FUNCIONES ARCHIVISTICAS

Funciones Archivsticas: Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestin de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su disposicin final.

Son funciones muy amplias que no se limitan a la materialidad de la recogida y el almacenamiento, sino que exigen un control y canalizacin de la produccin documental, una conservacin no solo fsica sino que mira a la perdurabilidad y el servicio que con llevara a la difusin, orientacin, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta.

Los procesos que abarcan estas funciones archivsticas son las siguientes:

Produccin: Generacin de los documentos con base a las funciones asignadas.

Es una de las fases ms importantes en un sistema de gestin documental, ya que en la se define en gran medida el tratamiento y destino que se le debe dar al documento. Puesto que de acuerdo con sus caractersticas se puede definir cuando utilizarlos y el tipo de documento a elaborar segn la actividad administrativas que debe registrar. En esta fase se deben establecer lineamiento conforme a las normas tcnicas sobre documentacin comercial. Produccin Documental: Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones

La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia

Produccin Documental, se orientan los formatos que son de uso comn a la administracin, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones especficas.

Creacin y diseo de documentos. Medios y tcnicas de produccin y de impresin (mquinas de escribir y procesadores de texto). Determinacin y seleccin de soportes documentales (cintas magnticas, CD-ROM, discos pticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios.

 Determinacin de uso y finalidad de los documentos. Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografa.

Normalizacin de la produccin documental:

Identificacin de dependencias productoras. Definicin de tipologas documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD. Directrices relacionadas con el nmero de copias. Control de la produccin de nuevos documentos. Determinacin de la periodicidad de la produccin documental

Recepcin: se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registro con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.