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Manual de usuario Microsoft Dynamics GP v2010 Procesamiento de rdenes de Compra

Octubre 2011 Masterware S.A. Rommy Mrquez

MANUAL DE USUARIO MICROSOFT DYNAMIC GP 2010 PROCESAMIENTO DE ORDENES DE COMPRAS

CONTENIDO
CONTENIDO..............................................................................................................2 PROCESAMIENTO DE ORDENES DE COMPRA...................................................3 Proceso de requisiciones en Compras Master.....................................................3 Proceso de OC en GP..............................................................................................3 Creacin de la orden de compra............................................................................3 Recepcin de la Orden de Compra........................................................................7

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PROCESAMIENTO DE ORDENES DE COMPRA

Proceso de requisiciones en Compras Master Proceso de OC en GP Las OC se crean automticamente una vez que se han aprobado las requisiciones en Compras Master, sin embargo, los usuarios pueden crear OC directamente de GP, para la creacin de una OC los usuarios deber ingresar en la ventana de Entrada de orden de compra mediante la siguiente ruta: Transacciones Compras Entrada de Orden de compra

Figura 1 Ruta de acceso a la ventana de Entrada de orden de compra

Creacin de la orden de compra Una vez que se accedi a esta ruta se abre la ventana de Entrada de Orden de compra, en esta ventana el usuario deber completar la informacin del documento como se indica a continuacin:

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Figura 2. Ventana de Entrada de Orden de Compra

1. Tipo de OC: Seleccionar la opcin que el sistema predetermina Estndar 2. Clase de OC: El usuario deber seleccionar si se trata de una compra local o de importacin. 3. Nmero de OC: Segn la clase de la OC el sistema asigna un nmero consecutivo numrico automtico: a. IM000000XX para las importaciones b. OM000000XX para las compras locales 4. ID de comprador: Se deber especificar cul es el usuario comprador que se encargar de gestionar la OC. 5. Fecha: En este campo se indica la fecha de creacin del documento de OC, presionando el botn el usuario contar con campos adicionales para el ingreso de las fechas de: Fecha de estimada de arribo Fecha de arribo

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Figura 3 Ventana de entrada de fechas de compras

6. Id. de proveedor: Ingrese o seleccione el RUC del proveedor al que se le realizar la compra. 7. Los campos Nombre e Id. de moneda se completarn automticamente una vez que se registra el cdigo del proveedor. De acuerdo con las consideraciones del proceso de compras de Delcorp, la OC de los productos que no intervienen en el proceso productivo debern ser aprobadas por un usuario autorizador, en esos casos se deber cambiar el estado de la OC a Estado Aprobado. Cuando se completa el campo Id. de comprador se automticamente la ventana adicional de Datos de Carpeta de abrir

Figura 4 Datos de Carpeta OC

En esta ventana el usuario deber completar la siguiente informacin: 8. Tipo transporte: El usuario deber seleccionar entre los datos de la lista: Martimo o terrestre 9. Nave/Carro: El sistema ofrecer el listado de las naves que traen el producto de importacin, si la nave no se encuentra registrada

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deber solicitar al usuario administrador de la herramienta para que ingrese el nombre de la nave en el listado. 10. Empresa Transporte: Seleccione la empresa que realiza el transporte. 11. Pas de Origen: Seleccione el pas de origen de la carga del listado que est disponible, en caso de no estar registrado solicitar al usuario administrador la actualizacin del listado. 12. Capacidad del contenedor: Seleccionar del listado la capacidad en pies que tiene el contenedor. 13. Cantidad de contenedores: indique el nmero de contenedores que se espera recibir. 14. Cantidad total de presentacin: 15. Unidad: Seleccionar de la lista desplegable la unidad de presentacin del producto importado (Saco, Big Bag, Tm) 16. Peso Presentacin: Ingresar el peso en kilogramos de la unidad de presentacin. 17. Fecha de embarque/BL: Registre la fecha de embarque de acuerdo con el BL. 18. Fecha de nacionalizacin: Registre la fecha de nacionalizacin del embarque. Una vez completado los datos del encabezado se deber realizar el ingreso de la informacin de los artculos a comprar: 19. Artculo: Ingresar el cdigo del artculo que se va a comprar, el sistema permite realizar la bsqueda del cdigo del artculo accediendo mediante el botn al listado de artculos. 20. Unidad de Medida: se completa automticamente una vez seleccionado el cdigo del artculo, el usuario puede seleccionar una unidad de medida alternativa entre las que tiene configurado el artculo. 21. Cantidad: Especificar en este campo la cantidad a comprar del artculo. 22. Costo unitario: El sistema muestra el ltimo costo reportado en la compra de dicho artculo, pero el usuario puede modificarlo ingresando el precio pactado con el proveedor 23. Id. de sitio: En este campo el usuario deber registrar la bodega en la que se deber recibir el producto una vez que el proveedor entregue la compra. 24. Cantidad cancelada: Este campo puede ser empleado por el usuario para editar la cantidad solicitada en la OC, en caso de querer cancelar una porcin de la OC.

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25. Costo total: Es calculado automticamente por el sistema en funcin del costo unitario y la cantidad a comprar. 26. El sistema cuenta con campos adicionales para ingresar los montos de fletes o descuentos comerciales pactados en la compra con el proveedor. 27. Presionando el botn el sistema imprime el reporte de la OC. Una vez que la OC ha sido impresa el sistema libera la OC para su recepcin. El usuario deber presionar el botn Recepcin de la Orden de Compra El proceso de cierre de una OC se realiza en 2 partes, primero se debe realizar la recepcin del producto en la bodega y luego la asociacin de este ingreso con la factura del proveedor. En el caso de las importaciones, durante la recepcin de las cantidades se debe realizar la asignacin de los costos adicionales de la importacin para que el costo con el que se ingresa el producto al inventario incluya estos valores. Para realizar el ingreso de la compra el usuario deber ingresar en la ventana de Entrada de transacciones de recepcin mediante la siguiente ruta: Transacciones Compras Entrada trans. recepcin

Figura 5 Ruta de acceso a la ventana de Entrada de transacciones de recepcin.

Accediendo a esta ruta se abre la ventana de Entrada trans. recepcin.

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Figura 6 Entrada trans. recepcin

En esta ventana se deber proceder llenando la informacin como se indica a continuacin: 1. Tipo: El sistema predetermina la opcin Envo. 2. Nm. Recibo: El sistema asigna automticamente un nmero de recibo a la transaccin, el usuario deber aceptar el nmero asignado por el sistema. 3. Nm. doc. de prov.: En este campo el usuario deber registrar el nmero de gua de remisin o de factura entregada por el proveedor. 4. Fecha: El sistema asigna automticamente la fecha del momento, el usuario puede modificar esta fecha. 5. Id. de proveedor: Ingrese el RUC del proveedor que realiza la entrega. 6. Nombre: Campo asignado por el sistema una vez que se completa el Id. de proveedor. 7. Id. de moneda: Campo asignado por el sistema una vez que se completa el Id. de proveedor. El usuario deber presionar el botn , de esta manera el sistema permite identificar todas las OC que estn pendientes de recepcin del proveedor seleccionado, abriendo la ventana de Seleccin de artculos de orden de compra

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Figura 7 Ventana Seleccin de artculos de orden de compra

En esta ventana se listan todas las OC asignada a ese proveedor y se deber seleccionar marcando el check box junto al nmero de OC para realizar el recibimiento, una vez seleccionada la OC presionar el botn . Si los artculos que se estn recibiendo tienen seguimiento por nmero de lote, el sistema abre automticamente la ventana de Entrada de nmero de lote de compras.

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Figura 8 Entrada de nmero de lote de compras

En esta ventana el usuario deber registrar el nmero del lote con el que se va a identificar el artculo en el sistema y presionar el botn y para completar la informacin.

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