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INSTRUCTIVO CARGA DE FACTURAS A LA SUCURSAL VIRTUAL - PROVEEDOR

FACTORING PLUS SIN RECURSO

INTRODUCCIÓN

Luego de estar matriculado en Factoring Bancolombia y de poseer un usuario y clave, el


proveedor tiene la posibilidad de acceder a nuestra sucursal virtual, a cargar la información de
las FACTURAS DE VENTA que desee descontar a través de Factoring, especificando el valor final
que debemos pagar de acuerdo a los descuentos/deducciones pactados entre las partes
(comprador/vendedor) o a las retenciones e impuestos.

La carga se puede realizar directamente en el sitio por registro en línea (una a una) o a través
de un archivo en Excel.

Nota: La carga de las facturas se puede realizar en cualquier momento del día, pero solo se
descontarán ese día aquellas facturas que físicamente sean recibidas por Factoring Bancolombia
antes de las 12 de día y cumplan los requisitos exigidos.

Ingreso de la operación al sistema www.factoringbancolombia.com

Para el ingreso de las facturas al sistema debe seguir el siguiente procedimiento:

1. Ingresar a la sucursal virtual con su usuario y clave.


2. Ingresar por el panel izquierdo por la opción “Registro en línea” o “Carga de archivos”
3. Ingresar la relación de facturas de venta de cada uno de pagadores por cualquiera de las
siguientes opciones:

3.1. Carga de archivos:

El sistema trae la siguiente pantalla, donde puede descargar el archivo de Excel que contiene el
formato requerido para la carga.

Se recomienda descargar el archivo de Excel y guardarlo en el disco duro de su computador


para lograr más agilidad en la carga.

El archivo de Excel tiene la siguiente estructura.


VALOR
FECHA DE FECHA DE
Nit del NÚMERO DE TOTAL DE
EXPEDICIÓN VENCIMIENTO
Pagador FACTURA LA
(DD/MM/AAAA) (DD/MM/AAAA)
FACTURA

Recomendaciones a la hora de digitar la información en el archivo de Excel:

Ingresar:

Nit pagador: Con Digito de Verificación y sin guiones


Número de factura: sin guiones o puntos (máximo 9 caracteres)
Fechas: en formato DD/MM/AAAA
Valor factura: Valor que el pagador debe cancelar en la fecha de vencimiento,
teniendo en cuenta los descuentos/deducciones pactados entre las partes
(comprador/vendedor) o a las retenciones e impuestos.

Tener en cuenta:
- El plazo de las facturas no podrá superar 180 días
- La fecha de expedición de la factura no podrá ser superior a la fecha de vencimiento y
deberá ser inferior o igual a la fecha actual.
- Todos los campos son obligatorios.
- El Nit del pagador debe estar en la lista de pagadores establecida por Factoring
Bancolombia. Verificar con Gerente de Convenio.
- El proveedor podrá cargar facturas hasta agotar la disponibilidad que tenga el pagador al
momento de la carga. Si el pagador notiene disponibilidad, no es posible realizar la carga.
- Las facturas cargadas podrán ser consultadas a través de la opción “Consulta Plus sin
recurso” habilitada en el Menú Principal.

Después de cargadas las facturas en la pantalla, verificar la información y si esta correcta,


oprimir el botón “Enviar”,

3.2. Registro en línea:

Digitar una a una la información de las facturas de venta directamente en la página, ingresando
por la opción registro en línea. Se debe digitar cada uno de estos campos:

Nit pagador: Con Digito de Verificación y sin guiones


Número de factura: sin guiones o puntos (máximo 9 caracteres)
Fechas: en formato DD/MM/AAAA
Valor factura: Valor que el pagador debe cancelar en la fecha de vencimiento,
teniendo en cuenta los descuentos/deducciones pactados entre las partes
(comprador/vendedor) o a las retenciones e impuestos.
Luego de digitar toda la información de las facturas o de haber cargado el archivo, se tiene la
posibilidad de adicionar o eliminar facturas. Luego se selecciona “Enviar” y el sistema realiza las
validaciones respectivas y si no encuentra inconsistencias, se termina el proceso de carga. Si se
presentan inconsistencia, el sistema genera mensajes para su corrección.

Después de la carga y de que la factura de venta original haya sido verificada por Factoring
Bancolombia el sistema enviará un mensaje vía correo electrónico al Pagador informándole que
el Proveedor endoso facturas en el sitio web de Factoring Bancolombia, para que el conozca la
operación.

INFORMES

Se tiene la posibilidad de consultar un informe con todas las facturas cargadas con anterioridad a
través de la opción “Consulta PLUS SIN RECURSO”.

La consulta debe definirse ingresando cada uno de los datos solicitados por la siguiente pantalla.
(Nit pagador, Rango de fechas de carga y estado)

Los estados de la facturas son:


-Cargada. Se refiere a la factura cargada por el proveedor de la cual está pendiente la
verificación de los requisitos exigidos por Factoring Bancolombia para descontarla.
-Verificada. Factura que fue cargada y cumplió los requisitos exigidos por Factoring
Bancolombia. Esta factura es la que se descuenta. Cuando la factura pasa del estado Cargada a
Verificada, el sistema genera un correo electrónico notificándole al Pagador el Endoso.
-Rechazada. Factura que fue cargada y no cumplió los requisitos exigidos por Factoring
Bancolombia. Esta factura no se descuenta. Cuando la factura pasa de estado Cargada a
Rechazada, el sistema genera un correo electrónico informándole el rechazo al Proveedor, quien
debe recuperarla a través de su Analista Comercial.