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PROCESADORES DE TEXTO. MICROSOFT WORD

1.- INTRODUCCIN

Un procesador de textos es una aplicacin que permite la realizacin, modificacin, almacenamiento e impresin de cualquier tipo de escrito, de manera muy flexible y rpida. Es una de las funciones ms utilizada cuando se maneja un ordenador, ya sea en el hogar o en el trabajo. En el mundo laboral, el procesador de textos es muy prctico para la realizacin de escritos comerciales y el diseo de todo tipo de documentos. Un procesador de textos ejerce las siguientes funciones: De creacin . El procesador de textos posibilita la creacin de un documento de manera sencilla, introducindolo con el teclado y, despus, guardndolo en un dispositivo de memoria. De edicin . Un texto o documento ya creado puede ser modificado o tratado de muy diversas maneras. De impresin . Permite dar al texto una forma adecuada para su salida por la impresora, delimitando los parmetros (longitud, palabras por lnea, tipo de letra, etc.) que conformarn el escrito. Complementarias. Estas funciones complementarias incrementan, en buena medida, la potencia de un procesador tpico. Ejemplo de ellas son: o o o o o o Uso de fichero de datos Utilizacin de un diccionario Realizacin de grficos Funciones aritmticas Macros Manejo de grandes documentos

Para trabajar con un procesador de textos es suficiente con un equipo informtico tpico: monitor, teclado, unidad central y una impresora que permita imprimir el texto en el papel.

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En la actualidad existen bastantes procesadores de texto. Pretender conocerlos todos es una tarea imposible, sin embargo, presentan una serie de caractersticas comunes en cuanto a las funciones que llevan a cabo, vistas anteriormente. Los ms conocidos son: yAmipro , entre otros. Microsoft Word, Word Perfect, Wordstar

De lo citados, elegimos para el estudio Microsoft Word es el procesador de textos ms difundido tanto en el mundo de los PCs como en el de Macintosh.

ya que

Word puede mezclar en un documento textos, frmulas matemticas, imgenes, grficos, tablas, hojas de clculo, etc., y mostrar en pantalla una imagen exacta de cmo va a quedar impreso dicho documento. Esto es o que se llama una aplicacin WYSIWYG ( What You See Is What You Get ). Las aplicaciones WYSIWYG son muy fciles de aprender y de utilizar. Debido a que los efectos de cada comando o accin pueden ser inmediatamente observados en la pantalla, los errores se detectan de inmediato y de ordinario se pueden eliminar con una simple accin. Es tambin muy fcil realizar pruebas hasta conseguir el efecto deseado en el documento que se est preparando.

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Cuando iniciamos

, ste muestra la pantalla de

de aplicacin y la de documento; estando la ltima contenida dentro de actuacin antes de comenzar a trabajar.

Observando la figura 1 podemos distinguir: Barra de ttulo documento en el que se est trabajando. En el extremo Word pulsamos un clic con el botn derecho sobre l, se 1 men de Control Barra de mens desplegables, que son los siguientes: Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Tabla, Ventana Ayuda
Este men permite controlar el aspecto de la ventana principal. Podemos minimizarla, maximizarla, restaurarla e incluso cerrar el programa.

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dan acceso a los comandos ms importantes del programa. Cuando alguna opcin de algn men no est disponible, presenta un color gris. Esto significa que no se puede utilizar en ese momento; generalmente, para estar activas, necesitan de un requisito u operacin previa. Barra de herramientas : ayuda a realizar las operaciones ms habituales con slo hacer un clic sobre alguno de sus botones. En el men Ver, dentro del comando Barra de herramientas , se encuentra la forma de hacer que aparezcan o desaparezca las distintas barras de herramientas que Word nos proporciona. Word presenta hasta diecisis barras de herramientas. Tambin aparece un men con todas las barras disponibles cuando se clica con el botn derecho sobre alguna de las barras de herramientas abiertas en la pantalla. Colocando la flecha del cursor sobre los botones de la barra de herramientas, el nombre de cada botn lo que esaparece en un recuadro sobre fondo amarillo, sin necesidad de pulsar ningn botn del ratn. Esta capacidad de Windows se denomina TollTip . Las Barras de Herramientas presentan la opcin de Agregar o quitar botones , para la personalizacin de las mismas. Adems, se nos da la opcin de crear nuestras propias barras, con la opcin Personalizar... Regla : se usa para controlar los mrgenes, sangrados, tabulaciones, anchura de las columnas, de las celdas o de las tablas, etc. La Regla se puede visualizar con el men Ver , activando la opcin Regla . Para que no sea visible, se desactivar con otro clic. rea del documento : es donde se encuentra el documento que estamos escribiendo o editando. Barra de desplazamiento : permiten moverse rpida y cmodamente por el documento. Podemos utilizar el ratn para desplazarnos a lo largo del mismo cuando ste es demasiado grande, pinchando sobre la barra de divisin y arrastrando; las barras cuentan con un botn de desplazamiento en cada extremo, para moverse por el texto, cuando no sea muy extenso. En el extremo izquierdo de la barra de desplazamiento vertical encuentran los Botones de vista , cuya utilidad es modificar la forma en que vemos el documento. Barra de estado : nos proporciona ms informacin sobre el documento, el estado de las teclas especiales y el modo de trabajo que se est llevando a cabo. 4

se

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3.- DISTINTAS FORMAS DE VER UN DOCUMENTO

Existen varias posibilidades para ver un documento, casi todas ellas controladas por el men En la Figura 2 aparecen los comandos ms habituales del men Ver .

Ver .

En el modo Normal todo el documento se ve de un modo continuo (los saltos de pgina aparecen en la forma de una raya de puntos horizontal). En este modo no se ven de una forma adecuada los elementos grficos insertados en el texto. Este modo es til para ordenadores lentos.

Figura 2. Comandos del men

Ver

En el modo Diseo de Impresin el documento aparece como una sucesin de pginas, con las delimitaciones entre una y otra claramente marcadas. Si hay encabezamientos y/o pies de pgina, sern tambin visibles en su verdadera posicin y dimensin. En este modo se tiene, pues, una visin mucho ms real del documento (en ciertas condiciones, por ejemplo trabajando con varias columnas, esto es todava ms evidente). Como contrapartida, en este modo el ordenador consume muchos ms recursos y si el PC no es muy potente, se puede ver relentizado nuestro trabajo. En el modo Esquema un documento puede verse ocultando la mayor parte de la informacin, es decir, viendo solamente los ttulos de los distintos apartados y quizs si se desea- la primera lnea de cada prrafo. Este modo es muy til para ordenar ideas reordenar las distintas secciones de un texto complejo, ya que este modo permite trasladar y reordenar grandes secciones de texto con mxima facilidad Otra opcin similar a la anterior, que se encuentra tambin en el men Ver es Mapa del documento , con la que se puede trabajar con documentos compuestos por secciones que se almacenan en distintos ficheros (unindolos y ordenndolos en un solo documento, como se hace por ejemplo, al juntar los distintos captulos que forman un libro para hacer una impresin completa del mismo).

o para

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Por otro lado existe en el men Ver la opcin con la cual desaparecen los mens, barras, etc., ocupando el documento toda la pantalla.

Pantalla completa

En el modo Diseo Web , Word nos permite la creacin de documentos que ms tarde formarn parte de una pgina web, si necesidad de conocer el lenguaje HTML. Nos muestra el aspecto que tendr el documento en el explorador web. Tambin en este men Ver se activa la posibilidad de ver los encabezamientos y pies de pgina, las notas a pie de pgina y otros campos. El ltimo comando que nos queda es el comando permite controlar el tamao de lo que aparece en pantalla. En principio interesa ver la pgina lo ms grande posible dentro de la pantalla, sin perder de vista simultneamente los mrgenes derecho e izquierdo. En el cuadro de dilogo que se abre al elegir Zoom hay varias opciones predefinidas como ver la pgina completa o ver los dos bordes de la hoja. Tambin hay unos tantos por ciento de zoom predefinidos. El mismo control sobre el tamao de la imagen se tiene con la lista desplegable presente en la barra de herramientas , segn puede verse en la figura 3. Zoom , que

Figura 3. Cuadro de Zoom

Tan slo nos queda por comentar una ltima forma de visualizar el documento (muy til), que no est en el men Ver sino en el men Archivo ; es el comando Vista preliminar . Con este modo es posible ver una o mltiples pginas simultneamente. En la Figura 4 aparece una parte de la pantalla resultante de Vista preliminar , as como la forma en que se acta sobre el botn correspondiente a mltiples pginas para visualizar dos pginas simultneamente , una al lado de la otra.
Figura 4. Mltiples pginas en Vista preliminar

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4.- LA AYUDA EN WORD

Cuando necesitemos indicaciones para realizar una tarea, podemos hacer uso de la Ayuda que el asistente nos proporciona. A la ayuda se accede por tres caminos: Pulsando la tecla F1 Haciendo un clic sobre el men O pulsando sobre el icono de la herramientas Si abrimos el men Ayuda aparecer una lista con varias opciones. La primera de ellas es el Ayudante de Office , que nos muestra una lista de posibles acciones encabezadas con la frase: Qu desea hacer? . Si efectuamos un clic sobre cualquiera de ellas, se mostrar el contenido de la Ayuda correspondiente a la accin que queremos realizar en la ventana de ayuda. La Ayuda de Microsoft Word cualquier programa Windows. Prctica Obtener ayuda sobre indicaciones: cambiar la fuente del texto . Puedes ayudarte de estas funciona exactamente igual que en

Ayuda (?) barra de

1. Haz clic en el botn Ayudade la barra de herramientas estndar. 2. Escribe Cambiar la fuente de texto en el cuadro de texto del Ayudantey pul sa el botn Buscar. 3. En la zona Qu desea hacer? Ap arecer el tema buscado. Hacemos clic sobre l y se muestra la ventana de Ayudacon el contenido del tema.

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5.- MANEJO DE DOCUMENTOS

Word es un procesador de textos, o lo que es lo mismo, un programa para manejar documentos. En este apartado se revisan las principales formas de crear, abrir y cerrar documentos. 5.1 Abrir documentos nuevos o ya existentes Cuando se inicia Word aparecer en pantalla un documento nuevo en blanco que por defecto se llama Documento1 . Para crear un documento nuevo en cualquier otro momento, se hace clic en el men Archivo , en la opcin Nuevo , o en la barra de herramientas en el icono . Para abrir un documento ya existente, hacemos clic en la opcin Abrir del men Archivo o pulsamos el icono de la barra de herramientas. Se abre un cuadro de dilogo tal como el mostrado en la Figura 5 y despus hay que elegir el fichero que se quiere abrir en la unidad de disco y directorio en que se encuentra. En principio, Word busca Figura 5. Cuadro de dilogo Abrir ficheros propios, es decir, dicheros que terminan en la extensin *.doc . Sin embargo, existe tambin a posibilidad de importar ficheros de texto escritos por otras aplicaciones, para lo cual Word dispone de conversores adecuados. Es posible abrir los ficheros en modo de slo lectura (con objeto de no destruir accidentalmente un fichero), lo cual permite ver el contenido del fichero pero no modificarlo.

5.2 Guardar y cerrar documentos Para guardar un documento, pulsamos el icono Guardar de la barra de herramientas, o se elige Guardar o Guardar como del men Archivo , segn se trate de actualizar un fichero que ya exista o de crear uno nuevo que an no tiene nombre asignado. Es muy importante entender bien la diferencia entre los comandos Guardar y Guardar como . El primero de ellos sirve para 8

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actualizar un fichero de disco que se ha abierto previamente y en el que se han introducido modificaciones. As pues, Guardar no crea un fichero, excepto si se utiliza con un documento nuevo que no ha sido nunca guardado en el disco (en este caso Guardar y Guardar como son equivalentes). Por el contrario, Guardar como crea un nuevo fichero con un nombre nuevo, dejando el fichero anterior tal y como estaba. Una aplicacin tpica de Guardar como es crear una nueva versin de un documento: se abre el documento anterior, se introducen las modificaciones y se guarda con un nuevo nombre. De esta forma se conservan con nombres diferentes el documento original y el modificado. Cualquier documento que no est grabado en disco corre peligro de borrarse de la memoria, y perderse todo el trabajo realizado. Word permite grabar los documentos con distintos formatos para distintos procesadores. Podemos guardar un documento para utilizarlo despus en versiones ms antiguas de Word, para Perfect, para Works e incluso para procesadores para Macintosh. Existe una opcin en Word para que los documentos en los que se estn trabajando se guarden automticamente cada cierto tiempo. Para activarla, hay que elegir el comando Opciones del men Herramientas . Aparecer una ventana de dilogo como la mostrada en la Figura 6. En ella, se debe clicar sobre la solapa Guardar y activar la casilla correspondiente a Guardar informacin de autorrecuperacin cada ... minutos , indicando un valor en minutos en el cuadro de texto mostrado. Si se activa la opcin Crear siempre copia de seguridad , Word Figura 6. Opcin para guardar automticamente un crear una copia de documento seguridad con

Word

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extensin *.bak de los ficheros, para que sean fcilmente recuperables en caso de error. Por supuesto, esto implica una mayor necesidad de espacio de disco, pues todo se guarda por duplicado.

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5.3 Plantillas Las plantillas son modelos predefinidos de documentos con algunas caractersticas de formato ya fijadas de antemano, y que aparecen en el momento de empezar a trabajar. Por ejemplo, existe una plantilla Normal que es con la que Word abre por defecto un nuevo documento al arrancar el programa, a al clicar en el icono correspondiente . Sin embargo, si se comienza un nuevo documento eligiendo el comando Nuevo del men Archivo , aparece un cuadro de dilogo que permite elegir entre todas las plantillas disponibles (Figura 7).

Figura 7. Seleccin de plantilla a l abrir un nuevo documento

Se pueden preparar plantillas para faxes, para anuncios, para avisos, para currculos, etc. Si la plantilla est bien preparada, la realizacin del documento es mucho ms fcil. Las plantillas permiten realizar conjuntos de documentos diferentes con formatos comunes y aspectos semejantes.

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6. EDICIN DE TEXTOS

Al iniciar Word aparece un documento en blanco en el que se puede empezar a escribir. Si se introduce el texto a travs del teclado, al escribir las letras, se irn situando una tras otra, de izquierda a derecha, en el lugar donde estaba situado el insercin 2 . Cuando se llega al final de la lnea no es necesario pulsar la tecla Intro para cambiar de lnea porque el procesador lo har automticamente. En cambio, s se pulsar esta tecla si deseamos movernos de prrafo. En el momento en que nos encontramos al trmino de la hoja, el programa se encarga de preparar una nueva pgina para continuar escribiendo. Al comenzar un escrito, Word activa las opciones predeterminadas para el tamao de la pgina, orientacin, mrgenes, tipo de fuente, etc. Estos valores pueden variarse en cualquier momento.

punto de

6.1 El men Edicin Como se puede deducir por su nombre, el men Edicin (Figura 7) cuenta con opciones cuya finalidad es la de facilitar la edicin de textos. Las operaciones que se pueden realizar con el men Edicin son borrar texto, seleccionar, buscar texto y reemplazarlo, deshacer y rehacer escritura, copiar, mover, pegar, etc. Veamos las opciones ms comunes. Buscar . Esta opcin nos ofrece la posibilidad de encontrar una palabra o conjunto de ellas dentro de un documento para cambiarles el formato, editarlas de nuevo, etc. A la vez que hacemos una bsqueda, podemos indicarle a Word que las reemplace por otras palabras. Deshacer . Esta opcin elimina la ltima operacin realizada. Hay operaciones que no se pueden deshacer, por ejemplo, Guardar . La opcin Rehacer invierte la opcin de deshacer. Estas opciones tienen botones de acceso directo en la barra de herramientas .

2 Es

una pequea barrita vertical parpadeante, que nos indica el lugar donde aparecer el texto que se escribe.

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Las opciones Cortar, Copiar, Pegar yPegado especial realizan operaciones de mover y copiar texto. Si lo que se quiere es mover texto: 1. Seleccionar el texto a mover. 2. Hacer clic sobre la opcin Cortar del men Edicin . 3. Situar el punto de insercin en el lugar donde deseamos que aparezca el texto. 4. hacer clic en la opcin Pegar del men Edicin El mismo procedimiento se utilizar para copiar texto, pero aplicando la opcin Copiar en vez de Cortar . Por su parte, la opcin Pegado especial pega el texto con un formato especfico. Para copiar y mover texto se suelen usar tambin los botones de la barra de herramientas estndar .

Figura 8. El men

Edicin

6.2 Configurar la pgina Configura una pgina es una de las operaciones ms importantes dentro del campo de la edicin. Consiste en establecer mrgenes para el documento, elegir tamao del papel, indicar la orientacin del texto en el papel, etc. Para ello, Word nos proporciona a partir del men opcin Configurar pgina , todas las herramientas necesarias. Los mrgenes son reas no ocupadas por el texto. Se suelen colocar antes de escribir el documento para poder ir viendo cmo queda. 13 Archivo ,

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En la ficha Mrgenes , de la opcin Configurar pgina Archivo (Figura 8), podemos establecer la medida de cada uno de los mrgenes: izquierdo, derecho, superior e inferior y, adems, indicar un margen especial para trabajos que despus sern encuadernados.

del men

Figura 9. Cuadro de dilogo

Configura pgina

Con el fin de establecer las medidas de los mrgenes aparecen cuadros de texto en los que se pueden escribir los valores en centmetros para cada uno de ellos, o bien utilizar los botones de aumento y disminucin. De igual manera, se pueden especificar los mrgenes Desde el borde para los encabezamientos y pies de pgina. A medida que vamos colocando valores en los mrgenes, se observan los resultados en la opcin Vista previa . Los cambios introducidos se pueden aplicar a: Esta seccin, Todo el documento De aqu en adelante, seleccionando lo que corresponda en la lista desplegable de la opcin Aplicar a . Conviene destacar que, a la hora de establecer los mrgenes superior e inferior, hay que tener la precaucin de que sus medidas sean lo suficientemente grandes como para que den cabida a los encabezados y pies de pgina si los hubiere, y para el margen de impresin. Tambin se pueden establecer mrgenes desde la horizontal y vertical . Si los queremos establecer desde la situamos el puntero del ratn sobre ella, en sus extremos, hasta que aparece una flecha de doble punta; arrastramos vertical u horizontalmente, hasta que los mrgenes se ajusten a nuestras necesarias. Regla Regla ,

En la ficha Tamao de papel podemos elegir uno de los tamaos de papel normalizados, dentro de la lista desplegable del mismo nombre, y establecer la orientacin del papel: Vertical u Horizontal , en la zona Orientacin . 14

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Asimismo, en la ficha Fuente del papel la primera pgina y de las posteriores.

, se indicar la fuente de

Por ltimo, cabe sealar que en la ficha Diseo existen opciones para especificar el lugar de comienzo de una nueva seccin, establecer encabezados y pies de pgina diferentes en pginas pares o impares, indicar si la alineacin vertical ser centrada, superior o justificada, etc. Una vez elegidas las opciones correspondientes, se pulsar el botn Aceptar . 6.3 Numeracin de pginas Si abrimos el men Insertar y pulsamos un clic sobre Nmeros de pgina , podemos numerar las pginas de todo el documento. Podemos elegir la posicin de la numeracin dentro e la pgina (parte superior o inferior) y la alineacin correspondiente (izquierda, centrada o derecha). Tambin se puede seleccionar si la numeracin empieza en la primera pgina activando la casilla Nmero en la primera pgina . El botn Formato nos permite abrir otro cuadro de dilogo en el que es posible dar formato a los nmeros, incluir un nmero de captulo o empezar la numeracin en un nmero de pgina determinado. En el caso de que se quieran insertar nmeros de pgina, sern tiles estas pautas: 1. Abrir el documento correspondiente. 2. Desplegar el men Nmeros de pgina. 3. En el cuadro de dilogo posicin y alineacin. 4. Activar la casilla de verificacin si procede. Insertar y hacer clic sobre la opcin

Nmeros de pgina

, indicar la

Nmero en primera pgina

5. Pulsar el botn Formato , para dar un formato a la numeracin y escribir el nmero con el cul empezar.

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Prctica Finalmente, pulsar el botn 6. Abre un documento de

Aceptar .

Wordya existente y aplica los modos de ver siguientes:

oVista normal oVista diseo de impresin oVista esquema oVista a pantalla completa oVista preliminar Abre un documento nuevo de condiciones: Word y configura la pgina con las siguientes

1. establece un tamao e papel de A4 (210 x 297 milmetros) 2. fija los mrgenes con estas medidas: - Superior: 3cm - Izquierdo: 2 cm - Inferior: 2.5 cm - Derecho: 1.5 cm 3. establece una orientacin vertical del papel

7.- FORMATO DE DOCUMENTOS

Para dar formato a un documento, se suele escribir antes el texto, siendo el siguiente paso asignarle un determinado aspecto para que sea algo ms que una simple consecucin de palabras. Para ello, contamos con las opciones del men Formato y con la herramientas formato . El men Formato (Figura 9), presenta opciones que aportan herramientas para formatear documentos, entre las que destacan: Fuente, Prrafo, Numeracin y vietas, Bordes y sombreado, Columnas, tabulaciones, Letra capital, Fondo, Estilo, etc. En este apartado veremos las ms importantes. Tambin dispone el men Formato de botones de

Barra de

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acceso directo en la

Barra de herramientas formato

7.1 Fuentes Denominamos documento. Fuente al tipo de letra con la que se escribe un

En el cuadro de dilogo Fuente (Figura 10), que se abre al hacer clic sobre la opcin Fuente del men Formato , Word nos permite elegir el tipo de fuente, el estilo de la misma, su tamao, color, modo de subrayado, efectos diversos, etc. A medida que elegimos opciones visualizando los resultados en la Vista previa. El cuadro de dilogo Fuente tiene tres pestaas: Fuente, Espacio entre caracteres y Efectos de texto . En la opcin Fuente podemos elegir el tipo de fuente para nuestro documento o para alguna parte de l, as como el estilo, tamao, color y algunos efectos particulares.
Figura 11. El men Fuente

Si hacemos clic en la ficha Espacio entre caracteres , podemos establecer la distancia de un carcter a otro; para ello, existen estas tres opciones: Expandido y Comprimido .

Normal,

Por otra parte, pulsando un clic en la ficha Efectos de texto surge una lista con distintas animaciones, para aplicarlas al texto. En general, para dar formato a nuestro texto o documento ya escrito, mediante el cuadro de dilogo Fuente , es necesario seguir estas pautas: 1. Seleccionar el texto y hacer clic en el men 2. Hacer clic en la opcin Fuente del men 3. Establecer las condiciones y pulsar el botn Formato. Formato . Aceptar .

En la Barra de Herramientas formato existen accesos directos de las opciones del men Formato . Por ejemplo, para elegir un tipo de fuente, cuando el texto an no se ha escrito, hacemos un clic en la lista desplegable situada a la derecha del botn Fuente y se selecciona una de ellas pulsando un clic. De la misma forma, 17

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podemos elegir el tamao, o los estilos de Subrayado . Prctica

Negrita , Cursiva

Un ejemplo de la utilizacin de la ventana de dilogo Fuentees el ejercicio siguiente. Se trata de escribir el nombre de las letras, con un tamao y unos efectos determinados, segn se indica en cada lnea. ARIAL, MAYSCULA, NEGRITA TAMAO 12, CURS IVA Y

CENTURY, MAYSCULA, TAMAO 18 YUBRAYADO S CON PUNTO RAYA

Verdana, tamao 14, cursiva y subrayado doble

Courier new, normal, tamao 16

7.2 Prrafos Un prrafo es un conjunto de lnea que constituyen unidades de informacin y que, adems, tienen sus propias caractersticas de formato. Los prrafos se separan de las dems lneas de texto mediante un salto de lnea manual, que e introduce cuando se pulsa la tecla Intro . Una vez delimitado nuestro prrafo, podemos pasar a establecer una serie de caractersticas especiales mediante la opcin Prrafo del men Formato o bien mediante los botones de la Herramientas . Bsicamente es posible modificar las siguientes pautas en la presentacin de un prrafo: Alineacin, Sangra, Espaciado Interlineado . Alineacin Tenemos cuatro tipos de Alineacin :

Barra de

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Justificada

. Se alinea el texto tanto por el margen

izquierdo como por el derecho. Izquierda . Alinea el texto en el margen izquierdo,

quedando el margen derecho de modo irregular. Derecha derecha. Centrada . Se dispone el texto centrado entre los . El texto queda alineado slo por la

mrgenes izquierdo y derecho.

Sangra Una sangra es una reduccin de los lmites del texto dentro de los mrgenes establecidos. Podemos especificar los siguientes tipos de sangra: De primera lnea . Desplaza el texto de la primera lnea del prrafo hacia la derecha. Francesa . Mantiene la primera lnea pegada al margen izquierdo del documento y las dems lneas del prrafo con una sangra izquierda. Izquierda . Es el espacio que hay entre el margen izquierdo del documento y la parte izquierda del prrafo. Derecha . Espacio que existe entre la parte derecha del prrafo y el margen derecho del documento.

Espaciado Cuando hablamos de espaciado con relacin a un prrafo nos estamos refiriendo a la distancia que existe entre el prrafo actual y los dems: anterior y posterior. Para ello, Word incluye una opcin dentro del cuadro de dilogo Prrafo denominada Espaciado . Con el fin de establecer un espaciado anterior y posterior, se har lo siguiente:

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1. Situar el punto de insercin dentro del prrafo en el que deseamos establecer el espaciado. 2. Abrir el cuadro de dilogo Prrafo . 3. En la opcin Espaciado , pulsar sobre los botones de aumento y disminucin para establecer la medida del espaciado. Interlineado El interlineado es la distancia existente entre una lnea y otra dentro de un prrafo. Word incorpora una opcin de Interlineado que se encuentra en la pestaa Sangra y espacio , del cuadro de dilogo Prrafo . En la opcin Interlineado se har clic para desplegar la lista que encierra las opciones de: Sencillo, 1.5 lneas, Doble, Mnimo, Exacto Mltiple. Al seleccionar una de ellas y plisar Aceptar , se puede empezar a escribir el texto. Si el texto ya estaba escrito, debe seleccionarse antes de seguir los pasos anteriores.

7.3 Tabulaciones Las tabulaciones son posiciones invisibles que se pueden establecer dentro de los mrgenes de una pgina para colocar y alinear un fragmento de texto en una determinada zona. Por defecto, los tabuladores suelen estar preestablecidos en intervalos de 1.27 cm (media pulgada), a partir del margen izquierdo. Si queremos establecer nuestras propias tabulaciones, hemos de indicar a Word en qu zona de la hoja y qu caractersticas queremos que tengan. Para poder hacerlo, accedemos a cuadro de dilogo tabulaciones del men Formato . Otra forma de establecer las tabulaciones es mediante la Regla horizontal . Si hacemos un clic sobre la Regla en el punto donde se quiera establecer una tabulacin, aparecer la tabulacin izquierda, que es la predeterminada. Para cambiarla, hacemos clic en el botn de las tabulaciones, situado en el extremo izquierdo de la regla , hasta que aparezca el tipo de tabulador correspondiente a la alineacin deseada. Existen las siguientes posibilidades: Tabulador de alineacin por la izquierda Tabulador de alineacin de centrado Tabulador de alineacin por la derecha Tabulador de alineacin del punto decimal (para datos numricos con decimales)

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Una vez elegido el tabulador deseado, clicar sobre la regla en el punto o los puntos donde se desee establecer tabuladores: la marca correspondiente al tabulador aparece all donde se ha clicado. En la Figura 11 aparece un ejemplo de cada tipo de tabulador, que se deja como ejercicio.

Figura 12. Ejemplo de uso de los distintos tabuladores

7.4 Numeracin y vietas Word pone a nuestra disposicin una serie de rdenes que nos permite mejorar la presentacin de los documentos en los que aparecen listas o esquemas numerados. Estas rdenes las podemos encontrar en la opcin y vietas del men Formato (Figura 12). Entre las opciones que presenta dicho cuadro de dilogo se destacan las siguientes fichas: Vietas : lista en la que los apartados se indican con smbolos. Nmeros : para elaborar el esquema segn la lista numrica. Esquema numerado : se trata de un esquema ms complejo en el que los distintos niveles se marcan mediante nmeros, letras o smbolos diferentes. Numeracin

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Figura 13. Cuadro de dilogo

Numeracin y vietas

Tambin podemos usar los botones de la

barra de herramientas

para acceder a la numeracin y vietas respectivamente. Prctica Realizar los siguientes esquemas, utilizando las fichas Numeracin y vietas del cuadro de dilogo: Las tasas del servicio de Correos dependen de varios factores: 1. C LASE DE OBJETO 2. DESTINO DEL ENVO: URBANO INTERURBANO INTERNACIONAL 3. TAMAO DEL OBJETO 4. PESO DEL OBJETO

1. ASPECTOS FORMALES DE COMERCIAL de Mecanografiado 1.1. Estilos 1.1.1. Bloque 1.1.2. Semibloque 1.1.3. Bloque extremo 1.2. Normas de presentacin 1.2.1. El papel 1.2.2. Limpieza y correccin 1.2.3. Elegancia y armona espacial 1.2.4. Lectura fcil

LA

CARTA

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7.5 Encabezados y pies de pgina El encabezado y el pie de pgina son informaciones que se repiten en la parte superior e inferior de las pginas de un documento y que se pueden formatear a voluntad. Se emplean para resaltar, orientar y dar informacin acerca del contenido del texto escrito. Los encabezados y pies de pgina estn comprendidos entre los mrgenes, se pueden colocar en todas las pginas del documento, o slo en algunas, y pueden contener texto, grficos, fechas, nmeros de pgina, etc. Para trabajar con encabezados y pies de pgina, usaremos la opcin Encabezado y pie de pgina del men Ver . Al pulsar sobre esta opcin surge la barra de herramientas del mismo nombre. La operacin que realiza cada uno de los botones es la siguiente: Insertar autotexto permite insertar una de estas opciones: Autor, Fecha de creacin, Fecha de impresin, Guardado por, Nombre de archivo, ... Insertar nmero de pgina actual. Insertar nmero de pginas pginas que hay en un documento. Formato del nmero de pgina Formato de los nmeros de pgina. Insertar fecha Insertar hora incluye el nmero de la pgina

introduce el nmero total de

accede al cuadro de dilogo

inserta la fecha del sistema. hace lo mismo, slo que con la hora. da pasa al cuadro de dilogo Configurar

Configurar pgina pgina .

Mostrar u ocultar texto del documento permite mostrar u ocultar el texto cuando se est editando la cabecera o el pie de pgina. Igual que el anterior pie de pgina anterior. sirve para duplicar un encabezamiento o

Cambiar entre cabecera y pie est indicado cuando se quiere pasar del encabezamiento al pie de pgina y viceversa. 23

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Mostrar el anterior pgina anterior. Mostrar el siguiente siguiente.

permite pasar al encabezado o pie de la

tiene la misma utilidad, pero con la pgina

Cerrar es para volver al documento.

Recurdese que el encabezamiento y pi de pgina es una caracterstica de la seccin ; por lo tanto puede ser diferente de una seccin a otra del mismo documento. Esto puede servir precisamente para incluir en l el ttulo de la seccin, que puede ser un captulo de un libro.

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8.- OTRAS POSIBILIDADES DE

WOR D

Word es un procesador de texto con muchsimas posibilidades (muchas ms de las que un usuario normal conoce y necesita). En las pginas precedentes se han ido explicando algunas de las ms importantes, pero quedan muchsimas ms: de hecho, con escriben todo tipo de libros y artculos cientficos. En estos ltimos apartados se van a describir de modo muy breve- algunas posibilidades que no han sido utilizadas hasta ahora. Si se desea profundizar en algunos de estos temas, podemos usar la Ayuda del propio programa, que contiene abundante informacin, bien estructurada y muy accesible. 8.1 Tablas Una tabla es un conjunto de cuadrculas en las que se pueden introducir informacin, editarla, ordenarla, etc. Las tablas se componen de filas y columnas. La interseccin entre ambas recibe el nombre de celdas, siendo stas el elemento esencial de las tablas, pues sobre ellas ir el texto o los grficos. Las celdas son independientes entre s y esta cualidad nos permite dar a cada una un formato o tamao diferentes. Dentro de una celda podemos escribir como si de un documento en blanco de Word se tratara. Si queremos crear tablas, tenemos varias posibilidades de ejecucin: Usar el botn estndar Insertar tabla de la

Word se

Barra de herramientas

En este caso seguiremos estas instrucciones: 1. Colocar el punto de insercin en el sitio donde deseamos crear la tabla. 2. Pulsar un clic sobre el botn Insertar tabla de la herramientas y arrastrar el puntero del ratn hasta seleccionar las filas y columnas que compondrn la tabla. (Figura 13). 3. Hacer un clic para que aparezca la tabla en el rea de trabajo.

Barra de

Utilizar el men

Tabla

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El men Tabla contiene la opcin Insertar para crear tablas. Esta opcin nos permite introducir tablas, columnas y filas en una tabla ya creada. En el cuadro de dilogo Insertar tabla especificaremos el nmero de filas y columnas que va a tener la nueva tabla. Tambin podremos establecer el ancho de cada columna as como elegir un formato de entre los preestablecidos de Word .

Figura 14. Creacin de una tabla 4 x 4

Con la opcin Propiedades del men Tabla podemos poner bordes y sombreado a una tabla, as como especificar la alineacin que tendr nuestra tabla dentro del documento. Prctica Crear una tabla como la siguiente:

Ayudarse del botn derecho del ratn, cuando estamos trabajando sobr e la tabla

8.2 Insercin de objetos Word ofrece muchas posibilidades de insertar objetos de distinto tipo producidos por las ms diversas aplicaciones informticas. Adems de la insercin ms elemental basada en el 26

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Copiar y Pegar , Word ofrece OLE ( Object Linking and Embedding ), con la posibilidad de insertar referencias a ficheros creados con otras aplicaciones y a las propias aplicaciones. De esta forma, una misma hoja de clculo o una misma figura pueden ser insertada en varios documentos, y as sus cambios son introducidos en todos esos documentos la vez. Para insertar objetos dentro de un documento la opcin Objeto del men Insertar . Word usaremos

En el cuadro de dilogo que se abre aparecen las aplicaciones que estn disponibles; se elige la que se desee ejecutar y sta se abre, permitiendo preparar el objeto que se desea insertar. Cuando se ha terminado de preparar, se sale de esa aplicacin y el control vuelve automticamente a Word . Entre los programas ms habitualmente utilizados para insertar objetos en Word se encuentra el Microsoft Editor de Ecuaciones 3.0 , que permite crear frmulas matemticas y cientficas. Prctica Crear la siguiente ecuacin e insertarla en un documento Word

y =

() x
x

2 1 5

+ 5 3

8.3 Numeracin de tablas, figuras y otros elementos Cuando en un documento se trabaja con gran nmero de tablas, figuras u otro tipo de objetos, conviene agregar un ttulo numerado a cada no de ellos. De esta manera se facilita al lector la consulta a las ilustraciones incluidas en los documentos. En esta tarea se puede automatizar, con importantes ventajas como por ejemplo la de que al introducir un nuevo elemento la numeracin de todos los elementos posteriores de ese mismo tipo se modifica automticamente.

Word

Para insertar un ttulo manualmente, hay que seleccionar el objeto que ha de llevar el ttulo y elegir el comando Ttulo del men Insertar . Tambin se puede elegir Ttulo ... en el men contextual que se abre al clicar sobre el elemento en cuestin con el botn derecho del ratn. 27

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8.4 Correccin de textos El corrector es una utilidad muy prctica que Word incorpora. Mediante el corrector, en su funcin ortogrfica, se puede revisar la ortografa y, en su funcin gramatical, se revisa la concordancia gramatical del texto. Esta aplicacin lleva a cabo sus funciones mediante comparacin entre lo que escribimos y lo que contiene en su diccionario principal o en los personalizados. Para la revisin de textos con los diccionarios personalizados, stos deben estar activos. Word permite establecer opciones respecto a la correccin de textos en la ficha Ortografa y gramtica del cuadro de dilogo Opciones, que se visualiza al ejecutar Opciones del men Herramientas . Respecto a la ortografa, este cuadro de dilogo incluye las opciones que ahora se enumeran: Revisar ortografa mientras se escribe Ocultar errores de ortografa en este documento Sugerir siempre Slo del diccionario principal Omitir palabras en MAYSCULA Omitir palabras con nmeros Omitir archivos y direcciones de Internet

Respecto a la gramtica, se incluyen estas opciones: Revisar gramtica mientras se escribe Ocultar errores gramaticales en este documento Revisar gramtica con ortografa

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8.5 Impresin de documentos Antes de imprimir un documento conviene activar la opcin Vista preliminar del men Archivo , o clicar en el botn de la de herramientas . Mediante esta opcin se consigue obtener una visin global de cada pgina del documento. Cuando se est seguro de que el documento ya tiene la forma que se le ha querido dar, tan slo queda activar la opcin Imprimir del men para obtener la impresin del documento. 8.6 Bsqueda y sustitucin de texto Estas son tambin capacidades de Word ampliamente utilizadas. El comando Buscar se encuentra en el men Edicin . Su utilidad consiste en encontrar un determinado texto en el documento. Existen opciones para atender o no a que las letras sean maysculas o minsculas, a que el texto sea una palabra o conjunto de palabras completas, o bien parte de una o ms palabras. Se pueden tener en cuenta las caractersticas de formato de caracteres y de prrafo de texto buscado, y tambin caracteres especiales y smbolos que pueden no aparecer en el teclado. Finalmente, el usuario puede decidir si la bsqueda se realiza hacia delante o hacia atrs en el documento, desde el punto donde est insertado el cursor. Adems de las citadas existen varias opciones ms, las cuales aparecen clicando el botn Ms . Archivo , o clicar barra

8.7 Estilos Un estilo es un conjunto de opciones de formato que son susceptibles de ser aplicadas al texto de un documento para cambiar su apariencia de una manera rpida. Si aplicamos un estilo, estamos ejecutando de una sola vez un grupo completo de caractersticas de formato. Ejemplo: tipo de fuente, tamao, alineacin, etc.; de esta manera, podemos estar seguros de que las diversas partes de nuestro documento siempre tendrn el mismo aspecto. Word tiene una serie de estilos prediseados para las tareas ms significativas, que podemos modificar, incluso creando otros nuevos para tareas particulares. Los estilos quedan guardados bajo un nombre, de forma que luego se puedan aplicar sobre otros documentos. Al iniciar Word , el nuevo documento en blanco utiliza el estilo Normal , que es el estilo base. Se vern los estilos creados por

Word 29

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accediendo al cuadro de dilogo o con el botn de la

Estilo del men .

Formato (Figura 14),

barra de herramientas

Figura 15. Cuadro de dilogo

Estilo

Si seleccionamos en la opcin Lista , Todos los estilos observar el conjunto de estilos que podemos aplicar al texto. Hay que distinguir entre: Estilos de carcter , que se utilizan para formatear caracteres aislados, bloques de texto, etc. Estos estilos slo afectan al texto seleccionado en un prrafo, como la fuente, los formatos en negrita y cursiva, etc.; son as apropiados para resaltar nombres, frases referencias, etc. Estilos de prrafo , que controlan todos los aspectos de la apariencia global del prrafo como son la alineacin del texto, las tabulaciones, el interlineado, los bordes ...; al activarlos se formatea automticamente el prrafo en el que tenemos situado el cursor. El estilo abarcar a todo el prrafo actual.

, se

Una vez que se ha formateado el documento, se puede modificar su aspecto rpidamente utilizando la (Figura 15). La Galera de estilos es un conjunto de documentos de uso habitual con distintos formatos. Al cuadro de dilogo opcin Tema del men estilos .

Galera de estilos plantillas de

Galera de estilos se accede a travs de la Formato y pulsando el botn Galera de

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Figura 16. Cuadro de dilogo

Galera de estilos

A la izquierda aparece una lista de plantillas; a la derecha, la vista previa. En la parte inferior izquierda estn las presentacin . Para aplicar un estilo de la galera a un documento ya escrito se debe: 1. Escribir el documento, ya sea una carta, un informe, etc. 2. Seleccionar todo el documento y abrir el cuadro de dilogo Galera de estilos . 3. Elegir una de las plantillas y hacer clic sobre ella. 4. Pulsar el botn Aceptar . Si por nuestras necesidades particulares, no encontramos un estilo adecuado, podemos crear nuestro propio estilo de la siguiente manera:

Opciones de

1. Seleccionar el texto que contiene el formato que deseamos utilizar para el estilo. 2. Hacer clic en el botn Estilo de la Barra de herramientas 3. Sobrescribir el nombre del estilo existente para crear el nuevo nombre de nuestro estilo. 4. Pulsar Intro . Como resultado, nuestro estilo se ha aadido a los estilos existentes y su nombre aparecer en la lista de estilos.

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9.- DESCRIPCIN DE LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS MS COMUNES

En esta ltima seccin, mostraremos las herramientas ms comunes y ms usadas, as como la descripcin de los botones que las componen.

barras de

9.1 Barra de herramientas Estndar

9.2 Barra de herramientas Formato

9.3 Barra de herramientas Dibujo

9.4 Barra de herramientas Vista preliminar

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9.5 Barra de herramientas Encabezado y pie de pgina

9.6 Barra de herramientas Imagen

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INDICE

1. Introduccin 2.- Entorno de trabajo 3.- Distintas formas de ver un documento 4.- La ayuda en WORD 5.- Manejo de documentos 5.1 Abrir documentos nuevos o ya existentes 8 5.2 Guardar y cerrar documentos 8 5.3 Plantillas 6.- Edicin de textos 6.1 El men Edicin 6.2 Configurar la pgina 6.3 Numeracin de pginas 7.- Formato de documentos 7.1 Fuentes 7.2 Prrafos 7.3 Tabulaciones 7.4 Numeracin y vietas 7.5 Encabezados y pies de pgina 8.- Otras posibilidades de WORD 8.1 Tablas 8.2 Insercin de objetos 8.3 Numeracin de tablas, figuras y otros objetos 27 8.4 Correccin de textos 8.5 Impresin de documentos 8.6 Bsqueda y sustitucin d e texto 29 8.7 Estilos 9.- Descripcin de las barras de herramientas ms comunes. 9.1 Barra de herramientas estndar 32 9.2 Barra de herramientas Formato 32 9.3 Barra de herramientas Dib ujo 32 9.4 Barra de herramientas Vista preliminar 32 9.5 Barra de herramienta Encabezado y pie de pgina 33 9.6 Barra de herramienta imag en 33

1 3 5 7 8

11 12 12 13 15 16 17 18 20 21 23 25 25 26 28 29 29 32

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INDICE DE FIGURAS

Figura 1. Ventana de WORD Figura 2. Comandos del men Ver Figura 3. Cuadro de Zoom Figura 4. Mltiples pginas en Vista preliminar 6 Figura 5. Cuadro de dilogo Abrir Figura 6. Opciones para guardar automticamente un documento 9 Figura 7. Seleccin de plantillas al abrir un nuevo documento 11 Figura 8. El men Edicin Figura 9. Cuadro de dilogo Configurar pgina Figura 10. El men Formato Figura 11. El men Fuente Figura 12. Ejemplo de uso d e los distintos tabuladores Figura 13. Cuadro de dilogo Numeracin y vietas Figura 14. Creacin de una tabla 4 x 4 Figura 15. Cuadro de dilogo Estilo Figura 16. Cuadro de dilogo Galera de estilos 31

3 5 6

13 14 16 17 21 22 26 30

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