structura care o favorizeaz. n cadrul oricrei organizaii, comunicarea ajut n atingerea obiectivelor stabilite, este o condiie a funcionrii sale eficiente i stabilete cele mai elementare de relaii interumane. a funciilor De asemenea, de 6|Page comunicarea constituie premisa exercitrii activitii management, procesului s fie orientat spre finalitate (scop); s fie multidirecional s se realizele de sus n jos, pe orizontal, vertical

management. Numai o comunicare eficient face posibil planificarea i programarea, coordonarea i controlul, motivarea, consultarea i participarea activ a membrilor organizaiei la nfptuirea scopurilor propuse. Fiecare moment din activitatea organizaiei se bazeaz pe o comunicare eficient, ca modalitate de focalizare i corelare a eforturilor. Aspecte pozitive ale comunicrii organizaionale, se obin, de asemenea, dac aceasta: are o formulare concis i precis a mesajului pentru a fi neles uor i transmite rapid i nedeformat mesajul; asigur fluena i reversibilitatea comunicrii; utilizeaz un limbaj comun emitorului i receptorului; asigur flexibilitatea i adaptabilitatea sistemului de comunicare pentru a integral;

putea fi utilizat n orice situaie. Alte aspecte pozitive ale comunicrii organizaionale in de: a) control - comunicarea organizaional clarific ndatoririle, stabilete autoritatea i responsabilitile; b) informare - furnizeaz baza deciziilor; c) coordonare - face posibil aciunea comun eficient; d) motivare - stimuleaz cooperarea i implicarea n atingerea obiectivelor; e) emotivitate permite exprimarea liber a tririlor, sentimentelor, experienelor etc. Asociaia American de Management a stabilit regulile ce trebuie respectate pentru o comunicarea organizaional eficient i pozitiv: emitentul s-i clarifice ideile nainte de a le comunica; pentru planificarea comunicrii este necesar consultarea celor din jur; iniiatorii comunicrii s examineze adevratul scop al comunicrii i s nu se piard n detalii.

7|Page

 emitorul s ia n considerare ansamblul elementelor fizice i psihice ale contextului; expeditorul s fie atent la nuane i la nelesul de baz al mesajului; emitentul s-i dezvolte capacitatea de empatie (s priveasc din punctul de vedere al celorlali); emitentul s urmreasc primirea feedbackului; emitentul i receptorul s comunice n perspectiv cel puin la fel de bine; cei ce comunic trebuie s fie siguri pe suportul comunicrii; emitentul i receptorul trebuie s ncerce nu numai s neleag, dar s se i fac nelei. 2. Aspecte negative ale comunicrii organizaionale Comunicarea trebuie s fie gestionat n conformitate cu un plan strategic de ansamblu al activitii specifice organizaiei. Dac acest plan nu exist, comunicarea se desfoar aleatoriu, aceasta fiind un aspect negativ al comunicrii organizaionale.. Sistemele de informare la rndul lor sufer de anumite patologii, cauzate de o proiectare defectuoas. Ele pot fi grupate n trei categorii, fiind de fapt problemele legale de: volumul informaiei, calitatea informaiei, propagarea informaiei. n viaa profesional, angajaii se confrunt fie cu lipsa punctualitii informaiei (informaia nu le este comunicat la timp), fie cu exces de informaii sau cu insuficiena (deficitul) i chiar absena comunicrii, cu distorsiunea informaiei (reproducerea incorect a unei informaii, prin exagerarea aspectelor favorabile sau defavorabile, filtrarea unor aspecte, blocarea sau omiterea complet a unor date), precum i cu fel i fel de obstacole care genereaz de asemenea aspecte negative ale comunicrii organizaionale. Cele mai frecvente obstacole sunt de natur: personal fiecare individ are o personalitate unic, generat de motenirea genetic, de mediu i de experien, care i confer o manier proprie de comunicare; fizic legate de caracteristicile individului, de starea lui fizic, dar i mediul n care are loc comunicarea; 8|Page

 social referitoare la obiceiuri, tradiii, model social (rural, urban), religie, statut social (mesajul unui manager de rang nalt este considerat real, corect, chiar dac uneori este incomplet, fals); cultural vizeaz nivelul de pregtire, limbajul i vocabularul; semantic apariia unor nenelegeri generate de folosirea unor cuvinte n moduri diferite sau a unor cuvinte diferite n acelai mod, a neologismelor, a jargonului i a expresiilor strict tehnice; cognitiv apariia conflictelor interne datorate unor informaii incompatibile cu sistemul de valori al individului i cu deciziile anterioare; psihologic legate de particulariti ale comportamentului uman: emotivitate, timiditate, agresivitate i afectivitate. Percepia proprie a fiecrui individ este considerat cea mai important barier n interpretarea mesajului primit, pentru c oamenii folosesc propriile repere i concepte n judecarea altora; ambiental contextul n care are loc comunicarea; managerial obstacolele sunt generate att de manageri, ct i de subordonai. ,,Problemele de comunicare ntre efi i subordonai sunt provocate de: capacitatea insuficient de transmitere a informaiilor i de ascultare a managerilor, rezerva subordonailor de exprimare a prerilor, neobinuina n comunicare, neconcordana dintre cerinele comunicrii i posibilitile subordonailor, frecvena modificrilor n sistemul de comunicare; organizatoric provoac deficiene n circuitul ierarhic. Comunicarea informal, filtrarea (tendina de a dilua sau de a opri la un moment dat un mesaj aflat n curs de transmitere) i lipsa timpului conduc la apariia canalelor de comunicare n afara celor rezultate din ordinea ierarhic. Toate aceste obstacole provoac perturbaii (aspecte negative) n cadrul procesului de comunicare, din momentul emiterii mesajului i pn la receptarea acestuia. Att perturbaiile externe, care in de mediul de comunicare, distan, timp, structura reelelor de comunicare etc., ct i perturbaiile interne legate de natura uman, percepia mesajelor, tendina de evaluare a mesajelor, limitele individuale etc. trebuie identificate, analizate i diminuate prin msurile adoptate n organizaie, ceea ce va contribui la mbuntirea comunicrii organizaionale. 9|Page

Perfecionarea comunicrii presupune i utilizarea unor metode i tehnici de perfecionare a comunicrii. S-au impus ca deosebit de utile: ascultarea activ tehnic de sporire a acurateei recepionrii unei informaii printr-o atenie complet acordat interlocutorului i edina reunirea pe termen scurt a unui grup de persoane n vederea rezolvrii unor sarcini cu caracter informaional i decizional. Practica social a sintetizat principiile de baz ale comunicrii eficiente, pe care G. Johns le prezint ca imperative n expresii sugestive, astfel: gsii-v timp! fii nelegtor cu cellalt! nu amestecai persoana cu problema! spunei ce simii (asigurai-v c vorbele, gndurile, sentimentele i aciunile dumneavoastr dovedesc congruen)! ascultai activ! oferii feedback specific i la timp!

10 | P a g e

CAPITOLUL III
STUDIU DE CAZ EFECTUAT ASUPRA COMUNICRII ORGANIZAIONALE ASPECTE POZITIVE I NEGATIVE LA SC BIOFARM SA

Scurt prezentare a SC Biofarm SA Biofarm este unul dintre primii productori romni de medicamente i suplimente alimentare. De peste 80 de ani Biofarm este alturi de specialitii din Romnia n cursa pentru descoperirea celor mai bune soluii pentru meninerea sntii oamenilor. Compania, fondat n 1921, s-a concentrat pe dezvoltarea, producerea i comercializarea att a unor branduri puternice, ct i a unor produse generice. n prezent, Biofarm este unul dintre primii 10 productori romni existeni pe piaa farmaceutic din Romnia, o pia dinamic i foarte competitiv. Compania este certificat n conformitate cu cerinele standardului EN ISO 9001:2000 i ale Ghidului privind buna practic de fabricaie (GMP) pentru toate liniile de producie. De asemenea, aciunile sale sunt listate la Bursa de Valori Bucureti - Categoria I. Cu laboratoare de cercetare de cel mai nalt nivel, linii de producie moderne i o puternic echip de reprezentani medicali i de vnzri, Biofarm se regasete de mai muli ani n topul primilor 3 productori romni de soluii i suspensii pentru administrare oral, este cel mai important productor romn de capsule gelatino ase moi i unul dintre cei mai mari fabricani de comprimate i drajeuri din Romnia. Biofarm are un portofoliu competitiv de peste 160 de produse (40% medicamente, 50% suplimente nutritive i 10% diverse) care acoper 50 de arii terapeutice i investete n

11 | P a g e

mod continuu n campanii media, comerciale i de marketing pentru promovarea propriilor produse. Strategia de dezvoltare a companiei Biofarm include, de asemenea, mbuntirea prezenei companiei pe piaa de retail, continuarea dezvoltrii forei de vnzri pentru mbuntirea reprezentrii n pia i creterea numrului de produse. Investiiile n cercetare, lansarea i promovarea propriilor produse vor continua pentru a ajuta la mbuntirea poziiei companiei n pia. Misiune S mbunteasc sntatea oamenilor oferind produse de calitate deosebit la preuri accesibile. Viziune S devin o companie respectat i dinamic, recunoscut pe plan naional i regional drept unul dintre cei mai puternici i de ncredere productori de produse farmaceutice din Romnia. Valori n tot ceea ce fac se ghideaz dup un set de valori bazat pe: Produse de nalt calitate Performan Orientare ctre client Respect pentru oameni Echip de specialiti tnr i dinamic Un aspect important, cu care se confrunt SC Biofarm SA ce afecteaz direct i imediat, dar i indirect - pe termen nedeterminat, viaa ntregului personal al societii, este aspectul comunicrii organizaionale. n cadrul SC Biofarm SA se realizeaz o comunicare destul de eficient; ea este n totalitate eficient atunci cnd oamenii potrivii primesc la timp informaia potrivit. Trei aspecte negative ale comunicrii organizaionale, din cadrul societii analizate sunt: 12 | P a g e

lipsa punctualitii informaiei: unii angajai sunt informai cu ntrziere, privind apariia unor noi activiti pe care trebuie s le desfoare; distorsiunea informaiei: reproducerea incorect a unei informaii obiectiv corecte, prin exagerarea aspectelor favorabile sau defavorabile, filtrarea unor aspecte, blocarea sau omiterea complet a unor date. n comunicarea ascendent, subordonatul blocheaz uneori informaia negativ important pentru scop i exagereaz informaiile pozitive despre sine, ceea ce duce la pierderea abilitii superiorului de a discerne informaia relevant de cea irelevant i la adoptarea unor decizii greite. Superiorul are tendina de a filtra sau bloca informaia negativ i de a exagera pe cea pozitiv. Comunicarea descendent este afectat mai mult de control dect de distorsiune, n sensul c sunt omise informaiile nerelevante pentru subordonai. deficitul de informaie - afecteaz n sens negativ performana, mai ales cnd este legat direct de procesul muncii (persoana nu primete suficient informaie util). Deficitul de informaie, n cadrul SC Biofarm SA este datorat apariiei zvonurilor: ele iau natere prin emiterea i rspndirea unor opinii de ctre unul sau mai muli salariai, zvonuri care par a fi informaii dar care pn la urm sunt doar nite zvonuri. Comunicarea organizaional este liantul celor care lucreaz n cadrul SC

Biofarm SA; ea ofer posibilitatea cunoaterii reciproce, cunoaterii opiniilor fiecruia, a activitii colegilor de munc precum i a celorlalte grupuri, cunoaterii conducerii, toate acestea cu scopul nfptuirii obiectivelor firmei, asigurnd funcionarea normal a societii, indiferent de mrimea i natura ei. Complexitatea comunicrii organizaionale, scopurile, obiectivele i implicaiile sale au impus o serie de particulariti comunicrii manageriale, care trebuie s respecte o serie de norme impuse de cultura managerial i de politica organizaiei. Periodic, managerii societii, prin intermediul comunicrii interne, transmit angajailor cele mai recente realizri, viziunea asupra perioadei urmtoare, astfel nct s le arate acestora c sunt valoroi, s i motiveze n continuare i s le arate astfel c lucrurile sunt sub control, c afacerea se dezvolt spre beneficiul tuturor.

13 | P a g e

Activitatea managerial din cadrul acestei societi, este un proces complex i continuu de comunicare. O cerin special fa de manager este aceea de a fi un bun comunicator, cci problema real a comunicrii organizaionale nu este aceea a implicrii sau nu a managerului, ci dac el comunic bine sau nu. De el depinde n mare msur succesul comunicrii organizaionale, de modul n care acesta transmite informaiile i de felul n care i ascult pe cei din jurul su; pentru c deosebit de important pentru orice proces de comunicare este ascultarea. Comunicarea managerial din cadrul acestei societi, este un proces fundamental de interaciune reciproc bazat pe feedback, n care managerii de la orice nivel transmit idei, sentimente, decizii, subordonailor cu posibilitatea verificrii manierei de receptare a mesajului de ctre acetia. Ea influeneaz i modific percepii, atitudini, comportamente, sentimente, opinii ale indivizilor i ale grupurilor i de aceea constituie o cale prin care oamenii i coreleaz n mod sinergic eforturile. Comunicarea component managerial a este o esenial comunicrii

organizaionale, n general datorit impactului imediat, direct i indirect pe care l are asupra evoluiei colectivitii SC Biofarm SA. Ea se afl n centrul a tot ceea ce ntreprinde organizaia, este prezent n toate activitile acesteia i i pune amprenta asupra rezultatelor obinute, determinnd att succesul, ct i insuccesul. Este un important instrument de implementare a schimbrilor, a strategiilor, avnd implicaii majore asupra calitii i eficienei managementului. Angajaii organizaiei Bioarm sunt ct de ct mulumii de managerii lor, n mod special pentru faptul c le sunt recunoscute competenele i sunt ascultai de ctre acetia. O bun comunicare organizaioanal are un efect pozitiv asupra climatului intern i, implicit, asupra imaginii organizaiei. Comunicarea organizaional intern contribuie n mod cert la construirea imaginii organizaiei, alturi de comunicarea extern (relaiile organizaiei cu piaa i cu partenerii).

14 | P a g e

Comunicarea organizaional este, astfel, o necesitate la locul de munc, n cadrul SC Biofarm SA, precum i n cadrul oricrei alte societi, mbogind coninutul propriei personaliti, integrnd informaiile primite i transmind noi informaii. Ea este mijlocul prin care se confer unitate ntregii activiti de comer desfurat de ntreprindere. Comunicarea organizaional ajut ntregul personal din organizaia Biofarm s se descopere, s converseze, s se contrazic i s cad de acord, s ia decizii bune mpreun etc. Imaginea SC Biofarm SA depinde de imaginea difuzat, comunicat de oamenii ce o alctuiesc. Experiena a artat c cele mai bine vzute organizaii sunt cele n care personalul este motivat, informat, poate s rspund la critici i s explice dificultile, s difuzeze succesul i s-i vnd meritele, deci, cele n care exist o bun comunicare organizaional. Comunicarea organizaional apare, n cadrul SC Biofarm SA, la toate nivelurile conducerii, se realizeaz pe toate treptele ierarhice i ntre acestea, att pe orizontal, ct i pe vertical. Angajaii sunt capitalul societii. Ei sunt cei care gestioneaz toate celelalte capitaluri, de aceea ei sunt foarte importani. SC Biofarm SA este contient de importana unui personal bine instruit i motivat care s participe la realizarea cu succes a obiectivelor firmei. Pentru aceasta s-a preocupat de instruirea prin cursuri, pe teme de tehnologie, calitate, protecia mediului, protecia muncii. Conducerea SC Biofarm SA contribuie astfel, prin instruirea personalului, i la mbuntirea comunicrii interne, ntre conducere i angajai. De asemenea colaboreaz cu o firm de consultan pentru evaluarea posturilor. Sper ca aceste evalurii s i ajute s aprecieze valoarea i s stimuleze pe cei care produc valoarea. Toate acestea denot o comunicare organizaional bun n cadrul SC Biofarm SA. Astfel, comunicarea organiozaional menine colectivul societii ntr-o echip unit, informeaz i implic angajaii, consolidnd n acelai timp cultura organizaional.

15 | P a g e

BIBLIOGRAFIE

1. Zlate M., Tratat de psihologie organizaional managerial (vol.1), Editura Polirom, Bucureti, 2004; 2. Vlasceanu M., Organizaiile i comportamentul organizaional, Editura Polirom, Iai, 2003; 3. Stanciu ., Ionescu M., Comportamentul organizaional i cultura, Editura Comunicare.ro, Bucureti 2005; 4. Cndea D., Cndea R., Comunicarea managerial, Editura Expert, Bucureti 1996; 5. Neculau A., Manual de psihologie sociala, Editura Polirom, Iasi, 2004.

16 | P a g e