Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior Instituto Universitario de Tecnologa de los Llanos

Valle de la Pascua Calabozo Altagracia de Orituco Estado Gurico

INFORME DE PASANTAS INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DE LOS LLANOS NCLEO DE VALLE DE LA PASCUA ESTADO GURICO

Autora: Ledezma M. Carla D. C.I.: V-16.998.015 Tutora Acadmica: Lcda. Mara Elena Rivas Tutora Empresarial: Lcda. Ana Ortuo

Valle de la Pascua, Noviembre de 2011

Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior Instituto Universitario de Tecnologa de los Llanos Valle de la Pascua Calabozo Altagracia de Orituco Estado Gurico

INFORME DE PASANTAS INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DE LOS LLANOS NCLEO DE VALLE DE LA PASCUA ESTADO GURICO

Valle de la Pascua, Noviembre de 2011

Identificacin de la Pasante:

Apellidos: Nombres: Cdula de Identidad: Nacionalidad: Lugar de Nacimiento: Estado civil: Direccin:

Ledezma Moreno Carla Daniela V16.998.015 Venezolana Valle de la Pascua Estado Gurico Soltera Urbanizacin Vipedi, Calle N 5, Casa N 39; Valle de la Pascua Estado Gurico.

Telfono: Especialidad:

(0424) 337.61.23 Administracin y Planificacin de Empresas Agropecuarias

Inicio de Pasantas: Culminacin de Pasantas: Tutor Acadmico: Tutor Empresarial: Nombre de la Empresa:

03 de Octubre de 2011. 03 de Noviembre de 2011 Lcda. Mara Elena Rivas Lcda. Ana Ortuo Instituto Universitario de Tecnologa de los Llanos Valle de la Pascua Estado Gurico.

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Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior Instituto Universitario de Tecnologa de los Llanos Valle de la Pascua Calabozo Altagracia de Orituco Estado Gurico

PGINA DE APROBACIN

Los miembros del jurado recomendamos que este informe presentado por la Bachiller: LEDEZMA MORENO CARLA DANIELA, titular de la Cdula de Identidad N V-16.998.015, sea aceptado como requisito parcial para optar al ttulo de Tcnico Superior Universitario en la especialidad de: Tcnico Superior Universitario en la Especialidad Administracin y Planificacin de Empresas Agropecuarias.

Tutora Empresarial

Tutora Acadmica

Prof. De Metodologa

Coordinador de Pasantas

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RECONOCIMIENTOS

A Dios rey del cielo y la tierra, a Eneida Moreno y Carlos Ledezma; mis padres, apoyo y todo en la vida.

Al Instituto Universitario de Tecnologa de los Llanos, por prestar sus equipos e instalaciones para llevar a cabo el perodo de pasantas.

Al personal administrativo y asesores del Departamento de Compras del IUTLL de Valle de la pascua, por brindarme su apoyo y confianza, gracias por la cordialidad.

Carla Daniela Ledezma Moreno

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NDICE

Pg. Resumen Introduccin.. Breve descripcin del Centro de Trabajo. Datos de la Institucin Resea de la Institucin.. Objetivos de la Institucin.. Misin. Organigrama de la Institucin Departamento donde se desempe la Prctica Profesional. Funciones del Departamento.. Datos de la Prctica Profesional... Objetivos de las Pasantas Aspectos generales de la Actividad o rea de Trabajo Cronograma de Actividades realizadas durante la Prctica Profesional... Problemas confrontador durante las pasantas.. Descubrimientos... Conclusiones. Recomendaciones. Referencias Bibliogrficas Anexos.. Vii 8 9 9 9 9 10

Visin.. 11 12 13 14 15 16 17 20 21 22 23 24 25 26

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Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior Instituto Universitario de Tecnologa de los Llanos Valle de la Pascua Calabozo Altagracia de Orituco Estado Gurico

INFORME DE PASANTAS INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DE LOS LLANOS NCLEO DE VALLE DE LA PASCUA ESTADO GURICO Autora: Ledezma M. Carla D. C.I.: V-16.998.015 Tutora Acadmica: Lcda. Mara Elena Rivas Tutora Empresarial: Lcda. Ana Ortuo Fecha: Noviembre de 2011 RESUMEN El Instituto Universitario de Tecnologa de los Llanos, Valle de la Pascua es una organizacin pblica especializada en producir e impartir conocimientos dirigidos a la formacin de Tcnicos Superiores Universitarios en las especialidades agroalimentarias, administracin y planificacin de empresas agropecuarias e informtica, acordes con las necesidades impostergables que requiere el pas, constituyndose en un centro promotor para la creacin y la utilizacin de nuevos elementos tecnolgicos y culturales que permitan al individuo prepararse para participar en los proyectos de desarrollo que dinamicen el modelo econmico del pas. Las prcticas profesionales de pasanta fueron realizadas en el Departamento de Compra, donde se desempearon actividades que fortalecieron los conocimientos adquiridos a lo largo del estudio sistemtico en el recinto Universitario aunado a la puesta en prctica de tales competencias acadmicas adquiridas realizando actividades entre las que se destacan: Manejo de Archivos, Carpetas y Registros, manejo de rdenes de compra, facturas, documentos, rdenes de servicio, transcripciones y manejo de equipos de oficina. De manera tal que la experiencia adquirida es de gran provecho para futuros puestos laborales, adems del crecimiento personal, de equipos de trabajo y profesional que se obtuvieron a lo largo de la pasanta. Descriptores: Registros, Informacin, Compra, Archivos, Administracin.

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INTRODUCCIN

La pasanta ocupacional como prctica profesional, es una actividad curricular que consiste en el adiestramiento y aprendizaje alcanzado mediante el trabajo que realiza el alumno en una empresa o institucin como parte integrante de la formacin profesional que recibe de la Universidad. El presente informe refleja las actividades realizadas en el perodo de pasantas profesionales, requisito indispensable para culminar la carrera de Tcnico Superior Universitario en Administracin y Planificacin de Empresas Agropecuarias, ms all de ser un requisito, es una forma de poner en prctica los conocimientos adquiridos en las diferentes materias que se cursaron en la carrera, sirviendo as, para comparar o confrontar la teora con la realidad del da a da.

Las organizaciones de hoy da, como entes que se encuentran inmersos cada vez en situaciones de alta exigencia y en la bsqueda de los mayores beneficios que retribuyan el esfuerzo de una labor, enfocan sus metas hacia el constante desarrollo y crecimiento organizacional; lo cual responde a una planificacin previa, no slo de las actividades a emprender a travs de los recursos propios (humanos y materiales), sino tambin del efecto causado por agentes an ajenos sobre la organizacin.

El presente informe tiene como objetivo, recopilar informacin referente a las actividades desarrolladas durante el perodo de pasantas, las cuales fueron realizadas en el Instituto Universitario de Tecnologa de los Llanos, ubicado en Valle de la Pascua Estado Gurico. De igual manera abarcar aspectos tales como los antecedentes, objetivos del instituto, la estructura organizativa, cronograma, descripcin de actividades desempeadas, as como los problemas y descubrimientos observados en el desarrollo de las labores. Posteriormente, se proceder a la presentacin de las conclusiones, las recomendaciones y los anexos.

BREVE DESCRIPCIN DEL CENTRO DE TRABAJO

DATOS DE LA INSTITUCIN:

Instituto Universitario de Tecnologa de los Llanos (I.U.T.LL.), SEDE PRINCIPAL (VALLE DE LA PASCUA).

Direccin: Urbanizacin Guamachal, Avenida Circunvalacin. Valle de la Pascua, Estado Gurico. Telfonos: 0235-3416175 / 0235-3417489 Fax: 0235-3419739

RESEA HISTRICA DE LA INSTITUCIN:

El Instituto Universitario de Tecnologa de los Llanos (I.U.T.LL.), fue creado por decreto presidencial Nro. 1221 del 07 de febrero de 1.973, con dos sedes, en Valle de la Pascua y en Calabozo. En el ao 1993 se cre la extensin de Altagracia de Orituco, con la finalidad de impulsar el desarrollo agropecuario y tecnolgico de los Llanos Centrales y del sur de Venezuela, a travs de la formacin a corto plazo de tcnicos calificados. Desde entonces, capacita, perfecciona y actualiza a la comunidad en el rea de influencia, as como promociona programas de investigacin, extensin y produccin en las reas que le competen.

OBJETIVOS DE LA INSTITUCIN: Objetivo General

Constituirse en una Institucin de Educacin Superior, caracterizada por la excelencia que contribuya al desarrollo cultural, Cientfico y Tecnolgico del Pas y a

la convalidacin de los valores fundamentales de la sociedad, enmarcados en los contextos Nacionales. Objetivos Especficos

Formar profesionales de elevada calidad que respondan a las necesidades del Pas y a los cambios que ste demande.

Fomentar la investigacin como va para generar, aplicar y difundir nuevos conocimientos que favorezcan el avance cientfico, tecnolgico, humanstico y social.

Promover actividades que propicien la correspondiente integracin e interrelacin de la Institucin y la Comunidad a objeto de elevar el nivel cultural, afianzar valores

Favorecer el bienestar del colectivo para as contribuir al enriquecimiento de su calidad de vida.

MISIN:

El Instituto Universitario de Tecnologa de los Llanos es una organizacin pblica especializada en producir e impartir conocimientos dirigidos a la formacin de Tcnicos Superiores Universitarios en las especialidades agroalimentarias, administracin de empresas agropecuarias e informtica, acordes con las necesidades impostergables que requiere el proceso de transformacin que vive el pas, constituyndose en un centro promotor para la creacin y la utilizacin de nuevos elementos tecnolgicos y culturales que permitan al individuo prepararse para

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participar en los proyectos de desarrollo que dinamicen el nuevo modelo econmico que enfrenta el pas.

VISIN:

Hacer del IUT de los Llanos una institucin de excelencia acadmica donde se utilice la democracia participativa como una gestin transformadora con responsabilidad administrativa y gerencial, que garantice su vigencia y permanencia a travs del tiempo y se constituya en lder en la preparacin, capacitacin, actualizacin y formacin de ciudadanos aptos para enfrentar los cambios estructurales que se suscitan en el pas; con disposicin a interrelacionarse estratgicamente con otras instituciones y que sean reconocidas por su productividad, competitividad, calidad y pertinencia con los procesos educativos que desarrolla la investigacin que realiza, de la extensin universitaria y la produccin como va de financiamiento.

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Fig. N 1. Organigrama General de la Institucin (2011)

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DEPARTAMENTO DONDE SE DESEMPE LA PRCTICA PROFESIONAL

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la institucin.

Importancia del Departamento de Compras

Toda institucin tiene un departamento de compras, en l recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (artculos de oficina, equipo, insumos, mobiliarios, entre otros) indispensable para la utilizacin dentro de la institucin educativa. Los recursos materiales son guardados en el almacn y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener una aportacin a la productividad, mediante prcticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos.

Objetivos del Departamento de Compras

1. Comprar los materiales para los propsitos buscados. 2. Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos. 3. Asegurar la cantidad de materiales indispensables. 4. Procurar materiales al precio ms bajo posible, compatible con la calidad y el servicio requerido. 5. Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
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6. Proveerse de ms de una fuente, en previsin de cualquier emergencia que impida la entrega de un proveedor. 7. Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias, inflacin o escases. 8. Hacer el seguimiento del flujo de las rdenes de compras coladas.

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO

Adquisiciones

Accin que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la institucin, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancas es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por ltimo aceptarlas.

Guarda y Almacenaje

1. Es el proceso de recepcin, clasificacin, inventario y control de los materiales e insumos de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas). 2. Proveer a las dems reas. 3. Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligacin proveer a las dems reas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

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DATOS DE LA PRCTICA PROFESIONAL

Fecha de Inicio y de Finalizacin. El perodo de las prcticas profesionales de pasanta fueron iniciadas el tres (03) de Octubre y culminadas el 03 de Noviembre del presente ao 2011 (Desde el 03/10/201 al 03/11/2011)

Dedicacin y Horario de Trabajo. Las pasantas fueron desempeadas durante los das hbiles de Lunes a Viernes en un horario comprendido de 8:00 a.m. a 12:00 m y de 2:00 p.m. a 5:30 p.m., estableciendo por tanto ocho (8) horas de jornada diaria.

Tiempo de Duracin. El perodo de las prcticas profesionales fue distribuido de tal forma de obtener una duracin de doscientas (200) horas, las cuales dan un total de veinte (25) das hbiles de trabajo divididos en ocho (8) horas diarias, es decir, un mes de jornada laboral.

Unidades Administrativas donde fueron efectuadas las pasantas. El desarrollo de las pasantas ocupacionales fue desempeado especficamente en el Departamento de Compras del Instituto Universitario de Tecnologa de los Llanos Ncleo de Valle de la Pascua Estado Gurico, trabajando en las actividades relacionadas al manejo de rdenes de compra, manejo del sistema, actividades de oficina como atencin de llamadas, fotocopias, recepcin y archivo de documentos, entre otras.

Funcionario que estuvo a cargo de la supervisin de las pasantas. La supervisin de las pasantas estuvo a cargo de la Lcda. Ana Ortuo (Jefe del Departamento) quien desempeo el papel de Tutora Empresarial.
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OBJETIVOS DE LAS PASANTAS

Adquirir ms experiencia en el campo laboral. Realizar tareas de asignacin propias del Departamento de Compras del IUTLL. Cumplir las actividades necesarias para el desarrollo y cumplimiento de la prctica profesional de pasantas en el recinto universitario antes descrito, con la finalidad de demostrar las competencias acadmicas obtenidas a lo largo del estudio sistemtico aunado al aprendizaje y crecimiento tanto personal como profesional. Proponer la incorporacin de un telefax para el departamento de Compras a fin de mejorar el servicio de recepcin y envo de rdenes de compra y cualquier otro documento de trabajo. Concluir con xito las Pasantas Profesionales requisito indispensable para optar al Ttulo de Tcnico Superior Universitario en Administracin de Empresas Agropecuarias, lo cual representa un logro muy importante en mi vida y de mis familiares.

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ASPECTOS GENERALES DE LA ACTIVIDAD O REA DE TRABAJO

Semana N 1 (Desde el 03/10/2011 al 07/10/2011) Induccin y conocimiento sobre el rea de trabajo, especficamente en el departamento de Compras. Familiarizacin de planillas y formatos. Recepcin de llamadas. Ordenar, archivar y fotocopiar documentos. Ordenar todas las carpetas del presente ao 2011. Fotocopiar rdenes de compra y orden de servicios, para luego ser entregadas a la Oficina de Ejecucin con la finalidad de que las firmaran y sellaran. Archivar Control de las rdenes de servicio y de Compra. Ordenar alfabticamente y por correlativo de fechas de las rdenes de Servicio y de Compra. Semana N 2 (Desde el 10/10/2011 al 14/10/2011) Archivar y fotocopiar expedientes. Fotocopiar rdenes de Compra. Fotocopiar facturas para llevarlas para Almacn a que la firmen y las sellen. Fotocopiar rdenes de compra y orden de servicios, para luego ser entregadas a la Oficina de Ejecucin con la finalidad de que las firmaran y sellaran. Fotocopiar rdenes de Servicio.

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Semana N 3 (Desde el 17/10/2011 al 21/10/2011) Ordenar, archivar y fotocopiar documentos. Induccin sobre la verificacin de viticos. Archivar y ordenar carpetas del mes de septiembre y octubre; identificando las carpetas correspondientes. Fotocopiar y archivar documentos. Transcripcin de memorandos. Archivar y fotocopiar expedientes.

Fotocopiar rdenes de compra y orden de servicios.

Archivar Control de las rdenes de servicio y de Compra.

Semana N 4 (Desde el 24/10/2008 al 28/10/2011) Recepcin de llamadas. Comprobar los requisitos de las facturas. Fotocopiar documentos. Verificar y registrar los gastos. Objetar los documentos que no cumplen con los requisitos exigidos por el departamento de Compras. Fotocopiar rdenes de compra y orden de servicios, para luego ser entregadas a la Oficina de Ejecucin con la finalidad de que las firmaran y sellaran. Archivar Control de las rdenes de servicio y de Compra.

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Semana N 5 (Desde el 31/10/2011 al 03/11/2011) Transcripcin de memorandos. Fotocopiar y archivar documentos. Revisar y registrar archivos, carpetas. Elaboracin de memorandos a diferentes departamentos. Ordenar, archivar y fotocopiar documentos. Fotocopiar facturas para llevarlas para Almacn a que la firmen y las sellen. Fotocopiar rdenes de compra y orden de servicios, para luego ser entregadas a la Oficina de Ejecucin con la finalidad de que las firmaran y sellaran. Ordenar, archivar y fotocopiar expedientes. Transcripcin de memorandos.

Fotocopiar rdenes de compra y orden de servicios.

Archivar Control de las rdenes de servicio y de Compra.

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Cuadro N 1. Cronograma de Actividades realizadas durante la Prctica Profesional de Pasanta.

Cronograma de Actividades desde el 03/10/2011 hasta el 03/11/2011 Realizadas en el Instituto Universitario de Tecnologa de los Llanos (I.U.T.LL.)

Octubre
Actividades Presentacin del grupo de trabajo, induccin y conocimiento sobre el rea de trabajo, archivar documentos y, familiarizacin de planillas y formatos, Fotocopiar rdenes de compra y orden de servicios, para luego ser entregadas a la Oficina de Ejecucin con la finalidad de que las firmaran y sellaran y Archivar Control de las rdenes de servicio y de Compra. Archivar y fotocopiar expedientes. Fotocopiar rdenes de Compra. Fotocopiar facturas para llevarlas para Almacn a que la firmen y las sellen. Fotocopiar rdenes de compra y orden de servicios, para luego ser entregadas a la Oficina de Ejecucin con la finalidad de que las firmaran y sellaran. Ordenar, archivar y fotocopiar documentos. Induccin sobre la verificacin de viticos. Archivar y ordenar carpetas del mes de septiembre y octubre; identificando las carpetas correspondientes. Fotocopiar y archivar documentos y Transcripcin de memorandos. Recepcin de llamadas. Comprobar los requisitos de las facturas. Fotocopiar documentos. Verificar y registrar los gastos. Objetar los documentos que no cumplen con los requisitos exigidos por el departamento de Compras. Fotocopiar rdenes de compra y orden de servicios, para luego ser entregadas a la Oficina de Ejecucin con la finalidad de que las firmaran y sellaran. Revisar y registrar archivos, carpetas. Ordenar, archivar y fotocopiar expedientes. Transcripcin de memorandos. Fotocopiar rdenes de compra y orden de servicios. Archivar Control de las rdenes de servicio y de Compra. Fuente: Ledezma, C. (2011) 1s 2s 3s 4s

Noviembre
1s

Observaciones

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PROBLEMAS CONFRONTADOS DURANTE LAS PASANTAS

Durante el desarrollo de las prcticas profesionales de pasantas en el Instituto Universitario de Tecnologa de los Llanos Valle de la Pascua Estado Gurico. Especficamente en el Departamento de Compras, no se suscit ningn inconveniente, debido a que con los conocimientos previos y la ayuda ofrecida por el personal que labora en esta institucin, fueron suficientes para realizar de manera adecuada las labores asignadas en este departamento. As como tambin fue un factor clave en lo personal la experiencia adquirida de manejar situaciones al trabajar con pblico y compaeros de trabajo que tienen aos laborando en el recinto universitario pudiendo as aprender de ellos.

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DESCUBRIMIENTOS

Durante el perodo de pasantas se pudo conocer y descubrir varios aspectos de importancia, a ser tomados en cuenta dentro y fuera de la institucin, tales como: Manejo de un lenguaje comn y claro para mantener buenas relaciones laborales. Realizar el trabajo con profesionalidad siempre orientado al desarrollo. Planificar el tiempo para dar cumplimiento a las tareas que deban hacerse. Ayudar a las personas que requieran nuestra diligencia en alguna actividad, todo por el bien de la Institucin. Respetar las instrucciones y desarrollarlas dentro de los parmetros establecidos demuestran la responsabilidad de la persona en cuanto al empleo. Las proposiciones y explicaciones en el campo laboral son esenciales para demostrar la capacidad y competitividad en el cumplimiento de roles y/o cargos.

Todos estos son indispensables para el xito de cualquier profesional en el mbito laboral y as de esta forma se pueden cumplir con los objetivos proyectados de manera eficiente y eficaz.

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CONCLUSIONES

La culminacin de las prcticas profesionales representa para el pasante un triunfo, ya que es la ltima prueba de habilidades y destrezas adquiridas en el tecnolgico y en la organizacin donde se realizan las mismas, para as obtener el ttulo de Tcnico Superior Universitario. La realizacin de las pasantas profesionales en el Instituto Universitario de Tecnologa de los Llanos (I.U.T.LL.), permiti al pasante adquirir herramientas y habilidades fundamentales que lo capacitan en materia de las competencias acadmicas de la carrera administracin de empresas, de esta manera desarrollar un perfil como profesional egresado de una Institucin Universitaria y as poder formar parte del recurso humano potencial y calificado del pas.

El desarrollo satisfactorio de esta actividad representa un aprendizaje que satisface al estudiante para el crecimiento personal y profesional, el cual debe mantener a parte de su puntualidad, responsabilidad, honestidad y cooperacin para que con esto pueda obtener el xito deseado. De igual modo es importante mencionar que el buen desarrollo de las actividades realizadas durante el perodo de pasantas, no slo corresponde a las habilidades y destrezas del pasante, sino tambin a la buena disposicin del ente Empresarial para que el proceso se desarrolle en ptimas condiciones.

Finalmente se puede concluir con xito la experiencia en el campo laboral como lo son las Pasantas Profesionales y optar al Ttulo de Tcnico Superior Universitario en Administracin de Empresas Agropecuarias, lo cual representa un logro muy importante en mi vida y la de mis familiares.

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RECOMENDACIONES

Tomando como base la experiencia laboral como pasante en el Instituto Universitario de tecnologa de los Llanos Ncleo de Valle de la Pascua, se recomienda: Que el Instituto Universitario de Tecnologa de los Llanos siga trabajando en funcin del la calidad y la excelencia del proceso educativo venezolano. Que las autoridades del instituto apuesten a la capacidad humana y profesional de sus empleados, apoyando proyectos u obras para mejorar procesos en los social y tecnolgico. Para el Departamento de Compras donde se desempearon las prcticas profesionales se recomienda la incorporacin de un telefax para mejorar la calidad del servicio del departamento en la recepcin y envo ms eficaz de los documentos que se manejan.

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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Coelho. F, Cabrera, L y Bello, C (2002). Instructivo para la elaboracin del informe final de pasantas. Instituto Universitario de Tecnologa de los Llanos. Valle de la Pascua Estado Gurico.

Gran Enciclopedia Ilustrada Crculo de Lectores (1984), Volumen 8. Barcelona. Espaa.

Sabino, C. (1992), El Proceso de Investigacin. Editorial Panapo. Caracas, Venezuela.

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