Fonction achat et contrle de gestion

Sminaire rgional Contrle de Gestion Vendredi 26 juin 2009, Bordeaux

Nathalie LHOSTIS, charge de mission, ARH Aquitaine Avec lautorisation de Madame Christelle FALCO contrleur de gestion, CH Avignon

Missions de la fonction achat

Dans un contexte qui se globalise, la mission de la fonction achat se caractrise ainsi : Obtenir le bon produit
Celui qui rpond au besoin Celui qui est suffisant en quantit Celui qui satisfait les utilisateurs Celui qui est prenne dans le temps

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Missions de la fonction achat

Obtenir le meilleur prix
Celui qui reprsente le meilleur prix global dachat Celui qui prsente le meilleur rapport qualit/prix Celui qui permet doptimiser les cots internes Celui qui correspond la juste qualit

Au moment opportun
Matrise des dlais de mise en uvre de la procdure dachat Respect des dlais de livraison

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Missions de la fonction achat

Interface entre lutilisateur et le fournisseur La mission de la fonction achat consiste assurer larticulation entre:
Lutilisateur: procurer les produits / services correspondant au besoin formul et analys avec les prescripteurs et utilisateurs Lenvironnement de lentreprise: analyser lvolution de lenvironnement, identifier les opportunits menaces qui en dcoulent et faire des propositions pour sadapter ce nouvel environnement interagir avec lenvironnement et plus particulirement les fournisseurs Marketing achat

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laboration de la politique achat: la fonction achat dans la chane de valeur

Les achats ont un impact direct sur les rsultats conomiques et

financiers de lentreprise la matrise du triptyque qualit / cots / dlais contribue directement la performance et au dveloppement de lentreprise
Exemple: dans une entreprise lquilibre o les achats reprsentent 25% du CA, un gain de 10% sur les cots dachats reprsente un impact direct sur le rsultat de 2,5% CA = 100 - Achats = 25 rsultat = 0 -- CA = 100 Achats = 22.5 rsultat = +2,5

Les achats impactent limage de lentreprise, quelle soit interne (satisfaction des clients internes = utilisateurs et prescripteurs) ou externe car ils influent directement sur la satisfaction du client final
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La performance achats
Performance:
dans son sens tymologique, elle implique une notion de rsultat, et dans le cas des entreprises, de rsultat financier elle tient compte des facteurs de contingence lis son environnement: stratgie dentreprise, moyens mis en uvre, contexte conomique elle svalue par rapport aux objectifs elle dbouche sur des plans daction niveau datteinte dun objectif - rsultat - au regard des moyens mis en uvre pour atteindre cet objectif en tenant compte

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La performance achats

Applique aux achats, elle tiendra compte de :

Conformit oprationnelle p/r aux exigences fonctionnelles dfinies Conformit stratgique p/r aux exigences formules par la DG Qualit : du produit, de la maintenance, de la matrise du risque de dfaillance Dlais : de procdure, de livraison Matrise des cots directs et indirects
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La performance achats
Pourquoi mesurer la performance achat

Avoir une vision claire de lactivit oprationnelle des acheteurs et des fournisseurs = ce qui est fait, comment, avec qui Mesurer et alerter sur la performance - financire - de la fonction achat atteinte des objectifs ? Orienter laction de cette fonction travers des objectifs concordant avec la stratgie dentreprise participation la cration de valeur Expliquer comment les objectifs ont t atteints, pourquoi certains ne lont pas t
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La performance achats
Destinataires

La direction des achats

Manager

les quipes achats Reporter la direction gnrale

Les acheteurs
leur plan daction Suivre leur rsultats
Btir

La direction gnrale
lefficacit de la fonction achat Intgrer les rsultats dans latteinte des objectifs globaux
valuer

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La performance achats
Enjeux de cette mesure
Rendre compte et se comparer tre un vecteur damlioration continue de la fonction achat: fixer les objectifs atteindre ainsi que les actions permettant dy parvenir principe de la Roue de Deming tablir la communication achat:

au sein de la fonction achat: facteur de motivation des quipes achats = dmontrer leur impact positif sur la chane de valeur, entre les services de lentreprise: production mais aussi autres fonctions supports avec les fournisseurs
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La performance achats

La performance achat est ncessairement multidimensionnelle: Conformit aux rsultats Optimisation des ressources Choix des processus mis en uvre Compltes par des rfrentiels de situation et de comparaison Elle permet: la DG de constater lamlioration des rsultats la DA de manager les quipes et sassurer de la professionnalisation de la fonction
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La performance achats
Modalits de dtermination des rfrentiels
1.

2.

3.

Comparaisons historiques Exprimer lobjectif en termes damlioration p/r un rsultat pass (la plupart du temps, frquence annuelle de ractualisation) approche la plus frquente Benchmarking interne Concerne les entreprises constitues de plusieurs entits Principe: comparer les performances des diffrentes entits entre elles Benchmarking externe Principe: comparer les performances de lentreprise avec celles de sources externes
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La performance achats
Inconvnients majeurs communs ces trois rfrentiels Fondes sur des constats qui permettent de faire une observation en valeur relative (p/r un critre interne ou externe) sans garantir que les pratiques achats mises en uvre soient les meilleures et donc optimales Il sagit dun constat de la performance actuelle avec une vision de court terme Ces approches ne garantissent pas que les actions entreprises soient spcifiques et cohrentes avec la stratgie dfinie par la direction gnrale
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Matrice de maturit
Principes fondamentaux (Potage, 1998)

On peut modliser la fonction achat en dfinissant quelques macro-domaines de cette fonction: choix politiques et pratiques achats, ressources humaines, SI, communication Il est possible de dfinir quelques niveaux de maturit suffisant dfinir autant de stades dvolution de la fonction: dun stade lmentaire la limitant une fonction dapprovisionnement simple jusquau stade le plus abouti o toutes les fonctions de lentreprise sont orientes achat Chaque domaine doit tre parfaitement dfini dans son contenu pour chaque niveau de maturit
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Matrice de maturit
Principes fondamentaux
Un audit permet de positionner la maturit relle de la fonction achat et de dfinir la progression raliser court et moyen terme en visant une progression verticale et homogne dans tous les domaines couvrir Les niveaux de maturit ne peuvent tre atteints dans un dlai trop court; les expriences dj menes font tat dun laps de temps ncessaire allant de 5 10 ans vision de moyen terme caractre stratgique les objectifs sont dduits des progressions raliser = projection sur lavenir, outil de management

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Matrice de maturit

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Matrice de maturit
Modle de Bruel et Petit (2005, Promotion 2000 du
cycle Cesa Achats)

Matrice de maturit 5 niveaux prsentant une gradation des activits achats dans chacun des registres du champ daction habituel de la fonction en rfrence la contribution attendue par la DG. La performance des achats est lie aux modalits dintgration de la fonction achat au pilotage stratgique de lentreprise
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Matrice de maturit
Modle de Bruel et Petit (2005) Objectif de la direction achat: laborer sa propre matrice en prenant en compte

les spcificits du mtier de lentreprise, les volutions ncessaires et possibles

Il est possible de mettre en uvre un travail collectif pour dfinir une matrice de rfrence (par ex: sectorielle) partage par diffrents professionnels (en suivant une dmarche de benchmarking collective) et de lutiliser comme base de dpart personnaliser
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Matrice de maturit
Conclusion Matrice de maturit = outil de rfrence de la matrialisation du projet achats

Il reste dfinir le tableau de bord achats constitu dindicateurs adquats; ce tdb devra voluer en corrlation avec lvolution de la fonction achat = sadapter la maturit de la fonction en proposant des indicateurs de + en + volus
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Tableaux de bord : exemple

Exemples dindicateurs achat classs par axe du BSC
AXE FINANCIER Montant des achats Montant moyen commande Part des achats / CA Cot moyen de passation d'une commande Diminution prix d'achat / prix historique Ecart montant achats / budget Evolution prix d'achat / prix du march Montant des gains scuriss AXE CLIENT Taux de satisfaction Nb de ruptures de stock Nombre de livraisons en retard AXE PROCESSUS INTERNES Nombre de commandes Part des achats en monopole Nombre de demandes d'achats traites Nb consultations en cours Taux d'automatisation des commandes Nb de consultations hors calendrier prvisionnel Nb contrats cadres grs Nb de litiges Nombre de fournisseurs actifs Taux de rponse des fournisseurs AXE APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL Taux d'acheteur en formation Nb de procdures internes Montant des achats / ETP Taux d'absentisme 20 Auteur : Christelle FALCO, CDG, CH Avignon