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Es imprescindible que la presentacin del plan de negocios sea cuidadosa y atractiva, ya que es la imagen del proyecto frente al potencial socio o inversor. Una presentacin realizada con computadora es la mejor forma de lograr este objetivo, adems de facilitar los cambios a medida que se elabora el plan. Algunos puntos a tener en cuenta para la redaccin y presentacin del Plan de Negocios: No debe ser un volumen de enciclopedia. Una extensin de 25 a 35 pginas, incluyendo los anexos, es adecuada. Es aconsejable encuadernar el plan en una carpeta, preferiblemente con tapa transparente para incluir una cartula de presentacin. Se recomienda la utilizacin de mrgenes amplios, ya que ayudan a no saturar de informacin cada pgina y permiten al lector hacer anotaciones durante la lectura. Incluir un ndice para facilitar al lector la bsqueda de los captulos o secciones del plan. Comenzar cada seccin en una nueva pgina, ya que mejora la presentacin y facilita la bsqueda de temas. Utilizar ilustraciones y grficos, pero sin abusar de este recurso. Los grficos ayudan a la mejor comprensin de la informacin, pero en exceso pueden dificultar la lectura del plan. En todos los casos, hay que asegurarse de explicar claramente la informacin que se utiliza en cada grfico, incluyendo referencias y epgrafes. Las hojas que se utilicen para la presentacin deben llevar membrete. Por un lado, es bueno reforzar la presencia del emisor en cada pgina. Por el otro, esto permite identificar las hojas si stas se desprendieran de la carpeta. Es necesario "explicitar" todos los supuestos sobre los que basa el anlisis. Esto puede hacerse en el texto principal, cada vez que corresponda, o al inicio de cada captulo en forma de listado. El plan debe ser consistente. Los captulos deben guardar coherencia entre s. Por ejemplo, si en la seccin de Estrategia se menciona como factor crtico de xito la rapidez de respuesta, la investigacin de mercado deber demostrar que ste es un factor determinante para la compra, y el captulo de Recursos Humanos deber mostrar cunta gente habr que contratar para asegurar la rapidez de respuesta.
evaluar a la persona e incluir esa evaluacin como factor de decisin. Por esa razn, es importante tener como objetivo cautivar a la audiencia, mostrando conocimiento, entusiasmo y confianza. Adems, el expositor debe ser capaz de responder correctamente las preguntas que le harn. Es recomendable hacer un ensayo con socios o colaboradores y pedirles que se pongan en postura crtica. La presentacin debe durar el tiempo justo: el suficiente para exponer todo lo importante sin aburrir a la audiencia. Evale la atencin a medida que habla. Si ve que la gente est cansada, acorte su discurso. Es preferible hablar menos y dejar que los interesados pregunten. Para hacer su presentacin en el tiempo que considera justo, establezca una duracin estimada y annciela: "Voy a exponer el plan para la creacin de una empresa sin antecedentes en el pas. La presentacin durar 45 minutos. Luego dedicar el tiempo que deseen para contestar preguntas". Maneje la presentacin de acuerdo con el pblico. Si hay participacin, utilcela para introducir los temas (no se altere porque cambi el orden de los temas; despus puede recapitular). Si no hay participacin, mantenga un ritmo andante. El pblico aprecia este ritmo mucho ms que el largo. Si hay desacuerdo, no intente la defensa inmediata. Escuche y encuentre el momento oportuno para refutarlo con datos concretos. Tambin puede ser que no tenga usted una respuesta. En ese caso, dgalo: "Es una excelente pregunta. Tendr que investigar para darle una respuesta apropiada". Al igual que las conclusiones del plan escrito, los ltimos cinco minutos de la presentacin son claves. Es el momento para utilizar la pasin y poner las cartas sobre la mesa. Aqu puede ser subjetivo y utilizar frases como "estoy convencido(a) de que esta empresa va a ser un xito", o "tengo absoluta certeza de que podr llevar adelante este proyecto". Herramientas para la presentacin. Existen numerosos recursos de presentacin para acompaar la exposicin oral que permiten un despliegue multimedia que ayudar a impactar a la audiencia. El documento escrito: la versin escrita del plan de negocios puede ser entregada al comienzo o al final de la presentacin oral. Debe asegurarse de tener suficientes copias para todos los presentes. El documento puede consistir en una carpeta (hay muchas opciones en el mercado; utilice una moderna) o puede estar encuadernado con anillado o con binder. Diapositivas: las diapositivas son una forma clsica y efectiva de realizar una presentacin visual. Las imgenes son de calidad fotogrfica. La regulacin de tiempos se logra mediante control remoto. Retroproyector con transparencias: es una alternativa a las diapositivas, que se ha generalizado por la facilidad para producir las transparencias con una computadora personal y una impresora a inyeccin de tinta. Las imgenes son de menor calidad, pero este sistema tiene la ventaja de que se puede escribir sobre las transparencias. Proyecciones multimedia: es la ltima tendencia en presentaciones. Permite la ampliacin de imgenes de la computadora y, adems, incorpora animacin y sonido.
Las presentaciones pueden contratarse a especialistas o prepararse con la ayuda de un software de presentaciones. Video: algunas imgenes, como paisajes, animacin, instalaciones y procesos productivos, se entienden mejor con video. Un televisor y un video son suficientes, aunque si la audiencia supera las 25 personas, quiz sea necesario alquilar varios monitores o un videowall. El video debera ser utilizado como soporte para lograr mayor comprensin por parte de la audiencia. Sin embargo, resulta muy difcil que el video mantenga el hilo de la conferencia del modo en que s lo hacen las proyecciones, diapositivas o presentacin computadorizada. Pizarrones, pizarras o rotafolios: siempre es bueno tener a mano un lugar para escribir. Las presentaciones en computadora o proyectadas son efectivas pero dejan poco lugar para lo espontneo. Un lugar para graficar pensamientos, hiptesis y relaciones no est de ms.
2.-Movilidad Las tecnologas mviles avanzan a pasos agigantados y se han vuelto realmente necesarias lo mismo para la fuerza de ventas que para los directivos que necesitan tener acceso a su informacin empresarial en cualquier momento y lugar. Alejandro Floren, director de Go to Market Services de IDC, dice que "todos los ambientes mviles impactarn en los negocios; ya lo hicieron este ao y lo harn con mayor fuerza el prximo. En Amrica Latina, Mxico tiene la mayor penetracin en computadoras porttiles, PDA, telfonos inteligentes y aplicaciones Wi-Fi [estndar para las redes locales inalmbricas] y WiMax [tecnologa inalmbrica de mayor alcance y ancho de banda]", puntualiza. Las tecnologas inalmbricas detonarn el trabajo a distancia, el intercambio de documentos, la colaboracin en tiempo real y las conferencias web. El reto es para los proveedores, quienes debern ofrecer servicios con tarifas competitivas para incentivar su adopcin. 3.- Seguridad Este factor cobra cada vez ms importancia no slo por las nuevas amenazas cibernticas que todos los das aparecen, sino tambin por las regulaciones, su cumplimiento y las mejores prcticas. Segn Carl Claunch, vicepresidente de investigacin de Gartner, las herramientas de mayor peso para el prximo ao sern las biomtricas. En lugar de un password, para proteger sus recursos a las empresas les convendr valerse de la huella digital de sus empleados, por ejemplo. "Los sistemas mviles de las empresas tambin debern ser seguros y disponer de planes de recuperacin en caso de desastre", reconoce Alberto Merino, director de operaciones de Sonda, firma de consultora e integracin de sistemas. 4.- Voz sobre Internet Cada vez ms empresas, de todos los tamaos, buscarn implementar voz sobre IP para reducir los costos de comunicacin entre sus diferentes oficinas. Por su parte, "los proveedores de las soluciones buscarn cumplir la promesa de una mayor oferta de aplicaciones y servicios ligados a esta tecnologa, como videoconferencia, videotelefona, as como mensajera unificada", apunta Javier. 5.- Virtualizacin Otra de las prioridades ser la optimizacin de infraestructura a travs de la virtualizacin; es decir, la creacin de una versin virtual de un sistema operativo, un servidor, un dispositivo de almacenamiento o recursos de la red. Por ejemplo, un disco duro puede dividirse en diferentes particiones para crear dos discos duros separados, pero en forma virtual. Es decir, el disco duro fsicamente sigue siendo uno, pero acta como si fueran dos. Esta virtualizacin puede generar ahorros de inversin en tecnologa. Este concepto se utilizar cada vez ms no slo a nivel de servidores, sino tambin en cmputo personal, para ejecutar dos sistemas operativos o dos aplicaciones. 6.- Outsourcing de procesos de negocio Ms all de entregar a un tercero el manejo de servicios tradicionales, como la administracin del centro de cmputo, ahora se buscar llevar este esquema a la logstica, produccin, cadena de suministro o nmina. Es decir, "lo que se llevar al outsourcing son los procesos, pero slo aquellos que no involucren el foco del negocio", comenta Floren, de IDC. Varias empresas ya se estn dedicando a este tipo de outsourcing, conocido tambin como BPO (Business Process Outsourcing), entre ellas EDS, que acaba de
poner en operacin un gran call center en Ciudad Jurez para dar servicio a Estados Unidos y Amrica Latina. 7.- Open source Desde su lanzamiento, la fuente abierta ha incrementado su popularidad en el mercado empresarial por su estabilidad, la posibilidad que brinda de utilizar una plataforma de hardware de bajo costo, la rapidez con que incorpora los nuevos adelantos tecnolgicos, la activa comunidad de desarrollo que hay a su alrededor, su interoperabilidad y, desde luego, sus ahorros en licenciamiento. Sin embargo, las adecuaciones que algunos fabricantes hacen a la fuente abierta s son objeto de licencia. Por lo tanto, la fuente abierta ser una fuerte tendencia durante 2007. "Estar presente no slo en los servidores sino tambin en el escritorio", dice el analista de Gartner. Herramientas de fuente abierta para bsquedas y administracin de contenido tambin se utilizarn cada vez ms. 8.- Administracin de procesos de negocios Para monitorear su infraestructura tecnolgica, las grandes empresas ahora tienen que mirar hacia herramientas que ayuden a administrar su hardware y software, pero creando un vnculo entre stos y los procesos; as se podr saber sobre qu herramienta pasan cules servicios. "Lo ms importante es identificar, a travs de una consola centralizada, cul es la causa de los problemas en una aplicacin y su impacto en el negocio. De esta manera se puede conocer la prioridad para resolver ese problema", afirma el directivo de Sonda. 9.- Aplicaciones PLM (Product Lifecycle Managament) Aquellas aplicaciones orientadas al manejo del ciclo de vida de los productos cobrarn cada vez ms importancia debido al empuje de industrias como, por ejemplo, la automotriz (que ya lleva dos aos impulsando el empleo de estas aplicaciones) o la aeroespacial. Este software interviene en el proceso de creacin de todos los productos, desde la concepcin y el desarrollo, hasta, finalmente, la entrega a los clientes. 10.- Acceso y administracin de la informacin El prximo ao cobrarn fuerza tecnologas que ayuden a mejorar la clasificacin de informacin para sacarles el mayor provecho. "La idea es revalorizar los recursos disponibles, ordenarlos y estructurarlos para aumentar la productividad y la calidad del trabajo, e incluso organizar comunidades empresariales que compartan recursos y tengan acceso a ellos desde donde estn y cuando lo requieran", precisa el ejecutivo de DMR Consulting. Las herramientas de Business Intelligence o inteligencia de negocios, SOA y servicios web jugarn un papel importante para esta funcin.
24 FORMAS DE ORGANIZARSE
24 Formas de ORGANIZARSE Escriba sus planes en papel. Especifique sus metas y la forma en que las va a alcanzar. Sea especfico. El consejo que usted mismo se da debe poder ponerse en prctica. Rompa las tareas en piezas pequeas que puedan ser manejadas fcilmente.
Establezca puntos de verificacin de su progreso acompaados de recompensas. Llmese la atencin sobre los beneficios que espera de completar sus tareas. Evite tentaciones y circunstancias que lo desven de sus metas. Reconozca sus limitaciones. No fije metas irreales. Reconozca y aproveche sus picos de energa. Use la motivacin negativa. Recurde las consecuencias de su falta de accin. Lleve un control de su tiempo. No deje que una tarea tome control sobre las dems. Establezca plazos concretos y afrrese a ellos. Aprenda a distinguir honstamente entre "No puedo" y "No quiero". Empiece ahora! No vacile. Mejore su habilidad para persuadirse a s mismo. Sea optimista y sus posibilidades de xito aumentarn. Decida cmo quiere empezar y qu debe hacer primero. Lea mucho. Especialmente escritos relacionados con su situacin actual. Utilice elementos que llamen su atencin: notas, avisos, recordatorios, pistas. Promtase recompensas. Use el estmulo que recibe de las buenas noticias para hacer trabajo extra. Reconozca los conflictos y tome decisiones. Dse el derecho de cometer errores. Nadie es perfecto. Ejercite su sentido del humor. La risa indica un punto de vista realista.
entender que sus primeros aos de actividades son una forma de ganar experiencia, y que no existe actividad que no tenga riesgo e incertidumbre. Algunas razones que llevan a que los nuevos negocios no perduran: 1. Falta de experiencia: Conocer a la perfeccin la actividad comercial que se pretende desarrollar es indispensable. Antes de invertir en ella deben empaparse de todos los aspectos de la misma. 2. No se tiene una estrategia de mercadeo: Producir algo o tener un inventario para la venta es una parte del negocio. La ms importante es tener una estrategia y tcticas muy bien definida de la forma de llegar al mercado. 3. Optimismo exagerado: Todo nueva empresa debe investigar el mercado al que pretenden ingresar, estudiar los competidores y hacer anticipadamente predicciones y objetivos de sus ventas. 4. Tiempo de preparacin: Antes de comenzar a recibir el dinero de los clientes se requiere completar muchas actividades. Este periodo que antecede a la operacin de una empresa debe estar muy bien calculado. 5. Capital de trabajo: Los requerimientos de capital de trabajo deben hacerse por medio de un presupuesto. Un pronstico bien preparado del flujo de efectivo ayuda a decidir cunto y cundo se necesitar. 6. Las consecuencias de un crecimiento temprano: Un negocio cambia con mucha rapidez de forma y de tamao en sus comienzos. A medida que aumentan las ventas, se necesitan sumas de dinero cada vez ms grandes para alimentar ese crecimiento. 7. Una ubicacin errnea: El punto en donde se ubica el negocio y el alquiler que paga son un aspecto vital.
6.3 Proyecciones de resultados 6.4 Plan de Tesorera y Proyecciones 6.5 Balance de situacin VII. Conclusiones Cunto tiempo toma hacerlo? En una ocasin nos encontramos un mensaje en un sitio Web que deca: Este sitio esta en constante construccin. Esa es la idea del Plan de Negocios.
transformarlas en realidad, pueden no encontrar apoyo, tambalearse frente a los problemas o quedar olvidadas en el tiempo. Los objetivos que justifican la elaboracin de un plan de negocios difieren segn el momento de la vida de la empresa y el tipo de negocio que vaya a planificarse. En general, las razones por las que se decide realizar un plan de negocios son: Tener un documento de presentacin de un proyecto a potenciales inversionistas, socios o compradores. Asegurarse de que un negocio tenga sentido financiera y operativamente, antes de su puesta en marcha. Buscar la forma ms eficiente de llevar a cabo un proyecto. Crear un marco que permita identificar y evitar potenciales problemas antes de que ocurran, con el consiguiente ahorro de tiempo y recursos. Prever necesidades de recursos y su asignacin en el tiempo. Evaluar el desempeo de un negocio en marcha. Valuar una empresa para su fusin o venta. Guiar la puesta en marcha de un emprendimiento o negocio. En las pymes, donde la decisiones suelen estar fuertemente concentradas en pocas personas, la elaboracin de un plan de negocios tiene una ventaja adicional: permite establecer una distancia entre el humor cambiante (o los caprichos) de los empresarios y las decisiones de negocios tomadas sobre la base de informacin y anlisis. Quines necesitan un Plan de Negocios? Es costumbre generalizada el pensar que solo las grandes empresas requieren un Plan de Negocios. Sin embargo, este documento es indispensables para las pequeas y medianas empresas (PYMEs). Muchos empresarios consideran el Plan de Negocios como la herramienta ms poderosa que pueda utilizarse para operar en la economa cambiante del mercado. Por tanto este instrumento en las manos de una micro o mediana empresaria podra ser una llave abierta a un sin nmero de oportunidades de negocios. Para qu me sirve? Cuando pensamos en un Plan de Negocios por lo regular creemos que este slo nos sirve para la bsqueda de financiamiento. El primer objetivo debe ser para definir de manera precisa y objetiva la factibilidad del proyecto o empresa. Tambin puede utilizarse para: 1. Redefinir la orientacin del curso de accin; 2. Respaldar una solicitud de crdito; 3. Buscar inversionistas o nuevos socios, incluyendo del tipo de los Joint Ventures 4. Presentar una oferta de compraventa; 5. Conseguir una licencia o una franquicia de una compaa local o extranjera; entre otras opciones. Cada corriente tiene su propio esquema de cmo elaborar un Plan de Negocios. Si usted apenas esta comenzando y quiere organizar sus pasos puede utilizar la siguiente gua, tomando en consideracin que cada empresa tendr sus especificidades. Antes de empezar. Muchas veces se confunde la idea de un producto con un negocio. Antes de lanzarse a armar un plan es necesario elaborar muy cuidadosamente la idea. La realizacin de un plan de negocios no se limita a una tarea de redaccin. No es un proceso lineal. Por lo tanto, suele resultar necesario volver a analizar cada punto frente a
cada avance. Por esto, es recomendable utilizar una computadora que permita ir recolectando la informacin y modificndola, antes de llegar a la versin final. Cada punto debe tener sentido en su relacin con los dems, y debe surgir de un anlisis en profundidad, que suele llevar tiempo. Si bien el tiempo invertido puede significar costos, en realidad, se trata de una inversin. Un plan de negocios bien realizado indica qu hacer y cmo hacerlo, lo que permite ahorrar tiempo y evitar contratiempos posteriores. Llega incluso a considerarse un activo en la evaluacin de un negocio, ya que lo convierte en un negocio con "manual de instrucciones", como es el caso de las franquicias. Antes de comenzar su elaboracin, es bueno organizar la informacin disponible, detectar cul es la informacin faltante y determinar cmo se conseguir, adems de pensar si se est en condiciones de realizarlo solo, o si se necesitar la participacin de otras personas o equipos (responsables de reas, abogados, contadores, etc.). Durante la elaboracin del plan debe tenerse en cuenta qu se quiere lograr con l (conseguir dinero?, aprobacin de una idea?, un buen anlisis para uno mismo?), considerando cul es la informacin que le interesa a quien lo recibir y de qu se le intenta convencer, pero cuidando tambin que la visin personal no quite a la informacin presentada el sustento objetivo.