OFICIO

1. CONCEPTO El of ic io es un documento o comunicacin escrita de carcter netamente oficial,

protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias pblicas o privadas.
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Comunicacin escrita, referente a los asuntos de las administraciones pblicas.

Real Academia Espaola 2.ESTRUCTURA 1.-Lugar y fecha.-

Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se enva, el da, el mes y el ao en curso.
2.-Numeracin.-

En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorandum; la palabra OFICIO con mayscula, seguida del nmero de expedicin; separada por una lnea oblicua, a continuacin las siglas de la oficina de procedencia con letras maysculas, separada par una lnea oblicua y el ao en curso.
3.-Destinatario.

Es la parte que abarca cuatro lneas o ms de acuerdo a lo requerido, aqu se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.
4.-Asunto.

Es la cuarta parte y se escribe con mayscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sera explicado en el cuerpo.
5.-Referencia.

Es la quinta parte que se usa, slo cuando s necesita mencionar la numeracin del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra tambin se escribe con mayscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
6.-Cuerpo o texto.

Es la parte ms importante, aqu se dar a conocer el mensaje de la comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:

Tengo a bien comunicarle.... Me es muy grato comunicarle... Tengo el honor de dirigirme... Tengo el agrado de dirigirme..
7.-Despedida.

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa. Existen, tambin, expresiones conocidas como: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideracin y estima personal. Atentamente,
8.-Firma y posfirma.

Firma:- Se escribe la rbrica a mano: Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, ya su vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo:.
9.-Iniciales.

Al igual que en el memorndum, la iniciales del remitente con letras maysculas y las del mecangrafo con minsculas.
10.-Anexo.

Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio, como catlogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
11.-Distribucin.

Se usa, generalmente, en los oficios mltiples; porque aqu se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.
3.UTILIDAD Y FINES

Tiene la funcin de relacionar a los rganos administrativos de la ms alta jerarqua y por consiguiente debe ir firmado por el mximo representante legal de la Institucin que lo emita. En algunos casos, puede ir firmado por los jefes: pero esto, conlleva asumir toda responsabilidad que el contenido del documento requiera, sin comprometer por ello a los de mayor jerarqua. El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, rdenes, informes o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos, etc.
4.TIPOS DE OFICIO Oficio Simple o Directo

Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitacin, una felicitacin, una peticin, agradecimiento o informacin de eventos o actividades culturales o

deportivas. Tambien cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algun servicio.
Oficio Mltiple

Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios y por esta razn las instituciones o dependencias tiene hasta el nmero de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo de destinatario, slo para colocar cuando el caso lo requiera; adems esto ayuda a agilizar el proceso que dure la documentacin. El texto de este tipo de documento est basado en emitir rdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencia, informaciones a diferentes oficinas o despachos simultneamente. El trato que se considera en el oficio mltiple es vertical descendente y horizontal; es decir va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarqua. La estructura del oficio mltiple, bsicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante es importante recordar que: 1. El nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir. 2.En el oficio mltiple, necesariamente, se escribe la palabra DISTRIBUCIN, que viene a ser la ltima parte de este tipo de oficio (Observe en el ejemplo). Oficio de
Transcripcin. 5.TRANSCRIPCION

La palabra transcripcin ya nos indica la finalidad de este tipo de redaccin: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, ntegramente y sin ninguna alteracin. Todo el fragmento o prrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original. Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas o en otros casos del mismo oficio. El trato de relacin que se cumple por medio de este documentos de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera.

K,l

MEMORANDO
(Memorando = Cosa que debe tenerse en memoria) Es un documento de comunicacin donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da rdenes y tambin rememora hechos que se deben tener en cuenta. Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y prctico, breve y directo. Se difunde en todos los niveles o escalones de la administracin. Los documentos ms usados en la administracin pblica son el oficio y el memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el rea de difusin de estos documentos: emplean el oficio para su comunicacin externa y el memorando para su comunicacin interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el memorando, para lo segundo. rea de Difusin El memorando es un documento de carcter interno, porque solamente se difunde dentro de una institucin o empresa. Establece comunicacin entre todos los trabajadores de una institucin o empresa, al margen de su nivel o jerarqua, por la aplicacin de los principios de simplificacin administrativa y racionalizacin de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel. Facultad para firmar memorandos La tienen todos los servidores o miembros de una institucin o empresa, sin distincin alguna. Partes del memorando El memorando tiene las siguientes partes obligatorias: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Lugar y fecha Cdigo Destinatario Asunto Cuerpo Despedida o antefirma Firma y posfirma "con copia" Pie de pgina.

Y las siguientes complementarias:

Membrete Nombre del ao Referencia Sello Anexo

Redaccin del texto El texto del memorando comprende dos secciones:

Frmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la redaccin del texto del memorando. Por ejemplo, la frase "srvase..." "Srvase comunicar a esta direccin el record de... " Existen muchas formulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalterno generalmente empiezan la redaccin del texto con las formulas: "srvase..." (como en el caso anterior) y "comunico a Ud. ..." como en el siguiente: "Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por conveniente disponer..." Mientras que los memorandos que se envan al superior o a servidores del mismo nivel, comienzan con las frases: "Por el presente..." "Por el presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarle permiso..." "Me dirijo a Ud. ..." "Me dirijo a Ud. con el objeto de comunicarle... " Exposicin: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos. IMPORTANTE: El texto del memorando no tiene "prrafo de cierre" Clases Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Mltiple Memorando simple Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realizacin de actividades o la ejecucin de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. Caractersticas Comparte las mismas caractersticas con el oficio simple, pero con la diferencia que en el cdigo lleva la palabra "memorando" como nombre del documento. Memorando mltiple Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra informacin, en forma simultanea, a varios destinatarios. Caractersticas Tiene las mismas caractersticas que posee el oficio mltiple, con la diferencia que emplea "memorando mltiple" como nombre del documento. En algunas entidades lo conocen como el nombre de "memorando circular".

LA SOLICITUD
Es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho, beneficio o servicio que se considera que puedes ser atendido. El derecho de peticin de los peruanos esta amparado por el Art. 2 inc. 20 de la actual constitucin poltica que manifiesta que toda persona tiene derecho a formular peticiones individual o colectivamente, por escrito

ante la autoridad competente, lo que esta obligado que el interesado una respuesta tambin por escrito dentro del plazo legal, bajo responsabilidad. Los miembros de las Fuerzas Armadas y de la Polica Nacional solo pueden ejercer individual el derecho de peticin. Actualmente las solicitudes se redactan en papel simple y no sellado. Facultad para firmar Solicitudes Esta facultad la tiene toda persona natal capas mayor de 18 aos. Asimismo los representantes legales o nombres de aquellos aquietes representan. Los menores de 18 aos ejercen su derecho de peticin por intermedio de sus padres o apoderados; salvo que algunas instituciones permiten ejercerlo en determinados casos, como los colegios que solicitan sus certificados de estudios al concluir su educacin secundaria. La solicitud puede ser presentada por cualquier miembro de una institucin e incluso de una persona ajena a ella, dependiendo de la naturaleza del pedido. El que no miembro de una institucin presenta u solicitud por "Mesa de Partes", y el servidor de ella puede hacer por "mesa de Partes", o por intermedio de su jefe inmediato. Si el conducto es este ultimo, el jefe de curso a tu solicitud mediante provedo "Hoja de Tramite" u otro documento, con su opinin favorable o desfavorable. Partes de la Solicitud 1. 2. 3. 4. La Sumilla. Texto. Lugar y fecha. Firma y Posfirma.

Y los siguientes complementarios:

Anexo. "Con Copia.

EL INFORME
Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminacin de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerado de inters La autoridad puede pedir que personas particulares informes sobres sus hechos o situaciones que conocen y que considere tiles para esclarecer para solucionar problemas.

El informe tiene carcter de declaracin jurada, quiere decir que la persona que informe debe informa la verdad de lo contrario podr ser sancionado administrativo y penalmente. Segn los casos el informe puede ser breve o pormenorizado por lo tanto, de extensin variable, pudiendo abarca incluso varias paginas. As mismo puede ser elaborado y firmado por mas de una persona e ir acompaada de cuadros, fotografas, videos, grabaciones, testimonios, declaraciones, resmenes, disquete, separatas, facturas, recibos, u otros documentos. Para sustentar la informacin que se proporciona. l informe es utilizado por trabajadores del sector publico y privado y se redacta en papel A4. rea de difucin El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institucin u empresa. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel. Facultad para firmar informe Los servidores que no desempean cargos para dirigirse a sus jefes inmediatos. Los que ocupan cargos para que se comunique con sus superiores y con los de igual jerarqua. Partes del Informe 1. 2. Lugar y remitente 3. N de informe 4. Remitente 5. Destinatario 6. Motivo 7. Cuerpo 8. Conclusin 9. Despedida 10. Firma Clases: Existen diferentes criterios para clasificar los informes. Por ejemplo: en PNP los divide en administrativos y policiales en base al asunto que trata. Nosotros, tentativamente, lo clasificamos en ordinario, extraordinario y tcnicos teniendo en cuenta las personas que las emplea, la rigidez que observa en su redaccin y regularidad que se presentan:

Informe Ordinario:

Usos: Lo usa los que desempea cargos para informar a sus superiores sobre el avance de acciones programadas, sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque proporciona informacin sobre el avance de periodos determinados en las que se ejecuta dichas acciones. Adems constituye un verdadero documentos de trabajo por esto su informacin debe ser fra, objetiva e imparcial. Caractersticas:

Es regular y rgido. Puede ser diario, semanal, mensual, quincenal, bimestral, trimestral, semestral, y otros.

Su remisin es obligatoria. Por lo general es enumerado. La mayora lleva titulo y es enviado con oficio o memorando de remisin. Hay dependencia que usa formulario de acuerdo con la informacin que reporta. Informe Extraordinario.-

Usos: El informe extraordinario lo usan los que desempean cargos, los responsables o miembros de comisiones ( tenga o no responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor para comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo. Caractersticas.

Es irregular y flexible, es decir, nos e fijan periodos estrictos para su remisin y normas rgidas para su redaccin. Los miembros extraordinarios se envan:

A pedido de la autoridad, o Cuando necesario comunicar sobre el avance o culminacin de una tarea encomendada, haya o no peticin de la superioridad, y o Si se presentan casos imprevistos de inters. Pueden ser numerados o no. La numeracin de los informes extraordinarios e obligatorios solo si el remitente desempea cargo administrativos. Son enviados directamente, sin oficio ni memorando de revisin. No llevan titulo.
o

Observaciones

Los informes que presentan los servidores que no desempea cargos administrativos no llevan numeracin ni siglas, los mismos que los memorando que remiten. Los informes ordinarios y extraordinarios llevan en el cdigo la sola denominacin de "Informe". Informe tcnico

Usos: El informe tcnico lo usan los especialistas para informar sobre acciones ejecutadas en el cumplimiento de la emisin. Se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad. Es un documento instructivo. Ilustra, suministra elementos de juicio, orienta acciones o solucionan problemas u hechos delicados que requieren conocimientos especializados. Es un instrumento valioso para la toma de decisiones. Caractersticas:

El cdigo lleva "informe tcnico" como nombre de documento. Uso obligatoriamente "referencia" Es numerado El que firma lo hace con su respectivo sello de colegiatura.

Subttulos del texto del informe tcnico:

Introduccin.- Que especfica el motivo o las razones que impulsa la redaccin del informe. Antecedentes.- Que ofrece una breve historia de cmo se suscitan los actos. Anlisis.- Examinan minuciosamente los hechos, en base antecedentes, argumentos, pruebas, cargos y descargos y disposiciones legales. Conclusiones.- Que contiene la deduccin lgica del anlisis que realiza, relacin directo a hechos e ideas expuestas. En las conclusiones todo aquello que fluye se presenta y expresa en forma directa. Recomendaciones.- Que sugiere posible soluciones con relacin al asunto tratado. La autoridad es libre de tomar en cuenta en la toma decisiones.

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