PROPUESTA PARA LA ELABORACION DE UN PLAN PROSPECTIVO Y ESTRATEGICO CON VISION AL AO 2031

EDINSON RAUL PEREIRA FERRER PABLO EUGENIO RINCN ARDILA

Profesor: EDGAR GUERRERO

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PBLICA BUCARAMANGA-COLOMBIA 2011

1. INTRODUCCIN

1.1 Qu es un Plan Estratgico? La Prospectiva consiste en una metodologa de planeacin que parte del anlisis del escenario actual, para proyectar sus tendencias posibles y orientar hacia el escenario deseado las diferentes condiciones que integran un sistema organizacional, como por ejemplo una Facultad. Es decir, la Prospectiva Estratgica ve el futuro como proceso histrico y no como destino y puede usarse como herramienta de gestin, porque analiza las posibles evoluciones de una organizacin o parte de ella, en un horizonte de tiempo determinado, teniendo en cuenta las interacciones que sta tiene con su entorno (endgeno y exgeno), con la finalidad de lograr su mejor alternativa posible a travs del ejercicio colectivo, donde convergen las voluntades de los actores de la organizacin. Como herramienta de gestin la prospectiva estratgica es esencialmente participativa y busca conciliar las voluntades de los diversos actores que intervienen en el proceso. La aplicacin de esta herramienta se realiza mediante el Modelo Prospectivo-Estratgico el cual tiene cuatro etapas:

ETAPA Estado del Presente Estado del Futuro

PREGUNTA GUA Qu ocurre? Qu puede ocurrir?

El futuro deseable Arquitectura Estratgica

Qu puedo hacer? Qu voy a hacer?

TECNICA UTILIZADA Analisis Estructural Calificacin de expertos de Probabilidades y Ejes de Schwartz Lluvia de acciones-IGO Definicin objetivos, metas y acciones estratgicas.

Con base en lo expuesto, un Plan Prospectivo Estratgico, contempla dar respuesta al entorno o medio ambiente de un ente territorial mostrando el presente y futuro con el fin de permitir que las acciones de los responsables del proceso planificador operen con un mximo de congruencia y un mnimo de fricciones con las condiciones cambiantes de su entorno social, cultural, poltico, y en las tendencias de crecimiento de la economa, identificando las implicaciones que stas tendran en el comportamiento de este Plan.

Por tanto, el Plan Prospectivo Estratgico se constituye en una gran herramienta para conocer las condiciones actuales del municipio, identificando las debilidades y las fortalezas , con el animo de servir como gua para la labor planificadora de la entidad territorial, en la medida que sus actores del poder o Gobierno, de la poltica, as como del sector productivo, de las instituciones educativas de empresarios y lderes de la comunidad lo acojan y lo enriquezcan con su apoyo y gestin Finalmente este documento a realizar pretende en forma resumida y con un horizonte hacia ao 2030, visualizar los escenarios potenciales y las acciones estratgicas para su concrecin en relacin con los sectores que pueden dinamizar y generar efectos de jalonamiento econmico en el municipio y en la regin.

1.2 Porque es necesario un Plan Estratgico?

Los estudios prospectivos suelen estar comprometidos no slo con la sustentabilidad del desarrollo sino con la superacin de los problemas del presente, por tanto, la creacin de un Plan Prospectivo ayuda a potencializar los recursos que actualmente se tienen para su mejor aprovechamiento. Otro de los beneficios que conlleva la prospectiva es que permite generar consensos, articular futuros deseables (dentro de los posibles) y contribuir desde las polticas y las acciones presentes a delinear proyectos de futuro. De esta manera, al realizar estudios de futuro los diferentes actores se encuentran comprometidos con la discusin sobre agendas de polticas y la jerarquizacin de acciones dispuestas para encaminar los presentes. De esta manera un alcalde comprende el entorno y basado e ese entorno, conoce el pasado y presente, para encaminarlo hacia la generacin de un futuro deseado.

2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo General Disear un Plan Prospectivo y Estratgico que permita tener una VISION COMPARTIDA de lo que el municipio quiere ser y como quiere proyectarse econmica, social, cultural y tecnolgicamente en el departamento, la nacin y el mundo en el ao 2031

2.2 Objetivos Especficos Describir la Metodologa apropiada para conformacin de los Lineamientos Bsicos y la creacin del documento final Establecer un Modelo Prospectivo ideal acorde a las necesidades de planeacin del municipio Establecer un cronograma de actividades desde la captura de informacin hasta la redaccin y entrega del documento final Determinar los costos generados en la formulacin del Plan Prospectivo para el municipio al 2031

3. METODOLOGIA

La metodologa a ejecutar para la creacin de este plan es la siguiente:

3.1 Bsqueda de informacin Un plan prospectivo parte de una recoleccin de informacin con la que se elabora una caracterizacin preliminar de la situacin actual del municipio en sus mbitos social, econmico, cultural, ecolgico e infraestructural para cotejarla con las oportunidades y amenazas del entorno social y poltico, es decir, la perspectiva presente y futura de la economa del pas en general y de Santander en particular. La informacin inicial se obtendr de fuentes primarias y fuentes secundarias. En el caso de las fuentes secundarias recurriremos inicialmente a la

documentacin existente en las pginas web del municipio de donde se analizar informacin importante como el Plan de Desarrollo Municipal y el Esquema de Ordenamiento Territorial. As mismo, y con el nimo de documentarse sobre datos generales existen documentos como la revistas. libros, peridicos, la cual cuenta con documentacin que nos ayudara a comprender aspectos histricos, polticos y sociales. Para la obtencin de la informacin primaria se proyect hacer entrevistas con personalidades propias del municipio como las autoridades locales y personalidades que tienen un amplio conocimiento sobre el pasado, presente y futuro. Se realizaran entrevistas con los secretarios encargados de cada una de las dependencias de la Administracin con el objeto de obtener la informacin que nos conduzca a generar un diagnostico de la ciudad. Dichas dependencias son: Secretara de Gobierno, Secretara de Hacienda, Secretara de Obras Pblicas, Secretara de Planeacin, Secretara de Salud y la Unidad De Servicios Pblicos y Especiales. Los concejales son actores importantes en el proceso amn de otros actores conocedores de la problemtica histrica del municipio. En esa primera visita, se efectuara un primer taller convocado abiertamente a todos los actores que deseen participar en el cual se efectuara una induccin sobre el mtodo a usar para la ejecucin del Plan.
3.2 Analisis de datos:

La etapa de acopio de informacin ha de servir para crear un documento que se denominara LINEAMIENTOS BASICOS DEL PLAN PROSPECTIVO 2031, el cual ser fundamento para la dinmica de la creacin del documento final. Este documento nos muestra: Estado del Arte del municipio Principales sectores econmicos de la regin Matriz DOFA del ente territorial estudiado A partir de esta informacin, se realizarn los talleres prospectivos con la comunidad.

3.3 Modelo Prospectivo

ESTADO DEL ARTE

MATRIZ DOFA

ARBOL DE COMPETENCIAS DE GIGET

1
1

FACTORES DE CAMBIO ENDGENOS Y EXGENOS

ANALISIS ESTRUCTURAL

VARIABLES ESTRATEGICAS

EJES DE SCHWARTZ

2 V
3
1

ESCENARIOS POSIBLES (4)

E S C E N A R I O A P U E S T A

OBJETIVOS

MATRIZ IGO
4
1

JUEGO DE ACTORES 3
1

ESTRATEGIAS ACCIONES

3.3.1 Estado del Arte

El Estado del Arte o condiciones en las que se encuentra el municipio, contempla la investigacin terica del estado actual del municipio y sus respectivas proyecciones. Es resultado del acopio de informacin que se obtendr por fuentes primarias y secundarias basndonos en fuentes importantes de informacin como Plan de Desarrollo, EOT, informacin del DANE, Planeacin Departamental, entre otros. 3.3.2 Matriz DOFA La matriz DOFA es un instrumento metodolgico que sirve para identificar acciones viables mediante el cruce de variables, en el supuesto de que las acciones estratgicas deben ser ante todo acciones posibles y que la factibilidad se debe encontrar en la realidad misma del sistema. En otras palabras, por ejemplo la posibilidad de superar una debilidad que impide el logro del propsito, solo se la dar la existencia de fortalezas y oportunidades que lo permitan. El instrumento tambin permite la identificacin de acciones que potencien entre s a los factores positivos. As tenemos los siguientes tipos de estrategias al cruzar el factor interno con el factor externo:
FORTALEZAS ESTRATEGIAS FO (De Crecimiento) ESTRATEGIAS FA (De Supervivencia) DEBILIDADES ESTRATEGIAS DO (De Supervivencia) ESTRATEGIAS DA (De Fuga)

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Estrategias FO o estrategias de crecimiento son las resultantes de aprovechar las mejores posibilidades que da el entorno y las ventajas propias, para construir una posicin que permita la expansin del sistema o su fortalecimiento para el logro de los propsitos que emprende. Estrategias DO son un tipo de estrategias de supervivencia en las que se busca superar las debilidades internas, haciendo uso de las oportunidades que ofrece el entorno. Estrategias FA son tambin de supervivencia y se refiere a las estrategias que buscan evadir las amenazas del entorno, aprovechando las fortalezas del sistema.

Las estrategias DA permiten ver alternativas estratgicas que sugieren renunciar al logro dada una situacin amenazante y dbil difcilmente superable, que expone al sistema al fracaso. En el caso que nos concierne, obtendremos la resultante de la primera fase del ejercicio, es decir, las variables externas e internas (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas). Con esta matriz se inician los talleres prospectivos. 3.3.3 Factores de cambio endgenos y exgenos Los factores de cambio son las caractersticas del ente territorial que se expresan en fenmenos econmicos, sociales, culturales, tecnolgicos, polticos entre otros. Para determinar estos factores de cambio es necesario usar un mtodo apropiado, por tanto, se realizara el primer taller prospectivo utilizando el rbol de competencias. Este concepto fue creado por Marc Giget, director de Euroconsult1, ha sido retomada en un buen nmero de empresas como Renault, Elf, Pchiney, Sollac o Tlmecanique. Desde hace una decena de aos, utilizamos sobre todo la representacin de los rboles de competencia como un til de reflexin colectiva en el seno de los talleres de prospectiva y permiten comenzar un ejercicio de prospectiva tanto para un territorio como para una empresa. La elaboracin completa de un rbol de competencias es un trabajo considerable, que impone una recogida exhaustiva de los datos del ente territorial y de su entorno competencial en dos niveles: histrico y estructural. La imagen que utiliza Marc Giget es la de tres arboles que simbolizan el pasado, el presente y el futuro. A su vez, cada rbol esta estructurado en tres partes: raz, tronco y ramas. Las races representan el savoir-faire y competencias potencialidades del municipio. El tronco, la organizacin social respecto a estas potencialidades. Las ramas representan los resultados, los efectos. En el marco de un taller, como el que se realizar, no es un anlisis detallado y una evaluacin precisa, sino utilizar el principio del rbol para permitir que un grupo de trabajo tenga una visualizacin colectiva de la realidad de la ciudad y la regin. En sntesis el taller permitir a los participantes seleccionar los factores de cambio y las funciones a mantener, desarrollar o abandonar. Dicho taller tendr una duracin de cuatro horas.

1 Euroconsult es una consultora lder a nivel internacional y la firma de anlisis especializada en

aplicaciones de satlite, las comunicaciones y la radiodifusin digital, que tiene su base en Pars.

3.3.4 Analisis Estructural

Para obtener las variables estratgicas, es necesario usar un mtodo denominado Analisis Estructural, el cual ser descrito brevemente.
El anlisis estructural es una herramienta utilizada en prospectiva para estructurar la reflexin colectiva sobre un sistema determinado. Permite describir un sistema con ayuda de una matriz - la matriz de anlisis estructural -, que relaciona todos los elementos que constituyen el sistema. El mtodo tiene por objetivo identificar las principales variables que determinan el futuro del sistema que estamos analizando, es decir, el territorio, el sector, la empresa, la organizacin, la institucin, el tema, ... que estemos analizando . El sistema estudiado se presenta como un conjunto de elementos interrelacionados (variables/factores). La red de interrelaciones de estos elementos, es decir, la configuracin del sistema (estructura), constituye la clave de sus dinmicas y es bastante permanente. El anlisis estructural, que intenta sacar a la luz esta estructura, comprende tres etapas: 3.3.4.1 Inventario de variables / factores

Esta etapa, que es la menos formal, es crucial para el resto del proceso. La primera parte ya agotada, entonces ser realizar un inventario de todas las variables y/o factores, internos o externos, que caracterizan al sistema. Como parte complementaria, debe elaborarse la lista de variables, completarla si es necesario y, posiblemente, agrupar, separar o incluso eliminar algunas de ellas para obtener una lista homognea. 3.3.4.2Descripcin de las relaciones entre variables

El mtodo consiste en vincular las variables en una tabla de doble entrada, la matriz de anlisis estructural, preparada especialmente para el caso. Las filas y columnas en esta matriz corresponden a las variables que surjan de la primera etapa. A los fines didcticos, pueden ser clasificadas, por ejemplo, en tres subgrupos, correspondiendo respectivamente a: el entorno global; el contexto especfico; el sistema interno.

3.3.4.3 Identificacin de variables esenciales Esta ltima etapa consiste en identificar las variables esenciales y los factores que son claves para las dinmicas globales del sistema. Este taller permite abordar el tipo de influencia de factor sobre los dems. Con la informacin anterior, cada factor es medido por dos coordenadas (dependencia X) (motricidad Y) y ya aparecen representados en el plano cartesiano. Se trata de identificar las mas motrices del sistema e igualmente las mas controlables por los actores sociales de tal manera que puedan tomar decisiones sobre ellas. Las variables estratgicas o clave se determinan a partir de la proyeccin de cada factor sobre la bisectriz de un plano cartesiano. Esta proyeccin permite verificar y ordenar de mayor a menor los valores de la relacin motricidad-dependencia. Para nuestro caso las variables retenidas como estratgicas ocupan los primeros puestos en la proyeccin sobre la lnea diagonal. Este taller se realizara en plenaria en los que se discutir la relacin causal de los factores. El resultado de esta matriz son las variables estratgicas. Aplicando el software MICMAC se identificaron las de mayor motricidad. Estas variables son las que se tienen en cuenta para el estudio de futuros escenarios, bien sean tendenciales, alternos, y luego se entra a disear una. 3.3.5 Eje de Schwartz o Generacin de Escenarios A travs de este taller encontraremos futuros posibles a travs de disear cuatro escenarios a travs de los cuales se precise su evolucin al ao 2031. De estos

cuatro escenarios se debe elegir la imagen de futuro que rena y aglutine las esperanzas y anhelos de los habitantes del municipio denominada Escenario Apuesta el cual es panorama deseable para cada sector a partir de la definicin de objetivos de desarrollo que ms convienen a los anhelos y esperanzas de los actores sociales de la regin. Para tal fin nos apoyaremos en la tcnica de Peter Schwartz, la cual consiste en agrupar las variables estratgicas obtenidas del taller anterior a partir de aspectos relacionados hasta formar dos o ms conjuntos diferentes. Si son dos grupos se pueden representar en los ejes del plano cartesiano como en realidad se pretende hacer en el taller prospectivo para el municipio. Las variables se agrupan en dos ejes (X, Y) para ser representados grficamente y de ah seleccionar el escenario apuesta. Se seleccionara el escenario apuesta y se analizara los cuatros escenarios, de la misma forma que se les asignaran un nombre metafrico que representara el sentido de este. 3.3.6 Juego de actores El objetivo de este taller es determinar la responsabilidad de cada uno de los integrantes de los diferentes sectores que integran la sociedad del municipio en estudio(estado, el aparato productivo de bienes y servicios, los centros generadores de conocimiento y la comunidad civil) para que los objetivos, las estrategias y las acciones que se estipulen sean ejecutadas por los posibles encargados. Retomando el escenario apuesta se pasa a analizar el papel de los actores. Cada escenario es producido por actores sociales que se debaten en las esferas del poder. Para ejercer el poder, las personas se asocian en organizaciones que la prospectiva denomina los actores sociales. El taller se enfocara en analizar las estrategias de los actores en el caso del escenario apuesta 3.3.7 Matriz IGO (Importancia y Gobernabilidad): Estrategias Al finalizar este taller, obtendremos una matriz para establecer las estrategias requeridas para cumplir con el escenario apuesta. Las estrategias se registran en forma de acciones concretas, entre las que se pueden establecer negociaciones entre actores. Las acciones se califican en niveles de importancia y gobernabilidad; la importancia es un sistema de priorizacin y los indicadores de gobernabilidad permiten saber hasta que punto es posible de que cada accin ser registrada entre gobernabilidad fuerte y nula. Con este ejercicio se terminan los talleres prospectivos

3.4 Descripcin del Mtodo taller En prospectiva el trmino "taller", es frecuentemente utilizado para designar sesiones organizadas de reflexin colectiva. Lo ms frecuente es que estos talleres de prospectiva se integren en un seminario de 1 2 das de duracin. Durante el seminario, se inicia a los participantes en los tiles y mtodos que pueden serles tiles. Pero el grupo no es meramente un consumidor de formacin, es tambin productor de reflexin sobre el problema expuesto. Las reglas del juego son fciles. El grupo de trabajo se divide en sub-grupos compuestos por 8-10 personas que se renen durante sesiones de 2 a 4 horas. A la finalizacin del primer taller, ellos han localizado y jerarquizado los principales factores que afectan positiva o negativamente el desarrollo de la regin, as como las ideas recibidas que merecen mirarlas lo ms pronto posible. El segundo taller es tambin importante, porque si es til para preguntarse sobre el entorno, y sobretodo para conocer los posibles futuros que se presentan para el municipio en estudio En una tercera jornada, organizamos los talleres de estrategia, igualmente de una duracin de 2-4 horas. Se trata pues de traducir las principales posturas de futuro (procedentes de los talleres de diagnostico y matrices de cambio e ideas recibidas), en objetivos y sub-objetivos, en medios de accin y acciones a emprender utilizando el juego de actores y el mtodo IGO. Los participantes en algunas horas, esbozan pistas de accin. Estn, adems, en condiciones de localizar, muy rpidamente, las acciones en curso cuya finalidad es imprecisa y los retos importantes por los cuales se imponen nuevas acciones. Estos talleres estn, cualquiera que sea su tema, organizados alrededor de dos principios: - permiten una gran libertad de palabra a todos los interlocutores - canalizar la produccin de participantes (principalmente por una gestin rigurosa del tiempo y sobre todo por los recursos sistemticos de las En el transcurso de las sesiones de sntesis, organizadas al final de los talleres cuando los diferente grupos comparten sus reflexiones y las comparan. Adquieren tambin un mayor conocimiento de los problemas a estudiar y las herramientas. Estn en condiciones de definir en comn un mtodo de trabajo (haciendo mencin o no a tal y tal herramienta) adaptado a las obligaciones del tiempo, de los medios disponibles y de los objetivos perseguidos y los compromisos adquiridos.

4. AGENDA DE TRABAJO
ACTIVIDADES
Acopio y anlisis de informacin de fuentes secundarias Entrevista con expertos (autoridades, lideres sociales y comunitarios, etc.) Recopilacin y anlisis de informacin comp. Induccin con los actores de la comunidad para socializar los objetivos del ejercicio prospectivo Formulacin de los Lineamientos Bsicos del Plan Prospectivo (incluyendo DOFA) Taller rbol de Competencias Analisis Estructural con el Manejo del software MICMAC Taller de Escenarios Analisis de resultados Talleres prospectivos (2) Juego de actores y Matriz IGO Analisis de resultados Redaccin documento final Entrega Documento Final

1 SEMANA

2 SEMANA

3 SEMANA

4 SEMANA

5 SEMANA

6 SEMANA

7 SEMANA

8 SEMANA

L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D

5. COSTOS
CANT.
2000

ITEM
Copias de documentos para la formulacin del diagnostico previo (Estado del Arte)

VALOR UNITARIO
100 100 1500 18000 50000 30000 3000 10000 1500 18000 30000 2000 800 12000 3000 10000 1500 18000 30000 2000 800 12000 3000 18000 1500 50000 30000 3000 2000 800 500 10000 18000 2000000

VALOR TOTAL
200000 50000 3000 72000 100000 60000 300000 40000 3000 72000 60000 100000 40000 12000 300000 40000 3000 72000 60000 100000 40000 12000 300000 72000 6000 100000 60000 600000 100000 40000 25000 40000 72000 4000000

500 Copias de encuesta para captura de datos en la primera visita 2 4 DVD para backup de los resultados obtenidos en la fase de diagnostico Pasajes primera visita de recoleccin de informacin secundaria a travs de las entrevistas a expertos

2 Alimentacin 2 Habitaciones para estada primera visita 100 Refrigerios reunin de induccin 4 Impresin de documento preliminar 2 DVD para backup de los resultados a obtener la segunda visita Pasajes segunda visita para la realizacin del primer taller (rbol de 4 competencias) 2 Alimentacin 50 Cartulinas para realizacin de taller 50 Lapiceros 1 Caja de marcadores 100 Refrigerios primer taller prospectivo 4 Impresin resultados MICMAC (Analisis estructural) 2 DVD para backup de los resultados obtenidos en la segunda visita Pasajes tercera visita para la realizacin del segundo taller (Ejes de 4 Schwartz) 2 Alimentacin 50 Cartulinas para realizacin de taller 50 Lapiceros 1 Caja de marcadores 100 Refrigerios primer taller prospectivo 4 Pasajes cuarta visita para la realizacin de los talleres estratgicos 4 DVD para backup de los resultados obtenidos en los talleres prospectivos 2 Alimentacin 2 Habitaciones para estada cuarta visita 200 Refrigerios talleres prospectivos (2) 50 Cartulinas para realizacin de talleres 50 Lapiceros 50 Hojas papel peridico para taller escenarios 4 Impresin Documento Final 4 Pasajes cuarta visita para la realizacin de los talleres estratgicos 2 Honorarios

TOTAL

7154000