Numero

PROCEDIMIENTO
Industrias Ro Itata Maderera Ro Itata

072
Fecha 12/08/09

DESPACHO DE PRODUCTOS TERMINADOS

1. OBJETIVO Formalizar la metodologa con la que se gestionan los despachos de productos terminados, resguardando la correcta emisin y control de las guas de despacho.
2.

ALCANCE Este procedimiento abarca a personal Ventas y de bodega de productos terminados (B.P.T.), a portera, a personal transportista que retira productos terminados.

3. RESPONSABILIDAD
Despachador, Asistente de Ventas y Vigilancia.
4.

DISTRIBUCIN. Despachador, Asistente de Ventas, Vigilancia, y Gerencia Comercial.

5. DEFINICIONES Gua de Despacho: Documento oficial que se utiliza para el traslado de bienes que importen o no venta. Sus requisitos y caractersticas sern conformes a la disposicin del artculo 70 del reglamento de Servicios de Impuestos Internos, impartidas por la circular nmero 103 del ao 1979, complementada por la circular numero 62 de ao 1980. En el anexo 1, se detalla algunas consideraciones importantes de conocer sobre la utilizacin de guas de despacho. Hoja de Carga: Registro de control de utilizacin obligatorio, donde se detalla; fecha, patente de camin, numero de gua utilizada, identificacin de productos a despachar, nombre despachador y cliente a despachar. En el anexo 1, se muestra el formato oficial. Registro Control Portera: Registro de control asociado al flujo de camiones y vehculos menores que transita por instalaciones de la empresa. Anulacin Tributaria: Accin de anular una gua de despacho, para lo anterior se debe tener posesin de todas las copias y escribir ANULADA, cerciorndose que en todas las copias quede la condicin escrita. La anulacin tributaria, solo se aplica a errores de digitacin e impresin en el momento de confeccin del documento, est prohibido realizar anulacin tributaria a gua de despacho que tengan registro en el sistema de registro de control portera, es decir tengan salida de la instalacin. Sin embargo, algunas veces se anulan guas cuando un cliente rechaza por algn motivo la carga, en esta situacin la gua ya sali de la planta o desde Sitrans. 6. DESCRIPCIN DEL PROCESO A.- Despacho de Productos Terminados Antes de proceder a preparar la carga para su distribucin a cliente, el producto debe estar correctamente ingresado en sistema de bodega. Adems, el producto debe estar bien etiquetado y cuadrado fsicamente el paquete cumpliendo los requerimientos del cliente, como calidad y presentacin.
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DESPACHO DE PRODUCTOS TERMINADOS

Actividad 1 Preparacin de la Carga

Se procede a la identificacin y separacin fsica de productos a despachar. Utilizacin criterio FIFO seleccin de productos a despachar. Registrar la conformidad de la informacin de despacho en hoja de carga. Proceder a cargar productos terminados en camin de Transporte.

Responsable: Despachador Actividad 2 Confeccin y entrega de gua de despacho. Ingreso de informacin de hoja de carga a Sistema. Esta salida generar la gua de despacho, en la que deben aparecer todos los paquetes a despachar. Una vez ingresado correctamente en sistema los paquetes a despachar se procede a impresin de la gua de despacho, el que consta de un original y 5 copias. Las guas deben presentar el nombre de la persona que la confeccion. La gua de despacho debe tener el timbre del despachador y su firma. Al cargar conforme el camin, el chofer debe firma la gua de despacho, incluyendo Rut. La gua de despacho es un documento legal, por lo tanto, no puede estar enmendada, no debe destruirse ni tampoco debe botarse. En este sentido, es necesario sealar que la fecha de la gua de despacho es la del da en que se est confeccionando, no debiendo colocar otra. Se procede a la validacin de hoja de carga con gua de despacho y luego con la carga fsica por parte del Asistente de Ventas. Posteriormente, debe firmar y timbrar la gua de despacho, en seal de conformidad. Al momento de revisar la carga por parte del Asistente de Ventas, debe estar presente Vigilancia, quien tambin debe firmar y timbrar la gua de despacho en conformidad. En el caso de encontrar errores de consistencia en el proceso de validacin anterior o bien errores de impresin, se proceder a realizar la anulacin tributaria del documento. Lo anterior debe ser informado al Gerente Comercial. Posteriormente se emitir una nueva gua de despacho corrigiendo el error anterior. No estn autorizadas las anulaciones tributarias a guas de despacho que tengan registro en el sistema control portera, es decir tengan salida de la instalacin. Sin embargo, hay ocasiones en que la gua y el producto ya sali de la Planta, pero por motivos de rechazo del cliente se debe hacer anulacin de guas que estn fuera de planta. Dicha situacin solo se proceder a realizar bajo autorizacin conjunta del Gerente de Administracin y Finanzas y del Gerente Comercial. En el caso de no encontrar inconsistencias en el proceso de validacin anterior, el Asistente de Ventas timbra la gua de despacho, escribe su nombre y firma. El despachador debe retener el duplicado y sextuplicado de la gua de despacho. El duplicado debe ser entregado a contabilidad a medida que se generan los despachos. El Sextuplicado debe ser archivado correlativamente por personal de B.P.T. Las guas de despacho deben ser utilizadas en orden correlativo y se debe agotar el stock anterior antes de utilizar el nuevo rango de guas. En el caso de carga encarpada, se comunica por radio al rea de vigilancia para que se haga presente en B.P.T para que valide la consistencia del numero de paquetes de la gua de despacho con la carga fsica y certifique esta consistencia, posteriormente se entrega la gua de despacho al chofer, l cual verifica el destino y la asignacin correcta del flete a la empresa de transporte que
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representa, luego escribir su nombre y firma en la gua de despacho, de esta forma se hace entrega oficial de los productos al chofer. Responsable: Asistente de Ventas, Despachador, Conductor de Transporte y Portera

Actividad 3 Registro y control de Guas de despacho El despachador deber llevar un control correlativo de los talonarios de las guias de despacho de manera de cerciorarse de que no se extrave alguna. Para esta actividad, el despachador deber llevar un registro de acuerdo a anexo 2. Actividad 4 Control de Portera Validar la informacin en portera de la gua de despacho con la carga fsica; patente camin, timbre de DESPACHO, tipo de carga y nmeros de paquetes si los productos no estn encarpados. De no encontrar inconsistencias en la validacin anterior, se procede a registrar la salida del camin en sistema control portera, se timbra SALIDA , se escribe nombre y firma de vigilante, en el original, 3, 4 y 5 copias, esta ultima adems es retenida por vigilancia. De encontrar inconsistencias en el proceso de validacin de la gua v/s carga fsica o ausencia del timbre DESPACHO, el camin es devuelto a la unidad de B.P.T., paralelamente se informa de este hecho al Jefe de Logstica y Gerente de Administracin y Finanzas y se redacta un informe en el libro de novedades de portera. Responsable: Portera, Asistente de Ventas y Gte. Adm. Y Finanzas.

Actividad 5 Anulacin de guas de despacho.

En caso que se deba anular una gua, el Asistente de Ventas debe contar con TODAS las copias. Se debe indicar el motivo de su anulacin y el n de gua por el cual fue reemplazada. Las guas que hayan sido anuladas deben hacerse llegar a contabilidad en un paquete o sobre aparte y con todas sus copias, siguiendo el mismo criterio de ordenamiento anterior. Responsable: Asistente de Ventas y Encargado de Contabilidad.

7. ACTIVIDADES DE CONTROL OBJETIVOS DE RIESGOS CONTROL

Extravo GD Despacho errneos Que no exista prdida de GD

ACTIVIDADES DECONTROL

RESPONSABLES ASERCIONES PERIODO

Despachos sin GD

Llevar control de correlativo Despachador Exactitud Verificar que los productos a Despachar lo indicado por el despachar corresponden al pedido. pedido Despachador Exactitud Chequeo de la gua de despacho Toda salida de productos de la por parte de personal de instalacin debe estar Vigilancia. Adems, se registra Asistente de Ventas, respaldada con una gua de dicho evento en el sistema Gte. Adm. Y Finanzas despacho control portera. y Portera. Exactitud

Diario

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Anexo 1- Hoja de Carga La planilla Hoja de carga deber llevarse en forma diaria y deber tener el siguiente formato: HOJA DE CARGA BPT Fecha Numero Gua de despacho Patente camin Nombre
despachador

Cliente

Destino

Producto a despachar

Calidad Formato

Volumen

Anexo 2- Control de guas de despacho La planilla Control Guas de despacho deber llevarse en forma diaria por parte del despachador y deber tener el siguiente formato:

Numero Gua de despacho

Fecha emisin

Empresa Transportista

Nombre conductor

Fono
(en caso de emergencia)

Recepcin Copia Ejecutiva Cedible

Elaboracin:

Aprobacin:

Aprobacin:

Mnica Sauterel J. Gerente Comercial

Anibal Andrade C. Gerente Administracin Finanzas

Jaime Ugarte A. y Gerente General

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