Organizacin De Eventos Deportivos En toda organizacin de eventos aun los deportivos se debe tomar siempre en cuenta el crculo organizacional

(conocido tambin como plano organizacional) donde marca 4 elementos esenciales para una mejor logstica del evento estos son: 1. Planeacin 2. Organizacin 3. Ejecucin 4. Evaluacin Cada uno de estos elementos cumple con unas funciones independientes que se deben cumplir en su totalidad antes de pasar al siguiente nivel empezando por: 1.- Planeacin La planeacin de cumplir con los siguientes requisitos: Que vamos hacer: el tipo de evento a realizar y sus caractersticas. Nombre del evento: debe ser atractivo al participante Cuando lo vamos hacer: fecha y hora del evento Donde lo vamos hacer: lugar que rena las caractersticas del evento. En este nivel participan todos los integrantes del comit organizador y en una junta tcnica se deben de reunir la mayora de los elementos, lo ms importante es que se verifique los datos para que no interfiera con otros eventos de suma importancia. 2.- Organizacin: Formacin de las siguientes comisiones y otorgar responsabilidades a cada una todas debern de trabajar al mismo tiempo y ajustarse al ritmo de los dems. Equipo de promocin: Ellos son los responsables de informar y promocionar el evento en todos sus niveles como: Hacer convocatoria (checar anexo pagina 5) Rueda de prensa Posters Volantes Mantas Informacin virtual Trpticos Cartas de invitacin a profesionales Junta previa

 Equipo de administracin: Ellos son los responsables del: o manejo de los ingresos y egresos monetarios o convenio con patrocinadores o solicitud de permisos o convenios con autoridades municipales, estatales y federales. o control de inscripciones o venta de espacios comerciales o etc. Equipo de Necesidades: este es el equipo mas grande Ellos son los responsables de conseguir y tener listo: Material deportivo Instalaciones Premiacin (trofeos y medallas) Jueces o rbitros Todo el equipo necesario para rueda de prensa Equipo de audio y video Abastecimientos Pdium de premiacin Todo el equipo necesario para junta previa Logstica de las rutas Personal de apoyo (voluntarios) Souvenirs o artculos promocionales Nmeros Papelera Uniformes para el comit organizador Uniformes para voluntarios y jueces En pocas palabras todo lo que necesita antes y durante el evento. Todos culminan sus funciones en la junta previa. 3.- Ejecucin del evento. En este se crean nuevos equipos de trabajo y uno continua con la funcin anterior quedando de la siguiente forma. Equipo de autoridades y supervisin: Autoridad responsable de ruta ( en el caso de triatln una autoridad por cada disciplina y zona de transicin) Jefe de jueces Supervisores de ruta ( revisa la seguridad de la misma) Supervisor de abastecimientos Supervisor de personal de apoyo y voluntarios Jefe de comunicacin Jefe de seguridad Responsables servicio medico Equipo informativo y control:

o Tiempos y resultados o Descalificaciones o Premiacin o Maestro de ceremonias o Informacin a prensa o Jueces de ruta o Control de atletas o Oficiala mayor o Marcaje de atletas o Fotgrafo o Edecanes o Entrega de medallas o Etc. Equipo necesidades: Instalacin de manta de salida y meta Pistola de salida, fulminantes, y listn de llegada Sealizacin Equipo de sonido Zona de transicin Zona de servicio medico Zona de premiacin Zona de recuperacin Material deportivo Vallas Puestos de abastecimiento Toldos Trofeos y medallas Pdium de premiacin Bollas Mantas Etc. En el nivel 1 y 2 del plano organizacional se pueden crear o eliminar elementos segn el tipo de evento a realizar, los elementos fueron considerados para un evento de triatln esencialmente. 4.- Evaluacin: En este nivel se integra un equipo de trabajo y se deben elaborar una memoria considerando a cada integrante segn la funcin que desempearon y debe tener los siguientes puntos Manual de procedimientos: se debe de poner una descripcin breve de cada una de las funciones que desempearon cada uno del comit organizador y del personal que participo en el evento, planos, logstica, instalaciones, etc.

 Formatos: poner una copia de todos los formatos utilizados como: cedulas de inscripcin, cartas de invitacin, convenios con patrocinadores, presupuestos, tiempos y resultados, reconocimientos, hojas de control de jueces, etc. Tiempos y resultados finales Participantes: listado de todos los que terminaron el evento y descalificados. Estadsticas con los aos anteriores Patrocinadores: logotipos Fotografas: desde la planeacin hasta la junta de evaluacin Encuestas: puedes ser directas persona a persona o virtuales a: pblico asistente, atletas, entrenadores, prensa, jueces, voluntarios, etc. Cartas de agradecimiento: autoridades, patrocinadores, servicios pblicos (servicio mdico, parques y jardines, transito, polica, proteccin civil, etc.), voluntarios, etc. Reconocimientos: voluntarios, jueces, comit organizador, etc. Propuestas y mejoras para el prximo eventos , correccin de fallas que se presentaron durante el evento. Nombre, foto, puestos desempeados y firma de todo el comit organizador Elementos que integran una convocatoria. Debes de entender que hacer una convocatoria es como hacer un contrato con las autoridades y los participantes nunca debes de omitir ningn elemento ya que al no hacerlos el atleta como las autoridades te pueden responsabilizar de algn acontecimiento o algo no previsto, por eso debes de tener originales de firmas de autoridades y atletas aceptando lo publicado en la convocatoria. Elementos que debe contener son: [pic] 1ra portada: autoridades que intervienen en la organizacin del evento y en coordinacin con quien lo hace. Ejemplo: el ayuntamiento de len a travs del consejo deportivo municipal, en coordinacin con el grupo todo- triatln y con el aval de la asociacin de triatln del estado de len. CONVOCAN A participar a todos los----a quienes--- en el ----nmero y nombre del evento a organizar QUE SE REGIR BAJO LAS SIGUIENTES: BASES 1.- LUGAR Y FECHA. Dnde, cundo y a qu horas . 2.- CATEGORA Y RAMAS. Especificar cada una de las categoras y ramas participantes as como las distancias a

recorrer. 3.- INSCRIPCIONES. Quedaran abiertas a partir de la publicacin de la presente en (donde se pueden realizar) de ________a_______ o va mail al _____________________________ enviando ficha de depsito al _____________________________________________ y se cerraran el da________________ ____________________________a las________________________, limitado a __________________ atletas. Los costos de inscripcin sern de la siguiente manera: Ejemplo: |Costos | | |hasta el 1 de abril abril sujeto a | | | | |categora |con descuento |extemporneo | |triatln medio iron |$1,000 |$1,300.00 | |triatln medio iron relevos |$1,200.00 |$1,500.00 | |triatln corto |$500.00 |$800.00 | |triatln corto relevos |$700.00 |$1,000.00 |

|hasta el 23 de abril | |normal |$1,200 |$1,400.00 |$700.00 |$900.00

|el 24 de

|disponibilidad

Notas importantes: - Inscripciones extemporneas, sujetas a disponibilidad. - Para Inscribirte es necesario que ests afiliado a la FMTRI. - NO se recibirn inscritos por telfono o fax. - NO habr inscripciones ni entrega de paquetes el da de la competencia. - Las inscripciones NO son reembolsables. - Cualquier duda referente a las inscripciones, manda un mail a betovilla@todotriatlon.com Aqu en este elemento tienes que definir lugar, hora, telfonos, cierre de inscripciones, costo, formas de pago, ficha de registro importante recabar la firma del participante, el lmite de participantes, etc. Entre ms completo mejor 4.- DERECHOS Y OBLIGACIONES. CON TU INSCRIPCIN TENDRN DERECHO POR EQUIPO: Ejemplo

 material deportivo regalo de patrocinadores Playera conmemorativa del evento (2 o 3 x relevo segn sea el caso). Nmero de competidor (1). Nmero para bicicleta (1). Nmero para casco (1). Gorra de Natacin Oficial distintiva segn categora. nfora para bicicleta. Abastecimiento en ruta y meta. Servicio mdico en ruta y meta Medalla conmemorativa para todos los que terminen (2 o 3 x relevo segn sea el caso). Resultado y certificado de tiempo prstamo de chip del sistema de cronometraje Jueces Uso de instalaciones Etc. Nunca pongas algo que no vas a cumplir porque si algo te falla tu estars obligado a entregarlo CADA ATLETA TIENE COMO OBLIGACIN: Ejemplo Presentarse puntualmente a la zona de transicin y salida Portar nmeros segn se indique. Estar fsicamente aptos para el evento Estar en perfectas condiciones su equipo de competencia (casco, bici, ropa, tenis, etc.)

 Haber cubierto la cuota de inscripcin. No ofender a al pblico, jueces y participantes Respetar las indicaciones de los jueces Hacerse responsable de su equipo de competencia Ni interferir en la competencia en caso de abandono Obstruir a los dems participantes Respetar el reglamento vigente que rige la disciplina Etc. Entre ms especifico puedas ser mejor, con esto te deslindas de muchas responsabilidades. 5.- ASPECTOS TECNICOS. El marcaje de competidores se har en brazos y piernas y se realizar el da domingo en la Zona de Transicin. Zona de Transicin (ZTR): Las bicicletas se introducirn a la ZTR el domingo de 05:30 a 06:45 hrs., para lo cual debers presentar debidamente llena la forma que se incluir en tu paquete de competidor, El acceso a la ZTR es exclusivo para participantes. Drafting: SI estar permitido el drafting, tanto para el triatln corto como el medio Iron, por lo que hay que tomar en cuenta las siguientes reglas: - Prohibido uso de ruedas de disco. - Ambas ruedas deben ser del mismo dimetro. - Queda estrictamente prohibido utilizar la aerobarra cuando el atleta se encuentra rodando en pelotn. Solamente se puede hacer uso de ellas cuando se encuentre al frente o slo. - La violacin a estas reglas se sancionar con la descalificacin directa sin amonestacin previa. - Se sugiere utilizar bicicletas con manubrio tradicional de ruta (curvados hacia abajo) y cuyo cuadro est conformado por un tringulo. - Se deber mantener una distancia prudente de un metro mnimo como zona de seguridad entre cada competidor. - NO est permitido el drafting de hombres con mujeres ni mujeres con hombres, solo podrn draftear competidores del mismo gnero. Guardarropas: Se contar con guardarropa, ubicado:

Guardarropa ZTR.- A un costado de la ZTR encontrars una carpa de guardarropa donde podrs dejar tus pertenencias (nada de valor). al termino de los eventos, ah podrs recoger tus pertenencias. Abastecimientos: Estarn localizados en la salida de la natacin, en la zona de transicin, 3 en la ruta de la carrera y 2 en la ruta de bicicleta y en la zona de recuperacin; en estos recibirs agua, bebidas isotnicas, asistencia de voluntarios y servicio mdico si lo requieres. Servicios mdicos: Te recomendamos hacerte un examen mdico antes del evento, dado que el estado de salud de los competidores es slo responsabilidad de cada uno de ellos y NO del comit organizador. Se ofrecer asistencia mdica en caso de que se presente cualquier emergencia. Si padeces de alguna enfermedad importante que debamos saber y/o si eres alrgico a algn medicamento por favor indcalo en la forma de inscripcin. Condiciones Climatolgicas: La temperatura ambiental promedio en len en el mes de abril es de 15 a 28. La temperatura del agua es de 18 a 22. Se permitir el uso del traje de neopreno (wetsuit) para todas las categoras. Tiempo Lmite: Por seguridad de los competidores el tiempo mximo oficial que comenzar a contar despus del arranque de cada oleada ser: Triatln corto 4 hrs (Especificar cunto tiempo por cada disciplina) Triatln medio Iron 8 hrs (Especificar cunto tiempo por cada disciplina) La ruta permanecer completamente cerrada y protegida por el personal de Seguridad y Trnsito Municipal. Un vehculo oficial del evento ofrecer transportacin a la meta a todos aquellos corredores que an se encuentre en el trayecto despus de este tiempo. El comit organizador NO se hace responsable por competidores que continen en la ruta despus del tiempo lmite. 6.- REGLAMENTO. Ejemplo Se aplicara el vigente de la Federacin Mexicana de triatln con sus adecuaciones para este evento

7.- ENTREGA DE PAQUETES. Sera el da ______________ a las ______________ en el_____________________, presentndose con su credencial de elector y ficha de inscripcin. Tienes que especificar muy bien da, hora, lugar y requisitos para la entrega 8.- JUNTA PREVIA Y CENA DE CARBOHIDRATOS. Especificar lugar, da y hora la junta previa t tienes que elaborar un orden del da desde el inicio hasta el final por ejemplo: a. Bienvenida b. Presentacin de los ponentes (que participaran en la junta) c. zona de transicin: horario de entrada y salidas de las bicicletas y que requisitos deben cumplir d. horario de arranque, lugar de partida y detalles de la salida (Importante siempre escribe todos los detalles de cada uno de los puntos a tratar, porque algn da te puede fallar el responsable y as ya tienes las herramientas de cmo explicar a los atletas, esto aplica para todas las disciplinas) e. Recorrido de natacin. Detalladamente explica con fotos, dibujos y grficos y deber de ser el responsable de la natacin. f. Recorrido de ciclismo: Detalladamente explica con fotos, dibujos y grficos y deber de ser el responsable de la ruta de ciclismo g. Recorrido de atletismo: Detalladamente explica con fotos, dibujos y grficos y deber de ser el responsable del atletismo h. Entrega de medallas a los participantes i. Publicacin de resultados j. Premiacin: lugar y hora k. Preguntas y respuestas: lo puedes hacer al final, a mi me gusto como lo hicieron en Cozumel, dieron por terminada la junta previa y las preguntas solo a los interesados. 9.- PREMIACIN.

Categora elite: si hay premio en efectivo, especificarlo y la retencin que se le otorga a la asociacin de triatln. Trofeos para los primeros tres lugares de cada categora y rama Importante: Solo tendrs 30 das naturales a partir de la fecha del evento para reclamar tu premio, es indispensable presentar identificacin oficial. 10.- JUECES. Sern designados por el Comit Organizador y sus decisiones sern inapelables. 11.- PROTESTA. Deber ser por escrito y acompaada de $ 500 pesos y con tiempo lmite 30 min. Despus de haberse terminado el evento, de lo contrario no proceder, este monto ser devuelto si procede la protesta. Las protestas referentes a errores de tiempos publicados, debern ser entregadas en un tiempo no mayor a los 30 min. Despus de ser publicados los tiempos extraoficiales, si se presenta despus de este tiempo la protesta no proceder. 12.- RIESGOS DEPORTIVOS. El Comit Organizador no se hace responsable por perdidas, accidentes o daos ya que se consideran riesgos deportivos. 13.-TRANSITORIOS. Los casos no previstos en la presente convocatoria sern resueltos por el Comit Organizador y sus decisiones sern inapelables. ATENTAMENTE COMIT ORGANIZADOR Aqu deben de poner el nombre y puesto que desempean de las autoridades involucradas en el evento y un representante del comit organizador o sea t.[pic]

LA ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS EN COLOMBIA La organizacin de eventos deportivos es una pilar de la administracin y gestin deportiva hablaremos sobre la clasificacin de los eventos deportivos y recreativos, los comits de trabajo entre otros. La planeacin del evento debe tener en cuenta el nmero de participantes, escenarios, rentabilidad econmica y social, la duracin del certamen y el tiempo que nos tomara poner en marcha el proyecto. Las personas que van a trabajar se deben organizar en diferentes comits y cada uno de estos debe tener unas funciones establecidas previamente y un organigrama. Los comits de trabajo son los siguientes: organizador, financiero, comunicaciones, logstica y tcnico. El comit organizador como su nombre lo dice es el encargado de organizar el evento, desde la planeacin hasta la ejecucin, hacer el cronograma y el programa y de coordinar a los otros comits. El comit financiero es el encargado del manejo del dinero, de realizar el presupuesto, comercializacin, gestin ante empresas y rendicin de cuentas. El comit de comunicaciones trabaja con la difusin, la promocin, venta y las relaciones publicas con los medios de comunicacin desde la prensa, radio y si la magnitud del evento lo requiere con la televisin. El comit tcnico trabaja en la programacin, el cumplimiento de los horarios, todos los aspectos tcnicos, la implementacin y todos los materiales necesarios. La clasificacin de los eventos es: Los eventos de capacitacin: Se dividen en talleres, seminarios, congresos y ponencias Entre los eventos recreativos se encuentran los campamentos, gymkhanas y actividades acuticas para su organizacin En los eventos deportivos se pueden resaltar los campeonatos y torneos, en estos debe haber un reglamento en el cual quede especificado el sistema de juego a utilizar, las inscripciones, la premiacin y todo lo relacionado con las faltas y sanciones, en estos se enfrentan delegaciones de forma grupal e individual, se debe tener en cuenta que se busca ganar, integrar los participantes y la formacin de valores por medio de la prctica deportiva. En la organizacin de eventos cabe resaltar la importancia del marketing, publicidad, patrocinio y de una buena prestacin del servicio ya que de esta forma se mantendrn los clientes para prximos certmenes y se lograra un posicionamiento en el rea. Resaltar que el organizador de eventos deportivos debe ser una persona dinmica, proactiva y con la capacidad de solucionar problemas al instante.

Otro La labor de preparacin psicolgica ha de estar vertebrada alrededor de dos principios: las demandas especficas de la actividad deportiva y las necesidades individuales de cada deportista. Estas ltimas estn determinadas por las peculiaridades de su personalidad y por la situacin deportiva concreta que vive. Aunque cada deporte es diferente, los que compiten por intentos atletismo, tiro, gimnstica, entre otros- obligan al psiclogo a atender de manera especial dos direcciones de trabajo: la tolerancia a frustraciones parciales y la respuesta emocional en situaciones irrepetibles y de elevado compromiso y riesgo. En el mbito de las frustraciones, se distingue entre generales y parciales, y se destaca la importancia de estas ltimas por la inercia de los procesos psicolgicos luego de una accin malograda. Se analiza cmo estas ltimas condicionan la actitud y el autocontrol frente a nuevos intentos que suelen ser acumulativos y, por tanto, determinantes para el resultado final de las competencias. Se desarrollan habilidades para diagnosticar tres direcciones y tres tipos de respuestas a las frustraciones que han demostrado asociaciones con la calidad deportiva. Se discuten casos reales y se presentan materiales audiovisuales que ilustran la importancia de estas respuestas. Se brindan recomendaciones para educar mejores respuestas a las frustraciones parciales en este tipo de deportes, tanto durante los entrenamientos como en competencias de preparacin. Frente a los mencionados intentos malogrados y a la situacin competitiva general, se producen respuestas emocionales que han de ser evaluadas de manera puntual para elaborar estrategias de intervencin con resultados verificables. Se muestran indicadores psiconeuroendocrinos de estas respuestas y se destaca, en particular, la importancia de controlar la respuesta de estrs frente a lesiones que amenazan con afectar o impedir el rendimiento. En este sentido se realiza el anlisis de un caso real, subcampen olmpico de Atenas 2004, que nos obliga a meditar acerca de lo que se publica en la actualidad alrededor del componente emocional que se asocia a las lesiones deportivas. Se sugiere que el tema debe ser estudiado con ms detenimiento, a la luz de las experiencias que se discuten.