CAPITULO I DOCUMENTO 012 FUNDAMENTOS TEORICOS DE INDICADORES DE GESTION EMPRESARIAL

En este captulo se presentan los principales componentes y un breve resumen de la teora de los indicadores de gestin empresarial. Cabe recordar que algunos autores denominan a los indicadores de gestin, grficos de control y estn constituidos por una de las herramientas empleadas en la teora de las restricciones.

1.

DEFINICION

Un indicador se constituye en una medicin peridica, oportuna y real usada para apoyar de forma permanente los planes administrativos que controlan la eficacia, eficiencia, efectividad y (o) los resultados de un proceso tcnico o administrativo. Se define un indicador empresarial cmo un grfico que resume las actividades operativas diarias o semanales de un rea funcional, un proceso o una actividad previamente definida, normativizada, estandarizada y con objetivos cuantificables por unidad de tiempo. El personal operativo durante su jornada normal de trabajo elabora los indicadores empleando 5 a 10 minutos de su tiempo laboral diario. Todos estn al corriente del plan, las metas y el mtodo de medicin y poseen un alto nivel de compromiso que permita cumplir lo programado en el tiempo asignado.

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

Los grupos de trabajo inician el conocimiento de los indicadores de gestin mediante la identificacin de sus componentes, con el objeto de poder aplicar en los casos prcticos el proceso completo de planeacin de la meta propuesta en un tiempo definido. La preparacin de los datos: origen de las cifras, forma de captura de los datos, responsable, periodicidad y forma de almacenamiento. Luego llega la etapa de diseo del indicador: se define el mtodo de tabulacin de los datos, la manera cmo se deben transformar para lograr resmenes de das, semana, mes y la obtencin de los resultados solicitados al agregar. Finalmente, se define la forma mediante la cual se interpretan los resultados: quin recibe los datos, cundo, a qu horas y qu nivel de autonoma posee. En la siguiente etapa se procede a probar los indicadores y a determinar su nivel de confiabilidad mediante pruebas de repetitividad y reproducibilidad. En segundo lugar se procede a medir la sensibilidad del indicador al determinar si una variacin significativa es visible en el cuadrante y la escala definida para garantizar que se puedan tomar decisiones oportunas. Si el indicador resulta insensible, el responsable no podr tomar las acciones correctivas a tiempo. El margen de error estadstico que posee cada indicador queda registrado en un grfico de confiabilidad estadstico que revela la medida de centralizacin como la media o la moda, la desviacin estndar y el nivel de desviacin de la media muestral con relacin a la media poblacional. En algunos casos se desea proyectar cifras para poder predecir el futuro cercano con base en los datos histricos obtenidos hasta ese momento, para ello se debe determinar la mejor manera de realizar las proyecciones estadsticas con los datos obtenidos, es decir buscar el mtodo apropiado: por ejemplo mtodos de regresin mltiple, descomposicin de series de tiempo en sistemas de suma o multipilicativos, sistemas basados en ondas de senos, coseno o tangente. Se trata de limitar al mximo el error matemtico al analizar la informacin recolectada. Es deseable que la Alta Direccin de una entidad defina en primer lugar la finalidad del proceso y posteriormente, se comunique a todo el personal de cada rea funcional o de cada proceso. En ese momento la estrategia propuesta por la Alta Direccin es descompuesta en objetivos concretos de rea alcanzables mediante la definicin de una meta. La meta es la cifra alcanzable al finalizar un ao de aplicacin de un objetivo, es decir de una accin cotidiana exacta y medible.

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

El objetivo anual es descompuesto en actividades diarias, que permiten definir el objetivo tctico es el cmo se va a llevar a cabo la implantacin de la estrategia propuesta y es la parte cuantificable, normalmente asociada a un perodo de tiempo determinado. Cada objetivo posee uno o varios indicadores de operacin que garantizan el control de ejecucin de las tareas a nivel tctico semanal o diario sean controladas. El consolidado de varios indicadores operativos por mes o trimestre representa el indicador de gestin y permite tomar decisiones de tipo estratgico. Finalmente, el indicador de gestin se resume en un estadstico anual y esa informacin se denomina indicador de resultado y es entregado a la direccin de la empresa. Este ltimo indicador es tambin conocido como indicador normativo y es til para tomar decisiones de largo plazo, revaluar los planes estratgicos y hacer posible la adopcin de nuevas finalidades empresariales en el siguiente ao. Los objetivos de mediano se establecen en los planes estratgicos que son revisados cada mes o cada trimestre. Los objetivos normativos o de largo plazo y en el plan normativo o finalidades directivas respectivamente. El plan normativo indica a dnde desea llegar una organizacin a uno, dos o cinco aos. Es una norma general con unos lineamentos muy claros que rige la actividad de la compaa. Esa objetivo de largo plazo se evala cada 3 o 4 meses a travs lo que se denomina el plan estratgico, el cul determina los objetivos de mediano plazo, es decir de cada semestre o trimestre. El cuadro siguiente resume un objetivo de largo plazo, a manera de ejemplo:

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

OBJETIVOS DE LARGO PLAZO CARACTERISTICA ATRIBUTO ESCALA UMBRAL HORIZONTE EJEMPLO PRODUCTO TERMINADO
MILES HECTOLITROS

450 1 AO

El objetivo estratgico se presenta en el mismo cuadro resumen, pero su horizonte es ms estrecho, representa los objetivos del rea para el trimestre o el semestre, normalmente. Se revala cada 3 meses y los resultados se denominan plan de ajuste dinmico, lo cual permite acercarse haca la objetivo de largo plazo, pero teniendo en cuenta las restricciones de corto y mediano plazo. Se trata de hacer lo mejor lo posible durante el trimestre para alcanzar las objetivos de largo plazo y mediano plazo a la vez, corrigiendo las fallas que se presenten durante el periodo, resolviendo las restricciones del da, los problemas cotidianos y finalmente, revaluando la objetivo de largo plazo si es necesario. OBJETIVO DE MEDIANO PLAZO CARACTERISTICAS ATRIBUTO ESCALA UMBRAL HORIZONTE FECHA INICIO: EJEMPLO PRODUCTO TERMINADO
MILES HECTOLITROS

108 90 DIAS Abril 1999

FECHA TERMINACION: Julio 1999

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

2.

CARACTERSTICAS DE LOS INDICADORES

1.1. MEDIBLES Un indicador debe ser cuantificable, expresable en escala numrica, empleando preferiblemente patrones reconocidos internacionalmente. Distintas personas deben poder llegar al mismo resultado en la medicin, es decir que el proceso debe ser repetible y reproducible con un nivel de confianza estadstico predeterminado. 1.2. VERIFICABLES Los indicadores es necesario que estn soportados en documentos, mediciones directas de equipos calibrados, cifras oficiales o de encuestas con respaldo, provenientes de fuentes precisas o de herramientas como: Listas de chequeo y secuencias de operacin de empresas de produccin continua, qumica, farmacutica y cosmtica Grficos de control de empresas manufactureras. Tabulacin del registro de servicios prestados. Cuadros de resultados Planillas de toma de datos Encuestas Sensores digitales basados en calor, descomposicin de la luz, analizadores del espectro, medidores de vibraciones, presin, temperatura o emisiones de gases. Sistemas de control automatizado de la maquinaria modelos superiores a 1994. Al observar la informacin numrica en forma sucesiva, peridica y sistmica y al elaborar los grficos de los indicadores, se puede verificar cual es el buen o mal desempeo de una mquina, un proceso, un operario, un grupo de personas que operan un equipo, realizan un proceso o el grado de calificacin de control de calidad a un lote. De esta manera es posible identificar los verdaderos problemas e intentar erradicarlos. 1.3. ORIENTADOS AL CLIENTE

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

Los indicadores deben de ser medidas que reflejen el cumplimiento del producto o del servicio con los requerimientos pactados y que est dispuesto a pagar el cliente. Por lo menos el 70 a 80% de las mediciones que realiza una empresa deben de estar orientadas al cliente para asegurar su satisfaccin y con ello la supervivencia del negocio en el largo plazo. Generalmente se conoce la informacin de los consumidores a travs de las cartas de garantas enviadas de regreso a la empresa una vez realizada la compra. Es posible conocer la informacin en las encuestas a consumidores en los puntos de venta, concursos, encuesta en las pginas de Internet y peridicos. En algunas ocasiones con la informacin recibida en las lneas telefnicas 9800. El cliente corresponde a la empresa que compra al por mayor el producto y lo vende al detal. El consumidor es la personal que adquiere una unidad para su consumo personal o familiar. La encuesta de imagen corporativa a clientes es diferente de la encuesta de imagen corporativa a consumidores. Si el producto tiene una larga vida, la encuesta a consumidores requiere que haya transcurrido tiempo entre la compra y el uso del producto. Por el contrario, un servicio debe ser calificado en caliente, pues transcurrido el tiempo las personas olvidan su calidad.

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

1.4. RENTABLES Es necesario que los beneficios obtenidos a travs de la medicin excedan los costos incurridos en la recoleccin de los datos. Cada toma de datos manual o por sensor digital representa costos para la organizacin. Es necesario que los datos se empleen en anlisis y en la realizacin de mejoras que aseguren disminuir imperfectos, producto no conforme y rechazos disminuyan. Igualmente, la induccin peridica de empleados, la disminucin de inventarios o mejoras apreciadas por los clientes en los servicios y en los productos, es necesario que sea fruto de la medicin. De lo contrario es muy costoso el sistema de medicin de la empresa y no aporta informacin til al proceso de toma de decisiones.

3.

TIPOS DE INDICADORES

1.5. INDICADORES DE OPERACIN O TCTICOS Los indicadores de operacin estn diseados e implementados para que los empleen en forma diaria o semanal los jefes ms operativos y de menor jerarqua de una organizacin. El grfico de control permite asegurar la ejecucin diaria o semanal de las actividades relacionadas con el plan de corto plazo y generalmente mide actividades: numero de visitas de un vendedor, numero de unidades producidas en un turno, cantidad de horas laboradas. La unidad de medida esta directamente relacionada con la actividad humana que se desarrolla: un vendedor hace visitas a clientes nuevos y antiguos, su unidad de medida es el nmero de visitas. Un operario de una mquina cortadora, su actividad es cortar prendas de vestir de un rollo de tela su indicador seguramente se mida en numero de prendas cortadas, numero de rollos procesados, no conforme y eventualmente una clasificacin por tipo de telas debido a que el rendimiento es variable dependiendo del tipo de tela. El indicador de este trabajador se elabora a partir de las cifras que debe consignar en su planilla de eficiencia que debe diligenciar todos los das. Para diligenciar esta informacin en la planilla de eficiencia, el trabajador no emplea mas de 15 minutos de su jornada diaria de trabajo. 1.6. INDICADORES ESTRATGICOS O DE GESTIN

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

Los indicadores de gestin empresarial o indicadores estratgicos estn destinados a los mandos medios de una organizacin. Son grficos de control, tablas, formatos de radar que permiten la toma de decisiones de mediano plazo, tales como la adopcin de promociones, nuevas fuentes de financiamiento o cambio de diseos de los productos o servicios, cambios en el canal de distribucin. Generalmente tiene una periodicidad mensual o trimestral y las acciones que se toman con esta herramienta se ven los resultados en los siguientes 90 das. Los indicadores de gestin se alimentan de la informacin tabulada y consolidada de los indicadores de operacin o tcticos. Es necesario disponer de un mtodo para poder consolidar la informacin por dependencias, sucursales, oficinas, regionales, plantas y pases para que no se pierda el detalle relevante para el control del proceso. Por ejemplo en una aerolnea con 100000 vuelos programados en un mes, no es visible el tiempo de demora de 5 horas que tuvo un vuelo en un da nicamente. Este evento es grave para los pasajeros que debieron esperar en un aeropuerto de categora 3 5 horas, pero no es importante para la gerencia porque representa una fraccin mnima de retraso del indicador consolidado. 1.7. INDICADORES NORMATIVOS O DE RESULTADO Estn creados para la alta direccin de las empresas, forman parte de los sistemas SIG (Sistema de Informacin Gerencial) y son orientados al seguimiento de las finalidades descritas en la misin, la visin y las estrategias definidas en el plan estratgico de la empresa. Generalmente son trimestrales, semestrales o anuales. Se alimentan de la informacin producida a travs de los indicadores tcticos y de gestin, casi siempre son de clculo automtico, producidos directamente a travs de la consulta directa a las bases de datos y al datawarehouse. Permiten evaluar las acciones de largo plazo que deben ser ajustadas o modificadas. Generalmente los resultados tomados con estos indicadores se pueden ver funcionando un ao o un semestre despus.

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

4.

DURACION

Los indicadores tienen una vida til finita, rara vez son vlidos por largos perodos de 10 a 20 aos y normalmente sirven durante 2 o 3 aos mientras la empresa logra cumplir una estrategia. Generalmente se revisa cada ao las estrategias y los indicadores de gestin y el mtodo para calcular los resultados y agregar. Son ajustados a las necesidades reales del negocio y de los clientes en cada revisin gerencial. El ao de planeacin no tiene que coincidir con el ao calendario necesariamente, es ms, por razones prcticas parece que debe de ser diferente, pues el ciclo que normalmente se sigue es un poco ms relacionado con los perodos de vacaciones, produccin, clima, poca para cosechas y otras caractersticas diferentes a las del ao calendario.

EJEMPLOS DE PERIODOS

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

10

NUMERO NOMBRE INDICADOR 1 Vetas reales / Ventas presupuestada Pedidos perfectos / despachos totales 2 Numero empleados reinducidos / total 3
empleados1

DURACION Semanal y permanente 3 aos 1 ao 1 ao 1 ao Permanente 3 meses 5 aos 2 aos

4 5 6 7 8 9

Nmero de mail recibidos/ nmero de mail enviados Nmero de memorandos internos enviados Captacin semana / captacin presupuestada Cantidad usuarios capacitados / Total usuarios. Cantidad carros operacin / total Proveedores capacitados / proveedores Totales

La empresa realiz reingeniera en el ao anterior.

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

11

5.

OBJETIVOS DE LA MEDICION

Los objetivos son decisiones polticas que permiten operativizar la misin, visin y las estrategias de la compaa a travs de acciones concretas como por ejemplo abrir una sucursal, cambiar el canal de distribucin, iniciar un control de calidad mediante el empleo de un nuevo mtodo de inspeccin para solo nombrar unos pocos. Cada rea o jefatura de proceso puede tener varios objetivos, que son el resultado de la descomposicin de las estrategias y metas a nivel de cada rea funcional cuando el organigrama de la empresa es por funciones o de cada jefatura de proceso cuando el organigrama es por procesos. Los objetivos se pueden clasificar en:

EFICACIA EFECTIVIDAD EFICIENCIA CALIDAD OPERACION O ACTIVIDAD MEDIO AMBIENTE

La objetivo de eficacia permite determinar la satisfaccin de los clientes internos y externos. Mide resultados, logros despus de un tiempo definido. Los datos relacionados con este indicador son externos a la entidad o el rea. Se obtienen por encuesta, Internet o entrevista directa. La objetivo de efectividad permite determinar los logros directos de un rea como por ejemplo la cantidad de producto no defectuoso producido, cantidad de clientes atendidos, desperdicio por turno de trabajo, el nmero de personas satisfechas, nmero de ordenes de pedido despachadas a tiempo, reparaciones efectuadas a tiempo entre muchos otros. La objetivo de eficiencia permite determinar a que costo se atiende a los clientes. Los indicadores empleados son los costos directos, los niveles de productividad, consumo de materias primas y cantidad de materia prima procesada, consumo de horas extras entre otros. En algunas empresas se estima el complemento: los costos de la no calidad, es decir el costo de no hacer bien las cosas la primera vez y por consiguiente tener que repetir trabajo.

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

12

La objetivo de calidad permite determinar el nivel de aseguramiento de la calidad y de mejoramiento logrado por los procesos y las reas funcionales. Los indicadores empleados son por ejemplo el nmero de artculos defectuosos, el costo de la no calidad, el nmero de procesos documentados, cantidad de horas en induccin y reinduccin para el personal, cantidad de propuestas de mejoramiento que han sido implementadas efectivamente, grado de ajuste con normas de calidad como la ISO9000 entre muchos otros. La objetivo de actividad o de operacin permite determinar cunto se lleva a cabo en un rea funcional: produccin bruta, cantidad de memorandos ejecutados, nmero de cartas contestadas, nmero de barriles procesados, miles de botellas envasadas, miles de horas trabajadas, miles de kilmetros recorridos o cualquier otra relacin que mida actividad, cantidad de cosas realizadas o nmero de servicios prestados. Difiere un poco del objetivo de efectividad porque esta ltima permite determinar que tan lejos est de los compromisos de con otras reas o con clientes externos mientras que en este indicador solo se mide la actividad sin comparar con los compromisos. Esta es una medida de actividad o de la cantidad ejecutada en comparacin con un presupuesto. Refleja los resultados de la actividad humana que es posible llevar a cabo por intervalo de tiempo, sin tener en cuenta los compromisos del rea o seccin. El objetivo de medio ambiente permite determinar los logros de los planes relacionados con el medio ambiente. Por ejemplo la cantidad de materia prima reciclable recolectada, la cantidad de procedimientos de medio ambiente documentados, la cantidad de horas que estn operando los purificadores de aire, niveles de reutilizacin de flujos de agua, calidad del agua, calidad del aire entre muchos otros. Por lo anterior para cada asunto especificado como objetivo debe haber su correspondiente indicador, para verificar que tan exacto y oportuno es el resultado de ejecucin de la actividad, ello significa que un indicador se debe tomar o medir con la suficiente frecuencia para poder detectar y corregir las fallas que se presenten antes de alcanzar el objetivo final con lo cual se podrn hacer correcciones de manera progresiva antes de que se produzca un resultado final malo. Sin embargo la medicin no debe ser excesiva ya que ello puede generar un sobrecosto considerable a la actividad, producto o proceso que se esta evaluando.

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

13

6.

DISEO DE INDICADORES

Los indicadores deben de estar equipados con medidores que cumplan las siguientes condiciones para ser econmicamente y tcnicamente viables: CRITERIOS DE SELECCIN DE INDICADORES

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

14

CRITERIO Relevante

Util Comprensible Viable

Motivante

EXPLICACION PUNTAJE 1=Sin vinculo con las estrategias, 2=Poco vinculado a las estrategias, 3=Relacin indirecta con las estrategias, 4=Relacionado con las estrategias de la empresa, 5=Muy relacionado con las estrategias de la empresa. 1= Muy detallado y no til, 2=Poco til, 3=Neutral, 4=Informaacin til, 5=Muy til. 1=Complejo, 2=Toco pensar mucho, 3=Indiferente, 4=Relativamente fcil de entender, 5= Muy comprensible. 1=Dificil de calcular, 2=Medible a mano, 3=posible estimarlo a partir de varias pantallas o reportes, 4=Fcil producirlo , 5=Es medido en la actualidad. 1=Poco motivante, 2=Medio motivante, 3=indiferente, 4=Motivador, 5=Muy motivador.

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

15

Proyecto:

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

16

Ejemplo nmero uno: NUMERO DE PEDIDOS DESPACHADOS A TIEMPO

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

17

CRITERIO Relevante Util Comprensible Viable Motivante

EXPLICACION Relacionado directamente con la empresa Poco til Muy comprensible. Difcil de calcular Poco

PUNTAJE 5 2 5 1 1

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

18

Proyecto: Puntualidad.

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

19

Ejemplo nmero dos: INDICADORES DE ADM Y DESARROLLO RECURSO HUMANO

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

20
MOTIVANTE

RELEVANTE

UTIL

MEDIDA

Horas de entrenamiento por empleado Cumplimiento de programas de educacin Ausentismo Nmero de das de ausentismo por empleado Nmero de das de enfermedad pagados Tiempo perdido en accidentes.

COMPRENSIBLE

VIABLE

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

21

Cantidad de empleados que cumplieron sus objetivos.

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

22

7.

IMPLEMENTACION

La toma de datos para elaborar indicadores debe ser una practica sencilla, descrita de forma detallada con el fin de garantizar que sin importar el ente o responsable que la realice, el mecanismo de elaboracin y toma de datos es reproducible confiable y veraz. Existen mediciones indirectas de los indicadores propuestos que se efectan a travs de la evaluacin de aspectos correlacionados, tal es el caso de la determinacin de la calidad de los carbones y su uso mas apropiado, lo cual se podra evaluar a travs de la capacidad calorifica de los carbones de las diferentes minas en explotacin para calificar su nivel de calidad. Busque la variable que sea ms fcil de medir y menos costosa. Una vez escogida la variable, ser empleada en el eje Y de su indicador de gestin. El personal de cada seccin o de cada proceso debe diligenciar los formularios denominados ficha tcnica del indicador que permiten a todo el personal comprender el compromiso de medicin que estn adquiriendo y la manera como debe operativizar el trabajo a partir de la fecha. FICHA TECNICA DEL INDICADOR
Nombre: Formula calculo: Responsable recopilar: Periodicidad: Objetivo Medicin: Programa Empleado: CODIGO: Archivo formato: Archivo origen: Responsable recibir: Descripcin: Cobertura: Sintona:

Fecha:

Hora:

GRAFICO

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

23

MF4.1-002

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

24

8.

PRESENTACION COMPUTADOR

Los indicadores de gestin representan un sistema de informacin completo que amplifica y filtra datos que son requeridos por la administracin de la empresa

para lograr un fin en un tiempo determinado. NOTAS DEL PARTICIPANTE _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

25

Los indicadores de gestin poseen tres fases: - Fase de diseo y definicin de metas de los indicadores (3 semanas) - Fase de implementacin, aplicacin y anlisis. (1 ao) - Fase de evaluacin de la utilidad y el costo del indicador (1 semana)

_______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________

NOTAS DEL PARTICIPANTE

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

26

FASE 1: DISEO Y PLANTACIN

Se definen los indicadores en cascada de tal manera que todos apunten al mismo objetivo y las acciones concretas del da estn alineadas con el resultado anual esperado. NOTAS DEL PARTICIPANTE _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

27

FASE 1: DISEO: CUADROS DE DISEO DE INDICADORES

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

28

FASE 2: OPERACION

La semana laboral se descompone en dos grandes macroactividades: El tiempo para realizar el trabajo asignado El tiempo para analizar los logros, metas, problemas y estrategias a seguir en la siguiente semana. NOTAS DEL PARTICIPANTE _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________________________________________________________

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

29

FASE2: INDICADOR OPERACION

El indicador de operacin mide acciones diarias o semanales de actividad, efectividad o calidad de las personas ms operativas de la compaa. Esta destinado para que los jefes de mas bajo nivel logren llevar a cabo un proceso de mejoramiento continuo y realicen acciones de tipo tctico. NOTAS DEL PARTICIPANTE _______________________________________________________________

______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ________

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

30

NOTAS DEL PARTICIPANTE _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________________________________________________________

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

31

FASE2: OPERACIN RESUMEN

Cada jefe implanta una rutina de trabajo basada en la ejecucin del trabajo rutinario muy organizado durante 5 a 10 das. Al finalizar el perodo evala con el indicador de operacin la situacin con su gente, prioriza a travs de herramientas como Pareto el manejo de los problemas y los conceptualiza con espinas de pescado. Se inicia entonces la fase de planeacin de la siguiente semana o quincena y se fijan responsabilidades y micrometas. NOTAS DEL PARTICIPANTE _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

32

FASE2 INDICADOR DE GESTION TIPO 1

El indicador de gestin esta dirigido a un grupo de ejecutivos encargados de definir las estrategias a seguir durante los prximos 3 meses emplea los indicadores en forma mensual o trimestral para realizar el PLAN DE AJUSTE DINAMICO. NOTAS DEL PARTICIPANTE _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

33

FASE2 INDICADOR DE GESTION TIPO 2 PREPARACION DEL TRABAJO

CEO

NIVEL DE SATISFACCIO N

MOVILIDA D

EMPODERAMIENTO

MANTENIMIENTO A CARGO DEL OPERADOR.

CRITERIO PREPARACION MANTENIMIENTO CEO EMPODERAMIENT O MOVILIDAD SATISFACCION FECHA PUNTAJE TEORICO 5 5 5 5 5 5 30

TOTAL:

NOTAS DEL PARTICIPANTE _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

34

FASE3 INDICADOR DE RESULTADOS

Los altos ejecutivos (grupo primario) reciben cada trimestre el informe de una pgina que resume la situacin de ejecucin del plan estratgico. Basados en esos datos pueden modificar polticas o estrategias o sugerir ajustes a los presupuestos y asignaciones de personal. NOTAS DEL PARTICIPANTE _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

35

FASE 2: RESUMEN
META

El sistema opera en un ciclo corto semanal o quincenal y en un ciclo largo mensual o bimestral que permite ajustar las metas a la realidad externa de la empresa y a las restricciones de corto, mediano y largo plazo. NOTAS DEL PARTICIPANTE _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

36

FASE2 : ALGUNOS TRUCOS PARTE 1

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

37

FASE2 : ALGUNOS TRUCOS PARTE 2

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

38

FICHA TECNICA DEL INDICADOR. (EJEMPLO 2)

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

39

NOMBRE INDICADOR: DEFINICION:

PERIODICIDAD:

RELACION: NUMERO:

INDICADOR NEGOCIO: INDICADOR GERENCIA: INDICADOR GRUPAL: INDICADOR INDIVIDUAL: INDICADOR OPERATIVO INDICADOR RESULTADO: INDICADOR CALIDAD:

FECHA DE ENTREGA:

CLIENTE QUE RECIBE :

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

40

ORIGEN DATOS:

METODO CALCULO:

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA GRAFICA:

Pgina

41

CUADRO DE SELECCIN DE MEDIDORES

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

42
TOTAL

UTILIDA D

IMPORTANCIA

CRITERIOS

COMPRENSION DISPONIBILIDAD DATOS

Visitas exitosas / Total visitas de ventas. Horas planeacin ventas / Horas totales Cotizaciones favorecidas / Total Horas facturables / Horas laboradas. Tiempo parada no programada / tiempo laborado.
Tiempo mantenimiento / Tiempo programado.

Produccin del da Producto no conforme Eficiencia Horas no laboradas / Total horas pagadas Devoluciones a proveedores. Horas de capacitacin efectiva / Horas programadas. Toneladas de estibas reutilizadas o recuperadas. Toneladas de empaques reciclados Estibas reutilizadas Sustitucin de empaques reutilizables.

SEMINARIOS DE EDUCACION CONTINUADA

Pgina

43

MI CUADRO DE SELECCIN DE MEDIDORES

UTILIDA D IMPORTANCIA COMPRENSION DISPONIBILIDAD DATOS TOTAL

CRITERIOS