Scoala Sanitara Postliceala FUNDENI

BAZE DE DATE ACCESS

CUPRINS 1. BAZE DE DATE 1.1 1.2 Introducere. Istoric. 2. SISTEME DE GESTIONARE A BAZELOR DE DATE (SGBD). 2.1. Definitie.Exemple de SGBD. 2.2. Functiile SGBD. 3. PROIECTAREA BAZELOR DE DATE 3.1. Modele de baze de date. 3.2. Principii de proiectare a bazelor de date. 3.3. Tipuri de date utilizate in bazele de date. 3.4. Pasii urmati in proiectarea unei baze de date. 3.5. Exemplu de baza de date. 3.5.1. Tabele. 3.5.2. Raport.

Suport Curs TIC

Autor: Ing.Daniel Ionita

Scoala Sanitara Postliceala FUNDENI

1. INTRODUCERE 1.1.DEFINITIE: Baza de date reprezinta o colectie de date integrata, bine structurata, avand o descriere cat mai exacta a structurii si a relatiilor dintre date. Microsoft Access este o puternica aplicatie de date relationale, care permit crearea unor baze de date simple sau complexe. Spre deosebire de Excel, Access va permite sa stocam si sa administram volume mari de date, organizate n unitati numite inregistrari. In sens exact o baza de date reprezinta o colectie de informatii stocate , date corelate intre ele si memorate pe suport extern (dispozitiv de stocare). Cel mai simplu si uzual exemplu de baza de date este cartea de telefon.

1.2. ISTORIC Termenul de baz de date apare n 1967 i reprezint o colecie de informaii corelate despre subiectul studiat, relaiile logice dintre aceste informaii i tehnicile de prelucrare corespunztoare (sortare, regsire, apreciere, tergere, adugare, inserare, modificare). La inceputul anilor 90, firma Microsoft Corporation a lansat Versiuni:

aplicatia Access,

aplicatie care se bazeaza in mare parte pe logica de stocare a sistemului FoxPro.

1993: Access 2.0, Windows (Office 4.3) 1995: Access 7, Windows 95 (Office '95 Pro) 1997: Access 97 (Office '97 Pro) 1999: Access 2000 (Office 2000 Pro & Premium) 2001: Access 2002 (Office XP Pro) 2003: Access 2003 (Office 2003) 2007: Microsoft Office Access 2007 (Microsoft Office 2007)

Ultima versiune, Microsoft Office Access 2007, furnizeaza un set puternic de instrumente care ajuta sa porneasca rapid urmarirea, raportarea i partajarea informatiilor. Ofera posibilitatea de a crea rapid aplicatii de urmarire atractive i functionale prin particularizarea unuia dintre cele cateva sabloane predefinite, prin conversia unei baze de date existente sau prin crearea unei baze de date noi, toate acestea fara o cunoastere profunda a bazelor de date.

Suport Curs TIC

Autor: Ing.Daniel Ionita

Scoala Sanitara Postliceala FUNDENI

2. SISTEME DE GESTIONARE A BAZELOR DE DATE(SGBD). 2.1. DEFINITIE: SGBD reprezinta un sistem de programe care faciliteaza si supervizeaza introducerea de informatii in baze de date, actualizarea si extragerea din baza, controlul si autorizarea accesului la date.El reprezinta o interfata intre utilizator si sistemul de operare. Orice SGBD contine: -limbajul de descriere a datelor (LDD)= permite descrierea st5ucturii BD ,a componentei, a relatiilor dintre componente, a drepturilor de acces a utilizatorilor la BD; -limbajul de cereri (LC)=limbajul in care se scriu programele pentru realizarea prelucrarii datelor; -limbajul de prelucrare a datelor (LPD)=permite operatii aasupra BD , cum ar fi incarcarea BD, inserarea ,stergerea, cautarea sau modificarea unui element, realizarea de statistici. Administrarea BD presupune coordonarea lucrarilor de proiectare aBD, securitatea (protectia) informatiei, dezvoltarea BD. Aceste functii sunt indeplinite de catre Administratorul BD (ABD). El defineste obiectele sistemului , elaboreaza principiile de protectie a datelo, raspunde de alegerea si implementarea SGBD, asigura functionarea normala a sistemului . De proiectarea unei BD se ocupa :analisti, programatori, administratori de retele. EXEMPLE DE SGBD. Cele mai raspandite sunt : -Oracle -Informix -Sybase -MySQL -Interbase -Access. O baza de date Access permite stocarea si administrarea volumelor mari de date,organizate in unitati numite inregistrari. O baza de date Access consta in urmatoarele obiecte: Tabele contin toate inregistrarile ; Interogari localizeaza inregistrari specifice ;

Suport Curs TIC

Autor: Ing.Daniel Ionita

Scoala Sanitara Postliceala FUNDENI Formulare afiseaza inregistrarile din tabele , una cate una ; Rapoarte tiparesc loturi de inregistrari ; Pagini de acces la date pun la dispozitie date prin intermediul paginilor Web ; Macrocomenzi actiuni automate uzuale ; Module stocheaza declaratii si proceduri Visual Basic, care ne permit sa scriem programe pentru bazele de date, astfel incat acestea sa poata interactiona cu alt software. 2.2. FUNCTIILE SGBD. Un SGBD trebuie sa indeplineasca urmatoarele functii: -de descriere ,care rezida n definirea structurii datelor, a relatiilor dintre acestea si a conditilor de acces la informatile continute in baza de date; -de actualizare, care presupune inserarea, redactarea i suprimarea datelor; -de interogare a BD, care permite obtinerea diferitor informatii din BD conform unor criterii de cautare; -de obtinere de date noi, care consta in prelucrarea informatiei initiale in scopul obtinerii unor totaluri, medii etc.; -de intretinere, care consta in crearea copiilor de rezerva, compactarea BD si repararea ei n cazul deteriorarii; -de securitate a datelor, care rezida in protejarea BD impotriva accesului neautorizat si in atribuirea drepturilor de acces. 3.PROIECTAREA BAZELOR DE DATE Proiectarea unei BD se face prin alegerea unui model de BD. 3.1. MODELE DE BAZE DE DATE. Exista trei categorii de modele de baze de date: 1. 2. 3. modelul relational; modelul retea; modelul arborescent (ierarhic).

Suport Curs TIC

Autor: Ing.Daniel Ionita

Scoala Sanitara Postliceala FUNDENI

1.

Modelul relational Un model relational de baze de date cuprinde trei componente principale:

a. b. c.

structura datelor prin definirea unor domenii (valori atomice) i a relatiilor n (atribute, tupluri, chei primare); integrarea datelor prin impunerea unor restrictii; prelucrarea datelor prin operatii din algebra relationala sau calcul relational.

Modelul relational se bazeaza pe notiunea matematica de relatie (din teoria multimilor) definita ca o submultime a produsului cartezian a unei liste finite de multimi numite domenii. Elementele unei relatii se numesc tupluri (sau n-cupluri), iar numarul de domenii din produsul cartezian se numeste arietatea relatiei (FOTACHE 1997, 102). De obicei relatiile sunt reprezentate sub forma unor tabele in care fiecare rand reprezinta un tuplu si fiecare coloana reprezinta valorile tuplurilor dintr-un domeniu dat al produsului cartezian. In reprezentarea sub forma de tabel a unei relatii, coloanelor si domeniilor corespunzatoare lor, li se asociaza nume intitulate atribute. Multimea numelor atributelor unei relatii se numeste schema relationala. Deci prin relatie se intelege o multime de functii definite pe o multime de atribute cu valori in reuniunea unor domenii, cu restrictia ca valoarea corespunzatoare fiecarui atribut sa se afle in domeniul asociat acelui atribut. Se numeste cheie candidat al unei relatii R coloana sau multimea de coloane din R pentru care valorile corespunzatoare din oricare doua tupluri nu coincid, deci identifica tuplurile prin relatia respectiva si nu contin strict o submultime de coloane cu aceasta proprietate. Pentru fiecare relatie se alege un candidat de cheie care se numeste cheie primara a relatiei. Tuplurile unei relatii nu pot s contina valoarea nula in coloane ce apartin cheii primare. Eventualii candidati de chei diferiti de cheia primara se numesc chei alternante. Se numeste cheie straina o coloana sau o multime de coloane a unei relatii R1 ale carei valori, daca nu sunt nule, coincid cu valori ale unei chei primare dintr-o relatie R, nu neaparat distincta de R1. Multimea tuturor schemelor relationale corespunzatoare unei aplicatii se numeste schema bazei de date relationale, iar continutul curent al relatiilor, la un moment dat, se numeste baza de date relationala. In modelul relational, entitatile sunt reprezentate sub forma de relatii in care schema relationala contine toate atributele entitatii si fiecare tuplu al relatiei corespunde unui element al entitatii.

Suport Curs TIC

Autor: Ing.Daniel Ionita

Scoala Sanitara Postliceala FUNDENI Cele mai multe cereri ale unui utilizator privesc determinarea unor informatii cu anumite proprietati, iar raspunsul posibil este o relatie care descrie toate elementele cu aceste proprietati. Modul de prezentare al raspunsului depinde de interfata dintre DBMS si utilizator.

2.

Modelul retea

Modelul retea este cel mai apropiat de forma de reprezentare a bazelor de date sub forma diagramelor entitate-relatie. Deosebirea consta in faptul ca toate relatiile ce apar pot fi numai binare si de tipul 1:1 sau 1:N. Aceasta restrictie permite reprezentarea grafica a unei baze de date de tip retea sub forma unui graf directionat numit retea. Intr-o retea, nodurile corespund entitatilor si relatiile sunt reprezentate prin sageti intre noduri (de la tata la fiu) si anume sageti simple daca relatia este de tipul 1:1 si sageti duble daca relatia este de tipul 1:N. In modelul retea, entitatilor le corespund fisiere logice care au drept campuri atributele entitatii si eventuale campuri de legatura pentru relatii. Fiecarui element al entitatii ii corespune o inregistrare logica. Daca inregistrarile sunt identificate numai prin relatia cu alte entitati, atunci se mai adauga la inregistrarea logica inca un camp ce cuprinde un numar de ordine care permite identificarea acestor inregistrari. Operatiile cele mai frecvente pentru modelul retea se impart in doua categorii: a. b. cautarea unor elemente ale unor entitati cu anumite proprietati sau cautarea unor informatii prin utilizarea legaturilor intre entitati; navigarea in reteaua de date.

3.

Modelul ierarhic

Modelul ierarhic (arborescent) este considerat un caz particular al modelului retea, in care diagrama asociata este o padure (multime de arbori) si in care toate legaturile sunt pe directia drumului, de la radacina la nodul fiu din relatie, toate relatiile fiind de tipul 1:N. La fel ca in cazul celorlalte doua modele, exista posibilitatea interpretarii diagramelor entitate-relatie sub forma modelului ierarhic. Pentru evitarea redundantelor in modelul ierarhic, se foloseste notiunea de element virtual, care inlocuieste dublura unui element prin adresa elementului respectiv, fiecare element aparand in baza de date reala o singura data. Operatiile din bazele de date de tip ierarhic se traduc in procese de parcurgere a arborilor. Elementele virtuale permit legarea informatiilor din aceeasi entitate sau din entitati diferite.

Suport Curs TIC

Autor: Ing.Daniel Ionita

Scoala Sanitara Postliceala FUNDENI Implementarea la nivel logic pentru modelul ierarhic poate fi cea utilizata pentru modelul retea sau prin inregistrari de lungime variabila. Datele sunt stocate pe mediul extern in ordinea data de parcurgerea in preordine a arborilor, ceea ce usureaza determinarea informatiilor pentru cererile care se refera la descendentii unor noduri printr-un numar mic de accese la mediul extern.

3.2.PRINCIPII DE PROIECTARE A BAZEI DE DATE Structura bazei de date poate fi considerata ca modul in care va arata tabelul fara nicio informatie in el (aspectul tabelului). Pentru a descrie structura tabelului trebuie sa stim: -numarul de campuri (coloane ) din tabel; -numele campurilor (titlurile coloanelor); -tipul de date al fiecarui camp. Inainte de a crea o baza de date, este foarte importanta planificarea ei. Cand planifici o baza de date trebuie sa tii cont de urmatoarele aspecte: aceasta nu este conceputa numai pentru a introduce date, ci si pentru vizualizarea si raportarea incluse in diferite tabele care alcatuiesc baza de date. datelor

Determinarea tabelelor. Tehnic vorbind ,avem nevoie de un singur tabel pentru a alcatui o BD.Deoarece Access este un program de baze de date relationale, este conceput pentru manipularea unui numar mare de tabele si pentru crearea de relatii intre acestea. De exemplu intr-o BD care tine evidenta pacientilor pot fi incluse urmatoarele tabele: -pacienti -zile de spitalizare -analize efectuate Suport Curs TIC Autor: Ing.Daniel Ionita 7

Scoala Sanitara Postliceala FUNDENI -costuri totale,etc Determinarea formularelor: Formularele sunt utilizate pentru introducerea datelor inregistrare dupa inregistrare. Determinarea interogarilor: Interogarile sunt folosite pentru a obtine informatii utile de care avem nevoie dupa informatiile stocate in baza noastra de date, ex: daca pacientul este sau nu asigurat, analize efectuate, costuri etc. Determinarea rapoartelor: Un raport este utilizat pentru publicarea datelor din BD. Acesta insereaza datele intruna sau mai multe pagini, intr-un format usor de citit.. Rapoartele sunt menite a fi tiparite, spre deosebire de tabele si formulare, care sunt de obicei pe ecran. De exemplu, dorim un raport despre pacientii sub 18 ani sau unul despre pacientii care sufera de boli cronice. Un raport poate extrage date din diferite tabel simultan, poate efectua calcule cu aceste date si poate prezenta rezultate frumos formatate, foarte utile pentru cei care nu stau alaturi de noi in fata calculatorului. Lansarea in executie a programului Access se face in functie de modul in care instalat: *clic pe Start, apoi optiunea All Programs, apoi clic pe Microsoft Office Access 2003. * prin crearea unei pictograme de acces rapid(Create Shortcut); efectuam dublu clic pe pictograma respectiva . Obtinem o fereastra asemanatoare cu cea din figura de mai jos: l-am

Suport Curs TIC

Autor: Ing.Daniel Ionita

Scoala Sanitara Postliceala FUNDENI

Figura 1

Crearea / accesarea unei baze de date Crearea unei baze de date Microsoft Access 2003 se realizeaza fie pornind de la o baza de date blank, fie de la un sablon de baza de date pus la dispozitie de aplicatia Microsoft Access 2003. Crearea unei baze de date blank Access 2003 consta in: -in caseta de dialog File New Database, la optiunea Save in: se selecteaza locatia unde va fi salvat fisierul bazei de date; denumirea fisierului bazei de date este introdusa la optiunea File name, iar salvarea pe disc are loc la apasarea butonului Create. Pentru a crea o baza de date noua, n zona Open a ferestrei (figura 1) alegem optiunea Create a new file, iar in caseta urmatoare - optiunea Blank Database. Putem, de asemenea, utiliza comenzile de creare/accesare a bazelor de date din meniul File.

Suport Curs TIC

Autor: Ing.Daniel Ionita

Scoala Sanitara Postliceala FUNDENI

Figura 2 . Pentru a deschide o baza de date existenta n zona Open a ferestrei reprezentate n figura 1 executam un clic pe denumirea uneia din bazele de date utilizate recent sau selectam optiunea More pentru a accesa o baza de date amplasata pe un dispozitiv de memorie auxiliara. In caseta de dialog care apare indicam numele bazei de date.

Figura 3 (de ex., BIBL) si localizarea ei (discul, dosarul).Obtinem o fereastra n care sunt disponibile cele 7 clase de obiecte Access.

COMPONENTELE FERESTREI ACCESS. Suport Curs TIC Autor: Ing.Daniel Ionita 10

Scoala Sanitara Postliceala FUNDENI

Figura 4

Fereastra Database (figura 4) furnizeaza o lista cu pictograme, situate in partea stanga, pentru obiectele Access: -tabele( Tables)-obiect definit de utilizator in care sunt stocate datele primare; -interogari (Queries)-obiect care ne permite vizualizarea informatiilor obtinute prin prelucrarea datelor din unul sau mai multe tabele si /sau interogari(ne permite sa punem intrebari bazei de date; raspunsul se poate folosi la manipualrea datelor din tabel, precum stergerea inregistrarilor sau vizualizarea acelor date din tabel care satisfac numai anumite criterii);ifd modul de definire si rezultatul actiunii interogarile pot fi: interogari de selectie, de sortare, de excludere a unor inregistrari din BD,de obtinere a unor informatii rezultante in campuri noi (ex. aflarea costului spitalizarii dupa numarul de zile de internare si plata asigurarilor de sanatate), de obtinere a unor totaluri sau medii si interogari incrucisate. -formulare (Forms)-utilizat la introducerea ,editarea si vizualizarea inregistrare dupa inregistrare ; -rapoarte (Reports)-permite rezumarea corespunzator pentru tiparire ; -pagini de acces la date ( Pages)-obiect care include un fisier HTMLsi alte fisiere suport in vederea furnizarii accesului la date prin intermediul browser-ului Internet; -macrocomenzi (Macros)-obiect care contine o definitie structurata a uneia sau mai multor actiuni pe care Access le realizeaza ca raspuns la un eveniment; Suport Curs TIC Autor: Ing.Daniel Ionita 11 informatiilor din baza de date intr-un format datelor din tabel,

Scoala Sanitara Postliceala FUNDENI -module (modules)-obiect care contine proceduri definite de utilizator si scrise in limbajul de programare Visual Basic. Aceste obiecte distincte sunt cele care vor compune baza de date.Fiecare obiect trebuie avut in vedere la planificarea unei noi baze de date. Butoanele din bara cu instrumente sunt utilizabile numai daca am creat sau deschis o baza de date.Access este diferit de celelalte aplicatii Office prin faptul ca dispune de o bara cu instrumente pentru fiecare obiect din baza de date.. in unele cazuri, pentru fiecare obiect exista mai multe bare cu instrumente, de exemplu, tabele Access au doua bare de instrumente : -Table Datasheet (foaia de date a tabelului )= pune la dispozitie instrumente care faciliteaza introducerea si manipularea datelor din tabel ; -Table Design (proiectarea tabelului)= permite manipularea parametrilor de proiectare a tabelului. Un tabel este alcatuit din randuri si coloane. Access stocheaza fiecare consemnare in baza de date in propriul sau rand;aceasta se numeste inregistrare. Fiecare inregistrare contine informatii precise referitoare la datele inregistrate in baza de date. Fiecare inregistrare este impartita in componente diferite de informatii, denumite campuri. Fiecare camp este reprezentat intr-o coloana separata din tabel.Fiecare camp contine o informatie distincta, iar toate campurile dintr-un rand alcatuiesc o anumita inregistrare. Crearea unei baze de date Access 2003 pe baza unui sablon se realizeaza printr-o aplicatie wizard inclusa in Microsoft Access 2003. Operatia consta in: -deschiderea panoului de sarcini New File prin selectia comenzii New din meniul File; shortcut-ul pentru aceasta operatie este CTRL+N; -din panoul de sarcini New File, grupul de optiuni Templates, se selecteaza referinta hyperlink On my computer; -in caseta de dialog Templates, se selecteaza eticheta Databases care permite accesul la sabloanele de baze de date incluse in aplicatia Microsoft Access 2003; butonul Templates on Office Online permite verificarea existentei altor sabloane pe site-ul web Microsoft;

Suport Curs TIC

Autor: Ing.Daniel Ionita

12

Scoala Sanitara Postliceala FUNDENI

Caseta de dialog Templates. -selectarea tipului de sablon dorit si salvarea fisierului bazei de date in caseta de dialog File New Database prin apasarea butonului OK; sunt introduse locatia fisierului in optiunea Save in: si denumirea sa la optiunea File name; -se lanseaza aplicatia wizard Database Wizard care permite setarea caracteristicilor bazei de date prin parcurgerea pasilor predefiniti.

Suport Curs TIC

Autor: Ing.Daniel Ionita

13

Scoala Sanitara Postliceala FUNDENI

Aplicatia Database Wizard -modificarea obiectelor din baza de date (Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules, Favorites) din Database Window. Accesul la datele stocate in tabele si utilizarea lor se realizeaza prin optiunile predefinite in fereastra Main Switchboard.

Dupa ce am deschis o baza de date , putem crea diferite obiecte in oricare din clasele nominalizate. Dar deoarece fiecare din clasele Queries, Forms, Reports, Pages, Macros i Modules se definesc in baza tabelelor, acestea trebuie create in primul rind. Cu alte cuvinte, daca o BD nu contine cel putin un tabel, crearea altor clase de obiecte devine lipsita de sens. Suport Curs TIC Autor: Ing.Daniel Ionita 14

Scoala Sanitara Postliceala FUNDENI Pentru a crea un tabel nou selectam clasa de obiecte Tables, apoi actionam butonul . Caseta de dialog New Table care apare ne ofera 5 moduri de definire a structurii tabelului.

Moduri de definire a structurii unui tabel Daca selectam optiunea Design View si actionam butonul OK, obtinem o fereastra in care definim campurile tabelului si caracteristicile lor.

Definirea campurilor tabelului.

Suport Curs TIC

Autor: Ing.Daniel Ionita

15

Scoala Sanitara Postliceala FUNDENI Caracteristicile campurilor Pentru fiecare camp al tabelului se specifica 3 caracteristici, i anume: Field Name (denumirea campului, obligatoriu); Data Type (tipul campului, obligatoriu); Description (descrierea campului, optional). Stabilirea cheilor primare Daca valorile unui camp sunt unice (nu se repeta), putem semnala acest lucru, pentru a evita introducerea accidentalaa dou valori identice. Aceasta procedura poart denumirea de stabilire a cheii primare. Cheia primara poate fi stabilita si pe cateva campuri. Pentru a stabili cheia primara, selectam campul respectiv, apoi executam un clic pe butonul din bara cu instrumente. Dupa incheierea

Ca rezultat, in partea din stanga a campului respectiv apare semnul cheii.

procedurii de descriere a campurilor si de stabilire a cheii primare, salvam tabelul (descrierea lui), selectand comanda Save din meniul File si indicand numele tabelului. Daca nu am stabilit o cheie primara (acest lucru nu este obligatoriu), sistemul ne va avertiza, sugerandu-ne stabilirea cheii pe un camp de tip AutoNumber. Pentru a confirma, actionam butonul Yes. In acest caz sistemul stabileste automat cheia primara pe un camp AutoNumber (dac el exista) sau creeaza suplimentar un asemenea camp (dac el nu exista), stabilind pe el cheia primara. Pentru a renunta la stabilirea cheii primare, actionam butonul No. Solutions and tutorials for IT&C development Inchiderea / redeschiderea bazei de date Inchiderea unei baze de date poate fi facuta prin executarea comenzii Close din meniul File sau prin actionarea butonului din bara de titlu a bazei de date. De regula, la inchidere,

sistemul salveaza automat baza de date impreuna cu toate obiectele pe care le contine. Inchiderea unei baze de date nu nseamna si inchiderea aplicatiei MS Access, astfel incat putem deschide o alta baza de date sau crea o baza de date noua, in modul descris mai sus. O baza de date este memorata in unul sau mai multe fisiere.Fisierul care contine baza de date va avea extensia .mdb . Iesirea din Access

Suport Curs TIC

Autor: Ing.Daniel Ionita

16

Scoala Sanitara Postliceala FUNDENI Iesirea din MS Access poate fi facuta in unul din urmatoarele moduri: -se apasa combinatia de taste Alt+F4; -se executa comanda Exit din meniul File; -se actioneaza butonul din bara de titlu a aplicatiei.

3.3.TIPURI DE DATE UTILIZATE IN BD. Tipurile de date utilizate la definirea campurilor intr-o tabela Access 2003 sunt: -Text: este tipul de date implicit; este stocat orice tip de caracter, inclusiv cifre; proprietatea Field Size stabileste numarul maxim de caractere care se stocheaza si are valori cuprinse intre 0 si 255 de pozitii(numere care nu urmeaza a fi utilizate in calcule); -Memo: este un tip similar cu tipul Text, dar stocheaza pana la 64.000 de caractere; -Number: este utilizat pentru stocarea valorilor numerice; proprietatea Field Size precizeaza dimensiunea si tipul valorii numerice; -Date/Time: este tipul de date utilizat pentru stocarea unei date calendaristice valide si a timpului orar; formatul de reprezentare a datei calendaristice si a timpului orar este precizat in proprietatea Format; -Currency: este utilizat pentru stocarea valorilor monetare in vederea efectuarii de calcule si comparatii monetare(diferite valute); -Autonumber: este tipul de date utilizat pentru stocarea unei valori unice asociata pentru fiecare inregistrare adaugata in tabel; numeroteaza in mod secvential fiecare inregistrare; -Yes/No: este utilizat pentru stocarea unei valori din maxim doua posibile: true sau false, yes sau no, on sau off conform setarii din proprietatea Format; -OLE (Object Linking and Embledding= legarea si inglobarea obiectelor): este tipul de date utilizat pentru stocarea unui obiect OLE : foaie de calcul Excel, document Word, imagine, sunet, animatie inserat prin comanda Object din meniul Insert; -Hyperlink(hiperlegatura): este tipul de date utilizat pentru stocarea unei hiperlegaturi catre o locatie a unui alt obiect din baza de date, document Office sau pagina Web;

Suport Curs TIC

Autor: Ing.Daniel Ionita

17

Scoala Sanitara Postliceala FUNDENI hiperlegatura se insereaza prin comanda Hyperlink din meniul Insert; permite trecerea de la campul curent la informatii situate intr-un alt fisier; -Lookup Wizard: acest tip de camp isi allege valorile dintr-un alt table;permite executia aplicatiei wizard Lookup Wizard care asista utilizatorul in operatia de conversie a campului intr-unul de tip lookup; initial, campul trebuie sa aiba asociat tipul de date Text, Number sau Yes/No.

Aplicatia Lookup Wizard.

3.4.PASII URMATI IN PROIECTAREA UNEI BAZE DE DATE 1. Crearea tabelelor:

-stabilirea numarului de coloane, dimensiunea(numarul de caractere) si tipul datelor(text, number,date/time, currency etc) 2. Definirea cheilor primare -pentru a evita introducerea accidentala a doua sau mai multe valori identice alegem o cheie primara. Ex: intr-un tabel cu pacienti putem alege codul numeric personal(CNP) drept cheie primara, CNP-ul fiind unic. 3 Specificarea valorilor implicite.Ex: valoarea TVA-ului de 9% pentru majoritatea medicamentelor poate fi valoare implicita .

Suport Curs TIC

Autor: Ing.Daniel Ionita

18

Scoala Sanitara Postliceala FUNDENI 4. Stabilirea unor conditii de validare pentru valoarea fiecarui camp. 5. Editarea formularului pentru achizitia de date(incarcarea bazei de date). 6. Editarea rapoartelor utilizate pentru consultarea bazei de date(ex:sortam din BD numai pacientii cu varsta pana in 18 ani, sau pe cei care nu sunt asigurati, lista medicamentelor compensate etc). 7. Interogarea BD-extragerea anumitor informatii din BD , astfel incat sa obtinem un grup restrans pe care il scoatem cu un titlu(o lista restransa). Etape: a)selectam o parte din BD pe baza unei conditii logice, obtinand o BD mai redusa; b)sortarea= indicam campul dupa care se face varsta,etc); c)filtrarea- se aplica diferite filtre care au ca rol eliminarea unor inregistrari (a unor linii din tabel), obtinand o reducere a BD pe verticala. d) Aplicarea de masti(mascarea) anumitor coloane =se obtine scurtarea BD pe orizontala. e)Alte operatii:subtotaluri, medii aritmetice, medii geometrice, functii financiare, interogari incrucisate,etc. 8. Mecanisme de intretinere a SGBD( back-up=salvarea periodica a datelor in functie de importanta lor, repararea BD=cu chei de control, reindexarea=schimbarea continutului prin eliminarea unei pagini-se executa periodic) si de securitate a SGBD(protejarea BD impotriva unui operator neautorizat sau impotriva pierderii accidentale de date). 3.5. EXEMPLU DE BAZE DE DATE 3.5.1. Tabele Obiectele cele mai importante, memorate intr-o baza de date sunt tabelele bazei. In acceptiunea programului Access, un tabel este format dintr-un numar de linii (randuri) si sortarea si ordinea (alfabetica, dupa

Suport Curs TIC

Autor: Ing.Daniel Ionita

19

Scoala Sanitara Postliceala FUNDENI dintr-un numar de coloane. Prima linie a tabelului are un rol special, ea este linia de antet (cap de tabel) a tabelului. Fiecare celula a liniei de antet contine un nume de camp. Celelalte linii ale tabelului sunt articolele (inregistrarile) tabelului. Fiecarui nume de camp ii este asociat un tip de data si o dimensiune (lungime), exprimata in octeti. Tipul unui camp stabileste domeniul de valori al campului, adica valorile care se pot memora in campul respectiv. Astfel, de exemplu, intr-un camp tip Text se pot memora pana la 255 caractere (proprietatea FieldSize a campului are valoarea maxima 255). Intr-un camp Number se pot memora valori numerice. Proprietatea FieldSize a campului stabileste domeniul de valori permise. Daca, de exemplu, aceasta proprietate este configurata cu valoarea Byte, atunci in campul respectiv se pot memora numere intregi din intervalul [0,255]. Unui tabel ii pot fi adaugate nu numai articole noi, ci si campuri noi, iar unele campuri pot fi desfiintate, adica structura tabelului poate fi modificata. 3.5.2. Raport Rapoartele servesc la extragerea datelor din tabele si interogari si la trimiterea lor la imprimanta, sau in vederea afisarii pe ecranul monitorului. Articolele imprimate pot fi grupate si sortate. Rapoartele pot contine antete si subsoluri de pagina (afisate la inceputul si la sfarsitul fiecarei pagini, in care pot fi introduse, de exemplu, nume de campuri, numarul paginii curente) precum si un antet si un subsol de raport (afisate pe prima, respectiv ultima pagina a raportului, in care se poate include, de exemplu, sigla unei institutii sau un rezumat al tuturor datelor, ca suma a valorilor dintr-un camp specificat).

Suport Curs TIC

Autor: Ing.Daniel Ionita

20