FONATUR-BMO S.A. DE C.V.

SUCURSAL CUENCA DE MXICO

PROCEDIMIENTOS PARA RECEPCIN, GUARDA, SALIDA Y REINGRESO DE BIENES Y MATERIALES DEL ALMACEN

Agosto, 2003.

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NDICE PGINA I. II. III. IV. V. VI. RECEPCIN Y GUARDA DE BIENES EN EL ALMACEN SALIDA DE BIENES DEL ALMACEN DEVOLUCIN DE BIENES AL ALMACN RECEPCIN Y GUARDA EN OBRA FORMATOS FIRMAS DE AUTORIZACIN 2 4 6 8 10 11

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1. RECEPCIN Y GUARDA DE BIENES EN EL ALMACEN INICIO: Cuando se finca un pedido y la Coordinacin de Recursos Materiales enva al almacn, copia del mismo, para que coteje lo solicitado contra lo que recibir, y para que de acuerdo con la fecha de entrega y caractersticas del bien, prepare el lugar de almacenaje. RESPONSABLE DEL ALMACEN 1. Recibe del proveedor los bienes, y la remisin o factura en original y 2 copias. 2. Verifica que los bienes cumplan con las especificaciones que se indican en el pedido. En el caso de que los bienes adquiridos tengan especificaciones especiales, se requiere al rea solicitante de los mismos, que los revise y d su conformidad para su recepcin. 3. Verifica que la cantidad corresponda a la del pedido. 4. De no corresponder las especificaciones y cantidades que entrega el proveedor con lo que se indica en el pedido, se rechaza el bien y se notifica a la Coordinacin de Recursos Materiales. 5. De cumplir los bienes con las especificaciones que se indican en el pedido y/o remisin, se aceptan. 6. Asigna nmero de folio, firma y sella de recibido la remisin y/o factura en todos sus tantos. 7. Devuelve la remisin y/o factura al proveedor, para que la presente en el rea de Control de Pagos para su trmite correspondiente, y conserva copia de la misma para su registro y control. En caso de tratarse de un bien de activo fijo, informa a la Gerencia de Administracin, responsable de generar el alta en el Sistema Central de Inventarios. 8. En el caso de entregas parciales, lleva el seguimiento hasta la recepcin total de los bienes. 9. Turna al capturista la remisin y/o factura, para su registro y emisin del vale de entrada al almacn. 10. Gira instrucciones al encargado de la guarda para que coloque los bienes en el rea o seccin correspondiente. 11. Identifica si se trata de un bien de consumo o de activo fijo y lo ubica en el rea o seccin correspondiente.

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CAPTURISTA DEL ALMACEN 12. Identifica el bien contenido en la copia de la remisin y/o factura, para asignarle su clave. 13. Verifica la existencia del bien en el catlogo de Krdex. 14. Si no lo localiza, revisa el catlogo de claves canceladas. 15. De no existir en el catlogo, se asigna una nueva clave. 16. Comprueba en el Sistema del almacn, que la clave no est asignada a otro artculo. 17. Genera el alta asignando la clave del artculo en el Sistema del almacn. 18. Registra los datos de la remisin y/o factura, y procesa el vale de entrada al almacn en original y copia. 19. Entrega al responsable del almacn para su firma, el vale de entrada al almacn, anexndole la copia de la remisin y/o factura. RESPONSABLE DEL ALMACEN 20. Coteja los datos del vale de entrada al almacn contra la remisin y/o factura. 21. Entrega el vale de entrada al almacn al encargado de la recepcin de solicitudes. ENCARGADO DE LA RECEPCION DE SOLICITUDES Y ENTREGA 22. Recibe el vale de entrada al almacn y en el caso de bienes de trfico, se comunica al rea solicitante para que acuda a la proveedura a retirarlos. 23. Integra en el Archivo consecutivo respectivo, el original del vale de entrada al almacn, anexando la copia de la remisin y/o factura. 24. Enva a la Coordinacin de Recursos Materiales, la copia de la remisin y/o de la factura para su conocimiento de la recepcin de los bienes. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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2. SALIDA DE BIENES DEL ALMACEN INICIO: Cuando una Unidad administrativa de FONATUR-BMO requiere bienes de consumo para la realizacin de sus actividades, o bien cuando la Gerencia de Administracin, en el caso del Corporativo, o las Gerencias de Administracin, requieran bienes de activo fijo para el suministro y asignacin, o en el caso de que una Unidad administrativa reciba de la proveedura, la notificacin de la llegada de bienes en trfico. AREA SOLICITANTE BIENES DE CONSUMO 1. Elabora solicitud de bienes de consumo al almacn anotando las claves, descripcin y unidades, de acuerdo al Catlogo de Artculos. BIENES MUEBLES 2. Elabora solicitud de bienes de uso duradero, anotando la descripcin del bien que requiere. 3. Firma la solicitud de bienes de uso duradero y recaba la firma de autorizacin de la persona facultada para ello. 4. Entrega la solicitud en la ventanilla de recepcin del almacn. ENCARGADO DE LA RECEPCION DE SOLICITUDES Y ENTREGA DE BIENES BIENES DE USO DURADERO 5. Recibe y verifica que la solicitud de bienes de uso duradero est debidamente requisitada, de no ser as, la devuelve al rea solicitante indicndole la correccin que se debe de hacer. 6. Si procede, verifica las especificaciones y cantidades solicitadas. 7. De no contar con la cantidad requerida de algn bien, la corrige en la solicitud de bienes de uso duradero . 8. Asigna nmero de folio consecutivo a la solicitud de bienes de uso duradero y devuelve la copia al solicitante. 9. Entrega la solicitud de bienes de uso duradero al encargado de la guarda de bienes. RESPONSABLE DEL ALMACEN 10. La solicitud de bienes de uso duradero, la turna al rea de control de bienes de activo fijo para su atencin (contina procedimiento Asignacin y Alta de Bienes Muebles.

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ENCARGADO DE LA RECEPCIN DE SOLICITUD Y ENTREGA DE BIENES BIENES DE CONSUMO 11. Localiza en cada seccin los bienes que sern entregados y lo coloca en la seccin de entrega. 12. Proporciona al capturista la solicitud de bienes de consumo al almacn para que genere el vale de salida del almacn. CAPTURISTA 13. Captura los datos de la solicitud de bienes de consumo al almacn, en caso de existir claves errneas, las corrige. 14. Procesa y obtiene del Sistema del almacn, el vale de salida del almacn, en original y copia, y lo turna al encargado de la recepcin de solicitudes y entrega de bienes. 15. Procesa el resumen diario de movimientos de entrada y salida, turn ndolo al responsable de la proveedura para su validacin. RESPONSABLE DEL ALMACN 16. Recibe el vale de salida del almacn, lo coteja contra la solicitud de bienes de consumo al almacn y lo firma. 17. Coloca el vale de salida del almacn y la solicitud de bienes de consumo al almacn en los artculos que sern entregados. ENCARGADO DE LA RECEPCIN DE SOLICITUD Y ENTREGA DE BIENES 18. Entrega al solicitante los bienes de consumo y recaba su firma de recibido en el vale de salida del almacn. 19. Integra en el archivo consecutivo el original del vale de salida del almacn, anexando la solicitud de bienes de consumo al almacn. 20. Integra al archivo por Unidad administrativa, la copia del vale de salida del almacn. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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3. DEVOLUCIN DE BIENES AL ALMACN INICIO: Cuando un empleado del FONATUR-BMO posee artculos de consumo que no utiliza y desea devolverlos al almacn, o bien cuando el rea de Control del Activo Fijo, necesita ingresar al mismo, bienes de uso duradero para su guarda. SOLICITANTE 1. Elabora y firma el formato de devolucin de bienes al almacn y/o formato de solicitud de baja de asignacin de bienes muebles, en original y copia. 2. Entrega en el almacn los bienes de consumo, junto con el formato de devolucin de bienes al almacn. 3. Entrega al rea responsable del control del activo fijo, los bienes junto con el formato de solicitud de baja de asignacin de bienes muebles(contina procedimiento Ingreso y salida de mobiliario y equipo del almacn ). ENCARGADO DE LA RECEPCION DE SOLICITUDES Y ENTREGA DE BIENES BIENES DE CONSUMO 4. Verifica que el formato de devolucin de bienes al almacn contenga las claves, descripciones y cantidades de los artculos. 5. Verifica que los artculos se encuentren en buenas condiciones. 6. Sella de recibido el formato de devolucin de bienes al almacn y entrega copia al solicitante. 7. Asigna nmero de folio consecutivo al formato de devolucin de bienes al almacn. 8. Obtiene precio unitario y total por cada tipo de bien de consumo, de acuerdo a los precios promedio contenidos en el archivo del Sistema del almacn. 9. Entrega al capturista el formato de devolucin de bienes al almacn, para su registro en el Sistema del almacn. 10. Entrega los bienes al encargado de la guarda para que los coloque en el estante o seccin correspondiente. 11. Captura los datos de los bienes en el registro de existencias. 12. Procesa y obtiene el vale de entrada al almacn, en original y copia. 13. Rubrica y obtiene la firma del responsable del almacn en el vale de entrada al almacn. 6

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14. Integra en el archivo consecutivo el original del vale de entrada al almacn, anexando el formato de devolucin de bienes al almacn. 15. Integra al expediente de devoluciones, la copia del vale de entrada al almacn. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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4. RECEPCIN Y GUARDA DE BIENES EN OBRA

NOMBRE:

4. RECEPCION Y GUARDO DE BIENES EN OBRA

INICIO: Cuando el residente de obra realiza su requisicin a la Coordinacin de Recursos Materiales y sta elabora el pedido correspondiente al proveedor. RESPONSABLE: SUPERINTENDENTE DE OBRA 1. Recibe del proveedor los bienes en obra, y la remisin o factura en original y copia. 2. Verifica que los bienes cumplan con las especificaciones que se indican en el pedido. 3. Verifica que la cantidad corresponda a la del pedido. 4. De no corresponder las especificaciones y cantidades que entrega el proveedor con lo que se indica en el pedido, se rechaza el bien y se notifica a la Coordinacin de Recursos Materiales. 5. De cumplir los bienes con las especificaciones que se indican en el pedido y/o remisin, se aceptan, firmando en factura de conformidad. 6. Devuelve la remisin y/o factura al proveedor, para que la presente en el rea de Control de Pagos para su trmite correspondiente, y conserva copia de la misma para su registro y control. En caso de tratarse de un bien de activo fijo, informa a la Gerencia de Administracin, responsable de generar el alta en el Sistema Central de Inventarios. 7. En el caso de entregas parciales, lleva el seguimiento hasta la recepcin total de los bienes.
8. Turna el coordinador de recursos materiales al capturista del almacn la remisin y/o factura, para su registro en almacn.

CAPTURISTA DEL ALMACEN

9. Identifica el bien contenido en la copia de la remisin y/o factura, para asignarle su clave. 10. Comprueba en el Sistema del almacn, que la clave no est asignada a otro artculo. 11. Genera el alta asignando la clave del artculo en el Sistema del almacn. 12. Registra los datos de la remisin y/o factura, y procesa el vale de entrada al almacn en original y copia.

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ENTRADAS DE ALMACN
REQUISICION N: PROVEEDOR: CODIGO DESCRIPCION DEL BIEN PEDIDO N: CANTIDAD UNIDAD FECHA: FACTURA N: P.U. TOTAL

SUB-TOTAL I.V.A. TOTAL RECIBE: ALMACENISTA REVISO: COORDINADOR ADMINISTRATIVO

Formato para registrar Entradas a Almacn

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5. FORMATOS

SALIDA DE ALMACN
AREA U OBRA DE DESTINO: CONTRATO N: CODIGO DESCRIPCION DEL MATERIAL FECHA: CANTIDAD SOLICITADA CANTIDAD SURTIDA UNIDAD COSTO UNITARIO INPORTE TOTAL

SOLICITA:

AUTORIZA:

ALMACEN

Formato para Salida de Almacn

10