Berufliche Schulen Materialien zum unterrichtsbegleitenden Einsatz einer integrierten Unternehmenssoftware im kaufmnnischen Unterricht der Berufsfachlichen Kompetenzbereiche im Ausbildungsberuf:

Verkufer / Verkuferin Kaufmann / Kauffrau im Einzelhandel

Point-of-Sale
Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel
- Schlerausgabe Abwicklung von Kassengeschften mit Hilfe eines Kassenmodules in einer integrierten Unternehmenssoftware
Software: Microsoft Business Solutions Navision Version: Navision 4.0

Landesinstitut fr Schulentwicklu ng www.ls-bw.de best@ls.kv.bwl.de

Qualittsentwi cklung und Evaluation

Autoren: Gerd Huber, StD, Pforzheim Gunnar Horn, StR, Konstanz Anke Mssig, StRin, Mannheim Karsten Schleider, StD, Freiburg

Schulentwicklu ng und empirische Bildungsforsch ung

Stuttgart 2006 H 06/51

Bildungsplne

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

IMPRESSUM
HERAUSGEBER Landesinstitut fr Schulentwicklung Stuttgart, Fachbereich 3 Rotebhlstrae 131, 70197 Stuttgart Tel.: (07 11) 66 42-1 69 oder -1 67 Fax: Internet: http://www.ls-bw.de/ E-Mail: handreichungen@abt3.leu.bw.schule.de poststelle@ls.kv.bwl.de Stand: Mrz 2007 (07 11) 66 42-1 02

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Inhaltsverzeichnis
Seite
1 2 3
3.1 3.2 3.3 3.4

Vorwort berblick ber das Modellunternehmen und Einstieg in die Unternehmenssoftware Kassensystem
Kassierung am IUS-Modul POS-Kasse Einsatz einer Kassensoftware Kassenanmeldung Kassierung Kassenabschluss

3 5 6
6 6 7 12

4
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

Warenwirtschaftssystem
Verknpfung von Kassensystem und Warenwirtschaftssystem Lagerwirtschaft Lagerdisposition Bestelldisposition Beschaffung - Bestellung Beschaffung Warenanlieferung und Eingangsrechnung

16
16 16 17 18 19 22

5
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

Finanzbuchhaltung
Verknpfung von Kassensystem, Warenwirtschaftssystem und Finanzbuchhaltung Dokumentation und Buchung des Wareneinkaufs Dokumentation und Buchung der Kassenumstze (Umsatzerls) Dokumentation und Buchung des Wareneinsatzes Dokumentation und Buchung des Wareneinkaufs im IUS-System Dokumentation und Buchung der Kassiervorgnge im IUS-System

24
24 24 25 26 26 27

6
6.1 6.2

Auswertung der Kassiervorgnge

Kontrolle und Analyse der Kassenumstze Kontrolle und Auswertung der Kassendokumentation

31
31 31

7
7.1 7.2

Exkurs: Code EAN

Definition, Einsatzgebiete und Wissenswertes Einbindung der EAN in die Artikelkartei unter Navision Attain

33
33 34

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

Kassengeschfte und Warenwirtschaft integrierten Unternehmenssoftware

1. Vorwort

im

Einzelhandel

mit

Einsatz

einer

Innerhalb der betriebswirtschaftlichen Kernprozesse eines Einzelhandelsunternehmens nimmt die Abwicklung der Verkaufsprozesse am Servicebereich Kasse eine zentrale Schlsselstellung ein. Die vorliegende Handreichung thematisiert den Einsatz der integrierten Unternehmenssoftware Microsoft Business Solutions Navision (MBS) zur Abwicklung dieser Kassengeschfte eines Einzelhandelsunternehmens am Beispiel des Modellunternehmens Weltladen El Sol GmbH. Der Blick fokussiert sich dabei innerhalb der betriebswirtschaftlichen Kernprozesse auf die Verkaufsprozesse mit direkter Kundenanwesenheit und unmittelbarer Zahlungsabwicklung. Neben der Auftragsbearbeitung und der entsprechenden Rechnungserstellung (Fakturierung auf Ziel1) (Modul Verkauf ) stehen damit im Rahmen der Verkaufsprozesse die Kassengeschfte am Point of Sale 2 (Modul POS -Kasse-) im Zentrum der Betrachtung. Das Kassenmodul ist dabei direkt in die zentrale Datenbank der Unternehmenssoftware integriert, was sich in der direkten Zugriffsmglichkeit auf die im Kassenbereich erfassten Daten ber smtliche anderen Module (z.B. Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Produktion, Beschaffung, .) widerspiegelt. Der Einsatz integrierter ERP-Systeme3 in Verbindung mit elektronischen Datenkassen im Einzelhandelsunternehmen ermglicht, neben der reinen Registrierung der Kassiervorgnge, die Einbindung moderner Warenwirtschaftssysteme4. Die Kassierung am POS liefert dabei die erforderlichen Daten, welche die Grundlage zuknftiger betriebswirtschaftlicher Entscheidungen bilden. Der Einsatz der Integrierten Unternehmenssoftware im kaufmnnischen Unterricht hat zum Ziel, Strukturzusammenhnge aufzuzeigen, welche den Schlern in Ihrer betrieblichen Ttigkeit nicht oder lediglich sehr begrenzt offengelegt bzw. zugnglich gemacht werden knnen. Der Kassenarbeitplatz am softwareuntersttzten POS-System zeichnet sich in der betrieblichen Praxis dadurch aus, dass er in seiner Bedienung innerhalb krzester Zeit angelernt werden kann. Einblicke in die betriebswirtschaftlichen Zusammenhnge, welche sich hinter der Benutzeroberflche des POS anschlieen, wie z.B. Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft, bleiben dem betrieblichen Anwender jedoch meist verwehrt. In der Simulation der Praxis mit Hilfe der Integrierten Unternehmenssoftware knnen diese Strukturzusammenhnge im kaufmnnischen Unterricht gezielt aufgedeckt und didaktisch aufbereitet vermittelt werden. Das Softwaremodul Kasse steht dabei im Zentrum der Betrachtung, wobei gezielt der Blick auf die Auswirkungen des Warenverkaufs ber die Kasse auf die Bereiche Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft (Einkauf Verkauf Lager) gerichtet wird. Die Schler werden im Folgenden mit Hilfe der Software mit exemplarischen Problemstellungen der Unternehmenspraxis im Bereich des Kassenarbeitsplatzes konfrontiert. Der Lernprozess beginnt jeweils mit einfach strukturierten Aufgabenstellungen in der Einfhrungsphase. Darauf aufbauend erfolgt eine schrittweise Komplexittserweiterung der betriebswirtschaftlichen Lerninhalte bis hin zur betriebswirtschaftlichen Auswertung der Unternehmensdaten im Gesamtzusammenhang. Das Programm lsst sich dabei sowohl auf einem realen Kassenarbeitsplatz mit entsprechenden Peripheriegerten (Scanner, Bondrucker, Kundendisplay, etc.) als auch auf jedem herkmmlichen PC in der Unterrichtssituation der Schule einsetzen und bedienen.

Falls keine sofortige Bezahlung erfolgt, sondern der Kunde eine Rechnung mit einer Zahlungsfrist erhlt, spricht man von der Lieferung auf Ziel. Im Bereich des Versandhandels ist es blich, dass die Kundenauftrge per Bestellung eingehen und die Ware zusammen mit Lieferschein und Rechnung dem Kunden zugehen. Der Zeitpunkt der Warenbergabe und der Zeitpunkt der Bezahlung fallen damit auseinander. 2 POS: Point of Sale (Servicebereich Kasse). 3 ERP: Enterprise Ressource Planning. Als integrierte ERP-Systeme werden Softwarelsungen bezeichnet, welche in einer zentralen Datenbasis die betrieblichen Geschftsprozesse ber alle Bereiche des Unternehmens zusammenfhren. 4 Unter Warenwirtschaft versteht man im Einzelhandelsunternehmen alle Geschftsprozesse, welche mit der Beschaffung, Lagerung und dem Verkauf der Waren verbunden sind. Warenwirtschaftssysteme (WWS) dokumentieren, steuern und berwachen dabei alle anfallenden Waren- und Datenbewegungen.

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

Diese Handreichung ist in ihrer vorliegenden Form dazu konzipiert, den Schlern den Kassenarbeitsplatz als Leitfaden der betrieblichen Praxis zu erlutern. Sie sollten mit ihrer Hilfe das Programm als neuer Mitarbeiter der Juniorenfirma im Verkaufsladen des Weltladens El Sol einsetzen knnen, um Ihre Aufgaben im direkten Kundenkontakt lsen zu knnen. Darber hinaus sind sie damit in der Lage, die Auswirkungen ihrer Ttigkeit auf die Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung bzw. die unternehmerischen Entscheidungen einzusehen und zu analysieren. Fr die Ausbildung der Einzelhandelskaufleute liegt damit der Focus der Betrachtung auf die Module Finanzbuchhaltung, Verkauf, Einkauf, Lager und POSKasse. Das Hauptmen der Unternehmenssoftware wurde aus diesem Grund entsprechend angepasst und kann in der Unterrichtsdatenbank des Landesinstitutes fr Schulentwicklung Stuttgart ber die Benutzeranmeldung EH (ohne Passwort) aufgerufen werden.

2. berblick ber das Modellunternehmen und Einstieg in die Unternehmenssoftware

Aufbauend auf die theoretischen betriebswirtschaftlichen Kenntnisse sollen im Folgenden exemplarische Geschftsprozesse des Einzelhandels am Beispiel des Modellunternehmens Weltladen El Sol GmbH mit Untersttzung des ERP-Systems Microsoft Business Solutions Navision (MBS) praktisch umgesetzt werden. Im ersten Schritt werden die Schler mit der Bedienung des Kassenterminals vertraut gemacht. In der Praxis des Ausbildungsbetriebes endet an dieser Stelle die Einsichtsmglichkeit in die Strukturzusammenhnge der Betrieblichen Geschftsablufe fr die Auszubildenden. Sie erhalten in der Regel keine Einsicht in die Finanzbuchhaltung oder knnen beispielsweise die Auswirkungen ihrer Verkufe auf die Warenwirtschaft nachvollziehen. Der Einsatz von MBS im Unterricht der kaufmnnischen Berufsschule hat dabei zum Ziel, durch die Einblicke in die Unternehmensdaten diese Strukturzusammenhnge aufzuzeigen, welche den Auszubildenden in ihrer betrieblichen Ttigkeit nicht oder lediglich sehr begrenzt vom Ausbildungsbetrieb offen gelegt bzw. zugnglich gemacht werden knnen. Nach der Kassierung am Kassenarbeitsplatz werden im zweiten Schritt zunchst die Auswirkungen der Verkufe auf die Lagerbestnde und die damit verbundene Beschaffungsdisposition thematisiert. In einem weiteren Schritt rckt die Dokumentation der Warenumstze in der Finanzbuchhaltung ins Zentrum der Betrachtung. Abschlieend werden die am POS erfassten Informationen hinsichtlich ihrer Auswirkung auf zuknftige unternehmerische Entscheidungen analysiert. Die El Sol GmbH ist ein kleines Einzelhandelsunternehmen, welches als Abteilungen der Juniorenfirma Junior Trade & Management e.V. der Kaufmnnischen Schulen Wangen von Schlern der Klasse WS1b der 2-jhrigen kaufmnnischen Berufsfachschule (Wirtschaftsschule) betrieben wird. Untersttzt werden die Witschaftsschler durch einige Schler des Wirtschaftsgymnasiums in Form einer Arbeitsgemeinschaft, das Lehrerteam der Juniorenfirma und einen Zivildienstleistenden, welcher als Vollzeitarbeitskraft den Verkaufsladen als Geschftsfhrer leitet. Philosophie des Weltladens ist der Verkauf von fair gehandelten Waren aus berwiegend kontrolliert biologischem Anbau. Das Weltladenkonzept frdert auf diesem Wege gezielt Projekte der Entwicklungshilfe in der Dritten Welt. Neben dem Verkauf der Ware an Laufkundschaft in der Filiale in der Fugngerzone der Altstadt von Wangen werden auch einige Grokunden in der nheren Umgebung per Abholung oder Paketversand auf Rechnung beliefert. Das Sortiment des Weltladens El Sol umfasst rund 250 Artikel aus den Bereich Textilien, Kunsthandwerk, Lebensmittel, Musikinstrumente und Geschenkartikel. Dabei ist Fair gehandelter Kaffee mit ca. 20 verschiedenen Sorten am tiefsten sortiert. Pro Verkaufstag werden im Durchschnitt ca. 200 Euro Umsatz im Laden erzielt.

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

Um einen ersten berblick ber das Modellunternehmen El Sol GmbH und die eingesetzte Unternehmenssoftware zu bekommen, sollen Sie sich zunchst zum Einstieg einige Geschftsdaten beschaffen. Nehmen Sie Einblick in die Unternehmensdaten der El Sol GmbH und beantworten Sie folgende Fragen: 1. Finanzbuchhaltung Kontenplan - Welchen Bestand (Saldo) weist das Sachkonto 2820 Kasse aus? - Wie hoch sind insgesamt die Zahlungsverpflichtungen der El Sol GmbH gegenber den Lieferanten? - Welchen Gesamtwert haben die Waren, welche die El Sol GmbH derzeit im Warenbestand des Lagers incl. Der Ware im Verkaufsraum hlt? Debitoren & Verkauf Debitoren (Kunden) - Welche Zahlungsbedingung wurde dem Debitor (Kunde) Ingenieurbro Schrey & Weber eingerumt? - Wie hoch sind insgesamt die Forderungen gegenber dem Kunden Ingenieurbro Schrey & Weber? - Welche Waren wurden dem Kunden Ingenieurbro Schrey & Weber mit dem letzten Lieferschein geliefert bzw. mit der letzten Ausgangsrechnung fakturiert? Kreditoren & Einkauf Kreditoren (Lieferanten) - Welche Anschrift hat der Kreditor (Lieferant) dwp GmbH? - Wie hoch sind insgesamt die Verbindlichkeiten gegenber dem Lieferanten dwp GmbH? - Welche Kreditoren-Artikelnummer hat der Artikel Sirup Mango Monkey 250 ml beim Lieferanten dwp GmbH? Lager Artikel - Welche Artikelnummer hat der Artikel Kaffee Cortadora 500g gem.? - Wie sieht der Artikel Espresso Companero 500g Bohne aus (Bild)? - Welche Lagerbestandsmenge ist vom Artikel Cappuccino Nachfllb. 150 g vorhanden? - Wie hoch ist der Verkaufspreis fr den Artikel Kaffee Companero NIC 250g gem.? - Wie hoch ist der Einstandspreis fr den Artikel Rooibos Orange-Zimt 100 g? - Von welchem Lieferanten wird der Artikel Grntee Lemongr Siddharta 90 g standardmig bezogen?
Lagerbestand Meldebestand Sicherheitsbestand Einstandspreis netto Verkaufspreis netto

2.

3.

4.

Vervollstndigen Sie folgende Tabelle und beschaffen Sie sich einen berblick ber das Sortiment der El Sol.
Artikel Nr. Artikelname

101001 101004 101014 102030 103002 103201 105101 106012 106230 108001 202063 202505 203131

Kaffee Companero NIC 500g gem. Espresso Companero 500g Bohne Schonkaffee Cortado 500g gem. Rooibos Lemongras 100 g Batida del Mundo Sirup Mango Monkey 250ml Reis Hom Mali geschlt Honig Campanilla Vollrohrzucker Mascobado Weiwein Los Robles 0,7 l Kerzenstnder "Erntetanz" Schildkrte, Holz, handgeschn. Kalebasse Palmnuss

40 15 5

15 5 15 1 6 1 6 1 4 1 0 0 0 0

5,54 5,82

6,85 6,90

1,64 1,55 1,64 2,50 4,80 2,69 3,66 7,40 16,95

6 11 13 0 1

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

3. Kassensystem
3.1 Kassierung am IUS-Modul POS-Kasse Einsatz einer Kassensoftware Die El Sol GmbH setzt in ihrer Verkaufsfiliale in der Fugngerzone der Innenstadt eine PC-Kasse mit direkter Verbindung zur zentralen Datenbank des ERP-Systems ein, mit deren Hilfe die Kassiervorgnge abgewickelt und dokumentiert und alle relevanten Daten fr die betriebswirtschaftliche Analyse erfasst und bereitgestellt werden knnen. 3.2 Kassenanmeldung Sie sind als Auszubildender (Fritz Mller) an Ihrem ersten Arbeitstag im Verkaufsladen der El Sol GmbH zur Kassierung an der PC-Kasse eingeteilt. Sie werden Ware verkaufen und kassieren. Beim Kassieren benutzen Sie die eingebaute Computerkasse. Bevor Sie den Laden ffnen, mssen Sie Ihre Kasse einschalten und sich an Ihrer Kasse anmelden. Gehen Sie dabei nach folgender Kassieranweisung zur Kassenanmeldung vor: Kassenanmeldung Whlen Sie im Hauptmen das Modul POS (Point of Sale)

Whlen Sie den Menpunkt Kassierung5

Es ffnet sich das Kassenfenster.

Noch ist die Kasse geschlossen. ffnen Sie die Kasse, indem Sie auf den Startknopf oder die Funktionstaste F3 drcken! Sie werden zunchst gebeten, sich als Verkufer zu identifizieren und anzumelden, indem Sie Ihren Namen bzw. Ihr Namenskrzel eingeben. Bitte geben Sie Ihre Benutzerkennung (z. B. FM) ein und drcken Sie die EnterTaste.

Alternativ kann auch die Kassierung-Touchscreen ausgewhlt werden.

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

Sie werden zuerst aufgefordert, das Wechselgeld zu erfassen und in die Kasse zu legen. Sie haben 200,00 EUR Wechselgeld von Ihrem Chef erhalten. Geben Sie den Gesamtbetrag des Wechselgeldes (200 EUR) ein und drcken Sie die Enter-Taste.

Mit der Taste Bonstart (F3) wird anschlieend die Kasse erffnet und Sie knnen mit der Kassierung beginnen.

3.3 Kassierung Es ist soweit! Ihr erster Kunde betritt den Laden. Er htte gerne folgende Artikel: 1 Kaffee Companero Bohne NIC 500g 1 Edel-Espresso 500 g Bohne 3 Grntee Lemongr Siddharta 90g
Kaffee Companero NIC Edel-Espresso 500 g Grntee Lemongr Sidd.

Kassierung Sie sollen diese Artikel nun kassieren. Ihr Kassensystem bittet Sie, die Artikelnummer des ersten Artikels, der kassiert werden soll, einzugeben. Da Sie diese Artikelnummer nicht kennen, geben Sie eine Null ein und drcken Enter. Es ffnet sich ein neues Fenster, in dem Ihnen alle Artikel anzeigt werden, welche die El Sol GmbH im Sortiment hat (Artikelbersicht). (Alternativ kann die Artikelnummer auch mittels Scanner und EAN-Code eingelesen bzw. der EAN-Code von Hand eingetippt werden.) Sie mssen nun den Artikel auswhlen, den Sie kassieren mchten. Ihr Kunde mchte einen Kaffee Companero Bohne NIC 500g kaufen. Whlen Sie also den entsprechenden Artikel aus der Liste aus, indem Sie diese Zeile markieren. Drcken Sie dann OK.

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

Das Fenster mit der Artikelbersicht schliet sich automatisch und der Artikel Kaffee Companero Bohne NIC 500g erscheint auf dem Kassenbon. Als nchstes wollen Sie einen EdelEspresso 500 g Bohne kassieren. Sie werden aufgefordert, die Artikelnummer des zweiten Artikels einzugeben. Da Sie diese Artikelnummer wiederum nicht kennen, geben Sie wie vorher eine Null ein. In der folgenden Artikelbersicht whlen Sie den richtigen Artikel aus. Nun erscheint der zweite Artikel auf dem Bonstreifen. Kassieren Sie nun drei Stck des Artikels Grntee Lemongr Siddharta 90g, die Ihr Kunde kaufen mchte! Whlen Sie zunchst wie zuvor den Artikel aus der Artikelliste aus. Danach erscheint ein Grntee Lemongr Siddharta 90g auf Ihrem Bon. Da Sie aber drei Stck kassieren mssen, klicken Sie auf den Knopf Menge (oder drcken Sie F8).

Geben Sie nun in das Eingabefeld die gewnschte Menge ein und besttigen Sie Ihre Eingabe mit Enter. Nachdem Sie die Menge eingegeben haben, wird auch die Bonzeile neu berechnet. Die angezeigte Menge und die entsprechende Zeilensumme auf dem Bon wird verdreifacht. Sie haben nun alle Artikel des Kunden erfasst. Der Bon muss nun mit der Bonsumme ber alle Positionen abgeschlossen werden und der Kunde muss bezahlen. Whlen Sie hierzu die Taste Summe (bzw. Taste F3). Die Bonsumme wird auf dem Bildschirm angezeigt. Falls keine weiteren Artikel vom Kunden mehr hinzukommen sollen, gehen Sie zum Zahlungsvorgang ber, indem Sie die Schaltflche Zahlung (bzw. Taste F3) whlen.

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

Die Bonsumme und der entsprechende Mehrwertsteuerbetrag werden auf dem Bonstreifen ausgewiesen. Ihr Kunde gibt Ihnen 30 Euro. Whlen Sie das Zahlungsmittel Bar, indem Sie auf den Knopf Bar klicken. (bzw. Taste F5).

Geben Sie den gezahlten Geldbetrag ein und besttigen Sie Ihre Eingabe mit der EnterTaste. Der kassierte Geldbetrag wird auf dem Bonstreifen ausgegeben, das Rckgeld errechnet und auf dem Bildschirm angezeigt. Nachdem Sie das Rckgeld ausbezahlt haben, beenden Sie den Kassiervorgang mit der Schaltflche BonEnde (bzw. Taste F3).

Der Bon wird ausgedruckt und der nchste Bon (Bon 3) wird gestartet.

10

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

Aufgabe: Kassierung Ein zweiter Kunde betritt den Laden. Er kauft folgende Artikel und bezahlt bar mit einem 50-Euro-Schein: 2 Grntee Bio-Lasata 90g 1 Rooibos Orange-Zimt 100 g 3 Honig Campanilla 500 g
Grntee Bio-Lasata 90g Rooibos Orange-Zimt 100 g Honig Campanilla 500 g

Ein dritter Kunde betritt den Laden, kauft folgende Artikel und bezahlt bar mit einem 100-Euro-Schein: 2 Kaffee Companero Bohne NIC 500g 2 Honig Campanilla 500 g 3 Reis Hom Mali geschlt 500 g
Kaffee Companero NIC Honig Campanilla 500 g Reis Hom Mali 500 g.

Ein vierter Kunde betritt den Laden, kauft folgenden Artikel und bezahlt bar mit einem 10-Euro-Schein:

1 Schonkaff Compan. NIC 500g gem

Schonkaff Compan. NIC 500g gem

Ein fnfter Kunde betritt den Laden, kauft folgenden Artikel und bezahlt bar mit einem 10-Euro-Schein:

1 Kaffee Compan. gemah. NIC 500g

Kaffee Companero NIC 500g gem.

Arbeitsauftrag: Kassieren Sie die entsprechenden Artikel, indem Sie den Kassiervorgang mit der Artikelerfassung fr den nchsten Bon fortsetzen. Hinweis: Falls ein Bondrucker an Ihren PC angeschlossen ist, wird der Bon automatisch am Ende jedes Kassiervorganges ausgedruckt. ber die Schaltflche Funktion (Taste F11) und die Wahl der Option Drucke Bon (Strg+D) + Eingabe der Bonnummer kann der Bondruck auch manuell gestartet werden.

11

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

Exkurs: Storno Zeilenstorno Falls Sie whrend des Kassiervorganges einen falschen Artikel, z. B. Darjeeling Samaboeng 100 g auf den Bon eingestellt haben, knnen Sie eine einzelne Bonzeile wieder stornieren, indem Sie die Schaltflche Storno (F9) bettigen und die Zeilennummer der Bonzeile eingeben.

Hinweis: Die Eingabe der Zeilennummer 0 storniert die zuletzt erfasste Bonzeile!

Die entsprechende Bonzeile wird damit rckgngig gemacht (storniert) und in der Farbe rot mit negativem Vorzeichen auf dem Bon ausgewiesen.

Nachtrgliches Bonstorno Falls ein Bon bereits abgeschlossen wurde, und Sie im Nachhinein einen Fehler feststellen, so kann lediglich der gesamte Bon nachtrglich ber die Schaltflche Funktion (F11) + nachtrgliches Bonstorno + Eingabe der zu stornierenden Bonnummer komplett storniert werden.

(Anmerkung: In der betrieblichen Praxis knnen diese Stornos nur durch einen Vorgesetzten mit entsprechender Weisungsund Kontrollbefugnis durchgefhrt werden!) 12

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

3.4

Kassenabschluss

Inzwischen haben Sie den Laden zur Mittagspause geschlossen und mchten nun die Kasse abschlieen, um einen Zwischenstand fr den Vormittag zu ermitteln. Dazu zhlen Sie zunchst das Geld in der Kassenschublade. Die Zhlung ergibt einen Endbestand von 285,00 EUR. (1) Manueller Kassenabschluss Arbeitsauftrag: Rechnen Sie mit Hilfe der folgenden Tabelle aus, welcher Geldbetrag sich am Ende des Verkaufstages in der Kasse befinden msste (zu erwartender Kassenbetrag). Vergleichen Sie den von Ihnen errechneten Soll-Betrag mit dem tatschlichen Endbestand in der Kasse (Ist-Betrag). Gibt es einen Kassenberschuss oder einen Kassenfehlbetrag?

Sehen Sie dazu die gebuchten Bons im Ordner Archiv Bon Karte und jeweils ber die Schaltflche Bon Bonrolle einsehen.

Kassenabrechnung am: Wechselgeld Bareinnahmen Bareinnahmen Bareinnahmen Bareinnahmen Bareinnahmen Bon Nr.: 1 Bon Nr.: 2 Bon Nr.: 3 Bon Nr.: 4 Bon Nr.: 5 Bon Nr.: 6

Zu erwartender Kassenbetrag (Soll): Tatschlicher Endbestand in der Kasse (Ist): Kassenfehlbetrag / Kassenberschuss:

13

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

(2) Kassenabschluss mit Hilfe der PC-Kasse am POS-Kassenmodul Kassenabschluss Um die Kasse abzuschlieen, whlen Sie die Schaltflche Ende Verkauf (bzw. Taste F9).

Besttigen Sie die darauf folgende Abfrage mit Ja. Sie werden nun aufgefordert, das Ergebnis der Geldzhlung einzugeben. Geben Sie den tatschlichen Endbestand ein und besttigen Sie danach Ihre Eingabe mit Enter. Der erwartete Geldbetrag (Soll) wird auf dem Bildschirm ausgewiesen!

ber die Schaltflche Funktion (F11) und die Wahl der Option Anzeige Umsatzinformation (Strg+U) knnen Sie Ihre Tagesumstze einsehen.

Mit der Schaltflche Schlu (F9) wird die Kasse geschlossen.

Innerhalb des POS-Mens knnen Sie nach Kassenabschluss ber den Menpunkt Berichte die Dokumentation der heutigen Kassenvorgnge ansehen.

14

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

Der Kassenabschluss (bzw. der Halbstundenbericht, der Bonreport und die Bonrolle) kann ber die Schaltflche Seitenansicht eingesehen werden.

15

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

Bonreport

16

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

4.

Warenwirtschaftssystem

4.1 Verknpfung von Kassensystem und Warenwirtschaftssystem Die Verwendung eines IUS-gesttzten Kassensystems liefert wichtige Informationen ber die Kassiervorgnge und Kassenumstze sowie ber die verkauften Artikel, welche in der Lagerwirtschaft und der Beschaffung als Grundlage fr weitere betriebswirtschaftliche Entscheidungen herangezogen werden knnen. 4.2 Lagerwirtschaft berprfen Sie zunchst in gleicher Weise wie bei der einfhrenden Aufgabenstellung in der jeweiligen Artikelkarte im Modul Lager, welche Auswirkungen der Warenverkauf an der Kasse auf die Lagerbestnde Ihrer Artikel hat. Der Lagerbestand des Artikels Kaffee Companero NIC 500g gem. ist z. B. von 40 Stck auf jetzt 39 Stck zurckgegangen, hat also um 1 Stck abgenommen. Um die Bestandsvernderungen im Einzelnen einsehen zu knnen, klicken Sie auf den Lagerbestand und ffnen mit dem erscheinenden Pfeil die entsprechenden Artikelposten.

Von den ursprnglich 40 Stck wurde 1 Stck entnommen. Der aktuelle Lagerbestand betrgt damit 39 Stck. Die Bestandsvernderung in Euro ist in der Spalte Einstandsbetrag (tatschl.) ersichtlich, d.h. um wie viel der Lagerbestand wertmig in Euro abgenommen hat. Dieser Wert errechnet sich aus der entnommenen Stckzahl mal dem Einstandspreis fr den jeweiligen Artikel, welcher im Reiter Fakturierung ausgewiesen wird. Der Lagerbestandswert des Artikels Kaffee Companero NIC 500g gem. hat somit um 5,54 EUR abgenommen.

Arbeitsauftrag: In derselben Art und Weise haben sich auch die Artikelbestnde der anderen von Ihnen verkauften Artikel verndert. Ermitteln Sie in den einzelnen Artikelkarten den jeweiligen ursprnglichen Lagerbestand und die jeweiligen Bestandsvernderungen sowohl in Stck als auch in Euro.

17

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

4.3

Lagerdisposition

Die Erfassung der Verkufe ber das Kassensystem und deren Einbindung in die Warenwirtschaft liefert die erforderlichen Informationen zur Optimierung der Lagerhaltung und der Beschaffung. Zu jedem Zeitpunkt knnen aktuelle Verkaufszahlen abgerufen bzw. aktuelle Lagerbestnde eingesehen werden, welche als Grundlage fr die Wiederbeschaffung oder fr betriebswirtschaftliche Entscheidungen herangezogen werden knnen. Je nach Grad der eingestellten Automatisierung des Warenwirtschaftssystems knnen z.B. fr die Warenbeschaffung abhngig von den gewhlten Bestellverfahren Bestellvorschlge 6 erzeugt und den Entscheidungstrgern im Einkauf bereitgestellt werden. Auf der Managementebene sind Auswertungen des Datenmaterials z. B. in Bezug auf Warengruppen, Kundengruppen, Wochentage, Mitarbeiter usw. mglich. Da die El Sol GmbH groen Wert auf Ihre Lieferzuverlssigkeit und ein vollstndiges Sortiment im Verkaufsraum legt, sollten Sie sich am Ende des ersten Verkaufstages Gedanken darber machen, ob es evtl. erforderlich sein knnte, einige der verkauften Artikel nachzubestellen. berprfen Sie dazu die Lagerbestnde in den einzelnen Artikelkarten und setzen Sie diese in Beziehung zu den eingestellten Richtwerten der Bestelldisposition im Reiter Bestellung der jeweiligen Artikelkarte. Der Lagerbestand des Artikels Schonkaff Compan. NIC 500g gem. ist z.B. von 15 Stck auf jetzt 14 Stck zurckgegangen. Es wurde am ersten Verkaufstag 1 Stck verkauft. Im Reiter Planung der jeweiligen Artikelkarte ist der Meldebestand, der Sicherheitsbestand, die optimale Bestellmenge und das Wieder-beschaffungsverfahren hinterlegt.

Im Reiter Beschaffung jeweiligen Artikelkarte ist Beschaffungszeit hinterlegt.

der die

Arbeitsauftrag:

1. Prfen Sie, ob dieser Artikel Nr. 101008 Schonkaff Compan. NIC 500g gem. nach dem ersten
Verkaufstag nachbestellt werden sollte! Wenn ja, welche Menge sollte beim Lieferanten bestellt werden? 2. Bei welchem Lieferanten wird dieser Artikel standardmig beschafft? 3. Erlutern Sie das eingestellte Bestellpunktverfahren in Bezug auf den Lagerbestand am Ende des Verkaufstages! Welche Bedeutung kommt dabei dem Melde- bzw. dem Sicherheitsbestand zu? 4. Ermitteln Sie den durchschnittlichen Verbrauch pro Tag, welcher zur Berechnung des Meldebestandes zugrunde gelegt wurde. 5. Erlutern Sie mgliche Kriterien, welche Einfluss auf die Festlegung der optimalen Bestellmenge haben knnten!

Vgl. Lernfeld 12, Kapitel 2.3 und 2.4, S. 146 ff.

18

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

4.4

Bestelldisposition

Es liegt auf der Hand, dass bei einem sehr umfangreichen Sortiment die Ermittlung aller Artikelbestnde sowohl im Lager als auch im System sehr aufwndig und zeitraubend wre. Das IUS-System untersttzt Sie bei der Bestellentscheidung durch die Berechnung von Bestellvorschlgen, welche mit eventuell vorzunehmenden nderungen in tatschliche Bestellungen berfhrt werden knnen. Lassen Sie sich am Ende des ersten Verkaufstages einen Bestellvorschlag berechnen. Bestellvorschlag Im Men Einkauf werden ber den Menpunkt Bestellvorschlge und die Schaltflche Funktion Planung berechnen... die Berechnungen der Bestellplanung durchgefhrt.

Im Fenster Planung berechnen... ist im Reiter Artikel der Lagerort auf Laden einzugrenzen und bei Optionen der Planungszeitraum, hier das Datum des Verkaufstages, einzugeben. Bearbeitungshinweis: Markieren und lschen Sie eventuell noch vorhandene bzw. falsch berechnete Bestellvorschlagszeilen und fhren Sie den Bestellvorschlag erneut durch.

Arbeitsauftrag: 1. Prfen und erlutern Sie sowohl die angezeigten Bestellvorschlagsmengen als auch die ausgegebenen Flligkeitstermine fr jeden Artikel auf Basis der entsprechenden Dispositionsangaben in den jeweiligen Artikelkarten! 2. Bei welchem Lieferanten sollten diese Artikel laut Bestellvorschlag beschafft werden? 3. Geben Sie mgliche Grnde an, welche dafr sprechen knnten, die vorgeschlagene Bestellmenge fr den Artikel Nr. 101022 Edel-Espresso 500 g Bohne von 10 Stck auf 20 Stck zu erhhen! 4. Erzeugen Sie ohne Abnderung der Bestellmengen aus dem Bestellvorschlag ber die Schaltflche Funktion / Ergebnismeldung durchfhren die vorgeschlagenen Bestellungen!

19

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

4.5 Beschaffung Bestellung Durch die Ergebnismeldung des Bestellvorschlages wurden die entsprechenden Bestellungen erzeugt und im Men Bestellungen eingestellt. Einkauf - Bestellung Im Men Einkauf knnen ber den Menpunkt Bestellungen die erstellten Bestellungen ber die Schaltflche Seitenansicht als Dokument eingesehen, kontrolliert und eventuell in der Formularansicht abgendert werden. Nach Durchsicht und Korrektur der Bestellungen knnen diese per Mail oder ausgedruckt per Fax oder Postbrief dem Lieferanten zugestellt werden.

Arbeitsauftrag: 1. Prfen und erlutern Sie welche nderungen sich durch die Bestellungen in den jeweiligen Artikelkarten ergeben haben!

20

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

21

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

22

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

4.6

Beschaffung Warenanlieferung und Eingangsrechnung

Einige Tage nach der Bestellung gehen folgende Rechnungen / Lieferscheine zusammen mit der bestellten Ware bei der El Sol GmbH ein: dwp GmbH Hinzistobler Str. 10 88212 Ravensburg
Weltladen El Sol GmbH Jahnstr. 19 88239 Wangen Rechnung / Lieferschein 768-008-3 Datum Aufgrund Ihrer Bestellung liefern wir Ihnen folgende Artikel: Art.-Nr. NI1-13-103 MI1-13-202 Artikelbezeichnung Schonkaff Compan. NIC 500g gem Edel-Espresso 500 g Bohne Menge 10 Stck 10 Stck Einzelpreis 5,87000 6,61545 Nettowarenwert + 7 % MwSt Rechnungsbetrag Abbuchung sofort, abzglich 2 % Skonto
Sparkasse Ravensburg (BLZ 650 501 10) Kontonummer 48 025 009 Postbank Stuttgart (BLZ 600 100 70) Kontonummer 33 32 704 Finanzamt Ravensburg Steuer-Nr. 77025/04112 Sitz der Niederlassung: Ravensburg Amtsgericht Ravensburg HRB 1001 www.dwp.de

dwp
mensch+zukunft

04.03.2007

Betrag 58,70 66,15 124,85 8,74 133,59

Fair Handelshaus
Gewerbepark Wagner Bruch 4 42279 Wuppertal 0202 26683-0

Weltladen El Sol GmbH Jahnstr. 19 88239 Wangen Kundennummer Rechnung / Lieferschein Datum Aufgrund Ihrer Bestellung Nr. 41005 stellen wir Ihnen folgende Artikel in Rechnung: Art.-Nr. 7501003 Artikelbezeichnung Reis Hom Mali geschlt 500 g Menge 10 Nettowarenwert + 7 % MwSt Rechnungsbetrag Zahlbar 30 Tage netto, 14 Tage 1 % Skonto Bank im Bistum Essen e.G. (BLZ 360 602 95) Konto 38 860 011 Amtsgericht Wuppertal HRB 9370 - Geschftsfhrer: Thomas Speck Finanzamt Wuppertal Steuernummer: 131/5911/0326 Einzelpreis 1,70 Betrag 17,00 17,00 1,19 18,19 1600063/11 R39-98E 07.03.2007

23

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

Sobald die bestellte Ware mit dem entsprechenden Lieferschein und der entsprechenden Eingangsrechnung eintrifft, wird der Wareneingang nach der Wareneingangskontrolle und die Eingangsrechnung im IUSSystem erfasst und sowohl der Warenzugang im Lager als auch die Bestandserhhung und Fakturierung in der Finanzbuchhaltung gebucht. Einkauf Wareneingang / Eingangsrechnung Im Men Einkauf im Menpunkt Bestellungen wird der Warenzugang laut Lieferschein und die Eingangsrechnung gebucht.

Rufen Sie die entsprechende Bestellung auf und ergnzen Sie im Bestellkopf das Buchungsdatum und die KreditorenRechnungsnummer. Buchen Sie anschlieend ber die Schaltflche Buchen / Buchen die eingegangene Lieferung und Rechnung (Liefern und Fakturieren) ein.

Arbeitsauftrag: 1. Prfen und erlutern Sie welche nderungen sich durch die Buchung des Warenzuganges in den jeweiligen Artikelkarten ergeben haben. 2. Ergnzen Sie die fehlenden Zahlen im Girokontoauszug der El Sol GmbH unter der Annahme, dass die Eingangsrechnungen unter Abzug von Skonto beglichen wurden.

3. Prfen Sie, ob es fr die El Sol GmbH sinnvoll wre, die Eingangsrechnung von GEPA innerhalb der Skontofrist unter Abzug von Skonto zu bezahlen, wenn hierfr ein Kontokorrentkredit bei der Hausbank mit einem berziehungszins von 8% p.a. in Anspruch genommen werden msste.

24

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

5. Finanzbuchhaltung
5.1 Verknpfung von Kassensystem, Warenwirtschaftssystem und Finanzbuchhaltung Die Verwendung eines EDV-gesttzten Kassensystems bietet die Mglichkeit, die Informationen ber die Kassenumstze sowie ber die Anzahl der verkauften Artikel vom Kassenarbeitsplatz direkt in die Finanzbuchhaltung zu bernehmen. Mit der Kassensoftware kann ein Einzelhandelsgeschft nicht nur kassieren und seine gesamte Warenwirtschaft abwickeln, sondern die entsprechenden Geschftsvorflle in der Finanzbuchhaltung dokumentieren und buchen. Im folgenden Abschnitt werden Sie diesen Vorteil nutzen knnen. 5.2 Dokumentation und Buchung des Wareneinkaufs Nachdem Sie die Eingangsrechnungen der Lieferanten dwp und gepa und den entsprechenden Warenzugang gebucht haben, knnen Sie ihre internen Buchungsbelege fr den Wareneinkauf im Men Einkauf unter Gebuchte Lieferungen bzw. Gebuchte Rechnungen einsehen und kontrollieren.

Bevor Sie in der Software Einblick in die Buchungsstze in der Finanzbuchhaltung nehmen, berlegen Sie, wie Sie den Geschftsfall Wareneinkauf Eingangsrechnung und Warenzugang im Rechnungswesenunterricht buchen wrden. Als Beispiel nehmen Sie die Eingangsrechnung Nr.: R39-98E von gepa Bayern GmbH. Arbeitsauftrag: 1. Tragen Sie die entsprechenden Buchungen fr den Wareneinkauf (Eingangsrechnung Nr.: R39-98E, gepa Bayern GmbH) zunchst von Hand in die folgenden T-Konten ein!

2. Bilden Sie den Buchungssatz zur Eingangsrechnung Nr.: R39-98E, gepa Bayern GmbH!
Buchung des Geschftsfalls Wareneinkauf: Eingangsrechnung Nr.: R39-98E, gepa Bayern GmbH: 2010 Warenbestand 4400 Verbindlichkeiten L+L

2610 Vorsteuer

Buchungssatz: Konto Nr. Konto Soll Konto Haben Betrag Soll Betrag Haben

25

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

5.3 Dokumentation und Buchung der Kassenumstze (Umsatzerls) Bevor Sie in der Software Einblick in die Finanzbuchhaltung nehmen, berlegen Sie, wie Sie den Geschftsfall Verkauf eines Artikels an der Ladenkasse im Rechnungswesenunterricht buchen wrden. Als Beispiel nehmen Sie Ihren letzten Kassiervorgang fr den letzten Kunden, Bon Nummer 6: Kassierung Kunde 5, Bon Nummer 6: Hinweis: Die von Ihnen kassierten Bons knnen Sie einsehen, indem Sie im Men Bon Karte das Untermen Bon whlen und dort die Schaltflche Bonrolle.

Wie wird dieser Bon in der Finanzbuchhaltung gebucht? Welche Konten sind betroffen?

Arbeitsauftrag: 3. Tragen Sie die entsprechenden Buchungen fr den Warenverkauf (Bon Nr. 6) zunchst von Hand in die folgenden T-Konten ein!

4. Bilden Sie den Buchungssatz zum Bon Nummer 6!

Buchung des Geschftsfalls Barverkauf an der Kasse, Kunde 5, Bon Nummer 6: 2820 Kasse 5010 Umsatzerlse

4810 Umsatzsteuer

Buchungssatz: Konto Nr. Konto Soll Konto Haben Betrag Soll Betrag Haben

26

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

5.4 Dokumentation und Buchung des Wareneinsatzes Damit haben Sie lediglich Ihre Kasseneinnahmen und somit Ihren Umsatzerls (Ertragskonto) erfasst. Im Gegenzug hat jedoch Ihr Warenbestand durch den Verkauf abgenommen. Die Bestandsvernderung in Stck haben Sie bereits im Rahmen der Warenwirtschaft analysiert und knnen diese in den entsprechenden Artikelkarten des Lagers einsehen. Die entsprechende wertmige Bestandsvernderung in Euro (Aufwand) ist noch zu ermitteln. Arbeitsauftrag: 1. Erfassen Sie die wertmige Bestandsminderung (Aufwand) Ihres Warenbestandes durch den letzten Verkaufsvorgang (Kunde 5, Bon Nummer 6) in der Finanzbuchhaltung, indem Sie die entsprechenden Werte in die T-Konten eintragen! 2. Bilden Sie den entsprechenden Buchungssatz fr die Buchung des Warenaufwandes! 3. Ermitteln Sie den Rohgewinn aus diesem Geschftsvorfall! Bearbeitungshinweis: Der Umsatzerls errechnet sich ber die Stckzahl multipliziert mit dem Verkaufspreis (netto) je Artikel. Der Wareneinsatz errechnet sich ber die Stckzahl multipliziert mit dem Einstandspreis (netto) je Artikel. Ermitteln Sie die entsprechenden Preise aus den entsprechenden Artikelkarten im Modul Lager fr den Bon Nummer 6 und tragen Sie diese in folgende Tabelle ein:
Artikelnummer 101001 Artikelbezeichnung Kaffee Companero NIC 500g gem. Einkaufspreis (netto) Verkaufspreis (netto) Verkaufspreis (brutto)

6010 Wareneinsatz

2010 Warenbestand

Buchungssatz: Konto Nr. Konto Soll Konto Haben Betrag Soll Betrag Haben

Rohgewinn = Verkaufserls (netto) Wareneinsatz (netto) = ___________ _______________________

5.5 Dokumentation und Buchung des Wareneinkaufs im IUS-System Sobald Sie die Buchung der Eingangsrechnung (Fakturierung) und des entsprechenden Wareneinganges (Lieferung) im Bereich Einkauf Bestellungen durchgefhrt haben, stellt die Integrierte Unternehmenssoftware im Journal die entsprechenden Buchungen in die Konten des Kontenplanes ein. Arbeitsauftrag: 1. berprfen Sie die vom System in den Konten des Kontenplanes vorgenommenen Buchungen zum Einkaufsvorgang (Eingangsrechnung Nr.: R39-98E, gepa Bayern GmbH) und vergleichen Sie den Buchungssatz mit Ihren Buchungen von Hand! Sehen Sie dazu die einzelnen Konten des Kontenplanes in der Finanzbuchhaltung ein. Lassen Sie sich einen Saldo der Buchungen zum Rechnungsdatum der Eingangsrechnung Nr.: R39-98E, gepa Bayern GmbH des Kontenplanes in der Finanzbuchhaltung anzeigen.

27

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

Finanzbuchhaltung Kontenplan - Saldo Whlen Sie ber das Hauptmen im Menpunkt Finanzbuchhaltung den Kontenplan und dort ber die Schaltflche Saldo den Saldo.

Geben Sie im anschlieenden Fenster Optionen im Datumsfilter das Rechnungsdatum der Eingangsrechnung (hier z. B. 07.03.2007) ein und analysieren Sie die anschlieend ersichtlichen Buchungen.

5.6 Dokumentation und Buchung der Kassiervorgnge im IUS-System Noch whrend Sie am Kassensystem kassiert haben, hat die Integrierte Unternehmenssoftware im Hintergrund automatisch sowohl die Umsatzerlse als auch die entsprechenden Bestandsvernderungen in Stck und in Euro erfasst und die wertmigen Buchungen vorbereitet. Die fertigen Buchungsstze stehen nun zur abschlieenden Kontrolle und Buchung im Buchungsstapel (Kassen Fibu-Buchungsblatt) bereit. Sie mssen die Buchungsstze nur noch zur tatschlichen Buchung in den Konten der Finanzbuchhaltung und Einstellung in das Journal freigeben. Arbeitsauftrag: 2. berprfen Sie vom System in das Buchungsblatt vorgenommene Eintragungen zum letzten Verkaufsvorgang (Kunde 5, Bon Nummer 6) und vergleichen Sie den Buchungssatz mit Ihren Buchungen von Hand! 3. Buchen Sie das Kassenbuchungsblatt und berprfen Sie die vorgenommenen Buchungen im Journal und in den entsprechenden Konten des Kontenplanes!

28

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

Finanzbuchhaltung Kassen Fibu-Buchungsblatt Whlen Sie ber das Hauptmen im Menpunkt Finanzbuchhaltung die Fibu Buch.-Bltter und dort das Kassenbuchungsblatt.

Es ffnet sich das Kassenbuchungsblatt, in dem Sie die vorbereiteten Buchungsstze fr alle Kassenbons des heutigen Tages mit den entsprechenden Umsatzerlsen fr jeden Artikel und den Kassenzu- und abgngen (Rckgeld) einsehen knnen.

Anmerkung: Es wird der kassierte Betrag als Kassenzugang und das Rckgeld als Kassenabgang erfasst und gebucht! Arbeitsauftrag: 4. Buchen Sie das Kassenbuchungsblatt KASSE und berprfen Sie die vorgenommenen Buchungen im Journal und in den entsprechenden Konten des Kontenplanes! 5. berprfen Sie die vom System in das Buchungsblatt vorgenommene Eintragungen zum letzten Verkaufsvorgang (Kunde 5, Bon Nummer 6) und vergleichen Sie den Buchungssatz mit Ihren Buchungen von Hand! Vorgehensweise: Buchen Sie das Fibu-Buchungsblatt KASSE ber die Schaltflche Buchen / Buchen und besttigen Sie die darauf folgende Frage mit Ja. Die Buchungsstze werden nun aus dem Buchungsblatt in das FibuJournal eingetragen und gleichzeitig in die Konten der Finanzbuchhaltung gebucht. Anschlieend wird das Fibu-Buchungsblatt wieder geleert.

29

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

Schlieen Sie das Fibu-Buchungsblatt und berprfen Sie anschlieend die von Navision vorgenommenen Buchungen in den einzelnen Konten der Finanzbuchhaltung. ffnen Sie hierzu den Kontenplan im Men Finanzbuchhaltung. Nehmen Sie Einsicht in die Umstze auf den einzelnen Konten, indem Sie den jeweiligen Saldo des Kontos ffnen. Vergleichen Sie die Buchungen im System mit Ihren zuvor von Hand erstellten Buchungsstzen!

Um die einzelnen Buchungen auf dem jeweiligen Konto einzusehen whlen Sie das entsprechende Konto aus und ffnen Sie den Saldo mit der Pfeiltaste

Es ffnet sich das Kassenkonto in Tabellenform. Hier finden Sie, nach Bonnummer geordnet, jede Buchung, die durch Ihre Kassierungen ausgelst wurde. Die markierten Buchungszeilen wurden durch die Kassierung des Bon 6 ausgelst.

Anmerkung: Es wird der kassierte Betrag als Kassenzugang und das Rckgeld als Kassenabgang erfasst und gebucht! Auf dem oben abgebildeten Kassenkonto sehen Sie nur die Kassenbuchungen. Wenn Sie sich den gesamten Buchungssatz zu Bon 6 anschauen mchten, so drcken Sie die Taste Navigate.

30

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

Besttigen Sie die erscheinende Meldung mit OK.

Im darauffolgenden Men whlen Sie bitte die Option Sachposten und klicken auf Anzeigen

Sachposten = Buchungen im Hauptbuch der FIBU

Belegnummer = Bonnummer Mit der Schaltflche Anzeigen knnen die Sachposten (=Buchungssatz) eingesehen werden.

Es ffnet sich eine Tabelle, in der nur die Buchungen zum Bon 6 angezeigt werden.

31

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

Arbeitsauftrag: 1. Analysieren Sie den Buchungssatz zum Bon Nummer 6. Vergleichen Sie Ihre eigenen Buchungen mit den Buchungen im System. Welche Unterschiede stellen Sie fest? 2. ffnen Sie im Kontenplan das Konto 2010 Bestnde WGR 7% und analysieren Sie die dort vom System eingetragenen Buchungen. 3. Ermitteln Sie ber das Konto 4810 die Summe der kassierten Umsatzsteuer des ersten Verkaufstages. Wie hoch ist Ihre Verbindlichkeit gegenber dem Finanzamt nach dem ersten Verkaufstag? 4. Ermitteln Sie ber das Konto 5010 den gesamten Umsatzerls (Ertrag) des ersten Verkaufstages! 5. Ermitteln Sie ber das Konto 6010 den gesamten Wareneinsatz (Aufwand) des ersten Verkaufstages! 6. Berechnen Sie die Tageslosung und den Rohgewinn des ersten Verkaufstages! 7. Ermitteln Sie die Bestandserhhung auf den Warenkonten und die gebuchte Vorsteuer durch den Wareneinkauf! 8. Berechnen Sie die Zahllast nach der Buchung des ersten Beschaffungsvorganges unter der Annahme, dass in der Zwischenzeit keine weiteren Verkufe bzw. sonstige Buchungen vorgenommen wurden.

6. Auswertung der Kassiervorgnge

6.1 Kontrolle und Analyse der Kassenumstze Das IUS-gesttzte Kassensystem bietet die Mglichkeit, die Informationen ber die Kassenvorgnge direkt auszuwerten und die Ergebnisse der Analyse in strategischen Unternehmensentscheidungen einflieen zu lassen. Die gespeicherten Daten ber z.B. Umstze, Artikel oder Kassierer bilden die Grundlage fr z.B. Entscheidungen zur Sortimentsstruktur, den Personaleinsatz oder die Ladenffnungszeiten. 6.2 Kontrolle und Auswertung der Kassendokumentation Kontrolle der Kassiervorgnge Im POS-Men knnen ber das Untermen Archiv - Kassenvorgang Karte die Kassenffnungen mit den Anfangsbestnden (Wechselgeld) und den Umstzen kontrolliert werden. ber die Schaltflche Vorgang sind die entsprechenden Bons mit der Bonrolle einzusehen.

32

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

Der Bonreport, der Kassenabschlubericht, der Halbstundenbericht, der Warengruppenbericht (KER) und der Kassenbericht knnen im POS-Men ber das Untermen Berichte eingesehen werden.

33

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

Arbeitsauftrag:

1. Am ersten Verkaufstag haben Sie verschiedene Artikel in unterschiedlichen Mengen verkauft. Nutzen
Sie den Bonreport, um sich eine bersicht ber die Verkaufszahlen des Tages zu verschaffen. Ziel ist es herauszufinden, welche Artikel besonders viel Umsatz gebracht haben (Renner) und welche Artikel weniger umsatzkrftig waren (Penner)! Berechnen Sie jeweils den Nettoumsatz, den die einzelnen Artikel am ersten Verkaufstag eingebracht haben. Vergeben Sie anschlieend Platzierungen, so dass der Artikel mit dem hchsten Nettoumsatz den ersten Platz erhlt usw.! Welcher Artikel war gemessen am Nettoumsatz der Renner des Tages? Vergleichen Sie Ihre Ergebnisse mit der Artikel - Top 10 Liste im Men Lager Berichte.

2. Entscheidend fr den Erfolg des Unternehmens ist nicht allein ein hoher Umsatz, sondern vor allem der
Gewinn. Deshalb sollten Sie wissen, welche Artikel in Ihrem Sortiment einen besonders hohen Beitrag zum Unternehmensgewinn bzw. einen hohen Rohgewinn erbringen. Der Rohgewinn eines einzelnen Artikels (= Deckungsbeitrag pro Stck) wird berechnet als Differenz zwischen Nettoverkaufspreis und Nettoeinkaufspreis. Aus der Summe aller erwirtschafteten Deckungsbeitrge kann das Unternehmen seine fixen Kosten (z.B. Ladenmiete, Energiekosten, Abschreibungen) decken. Ermitteln Sie die Deckungsbeitrge pro Stck fr alle Artikel, welche am ersten Verkaufstag verkauft wurden. Vergleichen Sie Ihre Ergebnisse mit der Lager - EK- / VK-Preisliste im Men Einkauf Berichte.

3. Bei teuren Artikeln fllt der Rohgewinn pro Stck (Deckungsbeitrag) absolut (d.h. betragsmig)
tendenziell hher aus als bei Artikeln mit niedrigerem Verkaufspreis, obwohl der Beitrag zum gesamten Unternehmensgewinn bei den billigeren Artikeln ber die groe Anzahl der Verkufe durchaus grer sein kann. Von Interesse ist deshalb, wie viel der einzelne Artikel prozentual zum Unternehmensgewinn beitrgt. Man spricht dann vom ( Nettoverka ufspreis Nettoeinka ufspreis ) 100 Deckungsbeitrag in Prozent (DB%) DB % = Handelsspa nne = Nettoverka ufspreis oder auch von der Handelsspanne. Berechnen Sie die Handelsspanne fr alle Artikel, welche am ersten Verkaufstag verkauft wurden. Vergleichen Sie Ihre Ergebnisse mit der Lager - EK- / VK-Preisliste im Men Einkauf Berichte.

34

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

7. Exkurs: Code EAN

7.1 Definition, Einsatzgebiete und Wissenswertes Code EAN (EAN steht fr European Article Numbering) ist der Barcode, der uns im tglichen Leben am hufigsten begegnet. Der Code ist eine Erweiterung des US-amerikanischen UPC Codes und wurde Mitte der 1970er Jahre in Europa eingefhrt. Er dient zur Auszeichnung von Waren im Handel: Der Code ist in zwei Varianten spezifiziert: EAN 13 mit 12 Nutzziffern plus Prfziffer (s. Abb.) und EAN 8 mit 7 Nutzziffern plus Prfziffer. Fr den EAN 13 ist darber hinaus eine Erweiterung definiert, ein sog. AddOn Code von 2 oder 5 Ziffern. In dieser Form wird der Barcode zur Kennzeichnung von Zeitschriften oder Bchern mit einer ISSN oder ISBN verwendet (im amerikanischen Raum "Bookland" Nummern). Im AddOn knnen z.B. Preise verschlsselt werden. Sonderformen Code EAN 99: Wie EAN 13, nur dass die die ersten beiden Ziffern auf "99" gesetzt werden. Code EAN Velocity: Wie EAN 8, nur dass die ersten beiden Ziffern auf "00" gesetzt werden. Anatomie eines EAN 13 mit 5-stelligem AddOn Ein EAN Barcode ist sofort an der charakteristischen Anordnung der Klarschrift-Zeile und an den Rand- und Trennzeichen zu erkennen:

Codeaufbau Die zwlf Nutzziffern eines EAN 13 setzen sich wie folgt zusammen: 2-stell. Lnderkennziffer des Herstellers (z.B. 40-43 fr Deutschland) 5-stell. Herstellernummer (s.u.) 5-stell. Produktnummer Prfziffernverfahren: Modulo 10 mit Wichtung 1 und 3 Nummernvergabe Um doppelt auftretende Codes zu vermeiden, werden die EAN Nummern zentral vergeben. Zustndig hierfr sind die EAN Zentralen des jeweiligen europischen Landes. In Deutschland bernimmt diese Aufgabe die CCG in Kln (www.ean.de). Der Hersteller eines Produkts, der dieses mit einem EAN Code auszeichnen mchte, muss sich zunchst bei der entsprechenden EAN Zentrale (kostenpflichtig) eine Herstellernummer zuteilen lassen. Hauseigene Codes knnen beginnend mit der Ziffer 2 kostenfrei (auch im Schulgebrauch) erstellt werden.

35

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

7.2 Einbindung der EAN in die Artikelkartei unter Navision Attain In der Artikelkartei wird jedem Artikel seine individuelle EAN zugeordnet, mit deren Hilfe der Artikel ber den entsprechenden Barcode eindeutig identifiziert und zugeordnet werden kann. Gehen Sie hierzu im Bereich Lager in das Men Artikel und whlen die Artikelkarte des entsprechenden Artikels aus. (z.B. 101001 Kaffee Companero NIC 500g gem.)

Unter der Schaltflche Artikel wird in der Rubrik Referenzen die zugehrige EAN als Zahlenfolge hinterlegt.

36

H 06/51 Huber - Horn - Mssig - Schleider

Kasse und Warenwirtschaft im Einzelhandel

Schlerausgabe

Stand: Mrz 2007

Whlen Sie hierzu zunchst die Referenzart Barcode aus.

Tragen Sie die EAN von Hand (Zahlenfolge ber die Tastatur eintippen z. B. 4250041601230) in die Spalte Referenznummer ein oder erfassen Sie diese mit Hilfe des Handscanners solange Ihr Cursor in der Spalte Referenznummer steht. Whlen Sie die entsprechende Einheit (z. B. Stck) aus. Sobald sie dieses Fenster schlieen ist dem Artikel die EAN zugeordnet.

Ab sofort knnen Sie diesen Artikel im Kassiervorgang auch ber die EAN aufrufen. Diese knnen Sie ebenfalls wieder von Hand ber die Tastatur eintippen oder mit Hilfe eines Scanners erfassen. Der Scanner erfllt im brigen genau dieselbe Funktion wie die Tastatur. Er ist ebenfalls ein Eingabegert und erfasst lediglich die im Strichcode hinterlegte Zahlenfolge. Um die EAN-Nummer als Strichcode selbst ausdrucken zu knnen empfiehlt es sich eine entsprechende BarcodeSoftware zu benutzen. Funktionsfhige Testversionen finden sich kostenlos im Internet (z.B. www.barcode24.de). Entsprechende Funktionen finden sich jedoch zwischenzeitlich auch in den meisten gngigen Grafikprogrammen (z.B. CorelDraw im Men Bearbeiten, Barcode einfgen...). Im folgenden soll kurz erlutert werden, wie an einem PC die entsprechenden Peripheriegerte angeschlossen und eingerichtet werden knnen, um einen vollwertigen Kassenarbeitsplatz zu errichten und unter Navision Attain zu betreiben.

37