Sunteți pe pagina 1din 14

INTERVIURILE PENTRU TRASAREA COMPETEN ELOR I/SAU A PROFILELOR PROFESIONALE: ORGANIZARE, INSTRUMENTE, CONDUCERE

Ghid operativ

INDICE

PREAMBUL INTRODUCERE NIVELUL DE CULEGERE A INFORMA IILOR MANAGERIALE/DECIZIONALE NIVELUL DE CULEGERE A INFORMA IILOR TEHNICE NIVELUL DE CULEGERE A INFORMA IILOR OPERATIVE CONDUCEREA INTERVIULUI EXEMPLE DE NTREBRI PENTRU ELABORAREA SCHEMEI INTERVIULUI

3 4 5 6 7 7 9

PREAMBUL
Cui se adreseaz Acest ghid se adreseaz celor care trebuie s identifice i s descrie competen ele i profilele profesionale

La ce servete

Este un suport pentru organizarea i conducerea interviurilor n vederea trasrii competen elor i / sau a profilelor profesionale Este un suport pentru elaborarea de instrumente destinate a fi utilizate n timpul interviului.

Ce con ine

Introducere n tematica utilizrii interviului n vederea trasrii competen elor i a profilelor profesionale Prezentarea nivelurilor de informa ii necesare pentru trasarea competen elor i a profilelor profesionale Indica ii pentru organizarea interviurilor Informa ii pentru gestionarea adecvat a interviului Exemple de ntrebri pentru construirea unui interviu

1. INTRODUCERE Pentru a individualiza competen ele i/sau a defini profilele profesionale ale unei organiza ii sau ale subsistemelor acesteia este necesar s se realizeze o cercetare referitoare la diverse aspecte ale organiza iei: trebuie s se strng informa ii diverse i cu diferite grade de profunzime. n anumite cazuri, informa iile pot s fie ob inute prin intermediul unui interviu cu un singur interlocutor, n timp ce n alte cazuri aceasta depinde evident de complexitatea organizatoric i de scopul cercetrii este necesar s se realizeze mai multe interviuri cu interlocutori diveri. Este util s se fac distinc ie ntre nivelele de culegere a informa iilor: nivelul decizional managerial: la acest nivel se dobndesc informa ii care privesc sistemul organizatoric (organizarea muncii, procesele principale, sistemul profesional, competen ele tipice sau distincte etc.); nivelul tehnic: la acest nivel se ajunge la o detaliere mai profund i se descriu cu precizie competen ele i profilurile profesionale. Se reconstituie i se analizeaz procesele, competen ele i caracteristicile profilelor profesionale; nivelul operativ: la acest nivel se aprofundeaz i se mbog esc informa iile care privesc competen ele unui anumit profil profesional; acest nivel se folosete atunci cnd dorim s n elegem care sunt competen ele legate de cele mai bune presta ii. La fiecare din aceste niveluri, n func ie de scopul cercetrii, poate exista un interviu specific, dar se poate i ca toate cele trei niveluri s fie abordate ntr-un interviu unic, mai ales n organiza iile mici. n orice caz, parcursul aprofundrii informa iilor, n msura n care este ghidat de analist, nu este n mod obligatoriu linear i n timpul interviului este posibil ca nivelurile s tind s se amestece. Dup ce s-a definit scopul cercetrii, trebuie s se pregteasc instrumentele care vor fi utilizate n interviu, i anume: una sau mai multe scheme de interviu, n func ie de faptul dac studiul prevede un interviu sau mai multe, constnd ntr-o list de ntrebri. Este important s dispunem de un set de ntrebri care s-l orienteze pe interlocutor pentru a furniza rspunsurile cele mai semnificative n vederea ob inerii informa iilor necesare i a trasrii competen elor i profilelor profesionale. Altfel s-ar putea ca interviul s se prelungeasc inutil sau s se ncheie nainte de a fi abordat aspectele esen iale pentru scopul cartografierii.
4

instrumente pentru nregistrarea rspunsurilor. n func ie de preferin ele personale, se pot utiliza un reportofon, o foaie de hrtie alb sau un instrument mai sofisticat: fiecare dintre aceste instrumente are avantaje i dezavantaje. Reportofonul poate s-l stnjeneasc pe interlocutor, dar i permite analistului s se concentreze n special asupra ntrebrilor pe care urmeaz s le pun, n loc s transcrie rspunsul, dar fiele structurate ajut la sistematizarea imediat a rspunsurilor, ns necesit o anumit experien i familiarizare cu metodele i conceptele. n continuare se prezint informa ii utile pentru identificarea interlocutorilor care trebuie s fie solicita i la diverse niveluri pentru strngerea de informa ii i pentru a elabora schema interviului. 2. NIVELUL DE CULEGERE A INFORMA IILOR: MANAGERIAL / DECIZIONAL Setul de identificare a interlocutorului Este vorba de o persoan care are o imagine de ansamblu asupra organiza iei. Este un interlocutor care poate exprima opinii i poate lua decizii referitoare la direc iile n care s orienteze cercetarea. In organiza iile de dimensiuni medii, acest interlocutor este reprezentat de un director sau responsabil de personal, sau de un director de divizie. Scopul cercetrii n func ie de tipul de finalitate a cercetrii poate exista o configura ie mai mult sau mai pu in complex. Scopul cercetrii trebuie s fie definit cu mult claritate nainte de interviu, n fazele de contact preliminar cu acest interlocutor sau n primele clipe ale interviului. Limitele cercetrii Mai ales n cazul organiza iilor de dimensiuni medii i cu o structur organizatoric complex este necesar s se stabileasc nainte de interviu sau n primele clipe ale acestuia cu interlocutorul dac, dat fiind scopul urmrit, cercetarea va cuprinde toat organiza ia sau numai o parte a acesteia.

Gestionarea interviului Definirea clar a scopului i a ariei cercetrii permite focalizarea interviului i accelerarea lui, fapt foarte important pentru c, n general, aceti interlocutori au pu in timp i foarte multe sarcini.

Tabelul A de la sfritul documentului con ine o serie de ntrebri din care se pot alege cele care ar trebui puse unui interlocutor de acest nivel sau din care ne putem inspira.

3. NIVELUL DE CULEGERE A INFORMA IILOR - TEHNIC Setul de identificare a interlocutorului Este vorba de o persoan care are cunotin e profunde referitoare la o parte a organiza iei, cea asupra creia trebuie s se concentreze cercetarea pentru a se ob ine informa ii detaliate necesare pentru redactarea repertoarelor de competen i / sau de profile profesionale. ntr-un anume sens, este ca i cnd nivelul precedent ar fi fost, n privin a studiului, orientativ, n timp ce acesta este nivelul la care, avnd un cadru n care s ne micm, se dobndesc informa ii cu un grad adecvat de profunzime. Dac acest interlocutor nu este acelai cu cel de la nivelul precedent, este vorba de o persoan care a fost implicat n activitatea primului intervievat i poate fi un responsabil de sector, de birou sau de unitate operativ.

Clarificarea scopului interviului Este foarte important s se clarifice cu precizie dac intervievatul nu este cel de la nivelul precedent scopul interviului, situndu-se interviul n contextul cercetrii (finalitate mai general a cercetrii, articularea sa, motivul alegerii interlocutorului). Scopul interviului trebuie s fie clarificat n momentul n care contactm aceast persoan, pentru a se fixa ntlnirea sau n primele momente ale interviului.

Gestionarea interviului i n acest caz definirea clar a scopului interviului permite focalizarea i accelerarea sa. Tabelele B, C, D, E, i F ataate la sfritul documentului con in o serie de ntrebri dintre care se pot alege cele ce urmeaz a fi puse interlocutorului sau din care v pute i inspira pentru acest nivel.

4. NIVELUL DE CULEGERE A INFORMA IILOR: OPERATIV Setul de identificare a interlocutorului Este vorba de o persoan care joac un anumit rol organizatoric, corespunztor unui anumit profil profesional pe care dorim s-l aprofundm n continuare sau care desfoar activit i critice pentru organiza ie i pe care vrem s-l analizm n detaliu. Este vorba de o persoan care are cunotin e aprofundate n domeniul n care i desfoar munca i are performan e care l disting fa de al ii. Dac acest interlocutor nu coincide cu preceden ii este vorba de un lucrtor expert. Clarificarea scopului interviului Chiar dac n acest caz interviul este realizat cu un interlocutor diferit fa de preceden ii, este necesar s se clarifice cu precizie scopul interviului, situndu-l n cadrul cercetrii (finalitatea mai general a cercetrii, motivul alegerii interlocutorului). Scopul interviului poate fi clarificat atunci cnd se ia legtura cu persoana pentru fixarea ntlnirii sau n primele momente ale interviului. Gestionarea interviului i n acest caz, definirea clar a scopului interviului permite focalizarea i accelerarea lui. Tabelul G, de la sfritul documentului, con ine o serie de ntrebri din care se pot alege cele care urmeaz a fi puse unui interlocutor de acest nivel sau din care ne putem inspira. 5. CONDUCEREA INTERVIULUI Interviul trebuie considerat o tipologie particular de interac iune ntre doi sau mai mul i subiec i, caracterizat prin anumite reguli, dintre care unele sunt explicite i altele implicite. Este vorba n primul rnd de dou roluri, acela al intervievatului i acela al intervievatorului. Intervievatorul, prin intermediul interviului, are un obiectiv de atins: s ob in un anumit numr de informa ii necesare scopului cercetrii pe care o conduce. El ob ine aceste informa ii punnd ntrebri. Rolul intervievatului este acela de a furniza informa ii, de a rspunde la ntrebri, de a cere clarificri cu privire la ntrebrile care i sunt puse, dac nu i se par clare, de a-i exprima preri etc. Obiectivul su variaz n func ie de caracteristicile lui de personalitate i motiva iile care l-au determinat s participe la interviu.

Dincolo de caracteristicile de personalitate ale intervievatului (introvertit / extrovertit, sigur de sine/nesigur de sine etc.) motiva iile sunt cele care uureaz participarea lui activ; n unele cazuri, intervievatul poate fi n realitate pasiv, se poate limita la furnizarea unor rspunsuri scurte, fie pentru c nu este interesat de studiu sau nu consider c acesta este important sau se poate arta chiar agresiv, atunci cnd, de exemplu, ncepe s pun chiar el ntrebri intervievatorului pentru a-l pune n dificultate, contestnd utilitatea ntrebrilor etc.. Intervievatorul poate limita riscul comportamentului agresiv din partea interlocutorului ncercnd s-i creeze o atitudine pozitiv fa de interviu, prezentndu-l n mod adecvat n contactele preliminare sau la nceputul interviului. Interviul se compune din trei faze: partea introductiv, faza de dobndire a informa iilor i faza de ncheiere. Introducerea, ca n cazul oricrei interac iuni, este marcat de saluturi i invita ia de a lua loc etc. Interviul poate avea loc la sediul intervievatorului sau al intervievatului. Dac intervievatorul l primete pe intervievat, el are responsabilitatea de a-i asigura confortul i trebuie s aleag un loc adecvat. Dac sediul interviului este cel al intervievatului, intervievatorul trebuie s tie c gradul de ospitalitate pe care l va primi va fi legat de importan a acordat interviului de persoana intervievat i, n multe cazuri, s tie s nu se indispun din cauza unei ateptri prelungite. Este necesar s re inem foarte bine faptul c, cel pu in la nceputul studiului, acesta poate fi perceput ca ceva birocratic. Odat instala i, intervievatorul va clarifica scopul interviului, reamintind de contactele avute anterior, eventuale scrisori etc. Va clarifica modul de conducere a interviului (de ex., dac sunt doi intervievatori, se va spune c amndoi pot s pun ntrebri, c pot lua noti e, dar trebuie s se cear permisiunea pentru a se nregistra etc.) Se clarific limitele de timp n care va trebui s se ncadreze interviul i modul n care vor fi tratate informa iile (de ex., redactarea unui raport nominal / anonim cu circula ie intern, publicare extern, cerere de validare a informa iilor re-elaborate nainte de a fi publicate n exterior etc.). Dup ce au fost definite regulile jocului se trece la partea central a interviului, parte n care se pun ntrebri generale i se aprofundeaz ceea ce se consider necesar. Uneori, atunci cnd este vorba de chestiuni mai delicate s-ar putea s fie necesar s se reformuleze ntrebarea pentru a se verifica dac s-a n eles i pentru a da impresia clar intervievatului c l urmrim cu ra ionamentul nostru. n timpul acestei faze s-ar putea s fie necesar s se redefineasc obiectul cercetrii. n astfel de cazuri n timpul interviului se n eleg anumite fenomene i aceasta poate cere definirea sau redefinirea modalit ilor de nfruntare a lor. n astfel de cazuri, intervievatorul trebuie s ia o decizie n timpul interviului cum s trateze chestiunea
8

aprut sau s declare c va trebui s reflecteze asupra modului n care o va trata i i va comunica acest lucru ulterior, dac nu se poate lua o decizie imediat. n sfrit, dup ce am strns informa iile, urmeaz faza de ncheiere. Mul umim interlocutorului pentru colaborarea sa util, se pot exprima considera ii la cald despre interviu i despre perspectivele de munc ulterioare (de exemplu, dac intervievatul ne-a dat de n eles c o anumit zon organizatoric / a procesului sau profilului care nu era avut n vedere n cercetare ar trebui totui analizat, eventual ntr-un interviu cu alt persoan etc.) i ne despr im dup ce am recapitulat sarcinile men ionate la nceput, de exemplu, publicarea informa iilor numai n form anonim sau validarea preventiv n cazul publicrii etc. Fazele interviului i func iile Partea introductiv saluturi scopul interviului modalitatea de conducere timpul afectat tratamentul informa iilor Dobndirea de informa ii ntrebri generale ntrebri de aprofundare reformulare definirea / redefinirea obiectului cercetrii Concluzii mul umiri evaluarea la cald (problemele ridicate, perspective etc.) sarcinile urmtoare 5. EXEMPLE DE NTREBRI PENTRU CONSTRUIREA SCHEMEI DE INTERVIU
TABELUL A: ntrebri pentru dobndirea de informa ii de tip general despre sistemul organizatoric ntrebare Not Care este ra iunea social a organiza iei? Trebuie s se tie nainte de interviu Care este forma juridic? Trebuie s se tie nainte de interviu Care este sectorul? Trebuie s se tie nainte de interviu Care este produsul / serviciul organiza iei? Care sunt clien ii / utilizatorii organiza iei i de ce se adreseaz acesteia, care sunt cerin ele lor?

Care este cifra de afaceri a organiza iei?

Informa ie necesar numai n anumite mprejurri (de ex., analize a tendin elor unui anumit sector dintr-un teritoriu) Care este orientarea strategic i cifra de Informa ie necesar numai n anumite afaceri pentru tipologia de servicii? mprejurri (de ex., analize a tendin elor unui anumit sector dintr-un teritoriu) Din ce unit i (institute, sec ii, birouri) se Adesea organismele sunt organizate n mai compune organiza ia? multe unit i organizatorice, legate ntre ele printr-un lan de clien i- furnizori interni. Care este mediul organiza iei la care trebuie Trebuie s se tie nainte de interviu s ne referim pentru a identifica competen ele sau profilele profesionale? (o singur unitate local, mai multe unit i locale, ntreaga ntreprindere, un grup) Care este structura organizatoric a unit ii la care se refer interviul? Care sunt scopurile unit ii la care se refer interviul? Care este evolu ia ocupa ional? Informa ie necesar numai n anumite mprejurri (de ex., analize a tendin elor unui anumit sector dintr-un teritoriu) Care sunt principalele procese legate direct de produs / serviciu? Care sunt procesele de sprijin prezente n organiza ie, adic cele care sus in procesele principale (de tipul resurse umane, aprovizionare, administra ie etc.)? Care sunt procesele cheie, cele care deosebesc organiza ia de concuren ii ei, care atribuie valoarea produsului / serviciilor?

TABELUL B: ntrebri pentru dobndirea de informa ii asupra proceselor activit ilor i profilelor profesionale ntrebare Not Care este output-ul procesului principal X sau al procesului de sprijin W? Care este input-ul procesului principal X sau al procesului de sprijin W? Care sunt activit ile din care se compune Necesar n cazul n care cercetarea dorete procesul principal X sau procesul de sprijin s produc dic ionare de competen e W i output-ul lor intermediar? Care sunt activit ile din care se compune Necesar n cazul n care cercetarea dorete procesul de sprijin W? s produc dic ionare de competen e
10

Care sunt profilele profesionale care intervin n desfurarea activit ilor proceselor X sau W?

Necesar n cazul n care cercetarea dorete s produc dic ionare de competen e i profile profesionale

TABELUL C: ntrebri pentru dobndirea de informa ii de tip aprofundat asupra competen elor profesionale ntrebare Care este scopul acestui profil profesional? Not Fiecare profil profesional exist n organiza ie pentru c trebuie s ating un scop, s garanteze un rezultat. Care este acest scop? n ce domeniu e prezent, de cine depinde, ce alte profile profesionale depind de cel de nivel superior? Exist profile care depind de profilul examinat? Care?

Care este locul su n organiza ie?

Ce anume produce (n termeni de produse Necesar n cazul n care trebuie s se ob in finite, servicii, semifabricate) acest profil informa ii referitoare la un anumit profil profesional pentru clien ii organiza iei? profesional. Ce anume produce (n termeni de produse Necesar n cazul n care trebuie s se ob in finite, servicii, semifabricate) acest profil informa ii referitoare la un anumit profil profesional pentru clien ii interni ai profesional. organiza iei? De la ce anume pornete profilul profesional Necesar n cazul n care trebuie s se ob in pentru a-i desfura activitatea? informa ii pentru un profil profesional specific. S se ia n considerare care sunt input-urile care activeaz (informa ii, cereri specifice) munca profilului profesional i care sunt utilizate n procesul muncii (materii prime, semifabricate produse de colegi / alte profile, produse dobndite n exterior).

Cum se desfoar activitatea acestui profil Cum sunt utilizate, ce transformri sufer profesional? Ce se ntmpl ntre nceputul input-urile? i realizarea care ncheie procesul? Este posibil s se individualizeze fazele principale ale muncii desfurate de profilul profesional n acest proces? Care sunt aspectele i momentele cele mai importante? Critici de valoare relevante pentru rezultatul final. Pot coincide i cu momentul n care persoana se poate deconecta: ia o pauz, i ncheie schimbul, trece la altceva etc.

Exist un obiect concret care poate arta Dac se poate defini cu un substantiv obiect c aceast faz a fost ncheiat? (tangibil sau intangibil) care indic ncheierea fazei: poate fi un semifabricat, sau un raport,
11

un document de control etc. Activit ile pe care le-am descris pn acum (timp, calit i personale concentrare, efort sunt cele care ocup n cea mai mare parte etc.) profilul profesional? Care dintre activit ile indicate sunt cele Sunt competen e distincte, care probabil nu care fac indispensabil acest profil sunt cerute altor profile. profesional n interiorul organiza iei? Care sunt persoanele cu care are de-a face n Este probabil s apar alte output-uri, produse munca sa (colegi, superiori ctre care n colaborare cu alte profile pentru a comunica raporteaz, clien i interni, clien i externi) i altora rezultatul propriei munci. ce activit i desfoar mpreun cu acetia? Care sunt tendin ele pe termen scurt / mediu Acest profil se modific prin efectul schimbrilor care intereseaz pia a, (0-3 ani) care intereseaz acest profil? organiza ia, tehnologiile i care au impact asupra structurii ocupa ionale i a competen elor? TABELUL D: ntrebri pentru dobndirea de informa ii de tip aprofundat asupra comportamentelor Not ntrebare Care sunt valorile care trebuie s fie mprtite pentru a ne sim i bine n aceast organiza ie? Care sunt comportamentele cerute de tipul de activit i desfurate? Care sunt caracteristicile personale ideale pentru a reui cel mai bine, pentru a excela n aceast activitate? (Comportamente cerute pentru garantarea calit ii produselor, atitudini i caracteristici pentru crearea unui climat de bune rela ii) Aceast ntrebare poate face s apar nu numai comportamente, ci i alte elemente ale persoanei (capacit i i cunotin e). Sunt caracteristici care l disting pe cel mai bun, pe cel mai bun performer de ceilal i.

12

TABELUL E: ntrebri pentru dobndirea de informa ii de tip aprofundat asupra capacit ilor ntrebarea Ce instrumente profesional? utilizeaz Not profilul (unelte, ustensile, maini, hard, vehicule etc.) Rspunsurile la aceast ntrebare se intersecteaz cu cele referitoare la activit i (i de aici, competen e) culese nregistrate mai nainte. De exemplu, se poate pune ntrebarea: Pentru care dintre activit ile identificate sunt utilizate aceste instrumente?

Ce tehnologii utilizeaz profilul profesional? (soft, instrumente de comunicare, instrumente de msur / contro)

TABELUL F: ntrebri pentru dobndirea de informa ii de tip aprofundat cu privire la cunotin e ntrebarea Cunoate i i aplica i tehnici i metode care amelioreaz, accelereaz i / sau sistematizeaz munca? Ce materiale, materii prime utilizeaz i trebuie s cunoasc profilul profesional? Care dintre cunotin ele posedate de profilul profesional trebuie actualizate mai des? Care este bagajul de cunotin e i ce trebuie s tie profilul profesional (no iuni de baz, cunotin e de specialitate)? Ce nva n termeni de cunotin e cel care desfoar acest tip de activitate? Este util s se clarifice tipul de formare ini ial de care este nevoie pentru profilul profesional, n vederea realizrii output-ului profesional. Not (scheme, forme de munc, proceduri codificate, surse de informa ii etc.)

TABELUL G: ntrebri pentru dobndirea de informa ii referitoare la competen ele legate de servicii mai bune ntrebri Not Care sunt performan ele care aduc o contribu ie concret la valoarea produs? Care sunt input-urile care activeaz munca dvs.? (materiale, informa ii, cerin e)
13

Care sunt activit ile principale ale activit ii dvs.? Care sunt cele care v ocup cel mai mult timp? Care sunt etapele semnificative ale acestei activit i? Care sunt activit ile care v solicit cel mai mult resursele personale i concentrarea? Care sunt persoanele cu care ave i de-a face n exercitarea activit ii dvs. (interlocutori, colegi, referen i, clien i externi/interni) i ce activit i desfura i mpreun cu ei? Ce instrumente utiliza i n desfurarea (instrumente, unelte, maini, hard, vehicule muncii dvs.? etc.) Ce tehnologii utiliza i? Care este bagajul de cunotin e (no iuni de baz, cunotin e de specialitate, formarea de baz)? Care este lucrul cel mai valoros pe care la i nv at din desfurarea muncii dvs.? Ce informa ii utiliza i cel mai des i ce anume crede i c ar trebui s aprofunda i / lrgi i? (soft, instrumente de comunicare, instrumente de msur / control)

14