Registros: Conceptos y comentarios.

Qu es un registro?
Es informacin. Informacin que tiene que estar en algn lugar. Escrita en un papel, archivada en el disco duro del ordenador, o en el blando, grabada en una cinta o en un video, una foto, etc. Precisando ms, un registro es informacin contenida o soportada en algn medio fsico que permita conservarla de manera permanente, en condiciones normales. Si le pegamos fuego al papel, por ejemplo, la informacin contenida en l, por supuesto que se pierde, pero en condiciones normales se considera el papel un medio fsico permanente.

Que informacin debe contener un registro?

La informacin que se genera o que se obtiene al realizar o desarrollar una actividad determinada. Diremos as que esa informacin es consecuencia de la actividad en cuestin. En resumen, un registro es informacin, generada como consecuencia al realizar una actividad determinada, y contenida o soportada en cualquier medio o soporte fsico que permita conservar-la de manera permanente, en condiciones normales. Observacin. No se considera un soporte fsico permanente adecuado nuestro disco duro, es decir la memoria. Tenemos infinitos ejemplos de registros. Si hacemos un examen y el profesor lo corrige, la nota con su firma, en la hoja de examen es un registro de la actividad de correccin. Si hacemos un anlisis de la situacin econmica de una empresa el balance, en la hoja de clculo del ordenador es un registro de dicho anlisis. Si efectuamos una auditora contable a la empresa el informe final de cuentas es un registro. Si examinamos un albarn de los productos recibidos para comprobar que corresponden con el pedido en precio y cantidad el visto bueno en el albarn es un registro. Si apuntamos en una pizarra, la hora de comienzo y la partida de material que est siendo utilizada en un reactor la pizarra es un registro. SI realizamos una reunin del comit de calidad y grabamos en una cinta los acuerdos tomados la cinta es un registro. Si tenemos una pieza defectuosa y tomamos una fotografa como evidencia de los fallos la fotografa es un registro. Si realizamos una verificacin de un producto el papel donde anotamos las medidas realizadas es un registro.

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Si evaluamos un proveedor el informe de evaluacin es un registro. Si diseamos una pieza el plano con la pieza diseada es un registro. Y as sucesivamente. Como se ve, se establece en todos los casos un binomio actividad-registro que es necesario identificar correctamente. Los registros de la calidad son exactamente lo mismo, pero referidos a actividades que tengan que ver con la gestin de la calidad. Algunos ejemplos pueden ser un informe de no conformidad, una hoja de verificacin del producto, un diario de reclamaciones, un acta de una reunin de seguimiento de los objetivos, etc. En cualquier caso, tanto el soporte o medio, como la forma o apariencia y el contenido de un registro son libres. Podemos utilizar los que queramos. Los que nos gusten. Slo en cuanto a el contenido debe haber un mnimo de informacin que permita conocer la actividad a la que hace referencia el registro, quin lo gener y cuando.

Formatos, plantillas y formularios

Hasta el momento, en ningn caso se ha mencionado otro concepto que, a veces, puede complicar el tema. Son los formatos, plantillas y formularios. Las tres palabras se utilizan en general como sinnimos, aunque existen algunas diferencias entre ellos. Los formatos, plantillas y formularios tienen su razn de ser. Algunos ejemplos: Cuando una actividad se realiza muchas veces y una gran parte de la informacin se repite, podemos crear una plantilla que ya tenga esa informacin repetida, ahorrando tiempo y trabajo. Cuando el registro de una actividad es complejo, por la cantidad de informacin y datos que requiere podemos preparar un formulario que tenga previstos todos los datos, de manera que no nos olvidemos de ninguno al cumplimentarlo. Si un el registro de una actividad lo efectan varias personas a la vez y queremos que todas lo hagan igual, y que tengan la misma presentacin, podemos crear un formato determinado y darle una copia a cada persona. Todos los casos mencionados de formularios, plantillas y formatos pueden realizarse en papel, en soporte informtico, o en cualquier otro. Obviamente el formato, plantilla o formulario en blanco no son registros de nada, puesto que no contienen informacin.

Indelebilidad
En los registros en soporte papel la informacin puede anotarse con lpiz, tinta, etc., igualmente pueden registrarse anotaciones con tiza en una pizarra.

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Que la forma utilizada sea ms o menos indeleble, en si mismo no se cuestiona. En cualquier caso debe ser una forma adecuada a las necesidades. Por ejemplo, apuntar con tiza en una pizarra la hora en que se pone en marcha una mquina para controlar el tiempo puede ser suficiente y adecuado.

Conservacin
La conservacin de los registros es un requisito de la norma. Las condiciones en que se deben conservar, el tiempo y quin puede acceder de ellos, debe establecerlo la empresa, teniendo en cuenta los posibles requisitos legales y de los clientes. El perodo de conservacin de un registro depende de uso que queramos hacer de la informacin contenida en l. Si el registro debe servir para realizar la revisin anual del sistema deber conservarse hasta que se lleve a cabo dicha revisin. Hablamos de uno o dos aos, por lo menos. Si el registro slo no sirve para realizar una accin, por ejemplo un vale de almacn, podemos destruirlos al acabar el da, una vez hayamos cuadrado las existencias. En algunos casos los perodos de conservacin requeridos pretenden dirimir las responsabilidades sobre algunas actuaciones, o sobre los productos servidos, etc., estableciendo as perodos de conservacin muy largos. Por ejemplo: 40 aos en el sector nuclear, 50 en farmacia, la vida de la pieza + 1 ao para el automvil, etc. Las condiciones de conservacin y quin puede acceder a los registros, depende de la importancia de la informacin contenida. Si es una informacin crtica y trascendental para la empresa, debera estar protegida contra su prdida fortuita o intencionada, y disponer de posibles copias de seguridad. Las condiciones a considerar pueden ser: el fuego, la humedad, roedores, polillas, la luz, el calor, elementos magnticos, etc. Por supuesto no slo hablamos de registros en soporte papel, sino en soporte informtico, fotografas, etc. Los medios de proteccin tpicos son llaves en los archivos, claves de acceso, control de las personas, etc. En general no son necesarias este tipo de medidas. Otro requisito que tiene que ver con la conservacin es la posibilidad de recuperar los registros o la informacin contenida en caso de prdida o deterioro. Las copias de seguridad de los registros informticos, que suelen requerirse casi de oficio en las auditoras, tienen que ver con eso. Pero pueden ser necesarias otras medidas, y quizs deben aplicarse tambin sobre otro tipo de registros. Cuntas copias, conque frecuencia deben realizarse, etc., debe decidirse en funcin de la importancia de la informacin, de los riesgos existentes y de las consecuencias que provocara su prdida.

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Cada caso es distinto. La seguridad absoluta no es posible, y por tanto deben tomarse medidas proporcionadas.

Disposicin y uso
Para qu queremos los registros? En algunas normas se establece como requisito definir el uso y el destino que se da a los registros, incluida su destruccin. En general se pueden identificar los siguientes destinos: Uso en el presente, y en el contexto de un determinado procedimiento de actuacin, para tomar decisiones inmediatas sobre las actividades realizadas. Proteccin, archivo y conservacin de los registros, para facilitar su uso posterior. Uso en el futuro, de los registros archivados y conservados, posterior a una actuacin procedimentada, para una o ms de las finalidades siguientes: a) b) Evaluar actividades realizadas. Algunos casos tpicos son la revisin del sistema, el seguimiento de los objetivos, la evaluacin de los proveedores, el seguimiento de los procesos mediante indicadores, etc. Decidir la realizacin de acciones correctivas y preventivas. Proponer e iniciar acciones de mejora. Demostrar la conformidad en las auditorias internas. Demostrar la conformidad en las auditoras externas.

c) d) e) f)

Destruccin controlada de los registros, cuando se considere necesario, en funcin de la naturaleza confidencial de la informacin.

Integridad de la informacin
Este un aspecto que slo debe tenerse en cuenta para evitar errores y manipulaciones de carcter involuntario. La proteccin de los registros contra manipulaciones, alteraciones y prdidas intencionadas no est prevista, ni debe contemplarse en el mbito de los sistemas de gestin de carcter voluntario, tales como ISO-9001 ISO-14001.