CARACTERIZACION DE PROCESO ADMISION Y MATRICULA

CODIGO DS-P01-C03 VERSIN 02 FECHA Mayo 11/2009 Pgina 1 de 1 DOCUMENTO CONTROLADO

OBJETIVO: Seleccionar estudiantes que cumplan con los requisitos establecidos por la institucin y que requieran un servicio educativo de calidad en los niveles de Preescolar, Bsica Primaria, Bsica Secundaria y Media acadmica. ALCANCE: Este proceso va desde la inscripcin de los estudiantes hasta la legalizacin de la matricula. RESPONSABLE: Consejo Acadmico, Rectora, Direccin Administrativa, Gestin Humana. DOCUMENTOS: Ley 115, artculo 77, Decreto 1860, Requisitos para inscripcin de alumnos nuevos, Prospecto, Plan operativo anual de gestin administrativa y financiera, Procedimiento de admisin y matrcula. EXTERNOS: ISO 9001:2008. REGISTROS: Inscripcin en el software, Ficha psicolgica departamento de psicoorientacin, Constancia de entrevista, Registro de evaluacin a aspirantes, Registro Informe Familiar del Aspirante, Registro de Actualizacin de Datos para Antiguos, Examen de Admisin, Software de matrcula, Contrato de prestacin de servicio educativo para los niveles de preescolar, bsica primaria, secundaria y media. Contrato de prestacin, suministro de almuerzo. Certificacin de matrcula. RECURSOS: Computador, software, recursos financieros, personal INDICADOR DE GESTIN: % de Matrculas efectivas: Alumnos efectivamente matriculados / Total alumnos inscritos. Meta: 100% Satisfaccin de padres de familia con el proceso de matrcula: puntuacin obtenida/puntuacin esperada x100. Meta: como mnimo el 95% satisfaccin DE QUIEN RECIBE? Del entorno Proceso Gestin Humana QUE RECIBE? Alumnos aspirantes Resultados de Entrevistas a estudiantes y padres de familia Requisitos y Logstica para matrculas
ACTUAR: Anlisis de la desercin y/o aumento de aspirantes. - Indagar porque la totalidad de los aspirantes inscritos al final no son matriculados. VERIFICAR: - Realizar una efectiva y oportuna verificacin de que el aspirante llena los requisitos exigidos por la Institucin. -Constatar que el nmero de aspirantes inscritos, se haya matriculado.

ACTIVIDADES
PLANEAR: - Informar a la Comunidad en general la apertura, organizacin y realizacin del proceso de admisiones para el ao lectivo. - Divulgacin en los medios acerca de la apertura de las inscripciones.

QUE ENTREGA? Estudiantes inscritos para entrevista y exmenes Trmites de matrculas para la gestin de pago de la misma, contratos diligenciados Estudiantes matriculados

A QUIEN ENTREGA? Proceso Gestin Humana y Proceso prestacin del servicio

Proceso Gestin administrativa, contable y financiera

HACER: - Entrega del prospecto a los aspirantes. - Inscripcin de alumnos nuevos. - Entrevistas psicolgica. - Examen de admisin. Publicacin del listado de los estudiantes admitidos. -Ratificacin de inscripcin de alumnos antiguos - Proceso de matrcula

Gestin administrativa, contable y financiera

Proceso prestacin del servicio

Realizado por: Cargo: Asistente de Calidad Firma

AUTORIZACIONES Revisado por: Cargo: Coordinador de Calidad Firma

Aprobado por: Cargo: Representante de la Direccin Firma

CARACTERIZACION DE PROCESO ADMISION Y MATRICULA

CODIGO DS-P01-C03 VERSIN 02 FECHA Mayo 11/2009 Pgina 2 de 1 DOCUMENTO CONTROLADO

OBJETIVO: Seleccionar estudiantes que cumplan con los requisitos establecidos por la institucin y que requieran un servicio educativo de calidad en los niveles de Preescolar, Bsica Primaria, Bsica Secundaria y Media acadmica. ALCANCE: Este proceso va desde la inscripcin de los estudiantes hasta la legalizacin de la matricula. RESPONSABLE: Consejo Acadmico, Rectora, Direccin Administrativa, Gestin Humana. DOCUMENTOS: Ley 115, artculo 77, Decreto 1860, Requisitos para inscripcin de alumnos nuevos, Prospecto, Plan operativo anual de gestin administrativa y financiera, Procedimiento de admisin y matrcula. EXTERNOS: ISO 9001:2008. REGISTROS: Inscripcin en el software, Ficha psicolgica departamento de psicoorientacin, Constancia de entrevista, Registro de evaluacin a aspirantes, Registro Informe Familiar del Aspirante, Registro de Actualizacin de Datos para Antiguos, Examen de Admisin, Software de matrcula, Contrato de prestacin de servicio educativo para los niveles de preescolar, bsica primaria, secundaria y media. Contrato de prestacin, suministro de almuerzo. Certificacin de matrcula. RECURSOS: Computador, software, recursos financieros, personal INDICADOR DE GESTIN: % de Matrculas efectivas: Alumnos efectivamente matriculados / Total alumnos inscritos. Meta: 100% Satisfaccin de padres de familia con el proceso de matrcula: puntuacin obtenida/puntuacin esperada x100. Meta: como mnimo el 95% satisfaccin DE QUIEN RECIBE? Del entorno Proceso Gestin Humana QUE RECIBE? Alumnos aspirantes Resultados de Entrevistas a estudiantes y padres de familia Requisitos y Logstica para matrculas
ACTUAR: Anlisis de la desercin y/o aumento de aspirantes. - Indagar porque la totalidad de los aspirantes inscritos al final no son matriculados. VERIFICAR: - Realizar una efectiva y oportuna verificacin de que el aspirante llena los requisitos exigidos por la Institucin. -Constatar que el nmero de aspirantes inscritos, se haya matriculado.

ACTIVIDADES
PLANEAR: - Informar a la Comunidad en general la apertura, organizacin y realizacin del proceso de admisiones para el ao lectivo. - Divulgacin en los medios acerca de la apertura de las inscripciones.

QUE ENTREGA? Estudiantes inscritos para entrevista y exmenes Trmites de matrculas para la gestin de pago de la misma, contratos diligenciados Estudiantes matriculados

A QUIEN ENTREGA? Proceso Gestin Humana y Proceso prestacin del servicio

Proceso Gestin administrativa, contable y financiera

HACER: - Entrega del prospecto a los aspirantes. - Inscripcin de alumnos nuevos. - Entrevistas psicolgica. - Examen de admisin. Publicacin del listado de los estudiantes admitidos. -Ratificacin de inscripcin de alumnos antiguos - Proceso de matrcula

Gestin administrativa, contable y financiera

Proceso prestacin del servicio

Realizado por: Cargo: Asistente de Calidad Firma

AUTORIZACIONES Revisado por: Cargo: Coordinador de Calidad Firma

Aprobado por: Cargo: Representante de la Direccin Firma