CONGRESO INTERNACIONAL DE INFORMACIN INFO 2002 PONENCIA Ttulo: Diagnstico y Poltica de Conservacin Preventiva: dos caras de una moneda

Autor: Dra. Hilda Rosa Len Castellanos Profesora de Conservacin de Documentos Facultad de Comunicacin, U. H. E mail: leon@fcom.uh.cu Resumen En la actualidad uno de los problemas que se presentan en las instituciones de informacin del pas es cmo garantizar la conservacin y preservacin de los fondos documentales que poseen. Parte de los documentos ya necesitan de una restauracin y esta es una actividad excesivamente lenta, que requiere de gran cantidad de recursos y de un personal altamente calificado. Aunque se ha ido tomando conciencia de la importancia de implementar polticas de Conservacin Preventiva, paradjicamente se han realizado muy pocos diagnsticos encaminados a detectar las necesidades de prevencin del deterioro en las instituciones con vistas al diseo de polticas preventivas. En el presente trabajo se aborda la relacin existente entre los diagnsticos de las necesidades de prevencin del deterioro de las colecciones y el diseo e implementacin de polticas de conservacin preventiva en las instituciones de informacin, as como los aspectos a considerar en la seleccin apropiada del instrumento para la recoleccin de los datos. Se exponen los resultados de una encuesta realizada a especialistas de la temtica en Ciudad de La Habana. Se realiza un anlisis crtico de la clasificacin tradicional de los factores de deterioro de los documentos y se propone un nuevo modelo terico metodolgico de Conservacin preventiva para la realizacin de los diagnsticos y el diseo e implementacin de las polticas preventivas. Introduccin Tradicionalmente la conservacin se reduca al tratamiento de documentos u objetos individuales considerados valiosos. Con esta actividad se corresponda el oficio de restaurador, que era la persona especializada en los tratamientos a las diferentes piezas para restituirles su integridad

fsica. No se consideraba necesaria en aquellas instituciones que no contaban con colecciones patrimoniales y mucho menos la necesidad de su conocimiento por todos los especialistas vinculados a la actividad informacional. En la actualidad, la conservacin ha pasado, de un conjunto de tcnicas aplicadas al tratamiento de los materiales de bibliotecas y archivos, a la bsqueda de un espacio como disciplina cientfica del campo de las Ciencias de la Informacin, ha ido ganando paulatinamente en proyeccin social y no son pocos los especialistas en informacin que plantean la necesidad de adquisicin de conocimientos en este campo para un mejor desempeo en su labor. La conservacin preventiva, al igual que la medicina del mismo nombre, se ocupa de todos los objetos del patrimonio, independientemente de que estn en buen estado o de que sean vctimas de un deterioro progresivo. Su finalidad es protegerlos de agresiones naturales o humanas.(Guichen,1999, p. 4). La Conservacin Preventiva, como toda accin encaminada a frenar en la medida de lo posible el deterioro de las colecciones, incluye las tradicionalmente reconocidas como preventivas, las de mantenimiento e incluso las reparadoras o restaurativas. Cuando en una organizacin de informacin se da prioridad a las labores de restauracin y se obvia la prevencin del deterioro, se invierten los recursos disponibles en devolver la integridad fsica a los documentos que conforman las colecciones. Por lo general los recursos no son suficientes para la cantidad de documentos deteriorados y la lentitud de este proceso, aun cuando se posean los recursos financieros para acometerlas, provocan que a medida que se reparan los daos, otros documentos continen deteriorndose. Por otra parte, los ya restaurados, al regresar a condiciones que no son propicias para evitar el deterioro, comienzan nuevamente el proceso de envejecimiento acelerado y pasado un tiempo requerirn de una nueva restauracin. Al respecto Snchez (1999, p. 80) plantea que la ausencia de polticas preventivas en las bibliotecas conduce a la aplicacin de medidas que considera maquillajes que ocultan los resultados de la accin destructiva de los diferentes factores de deterioro. Remediar los daos, sin actuar previamente sobre la causa que los provoca, equivale a tener que reparar el mismo objeto al cabo del tiempo.

1. Polticas y diagnsticos de conservacin preventiva En la literatura especializada se plantea que en la conservacin a largo plazo, no es posible obtener resultados satisfactorios sin el establecimiento de planes de prevencin o polticas, que contemplen el mantenimiento de las instalaciones, las condiciones ambientales y la manipulacin; pero estas no se deben aplicar en las instituciones de forma estandarizada. Se debern tomar en consideracin el tipo de institucin, la misin y los objetivos que poseen, as como los problemas reales existentes en el centro y los recursos materiales y humanos con que cuentan, para planificar las estrategias a seguir. En un archivo histrico, o para las colecciones de libros raros y valiosos, a modo de ejemplo, puede ser estratgico invertir recursos en potenciar planes de microfilmacin, digitalizacin o restauracin de los documentos, mientras que en una biblioteca pblica o escolar no es necesario, ya que los recursos se dirigirn hacia la adquisicin de documentos para la sustitucin de los ms deteriorados. En los ltimos diez aos se ha notado una toma de conciencia en cuanto a la necesidad de elaborar y poner en prctica polticas de conservacin preventiva y diagnsticos, para conocer los problemas y el estado de conservacin de las colecciones. Debe existir una total correspondencia entre los elementos que integran la poltica y las variables a medir en el modelo terico metodolgico a utilizar en el diagnstico. Las variables a su vez se formularn siempre sobre la base de las causas de deterioro. No obstante, se observa que la relacin directa que debe existir entre estos elementos no siempre se cumple. Se realizan diagnsticos que, a veces, no profundizan en aspectos medulares de la conservacin preventiva y posteriormente no se establecen las polticas, sino planes de medidas, muchas de las cuales son irrealizables por falta de recursos. Si se instituyen polticas, estas no siempre satisfacen las necesidades del centro, al estar confeccionadas sobre la base de diagnsticos deficientes. Los diagnsticos El diagnstico, constituye una herramienta de primer orden para evaluar las necesidades de conservacin preventiva de las instituciones de informacin y el estado fsico de conservacin en que se encuentran las colecciones que atesoran, al poner de manifiesto los daos ocasionados por las diferentes causas de deterioro, al tiempo que permite conocer la situacin objetiva

existente y

recoger datos pertinentes para

la formulacin de una poltica de conservacin

preventiva que sea efectiva. Deber realizarse peridicamente en todas las instituciones y con todo tipo de documentos, para tener una visin real de la situacin de los fondos y de las necesidades del centro para la prevencin del deterioro de sus colecciones. Las etapas fundamentales a seguir para la realizacin del diagnstico son: 1. Seleccin del modelo de investigacin y el instrumento de medicin, que debern ser vlidos y confiables. 2. Aplicacin del instrumento de medicin. 3. Anlisis de los resultados obtenidos en las mediciones (diagnstico). Seleccin del modelo para la realizacin de los diagnsticos con vistas a la realizacin del diseo e implementacin de la poltica preventiva Los diagnsticos, se realizan respondiendo a objetivos muy concretos. Se debe estar claro en qu se quiere diagnosticar, por qu, para qu y cmo se efectuar. Basndose en esto, se definir el modelo a utilizar. En este caso existen dos opciones: Elegir un modelo ya existente y adaptarlo a los requerimientos del estudio en particular. Construir uno nuevo que responda a las necesidades y requerimientos de la investigacin a desarrollar. Un diagnstico es efectivo si el modelo terico-metodolgico utilizado refleja fielmente las variables a considerar. Cuando se desarrolla uno nuevo o se adapta alguno de los existentes, debe pensarse en cada variable y sus dimensiones, as como en los indicadores precisos para cada dimensin. En ambos casos deber ser confiable y vlido. Diversos factores pueden afectar la confiabilidad y validez (Hernndez Sampieri y otros, 1998, p. 239): 1. La improvisacin. 2. La utilizacin de mtodos desarrollados en el extranjero que no han sido validados a nuestro contexto: cultura y tiempo. Cuando esos mtodos se traducen, simplemente adaptndoles los trminos al lenguaje y se contextualizan, no significa que se est validando.

3. En ocasiones el instrumento es inadecuado, no es emptico por utilizar un lenguaje inapropiado para el encuestado, no-acorde a su nivel ocupacional y educativo. 4. Las condiciones en que se aplica el instrumento de medicin y si resulta demasiado largo o tedioso. 5. Aspectos mecnicos como instrucciones ilegibles, insuficiente espacio para responder o no se contemplen todas las posibles respuestas a una interrogante, entre otros aspectos. Otro de los instrumentos que se pueden utilizar para la recoleccin de los datos necesarios para un diagnstico es la observacin, que puede utilizarse como instrumento de medicin en muy diversas circunstancias y es el registro, por lo general, de manera sistemtica del comportamiento del objeto de estudio. En las instituciones de informacin existe la tendencia a la utilizacin de instrumentos diseados por diferentes centros de conservacin; pero sin una adaptacin, ni validacin a los contextos nacionales o a las especificidades de las instituciones. Tampoco se analiza previamente si las variables del modelo se corresponden con los objetivos propuestos para la realizacin del diagnstico. Algunos de los modelos que se utilizan en la actualidad, en el pas son: Planilla de registro y diagnstico de colecciones de bibliotecas y archivos, del Centro de Conservacin de la Biblioteca Nacional de Venezuela. Diagnstico de sedes y colecciones, de la Biblioteca Nacional Jos Mart. Mtodos de evaluacin para determinar las necesidades de conservacin en bibliotecas y archivos, de Cunha. Programa Calipr. Programa Diagnos, del Instituto de Historia de Cuba. Formularios para la evaluacin de problemas de conservacin en la biblioteca, de Snchez. Expediente de conservacin para los museos, del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural del Ministerio de Cultura de Cuba. Modelo de evaluacin para la conservacin, y otros.

Unos estn encaminados a detectar las necesidades en las bibliotecas como el de Snchez y el Programa Automatizado Calipr; otros como el de Cunha y el modelo de la Biblioteca Nacional de Venezuela, estn dirigidos a bibliotecas y archivos, o exclusivamente a la conservacin en los museos como el Modelo de evaluacin para la conservacin, propuesto por el Getty Conservation Institute. Tanto la aplicacin de los modelos elaborados en otros pases como la de los nacionales para la realizacin de los diagnsticos, debern tener como objetivo fundamental la determinacin de los factores que causan el deterioro de los documentos en las instituciones, para sobre la base de los problemas detectados disear una poltica preventiva a la medida. Las investigaciones que se realizan, en este campo, en su mayora no tienen como objetivo final el diseo de una poltica de conservacin preventiva sino, proponer una serie de medidas emergentes para frenar el deterioro de los documentos a partir de diagnsticos, que al tomar como base la clasificacin tradicional de los factores de deterioro, no permiten determinar todos los que estn incidiendo en el deterioro de las colecciones. Factores que inciden en el deterioro de los documentos: clasificacin tradicional Todo en la naturaleza envejece con el tiempo y los documentos no constituyen una excepcin. Este fenmeno es inevitable, slo puede retardarse y para ello es necesario el conocimiento de las causas que lo provocan para tratar de contrarrestarlas. Tradicionalmente estos factores de deterioro se dividen para su estudio en internos (extrnsecos). Las causas internas de deterioro, son las que nacen con el documento, unas pueden ser erradicadas, como presillas y encuadernaciones de mala calidad, otras pueden ser atenuadas mediante tcnicas de restauracin, como la acidez y existen algunas contra las que no se puede actuar por ser prcticamente incurables, como la utilizacin de un material fibroso de mala calidad en la fabricacin del papel. Tambin es conocido que el envejecimiento natural, al que estn sometidos los documentos desde el nacimiento, es potenciado o se acelera vertiginosamente con causas externas como las malas condiciones de almacenamiento, la manipulacin incorrecta de los documentos, catstrofes naturales o provocadas por el hombre, entre otros factores. (intrnsecos o congnitos) y externos

Cuando las causas del deterioro son congnitas se frena su accin destructora eliminando las externas en la medida de lo posible y es aqu donde encuentra su aplicacin prctica la conservacin preventiva. Para ello se hace necesario la implementacin de una poltica a partir de los resultados de un diagnstico de los factores que inciden en el deterioro de las colecciones y las necesidades de conservacin de la institucin. En el modelo tradicional de clasificacin de los factores de deterioro no queda del todo claro donde incluir causas tales como los problemas estructurales de las instalaciones, el mobiliario inadecuado y la ausencia del equipamiento necesario, as como los virus informticos que han aparecido como un nuevo factor de deterioro de la informacin. No se pueden distinguir los factores de deterioro que inciden sobre los documentos durante los diferentes procesos del ciclo de vida de la informacin en las organizaciones ni la incidencia de la gestin administrativa como un factor determinante en la conservacin y preservacin de las colecciones. En cada una de las etapas del ciclo de vida (Anexo I), independientemente de cmo sean reagrupadas, los documentos son manipulados, lo que provoca su deterioro fsico-mecnico y la naturaleza de los procesos que en ellas se desarrollan, puede acelerar el envejecimiento natural de los documentos al actuar como un factor externo de deterioro. En el Manual de Preservacin de Bibliotecas y Archivos del Northeast Document Conservation Center (1998, Fascculo 1, p. 11) se enfatiza en la importancia de la gestin administrativa para el diseo e implementacin de polticas de conservacin preventiva en las instituciones de informacin: El diseo de un programa de preservacin no debe verse como un proceso misterioso que requiere conocimientos tcnicos en qumica o destrezas prcticas en conservacin. Por el contrario, se parece mucho a otras formas de toma de decisiones en la gerencia. Es un proceso de asignacin de los recursos disponibles a actividades y funciones de importancia para llevar a cabo la misin de una institucin. Indudablemente, para desmitificar la toma de decisiones en el rea de la preservacin, es til pensar en ella como un aspecto del manejo gerencial de colecciones. Por consiguiente, se hace necesario un enfoque ms gerencial, sistmico y preventivo, que involucre a la direccin administrativa y a todos los integrantes del colectivo laboral de la organizacin.

Al respecto Rose (1992, p. 3) plantea: Para desarrollar un programa realista de conservacin se necesita ms atencin preventiva y menos restauracin, tanto como investigacin para aumentar nuestros conocimientos y lograr identificar y retrasar los mecanismos de deterioro. Por consiguiente un programa de conservacin debe tener los tres elementos siguientes: atencin preventiva, tratamientos apropiados e investigacin. 2. Encuesta a los especialistas en Conservacin y/o Restauracin Se realiz una encuesta a especialistas en la materia, en Ciudad de La Habana, con el objetivo de identificar los modelos que se emplean en la realizacin de los diagnsticos y en el diseo de las polticas preventivas; as como el comportamiento de la relacin directa que debe existir entre ambos elementos para la prevencin del deterioro en las instituciones. De las 20 encuestas repartidas a los especialistas de Conservacin y/o Restauracin de Documentos fueron respondidas 15. De ellas 7 son de restauradores, 4 de conservadores, 3 de conservadores - restauradores y 1 encuadernador, lo que demuestra que la actividad de restauracin sigue predominando en las instituciones que cuentan con el personal calificado. De ellos 10 tienen nivel universitario: 2 Bioqumicos. 2 Microbilogos. 2 Qumicos. 1 Licenciado en Bibliotecologa. 3 Licenciados en especialidades de letras. Los graduados en Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin, en Cuba, poseen conocimientos de la naturaleza de cada uno de los procesos del ciclo de vida de la informacin, de las actividades propias de la gestin en las organizaciones de informacin y de conservacin preventiva, todo lo cual resulta imprescindible para la prevencin del deterioro de las colecciones, sin embargo, slo 1 de los especialistas encuestados especialidad. De los 15 que respondieron la encuesta, 11 han realizado diagnsticos (4 restauradores, 4 conservadores y 3 conservadores-restauradores). En cuanto a los modelos utilizados tenemos: 3 especialistas han utilizado el modelo de la Biblioteca Nacional de Venezuela. es graduado de esta

2 el de la Biblioteca Nacional Jos Mart. 2 el Diagnos. 4 no han utilizado modelo alguno para la realizacin de los diagnsticos. Medidas tomadas como resultado de los diagnsticos realizados: 8 elaboraron un informe con recomendaciones de solucin a los problemas detectados. 1 realiz informes con los sealamientos de los problemas existentes. 2 hicieron un plan o programa de prevencin del deterioro segn las normas bsicas. Seguimiento de las medidas propuestas a los centros diagnosticados: 1 plantea tener conocimientos de que se dio seguimiento a las medidas propuestas por los niveles correspondientes. 10 desconocen si a las recomendaciones realizadas se les dio algn seguimiento de chequeo o control, ni si se aplicaron las medidas o no. Como resultado de esta investigacin se pudo constatar que no queda claro la relacin directa que existe entre diagnstico y poltica de conservacin preventiva. En unos casos se pretenda disear polticas sin un diagnstico previo de la situacin real existente en el centro de los factores que ms estaban incidiendo en el deterioro de las colecciones en cada uno de los procesos que se realizan. En otros casos se haban realizado los diagnsticos con instrumentos, diseados en otro pas; pero que no fueron validados y por tanto no se ajustaban a las necesidades del centro y en otros no se utiliz ningn instrumento de medicin para su realizacin. En todos los casos prevaleci el empirismo y la improvisacin. En cuanto a las polticas preventivas, lo que se diseaba era planes de accin emergentes y la mayora de las veces no se le daba seguimiento por lo que su efectividad no se pudo medir. Por otra parte, la incidencia de la gestin administrativa no se consider como un factor determinante en la conservacin de las colecciones y no fueron analizadas las funciones de planificacin, organizacin, direccin y control en lo que respecta a la conservacin y preservacin de las colecciones. En los diagnsticos no se tuvo presente la visin, misin y objetivos de la organizacin como punto de partida para el diseo e implementacin de las polticas preventivas. Como resultado de la investigacin realizada se dise un modelo terico-metodolgico para la realizacin de los diagnsticos y el diseo de polticas preventivas para las instituciones cubanas de informacin

3. Propuesta de Modelo de Conservacin Preventiva (Anexo II) El modelo que se propone posee un enfoque gerencial integral y sistmico, en el que las causas de deterioro se analizan desde la ptica de cmo estas se manifiestan en cada uno de los procesos del ciclo de vida a que estn sometidos los documentos en las instituciones cubanas de informacin e incluye la gestin administrativa como uno de los factores que incide en el deterioro de las colecciones. Toma en consideracin la realidad objetiva de la problemtica de las instituciones del pas desde el punto de vista climatolgico, econmico y de recursos materiales y humanos que poseen. Puede ser aplicado para la prevencin del deterioro en las instituciones y sus colecciones, independientemente del soporte que posean los documentos atesorados y del tipo de organizacin. En el modelo, los factores de deterioro no actan de forma aislada, sino que se encuentran formando parte de un sistema en el que interactan unos con otros, al mismo tiempo que inciden sobre los documentos. Los componentes del sistema son: Ambiente. Manipulacin. Ciclo de vida. Gestin. Ambiente Interacta con todos los elementos componentes del sistema. Comprende la ubicacin y condiciones de la instalacin, incluidos los depsitos, salas de consultas y exposiciones, as como el resto de los locales. Forma parte del ambiente el mobiliario y su estado de conservacin, el clima (interior y exterior), la contaminacin ambiental (polvo y gases contaminantes) limpieza de locales, documentos y estanteras, presencia de agentes biolgicos, hacinamiento de las colecciones, forma de almacenamiento, la presencia de objetos ajenos a la coleccin en los depsitos, existencia de puestos de trabajo en los depsitos y otros. Ambiente es todo lo que rodea a las colecciones y documentos en los diferentes procesos por donde transita durante su ciclo de vida. Las condiciones ambientales obligan a la administracin a gestionar los recursos materiales y financieros en funcin de modificarlos y al diseo e implementacin de polticas, planes y programas para mejorarlo.

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Manipulacin La manipulacin es uno de los que ms negativamente inciden sobre las colecciones. Est presente durante todo el ciclo de vida de la informacin. Los documentos se manipulan en su generacin, transportacin, seleccin y adquisicin, procesamiento, bsqueda, recuperacin y en la prestacin del servicio, incluyendo las exposiciones, el prstamo interno y externo. Se rayan, escriben, mutilan, hurtan, se manipulan con las manos sucias, etc. Este componente del sistema contempla, adems, la manipulacin incorrecta de los equipos y de los materiales especiales. Ciclo de vida Sobre esta secuencia de procesos en el sistema actan la gestin, el ambiente y la manipulacin, que estn presentes en todos los procesos que lo conforman (generacin del documento, seleccin y adquisicin, procesamiento, almacenamiento, bsqueda y recuperacin y prestacin del servicio), adems de las causas propias de la naturaleza de cada uno de los procesos. Gestin Es el proceso mediante el cual se obtiene, despliega o utiliza una variedad de recursos bsicos para apoyar los objetivos de la organizacin (Ponjuan, 1998, p. 55). Toda organizacin deber tener entre sus objetivos la conservacin preventiva de sus colecciones. En dependencia de la misin y objetivos institucionales se definir el tiempo de conservacin de los documentos y se decidirn las estrategias a seguir. Una gestin ineficiente se refleja en la no-observancia de los procedimientos establecidos para el almacenamiento, uso y control de los documentos, la utilizacin de personal no calificado, la nopreparacin de planes emergentes contra desastres y la aplicacin de medidas no adecuadas. No se puede hablar de la conservacin preventiva como un algo aparte de la administracin, porque es inherente a ella. Los problemas en una entidad de informacin, en relacin con la prevencin del deterioro, van desde qu documentos adquirir, cmo procesarlos, cmo moverlos de lugar, cmo empacarlos, cmo ponerlos a disposicin de los usuarios, hasta cules debern ser restaurados, reproducidos o eliminados. La conservacin preventiva es una actividad cotidiana que deber desempear la totalidad del personal cada da del ao y la mxima responsabilidad recae sobre la direccin institucional. La manipulacin de los documentos por los usuarios y por los propios trabajadores de las unidades

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de informacin puede provocar severos daos, en ocasiones, irreparables. Si la gestin administrativa no contempla todos los elementos del sistema que inciden negativamente en el deterioro de las colecciones, los documentos sufrirn un deterioro continuado. 4. Propuesta de herramienta para la realizacin de los diagnsticos Para la realizacin de los diagnsticos se propone una herramienta basada en el modelo tericometodolgico de conservacin preventiva propuesto. Para su aplicacin se recomiendan las tcnicas de entrevista y observacin. Las variables e indicadores estn distribuidas en dos formularios, uno dedicado a los aspectos generales de la institucin diagnosticada y otro a los depsitos El formulario dedicado a los aspectos generales de la institucin est conformado por nueve acpites: A. Identificacin. B. Poltica de conservacin preventiva. C. Poltica de colecciones. D. Programa de control integral de plagas. E. Control de la higiene. F. Seguridad. G. Plan de contingencia para el control y recuperacin de desastres. H. Otras actividades bsicas relacionadas con la conservacin preventiva. I. Restauracin y encuadernacin.

La identificacin no constituye una variable a medir pero recoge datos relacionados con la misin y objetivos de la institucin diagnosticada, as como los convenios de colaboracin con otras instituciones nacionales y extranjeras en materia de prevencin del deterioro y la existencia de un presupuesto destinado a estas labores. En el formulario de los aspectos relacionados con la conservacin preventiva de los documentos en los depsitos, se consignan las variables a medir en el almacenamiento de los documentos. Los acpites que lo conforman son los siguientes: A. Identificacin del depsito. B. Coleccin. C. Plan de control y mantenimiento de las estanteras. D. Programa de control integral de plagas.

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E. Programa de control ambiental. F. Plan de contingencia para el control y recuperacin de desastres. G. Control de la higiene. 5. Pasos a seguir para el diseo e implementacin de la poltica de conservacin preventiva a partir del modelo propuesto Para el diseo e implementacin de la poltica de conservacin preventiva de las colecciones y siguiendo el modelo propuesto, se debern cumplimentar los pasos siguientes: 1. Constitucin de un equipo multidisciplinario que tendr la responsabilidad de la realizacin del diagnstico y el diseo de la propuesta de poltica. 2. Designacin de un especialista que se ocupar de darle seguimiento a la implementacin de la poltica, una vez que sea aprobada. 3. Revisin (y redefinicin en caso necesario) de la visin, misin y objetivos institucionales. 4. Realizacin del diagnstico de las necesidades de conservacin preventiva de la institucin con el auxilio del modelo y la herramienta propuestos, y tomando como punto de partida la visin, misin y objetivos declarados. Este diagnstico estar bajo la direccin de un especialista en conservacin preventiva. 5. Anlisis de los resultados del diagnstico y diseo de la propuesta de poltica con las estrategias y acciones a realizar para el mejoramiento de la actividad de prevencin del deterioro de las colecciones, segn el modelo terico-metodolgico utilizado. 6. Aprobacin por parte de la direccin institucional de la poltica preventiva propuesta e implementacin. 7. Chequeo sistemtico de los resultados de la implementacin de la poltica preventiva y adaptacin de las estrategias a nuevas situaciones. Conclusiones Estos resultados que se exponen son parte de una investigacin mucho ms amplia sobre la problemtica de la Conservacin Preventiva en las instituciones de informacin por lo que resulta difcil resumir una pequea parte. A modo de conclusin se puede sintetizar que: 1. El diagnstico y la Poltica de Conservacin preventiva estn muy relacionados. El diagnstico se realiza con el objetivo de detectar la problemtica especfica de una institucin

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en materia de Conservacin preventiva para disear una poltica que ayude a la prevencin del deterioro sobre la base de los problemas identificados. La poltica no cumplir su objetivo si no se disea a partir de un diagnstico previo de la realidad objetiva de necesidades de conservacin preventiva existentes en la organizacin. 2. Uno de los aspectos fundamentales para lograr una conservacin preventiva que sea efectiva y el diseo e implementacin de una poltica coherente, es la seleccin del modelo a utilizar y del instrumento de medicin apropiado para la recogida de los datos en el diagnstico, que deber estar en total correspondencia con las variables del modelo tericometodolgico adoptado. 3. La clasificacin tradicional de los factores de deterioro en internos y externos carece de un enfoque sistmico de la conservacin preventiva y no toma en cuenta aspectos fundamentales para el diseo e implementacin de una poltica como son la visin, misin y objetivos institucionales; las causas de deterioro durante el ciclo vital de la informacin en las organizaciones, ni la incidencia de la gestin administrativa en la actividad de prevencin. 4. Las tendencias en relacin con los diagnsticos y las polticas preventivas, se caracterizan mayoritariamente por la utilizacin de modelos e instrumentos de medicin importados; pero sin una validacin a los contextos nacionales y sin un anlisis previo de si estos se adecuan a los objetivos propuestos institucionalmente, o por la implementacin de medidas emergentes sin un diagnstico previo de los factores que causan el deterioro de los documentos. Bibliografa Candelaria, Laura. (1999). Acercamiento a una poltica de preservacin de documentos en una biblioteca o archivo: estudio de casos. Trabajo de Diploma. La Habana: Facultad de Comunicacin. Child, Margaret. (1998). Polticas de colecciones y preservacin. En Manual de Preservacin de Bibliotecas y Archivos del Northeast Document Conservation Center: Prioridades de Preservacin. Conservaplan: Documentos para conservar. Fascculo uno. Caracas: Biblioteca Nacional de Venezuela. Conway, Paul. (1996) Preservaau no universo digital. Projeto conservaao preventiva en bibliotecas e arquivos: Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Editora Netuno

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