Les notes

de lobservatoire des mtiers

DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES AVRIL 2003

Le mtier de chef de projet

FLORENCE BOUYER OBSERVATOIRE DES MTIERS

CENTRE NATIONAL DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE

Instrumentation scientifique et techniques exprimentales Le chef de projet

Etude ralise partir du recueil d'information de juillet 2002 (guide mthodologique en annexe)

L'activit dcoule du type de projet

Pour ne pas tomber dans le relativisme, nous avons fait le choix de ne pas considrer que toute activit pouvait tre un projet. Il existe par ailleurs, des modes de management par projets, par objectifs ce nest pas l notre propos. Nous considrons tre un projet, une construction collective porte par plusieurs communauts qui doivent se comprendre ( travers des cultures de mtiers diffrentes, des langues diffrentes ) notamment sur lexpression des besoins scientifiques, mais aussi sur les spcifications que chacun labore, tout ceci dans le cadre dun chancier. Ensuite de quoi il existe plusieurs dimensionnements de projet desquels dcoulent des rles diffrents de chef de projet. Les volumes en K et en ressources humaines sont les critres discriminants rcurrents qui modifient lactivit du chef de projet : plus le projet est cher, international et fait intervenir un nombre important de personnes, plus le chef de projet doit dlguer les activits de base de la gestion de projet savoir lingnierie systme, la performance prvisionnelle, la matrise des risques, la qualit, le contrle des dlais et des cots. Trois fonctions principales se dveloppent alors pour le chef de projet, savoir, la gestion des ressources humaines, la stratgie densemble sur lorganisation et les relations extrieures, avec les financeurs, notamment. En rsum plus le projet est important, moins le chef de projet est un expert technique. Il conserve nanmoins, quelque soit la dimension du projet le rle fondamental dinterface avec le reprsentant de la communaut scientifique.

Dans

un domaine comme linstrumentation scientifique et les techniques exprimentales, tre chef de projet est-il un mtier part entire ou juste une fonction particulire ? Cest une question sur laquelle lobservatoire des mtiers du CNRS souhaitait se positionner en menant une tude de terrain via des entretiens individuels. Cette tude a eu lieu en juillet 2002 sur un chantillon de personnes dont les caractristiques figurent en annexe. Les conclusions de cette tude portent penser que le choix professionnel de devenir chef de projet rend inluctable le dlaissement de la spcialit de base que peuvent tre llectronique, loptique, la thermique

Ce dlaissement technique est du limportance des activits de management, de relations humaines, dcriture et de coordination qui incombent au chef de projet. Un chef de projet ne peut donc conserver son expertise technologique dans sa spcialit de dpart, il en acquiert une autre, une expertise moins technologique et plus managriale.

Deux acteurs principaux :

Un projet est initi par un appel ide dfini par une quipe scientifique (nationale ou internationale) regroupe au sein dune structure porteuse (agence spatiale, GIP, socit civile prive) rpondant des objectifs scientifiques. Dans cette organisation, le travail du chef de projet commence dans la relation avec le responsable scientifique qui reprsente la communaut scientifique. Le responsable scientifique : il est le porteur du projet au nom de la communaut scientifique. Il est parfois dnomm spoke man en sa qualit de porte parole des besoins scientifiques, mais aussi PI (principal investigator). Cest linterlocuteur privilgi des financeurs, il rpond lappel doffre et rdige en commun avec le chef de projet, le cahier des charges et les spcifications techniques. Le chef de projet : il est le chef dorchestre du projet (dans le sens de construire une uvre commune). On lappelle galement PM (project manager). Il assure le pilotage densemble et les relations avec les partenaires, il met de lhuile dans les rouages , il constitue et anime lquipe technique. Il doit avoir une vraie dlgation de budget et de ressources humaines ce qui signifie que les hirarchies doivent tre en phase pour laisser la marge de manuvre ncessaire au chef de projet. La fonction relations humaines prime dans les trs grands projets. L'ingnieur systme : il assure la partie proprement technique et les performances prvisionnelles du systme, il dfinit et organise la rpartition entre lectronique, mcanique, optique Il est de formation initiale ingnieur gnraliste ou docteur en physique. Lingnieur qualit : il assure la matrise des risques, il est en quelque sorte la conscience du projet . Il a une formation initiale de base en qualit. Lingnieur contrle : il est laccompagnateur administratif du projet, il assure le suivi du budget (K), des ressources humaines, de la documentation et du planning. Il peut, mais ce nest pas ncessaire, avoir une formation initiale en gestion. Une formation dadaptation lemploi suffit un individu issu du domaine technique. Plus que de simples fonctions, ces activits tendent se dvelopper dans le secteur de la R&D et ont besoin dtre reconnus au CNRS pour se structurer en mtier. La tendance globale (franaise, europenne et internationale), travailler en quipe sur des projets de plus en plus importants technologiquement et complexes juridiquement, confirme cette analyse.

Le

pilotage du projet : une ou plusieurs

Tendances
projet

actuelles du mtier de chef de

personnes Autour de cet emploi-type de chef de projet dinstrumentation scientifique dont la dfinition cidessus trace, dans ses grandes lignes, le cur de mtier , gravitent des activits essentielles et ncessaires la ralisation du projet. Trois grandes fonctions se distinguent. Elles sont assumes par une seule personne dans les petits projets ou les sous projets, en loccurrence le chef de projet. Mais ds lors que la taille du projet augmente ces fonctions sont portes part entire par des individus distincts selon une rpartition des rles comme suit : Bien que napparaissant pas dans le rpertoire des emplois-types ITA, le mtier de chef de projet existe dans les faits. Cest dailleurs le dveloppement de cet emploi-type qui nous conduit aujourdhui envisager une intgration dans le rpertoire. Le chef de projet est aujourdhui, dune part du fait de lEurope, dautre part du fait du perfectionnement de la qualit, soumis des rgles de plus en plus rigoureuses et en mme temps de plus en plus complexes.

Par ailleurs, les projets deviennent de plus en

plus transversaux malgr des organisations hirarchiques verticales qui ne sont pas aussi souples que le ncessite une structure matricielle. Le dveloppement des rseaux europens sont un exemple de la ncessit pour le chef de projet de piloter dans la transversalit. Enfin, la recherche de fonds, mais ceci nest pas propre linstrumentation scientifique, fait apparatre de nouveaux profils qui dveloppent un dynamisme commercial de faon rcurrente. En consquence de quoi, et compte tenu de la conjoncture de dparts importants en retraite, il semble ncessaire que le CNRS aille dans une structuration de ces emplois afin de dvelopper un rfrentiel de comptences en mesure daider llaboration dun diagnostic de formation.

En outre, au del des critres de choix, il faut se

poser la question de lattrait des futurs chefs de projet pour ce mtier. Il semble ncessaire de valoriser celui ci, notamment travers la large autonomie du chef de projet dans la constitution de lquipe technique mme si elle nest pas totale, mais aussi travers le pouvoir de dcision sur des sommes financires trs importantes. Enfin, il est possible de sappuyer galement sur louverture et les contacts rguliers avec des quipes trangres qui participent des points forts de ce mtier pouvant conduire plus que dautres vers une volution de carrire denvergure (IRHC, DSA,). Enfin, et pour complter la vision ressource humaine globale que requiert ce sujet, il est prpondrant de ne pas passer ct du fait que la formation dun chef de projet nest pas le rsultat dun ou mme plusieurs stages en salle. Cest un investissement moyen terme dont le retour ne se mesure pas en terme de savoirs thoriques. Cest en immersion que semble la plus performante, lacquisition des comptences lies ce mtier. La participation de jeunes IR des sminaires entre chefs de projets ainsi que lapprentissage tutor du mtier, entre autres, apparaissent comme des modalits appropries. Lanalyse des formations initiales actuelles permettrait de dgager le besoin ponctuel de formation permanente sur le management dorganisation matricielle au sein dune organisation verticale et sur la gestion des ressources humaines dans le cadre dune collaboration de mtiers de cultures diffrentes .

Perspectives RH
Le recrutement des futurs chefs de projet peut se faire lexterne par la voie du concours auquel cas la rdaction du profil et le suivi de la procdure sont des modalits classiques. Mais il y a un intrt indniable rflchir un recrutement interne compte tenu de la particularit de cet emploi-type en terme dexprience professionnelle. La question des critres de choix des personnes est importante car nous avons vu que la comptence technologique nest pas le cur de mtier du chef de projet, mme si, bien sr, lexprience dun des mtiers de linstrumentation est incontournable. Il apparat que les capacits dorganisation et les capacits relationnelles (mdiation, animation, empathie) sont le fondement du savoir faire du chef de projet. En bref, ce nest pas la promotion des bons experts qui donnera les bons chefs de projet.

Conclusions
mtiers ITA

relatives

au

rpertoire

des

Cette tude permet de conclure que le pilotage de projet est un mtier en soi avec des activits et des comptences propres et distincts des emplois types de ce niveau en instrumentation et techniques exprimentales.

la rflexion mene sur l'volution des mtiers de l'instrumentation scientifique et des techniques exprimentales, fin 2002 par un groupe de travail l'initative de l'observatoire des mtiers confirme l'intrt d'une modification de la famille Instrumentation scientifique et techniques exprimentales par une distinction plus nette entre les deux fiches emploi-type de niveau IR existantes. Les conclusions sont donc de modifier l'intitul et la description des deux fiches actuelles, dans le sens pour l'une d'une description du mtier de "chef de projet en instrumentation scientifique et techniques exprimentales", pour lautre d'une description du mtier d'"ingnieur expert en instrumentation scientifique et techniques exprimentales". Une enqute plus approfondie (Juillet 2003) sur les niveaux IE est prvue pour conclure sur la ncessit ou pas d'intgrer dans le rpertoire, de nouvelles fiches descriptives et le cas chant de dterminer dans quelle famille professionnelle en ce qui concerne les ingnieur qualit projet , ingnieur systme projet , ingnieur contrle projet .

En parallle,

Deux modles de description des activits du chef de projet

Modle 1 : Assurer linterface entre les communauts scientifique et technique Analyser et traduire la demande scientifique en spcifications techniques Communiquer de faon rgulire et suivie avec le responsable scientifique Mener certains arbitrages avec le responsable scientifique Assurer le passage de lappel doffre au cahier des charges Organiser la rponse aux appels doffre : rpartir les tches auprs des spcialistes Rdiger les cahiers des charges fonctionnels des instruments Coordonner la rdaction des cahiers des charges avec lquipe, les consultants, les industriels, Aboutir la signature du march public Organiser le financement Ngocier des financements dorganismes internationaux, dorganismes publics et/ou des industriels Dcider des rpartitions budgtaires du projet Suivre et grer le budget du projet Procder aux arbitrages ncessaires en cas de contraintes nouvelles Constituer lquipe technique Reprer les comptences et ressources potentielles Mettre en place un rseau Animer le travail dquipe Ngocier lquipement Rdiger les appels doffre techniques pour les industriels Analyser loffre, mettre en place les commissions de slection Acheter les quipements y compris ltranger Suivre la conformit et la qualit Evaluer lassurance produit/qualit Vrifier la cohrence de lensemble Assurer le contrle recette/rception Traiter les anomalies suite ltalonnage des scientifiques Organiser la communication du projet Ecrire un plan de communication : besoins, spcifications, procdures dintgration Assurer les relations extrieures avec la structure porteuse et les diffrents laboratoires. Dlguer la communication grand public au bureau mdia du CNRS Centraliser, trier, classer, repartir et diffuser linformation Organiser la documentation du projet Produire des documents papiers ou informatiques concernant le projet Assurer la documentation de linstrument scientifique livr. Alimenter le site Internet pour le comit de pilotage Assurer une veille technologique pour les achats dquipements

Deux modles de description des activits du chef de projet

Modle 2 :

Dterminer et engager les modes de collaboration et les procdures associes de contractualisation avec chacun des acteurs du projet ( quipes techniques , financeurs, partenaires, industriels) Grer les situations de crise ( facilitation, mdiation et arbitrages ) dans les quipes techniques ou dans les interrelations partenariales et internationales, dans des contextes forts enjeux scientifiques et internationaux Ngocier sur le plan technique et sur les plans financier, juridique et administratif en intgrant les dimensions collective et interculturelle Exercer sa fonction en partie en langue anglaise, tout particulirement pour rdiger les cahiers des charges et pour les situations multiples de ngociation et de mdiation Explorer et analyser la demande exprime par le milieu scientifique pour en dterminer les enjeux, les objectifs et les fonctions techniques attendues Elaborer un modle dinstrumentation scientifique en rponse une demande des scientifiques en mobilisant une quipe complmentaire en comptences techniques Reprer et estimer les comptences individuelles et collectives, techniques et humaines Dvelopper et animer un rseau de comptences et de partenaires potentiels par une stratgie de communication, de prsence sur les terrains franais, europens et internationaux dans le champ de lactualit scientifique et de linstrumentation Manager une quipe en sappuyant sur la dlgation de responsabilits, sur la rsolution de problmes, louverture et lanticipation Prendre des dcisions opportunes pour optimiser les chances de russite du projet au regard dun suivi permanent de lactivit et de lanalyse des risques Prparer un projet en intgrant les variables stratgiques, conomiques, sociales et techniques afin de dfinir lentit projet, son mode dorganisation et de planification, ses objectifs et les moyens appropris Conduire la politique dachat des quipements en laborant des cahiers des charges, en organisant et manageant la sous-traitance et en assurant une veille technique Constituer, rdiger, faire rdiger et grer la documentation complte du projet, depuis lappel doffres jusque la documentation de linstrument scientifique remis

Ebauche de rfrentiel comptences

Connatre pour en comprendre les principes, les domaines scientifiques dans lesquels sinscrit le projet Connatre les communauts technologiques et scientifiques nationale et internationale du domaine du projet Connatre les techniques propres linstrumentation scientifique ncessaires la ralisation du projet Matriser les techniques de conduite de projet ainsi que les outils et mthodes de gestion de projet Savoir identifier les comptences requises par le projet et mobiliser un rseau de comptences Savoir dfinir les rles et les contributions de chacun Savoir coordonner lintervention de spcialistes de diffrents domaines Savoir coordonner les activits et contrler les rsultats Savoir anticiper les changements et procder aux ajustements ncessaires Matriser langlais scientifique et technique loral et lcrit Matriser les techniques de communication et de prsentation orales et crites Matriser les techniques danimation de runion et danimation dquipe Matriser les techniques de conduite de ngociation Matriser le fonctionnement des structures nationales, europennes ou internationales Savoir dvelopper et entretenir des relations avec les partenaires existants ou potentiels du projet Savoir voluer dans un environnement complexe Savoir rdiger un appel doffre Matriser la gestion du temps Matriser les techniques de gestion financire et budgtaire et la rglementation des marchs publics Savoir estimer et optimiser les cots et les dlais

Modles d'organisation du travail

Modle dorganisation de grands projets : Dpliage

Chercheurs Communaut Scientifique PI PM

Ing.Systme Ing.Qualit Ing.Contrle

Equipes Techniques Oprationnelles

Modle dorganisation des projets IN2P3 : Pliage Ing.Systme = Chercheur Ing.Qualit = Chercheur Ing.Contrle = Chercheur PI=PM=spokeman =

Caractristiques de lchantillon
- 4 hommes et 1 femme - 4 personnes sur un poste de chef de projet et 1 qui en est sortie - 4 personnes de rgion parisienne et 1 de midi pyrnes - 4 personnes CNRS-SDU et 1 CEA - anciennet moyenne CNRS : 27,5 ans - anciennet moyenne dans le poste : 4,5 ans

Objectif de lentretien et guide utilis

Recueillir linformation sur les diffrentes facettes composantes / caractristiques de la fonction de chef de projet. Plus prcisment, il sagit de dcrire la situation existante ce jour dans lexercice de la fonction et identifier les carts provoqus par lvolution du mtier, passe et venir.

1. Nous sommes l pour parler de votre fonction chef de projet . Pour commencer, pouvez-vous nous clairer sur les types de projet mens par le dpartement SDU (ou le CEA) et plus particulirement ceux de votre carrire ? - Dfinition - Petits projets - Grands projets - Caractristiques - Innovations - Changements - Management - Les hommes - Budget - Calendrier - D autres chefs de projet dans le dpartement ? - Les partenaires du projet 2. Est-ce que vous pouvez nous dcrire maintenant votre propre projet ? 3. Vous tes donc chef du projet . au sein de votre dpartement, en tant que chef de projet, comment dfinissez vous votre rle ? - Attributions - Responsabilits, lesquelles , vis vis de qui, pour le compte de qui - Missions / Rle / recherche - Encadrement - Relations internes externes , prives, international, Europe etc. - Autres organismes de recherche - Les collaborateurs, rle par rapport aux coll. dans le projet ( organigramme du projet ) - Rle dans un appel doffres - Rle / IR / Chercheurs - Nous avons entendu lexpression de spoke man , notamment pour le dpartement IN2P3 et comme on dit parfois de project manager .

4. Vous dfinissez votre rle comme , pour assurer ce rle, quelles sont vos activits principales ? - Rdiger des appels doffres, rpondre des appels doffres. - Se placer dans la concurrence. Quid de la concurrence ? - En quoi les activits dun chef de projet CNRS / SDU se rapprochent-elles ou sloignent-elles de celles dautres chefs de projets europens ou autres ? - Faire de la formation - Faire de la communication auprs du grand public - Evaluer qui quoi ? Rythme ? Equipe ? - Directives / Diriger qui ? quoi ? o ? - Rpartir les tches. - Animer des runions. Lesquelles ? - Etablir des calendriers - Rpartir et construire le budget - Commander les quipements - Trouver des financements - Recruter - Concevoir / structurer le projet - Activits scientifiques - Qualit/ Gestion des risques - Sinformer, se tenir inform, se documenter, communiquer. - Ngocier

5. Comment cette fonction chef de projet vous a-t-elle t propose et pourquoi ? - Parcours professionnel - Propose par qui ? - Concours, diplmes, statut. - Quel est votre mtier de base et lest-il encore aujourdhui ? - Expriences CNRS, hors CNRS - Pluridisciplinaires ? - Fonction demande ou propose - Motivation ; facteur dintrts ; progression 6. Quelles sont les contraintes, les proccupations qui se posent vous- ou se sont poses - dans lexercice de cette fonction de chef de projet? - Dans le pass et aujourdhui ; - Plus fortes maintenant - Difficults (loupe mettre) : faire dvelopper, donner des exemples. description de la fonction, situations de travail (aisance, satisfaction) ; Limitations dans le travail ; pressions par rapport aux diffrents interlocuteurs. Conflits. Gestion du temps ; dpassements du budget.

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7. Nous venons de parler des aspects motivants ou dlicats de la fonction de chef de projet, telle que vous lexercez aujourdhui. Pensez vous que cette fonction doit - va - voluer et de quel type dvolution sagit-il ? - Rapport linternational - Nouvelles technologies - Champ europen - Nouvelles contraintes, nouveaux cadres daction - Aspects juridiques - Rglementations diffrentes dans le champ europen ; harmonisation - Comptences dvelopper, adaptation du profil - Plus grande concurrence - Formation initiale, continue longue sur la mthodologie de projet et ressources humaines - Changement de mtier ? - Evolution des sources de financement 8. Quels sont les aprs chef de projet envisageables ou possibles pour un chef de projet SDU ou de faon gnrale , pour un chef de projet CNRS ? - Quelle valorisation pour les comptences acquises - Retour au mtier de base - Projection cinq ans - Repositionnement ; changement de cadre - Votre propre devenir : dans un autre projet ? ailleurs ? Souhaits ? Attentes ? - Quelle culture, quels usages au CNRS sur le devenir dun chef de projet scientifique ? 9. Pouvons-nous rsumer les comptences ncessaires requises pour occuper avec aisance cette fonction ? - Mthodologie de conduite et dveloppement de projet - Matrise de la gestion et de lanimation dquipes et dhommes - Comptences techniques inhrentes au projet - Capacit mener terme des recherches appliques - Organisation, coordination et gestion des projets - Capacit constituer des rseaux professionnels - Matrise de langlais scientifique oral et crit 10. Aujourdhui, les chefs de projet en exercice ont donc ces comptences. Du fait quun grand nombre dentre eux va partir dans les cinq annes venir, comment , de votre point de vue, peut-on assurer la relve ? - Comment dceler les potentialits (IR / chercheurs ) - Quels sont les critres et les modalits de slection - Sous quelle forme pourrait se faire la transition ( tutorat, tuilage, formations internes ou externes, - Comment valoriser lexprience acquise - Transfert de comptences - Comment motiver les candidatures - En fonction du type de projet, quelle partie du mtier faut-il privilgie pour le chef de projet ( le cur de mtier ou les comptences transversales)? 11. Pour conclure, quels sont les conseils que vous donneriez un ingnieur de recherche qui va occuper cette fonction ?

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Service de limprim de la dlgation Paris Michel-Ange, Bruno Roulet. Janvier 2002