Sistema Administrativo DataMine Introduccin

Lo que todos queremos saber sobre nuestros negocios. El Qu, Quin, Cmo, Cundo, Dnde, Cunto, Porqu y Para Qu de todo lo que sucede en nuestras empresas. Informacin en tiempo real, validada y responsabilizada para la toma de decisiones.
Supervisin Administrativa.
El Sistema Administrativo DataMine, consta de un conjunto de herramientas administrativas armoniosamente integradas, que tiene por objeto el coordinar, responsabilizar y retroalimentar al factor humano sobre el proceso administrativo en el que participa, con el n de incrementar la cantidad y mejorar la calidad de su proceso de toma de decisiones. determinacin. Es por eso que el Sistema Administrativo DataMine promueve la implementacin de las Mejores Practicas Administrativas que estandarizan procedimientos y normalizan la informacin, en benecio de una informtica congruente para la correcta toma de decisiones.

Introduccin

Ciclo Administrativo.

Factor Humano.

El factor humano es el activo ms valioso de una empresa, y frecuentemente el ms olvidado. Sin l, no hay meta u objetivo alcanzable. Donde 10 personas se requieren para alcanzarlo, solo 3 son necesarias cuando stas trabajan en forma coordinada, al unsono y correctamente informadas, en bsqueda de un n comn.

El Sistema Administrativo DataMine, facilita el ciclo administrativo que promueve la mejora en el desempeo de una organizacin. Este ciclo consta de tres elementos: (1) Conocimiento y Entendimiento de las mejores practicas administrativas propuestas por el sistema. (2) Optimizacin y responsabilizacin del ujo de informacin y proceso de toma de decisiones. (3) Alineacin y Coordinacin de esfuerzos hacia una meta comn.

Mejores Practicas Administrativas.

Siempre habr ms de una forma de hacer las cosas, y aunque a veces es difcil decir que una forma es mejor que otra, es de suma importancia el ser consistentes en esa

Qu, Quin, Cmo, Cundo, Dnde, Cunto, Porqu y Para Qu Ciclo Administrativo
Colaboracin - Eciencia - Calidad - Valor
Proceso Administrativo
El Ciclo para mejorar el desempeo en una organizacin, se inicia implementando mejores prcticas administrativas que responsabilizan y promueven la colaboracin de todos los participes en el diario quehacer de una empresa. La constante retroalimentacin en tiempo real, a su vez promueve una mayor eciencia, misma que al ser medida e indexada a un responsable, repercute en una mejora en la calidad. El resultado de este conjunto agrega valor a la organizacin.

Administracin

Aquello Que Siempre Quisimos Tener

Nunca antes una herramienta administrativa ha ofrecido lo que hoy en da ofrece el Sistema Administrativo DataMine. Una forma prctica, econmica y sencilla de involucrar a todo su personal en el diario quehacer de una empresa, sin limitantes por licencias de uso rebuscadas o costos ligados al numero de mdulos y/o usuarios. DataMine le ofrece el poder conocer en tiempo real y en base a informacin responsabilizada, el Qu, Quin, Cmo, Cundo, Dnde, Cunto, Porqu y Para Qu, de todo lo que sucede en un negocio. Todos los eventos estn relacionados a un responsable, que es quien da fe y rinde cuentas del evento. Un conjunto de eventos relacionados, a su vez, se relacionan a un proceso, ya sea de ventas, adquisiciones o manufactura, por lo que la informacin que entrega el sistema se hace siempre dentro de contexto, facilitando as su anlisis y entendimiento. El proceso de adquisiciones se inicia mediante una requisicin de algn miembro de la organizacin, y termina con la conciliacin bancaria del pago al proveedor. El proceso de venta inicia con una pre-cotizacin (CRM) y termina con la conciliacin bancaria de la cobranza. El proceso de manufactura inicia con pre-informativas provenientes de las cotizaciones en lnea, y termina con la entrega del producto o servicio terminado.

La Actividad Administrativa, Vista como Proceso Compras

El proceso de compras o adquisiciones se inicia con una requisicin, y termina con la conciliacin bancaria del pago al proveedor
Requisicin
Una requisicin es una solicitud por un recurso, hecha por un miembro autorizado de la empresa. designada para autorizar el compromiso a establecer con el proveedor mediante la propia autorizacin de la Orden de Compra. Entrada al Almacn El almacenista solo podr dar entrada a mercancas, si estas cuentan con una Orden de Compra. Cuenta por Pagar El contador podr aprobar una CxP proveniente de una Orden de Compra, solo si esta cuenta con la debida entrada de mercanca al almacn. Programacin de Pagos El tesorero solo puede programar pagos de CxP previamente aprobadas por el contador. Pago El ejecutor o realizador de pagos, solo podr hacerlo si estos fueron previamente programados por el tesorero. Conciliacin del Pago Concilia la informacin terica del sistema con la que reporta el banco.

Adquisiciones

Aprobacin

La aprobacin de una requisicin la ejecuta el primer responsable en la estructura organizacional que controla un presupuesto. En caso de que el recurso exista en inventario, automticamente se autoriza al almacn referido, para hacer la entrega del recurso a quien lo solicito. Cotizacin para Compra Cuando el recurso solicitado no existe en el almacn de referencia, se le solicita al rea de compras que realice una o varias cotizaciones para su posterior aprobacin por parte de quien controla el presupuesto. Orden de Compra Una vez que las partidas presupuestales fueron autorizadas por quien controla un presupuesto, el comprador elabora una Orden de Compra. Autorizacin de Orden de Compra Una vez que el comprador elabora una Orden de Compra, deber haber una persona

La Actividad Administrativa, Vista como Proceso Ventas

El proceso de Ventas inicia con la pre-cotizacin (CRM) y termina con la conciliacin bancaria de la cobranza
Pre-Cotizacin
La administracin de la pre-cotizacin se hace por medio de la herramienta CRM integrada, que documenta el quehacer del rea de ventas previo a una cotizacin. (Prospectacin). Cotizacin Una cotizacin es un documento que formaliza la intencin que existe entre la empresa y su cliente. Este documento especica las caractersticas de la futura transaccin. Pedido Cuando las condiciones expuestas en una cotizacin, son aceptadas por ambas partes, la cotizacin se convierte en un pedido formal para la empresa. Orden de Embarque Una vez autorizado un pedido de venta, el administrador de ventas es quien programa y autoriza el embarque. Embarque El almacenista solo puede realizar embarques de pedidos que fueron previamente programados y autorizados por el administrador de ventas. Facturacin El sistema permite congurar que solo se puedan facturar remisiones de materiales o servicios previamente remisionados, dejando en manos ms expertas la facturacin abierta. Cobranza Un recibo de fondos de un cliente se registra como cobranza pendiente de aplicar, mientras ste no halla sido relacionado especcamente a una factura. Deposito de la Cobranza Documenta el proceso de depositar un recibo de fondos. Este paso permite administrar valores, e identicar el estado de estos hasta que los fondos hallan sido efectivamente depositados en una cuenta bancaria. Conciliacin de la Cobranza Concilia la informacin de saldos bancarios que reporta el sistema, con los reportes de los bancos.

Ventas

La Actividad Administrativa, Vista como Proceso Contabilidad

Tomar Decisiones en base a Informacin Consistente y Conable
Contabilidad
El Sistema Administrativo DataMine lleva la contabilidad un paso mas all del simple registro de los eventos ya sucedidos. Siendo altamente congurable cuenta con capacidad de pre-denir asientos contables a n de evitar el registro de plizas manuales, que ultimadamente quedaran al juicio y variabilidad de criterio de un auxiliar contable. Siendo el sistema multi usuario, compaa, departamento, almacn y moneda, el registro contable se efecta en automtico cuando un usuario documenta un evento. El catlogo de cuentas no tiene un limite tcnico en su nmero de niveles y consolida automticamente los dos primeros niveles de cuentas de mayor, cuando hay ms de una compaa denida. La funcin del contador pasa de una de registrador, a una de administrador, planeador, auditor y costeador, enriqueciendo enormemente sus actividades tradicionales. Costos El Sistema Administrativo DataMine, cuenta con un sistema de costeo total, con representacin estndar en los estados nancieros. Esto permite llevar un costeo muy preciso de la manufactura y mantener su resolucin, independientemente del valor al que se decida reconocer los bienes en el balance de la empresa. Adicionalmente, la representacin del costeo estndar en los estados nancieros se lleva en tiempo real, permitiendo a la direccin conocer y precisar el origen de las variaciones. El sistema presenta el estndar de lo que la manufactura debi haber costado, y la enfrenta contra lo que realmente cost. Adicionalmente calica el origen de la variacin e informa si esta proviene de un mayor o menor costo de materiales; de un mayor o menor consumo de estos; o bien si la variacin proviene de una mayor o menor utilizacin de la capacidad instalada, y por ende de la absorcin del costo jo. Asientos Contables El Sistema Administrativo DataMine garantiza una mayor congruencia y conabilidad de la informacin pues los criterios de operacin y asientos contables se denen una sola vez durante la conguracin del sistema. De esta forma cada uno de los usuario se convierte en auxiliar contable, delimitado por la parametrizacin del contador, que a su vez garantiza que cada operacin semejante quedar registrada bajo el mismo criterio, y en le tiempo en que se fue dando.

Contabilidad

La Actividad Administrativa, Vista como Proceso Costos - Produccin

Costos Produccin

Ordenes de Produccin, Servicio o Trabajo bajo a un Costeo Total con representacin estndar en los Estados Financieros
Ordenes de Produccin
El sistema Administrativo DataMine cuenta con una metodologa para la administracin y programacin de las ordenes de manufactura y/o prestacin de servicios. Se dene como Orden de Produccin (OP) aquella instruccin para fabricar un producto denido previamente en el catlogo de artculos del inventario. Ordenes de Servicio Se dene como Ordenes de Servicio (OS), aquella instruccin para prestar un servicio previamente denido en el catlogo de Servicios. Orden de Trabajo Se dene como Orden de Trabajo (OT) aquella instruccin para fabricar un articulo o prestar un servicio que no est previamente denido en el catlogo de artculos y servicios Programacin de la Produccin La programacin de la produccin se da en forma natural en el Sistema Administrativo DataMine e inicia desde el momento en que se elaboran cotizaciones. Las cotizaciones vivas van informando al rea de compras y produccin sobre las necesidades potenciales de materias primas, productos y servicios, si stas eventualmente llegaran a convertirse en pedidos. Desde la cotizacin se empieza a manejar fechas de entrega compromiso y utilizacin de capacidad instalada. La programacin de la produccin es dinmica y uida y se da de forma que se pueda cumplir con las fechas de entrega compromiso, en caso de que la cotizacin se convierta en pedido. Si el sistema detecta que la fecha de entrega al cliente no podr cumplirse, ya sea por falta de materiales o retrasos en la produccin, inmediatamente notica al vendedor responsable para que este informe al cliente con anticipacin. Costo Total El Sistema Administrativo DataMine promueve la implementacin de un costeo total, multidimensional, con representacin estndar en los estados nancieros. Esta metodologa permite saber en todo momento el costo real de fabricacin, a la vez que informa en tiempo real por conducto de los estados nancieros, el origen e importe de las variaciones. Con facilidad se puede saber si la variacin proviene de un mayor o menor costo de la materia prima, mayor o menor consumo de esta, o bien si la variacin provienen de una mayor o menor absorcin de los costos jos.

Herramientas de Apoyo

Otras Herramientas

Mltiples Herramientas de Apoyo, Armoniosamente Integradas para Incrementar la Eciencia, Responsabilidad y Calidad Administrativa
Trabajo en Equipo El Sistema Administrativo DataMine sobresale por su capacidad de documentar y coordinar las funciones vitales de un negocio, permitiendo llevar los estados nancieros en tiempo real; mas no por eso se olvida de todos aquellos detalles que facilitan y hacen ms amena la interaccin del usuario con el sistema y con el resto del equipo administrativo. Un buen sistema no se mide por su grado de complejidad, sino por lograr que los usuarios le saquen fruto y ste cubra las necesidades para el cul fue diseado. El Sistema Administrativo DataMine cuenta con conjunto de herramientas administrativas, totalmente embebidas en el sistema y que promueven la colaboracin y entendimiento entre el personal. Algunas de estas son: Pagina Hogar Existe una pagina hogar para cada usuario donde se presenta la misin y valores de la empresa; se notican los avisos generales; se da acceso a la memoranda, tanto del personal como del mismo sistema; y de donde tambin se da acceso a un repositorio de manuales de calidad, mtodos, polticas y procedimientos entre otros. Organigrama El organigrama es la columna vertebral del Sistema Administrativo DataMine, pues es ste quien dene los ujos de informacin, permisos y autorizaciones, y da pi a la estructura de costos y presupuestacin. Calendarios La facilidad de crear y administrar ms de un calendario permite a la empresa comunicar eventos relacionados con fechas, de una manera concreta y eciente, aminorando confusiones y malas interpretaciones. Ejemplos: Calendario de capacitaciones, Calendario de visitas a planta, Calendario de cumpleaos del personal, etc.

Directorio General El sistema Administrativo DataMine cuenta con un Directorio General que permite concentrar todos los contactos relacionados con una empresa, en un solo lugar y accesible por todos los autorizados, independientemente de quien fue quien lo dio de alta. Web Mail Una caracterstica nica del Sistema Administrativo DataMine, es no solo contar con un acceso al correo electrnico empresarial desde el web, sino que la accesibilidad de los correos se hace dentro de un contexto jerrquico organizacional, de forma que un directivo de la empresa podr consultar todos los correos recibidos y/o enviados, no solo por l, sino de todo su rbol administrativo organizacional que depende de l. Telefona Digital El sistema cuenta con la posibilidad de integrar un conmutador telefnico digital (PBX), con todos sus caractersticas de correo de voz, redireccionamiento de llamadas, telefona por IP, grabacin de llamadas para monitoreo, mltiples lenguajes, mensajes de voz, navegacin etc. Memorandos Decir lo que haces y hacer lo que dices se facilita mediante el uso de la herramienta de memoranda incorporada en le sistema Tareas El modulo de tareas es una herramienta de alto valor, pues facilita la labor administrativa para dar seguimiento a pendientes delegados a travs de la organizacin, y cuyo ndice de cumplimiento se liga al ndice de desempeo del puesto en cuestin. Web-Word A n de contar con un repositorio general y estandarizado de los escritos que se originan en la organizacin hacia clientes, proveedores y contactos en general, el Sistema Administrativo DataMine cuenta con una herramienta web general tipo Word para confeccionar y enviar escritos pre-membreteados.

Web-Excel Para efectos de soporte y documentacin, el Sistema Administrativo DataMine permite anexar archivos de todo tipo a cualesquier documento foliado del sistema, contando con una herramienta web para ver y generar simples archivos tabulares tipo excel. Blog El advenimiento del web como herramienta de trabajo ha proliferado enormemente en tiempos recientes. Una de las herramientas ms comnmente utilizadas por grupos de usuarios que persiguen un n o gusto comn, es el blog. El Sistema Administrativo DataMine cuenta con esta herramienta como parte integral del sistema, para darle seguimiento a asuntos de inters general o de un grupo especico, como lo pudiera ser un tema de calidad, mejora continua, buzn de recomendaciones, etc. Seguridad (Web-Cam) Cada vez es ms comn y necesario contar con herramientas de seguridad en una empresa. El web-Cam es un dispositivo de seguridad en lnea que permite reducir los costos y mejorar la calidad de la seguridad en una empresa y forma parte del suite de herramientas del Sistema Administrativo DataMine Impresin, e-mail y Fax El Sistema Administrativo DataMine cuenta con la facilidad de poder en cualquier momento imprimir, enviar por fax o enviar por correo electrnico, cualquier vista del sistema, pero solo por usuarios previamente autorizados.

Unix

El sistema operativo por excelencia, utilizado para administrar servidores de todo tipo gracias a su slida arquitectura, la cual brinda los mas altos niveles de seguridad y escalabilidad. El sistema operativo UNIX es y ha sido desde hace mucho tiempo, el cimiento ms slido para proyectos de misin critica Basado en UNIX, el sistema operativo GNU/ Linux se ha consolidado como una excelente opcin para administrar servidores de alto rendimiento. Hoy en da, Linux representa una opcin slida y conable, siendo usado por miles de compaas, instituciones y centros de investigacin alrededor del mundo. Otra excelente opcin es el BSD UNIX, (Berkeley Software Distribution) particularmente bajo el formato ofrecido por los servidores Apple que en pocas recientes han conquistado mercado por su uso intuitivo y fcil mantenimiento. Este servidor es particularmente sencillo de administrar, incluso por personas no necesariamente expertas, pues cuenta con una amplia gama de herramientas administrativas que permiten accesarlo desde un ambiente grco (GUI) muy amigable.

Apache

El servidor de paginas web ms solido, rpido y eciente, utilizado por el 70% de los ISPs del mundo.

Su crecimiento y aceptacin en el mercado desde su inicio a la fecha, ha sido imparable, incluso logrando defender su posicin contra los embates del gigante Microsoft y su IIS Server. Esta conocida herramienta es la responsable de servir o entregar las paginas web que reclaman los usuarios desde el internet, por lo que resulta ser una pieza clave en el conjunto DataMine, pues este fue diseado desde sus inicios, para operar en un ambiente web.

MySQL

La base de datos ms solida y de rpido crecimiento en el ambiente web e iniciativa Open Source. Esta herramienta est perfectamente integrada para operar bajo el ambiente Linux (Unix) y se distingue por su gran conabilidad, alta velocidad y rendimiento, incluso operando en ambientes de alto volumen de transacciones.

PHP

El lenguaje de preferencia para miles de aplicaciones que corren bajo el ambiente web. Un lenguaje moderno perfectamente integrado al Apache y MySQL, y particularmente eciente cuando opera bajo un sistema operativo basado en UNIX. El PHP es un lenguaje modular que permite gran versatilidad y adaptabilidad a la siempre cambiante industria de la computacin.

Cuando su desempeo se compara con otras bases de datos, solo MySQL es capaz de mantenerse a la par de Oracle, que es el lder en el mercado de bases de datos, aun cuando se compara con DB2, SQL Server y ASE

Aunque este lenguaje es de reciente creacin, su aceptacin y crecimiento en el mercado ha sido excepcional y prcticamente la herramienta por excelencia en aplicaciones relacionadas con el web. Es un lenguaje que tecnolgicamente se ha mantenido a la par de otras opciones comerciales como JSP y .NET

DataMine, S.A de C.V.

Tel 52 (818) 338-3077 Fax 52 (818) 338-9203 info@datamine.com.mx