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Mayo 2003
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIN, LIQUIDACIN Y CONTABILIZACIN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
INDICE INTRODUCCIN OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECFICOS CAPITULO I: DISPOSICIONES GENERALES ARTCULO 1: Generalidades ARTICULO 2: De la constitucin del Fondo de Caja Chica ARTCULO 3: De la adquisicin de un bien o servicio ARTCULO 4: Del mbito de accin ARTCULO 5: Del Marco Legal ARTCULO 6: De las Prohibiciones en la utilizacin del Fondo de Caja Chica ARTCULO 7: Prohibiciones de los Funcionarios del Fondo de Caja Chica ARTCULO 8: De los Pagos Improcedentes ARTCULO 9: De la Revisin Interna 4 5 5 6 6 6 7 7 7 8 8 9 9
CAPTULO II: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LOS FONDOS DE CAJA CHICA 10 ARTCULO 10: De los requisitos de apertura del Fondo de Caja Chica ARTCULO 11: De la autorizacin del Fondo de Caja Chica ARTCULO 12: Del aumento o disminucin del Fondo de Caja Chica ARTCULO 13: Del Reintegro del Fondo de Caja Chica 10 10 10 11
CAPTULO III: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS FONDOS DE CAJA CHICA 13 ARTCULO 14: Del Control Interno aplicable a los Fondos de Caja Chica ARTCULO 15: De los sobrantes y faltantes en el fondo de caja chica. ARTCULO 16: De los actos delictivos en perjuicio de los Fondos de Caja chica. 13 14 14
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16 17 17 19 19 20
21 21 22
CAPTULO VI: PROCEDIMIENTOS PARA LAS COMPRAS Y LIQUIDACIN POR MEDIO DE VALES DE CAJA CHICA EN LAS UNIDADES EJECUTORAS UBICADAS EN OFICINAS CENTRALES 23 ARTCULO 25: De las compras por Vale de Caja Chica. 23
CAPTULO VII: PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE PARA LA RETENCION DEL IMPUESTO DE RENTA EN LAS COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS REALIZADOS POR MEDIO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA O POR VALES DE CAJA CHICA 27 ARTICULO 26: Marco jurdico ARTCULO 27: De las consideraciones para retener el 2% de Impuesto sobre renta en compras por Caja Chica o Vales de Caja chica. ARTCULO 28: Del procedimiento para la retencin ARTICULO 29: De los reportes ante la Seccin Tramite de Pagos ARTICULO 30: De las responsabilidades DISPOSICIONES FINALES ARTCULO 31: Disposicin derogatoria 27
28 28 30 30 31 31
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INTRODUCCIN El proceso de desconcentracin de los servicios, las compras y los pagos que realiza la Caja Costarricense de Seguro Social en beneficio de los asegurados y clientes en general, ha provocado que ms Unidades Ejecutoras de la Institucin, requieran de un Fondo de Caja Chica para realizar compras y pagos, con el fin de agilizar y cumplir adecuadamente con los servicios y operaciones que stas realizan, para que los servicios sean adecuados, oportunos y eficaces. Uno de los mecanismos para realizar compras menores, es el que se realiza mediante la utilizacin de los Fondos de Caja Chica, los cuales permiten mejorar las operaciones, adquirir las mercaderas ms rpidamente y cumplir en forma inmediata, con los pagos y las obligaciones adquiridas por la Institucin, y al mismo tiempo reporten ventajas para la prestacin de servicios, en cumplimiento de las necesidades prioritarias de la poblacin. De acuerdo con el ordenamiento jurdico-administrativo de la Ley General de la Administracin Pblica, Ley de la Administracin Financiera y la Ley Constitutiva de la C.C.S.S. y las disposiciones de las Gerencias de Divisin, se establece el presente Manual, el cual constituye un instrumento de gran utilidad para regular, mediante el enunciado de las normas de aplicacin general y de los procedimientos bsicos, la adecuada administracin, liquidacin y contabilizacin de los fondos de las Cajas Chicas de la Institucin, y la unificacin de los procedimientos institucionales, que permitan realizar las metas y cumplir con los objetivos planteados.
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OBJETIVO GENERAL Establecer las normas y los procedimientos para la administracin, liquidacin y contabilizacin de los Fondos de Caja Chica de la Institucin, con el fin de propiciar un eficiente y eficaz control interno de los mismos.
OBJETIVOS ESPECFICOS 1. Proporcionar a la administracin y a los encargados directos e indirectos de los trmites de Caja Chica, una herramienta de apoyo que les permita ejecutar eficientemente sus labores. 2. Establecer, normas y estandarizar los trmites y procedimientos para el uso de las Cajas Chicas en las diferentes Unidades Ejecutoras, con el fin de lograr una apropiada y eficiente utilizacin de los recursos. 3. Regular los trmites, procedimientos y requisitos que debe cumplir una Unidad Ejecutora para la apertura de un Fondo de Caja Chica. 4. Detallar las responsabilidades de las distintas personas y unidades que participan en la administracin, liquidacin y contabilizacin de las Cajas Chicas.
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ARTCULO 1: Generalidades
El presente manual establece las disposiciones generales, de aplicacin obligatoria, que regulan la asignacin, operacin y el control de los fondos de cajas chicas en la Institucin.
Los fondos de caja chica asignados a las unidades, debern ser utilizados nica y exclusivamente para la adquisicin de artculos y servicios tan indispensables y de
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verdadera urgencia que se justifique su pago fuera de los trmites de compra que establece la ley. Su saldo debe ser deudor y representa el efectivo asignado para los gastos indicados anteriormente, operando bajo el sistema de fondo fijo para cada caja chica que se utilice y debe ser autorizado por el Area de Tesorera General de la Institucin.
o varios artculos hasta un 75% del monto de Caja Chica, siempre y cuando cumpla con lo especificado en los artculos No. 2 y No. 6 del presente Manual. Cada egreso deber corresponder a la adquisicin de un bien o servicio. La
Jefatura correspondiente plantear ante la administracin, la necesidad de la compra utilizando la frmula N 4-70-01-0660 Solicitud de compra por caja chica. El Administrador, o quien ste designe, calificar la condicin de la compra segn lo estipulado en el artculo 2. Quien califica la condicin de la compra, no puede ser el mismo que custodia el fondo.
Institucin que as lo requieran, para lo cual la Unidad Ejecutora solicitante debe cumplir lo estipulado en el artculo 10 de este Manual.
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b) c) d) e) f) g)
Ley de Administracin Financiera de la Repblica y Presupuestos Pblicos Cdigo de Trabajo Reglamento Interno de Trabajo de la C.C.S.S. Normas de Control Interno de la C.C.S.S. Manual de Normas Tcnicas de Auditora para la Contralora General de la Repblica y las Entidades y rganos sujetos a su Fiscalizacin. Otras Normas y Leyes conexas sobre la administracin del efectivo.
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las que se destinan los fondos, tal y como lo establecen las normas 201.05 y 202.06 del Manual de Normas de Control Interno en la Caja Costarricense de Seguro Social.
De igual manera, no est permitido mezclar dinero, documentos, objetos, cheques, valores particulares y otros que no tengan relacin con el Fondo de Caja Chica. Tampoco se permite la compensacin de saldos, egresos e ingresos.
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responsable o encargado del manejo de los fondos, de ofrecer todas las facilidades, para que el trabajo se realice en su presencia.
CAPTULO II: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LOS FONDOS DE CAJA CHICA
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Las Unidades a las que se les haya asignado un Fondo de Caja Chica, podrn solicitar al Area Tesorera General un aumento del monto, de acuerdo con las necesidades, para lo cual debern proceder de la siguiente manera: Justificacin respectiva del aumento del Fondo de Caja Chica, en funcin de la actividad que realiza la Unidad Ejecutora de la Institucin, indicando el monto requerido. Enviar un detalle de todas las liquidaciones de caja de los ltimos tres meses, el cual debe contener: nmero de comprobante de caja chica, fecha y monto de la liquidacin. Cualquier otro documento o estudio pertinente, a criterio del Area de Tesorera General. Una vez evaluada por el Area Tesorera General, la solicitud de aumento y de autorizarse el mismo, se confeccionar un Comprobante de Egreso por el monto autorizado afectando las cuentas correspondientes. De no autorizarse el aumento, el Area de Tesorera General, en forma razonada y justificada, informar a la Unidad Ejecutora la denegatoria del aumento. El Area Tesorera General, podr nombrar una comisin para realizar una evaluacin a nivel general de los Fondos de Cajas Chicas instalados en las diferentes Unidades Ejecutoras, por lo menos una vez al ao o en forma selectiva si es de su consideracin o necesidad, esto con el fin de mantener actualizada la informacin, para la toma de decisiones en cuanto a aumentar o disminuir el monto de los respectivos fondos asignados.
de
Caja
Chica,
para
Unidades
Administrativas y Produccin.
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No. 4-70-02-0200 Comprobantes de Caja Chica, para Hospitales, Clnicas y Sedes de reas de Salud.
Ambos formularios debern contener los datos solicitados y el monto a reintegrar, el cual debe coincidir con las facturas presentadas. Los encargados del Fondo de Caja Chica, o los funcionarios previamente autorizados, solicitarn el reintegro del fondo, en la Unidad de Caja correspondiente, (Oficinas Centrales o Sucursal correspondiente), presentando el o los comprobantes de Caja Chica correspondientes a la liquidacin, en original y dos copias, y los justificantes agrupados en el mismo orden que aparecen en la liquidacin. Para realizar las operaciones de reintegro, se deber presentar al cajero, la cdula de identidad y el gafete del autorizado y del autorizante, segn sea el caso. En toda liquidacin de Caja Chica, debe anotarse el nombre completo y la firma del funcionario encargado del Fondo de Caja Chica, as como del Jefe de la Unidad, quienes en ltima instancia, sern los responsables del acto de reintegro. El reintegro del Fondo de Caja Chica deber llevarse a cabo cuando ste se haya disminuido hasta en un 75% de su monto asignado, o antes si se considera necesario, todo con el propsito de no entorpecer el funcionamiento del mismo.
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CAPTULO III: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS FONDOS DE CAJA CHICA
ARTCULO 14: Del Control Interno aplicable a los Fondos de Caja Chica
Para efectos del Control Interno y conforme a lo establecido en el Manual de Normas de Control Interno en la Caja Costarricense de Seguro Social, con relacin a los Fondos de Caja Chica, se aplicarn las siguientes normas y procedimientos: Todas las Cajas Chicas existentes en la Institucin, deben funcionar en apego a lo
establecido en el presente Manual de Normas y Procedimientos para la Administracin, Liquidacin y Contabilizacin de los Fondos de Caja Chica y la normativa institucional vigente. Para una adecuada separacin de funciones, la persona responsable de
administrar y operar el fondo debe ser diferente de quien solicita la compra y de la que realiza el registro contable. Todas las Cajas Chicas estarn sujetas a una revisin interna y de arqueos
sorpresivos por parte de los supervisores directos o la Auditora, segn se indic en el artculo No.9 de este Manual. Para un mejor funcionamiento y control de las Cajas Chicas de la Institucin se
deben aplicar todas las prohibiciones mencionadas en los artculos No. 6 y 7 del presente Manual. Con relacin a los egresos de caja chica, la persona que maneje el fondo debe ser
diferente de quin solicita la compra y deber respaldarse en la factura original del proveedor, la cual debe confeccionarse a nombre de la Caja Costarricense de Seguro Social, timbrada o con la nota de autorizacin por parte de Tributacin Directa. Este
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documento para ser admitido como vlido, debe estar exento de tachones, roturas, borrones o cualquier otra condicin que ponga en duda su integridad y autenticidad, adems deber contener el nombre completo y firma del funcionario que efectu o que recibi de conformidad la compra realizada, as como el nmero de liquidacin de caja chica en el cual se incluir. Los documentos que respaldan el reintegro o liquidacin deben ser originales,
ntegros, autnticos y debern ser marcados y sellados por el responsable de la Caja Chica, para evitar que puedan ser utilizados posteriormente. Las solicitudes de compra de caja chica debern archivarse en estricto orden numrico y debern contener los comprobantes del reintegro
consecutivo
correspondiente.
ARTCULO 16: De los actos delictivos en perjuicio de los Fondos de Caja chica.
Ante la presencia de actos delictivos en perjuicio de los fondos de caja chica y sobre los cuales no exista una recuperacin inmediata del monto sustrado, se debe plantear la denuncia a la Seccin Tcnica de Investigaciones de Oficinas Centrales y al Ministerio Pblico (OIJ). Lo anterior a efecto de determinar los responsables del acto delictivo para
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proceder con
medidas disciplinarias y correctivas del caso. En el caso de que la recuperacin de las sumas sustradas no sea inmediata, para la reposicin de las mismas, debe plantearse la solicitud formal al Area Tesorera General, adjuntando copia de las denuncias y el nombre y nmero de cdula del funcionario al que se abrir la cuenta por cobrar. Si transcurrido un ao, las investigaciones determinan la imposibilidad de sealar responsables, la Administracin de la Unidad Ejecutora solicitar a la Subrea Contabilidad Operativa la eliminacin de la cuenta por cobrar, para lo cual debe adjuntar la documentacin donde se indica que no se encontraron responsables.
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Para un adecuado control y administracin del efectivo de Caja Chica, a continuacin se detalla la normativa y el procedimiento vigente, con relacin a la utilizacin del Vale Provisional para retiros de efectivo por medio del fondo de Caja Chica.
ARTCULO 17: Del documento Vale Provisional. El vale provisional (frmula 4-70-02-0960) se podr solicitar cuando por circunstancias especiales exista la imposibilidad de concretar o determinar el monto exacto del valor de los artculos o materiales que se desean adquirir, o bien, cuando en determinada unidad no se cuenta con fondo de caja chica. En este sentido, se actuar de la siguiente manera: a) El personal autorizado para tramitar retiros de efectivo por medio de Vales Provisionales corresponde a: Encargado de Compras, o en su defecto, un funcionario designado por la Administracin. b) La suma que se puede entregar al funcionario autorizado por la Administracin, ser un por un monto aproximado al precio total de los artculos por adquirir. c) Es prohibida la renovacin de las fechas del vale provisional extendido. Si la compra no pudo realizarse debe devolverse, el mismo da o a ms tardar en las primeras horas del da siguiente, el total del dinero en efectivo que se entreg. d) La entrega de Vales Provisionales de Caja Chica queda supeditada a que no existan otros vales pendientes de liquidar.
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En las unidades con caja chica asignada, el original quedar en poder del encargado del fondo como justificante del egreso. En las unidades que no cuentan con fondo, el original quedar en poder de la Sucursal correspondiente o en la Subrea Caja y Custodia de Valores para las unidades de Oficinas Centrales.
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fondos generales, en este caso deber registrarse al dorso del original y la copia del Vale Provisional, el detalle que sigue:
1) Liquidacin completa: Fecha (fecha de la liquidacin del Vale Provisional) Monto del Vale Provisional Menos: Total documentos justificantes de gasto Suma a Devolver xxx ------------ -0------------ -0 xxx
2)
Fecha (fecha de la liquidacin del Vale Provisional) Monto del Vale Provisional Menos: Total documentos justificantes de gastos Suma a Devolver ---------------
3) Liquidacin parcial y dinero a cobrar: Fecha (fecha de la liquidacin del Vale Provisional) Monto del Vale Provisional Menos: Total documentos justificantes de gastos Suma a Cobrar xxx -----------( xxx ) ---------- xxx
Firma del funcionario autorizado: _____________________________ El documento original del Vale Provisional con su detalle al dorso y los documentos originales justificantes del gasto, todos cancelados, se adjuntarn a la liquidacin que se presente a la Sucursal local para solicitar el reintegro de los fondos de Caja Chica. En
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caso de que la cantidad de documentos y cuentas contables a utilizar requieran formular varios documentos liquidacin de Caja Chica, el Encargado del Fondo, deber obtener, si ello se amerita, tantas fotocopias del Vale Provisional como liquidaciones realice. El documento copia del Vale Provisional quedar archivado en la Unidad. Para la liquidacin de los vales provisionales en la Subrea Caja y Custodia de Valores, las dependencias de Oficinas Centrales que hayan solicitado estos vales, deben liquidarlos por medio del Vale de Caja Chica (frmula 4-70-02-0880) de conformidad con lo estipulado en el artculo 23 de este Manual en cuanto a los requisitos que deben cumplirse para la presentacin de estos vales en la Subrea de Cajas.
El documento copia de la frmula F-4-70-02-960 Vale Provisional, deber archivarse en forma numrica secuencial pre-impreso, por espacio de un ao, pasado el cual, se proceder a su destruccin. Para estos efectos, se levantar el Acta de Destruccin correspondiente, con la presencia de un representante de la Administracin y del Servicio de Proveedura.
pre-impreso. Custodiar de manera segura, bajo llave, los talonarios que se utilizan. Aquel que
est en uso debe ser administrado nicamente por el Encargado del Fondo. 20.
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anulacin, el original con su copia, quedarn en el archivo temporal, que cita el artculo
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CAPTULO V: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO CONTABLE Y EL ARCHIVO DE LOS JUSTIFICANTES DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
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Por otra parte, Se acredita por asiento de diario para realizar ajustes y por comprobante de ingreso, cuando haya que liquidar parcial o totalmente alguna caja chica, esto por indicaciones del Area Tesorera General de la Institucin.
ARTCULO 24: Del archivo de los justificantes del Fondo de Caja Chica
Las Unidades de Caja que efecten reintegros de Caja Chica, archivarn los justificantes correspondientes a cada fondo, en forma separada del resto de los documentos justificantes del Estado de Caja, de manera que sean fcilmente identificables. En Oficinas Centrales, la Subrea de Caja y Custodia de Valores, remitir una vez cerrado el Estado de Caja, los comprobantes a la Subrea de Contabilidad Operativa para lo que corresponda. La Subrea Caja y Custodia de Valores, enviar conforme con el cierre mensual, los justificantes originales de Caja Chica, con la copia del comprobante de liquidacin a la Subrea Archivo Financiero Contable de la Institucin, para lo que corresponda.
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CAPTULO VI: PROCEDIMIENTOS PARA LAS COMPRAS Y LIQUIDACIN POR MEDIO DE VALES DE CAJA CHICA EN LAS UNIDADES EJECUTORAS UBICADAS EN OFICINAS CENTRALES
b)
Para utilizar este procedimiento cada Gerencia, Direccin, reas y Subreas de Oficinas Centrales debern enviar a la Subrea Caja y Custodia de Valores, un registro de firmas de las personas autorizadas para solicitar el pago por medio del vale de caja.
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c)
La Unidad correspondiente ser la encargada de realizar todo el proceso de compra seleccionando los bienes o servicios que beneficien el inters institucional en precio y calidad, y velar porque el mismo cumpla con todas las normas y procedimientos internos establecidos.
d)
La Unidad que realiza la compra ser la responsable del recibo del bien o servicio, de acuerdo con las especificaciones que fueron solicitadas y proceder a confeccionar el Vale de Caja Chica, el cual deber contener la siguiente informacin:
e)
Especificacin clara del bien o servicio a adquirir Unidad Ejecutora, Servicio, Actividad Lugar y fecha Certificacin de contenido en la partida presupuestaria correspondiente Nombre y cdula del proveedor al que se le realiz la compra Monto en nmeros y letras Retencin del 2% de Impuesto de Renta cuando corresponda Debe ser firmado por dos personas debidamente autorizadas en el registro de firmas, segn el punto b) Sello de la Unidad que compra Para hacer efectivo el Vale de Caja chica en la Subrea Cajas y Custodia de Valores, debe adjuntarse al mismo el original de la factura comercial del proveedor, la cual debe ser timbrada por la Direccin General de Tributacin Directa o en su defecto nota de exoneracin del timbraje. La factura debe contener los siguientes requisitos: Fecha Nmero de cdula jurdica o de identidad Cantidad y descripcin bien o servicio brindado Precio unitario Exenta del impuesto de ventas Monto total Nombre y firma del proveedor Nombre y firma del funcionario que recibe la compra realizada
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f)
Una vez que el bien o servicio haya sido recibido a satisfaccin de la unidad solicitante, el encargado de la compra ser el responsable de entregar al Proveedor, previa identificacin del mismo, la frmula 4-70-020880 debidamente llena junto con la factura comercial original para que pueda hacer efectivo el pago en la Subrea Caja y Custodia. El cajero respectivo verificar, por el medio correspondiente, que la persona que se presenta a realizar la gestin es la misma a quien se est ordenando el pago.
g)
Las Unidades de Oficinas Centrales que cuenten con un Fondo de Caja Chica, podrn utilizar este procedimiento, nicamente cuando la compra a realizar sobrepase el 75% del monto de la Caja chica.
h)
El horario de liquidacin del vale de caja chica, ser el establecido por la Subrea Caja y Custodia de Valores.
i)
El procedimiento para la compras por medio de vales de caja chica en las Unidades Ejecutoras ubicadas en Oficinas Centrales, no es aplicable para:
Las compras que se hayan efectuado al crdito. La compra de activos La compra de materiales y suministros de existencia en el Almacn General de la Institucin, salvo que estuvieren agotados y que sea indispensable su adquisicin inmediata.
Las compras para incrementar existencias. Los gastos por servicios personales, honorarios y consultoras. Facturas por servicios profesionales contratados por alguno de los procedimientos de contratacin administrativa. Gastos en partidas sin contenido presupuestario
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j)
Los distintos niveles de autorizacin descritos en el punto a) de este captulo, para la aprobacin de las compras por medio de vale de caja, implica la responsabilidad de velar por el adecuado uso de los recursos, la agilizacin de los procesos de pago y el cumplimiento del control interno y de la normativa institucional vigente.
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CAPTULO VII: PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE PARA LA RETENCION DEL IMPUESTO DE RENTA EN LAS COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS REALIZADOS POR MEDIO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA O POR VALES DE CAJA CHICA
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ARTCULO 27: De las consideraciones para retener el 2% de Impuesto sobre renta en compras por Caja Chica o Vales de Caja chica.
a) De acuerdo con lo establecido en la aparte a) del inciso g) del Artculo 23 de la Ley del Impuesto sobre la renta modificado por Decreto Ejecutivo N29952-H, publicado en La
Gaceta N19 del 28 de enero del 2008, sern objeto de aplicacin de retencin del 2% del impuesto sobre la renta, todas aquellas facturas por compra de bienes y servicios cuyo monto sea igual o mayor al establecido en este artculo. Para el ao 2008, este monto asciende a 227.000.oo,. Las modificaciones al monto citado, sern comunicadas oportunamente por La Gerencia Financiera mediante circular a todas las Unidades Ejecutoras del pas. b) Aquellos proveedores que se acojan a las exoneraciones descritas en la Ley de Simplificacin Tributaria, debern presentar ante la Unidad correspondiente la constancia emitida por la Direccin General de Tributacin Directa.
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d. Cada Unidad es responsable de llevar el control de los montos retenidos (por mes, proveedor, nmero de factura, cdula fsica o jurdica, monto bruto, monto retenido), de tal forma que la sumatoria de todos los comprobantes de ingreso mencionados anteriormente, debe servir como base para realizar el reporte anual que se enva la Subrea Gestin de Pagos y sta a su vez a la Direccin General de Tributacin Directa.
Unidades de Oficinas Centrales sin Fondos de Caja Chica a. Son todas aquellas unidades de Oficinas Centrales que no disponen de un Fondo de Caja Chica asignado, por lo cual tramitan la cancelacin de sus compras de bienes y servicios segn el procedimiento establecido en el Captulo VI de este Manual. b. La unidad que ejecuta la compra, deber confeccionar el Vale de Caja Chica por el monto bruto del total de la factura presentada a cobro. c. Si el monto por cobrar es objeto de la retencin del 2% de Impuesto de Renta, se deber estampar al Vale de Caja Chica, un sello con la siguiente leyenda: Monto Factura N___________ Menos 2% Imp.S/Renta Neto a Pagar ___________ ___________ ___________
Este sello funcionar como control de los montos retenidos en cada factura, para efectos del encargado de realizar las compras en cada Unidad. Es importante considerar que el encargado de compras debe emitir un original y dos copias del Vale de Caja Chica, ya que el original queda como comprobante del pago realizado, una copia es para la Unidad y la siguiente para el proveedor, el cual la utilizar como un comprobante de la retencin de que fue objeto, para los efectos tributarios que consideren convenientes. d. Para efectos del cierre del estado de caja, la Seccin Caja y Custodia de Valores (Oficinas Centrales) y las Sucursales debern emitir un comprobante de egresos por el monto total de las facturas canceladas diariamente, por medio del fondo de caja chica o vales de caja, afectando las cuentas contables de gastos correspondientes (905-XX-X y 910-XX-X) y simultneamente elaborarn un comprobante de ingreso por el monto total retenido (2% del Impuesto sobre la Renta), afectando la cuenta contable 300-09-4. El comprobante de egresos deber indicar el nmero y fechas del o los comprobantes de ingresos en que se registraron las respectivas retenciones y a su vez, el o los comprobantes de ingresos debern referirse al comprobante de egresos en que se registro por el monto bruto total de las facturas canceladas, con el propsito de que exista un control cruzado entre ambos tipos de documentos. 29
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e. Las Unidades de Oficinas Centrales que cuentan con Fondos de Caja Chica y que utilicen el Vale de Caja Chica debern cumplir con los puntos b y c mencionados en este Captulo. f. Por su parte, cada Sucursal as como la Seccin Caja y Custodia de Valores es responsable de llevar el control de los montos retenidos (por mes, proveedor, nmero de factura, cdula fsica o jurdica, monto bruto, monto retenido y monto neto), de tal forma que la sumatoria de todos los comprobantes de ingreso mencionados anteriormente, debe servir como base para realizar el reporte anual que se enva la Seccin Trmite de Pagos y sta a su vez a la Direccin General de Tributacin Directa.
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Cada Unidad que cancele compras por medio de Fondos de Caja chica o Vales de Caja, debern asignar un responsable para que lleve el control de los montos retenidos (por mes, proveedor, nmero de factura, cdula fsica o jurdica, monto bruto, monto retenido). Todas las Unidades debern mantener un respaldo del perodo fiscal en ejecucin (medios magnticos) La Seccin Caja y Custodia de Valores y las Sucursales debern remitir los informes correspondientes a la Seccin Trmite de Pagos en los tiempos estipulados en el artculo 29. Sern aplicables las sanciones que define la Ley General de Administracin Pblica, Cdigo de Normas y Procedimientos Tributarios y la Ley de Impuesto sobre la Renta en todos aquellos casos que por omisin se deje de retener, registrar y reportar la retencin del 2% en las facturas que corresponde hacer la retencin, sin perjuicio de los procedimientos internos que establece la Institucin en materia de faltas y sanciones.
DISPOSICIONES FINALES
de octubre de 1996, N 26.605 del 9 de diciembre de 1996, N 10.336 del 27 de marzo del 2002 y N 11.820 del 3 de mayo del 2002, todas de la Gerencia Divisin Financiera, toda vez que el contenido de dichas circulares quedan incorporados en este manual.
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