CONTROLADORIA GERAL DO MUNICPIO Coordenao de Auditora Operacional

ROTEIRO DE AUDITORIA DE ALMOXARIFADO 1 - OBJETIVO A auditoria de Almoxarifado tem por objetivo aferir a eficincia dos controles internos, relativamente a entradas, sadas e estocagem dos materiais, bem como analisar a classificao, a segurana, a conservao e o consumo dos citados bens. 2 - ROTEIROS 2.1 - CONDIES FSICAS I - Examinar se o Almoxarifado est instalado em local de fcil acesso, se o espao fsico suficiente, se h existncia de segurana e se o lay-aut funcional; II - Examinar se h locais separados para recepo e expedio de materiais; III - Examinar se existem Almoxarifados auxiliares, vinculados ao Almoxarifado Geral e por ele tambm controlados, neste caso, os trabalhos devero abrang-los, na extenso necessria. 2.2 - PROTEO E SEGURANA I - Verificar se os materiais esto protegidos contra intempries, sinistros e outras foras fsicas da natureza; II - Verificar se o Almoxarifado dispe de equipamentos de combate e preven contra incndios, em nmero suficiente, distribudos de maneira estratgica, de forma a facilitar a sua utilizao rpida e precisa, em casos de emergncia, e se so vistoriados periodicamente; III - Verificar se h pessoal especialmente treinado e apto para a utilizao dos equipamentos de segurana; IV - Verificar se pessoas estranhas ou de outros setores transitam pelas dependncias internas do Almoxarifado; V - Verificar se h normas previamente estabelecidas sobre a proteo e segurana do Almoxarifado, se estas foram adotadas e se so obedecidas; VI - Verificar se so tomadas providncias especiais para conservao dos materiais de borracha, os sujeitos a ferrugem e os de pequena dimenso; VII - Verificar se h seguro adequado para a cobertura dos bens no Almoxarifado e se o seu valor corresponde ao do estoque mdio acusado no perodo; VIII - Verificar se todos os materiais de consumo e permanente, mesmo que para distribuio direta e imediata, passam obrigatoriamente pelos controles do Almoxarifado; IX - Verificar se os responsveis pela guarda e controle dos bens do Almoxarifado prestaram fiana ou possuem seguro de fidelidade. 2.3 - CONTROLE INTERNO I - Verificar se h normas internas sobre procedimentos e rotinas e se o Almoxarifado est bem organizado, limpo e arejado, de forma a oferecer um controle eficiente e um bom ambiente de trabalho;

CONTROLADORIA GERAL DO MUNICPIO Coordenao de Auditora Operacional II - Verificar se as funes dos responsveis pelo Almoxarifado esto claramente definidas, com relao escriturao, ao recebimento e expedio de materiais; III - Verificar se o Almoxarifado tem independncia dos setores de Compras e Contas a Pagar, se for o caso; IV - Verificar se existe padronizao dos materiais utilizados pela entidade, a fim de eliminar variedades desnecessrias e evitar desperdcios e sobras; VI - Verificar se os tales de requisio possuem campos que possibilitam o detalhamento e a clareza dos materiais solicitados, visando a um controle eficiente do setor; VII - Verificar se para efeito de classificao, est sendo considerado material permanente, o de durao superior a dois anos; VIII - Verificar se os documentos referentes movimentao do Almoxarifado satisfatoriamente, a fim de possibilitar o seu fcil exame e manuseio, quando necessrio; IX Verificar se a escriturao interna do Almoxarifado est atualizada; so arquivados

X - Verificar se est sendo utilizado um sistema satisfatrio de codificao, classificao e especificao dos materiais; XI - Verificar se os materiais existentes no Almoxarifado esto sendo etiquetados atravs de um bom sistema de identificao, disposio e distribuio; XII - Verificar se o controle dos estoques feito atravs de fichas de prateleira e de controle geral, ou outro sistema satisfatrio; XIII - Verificar se a classificao do material do Almoxarifado idntica adotada para fins de contabilizao. 2.4 - ENTRADAS DE MATERIAIS I - Verificar se os materiais inservveis ou em desuso so recolhidos ao Almoxarifado, e quais as providncias tomadas para a sua recuperao, redistribuio e alienao; II - Verificar se os materiais recebidos so previamente conferidos com os pedidos (espcie, qualidade, preo, etc.) e especificaes constantes das Notas Fiscais ou documentos que as substituam; III - Verificar se em todas as vias das Notas Fiscais de entradas ou documentos equivalentes, so devidamente atestados o recebimento e a aceitao dos materiais por dois funcionrios credenciados; IV - Verificar se as entradas de materiais por transferncias so submetidas ao mesmo processo de conferncia e so acobertadas por "Nota de Transferncia" ou documento hbil que a substitua; V - Verificar se o material permanente, adquirido para distribuio imediata ou direta, est sendo controlado pelo Almoxarifado e se a documentao correspondente encaminhada ao Setor de Patrimnio para fins de tombamento; 2.5 - SADAS DE MATERIAIS I - Examinar se as sadas de materiais so efetuadas somente atravs de requisies, devidamente visadas pela Chefia do Setor requisitante; II - Examinar se so numeradas seqencial e tipograficamente as requisies, em talonrios prprios;

CONTROLADORIA GERAL DO MUNICPIO Coordenao de Auditora Operacional

III - Examinar se as requisies de determinado perodo conferem com as baixas efetuadas, e se as vias do Almoxarifado coincidem com as do Setor requisitante; IV - Examinar se as sadas por transferncias so acobertadas por "Nota de Transferncia" ou documento hbil que a substitua; V - Examinar se os materiais constantes das requisies que no forem atendidos por inexistncia em estoque, esto sendo assinalados com carimbo de "No Fornecido", ou com outros tipos de anotao; 2.6 - ESTOQUES DE MATERIAIS I - Verificar se h normas internas, legislao ou procedimentos para o controle, guarda, conservao, segurana e levantamento dos estoques e a existncia de materiais sem movimentao h bastante tempo e qual a razo; II - Verificar se os materiais e bens em estoque, para uma maior eficincia do Almoxarifado, so controlados atravs de: a - Fichas de Estoques de Prateleiras - destinadas ao controle dos materiais no prprio local em que esto estocados. Estas fichas limitam-se a registrar os movimentos de entradas e sadas dos materiais e exibir automaticamente os saldos existentes nas prateleiras; b - Fichas de Controle Geral ou Central - estas devem corresponder em materiais e saldos aos estoques acusados nas fichas das prateleiras; IV - Verificar se o Almoxarifado mantm controle de estoques mximo, mnimo, e ponto de ressuprimento, como meio de orientao e previso quanto ao consumo e fundamentao dos pedidos de compras; V - Verificar se h planejamento e mtodos especficos para a elaborao dos inventrios fsicos no Almoxarifado; VI - Verificar se procedida verificao peridica dos bens em estoque, por pessoas estranhas ao Quadro do Almoxarifado; VII - Verificar se os lanamentos nas fichas de estoque conferem com os documentos de entrada e sada, e se esto nelas consignados os preos de custo para avaliao final dos bens, por ocasio dos inventrios; VIII - Verificar se so regularizadas, mediante conhecimento e autorizao superior, as divergncias encontradas entre o inventrio fsico e os saldos constantes das fichas de controle de estoque; IX - Verificar se periodicamente so levantados os materiais inutilizados, obsoletos ou fora de uso, e se solicitada orientao Chefia superior imediata de como proceder a respeito; XVerificar se h estocagem de inflamveis, explosivos, produtos qumicos, medicamentos e outros artigos que exijam controles especiais e se os cuidados exigidos esto sendo tomados; XI - Verificar se as fichas de controle de estoque so revistas periodicamente, visando comprovar a sua correo e maior eficincia do Setor; XII - Verificar se os saldos registrados nas fichas conferem com o estoque fsico existente no Almoxarifado, adotando, para tanto, os seguintes procedimentos: aselecionar os itens mais representativos, em termos de consumo, rotatividade, importncia e valor;

CONTROLADORIA GERAL DO MUNICPIO Coordenao de Auditora Operacional

bcd-

proceder aos exames, na extenso e profundidade necessrias, segundo o grau de confiabilidade e segurana dos controles adotados; fazer-se acompanhar, durante a realizao dos testes, por funcionrio do Almoxarifado, conhecedor das rotinas e procedimentos do Setor, e se possvel por outro servidor do rgo, como testemunha da execuo dos trabalhos; preencher papel de trabalho, partindo do fsico para os registros e/ou vice-versa, de conformidade com os materiais ou fichas previamente escolhidas;

XIII - Verificar se feito levantamento peridico dos bens, para fins de orientao dos pedidos de suprimentos necessrios unidade de compras, com base nos pontos de reposio acusados nas fichas de controle de estoque. 2.7 - OBRIGAES E RESPONSABILIDADES I - Examinar se h superviso superior sobre as atividades desenvolvidas pelo Almoxarifado; II - Examinar se est sendo elaborado o Demonstrativo Mensal de Movimento do Almoxarifado e se este encaminhado regularmente Contabilidade, para fins de escriturao; III - Examinar se a especificao, as quantidades e os valores do estoque anterior, das entradas e sadas de materiais e do estoque final no ms, acusados nos Demonstrativos Mensais de Movimento do Almoxarifado esto corretos e coerentes com os dados constantes das fichas das prateleiras e do controle geral; IV - Examinar se na mudana ou substituio do responsvel, so inventariados os bens do Almoxarifado e lavrado o Termo de Responsabilidade, assinado pelo que termina e pelo que comea a gesto; V - Examinar se analisado o consumo dos materiais no Almoxarifado, visando a um melhor controle e possibilidade de solicitao de compras agrupadas; VI - Examinar se anualmente feito o inventrio fsico de todos os bens existentes no Almoxarifado no final do exerccio; VII - Examinar se os inventrios anuais so feitos por Comisso Especial designada pelo Secretrio Municipal ou Dirigente do rgo; VIII - Examinar se aps a contagem fsica, o resultado apurado nos inventrios guarda conformidade com as fichas de controle de estoques; IX - Examinar se nos inventrios, os bens do Almoxarifado esto sendo avaliados pelo preo mdio ponderado das compras; X - Examinar se nos referidos inventrios constam as especificaes do material, com os respectivos valores unitrios e totais, e se os clculos aritmticos e os transportes das folhas esto corretos; XI - Examinar se a classificao dos bens, nos inventrios, feita com correo e propriedade; XII - Examinar se nos citados inventrios esto includos materiais danificados, obsoletos ou fora de uso, que possam prejudicar ou comprometer a sua valorizao, em termos globais; XIII - Examinar se o inventrio de que trata o item VII encaminhado Contabilidade do rgo ou entidade, para fins de escriturao e prestao de contas; XIV - Examinar se os inventrios so checados e analisados pela Auditoria Interna do rgo, se houver.