2.4.

EL RECIBO Es un documento por el que la persona que lo extiende hace constar que ha recibido una cantidad de dinero de otra persona por los conceptos que se indican en el mismo. Normalmente se emite por duplicado: el original se entrega al proveedor y una copia se pasa al departamento de contabilidad. En el recibo debern constar los siguientes datos: El n del recibo Lugar y fecha de expedicin Nombre o razn social de quien entrega el dinero Nombre o razn social del emisor del recibo La cantidad entregada en letra y nmero Firma del emisor del recibo

El recibo puede ser utilizado por los pagos realizados mediante domiciliacin bancaria, en este caso se deber comunicar a la entidad bancaria dicho pago adems de la autorizacin por escrito del deudor. La entidad enviar al deudor cada vez que efecte un pago, un recibo normalizado indicando el cargo en su cuenta. 2.5. LA TRANSFERENCIA BANCARIA Es cuando el pago de la cantidad adeudada se realiza mediante el traspaso de dicha cantidad de una cuenta bancaria a otra. Las cuentas bancarias pueden ser de la misma o de distinta entidad bancaria. La transferencia supone un coste para quin la solicita, dado que el banco le va a cobrar una comisin. El importe de dicha comisin depende de si el traspaso es de una cuenta a otra del mismo banco, s es entre dos bancos diferentes dentro de la misma ciudad, etc. Se puede hacer una transferencia de un banco a otro sin tener cuenta en ninguno, slo haciendo el ingreso en uno de ellos y dando la orden de transferencia al otro banco. Si la transferencia se realiza de forma peridica (mensualmente, anualmente, etc.) se deber cursar la autorizacin

oportuna de la misma mediante carta dirigida al responsable de la sucursal, para que se emita en las fechas indicadas. Una vez cursada la transferencia, el banco enviar una informacin de la misma que servir como justificante de pago. 2.6. INGRESO EN CUENTA Es cuando el pago se realiza ingresando directamente el importe total de la compra en la cuenta bancaria del proveedor. El ingreso se efecta mediante un documento autocopiativo que contiene dos copias, una para la entidad bancaria y otra para quien realiza el ingreso, que sirve como justificante. El impreso se facilita por la propia entidad y cada una tiene su propio formato. 2.7. GIRO POSTAL Es cuando el pago se realiza utilizando el Correos; es ms rpido que la transferencia bancaria pero su coste es mayor. 2.8. TARJETA DE DBITO/CRDITO Las tarjetas se utilizan para realizar un pago de compras de mercancas o prestaciones de servicios a travs de un terminal de punto de venta; estos terminales son lectores de tarjetas que permiten el cargo del importe de la operacin realizada en la cuenta bancaria del titular de la tarjeta. Por este sistema el vendedor extiende una nota de cargo por la cantidad satisfecha con la tarjeta donde figura el importe, la fecha de pago, la persona o entidad a la que se ha realizado el pago, las claves identificativas de la tarjeta y la firma titular de la misma. Generalmente, las entidades bancarias exigen la apertura de una cuenta (corriente o de ahorro) para poder utilizar las tarjetas indicadas. Existen dos modalidades de tarjetas bancarias: a) La tarjeta de dbito, por la cual se adeudan los pagos realizados directamente en la cuenta de su titular, por lo que es indispensable tener saldo suficiente al realizar los pagos por este medio. Generalmente es ms utilizado por particulares que por empresas

b) La tarjeta de crdito, por la que se concede un crdito limitado mensualmente al titular de la misma, pudindose aplazar el pago de la deuda contrada en las condiciones pactadas con la entidad emisora de la tarjeta. 2.9. LA LETRA DE CAMBIO La letra de cambio es un documento de crdito que contiene una orden de pago (documento de valor ejecutivo legal en la que se ordena el pago de una deuda). Este documento lo elabora el vendedor, denominado en este caso librador, y la dirige al comprador, denominado librado, el cual se obliga a pagar la letra de cambio el da de su vencimiento a la persona o entidad, que se la presente al cobro, denominada tenedor o tomador. La letra de cambio es una forma de reconocer documentalmente una deuda a una fecha de vencimiento determinada. El librador, es decir el vendedor, puede acudir a un banco para obtener el dinero por adelantado el importe de la letra, a cambio de unos intereses fijados. De esta manera, el vendedor, en caso de necesitar dinero lquido, puede disponer de l antes del vencimiento de la letra. Si el banco finalmente no cobra la letra a su vencimiento, el vendedor deber devolver el dinero adelantado por el banco. La letra de cambio se cumplimenta en un modelo oficial realizado en papel timbrado (documento avalado por el Estado en el que constan sus smbolos externos) que confecciona la Fbrica de Moneda y Timbre y que contiene los siguientes datos: 1) 2) 3) 4) El lugar donde se elabora la letra El importe en cifras La fecha en que se elabora la letra La fecha de vencimiento de la letra, es decir la fecha en que debe realizar el pago. 5) El nombre del tomador o persona a cuya orden hay que pagar la letra, lo ms habitual es que sea un banco al que el librador ha entregado la letra para su cobro.

6) El importe en letra. En caso de que exista diferencia entre el importe en cifras y el importe en letras, ser vlido ste ltimo. 7) El domicilio de pago de la letra por parte del librado 8) Las clausulas especiales de la letra 9) El nombre y el domicilio del librado 10) La firma, nombre y domicilio del librador 11) La aceptacin de la letra por parte del librado mediante la firma correspondiente 12) En el reverso de la letra de cambio figuran otros conceptos como los avales o los endosos (cesin a favor de un tercero de una letra de cambio u otro documento de crdito) DIAGRAMA DE FLUJO DEL CIRCUITO DE COBRO MEDIANTE LETRA DE CAMBIO

N ACTIVIDAD 1 Elaboracin de la letra de cambio 2 3 4 5 6 Envo al cliente de la letra de cambio Y de la factura Recepcin de la factura y firma del Acepto de la letra Envo de la letra aceptada Archivo de las letras aceptadas hasta la preparacin de una remesa Presentacin de la remesa de letras en el banco para su gestin de cobro o su descuento Envo de los datos de letras aceptadas y de su estado de cobro para su contabilizacin

TESORERA CONTABILIDAD CLIENTE BANCO

x x x x x x x

Si la letra no es aceptada o pagada por el librado, la Ley permite exigir judicialmente el pago de la misma. Para acudir a la va judicial, es necesario el protesto notarial por el cual el tomador probar que se present la letra y no se pag. El protesto debe hacerse dentro de los cinco das hbiles siguientes al del vencimiento. La letra impagada puede reclamarse simultneamente

en el mismo procedimiento al aceptante, librador, endosante o los avalistas.

CUADRO COMPARATIVO DE LA LETRA DE CAMBIO Y DEL CHEQUE

LETRA DE CAMBIO Instrumento de crdito Vencimiento: varios sistemas Debe disponer de fondos en el momento del vencimiento

CHEQUE Medio de pago Pagadero a la vista Dispondr de fondos desde su emisin. LOS PROCEDIMIENTOS

3. LA INFORMATIZACIN ADMINISTRATIVOS

DE

La actividad cotidiana de la empresa supone una continua recogida y tratamiento de informacin, tanto de los procesos administrativos como del registro contable de los hechos econmicos. La calidad y la disponibilidad de la informacin es muy importante para la correcta gestin de la empresa. En la mayora de las ocasiones, la recogida y tratamiento de la informacin es rutinaria y repetitiva y se efecta de una manera preestablecida, con acciones anlogas la mayora de las veces. Para este tratamiento de grandes volmenes de informacin de manera rutinaria, repetitiva y perfectamente establecida, se utilizan los ordenadores, con los cuales estas operaciones se realizan de forma rpida y automtica, permitiendo a las personas liberadas de estas tareas desarrollar trabajos ms creativos y productivos. La informatizacin de los procedimientos administrativos y contables consiste en la utilizacin de equipos y programas informticos, para el tratamiento de la informacin de manera automtica, lo cual facilita los datos necesarios para la correcta gestin de la empresa. Un sistema informtico est compuesto de dos grandes elementos: Uno fsico, que corresponde a los circuitos, componentes elctricos y dems piezas que constituyen el ordenador

(pantallas, teclados e impresoras) y que se denomina hardware. Otro lgico, denominado software que se refiere a los programas de toda ndole que poseen las instrucciones necesarias para que el hardware ejecute las tareas que se desean realizar. Un sistema informtico constituido por estos dos elementos transforma un conjunto de informacin de entrada en otro conjunto de informacin de salida, de acuerdo con las reglas predeterminadas en los programas. Los programas o software son un conjunto de instrucciones que se ejecutan en el ordenador. Pueden ser de tres tipos: El sistema operativo: que controla las distintas unidades del hardware y manipula la informacin dentro del programa informtico. Las utilidades: que sirven para facilitar el uso del ordenador. Las aplicaciones: que son programas creados para realizar actividades concretas. Las aplicaciones se apoyan para su funcionamiento en el sistema operativo y son los programas que tienen utilidad en la gestin de empresa para aquellas personas encargadas de los procedimientos administrativos y contables. Existen un sinnmero de programas de aplicacin, pero los ms utilizados en la gestin empresarial son los de gestin de personal (nominaplus), contabilidad (contaplus), control de inventarios, facturacin (facturaplus), gestin de compras, anlisis de riesgos, gestin financiera y planificacin y control de la produccin. Otros programas de ayuda a la gestin muy utilizados son los tratamientos de textos (Word), hoja de clculo (Excel) y bases de datos (Acces).

4. LAS EXISTENCIAS Y EL ALMACN 4.1. LAS EXISTENCIAS Los artculos, una vez en la empresa, tardan un tiempo en ser empleados. Se denominan existencias (inventarios o stocks) a aquellos artculos en situacin de espera para su posterior utilizacin. Las empresas no necesitaran mantener un nmero determinado de existencias si los productos adquiridos se incorporaran inmediatamente al proceso de produccin o venta o, si el proveedor, ante una solicitud de pedido, remitiera enseguida la mercanca solicitada. Los flujos de entrada de mercancas no coinciden en el tiempo con las salidas que representan las ventas o consumos. Es necesario mantener unas reservas para poder atender la demanda de consumo a causa de: Variaciones en la demanda que supongan un aumento no previsto del consumo En ocasiones, el tiempo que tardan en llegar a la empresa los artculos pedidos es superior al perodo en que se venden o consumen. Si las empresas no mantienen reservas de materias primas, productos terminados, mercaderas, etc. no podrn satisfacer las demandas de los clientes al no disponer de los productos solicitados. A travs de los sistemas de organizacin de almacenes encontramos la respuesta a cmo debemos guardar la mercanca. A travs de las tcnicas de gestin de stocks conocemos la cantidad mnima y mxima, as cundo y cunto debemos comprar. Para conocer el valor de la mercanca almacenada y con qu frecuencia debemos hacer un recuento de la misma acudiremos a los mtodos de valoracin y realizacin de inventarios.