Sunteți pe pagina 1din 12

CAP. 2. GESTIUNEA STOCURILOR 2.1. SARCINILE GESTIONRII STOCURILOR 2.2. RESTRICIILE UNUI SISTEM DE GESTIUNE A STOCURILOR 2.3.

NORMAREA STOCURILOR Una dintre laturile activitii operative n ntreprinderile comerciale, de alimentaie public i de turism a crei rezolvare este impus, cu necesitate, de dinamica i sarcinile ei economice o constituie promovarea unui sistem raional, eficient de gestiune a stocurilor. 2.1. SARCINILE GESTIONRII STOCURILOR Datorit dimensiunilor n continu cretere ale activitii de comer i structurilor tot mai complexe ale acesteia, gestiunea stocurilor de materii prime, materiale i mrfuri dobndete o actualitate incontestabil. Sarcinile gestionrii stocurilor decurg din dublul caracter al procesului stocajului care, pe de o parte este un proces economic cu rol esenial n mecanismul circulaiei, iar pe de alt parte, o imobilizare de fonduri materiale i bneti importante. n consecin, gestiunea stocurilor trebuie astfel conceput, nct s asigure, simultan, soluionarea urmtoarelor sarcini: * Aprovizionarea nentrerupt a produciei sau a clienilor reprezint sarcina esenial a stocurilor de materii prime, materiale i mrfuri n ntreprinderile comerciale, de alimentaie public i de turism. Realizarea acestei sarcini implic studierea evoluiei viitoare a nevoilor ntreprinderii i ncheierea cu furnizorii a unor contracte de livrare a produselor n concordan cu nevoile astfel stabilite (cantitativ, structural i din punct de vedere al repartizrii n timp), nct s asigure existena n stoc a produselor solicitate, n momentul i n cantitile care sunt necesare cale sigur de realizare a obiectivelor ntreprinderii. * Evidena stocurilor reprezint o alt sarcin, dintre cele mai complexe, a gestiunii stocurilor. Gradul de complexitate, ca i dificultatea soluionrii acestei sarcini se explic i prin faptul c presupune crearea i exploatarea unui sistem informaional corespunztor, adaptat exigenelor gestiunii stocurilor. Problema evidenei trebuie reconsiderat deoarece actualul sistem informaional satisface doar parial nevoile specifice ale gestiunii stocurilor. Evidena stocurilor trebuie conceput ca o activitate absolut obligatorie i cu caracter permanent pentru toate ntreprinderile. n acest domeniu problema principal vizeaz obligaia fiecrui manager de a avea permanent evidena stocurilor i structurrii acestora, de a lua msuri operative de gospodrire raional a stocurilor n funcie de schimbrile care pot interveni, de a introduce un sistem operativ de urmrire a stocurilor, care s permit luarea unor decizii corecte pe tot parcursul anului, innd cont de situaia concret a stocurilor din fiecare ntreprindere. Constituirea unui astfel de sistem operativ de eviden a stocurilor, care s satisfac, n mod real, nevoile de informaii pe care le presupun deciziile de coordonare a acestora, este una din sarcinile complexe ale gestiunii stocurilor.

* Accelerarea vitezei de rotaie a mijloacelor circulante reprezint o alt sarcin a gestiunii stocurilor. Prin asigurarea dimensiunilor i structurii stocurilor, potrivit nevoilor reale ale procesului de producie de bunuri i/sau servicii i ale clienilor, gestiunea contribuie la reducerea timpului ct produsele sunt oprite (sub form de stocuri n canalele de distribuie) determinnd, n acest fel, scurtarea ciclului aprovizionare fabricaie desfacere. Prin generalizarea preocuprilor privind gestiunea stocurilor se pot obine, pe seama accelerrii vitezei de rotaie a fondurilor, importante economii de fonduri la scara ntregii ri. * Creterea eficienei economice a ntregii activiti trebuie s constituie, n sfrit, obiectivul sintetic al gestionrii stocurilor. n esen, el poate fi atins prin reducerea cheltuielilor (dobnzi i speze bancare, perisabiliti etc.) - rezultant fireasc a accelerrii vitezei de rotaie a mijloacelor circulante i prin scurtarea timpului ct materiile prime, materialele i mrfurile rmn n ntreprindere sub form de stocuri. Din aceste sarcini ale gestiunii stocurilor decurg unele presiuni pentru o anumit mrime a stocurilor, dup cum urmeaz: Presiuni pt. stocuri mici: costurile de stocare spaiile de depozitare riscul degrdarii mrfurilor pe durata stocrii sezonalitatea unor produse imobilizarea unor fonduri bneti Presiuni pt. stocuri mari: asigurarea servirii nentrerupte a clienilor eliminarea rupturilor de stoc costurile de aprovizionare, transport, recepie posibile rabaturi de la furnizori, atunci cnd se contracteaz loturi mari de marf 2.2. RESTRICIILE UNUI SISTEM DE GESTIUNE A STOCURILOR Gestiunea stocurilor se constituie ntr-un sistem complex de aciuni care are drept obiectiv final asigurarea material a desfurri activitii n condiii de maxim eficien economic. Funcionarea acestui sistem, msura n care i realizeaz obiectivele, depinde de restriciile sistemului. n funcie de natura, de coninutul lor concret, acestea vor afecta n mod diferit rezultatele gestiunii stocurilor. Dac prin gestiunea stocurilor se urmrete meninerea celui mai mic stoc care s asigure satisfacerea nevoilor ntreprinderii (de materii prime, materiale i mrfuri) indiferent de evoluia acestora, nu este mai puin adevrat c dimensiunile cantitative i calitative ale stocului vor fi condiionate de urmtoarele restricii ce contureaz cadrul cruia i se subordoneaz gestiunea stocurilor.

A. Evoluia nevoilor ntreprinderii (previziunea lor) Cunoaterea evoluiei viitoare a nevoilor ntreprinderii, prin intermediul previziunii, nu se rezum doar la determinarea aprioric a acestora, n vederea planificrii n timp a aciunilor care vor da ntreprinderii posibilitatea s-i fac fa ci, constituie, n aceeai msur, instrumentul reglrii permanente a ntregii activiti economice, atunci cnd nevoile ntreprinderii evolueaz altfel dect s-a anticipat iniial. Aceasta explic, n parte, de ce previziunea component fundamental a funciei de planificare a conducerii a cunoscut, n ultimul timp, o evoluie deosebit, att n privina sferei de cuprindere ct i a tehnicilor utilizate. Problemele ridicate de gestiunea stocurilor constau n determinarea unei astfel de politici de aprovizionare care s asigure satisfacerea nevoilor viitoare; de aici, concluzia inevitabil c, eficacitatea gestiunii stocurilor depinde de posibilitile ntreprinderii, pe de o parte, de a determina nevoile viitoare, iar pe de alt parte, de a stabili i cuantifica legea care guverneaz abaterile sistematice ale acestora de la evoluia lor normal. n ceea ce privete modul concret de determinare i satisfacere a nevoilor viitoare, exist dou ci, ambele folosite n ntreprinderile comerciale, de alimentaie public i de turism, n funcie de natura i destinaia produsului cu care se face aprovizionarea stocului: ambele ci au drept parametru iniial nevoia care trebuie satisfcut iar ca punct final satisfacerea ei. Astfel, dac se are n vedere aprovizionarea stocului de materiale, obiecte de inventar etc., nevoile ntreprinderii se stabilesc avnd drept baz de calcul normativele de consum, iar satisfacerea acestui gen de nevoi se realizeaz prin intermediul ciclului operaional din fig. 1a, n vreme ce aprovizionarea stocului de materii prime i materiale pentru buctrii, de exemplu, precum i a stocului de mrfuri i satisfacerea nevoilor acestora se face utiliznd ciclul de operaii din fig. 1b. Din analiza celor dou cicluri de activiti rezult c previziunea este restricia fundamental a sistemului de gestiune. Activitatea de conducere a stocurilor presupune deci, determinarea cu regularitate a cerinelor pentru miile de produse de care ntreprinderea are nevoie ceea ce presupune ca previziunile, pe de o parte, s se realizeze printr-o rutin rapid i ieftin, iar, pe de alt parte, s fie suficient de exacte pentru a justifica efortul fcut. Metodele de previziune pe termen scurt, care rspund cel mai bine cerinelor gestionrii tiinifice a stocurilor, sunt cele endogene bazate pe valorificarea statistic a seriilor cronologice, pe cutarea legii care guverneaz evoluia fenomenului i determinarea potrivit acestei legi, a mrimii probabile pe care o va lua fenomenul ntr-un moment viitor, precis determinat, inndu-se cont de vrsta informaiilor. Acest din urm aspect se impune pentru a se evita extrapolarea influenei unor factori care au ncetat s mai acioneze asupra fenomenului economic previzionat (durata sejurului, mrimea cheltuielilor zilnice, cererea pentru o anumit marf, de exemplu). Apreciem c metoda nivelrii exponeniale mpreun cu celelalte metode care au la baz principiile acesteia este bine adaptat att la imperativele gestiunii stocurilor ct

i la acelea ale utilizrii calculatoarelor electronice fr de care e de neconceput conducerea ntreprinderii, n general i a gestiunii stocurilor n special.

Figura nr. 1 Legend comun 1. Istoric 2. Previziunea cererii 2a. Previziunea abaterilor aleatoare ale cererii 3. Calcul stoc de siguran 4. Situaia stocului i a comenzilor pe drum 5. Calculul necesarului 6. Planul de aprovizionare 7. Comenzi ctre furnizori 8. Aprovizionarea stocului 9. Comenzi de la beneficiari 10. Satisfacerea nevoilor

B. Nivelul de serviciu Pentru desfurarea unei activiti rentabile, ntreprinderile comerciale de alimentaie public i de turism trebuie s asigure aprovizionarea nentrerupt a clienilor cu produsele solicitate deoarece cererea acestora nu se amn; ntotdeauna o cerere nesatisfcut nseamn o pierdere de vnzare i, de ce nu, adesea, a clientului, care va solicita alt unitate, alt staiune sau chiar alt ar pentru sejurul su2. n aceste condiii ntreprinderea trebuie s fac totul pentru a satisface ntr-o proporie ct mai mare cererile clienilor si. Aa cum am vzut, contractele cu furnizorii se ncheie pe baza previziunilor care sunt, n ultim analiz, valori medii, indiferent de metoda de calcul folosit. n aceste condiii, este de ateptat ca nevoile efective ale ntreprinderii s depeasc n jumtate din cazuri valorile medii prevzute. De fiecare dat cnd o astfel de eventualitate are loc, se produce o ruptur de stoc, cu consecinele cunoscute. n aceste condiii, dac ntreprinderile i elaboreaz planul de aprovizionare doar pe baza previziunilor fr s ia nici o msur suplimentar de protecie, n multe cazuri stocul va fi epuizat naintea reaprovizionrii sale. Pentru prentmpinarea acestor situaii imprevizibile ntreprinderile sunt obligate s constituie un stoc suplimentar care cu ct este mai mare, cu att reduce riscul apariiei rupturii de stoc. Nu se poate ns acumula un stoc de siguran ale crui dimensiuni s poat suprima n ntregime riscul rupturii, datorit cheltuielilor de stocaj care sunt prohibitive, astfel c, practic conducerea decide limitele maxime admise ale rupturii de stoc, de exemplu, hotrte s limiteze rupturile de stoc la maximum 2% din comenzile primite sau, altfel spus, stabilete nivelul de serviciu al ntreprinderii la 98%. Deci, mrimea stocului de siguran depinde de mrimea nivelului de serviciu (totdeauna n procente), care se poate exprima prin frecvena rupturilor de stoc (neinnd cont de importana comenzilor neonorate se folosete mai rar) sau prin proporia comenzilor satisfcute (cantitativ, valoric sau fa de numrul total de comenzi). Decizia cu privire la mrimea nivelului de serviciu este totdeauna dificil fiind afectat de numeroi factori, cum ar fi, de exemplu: valoarea unitar a produsului (de aceasta depind fondurile financiare imobilizate), rentabilitatea produsului afecteaz costul unei rupturi de stoc etc.. Dup stabilirea de ctre ntreprindere a nivelului de serviciu este necesar determinarea dimensiunilor stocului suplimentar, de siguran, care ns, depinde nu numai de mrimea nivelului de serviciu ci i de erorile de previziune nregistrate n trecut. C. Costul stocajului Realizarea obiectivelor economice ale ntreprinderilor comerciale, de alimentaie public i de turism presupune existena unei baze tehnico-materiale adaptate profilului ntreprinderii, a unui personal calificat i, evident, a unor fonduri circulante. Pe plan
2

problema se pune la fel i n cazul produselor

economic, acestor premize le corespund costurile de o anumit structur i mrime, determinate, printre altele, i de procesul stocajului, de politica de gestiune adoptat de conducerea ntreprinderii. n consecin, deciziile ce vor avea drept obiectiv politica de gestiune a stocurilor vor ine cont de influena acestora asupra dimensiunilor i structurii costurilor pe care le antreneaz. i n cazul n care influena costurilor nu poate fi luat n consideraie n mod explicit (datorit, de exemplu, dificultilor de cuantificare) ele sunt totui avute n vedere, apreciindu-se c o politic coerent de gestiune va conduce n mod automat la reducerea cheltuielilor cu stocurile). Optimizarea dimensiunilor stocurilor are n vedere determinarea unei strategii astfel nct cheltuielile prilejuite de procesul stocajului s fie minime; atingerea elului propus se realizeaz prin gsirea rspunsurilor a urmtoarele dou ntrebri, crora, anticipat, li se ataeaz costuri antagoniste (fig. 2) i anume: a) cu ce frecven trebuie efectuat aprovizionarea comanda - , respectiv CND? Cu ct frecvena de aprovizionare (de comand) este mai mare cu att costurile legate de aceast operaie (costul de aprovizionare sau de lansare a comenzilor) sunt mai mari; b) cu ce cantitate de produse trebuie realizat, de fiecare dat, aprovizionarea, respectiv CT? Cu ct cantitatea cu care se face aprovizionarea la o comand este mai mare cu att costurile prilejuite de pstrarea produselor n stoc (costurile de stocaj) sunt mai mari i invers. Analiza costului total din fig. nr. 2 ne prilejuiete dou constatri importante (prin consecinele lor). n primul rnd, dup o spectaculoas cdere a costului total, paralel cu creterea numrului de aprovizionri anuale constatm c n limitele poriunii A-B abaterile numrului de aprovizionri de la mrimea optim (20, n exemplul din fig. 2) nu antreneaz dup sine modificri sensibile ale costului total. Aceast constatare coroborat cu activitatea practic n care optimizarea stocurilor nu poate fi totdeauna scopul real al gestiunii lor, datorit complexitii deosebite a problemei, ne conduce la concluzia c, fr atingerea optimului se poate ameliora totui situaia stocurilor prin introducerea unor reguli de raionalizare a politicii de aprovizionare. n al doilea rnd este interesant de analizat zona haurat din figur. Cu toate c sporirea numrului de aprovizionri duce la scderea stocului i, deci, la accelerarea vitezei de circulaie, n numr de rotaii, costul total crete odat cu numrul de aprovizionri anuale i cu accelerarea vitezei de rotaie a stocului. Aceast observaie, prezint o importan deosebit, deoarece ne conduce la concluzia c principiul: vitez mare de rotaie = activitate eficient este adevrat numai pn la un punct (B, n fig. 2), dup care, datorit creterii costurilor, respectarea lui devine ineficient, duntoare.

Figura nr. 2 D. Sistemul informaional De o mare importan pentru gestiunea stocurilor este sistemul informaional. Cunoaterea permanent i sistematic a evoluiei stocurilor, precum i a tuturor proceselor economice ce au legtur direct sau indirect cu nivelul lor, reprezint una din premisele fundamentale ale conducerii tiinifice a acestora. Activiti economice ce au influen asupra nivelului stocurilor cum ar fi: determinarea necesarului de comandat (contractat), ncheierea contractelor cu furnizorii, aprovizionarea depozitului i a unitilor operative, urmrirea executrii contractelor, ieirea produselor din stoc, inventarierea fizic i/sau statistic a stocurilor, evidena cheltuielilor prilejuite de activitatea de stocare etc. genereaz informaii care nu numai c nu pot lipsi, dar trebuie s ajung la conducere cu maximum de operativitate, avnd n vedere c doar n acest fel este posibil, pe de o parte, prentmpinarea abaterilor (de la normal), i pe de alt parte, sesizarea lor imediat ce s-au produs, n vederea reducerii stocului n limitele normate (normate). n general, pentru a rspunde tuturor sarcinilor impuse de gestiunea stocurilor, sistemul informaional trebuie s aib urmtoarele caracteristici generale:

* s fie uor de instalat i s aib o configuraie3 economic; * s poat fi instalat n etape logice, succesive, care s uureze evoluia spre o gestiune mai rafinat, pe msura dezvoltrii ntreprinderii i a experienei utilizatorilor sistemului; * s furnizeze informaiile necesare i s realizeze previziunile; * s permit controlul i s dea alarma semnalnd la timp dereglrile notorii i s permit rectificarea obiectivelor; * s in cont rapid de modificrile provocate de evenimentele neprevzute care afecteaz regulile de decizie stabilite; s emit un plan general de aprovizionare, plecnd de la previziunea desfacerilor. 2.3. NORMAREA STOCURILOR Gestiunea stocurilor nglobeaz toate activitile care graviteaz n jurul problemei stocurilor, ncepnd cu contractarea, continund cu urmrirea realizrii contractelor i pn la supravegherea stocului aflat n ntreprindere. Pentru raionalizarea (sau optimizarea) acestei activiti se impune determinarea unor uniti de msur, a unor obiective sau norme, care s serveasc att la orientarea aprovizionrii cu produse a ntreprinderii ct i la evaluarea decalajului creat ntre evoluia real a stocurilor i obiectivul fixat. Deci, prin intermediul normelor s se asigure stocul care s garanteze satisfacerea, cu o probabilitate cunoscut (nivelul de serviciu propus), a tuturor nevoilor exprimate n diferite compartimente ale ntreprinderilor comerciale, de alimentaie public i de turism. Stabilirea nivelului normat la stocurilor4 constituie punctul de plecare n organizarea ntregului sistem de gestiune a stocurilor, toate activitile din ntreprindere fiind ulterior coordonate (dirijate) n funcie de normele de stoc stabilite. Elaborarea normelor de stoc este una dintre cele mai importante i complexe activiti de conducere a activitilor comerciale. Ea presupune existena unui personal specializat, bine pregtit, a unui sistem informaional capabil s furnizeze toate datele necesare, cunoaterea temeinic a tuturor factorilor specifici care au influen asupra gestiunii stocurilor, respectiv: evoluia cererii, modificri previzibile n nevoile clienilor, aciuni de marketing previzibile ale concurenei care pot schimba orientarea pieei etc.. Expresia sub care apar normele de stoc poate fi diferit. Astfel, ele se pot concretiza n stocuri medii lunare, stocuri n zile desfacere (zile acoperire, respectiv raportul dintre stocul valoric ntr-o perioad dat i desfacerea medie zilnic), vitez de circulaie
Prin configuraie nelegem totalitatea mijloacelor de culegere, prelucrare i transmitere a informaiilor ntr-un sistem informaional 4 Prin normare nelegem stabilirea unui nivel raional, optim, al stocurilor
3

(raportul dintre desfacerea anual i stocul mediu). Indiferent ns de modul n care este exprimat norma de stoc, pentru determinarea ei, de-a lungul timpului, au aprut i s-au utilizat numeroase modele statistico-matematice. Parametrii de baz ai normrii stocurilor. Obiectivul normrii l reprezint stabilirea nivelului raional, optim al stocurilor. Indiferent care aspect al stocurilor este normat, trebuie stabilii parametri de baz ai normrii, care nu reprezint altceva dect mrimile caracteristice prin intermediul crora se caut rspuns la cele dou ntrebri pe care le propune gestiunea stocurilor, respectiv, cnd i ct s comande. Cantitatea cu care urmeaz s se fac aprovizionarea q i numrul de aprovizionri n (respectiv, intervalele de aprovizionare) sunt cei doi parametri de baz ntre care exist relaii cauzale, relaii care au fost puse n eviden, pentru prima oar, cu ajutorul modelului Wilson potrivit cruia atunci cnd cele dou costuri sunt egale se obin mrimile optime, respectiv:

qm este cantitatea optim cu care trebuie s se fac aprovizionarea; dz ieirea zilnic din stoc; ca costul de aprovizionare (de lansare); cs costul de pstrare n stoc; Q ieirile totale din stoc n perioada T; T perioada total pentru care se calculeaz norma de stoc. n figura 3 este reprezentat evoluia funciei costului total (C = f (q) ) pentru diferite valori ale variabilei q.

Figura nr. 3 O metod de normare fr costuri. Optimizarea stocurilor este realizabil n msura n care se poate cuantifica variaia costurilor, lucru adesea deosebit de costisitor innd cont de faptul c, n general, contabilitatea este orientat mai degrab spre repartizarea cheltuielilor i a beneficiilor ntre compartimentele ntreprinderii, dect spre evidenierea variaiei costurilor pe uniti i produse. n aceste condiii, modelul pe care l analizm n continuare ne ofer posibilitatea mbuntirii gestiunii practicate, fr a realiza ns, prin intermediul lui, optimizarea stocurilor. tiind c, n general, costurile rmn neschimbate pe o perioad ndelungat i acceptnd ipoteza c sunt mai degrab o caracteristic a fiecrei ntreprinderi dect a fiecrui produs, atunci putem introduce o regul de raionalizare folosind urmtorul procedeu. Presupunnd costul total de gestiune al stocului dat de expresia: CT =
Cs * q Ca * Q + , q 2

unde costul de pstrare n stoc cs este egal cu P * I (P este preul unitar iar i costul anual de pstrare n stoc a unei uniti de produs n % din preul acesteia) atunci, derivnd costul total n raport cu q i egalnd cu zero, obinem o alt expresie a formulei lui Wilson.

Presupunnd cantitatea real de comand egal cu cea economic,

N = numrul total de reaprovizionri al stocului; Dar k fiind identic pentru toate articolele din stoc, atunci numrul total de aprovizionri va fi:

Constanta k se calculeaz plecnd de la observaiile anterioare tabelul 1 i va servi ulterior la determinarea noilor cantiti de comand tabelul 2 care vor putea antrena o diminuare a stocului mediu total i deci, o reducere a cheltuielilor.
Calculul constantei k

Tabelul 1
Art. 0 1 2 3 4 5 6 Total Nr. de reaprovizionri Ni 1 6 10 14 20 4 8 62 Pre unitar mii lei Pi 2 4 10 20 40 6 12 Desfacerea anual buc Qi 3 400 600 1600 1880 1000 2000 Qi * Pi 4 40 77,46 178,89 274,26 77,46 154,92 811,57 Cantitatea medie comandat qi = Qi/Ni 5 67 60 114 94 250 250 Valoarea stocului mediu lei 6 134 300 1140 1880 750 1500 5704

K = 811,57 / 62 = 13,09

Calculul parametrilor normai ai stocului Art. Qi / Pi Qi / Pi qi recalculat

1 2 3 4 5 6 Total

100 60 80 47 166 167 -

10 7,75 8,94 6,85 12,91 12,91 -

131 101 117 90 169 169 -

Tabelul 2 Stocul Ni recalculat mediu recalculat 3 262 6 505 14 1170 21 1800 6 507 12 1014 62 5258

Constatm o scdere a valorii stocului mediu cu circa 8% n condiiile aceluiai numr de reaprovizionri (62), deci, putem afirma c, aplicarea n practic a rezultatelor normrii va determina o reducere a cheltuielilor totale, pe seama celor de pstrare n stoc. Rezultatele vor servi la analiza regulilor de aprovizionare aplicate i la corectarea acestora, n sensul aplicrii unor reguli coerente care s conduc la o gestiune logic a stocurilor.