Diagno stico

del sistema informacio n gerencial

RESUMEN

de

Se presenta una propuesta de pasos y aspectos a evaluar en el diagnstico del sistema de informacin gerencial en la empresa. La caracterizacin de la organizacin es fundamental, como elemento diferenciador de la gestin de informacin para cada empresa en particular. El anlisis de los subsistemas de informacin interna y externa, el dictamen tcnico del equipamiento informtico y el diagnstico de otros recursos necesarios para la gestin de informacin, constituyen el resto de los objetos de anlisis. En anexos, se exponen las guas de entrevista, las guas para la observacin y para el anlisis documental; as como las tcnicas bsicas a utilizar en este tipo de estudio. Palabras clave: Sistemas de informacin, gerencia, gerencia de la informacin, diagnstico, organizaciones.

ABSTRACT A proposal of the steps and aspects to be evaluated in the diagnosis of managerial information systems in the Cuban enterprises is presented. The characterization of the organization is fundamental as an element that differentiates the information management for each particular company. The analysis of the external and internal information subsystems, the technical judgement of the computer equipment and the diagnosis of other resources necessary for the management of information, constitute the rest of the objects of analysis. As annexes, you can find the interview guide, as well as the guides for the observation and for the documentary analysis; and the basic techniques to be used in this type of study. Key words: Information systems, management, information management, diagnosis, organizations.

Introduccio n
El diagnstico o auditora del sistema de informacin gerencial (SIG) es un estudio del sistema de informacin existente en una organizacin, que incluye el diagnstico del subsistema de informacin externa e interna, con nfasis en la determinacin de los flujos de informacin; el diagnstico e inventario de la infraestructura tecnolgica y del resto de los recursos que se utilizan para la gestin de informacin en la organizacin. Tiene como objetivo identificar los problemas y las brechas que existen en todos los subsistemas que lo componen, llegar a conclusiones generales y sugerir recomendaciones, que luego se plantean a modo de solucin en la etapa de diseo o perfeccionamiento del sistema. Comprender qu se audita y por qu, segn Villardefrancos, exhorta a observar a la auditoria de la informacin desde dos dimensiones: una, la evaluacin de los procesos de tratamiento de la informacin y otra, el examen de los procesos asociados al flujo y uso de la informacin en s. Aunque dicha autora se refiere a las organizaciones de informacin, en general, dicho planteamiento se cumple para cualquier tipo de entidad (Villardefrancos lvarez MC. Propuesta de un modelo integral para auditar organizaciones de informacin en Cuba. [Tesis para optar por el ttulo de Doctora en Ciencias de la Informacin]. La Habana: Departamento de Bibliotecologa e Informacin Cientfica. Facultad de Comunicacin. Universidad de La Habana; 2005). Un concepto de auditoria generalizado, al decir de Villardefrancos, es el de Arens y Loebbecke, quienes la consideran como el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizado por una persona independiente y competente, sobre la informacin cuantificable de una entidad econmica especfica, con el propsito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la informacin cuantificable y los criterios establecidos(Villardefrancos lvarez MC. Propuesta de un modelo integral para auditar organizaciones de informacin en Cuba. [Tesis para optar por el ttulo de Doctora en Ciencias de la Informacin]. La Habana: Departamento de Bibliotecologa e Informacin Cientfica. Facultad de Comunicacin. Universidad de La Habana; 2005). Soy enumera las caractersticas comunes que poseen las diversas auditorias de gestin, incluida la de informacin, como sigue: 1. Nos referimos a funciones asociadas a activos intangibles o inmateriales que presentan una serie de dificultades aadidas de valoracin. 2. Se trata mayoritariamente de auditoras operativas o de gestin. 3. Parten de la idea del diagnstico. 4. Poseen un carcter preventivo y corrector. 5. Son procesos sistemticos. 6. Cuentan con una metodologa poco generalizada y estandarizada. 7. Son procesos peridicos. 8. Las realizan profesionales independientes no involucrados en las tareas objeto de evaluacin. 9. Informan a la alta direccin.1

Soy tambin afirma que un componente de las auditorias de informacin son los estudios de satisfaccin de usuarios, desde el enfoque del estudio y evaluacin de servicios de informacin y bibliotecas.1 Varios son los autores que han desarrollado definiciones para la auditoria de la informacin, pero a los efectos de la presente contribucin consideramos especialmente integral y abarcadora la que ofrece Soy, quien plantea que la auditora de la informacin evala la efectividad y eficiencia del sistema de informacin, las necesidades actuales de informacin, la efectividad del uso y la distribucin de la informacin; as como los usos y necesidades de informacin por rea funcional o departamento. Tambin identifica las lagunas, inconsistencias y duplicidades, recursos de informacin nuevos, puntos dbiles y oportunidades del sistema, y comportamiento y prcticas de los usuarios/clientes con respecto a la informacin (formas de obtenerla y distribuirla).1 En un primer nivel de prioridad, el SIG debe estar dirigido a los directivos de las organizaciones, y en un segundo nivel de prioridad, a la fuerza productiva y dems miembros de una entidad. Debe garantizar la gestin de la informacin confiable y oportuna que stos necesitan, para facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las funciones de direccin, planeacin, gestin, control y operaciones se realicen eficazmente en la organizacin. De ah que dicho estudio se enfoque fundamentalmente hacia la deteccin de las fuentes, servicios y sistemas, como recursos informativos, y de los problemas subyacentes para obtener un inventario de los recursos, y una serie de medidas para el mejoramiento de la gestin de informacin en la organizacin. La presente propuesta tiene influencia de otras metodologas desarrolladas en diversos contextos, enfocadas hacia el anlisis de sistema, los estudios de necesidades de informacin, los estudios de satisfaccin de usuarios y los procesos de auditora de informacin en organizaciones. Dirigida fundamentalmente a la empresa, que tenga las necesidades especficas de conocer con profundidad y gestionar con efectividad el funcionamiento de todos los subsistemas de informacin. En este sentido, la informacin detallada mnima que corresponde solicitar a la organizacin comprende: Tipo de institucin. Objeto social, misin y visin. Estructura de la organizacin: unidades organizativas en que se divide. Tipo y complejidad de la produccin y los servicios de la organizacin. Existencia, estructura y funcionamiento de un rea o departamento de informacin o de informtica. Presencia e idoneidad de los recursos humanos necesarios para el SIG. Disponibilidad y obsolescencia de las tecnologas de informacin y comunicacin (TICs) y nivel de automatizacin y acceso.

Las tcnicas de captacin de informacin, y herramientas de procesamiento y anlisis de informacin, que deben utilizarse son: Anlisis documental. Realizacin de entrevistas. Observacin. Procesamiento de entrevistas. Diagramacin de procesos y flujos. Sntesis y elaboracin del informe.

CAPTACIN DE LA INFORMACIN PARA LA CARACTERIZACIN DE LA ORGANIZACIN Este punto tiene como objetivo conocer cmo se produce la gestin de informacin, los problemas que se presentan y el flujo informativo de los procesos que garantizan el funcionamiento de la organizacin, lo que constituye la base para disear el SIG que debe funcionar en la empresa, sin introducirse an en la identificacin de necesidades peculiares de informacin de la gerencia u otro personal seleccionado. Toda entidad cuenta con un sistema de informacin propio, el cual puede o no estar definido, documentado y aprobado de forma explcita. Para poder realizar el diseo del nuevo SIG debe identificarse antes, el sistema actual y obtenerse informacin sobre su funcionamiento, mediante instrumentos que sirven de gua a los especialistas o consultores en la aplicacin de las tcnicas correspondientes. Para el diagnstico de los subsistemas de informacin y los recursos existentes, se aplican las siguientes tcnicas: anlisis de documentos, entrevista y observacin. Se requiere recolectar informacin en los siguientes aspectos: 1. Caractersticas de la organizacin. a. Presentacin de la empresa. b. Ideas rectoras (principales caractersticas). 2. Subsistema de informacin externa. a. Pblicos externos (clientes, competidores, proveedores, colaboradores, reguladores,etc). b. Contenidos o temas de la vigilancia del entorno (entorno socioeconmico, poltico, tecnolgico y de mercado). c. Acciones de comunicacin hacia el entorno (generacin de informacin hacia el entorno). 3. Subsistema de informacin y comunicacin interna. a. Estructura administrativa y funcional. b. Identificacin y descripcin de procesos y subprocesos. c. Descripcin de flujos de datos e informacin de los procesos. d. Canales y vas de la comunicacin interna. 4. Inventario y diagnstico de la infraestructura tecnolgica (medios, redes y sistemas).

5. Levantamiento de otros recursos para la gestin de informacin. a. Recursos humanos. b. Cartera de productos y servicios de informacin. c. Fuentes, productos y servicios a los que se accede. d. Elementos de seguridad informtica. A continuacin, en la tabla, se presenta por cada subsistema las fuentes de donde se extraen los datos y las tcnicas que se necesitan aplicar para captar la informacin de diagnstico: Tabla No. 1 Variables, fuentes, tcnicas e instrumentos Fuentes Tcnicas Instrumentos

Variables

- Informacin corporativa de comunicacin con el entorno. - Documentos de estructura funcional y administrativa Manual de calidad. Expediente de Aspecto 1. perfeccionamiento Anlisis Caracterizacin de - Informe de balance anual. Anexo 1 documental la organizacin - Documentos de estrategia de la organizacin y otros que rigen polticas de nivel superior. - Documentacin sobre el sistema de informacin imperante. - Informacin corporativa de comunicacin con el entorno - Documentacin y bases de datos sobre clientes, contratos, colaboradores, competidores, proveedores, distribuidores, reguladores (nivel superior, acreedores, Anlisis etc.). 2. - Estrategia de mercadotecnia documental de y otros productos de Anexo 2 informacin relativos al mercado, a los mtodos, medios y canales de Entrevista comunicacin con los pblicos externos. - Fuentes documentales de acceso a informacin del entorno. - Documentos que describen servicios que se generan sobre aspectos del mercado y

Aspecto Subsistema informacin externa

de la organizacin. - Pgina Web e intranet. - Especialistas en informacin, mercadotecnia, asesor jurdico y otros usuarios del sistema seleccionados. - Documentos de estructura funcional y administrativa. - Documentacin sobre el sistema de informacin Anlisis imperante. Aspecto 3. - Subsistema de informacin documental Subsistema de interna de los Informes de informacin interna diagnstico y expediente del Entrevista proceso de perfeccionamiento empresarial. - Personal seleccionado y ejecutivo de todas las reas. Anexo 3 Gua para descripcin de procesos Anexo 4 Gua para descripcin de procesos y de flujos de datos

Medios y sistemas Anexo 5 Aspecto 4. disponibles. Gua para el Infraestructura - Documentacin disponible Observacin diagnstico tecnolgica sobre los medios tcnicos. de la Entrevista (medios, redes y - Expertos en informtica. infraestructura sistemas) Plan de seguridad tecnolgica informtica. Variables Fuentes Tcnicas Instrumentos - Documentacin sobre el sistema de informacin imperante. Aspecto 5. - Expediente, contrato de Otros recursos trabajo o currculum vtae del para la gestin de personal que trabaja en la informacin gestin de informacin. Intranet. - Especialistas del sistema de informacin. Aspecto 1. Caracterizacin de la organizacin. Se solicita al responsable o gestor del futuro SIG los documentos referidos en la tabla para realizar un anlisis documental y extraer los valores ms importantes que aporten datos sobre la organizacin y el sistema de informacin existente. Del anlisis de esta informacin debe obtenerse un resumen sobre variables clave del sistema de informacin, necesidades generales de informacin y problemas en la gestin de informacin, que se detallan en el anexo 1. Aspecto 2. Subsistema de informacin externa.

Observacin Anlisis Anexo 6 documental Entrevista

Se deben revisar documentos existentes, mencionados en la tabla. Se realizan entrevistas a especialistas de las reas de mercadotecnia, jurdica, de informacin y consejo de direccin, para conocer cmo se realiza la gestin de informacin externa, y adems, se explora cmo se utiliza esta informacin en beneficio de las estrategias de la organizacin. Se utiliza la gua del anexo 2. Aspecto 3. Subsistema de informacin interna. Este paso puede tener mayor o menor grado de complejidad segn sea el inters del cliente y la estructura de la empresa. En cualquier caso es necesario obtener el Diagrama de contexto de la organizacin, el cual refleja las entradas y salidas de informacin desde y hacia la organizacin; as como las entidades relacionadas con ella. Una muestra de un sencillo diagrama de contexto sin contextualizar puede observarse en el anexo 7. Segn el alcance del estudio, si se necesita automatizar los procesos de la empresa, segn prioridades, es necesario realizar un anlisis del sistema, que abarque la identificacin, descripcin y diagramacin de los procesos y flujos de informacin que se realizan en la empresa. Los anexos 3 y 4 presentan las guas para registrar la informacin obtenida en las entrevistas y el anlisis documental de plantillas, modelos e informes. Se definir el grado de complejidad de los diagramas, que puede estar determinado por la descripcin slo de las entradas y salidas de informacin por entidad, o por cada proceso. Un ejemplo de la diagramacin de los flujos de datos se muestra en el anexo 8. Ahora bien, si se necesita disear e implantar un SIG, se identificarn las entradas y salidas de informacin desde y hacia la gerencia, y se identificarn los procesos que generan estos flujos, para mejorarlos en caso de disfunciones u otros problemas y para conocer los flujos de datos en ellos. Para este objetivo se utilizarn los mismos instrumentos descritos en los anexos mencionados anteriormente. Un ejemplo de flujo de datos del proceso de direccin se muestra en el anexo 9. Este procedimiento va a permitir conocer las carencias de informacin que posee la gerencia, y al mismo tiempo, el exceso y duplicaciones de flujo de datos. A partir de aqu, conjuntamente con la informacin precedente obtenida, se debe obtener una idea de las necesidades de servicios de informacin a ofrecer y su automatizacin, en una etapa posterior: el diseo. Debe quedar claro que el futuro SIG responder a las necesidades de informacin de la gerencia fundamentalmente y hacia ella deben dirigirse los objetivos del diagnstico. Aspecto 4. Infraestructura tecnolgica. El levantamiento generalmente lo realiza un informtico o analista de sistemas, el cual debe pasar por todos los puestos de trabajo que poseen medios de computacin y obtener la informacin sobre el hardware y los software instalados, e identificar la informacin que aportan ellos. El anexo 5 sirve de gua para esta tarea. Tambin debe obtener informacin sobre disponibilidad, disposicin, distribucin, estructura, cantidad de terminales y calidad de las

redes en caso de que existan, sobre la disponibilidad, capacidad y estado de los medios de comunicacin, y la situacin de la seguridad informtica, a partir de una entrevista al informtico o administrador de red que est a cargo. La salida de esta fase debe generar un resumen que caracterice el parque tecnolgico, el estado del hardware y el software y los problemas y recomendaciones que es necesario considerar para poder implantar un sistema de informacin de acuerdo con las aspiraciones del cliente. Aspecto 5. Otros recursos para la gestin de informacin. En este paso se extraer informacin sobre el funcionamiento de la gestin de informacin para los usuarios internos, que abarca: indagar sobre formacin del personal que trabaja en el sistema, servicios contratados, fuentes de informacin a las que est suscrita la empresa, existencia y necesidad de biblioteca o centro de informacin, condiciones de trabajo, sean tecnolgicas como del estado del local, funcionamiento de la intranet, si existe y servicios que se ofrecen a los usuarios. La salida debe consistir en realizar una comparacin entre lo que se ofrece actualmente y lo que necesita la organizacin con respecto a la gestin de informacin (anexo 6).

PROCESAMIENTO Y ANALISIS DE LA INFORMACION RECOPILADA

Ante todo, es necesario utilizar los resmenes y notas obtenidas del anlisis realizado a cada documento. Se deben procesar las entrevistas realizadas, tanto para obtener informacin sobre el subsistema de informacin externa, como para confeccionar los diagramas de flujo que permiten observar las entradas y salidas de informacin en los procesos. En dependencia del objetivo del trabajo, si se requiere realizar en el futuro la automatizacin de todos los procesos que se consideren necesarios, se debe profundizar en el anlisis de los flujos de toda la empresa. Si por el contrario, se va a priorizar un sistema de informacin para la alta direccin de la empresa y otros segmentos priorizados, se deben elaborar diagramas de flujo a nivel gerencial para determinar los principales subsistemas que es necesario automatizar en un momento posterior. Por lo general, las bases de datos del subsistema de recursos humanos, la de clientes y contratos, la de mercadotecnia, la de informacin econmica y contable, y la de almacn, son fuentes de informacin clave en el futuro diseo del SIG que deber funcionar en la empresa. Por ltimo, y no por eso menos importante, se recomienda definir el cuadro de mando integral, un recurso de gran uso en la actualidad, para el seguimiento de los principales indicadores seleccionados por rea de resultado clave, en la vigilancia del desempeo de la empresa por sus directivos.

ELABORACION Y EDICION DEL INFORME FINAL DE DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE INFORMACION

Una vez procesada y analizada toda la informacin, se utilizan los resmenes elaborados durante el estudio y se elaboran los que sean necesarios. Se sugiere confeccionar un resumen ejecutivo que facilite su lectura por parte del cliente. Dicho resumen debe contener una introduccin breve y sencilla, que refleje la caracterizacin de la empresa, su estado actual y sus perspectivas de desarrollo, enfocadas sobre todo a las proyecciones con respecto a la gestin de informacin. Debe incluirse adems, la lista de problemas identificados y las conclusiones y recomendaciones derivadas del anlisis. Una segunda parte deber contener los resultados del procesamiento y anlisis realizado, sobre todo de los diagramas y tablas que aportan mayor visibilidad al ejecutivo, sobre la situacin de la empresa. Adems, debern reflejarse en anexos, otras salidas que sean de inters, previamente definidas, como el dictamen tcnico de la infraestructura tecnolgica, los flujos informativos de determinadas reas, la propuesta del procedimiento de actualizacin de la intranet por reas temticas, indicadores y responsables de su actualizacin, la descripcin de los subsistemas de informacin definidos en el estudio, los flujos informativos sea por reas, por usuarios, por procesos, etctera. Finalmente, se recomienda desarrollar un sistema automatizado, por la ventaja que supone realizar y salvaguardar el estudio del sistema de informacin con calidad, rapidez, eficiencia y con el mnimo uso de materiales. En el mismo sentido, permite la conformacin de informes y salidas a la medida de las necesidades de conocimiento de los especialistas y directivos. Por otra parte, un software facilita la presentacin y dominio del sistema de informacin existente como antesala de proyecciones estratgicas en la gestin de informacin; adems, es posible actualizar el estudio cada vez que se necesite revisar el SIG.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
1. Soy Aumatell C. Una aproximacin a la auditoria de la informacin. Auditoria de la Informacin. Barcelona: UOC; 2003. p.13-34.

Anexo 1. Gua de anlisis documental para la caracterizacin de la organizacin. Es necesario obtener y analizar informacin relativa a las siguientes variables: Fuente Objeto social, misin, visin y objetivos estratgicos de la organizacin. Polticas internas y externas que afectan o rigen su funcionamiento. Estrategias declaradas a corto y mediano plazos relativas a la gestin de informacin. (Estrategia global, estrategia tecnolgica, proyecto de sistema de informacin, estrategia de mercadotecnia). Destinatarios de la accin de la organizacin. Reguladores y sus tendencias. Productos y servicios que oferta la organizacin y sus diferencias con los productos de los competidores. Estructura formal y funcional de la organizacin. Sistema de gestin de informacin existente. Datos a extraer Tipo de institucin Sector econmico, industrial o de investigacin Tipo y alcance de la actividad que realiza la organizacin Aspectos clave de la misin de Objetivos a lograr a corto y mediano plazo Aspectos clave de la visin que se propone la organizacin Productos y servicios que ofrece y diferencias con los competidores Destinatarios de los productos y servicios de la organizacin

Informacin corporativa comunicacin al entorno

Tipo de estructura imperante Cantidad de entidades, divisiones, departamentos, cargos administrativos, personal, etctera. Documentos de estructura Cantidad de reguladores y complejidad del funcional y administrativa nivel superior a la organizacin Polticas que afecten el funcionamiento de la organizacin y del sistema de informacin. Manual de calidad Existencia o no de procedimientos para la ejecucin de los procesos Existencia o no de documentacin normada para regir los procesos

Programa de implantacin del subsistema Expediente de perfeccionamiento de informacin interna Objetivos que se persiguen con el

subsistema de informacin interna Informe de balance anual Documentos de estrategia Situacin econmica y financiera en general Conocer si se contempla el desarrollo del sistema de informacin en toda su magnitud o parte de l

Existencia o no de un sistema de informacin Objetivos del sistema de informacin existente Cantidad y preparacin del personal Documentacin sobre el sistema (proyectado y real) que labora en el sistema de informacin de informacin Condiciones materiales y tecnolgicas del rea Existencia y condiciones generales de red, comunicacin por correo electrnico e Internet

Anexo 2. Gua para diagnosticar el subsistema de informacin externa. 1. Sistema de vigilancia del entorno. 1.1 Conocer si el sistema de informacin imperante contempla un subsistema de vigilancia del entorno. Si existe, cmo funciona? Qu servicios ofrece a los usuarios de la organizacin? 1.2 Si no existiera centralizadamente, en cada entrevista por rea comercial, de informacin, jurdica, consejo de direccin, direccin general u otra, determinar: a) Quin o quines se encargan de buscar informacin del entorno o acceder a ella? b) A qu servicio o fuente de informacin acceden? c) Se difunde a los clientes del sistema? De qu manera? 1.3 Qu acciones de comunicacin se realizan para dar a conocer la empresa? Existe un presupuesto para esta actividad? Existe informacin publicitaria y promocional de la organizacin? Grado de calidad de la imagen proyectada en los recursos utilizados. Despus de esclarecidas las preguntas anteriores, en cada rea identificada indagar sobre los aspectos enumerados a continuacin, sea en documentos de los mencionados en la tabla, como a partir de las entrevistas. 1.4 Sobre informacin comercial o de mercado determinar: Tienen identificados a los clientes potenciales de sus productos o servicios? Qu acciones realizan para obtener esta informacin? Estn registrados? Tienen identificados a sus competidores y a sus productos? Qu acciones realizan para obtener esta informacin? Estn registrados? Tienen algn registro de los proveedores y colaboradores? Existe algn estudio o procedimiento de obtencin de datos para conocerlos? Est segmentado el mercado? Bajo qu criterio? Est actualizada esa informacin? De los siguientes tipos de fuentes de informacin seleccione los que consultan o a los que acceden: Directorios Informes comerciales Balances de otras empresas del sector

 Ferias y eventos Boletines especializados del sector Fuentes de prensa impresas o electrnicas Publicaciones seriadas especializadas o comerciales Clientes Proveedores Internet Existe algn servicio de informacin, hacia la gerencia u otros usuarios, relacionado con el mercado a partir de las fuentes seleccionadas anteriormente u otras? Es este de valor agregado, o sea, porta algn tipo de anlisis? 1.5 Sobre informacin jurdica determinar: Cmo se obtiene, controla y difunde la informacin regulatoria y jurdica externa? Dnde se salva y cmo se accede a ella? Tienen registro o ficha de sus colaboradores con informacin de las alianzas estratgicas y convenios? Cmo se procesa y guarda esa informacin? Cmo se puede acceder a ella? Cuentan con una base de datos de contratos? Generan algn servicio de informacin a partir de ella? 1.6 Sobre informacin tecnolgica determinar: De los siguientes tipos de fuentes de informacin seleccione los que consultan: Boletines especializados Informes de tendencias Cursos Eventos Patentes

 Fuentes de prensa Publicaciones especializadas Se utilizan para los clientes del sistema? De qu forma? 2. Anlisis de los productos y servicios de informacin del entorno existentes, desde el punto de vista de: Descripcin de la estructura del almacn de datos (base de datos, registro manual, modelo, etc.) y anlisis de la utilidad de los campos de datos para emitir reportes de inters a los usuarios. Sobre la estructura de cada uno de ellos analizar si contiene las variables descritas a continuacin u otras de inters para la organizacin, que no estn incluidas en la lista: Registro de clientes externos Descripcin de los campos. Variables que contiene: Nombre de la empresa Tipo de empresa Organismo superior Localizacin (direccin, telfonos, correo electrnico) Contactos Moneda en que opera Servicios que ha contratado Segmento del mercado (si est clasificado por la organizacin) Incidencias negativas desde el punto de vista financiero u otras Notas y observaciones Registro de competidores Descripcin de los campos. Variables que contiene: Empresa Organismo superior Localizacin

 Tipo de empresa Monedas en que opera Productos y servicios que oferta Fortalezas identificadas de los productos y servicios Debilidades identificadas de los productos y servicios Precios de los productos Clientes Servicios posventa Tecnologa que utilizan Notas y observaciones Registro de los proveedores y colaboradores Descripcin de los campos. Variables que contiene: Empresa Organismo superior Localizacin Contacto Monedas en que opera Productos y servicios que oferta Precios Incidencias negativas como proveedor Tipo de convenio o alianza existente Clientes Notas y observaciones De cada producto analizar: Grado de automatizacin y sistema utilizado.

Tipos de anlisis, informes o salidas, extradas de los productos anteriores o de otros existentes. Vas de comunicacin y formas de acceso y recuperacin de los datos y reportes de dichos productos por parte de los usuarios. Grado de actualizacin del producto. Responsable de su gestin. 3. Anlisis de algunos aspectos del sitio Web 3.1 Existencia o no de una pgina Web de la empresa. 3.2 Analizar estructura de la pgina Web. 3.3 Analizar nivel de acceso desde la posicin del pblico externo (localizacin por buscadores y otros recursos de internet). 3.4 Analizar actualizacin de la informacin del sitio. 3.5 Posibilidades de interaccin de clientes potenciales u otros pblicos, a travs del sitio (comercio electrnico, correo electrnico, comunicacin online, etc.). 3.6 Amigabilidad y atractivo de la interface de la pgina Web.

Anexo 3. Gua para determinar flujos de procesos. Qu es lo primero que ocurre? De dnde viene la entrada? Quin recibe la entrada? En qu formato se entrega? Qu canal de comunicacin se utiliza? Con qu frecuencia se emite esta informacin? Qu se hace con la entrada? Cmo se registra? Quin es el responsable de su registro y control? En qu medio se almacena? Qu es lo siguiente que ocurre? Qu informacin nueva se genera? A dnde va esa informacin?

Anexo 4. Gua de entrevista. Nombre de la organizacin Nombre del entrevistado Nombre del proceso Nombre de subproceso 1. Tipo de proceso Estratgico De realizacin De soporte De seguimiento y mejora 2. Subsistema del SIG Contable y financiero De negocios o productivo Organizacional Comercial o de mercadotecnia Informativo estadstico o de nivel superior

3. Tipo de sistema de informacin que soporta el proceso: Operacional o transaccional Administrativo de informes Para el soporte de decisiones 4. Descripcin del proceso Cul es la entrada de informacin al proceso? (qu es lo primero que ocurre?). De dnde viene la informacin? Es una entidad interna o externa? Proviene de un almacn de datos? Ejemplo: un archivo, una resolucin almacenada, un manual, etctera.

 En qu formato llega la informacin? (electrnico, impreso, manuscrito, verbal) Por cul va se transmite la informacin? (correo electrnico, entrega personal, intranet, telefnica, etc.). Con qu frecuencia llega la informacin? (diaria, semanal, quincenal, mensual, etc.). En caso de informacin electrnica, en qu tipo de archivo se registra la informacin? (sistema o programa, Word, Excel, Access), Dnde se almacena? (archivo, libreta de registros, etc., PC de contabilidad, PC de secretaria, libro de incidencias, etc.). Quin es el responsable del registro de la informacin de entrada? Qu es lo prximo que sucede? Qu se hace con la informacin? (Esta pregunta describe los pasos del proceso, hasta que se genera una nueva informacin): paso 1, paso 2, paso n. Qu informacin se genera? Se repite el ciclo de preguntas desde de dnde viene la informacin y hasta qu informacin se genera.

Anexo 5. Diagnstico de computadoras. rea Aspectos a evaluar 1. Elementos de hardware Tipo Descripcin Procesador Frecuencia RAM HD1 HD2 HDn CDRom Modem T. Red Otros ACCESORIOS Variables Existencia Estado tcnico Obsolescencia 2. Elementos de software Sistema operativo Software instalados Conocimiento de Software de los usuarios

Posibles informes de salida Inventario de las TICs. Estado en que se encuentra el equipamiento. Distribucin del equipamiento para anlisis segn necesidades. Requerimientos y necesidades de tecnologas informticas, tanto desde el punto de vista de disponibilidad como de distribucin.

Anexo 6. Gua de anlisis documental, entrevista y observacin para el diagnstico de otros recursos que se utilizan en la gestin de informacin. Fuente Datos a extraer

Objetivos del sistema de informacin Cartera de productos y servicios de informacin a los usuarios de la organizacin Documentacin Vas de comunicacin de los servicios: por correo electrnico, sobre el por acceso a la intranet, en actividades presenciales, sistema de reuniones de trabajo, actividades grupales cientfico tcnicas, informacin en informes o boletines impresos, etctera. Datos sobre planificacin o posibilidades de inversin en adquisicin de fuentes, bases de datos y suscripcin a servicios de informacin. Expediente, contrato de trabajo o currculum vitae del personal que trabaja en la Preparacin del personal para la actividad de gestin de gestin de informacin de acuerdo con el perfil y cargo que desempea. informacin Plantilla aprobada y cargos existentes para la gestin de informacin. Acciones que se realizan para conocer las necesidades de informacin de los usuarios del sistema. Amplitud, variedad y actualizacin del fondo bibliogrfico sea impreso o electrnico. Bibliotecario o Acciones que se realizan con el fondo bibliogrfico. especialista en Grado de acceso a Internet (si acceden los especialistas del informacin sistema de informacin, determinados usuarios autorizados o todos los usuarios). Perspectivas del sistema de informacin, no declarados en documentos elaborados. Alcance temtico y de servicios de la intranet. Evaluacin de la Interfase de la intranet desde el punto de vista de la comodidad y amigabilidad para el usuario. Grado de dinamismo de la intranet. Grado de actualizacin de la Intranet (saber si cuentan con Webmaster para administrar la intranet y con responsables de la informacin por reas temticas). Espacios temticos segmentados por tipos de usuarios con acceso dirigido y limitado. Espacios para participar mediante

Intranet

blogs, listas, wikis y otros medios de comunicacin y difusin de informacin. Seguridad informtica Mecanismos y soportes para salvas de informacin. Proteccin de informacin sensible. Cumplimiento del plan de seguridad informtica.

Anex 7 xo

Anex 8 Flujo de trabajo de una ac xo ctividad

Anex 9 xo