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TAREA:
Es una actividad requerida para completar un proyecto y que tiene una duracin expresada en unidades de tiempo. Tiempo tiene interrelaciones con otras tareas, sea en secuencia, paralela y traslapadas (al travs de en secuencia), y restricciones como que se ha de realizar lo antes posibles.Puede ser que una tarea tenga componentes o sub-tareas, lo mismo que una tarea puede formar parte de otra ms grande e importante, depende del punto de vista.
RECURSOS:
Son las personas, equipos materiales o insumos de los que se dispone y siempre de manera limitada para poder llevar a cabo una tarea, debiendo utilizarlos eficientemente. Ejemplos seran peones, albailes, ingenieros, abogados, planchas de acero, ladrillos, sierras elctricas, computadoras, gasolina, lubricantes, autos, etc.
COSTO:
Es el valor que tienen los recursos de cualquier ndole que se utilizan en un proyecto o tarea. Se clasifican de muchos maneras, pero las relevantes en este caso son los Costos Variables y los Costos Fijos respecto a los recursos. Costos Fijos son aquellos en que se incurren no importan si se use no el recurso o en que medida el sueldo de in Gerente, el pago por alquiler de un local, etc. Su costo en MS Project se expresa en unidades monetarias como Costo de Uso. Costos Variables, son aquellos que crecen con el nmero de horas laboradas y su costo se expresa en MS Project en costo por hora o una unidad de tiempo respectiva. Los costos en MS Project se pueden expresar respecto al proyecto o a una tarea en particular o varias tareas seleccionadas.
TABLA DE GANTT
DIAGRAMA DE GANTT
Escala temporal
Zoom
Otra alternativa es escoger el Zoom en el Men Ver, donde si queremos podremos escoger la escala que nos permita visualizar el proyecto ntegro. Tip: Tambin se puede ajustar el nivel de acercamiento o alejamiento del diagrama de Gantt, con los botones de la barra de herramientas Estndar.
CREACIN DE PROYECTOS
El primer paso para crear una programacin es conocer el objetivo de lo que deseamos alcanzar, luego evaluaremos la secuencia de tareas que se deben completar para finalizar dicho objetivo. Cabe mencionar que Microsoft Project es un administrador de proyectos y que cada proyecto puede contener varios objetivos que podran o no tener alguna relacin; cada objetivo estar compuesto por una serie de tareas necesarias para completar dicho objetivo y cada tarea tiene limitaciones como lo son los recursos y el tiempo. Para iniciar el aplicativo Microsoft Project, ingrese a la Barra de Inicio con el botn , despliegue la lista de la opcin de Programas y ubique la opcin
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Por defecto, el programa abre un proyecto nuevo que se llama Proyect1. Por defecto, el programa presenta este proyecto en la Vista Diagrama de Gantt. Para crear un archivo Nuevo, presione el botn el Men Archivo y la opcin Nuevo, y defina la configuracin inicial del proyecto.
Tip: Otra manera de ingresar al programa es utilizando el comando Ejecutar e ingresando WINPROJ, de esta manera:
CREACIN DE PROYECTOS
La configuracin inicial del proyecto, se define en el Men Proyecto, la opcin Informacin del proyecto... La configuracin considera los siguientes campos: Fecha de comienzo: Esta opcin se habilita cuando se programa a partir de la fecha de comienzo del proyecto. Fecha de fin: Se habilita cuando se programa a partir de la fecha de fin del proyecto. Programar a partir de: Fecha de inicio/fin de proyecto. Si programa desde la fecha de comienzo, todas las tareas nuevas tendrn un tipo de delimitacin Lo antes posible, en cambio si se define fecha de fin, las tareas nuevas tendrn un tipo de delimitacin Lo ms tarde posible. Fecha de hoy: Fecha de estado: Fecha de corte de avance del proyecto Calendario: Se define el tipo de calendario para los recursos asociados a este proyecto. Prioridad: Se considera para la redistribucin de recursos. Tip: Se recomienda definir nicamente la fecha de comienzo del proyecto y dejar que Microsoft Project calcule la fecha de fin despus de que el usuario haya definido y programado las tareas (secuencia de las tareas y sus respectivas duraciones).
Ingresando la siguiente informacin, considerando una fecha de inicio de proyecto 28 de Julio 03, nombre las tareas y sus respectivas duraciones, tenemos lo siguiente:
Tip: La columna de duracin permite el ingreso de minutos, horas, das y/o semanas. Estas pueden ser definidas por la letra que se ingresa despus del valor de la duracin y luego la tecla Enter, por ejemplo: 20 m (20 minutos), 5 h (5 horas), 3 d (3 das) y 7 s (7 semanas). Por defecto se considera las unidades de das para la duracin.
Los Hitos son puntos de referencia que marcan acontecimientos importantes en un proyecto, y ayudan a controlar el avance del proyecto. Tip: Las tareas se pueden editar situando el cursor encima de la tarea y presionando la tecla F2. Otra forma es visualizando la informacin de la tarea, haciendo doble clic encima de la tarea. En caso de querer eliminar una tarea basta con situar el cursor sobre el nombre de la misma en la tabla y presionar la tecla Suprimir o Delete. La tabla de Gantt mantiene una estructura de filas y columnas, en ese sentido, cuando se presiona la tecla Suprimir, se elimina la fila.
Subtareas
Las tareas se resumen aparecern en negrita y las sub-tareas con sangra debajo de ellas
Sub-Tarea: Tarea que forma parte de una tarea de resumen. La informacin de las sub-tareas est incluida en la tarea de resumen. Puede designar sub-tareas utilizando la caracterstica de niveles de esquema de Microsoft Project. Tarea de Resumen: Tarea que se compone de sub-tareas y que tambin resume dichas sub-tareas. La caracterstica de niveles de esquema de Microsoft Project se utiliza para crear las tareas de resumen. Microsoft Project determina automticamente la informacin de la tarea de resumen (duracin, costo, etc.) utilizando la informacin de las sub-tareas. Para definir la Jerarqua de las tareas (hacer distincin entre las tareas y sus sub-tareas) se utiliza las herramientas de degradar y promover tareas.
comience,
Adelanto de la 2 tarea en 2 das Posposicin o retraso de la 2 tarea en un da
Nombre del recurso: Independiente del tipo de recursos se ingresa su nombre. Si es un recurso material, se recomienda agregar en el nombre las unidades de medida (kg., m, bolsa, etc.). Iniciales: Es opcional. Grupo: Es recomendable designar a cada recurso el grupo de trabajo al que pertenece. Capacidad mxima: Indica el nmero de unidades de recurso disponibles a la vez. Tasa estndar: En esta columna se ingresa el pago por horas normales, si es recurso humano o alquiler horario si es maquinaria. Tasa horas extras: En ella se ingresar el pago nico por sobretiempo. Costo/Uso: En esta columna se fijar el pago nico por concepto de uso de recurso, independientemente de las horas trabajadas por l o su costo. Se aplica a recursos materiales o insumos.
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Asignacin de Recursos Para comenzar a asignar recursos a las tareas, ubquese en el Diagrama de Gantt, en la tabla de Gantt seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso, en el men Insertar elija la opcin Asignacin de recursos, o haga clic en el botn de la barra de herramientas Estndar. En el campo Nombre, seleccione el nombre del recurso que desee asignar a la tarea seleccionada. Para asignar un recurso a tiempo parcial, escriba una funcin decimal en el campo "Unidades" para representar el porcentaje de trabajo que desea que el recurso dedique a esa tarea. Para asignar ms de una unidad del mismo recurso, por ejemplo, 6 peones, escriba el numero de unidades en el campo "Unidades". Elija el botn "Asignar". Aparecer un check a la izquierda de la columna "Nombre" indicando que el recurso ha sido asignado a la tarea seleccionada. Elija el botn "Cerrar".
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ASIGNACIONES La informacin del uso de los recursos es de gran utilidad para los integrantes del equipo que necesiten conocer detalles sobre las asignaciones de tareas, el volumen de trabajo que cada recurso tiene programado realizar durante un periodo de tiempo determinado, los recursos materiales y el costo de cada recurso distribuido a lo largo del tiempo. Los supervisores suelen necesitar informacin detallada del uso de recursos para controlar y administrar la carga de trabajo de cada recurso.
Tareas y recursos humanos: Tareas, recursos humanos y fechas: Lista de tareas pendientes: Recursos sobreasignados
CARGA DE TRABAJO Es importante mantener un control del nivel de horas de trabajo por recurso y por tareas de proyecto, para poder ser capaces de identificar posibles problemas de sobre-asignacin u otros. Uso de tareas: Muestra como est distribuida la carga de trabajo de los recursos por tarea del proyecto. Uso de recursos: Muestra como est distribuida la carga de trabajo de los recursos agrupada por recurso.