SOFTWARE DE CONTROL DE CALIDAD DE MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA

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Presentacin
Clean Up Control, es la aplicacin informtica indispensable para el control de calidad de limpieza de cualquier rea sin importar su estructura. Clean Up Control nace a partir de la necesidad de informatizar y agilizar el sistema de control de calidad de las empresas del sector de servicios de limpieza. Clean Up Control soluciona la dificultad de manipulacin de la gran cantidad de datos que se obtiene en las inspecciones disminuyendo el tiempo empleado en ellas y obteniendo resultados inmediatos de las mismas. Agiliza la obtencin de estadsticas, permitiendo conocer de forma automtica los niveles de limpieza y calidad de los servicios que tenemos en cada local (Listado personalizado por cliente obtenido en soporte papel, fichero Word, Excel o e-mail) Tambin controla en todo momento la situacin de inspecciones no superadas o pendientes de realizar, para poder efectuar las acciones pertinentes. A la eficacia del sistema se le suma el impacto que causa al cliente el hecho que la empresa tenga estructurado un sistema informatizado de control de calidad de sus locales, lo que mejorara la imagen de su empresa y constituye una ayuda para la fidelizacin de su clientela.

Clean Up Control se compone de dos mdulos: Clean Up Control-PC: Es el sistema de control de calidad principal. Su funcin es administrar la base de datos, donde a partir de los limites establecidos, genera automticamente las inspecciones a realizar por cada supervisor, y permite controlar el nivel de calidad de cada local. La definicin de niveles de calidad, personaliza la valoracin de la inspeccin en cada zona, a la vez que permite al supervisor la evaluacin de 1 a 5 de cada una de las preguntas del cuestionario de inspeccin. A partir de listados y estadsticas, nos informa de la cantidad de zonas de revisin, y a que edificios y clientes pertenecen. Clean Up Control-PDA: es el mdulo que funciona con ordenadores de bolsillo de ltima generacin; destinada a los supervisores. Recibe automticamente de Clean Up Control-PC las inspecciones a controlar, y los datos de los clientes y de sus edificios. Se ocupa tambin de devolver las inspecciones una vez cumplimentadas. En caso de inspecciones que no superen el nivel de calidad exigido, se puede generar una nueva inspeccin desde la misma PDA, si la necesidad de que se realice de nuevo desde el PC.

Clean Up Control - PC
Clean Up Control-PC se instala automticamente en el PC. Y consta de las siguientes partes: Mantenimiento de clientes Mantenimiento de supervisores Mantenimiento de responsables Mantenimiento de edificios Mantenimiento de locales Mantenimiento de zonas Mantenimiento de Clientes: Fichero donde se introduce los datos generales de los clientes, y se le asigna el responsable y el supervisor; el mantenimiento de clientes dispone de un gran numero de listados, que se pueden obtener con distinto orden de presentacin, y de todo tipo de informacin, referente a dichos clientes, como por ejemplo: Listado de datos generales, Listado de clientes por supervisor, listado de personas de contacto, etc. Mantenimiento de Supervisores: Fichero en donde se introducen los datos generales de los supervisores, de forma que disponemos en todo momento de informacin completa de cada supervisor. Dispone de listados de datos de supervisores.

Mantenimiento de Responsables: Fichero en donde se introduce los datos generales de los responsables de limpieza, de esta forma pasan a estar codificados para futuras consultas o utilizacin. Dispone de listados generales. Mantenimiento de Edificios: Fichero en donde se introduce la informacin, de los edificios de cada cliente que se tienen que inspeccionar, en este apartado nos permite cambiar el responsable y supervisor que por defecto se le ha asignado al cliente. Se puede informar de las personas de contacto del edificio as como los telfonos, faxes, e-mail, etc.

Una de las caractersticas de este mantenimiento, es que nos permite generar la zona y el local automticamente con los mismos datos que el edificio, de esta manera si tenemos un edificio que no tiene locales y zonas no va ser necesario volver a introducir los datos. Como el resto de mantenimientos dispone de listados de edificios que se presentan en varios rdenes y con toda la informacin referente a estos, Los ms destacados son: Datos generales, Edificios por clientes, Edificios por supervisores, Edificios por responsables, etc. Mantenimiento de Locales: Fichero en donde se introduce la informacin de los locales que componen los edificios, en este apartado se asignan los datos del local y un responsable de limpieza que puede ser el mismo o distinto al del edificio y cliente (El local se considera una parte del edificio). Se puede informar de las personas de contacto del local as como el telfono

. Dispone de listados de locales que se presentan en varios ordenes y con toda la informacin referente a estos. Los ms destacados son: Locales Datos Generales, Locales por Edificio, Cliente, Supervisor, Responsable, Datos Comunicaciones etc. etc. Mantenimiento de Zonas: Fichero en donde se introduce la informacin de cada local. El apartado de zonas es l ltimo de la codificacin, y es donde se informa de los datos generales, de las fechas y condiciones de generacin de chequeos y de las preguntas del chequeo

Datos Tcnicos de Zonas: Campos de Datos Tcnicos: Fecha de alta Fecha de ultima inspeccin( se informa automticamente cuando recibimos los chequeos de los supervisores), Frecuencia de inspeccin (Das) (se informa de en das a realizar la inspeccin) Fecha siguiente inspeccin( se genera automticamente a partir de la fecha de ultima inspeccin ms los das de frecuencia de inspeccin). % Alarma de desviacin: Este campo se utiliza para marcar el porcentaje mximo que el resultado del chequeo puede alcanzar de desviacin. Por ejemplo: si l % es del 5%, esta zona pasara a estar en alarma si el % de los resultados del control tienen una desviacin del 6% o ms. En cada zona, se establecen las preguntas que el supervisor tendr que examinar y el nivel ptimo que tendra que alcanzar cada una de ellas. Estas preguntas debern ser creadas previamente en la tabla de preguntas, con lo que conseguiremos una mejor personalizacin para cada tipo de local. Al nivel se le denomina Nivel K y tiene tres valores, de 1 al 3 dependiendo de menor a mayor calidad exigida por la propia empresa y por el cliente, por ejemplo: En una planta de garaje: Pregunta Suelos Puertas Aseos Cajero de pago nivel K 2 2 3 3 En un quirfano: Pregunta Suelos Puertas Cristales Baldosas nivel K 3 3 3 3

Una vez introducida toda la informacin de mantenimiento solo tiene que decidir que chequeos queremos generar. Generacin de Chequeos: Opcin que nos permite generar los chequeos de cada supervisor. Los limites de seleccin estn definidos por varios campos de esta forma se pueden escoger: Por supervisor, cliente, fecha de inspeccin a realizar, etc. Una vez introducido los lmites nos presenta los registros seleccionados y podemos desmarcar los que aun y estando entre los lmites no nos interesa realizar. Tambin se puede cambiar la asignacin de supervisores, de esta manera si por motivos puntuales las zonas las tiene que inspeccionar otro supervisor no es necesario cambiar ningn dato.

Clean Up Control-PC: dispone tambin de una generacin automtica de chequeos que en funcin de los limites establecidos: (supervisor, Cliente, edificio, local, zona o fecha) nos creara los chequeos de cada uno de los supervisores. Dichos chequeos no podrn ser desmarcados ni se nos permite cambiar la supervisin. Conectar con PDA: Esta opcin es la que nos permitir enviar y recibir los chequeos a los supervisores. Enviar: Una vez generados los chequeos solo tenemos que exportarlos a la PDA de cada uno de los supervisores. Para realizar dicha operacin solo tiene que conectar la PDA, y acceder a la pantalla de MODULO DE CONEXIN PC-PDA y seleccionar la opcin: Copiar Base de Datos del PC al PDA . Con este simple proceso, el supervisor pasa a tener dentro de su PDA los chequeos que tendr que realizar. La copia tambin se puede realizar por Internet (siempre que la PDA tenga el accesorio de mdem). Recibir: Cuando el supervisor tiene los chequeos completados se tienen que importar hacia Clean Up Control-PC, la forma de recibirlos es la misma que la de enviar

desde la pantalla MODULO DE CONEXIN PC-PDA hay la opcin Copiar base de datos del PDA al PC con solo un clic pasara a recibir todos los chequeos con la situacin y resultados obtenidos en la inspeccin. Fichero de Chequeos: Fichero con el contenido histrico de todas las inspecciones, con la situacin y resultados de cada una de ellas, nos permitir consultar en que estado se encuentran los chequeos y todos los datos ampliados, junto con una gran cantidad de listados sobre la valoracin. Se compone de los siguientes apartados: Identificacin: Nos permite seleccionar que chequeo queremos visualizar y nos ensea los datos generales del edificio, local y zona a la cual pertenece. Resultados: Nos informa cual es el responsable y el supervisor del chequeo, as como la fecha de inspeccin y de prxima inspeccin, el valor mximo de calificacin y el valor real de la inspeccin, l % de desviacin y la situacin en que se encuentran. Incidencias: Nos informa de las incidencias anotadas por los supervisores. Detalle: Esta pantalla nos muestra todas las preguntas del chequeo y la valoracin del supervisor. El fichero de chequeos cuenta con un gran nmero de listados y estadsticas.

Clean Up Control - PDA

Esta aplicacin es la que utilizaran cada uno de los supervisores para realizar los controles. Clean Up Control-PDA funciona en cualquier tipo de PDA que les permitir llevar en un reducido espacio todas las direcciones de los clientes y los edificios y todos los chequeos que tendr que supervisar. Clean Up Control-PDA es una aplicacin simple y rpida de utilizar, de forma que el supervisor solo tendr que escoger que zona inspeccionar y al momento tendr todas las preguntas a cumplimentar. Clean Up Control-PDA tambin permite que el supervisor tenga en todo momento los datos generales con direcciones, telfonos etc. de las zonas que hay que inspeccionar. Clean Up Control-PDA se compone de cuatro procesos bsicos as como de dos mantenimientos. 1 Proceso de seleccin de zonas: Este proceso permite al supervisor seleccionar por : Localidades, Edificios, Locales las zonas de inspeccin, al validar por medio del botn aceptar nos pasa al proceso 2 de forma automtica.

2 Proceso de Evaluacin del Formulario de Chequeos: El contenido del formulario hace referencia a las preguntas que se han diseado en el Clean Up Control-PC para esta zona, mostrando para cada una, un sistema de evaluacin de 1 a 5, y el factor K de nivel de calidad que se exige a esta pregunta en esta zona; al sealar la evaluacin obtenida, nos da el resultado parcial de la misma (Ejemplo: una pregunta de Nivel K-3, con una evaluacin de 5, nos dara un resultado parcial de 15) y as para todas y cada una de las preguntas a evaluar.

3 Incidencias y Comentarios: Este proceso nos permite la introduccin de incidencias y o comentarios libres de la inspeccin; dichas incidencias se pueden utilizar para justificar una mala evaluacin de la zona, o un posible fallo en la misma.

4 Resultados de la Inspeccin En este apartado se nos resume los resultados obtenidos con los siguientes datos: nivel obtenido por la inspeccin anterior; nivel obtenido en la inspeccin actual, % de desviacin permitido en esta zona y % de desviacin real, (Con lo cual, el supervisor puede ejercer ya de inmediato las acciones pertinentes en caso de resultados negativos) tambin validamos si la inspeccin esta terminada, o se deja como pendiente a criterio del supervisor.

Clean Up Control-PDA Mantenimientos

1 Mantenimiento de Edificios: El supervisor lleva cargado en la PDA no solo las inspecciones a realizar si no tambin la direccin, telfonos, personas de contacto y responsables de los edificios a inspeccionar se seleccionan por medio de un botn en la pantalla de la PDA y se presentan por orden alfabtico.

2 Generacin de chequeos defectuosos: En caso de inspecciones defectuosas permite generar automticamente los chequeos sin necesidad de exportar de nuevo los datos desde Clean UP Control-PC.