BAZELE CONTABILITII INFORMATIZATE

CUPRINS
INTRODUCERE TEMA 1. PARTICULARITILE ACTIVITII DE TURISM
1.1.Trsturile economico-financiare ale activitii de turism 1.2. Principiile contabile generale 1.3. Profilul de activitate al societilor de turism i implicaiile sale n organizarea contabilitii 1.4. Structuri patrimoniale proprii activitii turism

4 5 5 9 11 13 16 16 16 18 20 24 26

TEMA 2. CONTABILITATEA ACTIVITII DE TURISM

2.1. Contabilitatea operaiilor din turismul intern 2.1.1. Generaliti privind activitatea de turism intern 2.1.2. Producia laboratoarelor de cofetrie patiserie 2.1.3. Activitatea de cazare i alte prestri de servicii n unitile de turism 2.2. Contabilitatea operaiilor din activitatea de turism internaional

TEMA 3. CONCEPTE PRIVIND SISTEMELE INFORMAIONALE I SISTEMELE INFORMATICE ALE ORGANIZAIILOR ECONOMICE
3.1. Implicaii ale tehnologiei informaiei asupra mediului de afaceri

26
3.2. Conceptul de sistem informaional - definiie, funcii, structur, tipuri de fluxuri i circuite informaionale 3.3. Locul i rolul sistemului informatic n cadrul sistemului informaional

30 34

3.3.1. Concepte despre sistemele informatice 3.3.2. Definirea sistemului informatic 3.3.3. Structura general a unui sistem informatic

34 34 36

3.3.4. Activitile dintr-un sistem informatic 3.3.5. Modaliti de structurare a sistemelor informatice 3.4. Produse informatice 3.4.1. Concepte specifice produselor informatice 3.4.2. Tipologia produselor informatice generalizate 3.4.3. Categorii de produse informatice n organizaii 3.5. Etapele dezvoltrii sistemelor informatice varianta organizaional 3.6. Funciunile contabile posibil de informatizat 3.7. Cerine legislative pentru produsele informatice din domeniul contabilitii

39 40 44 44 51 52 53 54 63 67 106

APLICAIE INFORMATIC PRIVIND ACTIVITATEA CONTABIL A UNEI FIRME DE TURISM BIBLIOGRAFIE

INTRODUCERE
Avalana informaional la care suntem astzi martori nu ocolete sistemul informaional al ntreprinderii moderne i implicit al celei din domeniul turismului. Astzi nu exist organizaie care s nu foloseasc un produs informatic pentru contabilitate, datorit multitudinii problemelor de rezolvat, a preurilor accesibile i nu n ultimul rnd a interesului manifestat pentru o informaie contabil de calitate i n timp real. Este necesar cunoaterea tendinelor din planul tehnologiilor informaionale i de comunicaii, a influenelor acestora asupra profesiei contabile i asupra sistemului informaional contabil, precum i a viitorului profesiei ntr-o societate global informaional. Un rol important n implementarea produselor informatice l are cunoaterea particularitilor activitii de contabilitate din diversele sectoare economice, dar i cunoaterea cerinelor legislative privind utilizarea produselor informatice pentru gestiune i contabilitate. Evaluarea tehnic i profesional a produselor informatice presupune analiza problemelor legate de structura intern a unui sistem informatic, de evaluarea calitii i profesionalismului produselor informatice. Majoritatea profeionitilor contabili au calitatea de evaluatori, ceea ce nseamn c ei trebuie s fie pregtii i pentru evaluarea activelor necorporale de natura produselor informatice i a modului de organizare a sistemelor informaionale contabile. Societatea dezvolt produse informatice pentru utilizatorii interni i externi, sprijinindu-i pe cei care vor s se familiarizeze cu antecalculaiile utilizate de societi pentru dezvoltarea de produse informatice pentru nevoi proprii i pentru ali beneficiari. Agenii economici din turism sunt persoane juridice, societi comerciale cu capital de stat, privat, cooperatist, mixt, asociaii familiale i persoane fizice care presteaz servicii specifice acestei activiti: hoteliere, servirea mesei, transport, agrement-divertisment, tratament balnear, precum i alte servicii. Avnd n vedere aceast multitudine de activiti pe care de nglobeaz turismul, contabilitatea acestui sector economic este extrem de complex i prezint o serie de particulariti. De aceea, la alegerea produsului informatic ce urmeaz a fi utilizat de ctre societatea cu specific turistic, trebuie avute n vedere att aceste particulariti, ct i corelararea ct mai optim a cerinelor contabilitii cu posibilitile oferite de acesta.

TEMA 1. PARTICULARITILE ACTIVITII DE TURISM

Uniti de nvare: Trsturile economico-financiare ale activitii de turism Principiile contabile generale Profilul de activitate al societilor de turism i implicaiile sale n organizarea contabilitii Structuri patrimoniale proprii activitii turism
Obiective: definirea turismului, reliefarea domeniilor i a particularitilor sale,

nelegerea principiilor contabile generale, organizarea contabilitii n funcie de particularitile activitii de turism. 1.1.Trsturile economico-financiare ale activitii de turism Turismul este considerat ca o form a comerului invizibil care are ca obiect de activitate organizarea i desfurarea unor cltorii n afara localitii de reedin pentru satisfacerea intereselor legate de utilizarea timpului liber al populaiei. Agenii economici din turism sunt persoane juridice, societi comerciale cu capital de stat, privat, cooperatist, mixt, asociaii familiale i persoane fizice care presteaz servicii specifice acestei activiti: hoteliere, servirea mesei, transport, agrement-divertisment, tratament balnear, precum i alte servicii. n funcie de natura activitii desfurate, agenii economici din turism se mpart n dou grupe distincte:1 1) Ageni prestatori direci de servicii turistice, care pot fi: - ageni economici prestatori de servicii n totalitate turistice; - ageni economici cu activitate turistic parial. Conform clasificrii realizat de specialitii Organizaiei Mondiale a Turismului, agenii economici prestatori de servicii n totalitate turistice sunt: ageni prestatori de servicii de transport turistic; ageni prestatori de servicii hoteliere i servirea mesei n localiti, staiuni i pe trasee turistice; ageni prestatori de servicii de tratament n cadrul staiunilor balneoturistice; ageni prestatori de servicii de agrement-divertisment destinate turitilor; ageni prestatori de servicii complementare pentru turiti sau ageni de turism (servicii financiar-bancare, servicii de asigurri, service de vize, rezervri-nchirieri, cercetare, nvmnt-educaie, informaii, consultan, protecie).

Gabriela Stnciulescu Tehnica operaiunilor de turism, Ed. All, Bucureti, 1995, p.9

n categoria agenilor economici cu activitate turistic parial se includ: ntreprinderile furnizoare de gaze, electricitate, construcii, textile, industriale, agricole, unitile financiar-bancare, unitile farmaceutice, cele de transport urban i cele de telecomunicaii, precum i o parte din unitile de servire a mesei, culturale, sportive i divertisment care presteaz servicii att pentru turiti, ct i pentru populaia rezident. 2) Ageni de turism, cu rol de intermediar ntre agenii economici prestatori direci de servicii i turiti, pot fi: - ageni touroperatori specialiti numai n organizarea de aranjamente turistice pe care le comercializeaz pe baz de contracte prin intermediul altor ageni de turism; - ageni de turism cu activitate de vnzare a aranjamentelor turistice organizate de touroperatori; - ageni cu activitate mixt de touroperatori i de vnzare direct ctre turiti a aranjamentelor turistice proprii sau ale altor touroperatori. n funcie de sfera de activitate, agenii de turism pot fi cu activitate de turism intern i internaional. Turismul intern se practic de ceteni n limita granielor rii de reedin. Turismul internaional se practic n afara granielor rii de reedin. Dup sensul circulaiei turistice, turismul internaional poate fi:2 - turism de primire sau exportul turistic care se refer la sosirile de turiti strini ntr-o ar (n vederea consumului de mrfuri sau servicii); - turism de trimitere sau importul turistic, care se refer la plecrile de turiti ntr-o alt ar (unde li se pun la dispoziie mrfuri sau li se presteaz servicii turistice). n literatura de specialitate s-au cristalizat diferite clasificri ale formelor de turism. Un prim criteriu l constituie cel al modului i momentului angajrii prestaiei turistice dup care turismul poate fi:3 - organizat - neorganizat - semiorganizat. Turismul organizat constituie acea form de turism n care prestaiile turistice, serviciile la care apeleaz turitii, destinaia i perioada n care vor fi prestate aceste servicii sunt programate n prealabil pe baz de contracte sau alte angajamente comerciale, specifice acestui domeniu de activitate, ncheiate cu ageniile de voiaj sau ali intermediari. Principalul avantaj pentru prestatorul de servicii turistice const n garania utilizrii raionale a capacitilor materiale i a forei de munc. Aceast form de turism este avantajoas i pentru turist deoarece obinerea global a serviciilor de cazare, transport, mas i agrement presupune o comoditate avnd dinainte garantate serviciile comandate la nivelul preferat de confort i tarif.
Mihaela Dumbrav, Magdalena Negruiu Contabilitatea n comer i turism, Ed. Maxim, Bucureti, 1996, p.199 3 Partenie Dumbrav, Atanasiu Pop Contabilitatea de gestiune n comer i turism, Ed. Interelcredo, Deva, 1995, p.241
2

Turismul neorganizat sau pe cont propriu este acea form de turism n care nu are loc o angajare prealabil a serviciilor turistice, a destinaiei i a perioadei de realizare a cltoriilor, cererea pentru serviciile turistice concretizndu-se printr-un apel direct al turistului la unitile prestatoare directe de servicii turistice. Asigurarea unei liberti largi de aciune creaz turismului neorganizat o serie de satisfacii de ordin psihologic, manifestate prin posibilitatea de evadare din ngrdirile programelor impuse cotidian.4 Turismul semiorganizat mbin elemente ale celor dou forme de turism prezentate. n acest caz serviciile turistice sunt angajate n prealabil doar parial, iar alte servicii sunt solicitate n momentul efecturii cltoriei turistice. n prezent turismul neorganizat nregistreaz ritmuri superioare de cretere, fiind calificat de specialiti drept turismul viitorului. n acelai timp, turismul organizat i semiorganizat pierd din importan. O alt clasificare a formelor de turism 5 este fcut dup gradul de mobilitate a turistului. n funcie de acest criteriu turismul poate fi: - turism de sejur atunci cnd turistul poate s-i satisfac cererea de servicii turistice rmnnd un timp ntr-o zon turistic; - turism itinerant atunci cnd turistul se deplaseaz continuu pe itinerarii stabilite dinainte sau ocazional, cu sejururi scurte n diverse localiti de pe traseele fixate. n cadrul turismului de sejur, n funcie de utilizarea timpului disponibil pentru turiti, pot fi menionate urmtoarele forme de turism: turism de sejur lung; turism de sejur de durat medie; turism de sejur scurt, incluznd formele de turism ocazional, de circumstan i turismul de sfrit de sptmn. n ceea ce privete turismul internaional, turismul itinerant are ca form specific turismul de tranzit, noiune legat de traversarea unor ri pentru a ajunge la destinaii mai ndeprtate. Din punct de vedere al motivaiei deplasrii se contureaz urmtoarele forme de turism: turismul de agrement, practicat de turitii care caut s cunoasc locuri noi, obiceiurile i istoria acestora; turismul de odihn i recreere ce presupune exercitarea n mod voluntar a unor activiti diferite de cele practicate n mod obinuit, caracterizndu-se prin sejururi mai lungi i cu activiti recreative de odihn activ; turismul balneoclimateric i de tratament care mbin destinderea cu diverse forme de tratament i n staiunile balneo-medicale. Turismul balneoclimateric prezint urmtoarele avantaje: asigur sejururi relativ constante i mai lungi (7-14-21 zile), asigur o clientel mai stabil; asigur
4 5

O. Snak Economia i organizarea turismului, Ed. Sport Turism, Bucureti, 1976, p.89 Doina Maria Robu Control de gestiune pe baz de bilan, Ed. Moldova, Iai, 1998, p.61

realizarea unor ncasri medii sporite pe zi/turist ca urmare a solicitrii i prestrii unei game specifice de cur balnear i tratamente medicale; contribuie la creterea coeficientului de utilizare a capacitii bazei materiale turistice. turismul tehnic i tiinific, are caracter neorganizat, fiind mai mult ocazional dect programat i se refer la vizitarea unor obiective amenajate, zone industriale, agricole, rezervaii naturale i monumente ale naturii; turismul sportiv, include att turismul pentru practicarea sporturilor, ct i turismul pentru vizionarea activitilor sportive; turismul cultural, care este legat de latura formativ a personalitii umane; turismul de afaceri i de congrese, care necesit faciliti adecvate specificului activitii de congrese i afaceri, ct i cerinelor pentru servicii turistice. Ultima form de turism menionat prezint urmtoarele avantaje: - ncasrile medii pe zi/turist sunt mai ridicate; - cltoriile de afaceri i pentru congrese nu sunt legate de o sezonalitate determinat. n funcie de mijlocul de transport folosit de turist se disting urmtoarele forme de turism: drumeia i excursiile pedestre cu scop recreativ i de ngrijire a sntii; turism rutier (motociclismul i turismul automobilistic); turism care folosete ca mijloc de transport trenul; turism naval care utilizeaz ca mijloc de transport navele maritime i fluviale; turism care folosete ca mijloc de transport avionul. Din punct de vedere al sezonalitii se disting: - turism de var; - turism de iarn; - turism de circumstan. Diversitatea serviciilor (cazare, alimentaie public, transport, agrement, nchiriere de echipament sportiv, etc) ce se ofer turistului confer activitii turistice un grad ridicat de complexitate i formeaz produsul turistic. Acesta prezint trei caracteristici principale i anume: inelasticitate, complementaritate i eterogenitate. Inelasticitatea se refer la faptul c produsele turistice sunt puin adaptabile la modificrile cererii pe termen scurt i pe termen lung. Pe termen scurt, serviciile turistice nu pot fi stocate. O variaie a cererii turistice pe termen scurt poate s influeneze pe termen foarte ntins componentele produsului turistic i preul su. Pe termen lung, cantitatea i calitatea serviciilor turistice ce compun un program sau un angajament turistic sunt dependente de caracteristicile infrastructurii de primire, de transport i cazare existente. Complementaritatea se refer la faptul c produsul turistic nu este format dintr-un singur serviciu ci dintr-un ansamblu de servicii complementare. Aceast complementaritate influeneaz calitatea produsului turistic. Dac numai un singur serviciu nu corespunde din punct de vedere calitativ, va fi afectat ntreg programul turistic. Aceasta este una din principalele dificulti cu care se confrunt touroperatorii i ali intermediari care trebuie s-i selecioneze prestatorii pe baza calitii serviciilor oferite. Eterogenitatea decurge din faptul c producerea unor servicii turistice identice este imposibil deoarece o diferen de calitate poate s existe. Aceast eterogenitate 8

a calitii face posibil o anumit substituire ntre diferite subproduse turistice. Totui produsul turistic nu este exact la fel. Modul de realizare a produsului turistic influeneaz gestiunea i contabilitatea unitilor patrimoniale din sfera turismului. Obinerea unui produs turistic complex necesit perioade lungi de timp i investiii care angajeaz finanri mari. Principalele faze urmrite de realizatorul produsului turistic sunt: - evaluarea rentabilitii previzionale i studii de pia; - finalizarea produsului i negocierile. Rezultatele studiului de pia permit efectuarea calculelor de rentabilitate previzional care va sta la baza tuturor deciziilor de creaie i de comercializare a noului produs turistic i a deciziei de a investi. Astfel, n cazul unei investiii turistice hoteliere, metoda de evaluare utilizat const n construirea unui cont previzional de exploatare plecnd de la informaiile deinute n ceea ce privete previziunile de venituri i cheltuieli. Elaborarea acestui cont presupune s se dispun n prealabil de informaii fundamentale privind datele de baz a investiiei avute n vedere. Analiza contului de exploatare previzional va permite justificarea deciziilor luate de a investi ori de a nu investi. Produsul turistic se finalizeaz cu ncheierea contractului pe baza negocierilor. Cutarea celui mai bun raport ntre calitate i pre are n vedere dou elemente principale i anume: competitivitatea i gama de produse. 1.2. Principiile contabile generale Contabilitatea este un instrument de gestiune i o baz de previziune important deoarece ea asigur cunoaterea, tratarea i interpretarea informaiilor care se refer la ntreaga gestiune sau la pri componente ale patrimoniului. Metodele aplicate n contabilitate se pot aprecia dup cantitatea de informaii pe care le furnizeaz, precizia acestora, rapiditatea cu care sunt furnizate i eficiena deciziilor. Pentru ca cifrele nregistrate s fie reale, faptele evaluate corect, iar imaginea ntreprinderii fidel, trebuie respectate o serie de principii contabile. Conform reglementrilor contabile armonizate cu Directiva a IV-a a Comunitii Economice Europene i cu Standardele Internaionale de Contabilitate, principiile contabile generale sunt:6 1. Principiul continuitii activitii 2. Principiul permanenei metodelor 3. Principiul prudenei 4. Principiul independenei exerciiului 5. Principiul evalurii separate a elementelor de activ i de pasiv 6. Principiul intangibilitii 7. Principiul necompensrii 8. Principiul prelevanei economicului asupra juridicului 9. Principiul pragului de semnificaie 1. Principiul continuitii activitii. Acesta presupune c ntreprinderea i continu n mod normal funcionarea ntr-un viitor previzibil, fr a intra n
*** OMFP nr. 94/2001 publicat n M.O. nr. 85/2001, cap. I, seciunea a 5-a, pct.5.2 5.10, OMFP nr. 306/2002 publicat n M.O. nr. 279/2002, cap.II, seciunea a 2 a, pct. 2.2. 2.8
6

imposibilitatea continurii activitii sau fr reducerea semnificativ a acesteia. Dac administratorii ntreprinderii au luat cunotin de unele elemente de nesiguran legate de anumite evenimente care pot duce la incapacitatea acesteia de a-i continua activitatea, aceste elemente trebuie prezentate n notele explicative. n cazul n care situaiile financiare nu sunt ntocmite pe baza principiului continuitii, aceast informaie trebuie prezentat mpreun cu explicaii privind modul de ntocmire a raportrii financiare respective i motivele ce au stat la baza deciziei conform creia ntreprinderea nu i mai poate continua activitatea. 2. Principiul permanenei metodelor. Acesta presupune continuitatea aplicrii acelorai reguli i norme privind evaluarea, nregistrarea n contabilitate i prezentarea elementelor patrimoniale i a rezultatelor, asigurnd comparabilitatea n timp a informaiilor contabile. Modificrile politicii contabile sunt permise doar dac sunt cerute de lege, de un standard contabil sau au ca rezultat informaii mai relevante sau mai credibile referitoare la operaiunile ntreprinderii. Este foarte important menionarea n notele explicative a oricror modificri ale politicilor contabile, pentru ca utilizatorii s poat aprecia: dac noua politic contabil a fost aleas n mod adecvat; efectul modificrii asupra rezultatelor raportate ale perioadei i tendina real a rezultatelor activitii societii. 3. Principiul prudenei. Valoarea oricrui element trebuie s fie determinat pe baza principiului prudenei. n mod special se vor avea n vedere urmtoarele aspecte: a) se vor lua n considerare numai profiturile recunoscute pn la data ncheierii exerciiului financiar; b) se va ine seama de toate obligaiile previzibile i de pierderile poteniale care au luat natere n cursul exerciiului financiar ncheiat sau pe parcursul unui exerciiu anterior, chiar dac asemenea obligaii sau pierderi apar ntre data ncheierii exerciiului i data ntocmirii bilanului; c) se va ine seama de toate ajustrile de valoare datorate deprecierilor, chiar dac rezultatul exerciiului financiar este profit sau pierdere. 4. Principiul independenei exerciiului. Se vor lua n considerare toate veniturile i cheltuielile corespunztoare exerciiului financiar pentru care se face raportarea, fr a se ine seama de data ncasrii sumelor sau a efecturii plilor. 5. Principiul evalurii separate a elementelor de activ i de pasiv 7. n vederea stabilirii valorii totale corespunztoare unei poziii din bilan se va determina separat valoarea aferent fiecrui element individual de activ i pasiv. 6. Principiul intangibilitii. Bilanul de deschidere al unui exerciiu trebuie s corespund cu bilanul de nchidere a exerciiului precedent. 7. Principiul necompensrii Conform acestui principiu este interzis a se efectua compensarea ntre posturile de activ i cele de pasiv, ntre creane i datorii, ntre cheltuieli i venituri.
7

Directiva a IV-a a CEE art. 31 pct.1 lit e)

10

Principiul necompensrii nu trebuie absolutizat n sensul c se admit compensri ntre creane i datorii dac sunt ndeplinite simultan urmtoarele condiii: - ntreprinderea are capacitate de a insista asupra decontrii nete; - capacitatea de a insista este dincolo de orice dubiu; - ntreprinderea nu suport un grad semnificativ de risc, iar profitul ataat uneia dintre ele nu duce la schimbarea de sens contrar a celeilalte. 8. Principiul prevalenei economicului asupra juridicului 8 Informaiile prezentate n situaiile financiare trebuie s reflecte realitatea economic a evenimentelor i tranzaciilor, nu numai forma lor juridic. 9. Principiul pragului de semnificaie 9 Orice element care are o valoare semnificativ trebuie prezentat distinct n cadrul situaiilor financiare. Elementele cu valori nesemnificative care au aceeai natur sau cu funcii similare trebuie nsumate, nefiind necesar prezentarea lor separat. n normele contabile armonizat cu Directiva a IV-a a CEE i cu Standardele Internaionale de Contabilitate se mai precizeaz c pentru acele elemente a cror valoare este nesigur i care trebuie incluse n situaiile financiare, n contabilitate trebuie fcute cele mai bune estimri. n acest scop este necesar uneori revizuirea valorilor lor pentru a reflecta evenimentele ulterioare datei de nchidere a exerciiului financiar, schimbrile de circumstane sau dobndirea unor noi informaii, ori de cte ori acele valori sunt semnificative. Efectul unei asemenea modificri trebuie inclus n cadrul aceleiai poziii din bilan, respectiv din contul de profit i pierdere, unde a fost reflectat i estimarea contabil iniial. Evenimentele care apar dup data bilanului pot furniza, de asemenea, informaii suplimentare cu privire la estimrile fcute de management la data bilanului. Dac aceste informaii ar fi cunoscute la data bilanului, managementul ar fi putut face estimri mai bune. Prin urmare, dac situaiile financiare nu au fost aprobate, ele trebuie ajustate pentru a reflecta i informaiile suplimentare. Abaterile de la principiile generale sunt permise numai n cazuri excepionale i vor fi menionate n notele explicative. De asemenea se vor prezenta motivele pentru care au avut loc abateri i o evaluare a efectului acestora asupra activelor, datoriilor, poziiei financiare i a profitului sau pierderii ntreprinderii. 1.3. Profilul de activitate al societilor de turism i implicaiile sale n organizarea contabilitii O form a comerului invizibil este turismul care are ca obiect organizarea i desfurarea unor cltorii n afara localitii de reedin pentru satisfacerea intereselor legate de utilizarea timpului liber al populaiei. n afara activitii de deplasare a turitilor n timpul lor liber, turismul mai cuprinde un ansamblu de activiti care contribuie la satisfacerea nevoilor turistice: activitatea ntreprinderilor hoteliere i de alimentaie public, activitatea de transport a turitilor, etc. n consecin, la realizarea unei activiti turistice particip mai multe
8 9

Conform Cadrului general de ntocmire i prezentare a situaiilor financiare (vol. 2, paragraful 35) Conform Cadrului general de ntocmire i prezentare a situaiilor financiare (vol. 2, paragraful 29 i 30)

11

uniti de turism, ceea ce face ca una dintre ele s ndeplineasc rolul de unitate organizatoare (de regul agenia de turism), iar celelalte de uniti prestatoare. O form distinct a circulaiei cu amnuntul o reprezint alimentaia public, caracterizat printr-un grad ridicat de complexitate. n funcie de activitatea desfurat, unitile de alimentaie public pot fi: - uniti de producie a cror activitate const n aprovizionarea cu materii prime, prelucrarea acestora i obinerea de produse finite, care se vnd ctre societi tere sau se transfer unitilor de desfacere aparinnd aceleiai societi; dintre unitile de producie fac parte laboratoarele de cofetrie i patiserie, precum i carmangeriile; - uniti de desfacere care se aprovizioneaz cu mrfuri destinate vnzrii n starea lor iniial (mezeluri, brnzeturi, buturi alcoolice i rcoritoare, fructe, etc.) cu organizarea consumului pe loc; dintre unitile de desfacere menionate fac parte baruri, bufete, cofetrii i patiserii fr laborator propriu; - uniti mixte (de producie i desfacere) a cror activitate este complex i const att n aprovizionarea cu mrfuri i desfacerea lor n starea n care au fost cumprate, ct i aprovizionarea cu materii prime, transformarea lor n preparate culinare i organizarea consumului acestora n uniti proprii. Strns legat de alimentaia public este activitatea de cazare hotelier care se desfoar prin intermediul unor uniti operative specifice. Dup importana lor, acestea pot fi: - uniti principale: hoteluri, moteluri, hanuri turistice, cabane turistice, etc.; - uniti complementare: popasuri turistice, sate de vacan, camere la ceteni, etc. Unitilor de cazare li se atribuie, n funcie de condiiile materiale i gradul de confort, de la una la cinci stele. n unitile de cazare hotelier se mai pot presta i alte servicii ca: frizerie, coafur, cosmetic, telefon, fax, telex, schimb valutar, piscin, spa, curtorie chimic, etc. Din cele prezentate rezult c profilul de activitate al unei societi de comer - turism determin structura organizatoric a acesteia. Att profilul de activitate, ct i structura organizatoric au implicaii, la rndul lor, asupra organizrii contabilitii. Mrimea societii, numrul de uniti din subordinea ei i dispersarea teritorial a acestora determin alegerea sistemului de contabilitate: centralizat sau descentralizat. La societile mici, cu puine uniti, este caracteristic sistemul centralizat, caracterizat prin existena unui singur compartiment de contabilitate la nivel central, unde se primesc i se prelucreaz documentele primare i se nregistreaz cronologic i sistematic operaiile economico-financiare, ntocmindu-se balana de verificare i situaiile de sintez i raportare financiar-contabil. La societile mari, cu multe uniti i mai ales dispersate teritorial, se utilizeaz sistemul descentralizat. n acest caz, fiecare unitate are un sector de contabilitate care prelucreaz documentele primare pn la balana de verificare, iar la nivel central se organizeaz o contabilitate general care prelucreaz documentele primare i nregistreaz operaiile specifice sectorului administrativ i centralizeaz balanele de verificare la nivelul ntregii societi, ntocmind situaiile de sintez i raportare financiar-contabil. 12

Profilul unitilor determin folosirea unor documente specifice, mai ales n ceea ce privete vnzarea, iar n funcie de informaiile coninute de documentele de vnzare se alege metoda de contabilizare a stocurilor i operaiilor cu mrfuri. Astfel, dac documentele de vnzare conin date cantitativ-valorice se poate utiliza metoda inventarului permanent la cost de achiziie, iar dac documentele de vnzare conin date global-valorice este indicat metoda inventarului permanent la pre de vnzare sau metoda inventarului intermitent. 1.4. Structuri patrimoniale proprii activitii turism Patrimoniul societilor de turism are, de regul, aceeai structur ca i n cazul celorlalte genuri de activiti cu unele diferenieri legate de ponderea diferit a unor elemente. Trebuie remarcat capacitatea de adaptare a patrimoniului la structura activitii i influena rapid a oricrei modificri asupra compoziiei elementelor patrimoniale. Modelul sintetic de reprezentare a patrimoniului l constituie bilanul care prin structurile sale ofer o imagine a acestuia att sub aspectul funcional ct i al resurselor de dobndire. Cele mai importante informaii furnizate de bilan sunt situaia actual i rezultatele exerciiului ncheiat. Pentru a cunoate ntreprinderea att sub aspect economic ct i financiar, aceste informaii pot fi detaliate sau combinate. Astfel, fiecrui post din bilan i corespunde o problem de gestiune i evideniaz politica urmrit de ntreprindere ntr-un anumit domeniu. Studiul financiar al pasivului patrimonial pune n eviden lista resurselor reversibile aflate la dispoziia ntreprinderii. Astfel, se evideniaz dou pri distincte ale pasivului: capitaluri proprii (pasive nonexigibile); capitaluri mprumutate (strine sau pasive exigibile). Prin aceast clasificare se face distincie ntre pasivele externe ale ntreprinderii i pasivele interne care exprim drepturile asociailor, cum ar fi: capital, rezerve, profitul exerciiului. O alt clasificare se face n: capitaluri permanente sau stabile; capitaluri provizorii sau rennoibile. Termenul de capitaluri permanente exprim ansamblul resurselor de finanare stabile de care dispune o ntreprindere. Altfel spus, capitalurile permanente reprezint resursele de finanare utilizate de o ntreprindere de o manier permanent, durabil. Ele trebuie s finaneze toate valorile imobilizate, precum i fondul de rulment net. Determinarea mrimii optime a capitalurilor permanente este o problem de o maxim importan n gestiunea ntreprinderii, deoarece o eventual insuficien a resurselor de lung durat influeneaz asupra solvabilitii, lichiditii i rentabilitii sale. Structural, capitalurile permanente cuprind: capitalurile proprii;

13

o parte din provizioanele pentru riscuri i cheltuieli previzibile la sfritul unui exerciiu financiar care este asimilat capitalurilor proprii; capitalurile mprumutate pentru o perioad mai mare de un an (datorii pe termen mediu i lung); partea din venituri constatat n avans, pentru o perioad mai mare de un an; n structura capitalurilor permanente, partea capitalurilor mprumutate nu trebuie s fie excesiv n raport cu cea a capitalurilor proprii, o valoare de 0,50 a raportului capitaluri mprumutate / capitaluri proprii este considerat adesea ca fiind ridicat. Capitalurile permanente cuprind deci mprumuturile pe termen mijlociu i lung i capitalurile proprii care sunt la dispoziia ntreprinderii, cum ar fi: capitalul social, rezerve, profit nerepartizat, provizioane. n structura capitalurilor proprii, capitalul social are un caracter avansabil. El se constituie la nfiinarea ntreprinderii, fiind o condiie a existenei i funcionrii acesteia. La ntreprinderile individuale, constituirea capitalului are loc pe calea aportului personal al proprietarului, iar la societile comerciale prin aportul n numerar sau n natur al asociailor, dup caz. Capitalul social se mparte n capital social subscris i nevrsat i capital social subscris i vrsat. Capitalul social subscris i nevrsat (nedepus) reprezint partea din capitalul subscris care nu a fost nc fizic pus la dispoziia ntreprinderii de ctre proprietari. Capitalul social subscris i vrsat reprezint partea din capitalul subscris pus efectiv la dispoziia ntreprinderii de ctre proprietari. Pe parcursul funcionrii ntreprinderii, capitalul se poate majora prin emisiunea de noi aciuni reprezentate de aporturi n bani i/sau natur i prin operaiuni interne (ncorporarea de rezerve, capitalizarea profitului exerciiului precedent, transformarea de obligaiuni n aciuni, etc.) Reducerea capitalului se efectueaz prin rambursarea ctre acionari sau asociai a unei pri din capital atunci cnd ntreprinderea consider capitalul prea mare n raport cu activitatea sa i atunci cnd reduce investiiile dintr-un sector sau ramur de activitate. De asemenea, reducerea de capital poate avea loc prin acoperirea de pierderi suferite n exerciiile financiare anterioare. Rezervele reprezint, n principiu, partea din profit afectat durabilitii ntreprinderii pn la decizia contrar a organelor competente. Ele se mai pot defini ca profit conservat la dispoziia ntreprinderii i nencorporat n capital. Profitul sau o parte din profitul unuia sau mai multor exerciii anterioare care n-a fost distribuit i nici ncorporat n rezerve se reporteaz la exerciiul financiar urmtor. Astfel, n calitate de rezultat, profitul este o resurs. Rezultatul msurat prin bilan trebuie s fie egal cu rezultatul msurat prin contul de rezultate. n ntreprinderile de turism o importan crescnd capt provizioanele pentru riscuri i cheltuieli destinate s acopere riscurile i cheltuielile datorate unor evenimente n curs de survenire sau probabile, avnd obiectul precizat dar realizarea incert. Datoriile pe termen mijlociu i lung se clasific dup natura lor n: - datorii financiare: mprumuturi sub forma obligaiunilor convertibile, mprumuturi i datorii din credite, etc.; 14

- datorii din exploatare: avansuri i aconturi primite asupra comenzilor n curs, datorii fa de furnizori, etc.; - datorii diverse: fiscale i sociale, asupra imobilizrilor, fa de acionari i asociai. Dac pasivul patrimonial din ntreprinderile de turism fa de celelalte ntreprinderi nu prezint prea multe particulariti, activul patrimonial prezint numeroase particulariti. Activul se mparte n dou grupe al cror comportament este foarte diferit: o parte fix i o parte mobil. Aceast divizare a activului care corespunde teoriei economice conform creia clasificarea se face n capital fix i capital circulant este esenial din punct de vedere economic i financiar. Ea distinge activul imobilizat sub forma imobilizrilor necorporale, corporale i financiare de activul circulant sub forma stocurilor, aconturilor i avansurilor vrsate asupra comenzilor, creanele, valorile mobiliare de plasament, disponibiliti, cheltuieli constatate n avans. Distincia ntre activul imobilizat i activul circulant nu este ntotdeauna simpl, pentru c nu ine nici de natura lor fizic sau juridic, nici de durata lor n cadrul patrimoniului, deoarece are un caracter subiectiv determinat de destinaia lor. Activele imobilizate sunt bunuri i valori destinate s serveasc n mod durabil activitii ntreprinderii. Ele nu se consum la prima utilizare, ci sunt destinate s rmn durabil sub aceeai form n ntreprindere. Activele circulante sunt elemente ale patrimoniului care conform destinaiei sau naturii lor nu au vocaia s rmn durabil n ntreprindere, ci sunt destinate vnzrii, deci periodic se schimb contra bani urmnd ciclul ntrebuinare - bani ntrebuinare. n ntreprinderea de prestri de servicii turistice ponderea imobilizrilor corporale este mare (mobilier, covoare, perdele, mijloace de transport). Rambursarea mijloacelor financiare utilizate este asigurat prin prestarea serviciilor. Capitalul circulant are o intervenie rapid, solicitnd resurse pe termen scurt, iar pentru capitalul fix ntreprinderea trebuie s dispun de mijloace financiare pe termen lung.

15

TEMA 2. CONTABILITATEA ACTIVITII DE TURISM

Uniti de nvare: Contabilitatea operaiilor din turismul intern Contabilitatea operaiilor din activitatea de turism internaional
Obiective: analiza generalitilor privind activitatea de turism n domeniul

contabilitii, att pentru turismul intern, ct i pentru cel extern.

2.1. Contabilitatea operaiilor din turismul intern 2.1.1. Generaliti privind activitatea de turism intern Turismul este un domeniu de activitate cu un profil complex ce reunete un ansamblu de servicii i bunuri, proprii mai multor sectoare, asigurnd legtura ntre prestatori i turiti prin vnzarea serviciilor solicitate de ctre acetia. Apar astfel o serie de relaii ntre organizatorii activitilor turistice i diferiii productori de bunuri, prestatori de servicii turistice sau beneficiarii acestora, ceea ce necesit o serie de operaiuni care s asigure desfurarea corect i eficient a activitilor turistice. Activitatea unitilor de turism este foarte diversificat, constnd n principal n prestri de servicii ce pot fi grupate dup cum urmeaz: a) activitatea de turism intern organizat prin intermediul ageniilor din cadrul societilor comerciale de turism cuprinznd: - aciunea turistic de trimitere la odihn i tratament; - aciunea turistic privind excursiile interne; - aciunea turistic privind excursiile externe cu ceteni romni (import turistic). Trebuie precizat c aciunea turistic de trimitere la odihn i tratament poate consta n: - trimiterea la odihn i tratament prin vnzarea biletelor de odihn i tratament de ctre alte societi dect cele deintoare de baz material i organizatoare de aciune turistic; - valorificarea locurilor pentru odihn i tratament din staiunile proprii prin dispeceratele de cazare ale acestora; - valorificarea spaiilor de cazare la ceteni, omologate pentru turism. b) activitatea de cazare turistic cuprinznd: - activitatea de cazare propriu-zis (activitatea hotelier) desfurat prin diferite tipuri de uniti de cazare: hoteluri, moteluri, hanuri, vile turistice, cabane, etc.; - activitatea de prestri servicii complementare pentru turiti: servicii de pot, servicii personale (frizerie, coafur, spltorie, curtorie, nchirieri de obiecte), servicii de tratament, servicii de agrement, etc.

16

c) activitatea de transport turistic de personal cu mijloace proprii de transport; d) activitatea de desfacere a mrfurilor cuprinznd alimentaia public i desfacerea mrfurilor cu amnuntul prin alte uniti comerciale; e) activitatea de producie cuprinznd: - producia laboratoarelor de cofetrie - patiserie; - producia alimentar (panificaie, carmangerie, etc.). f) alte prestri de servicii. Turismul prezint o serie de trsturi specifice care influeneaz ntre altele i modul de organizare a contabilitii. Dintre acestea menionm: 1. Caracterul complex al activitii turistice, determinat de diversitatea serviciilor ce se asigur turistului pe parcursul cltoriei sale (cazare, mas, transport, tratament, vizite, etc.). Privite ca fenomen economic, toate serviciile prestate turistului formeaz produsul turistic care din punct de vedere contabil prezint importan n evidenierea veniturilor i cheltuielilor pe activiti, pe tipuri i pe feluri de prestaii turistice, oferind posibilitatea determinrii i analizei eficienei acestora. Privite ca fenomen social, serviciile prestate turistului formeaz aciunea turistic. 2. Fiecare aciune turistic se ncredineaz unui agent de turism care poart responsabilitatea realizrii ei n condiii de eficien. Mnuind diverse valori, cum ar fi bani, bilete de cltorie, cecuri, etc., agentul de turism devine debitor pn n momentul justificrii valorilor primite, moment care coincide cu ncheierea aciunii turistice. Deoarece agentul de turism reine asupra sa toate documentele justificative, pe parcursul cltoriei, nregistrarea cheltuielilor n contabilitate are loc dup ncheierea aciunilor turistice. Din punct de vedere practic, datorit numrului mare al aciunilor turistice, este necesar urmrirea cheltuielilor fiecrei aciuni cu ajutorul evidenelor tehnico - operative. Dac se utilizeaz n procesul de tratare a datelor contabile echipamentele electronice de calcul se vor depi o serie de dificulti actuale. 3. Aciunile turistice au o durat relativ scurt, ceea ce face ca o aciune turistic lansat n cursul unei luni s se ncheie n aceeai lun. Astfel, cheltuielile i veniturile fiind aferente aceleiai perioade de gestiune, exist posibilitatea stabilirii cu uurin a rezultatului i a eficienei economice a fiecrei aciuni turistice. Dac aciunile turistice sunt n curs de execuie la sfritul perioadelor de calcul (lun), ele nu se nregistreaz pe cheltuieli deoarece documentele se afl la agentul de turism, iar dac s-au efectuat deja anumite pli, acestea se vor nregistra sub forma cheltuielilor constatate n avans. 4. n vederea utilizrii integrale a capacitilor bazei tehnico - materiale se practic msuri asiguratorii concretizate n stipulaii speciale n contractele ncheiate cu partenerii, precum i ncasarea anticipat a prestaiilor turistice, pentru c orice neutilizare a capacitii bazei tehnice are efecte negative asupra eficienei economice. Deoarece valoarea efectiv a prestaiilor poate s difere de cea ncasat anticipat, sau aciunea turistic s nu aib loc, reflectarea n contabilitate a ncasrilor ca venituri are loc dup ncheierea aciunii turistice. 5. Utilizarea unor instrumente de plat care s garanteze ncasarea serviciilor prestate, cum ar fi: vauchere i cri de credit. 17

Existena condiiilor diferite de angajare a prestaiilor turistice determin diferenieri n modul de decontare a serviciilor i de evideniere n contabilitate a veniturilor i cheltuielilor. Astfel, decontarea n turismul organizat se face ntre unitile contractante prin intermediul bncilor, iar n turismul neorganizat are loc ncasarea anticipat de la turiti, urmnd s se regularizeze sumele ncasate. n turismul organizat, cheltuielile i veniturile se evideniaz numai la unitatea contractant, chiar dac la realizarea serviciilor turistice particip i uniti prestatoare, n timp ce n turismul neorganizat cheltuielile i veniturile se reflect n contabilitatea unitii care organizeaz i ncaseaz contravaloarea serviciilor turistice. Cheltuielile efectuate de unitile prestatoare nu se evideniaz n calitate de cheltuieli ale activitii turistice, ci ca cheltuieli ale activitii de prestaii turistice, urmnd s se recupereze de la unitatea solicitant, iar veniturile se constituie de asemene din activitile de prestri turistice. Participarea mai multor uniti de turism la realizarea unei aciuni turistice face ca una dintre ele s ndeplineasc rolul de unitate organizatoare, iar celelalte de uniti prestatoare. Acest lucru determin evidenierea veniturilor i cheltuielilor activitii de turism numai n contabilitatea unitii organizatoare i recuperarea preului serviciilor turistice de ctre unitile prestatoare de la unitatea organizatoare. n ceea ce privete turismul intern, el trebuie tratat din perspectiva unei creteri continue a circulaiei turistice i a unei tendine generale de cretere a cheltuielilor populaiei pentru servicii. 2.1.2. Producia laboratoarelor de cofetrie - patiserie Spre deosebire de alte uniti din sfera comerului al cror obiect de activitate l constituie circulaia mrfurilor, laboratoarelor de cofetrie i patiserie le este specific producia. Pot exista laboratoare centrale care vnd produsele finite obinute diverilor teri sau laboratoare care funcioneaz pe lng cofetrii i patiserii, dar au gestiune separat de acestea i le transfer produsele finite n vederea vnzrii consumatorilor finali. Laboratoarele centrale pot dispune de magazii de materii prime. Structurile de preuri specifice produselor de cofetrie i patiserie cuprind: a) Preul de cumprare al materiilor prime cuprinse n produsul fabricat, denumit i pre de materie prim. Acesta este un pre antecalculat pe fiecare fel de produs finit (sortiment de prjitur sau produs de patiserie) pe baza normelor de consum ale materiilor prime prevzute n reeta de fabricaie. Calculul preului de materie prim se face, de regul, pentru 100 buci. Preurile de materie prim se recalculeaz ori de cte ori se produc modificri n structura sortimentelor de materii prime, n normele de consum sau n cuantumul preurilor de cumprare; b) Preul de vnzare al laboratorului calculat prin adugarea la preul de materie prim, a marjei comerciale specific laboratorului; c) Preul de vnzare al produsului finit prin uniti de desfacere (cofetrii sau patiserii) i preul de vnzare al produsului prin uniti mixte (restaurante) sau alte uniti de desfacere. Aceste preuri se calculeaz adugnd la preul de vnzare al laboratorului marja specific unitii prin care se vinde produsul. De fapt, aceste preuri nu se deosebesc prin structur, ci doar prin mrimea lor. 18

Documentele specifice activitii laboratorului de cofetrie i patiserie se difereniaz pe faze ale acestei activiti: de aprovizionare cu materii prime, producie i desfacere. Deoarece aprovizionarea cunoate aceleai forme cu cele practicate de unitile mixte, vom ntlni aceleai documente i anume: - Factura i Nota de recepie i constatare de diferene pentru aprovizionarea pe rspunderea furnizorului, cu delegatul su sau cu delegatul laboratorului; - Nota de predare - transfer - restituire la aprovizionarea prin intermediul depozitelor de repartizare; - Borderoul de achiziii urmat de Nota de recepie pentru aprovizionarea de pe piaa agroalimentar. Materiile prime pot intra direct n laborator sau prin intermediul magaziilor de materii prime. n cel de al doilea caz aprovizionarea este urmat de eliberarea materiilor prime spre consum. n faza de producie se nregistreaz cheltuielile de fabricaie ale laboratorului. Cheltuielile cu materiile prime se nregistreaz pe baza normelor de consum din reetele de fabricaie, corespunztor produciei realizate. n acest scop se pondereaz cantitatea de produse finite obinut, consemnat n Notele de predare transfer - restituire i Facturi cu preul de materie prim antecalculat pentru fiecare produs. Pornind de la ideea respectrii normelor de consum ale materiilor prime conform reetelor de fabricaie, gestiunea laboratorului se descarc cu suma reieit din calcul. Alte documente folosite n activitatea de producie propriu-zis sunt: Statul de plat al salariilor, Bonurile de consum de materiale, Situaia de calcul a amortizrii mijloacelor fixe, Facturi pentru servicii prestate de teri, etc. n faza de desfacere a produselor finite apar documente corespunztoare destinaiei produselor i anume: - Not de predare - restituire pentru transferul produselor ctre uniti proprii (cofetrii, patiserii, etc.); - Facturi ctre vnzarea produselor ctre teri; - Avize de nsoire pentru produsele transferate pentru protocol sectorului administrativ, etc. Pe baza documentelor primare menionate se ntocmete Centralizatorul produselor finite livrate de laborator. Acesta servete nregistrrii consumului de materii prime n contabilitate. Particularitatea sa const n faptul c produsele vndute sau transferate sunt evaluate la urmtoarele preuri: - pre de materie prim necesar nregistrrii consumului de materie prim; - pre de vnzare al laboratorului la care se nregistreaz venitul din vnzare; - pre de vnzare al unitii primitoare, la care se nregistreaz intrarea mrfurilor n caz de transfer (dac evaluarea mrfurilor se face pentru unitate la pre de vnzare). n cadrul laboratorului evidena operativ se realizeaz pe de o parte pentru materia prim, iar pe de alt parte pentru produsele finite stabilite a se fabrica i realizate. 19

Cantitile de produse fabricare se evideniaz cu ajutorul Planului de producie al laboratorului. Se ntocmete zilnic de gestionarul laboratorului i cuprinde cantitatea de produse planificat, cantitatea fabricat i eventual cea rmas n stoc. Consumul de materii prime se urmrete operativ cu ajutorul Centralizatorului de produse finite realizate, a Situaiei privind consumul pentru producia realizat i a Situaiei comparative a consumurilor normate i efective. Contabilitatea laboratoarelor de cofetrie i patiserie se organizeaz distinct n funcie de statutul juridic al acestora. Astfel, pentru laboratoarele centrale, cu personalitate juridic urmrirea gestiunii laboratorului se poate realiza cu ajutorul contabilitii financiare. Dac se dorete cunoaterea costului efectiv pe laborator i pe sortimente de produse se organizeaz contabilitatea de gestiune. 2.1.3. Activitatea de cazare i alte prestri de servicii n unitile de turism Dei strns legat alimentaia public i turism, activitatea de cazare are o autonomie, desfurndu-se n cadrul unor uniti operative specifice. Fiind o form a prestrilor de servicii, activitatea de cazare are un caracter nematerial. Ca urmare, reflectarea ei n contabilitate este mai simpl, concretiznduse n nregistrarea pe de o parte a cheltuielilor de cazare, iar pe de alt parte a veniturilor aferente, diferena dintre ele reprezentnd rezultatul financiar al acestei activiti. Dotarea material a unitilor de cazare i calitatea diferit a serviciilor determin niveluri difereniate ale cheltuielilor. Drept urmare se impune stabilirea unor venituri difereniate pe categorii de uniti operative. Aceast difereniere face necesar clasificarea unitilor operative de cazare dup importana lor i dup condiiile materiale i gradul de confort oferit: a) Dup importana lor, unitile de cazare pot fi: uniti principale: hoteluri, hanuri turistice, moteluri, cabane turistice, etc.; uniti complementare: popasuri turistice, sate de vacan, camere la ceteni, etc. b) Dup condiiile materiale i gradul de confort, unitile de cazare pot fi catalogate de la una la cinci stele. Tarifele de cazare exprim valoarea serviciilor corespunztoare i au drept scop acoperirea cheltuielilor i asigurarea realizrii profitului ntreprinderii. Tariful de cazare poate fi difereniat i n funcie de perioada de cazare, deci de sezon, care influeneaz raportul cerere - ofert a spaiilor de cazare. Concomitent cu cazarea, ntreprinderea mai poate pune la dispoziia turitilor i alte servicii cum ar fi: servicii de tratament; servicii de frizerie, coafur, nchirieri de obiecte, curtorie sau spltorie chimic; servicii de agrement; servicii de pot (convorbiri telefonice, telex, telegraf, etc.); servicii de schimb valutar. 20

Activitatea de cazare presupune att operaii de rezervare i nchiriere a spaiilor de cazare, ct i operaii de urmrire i ncasare a tarifelor pentru serviciile prestate. Rezervarea spaiilor de cazare se face pe baza comenzilor verbale ale pasagerilor sau a comenzii de rezervare ntocmit de ageniile de turism. Acestea cuprind denumirea i adresa unitii solicitante, numrul pasagerilor i numele lor sau a delegatului turitilor, numrul locurilor i durata cazrii. Comenzile se nscriu n Registrul de eviden al comenzilor. La cazare, recepionerul completeaz datele de identitate a pasagerilor n Cartea de imobil i ntocmete Diagrama grupului n vederea repartizrii locurilor de cazare. Aceasta cuprinde tariful, numrul de zile, suma de ncasat, date ce se nscriu ulterior n Situaia prestrilor i decontrilor. Pentru toate aceste servicii oferite turitilor, unitile prestatoare transmit recepiei Bonuri de servicii, ale cror date se nscriu n Situaia prestrilor i decontrilor. Pe baza situaiei ntocmite, recepia emite Nota de plat care servete decontrii n numerar sau pe baza filelor din carnete CEC cu limit de sum. Pentru decontarea prin virament este necesar ntocmirea facturii, un exemplar al acesteia fiind remis conductorului de grup. Notele de plat se centralizeaz la sfritul zilei n Borderoul notelor de plat. Evidena operativ se realizeaz cu ajutorul urmtoarelor documente: a) Diagrama locurilor libere i ocupate care urmrete situaia spaiilor de cazare; b) Situaia prestrilor i decontrilor care reflect n orice moment sumele datorate de turiti i ncasarea lor pe feluri de servicii; c) Raportul de gestiune care stabilete zilnic situaia realizrilor i a ncasrilor distinct pe servicii prestate i modaliti de ncasare. n cazul cazrii n staiuni balneo-climaterice se mai ntocmesc unele documente specifice cum ar fi: - Evidena sosirilor i plecrilor completat pe baza biletelor de tratament i odihn; - Situaia realizrilor i decontrii prestrilor pe beneficiari i perioade, etc. Activitatea de cazare impune i ntocmirea de documente care s consemneze cheltuielile aferente, cum ar fi: Bonuri de consum materiale, State de plat ale salariilor, Situaii de calcul a amortizrii, etc. Exemplu privind activitatea de turism intern: 1. Se achiziioneaz mrfuri i se recepioneaz la depozitul central, pe baza facturii i a notei de recepie i constatare de diferene la pre de achiziie de 900 lei, TVA 19%. 2. Se distribuie mrfuri din depozitul central ctre restaurant i bar pe baza notei de predare - transfer - restituire, la pre de achiziie de 330 lei i respectiv 228 lei, n condiia practicrii unui adaos comercial de 90% de ctre ambele uniti operative. 3. Din Raportul de gestiune al hotelului rezult sume datorate de turitii romni pentru cazare n valoare de 105 lei, TVA 9%. 21

4. Se predau la casierie pe baz de monetar 35 lei, iar restul se vireaz n contul curent pe baza foii de vrsmnt. 5. Se achiziioneaz materii prime i materiale auxiliare specifice laboratorului pe baz de factur. Recepia se efectueaz direct la laboratorul de cofetrie. Preul de achiziie al materiilor prime este de 400 lei, iar al materialelor consumabile 45 lei, TVA 19%. 6. Se dau n consum materii prime n valoare de 80 lei, pe baza bonului de consum. 7. Se vnd n numerar mrfuri prin restaurant la preul de alimentaie public de 450 lei i prin bar n valoare de 500 lei pe baza notelor de plat. 8. Se vnd prin restaurant mrfuri ctre clieni n valoare de 300 lei pre de alimentaie public, pe baz de factur. 9. Se ncaseaz prin virament contravaloarea facturii mrfurilor vndute prin restaurant. 10. Se achit furnizorul de materii prime i materiale consumabile specifice laboratorului de cofetrie, prin virament bancar. 11. Se recepioneaz n cursul lunii produse de laborator la pre prestabilit de 445 lei pe baza notei de recepie i constatare de diferene. 12. Se nregistreaz conform Raportului de gestiune vnzarea de tichete de mic dejun n valoare de 120 lei. 13. Se nregistreaz darea n consum a materialelor consumabile n valoare de 40 lei, pe baza bonului de consum. 14. Se achit furnizorul de mrfuri pe baz de ordin de plat. 15. Se livreaz produse finite din laboratorul de cofetrie ctre cofetria din cadrul complexului hotelier pe baza notei de predare - transfer. Preul de alimentaie public la care se recepioneaz este de 280 lei. 16. Serviciul de schimb valutar din cadrul complexului hotelier cumpr 300 USD la cursul de schimb valutar de 3 lei/USD, comision 10%. 17. Se nregistreaz ncasarea n numerar a prjiturilor vndute prin cofetria proprie la pre de alimentaie public de 280 lei. 18. Se livreaz produse finite ale laboratorului de cofetrie ctre teri, pe baz de factur, n valoare de 245 lei i se ncaseaz prin virament contravaloarea lor. 19. Se descarc gestiunea laboratorului de produsele finite livrate att cofetriei proprii ct i terilor. 20. Se descarc gestiunea cofetriei de mrfurile vndute. 21. Se descarc gestiunea barului de mrfurile vndute. 22. Se descarc gestiunea restaurantului de mrfurile vndute. Registrul jurnal Cont Cont debit credit % 401 3711 4426

Nr. crt. 1.

Explicaii Achiziionare de mrfuri la depozitul central

Sume debitoare 900 171

Sume creditoare 1071

22

2.1.

Transfer de mrfuri la restaurant

3712

2.2

Transfer de mrfuri la bar

3713

3.

Cazare datorat de turitii romni ncasarea creanei att n numerar ct i virament

411

4.

5.

6. 7.

% 5311 5121 Achiziionare de materii % prime 301 i materiale pentru cofetrie 3021 4426 Consum de materii prime 601 Vnzare n numerar prin bar 5311 i restaurant

% 3711 378 4428 % 3711 378 4428 % 7041 4427 411

746 330 297 119 515 228 205 82 115 105 10 115 35 80

401 400 45 85 80 950

530

8.

Vnzare prin restaurant cu decontare ulterioar ncasarea facturii mrfurilor vndute prin restaurant Achitarea furnizorului de materii prime i materiale consumabile Recepie produse de laborator Vnzare tichete de mic dejun

411

9. 10.

5121 401

301 % 7071 7072 4427 % 7071 4427 411 5121

80 378 420 152

300 252 48 300 530

300 530

11. 12.

345 411

711 % 7041 4427 3021

445 143

445

13.

14. 15.

Dare n consum de 6021 materiale consumabile Achitarea furnizorului de 401 mrfuri Livrare de produse finite 3714 laboratorului de cofetrie

40

120 23 40

5121 % 701 378 4428

1071 333

1071

200 80 53

23

16.

Cumprare de devize

5314

17.

ncasare n numerar a vnzrilor prin cofetrie

5311

18.1 Vnzare de produse finite pe baz de factur 18.2 ncasarea creanei 19. Descrcarea gestiunii laboratorului de produsele finite livrate 20. Descrcarea gestiunii cofetriei de mrfurile vndute 21.

411

5121 711

% 5311 7081 % 7073 4427 % 701 4427 411 345

990 900 90 333 280 53 292 245 47 292 445

292 445

22.

% 607 378 4428 Descrcarea gestiunii % barului 607 de mrfurile vndute 378 4428 Descrcarea gestiunii % restaurantului de mrfurile 607 vndute 378 4428

3714 200 80 53 3713 221 199 80 3712 330 297 119

333

500

746

2.2. Contabilitatea operaiilor din activitatea de turism internaional Activitatea de turism internaional, denumit i export turistic, cuprinde n fapt exportul turistic prin aciuni contractuale i exportul turistic prin aciuni ocazionale. Turismul internaional poate fi considerat astzi ca una din primele activiti economice. Se cunoate o foarte puternic inegalitate n repartizarea internaional de fluxuri turistice. Cererea turistic internaional se caracterizeaz prin evoluii calitative i cantitative considerabile care influeneaz direct ansamblul pieei turistice mondiale. Analiza curentelor turistice internaionale indic diferene considerabile ntre principalele regiuni din lume, fluxurile turistice fiind concentrate spre rile industrializate din Europa. Vizitele cetenilor strini n ara noastr pot fi definite ca turism receptiv, activ sau de primire, reprezentnd o surs important de ncasri valutare, iar plecrile cetenilor romni n alte state pot fi definite ca turism emitor. Dac se are n vedere i faptul c att munca vie ct i munca materializat ce intr n componena multor produse turistice se consum de turitii care ne viziteaz ara, n timpul cltoriei i sejurului lor la destinaiile turistice, turismul internaional se identific n cazul sosirii de turiti strini cu o form invizibil de export de servicii i produse. Acest export invizibil este foarte avantajos din punct de vedere economic pentru c valorificarea, n condiiile competitivitii, se face fr cheltuieli n valut pentru transport i fr ca produsele s fie 24

grevate de taxe vamale. Produsele consumate de turitii strini asigur o rentabilitate mai ridicat a muncii interne dect exportul de mrfuri propriu-zis. Aceasta poate fi argumentat i cu ajutorul cursului de revenire care, conform unor analize, este mai favorabil n activitatea de turism, dect n cazul exportului de mrfuri. De altfel, ntr-o anumit msur, serviciile prestate i anumite produse consumate de turiti la locul sejurului nici nu ar putea fi valorificate n mod practic prin exportul de mrfuri pe piaa extern. Prin aceasta, turismul internaional are un rol important n balana de pli externe i n acelai timp stimuleaz valorificarea mai activ a resurselor naturale, lrgirea industriei serviciilor i o complex folosire a forei de munc. Creterea circulaiei turistice internaionale a dus la creterea activitii turistice organizate care se distinge prin faptul c prestaiile turistice, serviciile la care apeleaz turitii, destinaia, precum i perioada n care se vor efectua sunt programate n prealabil pe baz de contracte ncheiate cu ageniile de voiaj. Astfel, turistul poate avea unele faciliti de plat, rezervare a serviciilor de cazare i mas, alegerea ntre diferitele categorii de hoteluri, toate la un loc oferind o mai mare comoditate pentru turiti, scutindu-i de grija cltoriei. Pe de alt parte, prin contractele ncheiate, ageniile de voiaj i pot stabili mai precis cifra de afaceri, veniturile i cheltuielile i i pot organiza ntreaga activitate cu o eficien sporit. Pentru ara primitoare, derularea contractelor turistice presupune o folosire mai raional a bazei materiale de care dispune, cu coeficieni mai ridicai de ocupare a capacitilor de cazare pe tot parcursul anului i de folosire a forei de munc ntr-un mod eficient, existnd posibilitatea permanentizrii ei. Din punct de vedere contabil, n activitatea de turism internaional, cheltuielile i veniturile se evideniaz numai la unitatea contractant, chiar dac la realizarea aciunii turistice particip i alte uniti prestatoare, iar decontrile se fac ntre unitile contractante prin intermediul bncilor. n ultimul timp, ponderea acestei forme a sczut n favoarea turismului internaional pe cont propriu, ca urmare a utilizrii mijloacelor de transport proprii ce confer turitilor o mobilitate sporit, independen mai mare n solicitarea unor servicii, fr a fi legai de grupuri organizate. Aceasta permite ageniilor de voiaj din ara primitoare posibilitatea captrii ateniei turitilor asupra mai multor servicii complementare la faa locului i implicit, nregistrarea unor ncasri medii mai ridicate pe zi/turist. n acest caz, cheltuielile i veniturile obinute se reflect n contabilitatea unitii care organizeaz i ncaseaz contravaloarea serviciilor turistice prestate. De asemenea, are loc ncasarea anticipat a tarifului, urmnd s se regularizeze sumele ncasate, sau s se restituie n cazul serviciilor neprestate. Plata se efectueaz n valut, iar n funcie de modul de angajare a prestaiilor turistice se pot folosi ca instrumente de plat crile de credit, efectele de comer, sau se pot efectua i n numerar. Specific contabilitii operaiilor din activitatea de turism internaional este reflectarea n gestiunea unitilor i a diferenelor de curs valutar. n condiiile unei competitiviti sporite pe plan internaional, contabilitatea de gestiune a unitilor de turism ofer informaii cu privire la elementele constitutive ale costurilor reale care, comparate cu cele prestabilite, permit controlul gestiunii efectuarea de previziuni i analizarea rentabilitii fiecrei activiti turistice, cu implicaii deosebite n politica strategic adoptat de managerii unitilor de turism.

25

TEMA 3. CONCEPTE PRIVIND SISTEMELE INFORMAIONALE I SISTEMELE INFORMATICE ALE ORGANIZAIILOR ECONOMICE
Uniti de nvare: Implicaii ale tehnologiei informaiei asupra mediului de afaceri Conceptul de sistem informaional - definiie, funcii, structur, tipuri de fluxuri i circuite informaionale Locul i rolul sistemului informatic n cadrul sistemului informaional Produse informatice Etapele dezvoltrii sistemelor informatice varianta organizaional Funciunile contabile posibil de informatizat Cerine legislative pentru produsele informatice din domeniul contabilitii
Obiective: clarificarea conceptelor legate de tehnologia informaiei, analiza rapotului

dintre sistemul informaional i sistemul informatic, clasificarea produselor informatice i stabilirea gradului de adaptabilitate a acestora n funcie de specificul activitii de contabilitate din diferite domenii . 3.1. Implicaii ale tehnologiei informaiei asupra mediului de afaceri n perioada contemporan se remarc existena necesitii utilizrii de manageri a sistemelor informatice i a tehnologiei informaiei. Tehnologia informaiei ofer posibilitatea managerilor de a gestiona mai bine interdependena organizaional ntr-un cadru global. Tehnologia informaiei cu componentele sale: telecomunicaiile, reelele, computerele i resursele informaionale sunt disponibile pentru manageri acum mai mult dect oricnd. Tehnologia informaiei devine n condiiile actuale i o provocare managerial. Gestionarea resurselor de sisteme informatice ale unui business nu mai este apanajul unui specialist, ci mai degrab o responsabilitate major a managerului. Tehnologia informaiei presupune i eficien din punct de vedere economic. n prezent putem vorbi de faptul c tehnologia informaiei este utilizat mai mult pentru a gestiona procesele comerciale dect pentru fundamentarea deciziilor. Eficiena tehnologia informaiei se refer i la timpul de rspuns la ntrebri, la incompatibilitatea sistemelor, la neintegrarea aplicaiilor etc. Astzi, mai mult ca niciodat, desfurarea oricrei activiti economice nu se poate imagina fr utilizarea unui puternic suport informaional care s asigure avantajul concurenial n raport cu ceilali competitori de pe pia. A dobndi cunoatere prin informaia obinut este rolul tehnologiei informaiei (TI). Definiia 3.1 : TI nseamn hardware, software, comunicaii, reele, baze de date, automatizarea lucrrilor de birou precum i toate celelalte echipamente i componente software necesare prelucrrii informaiei. TI ofer astzi nu doar suportul

26

informaional necesar desfurrii afacerii n condiii de eficien, ci i soluii pentru regndirea modului de a-i organiza afacerea cu scopul meninerii competitivitii. Definiia 3.2 : Reingineria afacerilor (Reengineering) nseamn regndirea fundamental i reproiectarea radical a proceselor afacerii pentru obinerea de mbuntiri substaniale privind costurile, calitatea, viteza de reacie a decidenilor. Aceast regndire a modului de a face afaceri este influenat i gsete totodat rspunsuri n noile soluii TI. Modul de desfurare a afacerii n cadrul oricrei firme se schimb ca urmare a aciunii conjugate a urmtorilor factori (lista acestora rmne deschis): Globalizare Competiie de nivel nalt Informaia devenit resurs cheie Spaiul virtual de munc i chiar derularea activitii n condiiile companiei virtuale Comer electronic Existena n cadrul firmei a personalului specializat n procesarea datelor i analiz (knowledge worker) Un nou tip de relaie cu banca prin care se obin servicii i produse noi ca urmare a promovrii noilor soluii TI etc. Impactul TI asupra firmei nu se resimte doar din mediul exterior ci i din interiorul firmei. Orice organizaie economic presupune existena a cinci elemente (componente) interdependente: - Structura organizatoric - Managementul i procesele afacerii - Tehnologia informaiei - Strategia organizaiei - Angajaii i cultura organizaiei. Aceste componente trebuie s se gseasc ntr-o stare de echilibru i aceast stare se va menine att timp ct nu se produc schimbri semnificative n mediul extern sau n oricare dintre componente. Componenta TI cunoate o dinamic deosebit. Acest lucru determin mutaii calitative asupra celorlalte componente. Dinamica componentei TI se resimte i la nivelul strategiei organizaiei oferind mijloace i instrumente specifice analizei i fundamentrii strategiei. Definiia 3.3: Conceptul de grup de lucru virtual (virtual work group): promovarea noilor soluii TI, internetul, permit participarea n cadrul grupului de lucru a unor persoane plasate geografic n locaii diferite sau participnd cu soluii n cadrul proiectului n momente de timp diferite.

27

Groupware sau collaboration software reprezint software-ul specializat pentru desfurarea activitii n cadrul unui grup de lucru virtual. Groupware utilizeaz facilitile de comunicaie oferite de intranetul organizaiei crendu-se astfel posibilitatea lucrului n paralel i interactivitatea ntre membrii grupului. Abordarea sistemic a mediului de afaceri Conceptul de sistem are un rol de baz n domeniul sistemelor informatice. Odat neles, acesta vine s fundamenteze alte concepte conexe din domeniile tehnologiei, aplicaiilor, dezvoltrii i managementului sistemelor informatice. Conceptul de sistem n domeniul IT este legat de: reelele de calculatoare ca elemente componente ale sistemelor de prelucrare a informaiilor; utilizarea computerelor din domeniul business-ului; tehnologiile de management-ul informaiei care au un rol deosebit de important asupra calitii, valorii business-ului etc.

Definiia sistemului Un sistem este format dintr-un grup de componente ntre care se stabilesc relaii i care conlucreaz spre un scop comun prin acceptarea de intrri i producerea de ieiri printr-un proces (de transformare). _____________________________________________ Intrri --- Proces ----- Ieiri Fig. 1 Diagrama unui sistem Definiia 3.4 : Un sistem reprezint un ansamblu de elemente (componente) interdependente, ntre care se stabilete o interaciune dinamic, pe baza unor reguli prestabilite, cu scopul atingerii unui anumit obiectiv. Interaciunea dinamic dintre elemente se materializeaz n fluxurile stabilite ntre acestea, fluxuri implicnd resursele existente. Clasificarea sistemelor n cazul sistemelor, putem vorbi despre: Din punct de vedere ierarhic: Subsistem un sistem care face parte dintr-un sistem mai mare. Cel mai mare sistem este considerat a fi mediul nconjurtor sau universul. Suprasistem un sistem alctuit din alte sisteme (subsistem). Din punct de vedere relaiei dintre sisteme:Limitele sistemului un sistem este separat de mediul unde acioneaz i alte sisteme prin graniele (limitele) sale. Sisteme deschise sisteme care interacioneaz cu altele aflate n acelai mediu se consider a fi un sistem deschis, conectat cu mediul sau prin intrri-ieiri.

28

Sisteme nchise sisteme nu care interacioneaz cu altele i care n timp decad i dispar Sisteme adaptive sisteme care au abilitatea de a se modifica singure sau de a-i modifica mediul n care acioneaz n scopul de a i prelungi existena. Conform teoriei sistemelor orice organism economic este un sistem deoarece: 1. Prezint o structur proprie constnd dintr-o mulime de elemente constitutive care interacioneaz ntre ele pe principii funcionale; 2. Fluxurile existente ntre componentele organizatorice implic resursele organismului economic. n cadrul oricrui organism economic se produc: - fluxuri materiale (de materii prime, semifabricate, produse finite etc.) - fluxuri financiare - fluxuri informaionale 3. Mulimea componentelor organizatorice i interaciunea dintre acestea urmresc realizarea unui anumit obiectiv global: funcionarea firmei n condiii optime sau atingerea unor obiective. Lucrrile n domeniul sistemicii au condus la definirea unui model care promoveaz viziunea sistemic asupra organizaiei economice pe care o consider format din urmtoarele trei subsisteme: Subsistemul decizional valorific informaiile oferite de subsistemul informaional n fundamentarea deciziilor. Subsistemul informaional joac un dublu rol: pe de o parte asigur toate informaiile necesare lurii deciziilor pe toate nivelurile de responsabilitate, conducere i control iar pe de alt parte asigur cile de comunicare ntre celelalte subsisteme, deoarece deciziile formulate de subsistemul de conducere sunt transmise factorilor de execuie prin subsistemul informaional (flux descendent). Subsistemul operativ (n cadrul cruia se desfoar procesele economice specifice domeniului de activitate a agentului economic) are loc culegerea datelor care apoi sunt transmise subsistemului informaional (flux ascendent) n vederea stocrii i prelucrrii datelor necesare obinerii informaiilor utilizate n fundamentarea deciziilor la nivelul subsistemului decizional (de conducere). Subsistemul decizional necesit informaii specifice necesare fundamentrii pe de o parte a deciziilor strategice iar pe de alt parte deciziilor tactice i operaionale. Nivelul managementului strategic i tactic se caracterizeaz prin solicitarea de informaii: - Ad hoc, neanticipate, determinate de un anumit context creat n care managerul este obligat s-i fundamenteze decizia; - Sintetizate: pe msur ce urcm treptele ierarhiei manageriale are loc o selecie i o sintetizare treptat a informaiei; - Previzionale, permind anticiparea tendinelor de evoluie a procesului condus; - Externe care s definesc mediul economic, financiar, concurenial n care firma va opera.n cazul managementului operaional, cruia i sunt caracteristice deciziile structurate, informaiile oferite sunt:

29

- Prestabilite, coninutul lor acoperind nevoia informaional determinat de deciziile derutin luate la acest nivel - Detaliate deoarece managerul trebuie s cunoasc n detaliu modul de derulare aactivitii din aria sa de responsabilitate - Interne - Punctuale - Prezint caracter istoric - Se obin cu o anumit frecven, momentul furnizrii informaiilor fiind prestabilit. 3.2. Conceptul de sistem informaional - definiie, funcii, structur, tipuri de fluxuri i circuite informaionale Sistemul informaional reprezint ansamblul tehnico-organizatoric de culegere, transmitere, stocare i prelucrare a datelor n vederea obinerii informaiilor necesare procesului decizional. Sistemul informaional se interpune ntre sistemul decizional i sistemul operativ avnd drept scop asigurarea informaiilor necesare staffului managerial reprezentnd n acelai timp un mijloc de comunicare ntre celelalte dou sisteme. Sistemul informaional nu trebuie vzut doar ca o interfa ntre sistemul operativ i sistemul de conducere ci i ca elementul de legtur a mediului intern al firmei i cel exterior lui (mediu economic, financiar, bancar). Scopul principal al sistemului informaional este de a furniza fiecrui utilizator, n funcie de responsabilitile i atribuiile sale, toate informaiile necesare. Un sistem informaional modern trebuie s asigure: informarea la toate nivelele, operativitatea informrii, selectarea informaiilor, adaptabilitatea la modificri (modificarea cererilor de informaii, a datelor de intrare, a structurii organizatorice, a metodelor de prelucrare a datelor). Informaia furnizat de ctre sistemul informaional trebuie s se caracterizeze prin: acuratee i realitate: informaia furnizat trebuie s reflecte ct mai fidel realitatea, printr-o evaluare corect; concizie: informaia trebuie s ofere plusul de cunoatere la obiect, succint, evitndu-se elementele nerelevante; relevan: informaia trebuie s ofere acele elemente de cunoatere de care decidentul are nevoie pentru soluionarea unei probleme; consisten: informaia trebuie s fie dens, lipsit de elemente needificatoare pentru problema studiat; oportunitate: informaia trebuie s parvin utilizatorului n timp util pentru a-i servi la fundamentarea deciziei sale; accesibilitatea: vizeaz uurina obinerii informaiei dorite, cu limitrile impuse de gradul de confidenialitate i drepturile de acces ale utilizatorului; forma de prezentare adecvat: informaia trebuie oferit utilizatorului ntr-o manier relevant astfel nct acesta s o recepteze rapid i corect. Indicatorii pot fi prezentai n mrimi absolute sau relative, n dinamic prin utilizarea reprezentrilor grafice i coroborai astfel nct relevana informaiei oferite s fie maxim;

30

cost corespunztor n raport cu valoarea acesteia.

Componentele sistemului informaional sunt: C1) date i informaii; C2) circuite i fluxuri informaionale; C3) proceduri informaionale; C4) mijloace de tratare a informaiilor. C1) Date i informaii Datele i informaiile reprezint componentele primare ale sistemului informaional-informatic, organic interdependente, ceea ce determin tratarea i abordarea mpreun a celor dou noiuni i concepte. Data semnific, conform opiniilor majoritii specialitilor, reprezentarea cifric sau letric a unor fenomene, procese, aciuni, activiti referitoare la organizaie/firm. Informaia este ansamblu de date care au fost supuse unui proces de prelucrare i aduc un plus de cunoatere pentru destinatar furnizndu-i elemente noi, valorificabile n exercitarea sarcinilor i realizarea obiectivelor ce-i revin. Din punct de vedere al managementului organizaiei, informaia are calitatea de a aduce utilizatorilor un spor de cunoatere privind direct sau indirect organizaia respectiv, motiv pentru care informaia reprezint temeiul principal al declanrii deciziilor i aciunilor. Varietatea informaiilor vehiculate n cadrul organizaiei este asigurat de multitudinea de criterii folosite n clasificarea lor. Lucrrile de specialitate privind managementul organizaiei/firmei fac referiri frecvente la informaia economic. Informaia economic prezint noional dou accepiuni: a) n sens larg, la nivelul unei organizaii de tipul unitilor economice, orice informaie utilizat este considerat o informaie economic, deoarece direct sau indirect contribuie la realizarea obiectivelor organizaionale; b) n sens restrns, informaia economic se refer la cele folosite nemijlocit n activitile economice ale organizaiei/firmei: contabile, comerciale, financiare etc. C2) Circuite i fluxuri informaionale Circuitul informaional reprezint traiectul parcurs de date, informaii, decizii, ntre emitor i destinatar. Circuitul informaional este caracterizat de urmtorii parametri: - forma, care este dat de aspectul traseului parcurs (liniar, ondulatorie, n zigzag etc.); - lungimea traiectului, n funcie de care se stabilete timpul i viteza de deplasate a datelor, informaiilor, deciziilor. Fluxul informaional se definete ca ansamblul datelor, informaiilor, deciziilor referitoare la una sau mai multe activiti specifice vehiculate pe trasee prestabilite cu o anumit vitez, frecven i pe anumii supori informaional.

31

C3) Proceduri informaionale Procedura informaional reprezint ansamblul elementelor prin care se stabilesc i se utilizeaz modalitile de culegere, nregistrare, prelucrare i transmitere a informaiilor cuprinse n anumite circuite i fluxuri informaionale. Procedura informaional se concretizeaz n operaiile asupra datelor i informaiilor vehiculate pe anumite traiectorii i nregistrate n documente tipizate sau nu. Elaborarea i utilizarea procedurilor informaionale pune n eviden o serie de trsturi constructive i funcionale ale sistemului informaional legate de: materialele folosite pentru consemnarea datelor i informaiilor: hrtie, benzi de hrtie, discuri magnetice, CD-uri etc. Gruparea suporilor informaionali pe diverse categorii exprim nivelul de nnoire i adecvare a sistemului informaional la cerinele mediului intern i extern organizaiei; mijloacele de culegere, nregistrare, prelucrare i transmitere care exprim nivelul dotrii tehnice a sistemului informaional; succesiunea tratrii informaiilor prin care se exprim logica ntregului sistem informaional; modele i formule de calcul aflate la baza tratrii informaiilor, care ridic gradul de rafinare al substanei informaionale. Aceast component a sistemului informaional este cea mai relevant pentru gradul de adecvare la cerinele organizaiei i mediului, pentru nivelul de eficacitate i complexitate a sistemului informaional. C4) Mijloacele de prelucrare a informaiilor Mijloacele de prelucrare a informaiilor sunt alctuite din ansamblul mijloacelor de culegere, nregistrare, stocare, prelucrare i transmitere a datelor i informaiilor. Performanele funcionale ale sistemului informaional sunt condiionate de numrul, structura i performanele tehnice ale mijloacelor de tratare a informaiilor. Caracteristicile mijloacelor de tratare a informaiilor constau din: satisfac anumite cerine ale funcionrii sistemului informaional: o anumit vitez de tratare i furnizare a informaiilor; folosirea lor n condiii de eficien (exceptnd mijloacele clasice) presupune personal cu un anumit nivel de specializare; reprezint componenta cu cele mai directe implicaii asupra numrului i structurii angajailor dintr-o organizaie. ntr-o organizaie economic un sistem informaional ndeplinete cinci funcii principale: generarea, memorarea, comunicarea, execuia prelucrrilor i difuzarea informaiilor, dup cum este prezentat n figura 2. Aceast abordare este abstract, dar i restrictiv, deoarece vizeaz ,,doar raportul dat-informaie. Generarea informaiilor - se creeaz condiiile necesare unei bune preluri,

32

memorri a informaiilor relevante, n funcie de specificul organizaiei. Memorarea informaiilor (transferul n timp) - are un rol central, deoarece fr memorie nu exist nici nvare, nici inteligen. Comunicarea i difuzarea informaiei (transferul informaiei n spaiu) sistemul informaional asigur schimburile (achiziia i restituirea) informaiilor ntre sistemul de conducere i sistemul operativ. Execuia prelucrrilor (transferul informaiilor n ceea ce privete forma). Raportndu-ne la abordarea sistemic a organizaiilor economice, prelucrrile sunt fie activiti de transformare a ,,informaiilor-materie prim (cele proprii sistemului operativ), fie activiti de decizie, elementare sau complexe (proprii sistemului de conducere). Pentru nevoile ambelor sisteme, sistemul informaional opereaz prelucrri formalizate i repetitive. Ceea ce era o decizie-reflecie la nivelul sistemului de conducere devine un reflex la nivelul sistemului informaional.

Fig. 2. Funcii ale sistemului informaional

33

3.3. Locul i rolul sistemului informatic n cadrul sistemului informaional 3.3.1. Concepte despre sistemele informatice Importana sistemelor informatice rezid n principal n nelegerea efectiv i responsabil de ctre toi conductorii (managerii) sau persoanele dintr-o organizaie a necesitii adaptrii la societatea informaional global. Sistemele informatice devin astzi tot mai mult o component vital a succesului n afaceri pentru o organizaie sau un ntreprinztor. Managerii sau utilizatorii (finali sau nu) nu trebuie s cunoasc tehnologiile complexe sau conceptele abstracte ori aplicaiile specializate din cmpul sistemelor informatice, ci s aib definit cadrul conceptual n cel puin cinci zone, i anume: Conceptele fundamentale ale sistemului informatic; Tehnologia sistemelor informatice; Aplicaiile sistemelor informatice; Dezvoltarea de sisteme informatice; Managementul sistemelor informatice. Conceptele fundamentale ale sistemului informatic Conceptele de baz ale sistemului informatic asigur elementele tehnice i de comportament care ajut la fundamentarea aplicaiilor comerciale, a procesului de luare a deciziilor i de construire a unui avantaj strategic al firmei fa de competitori. Tehnologia sistemelor informatice Tehnologia sistemelor informatice este reflectat de dezvoltarea i managementulului n tehnologia informaiei (hardware, software, reele, Internet, managementul bazelor de date sau a altor tehnologii de prelucrare a informaiilor). Aplicaiile sistemelor informatice Utilizarea sistemelor informatice prin aplicaiile sale n domeniul operaional, managerial asigur i crearea unui avantaj competitiv al organizaiei de la nivelul local, intern (n colaborarea dintre compartimente, ntre nivelele ierarhice) pn la formele comerului electronic, schimbului de informaii utiliznd Internetul etc. Dezvoltarea de sisteme informatice Dezvoltarea de sisteme informatice reprezint modul n care utilizatorii (finali) elaboreaz sisteme informatice pentru a rezolva problemele din cadrul organizaiei sau pentru a crete productivitatea. Managementul sistemelor informatice Managementul sistemelor informatice se refer la modul n care se administreaz resursele informatice precum i strategiile legate de implicarea i utilizarea tehnologiei informaiei la diferite niveluri: utilizator final, organizaie i global. 3.3.2. Definirea sistemului informatic Un sistem informatic este acela n care informaia trece printr-un format digital - altfel spus, se transform, se prelucreaz sau se exprim ntr-o form digital.

34

Sistemele informatice n sensul definiiei de mai sus au aprut odat cu dezvoltarea sistemelor de calcul, a computerelor, deci. Aceste sisteme au fost integrate n sistemele informaionale iar n prezent considerm c termenul de sistem informaional tinde s scad din ce n ce n importan deoarece exist din ce n ce mai puine activiti n care s nu se foloseasc informaii n form digital. Un sistem informaional este astfel i un mod organizat de a combina oameni, hardware, software, reele de comunicaie cu resursele de date care colecteaz, transform i disemineaz informaia ntr-o organizaie. Sistemele sunt compuse din canale de informaie care pot fi clasificate n: a) formale i informale; b) personale i impersonale; c) publice i private. Canalele de informaie pot fi utilizate n diferite moduri i combinaii de ctre diferii oameni sau de ctre diferite comuniti. Definiia 3.6 : Sistemul informatic reprezint o parte a sistemului informaional care permite realizarea operaiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor i difuzare a informaiilor astfel obinute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informaiei (TI) i a personalului specializat n prelucrarea automat a datelor. Sistemul informatic cuprinde: ansamblul informaiilor interne i externe, formale sau informale utilizate n cadrul firmei precum i datele care au stat la baza obinerii lor; software-ul necesar procesrii datelor i difuzrii informaiilor n cadrul organizaiei; procedurile i tehnicile de obinere (pe baza datelor primare) i de difuzare a informaiilor; platforma hardware necesar prelucrrii datelor i disiprii informaiilor; personalul specializat n culegerea, transmiterea, stocarea i prelucrarea datelor. Sistemul informatic este structurat astfel nct s corespund cerinelor diferitelor grupuri de utilizatori: factori de conducere la nivelul conducerii strategice, tactice i operative; personalul implicat n procesul culegerii i prelucrrii datelor; personalul implicat n procesul cercetrii tiinifice i proiectrii de noi produse i tehnologii de fabricaie. Alturi de definirea strategiei de afaceri este necesar definirea strategiei sistemului informatic i aceasta deoarece: sistemul informatic susine managerii, prin informaiile furnizate, n conducerea i controlul activitii n vederea atingerii obiectivelor strategice ale organizaiei; sistemele informatice sunt deschise i flexibile adaptndu-se permanent cerinelor impuse de mediul dinamic n care opereaz firma; promovarea soluiilor TI susine organizaia n consolidarea i dezvoltarea afacerii (ex.: comerul electronic, e-banking etc);

35

sistemul informatic ofer informaiile necesare controlului ndeplinirii i adaptrii planurilor operaionale i strategice ale organizaiei; organizaia trebuie s cunoasc i s controleze riscurile legate de implementarea noilor tehnologii i adaptarea sistemului informatic la noile cerine; stabilirea unor standarde la nivelul sistemului informatic care au menirea de a preciza caracteristicile i performanele hard i soft ale componentelor ce urmeaz a se achiziiona i ce metodologii urmeaz s se utilizeze n dezvoltarea sistemului. Un alt aspect important l reprezint procesarea informaiilor. Aceasta const n introducerea, prelucrarea, ieirea i stocarea i activitile de control. Datele sunt fapte brute sau observaii n general despre fenomene fizice sau tranzacii comerciale. Datele au un caracter obiectiv sunt msurabile prin caracteristicile lor. Informaiile sunt deja procesate, au un anumit neles i sunt folositoare utilizatorului. Datele sufer un proces de adugare de valoare prin: - agregare, manipulare i organizare - analizarea i evaluarea coninutului lor - utilizarea lor ntr-un context folositor pentru utilizator 3.3.3. Structura general a unui sistem informatic Pentru a defini structura general a unui sistem informatic este necesar s plecm de la funcia acestuia de a prelucra datele disponibile n vederea obinerii informaiilor necesare lurii deciziilor n procesul conducerii. Cele trei componente majore care formeaz sistemul informatic sunt: Intrrile Prelucrrile Ieirile Intrrile reprezint ansamblul datelor ncrcate, stocate i prelucrate n cadrul sistemului n vederea obinerii informaiilor. Intrrile se clasific n dou grupe i anume: 1. Tranzaciile externe care redau dinamica operaiilor i proceselor economice i financiare din cadrul firmei. Provin din mediul exterior sistemului informatic. Sunt tranzacii externe: datele referitoare la aprovizionrile cu materii prime, datele reflectnd operaiile de ncasri i pli etc. 2. Tranzaciile interne sunt reprezentate de: Date consemnate n documente primare, la locul producerii operaiilor pe care le evideniaz, n cadrul firmei (de exemplu: un bon de consum, o factur emis unui client etc.); Date care provin din mediul economic-financiar-bancar, consemnate n documente sau nscrise n norme i/sau prevederi legale (facturi primite de la

36

furnizori, ordin de plat onorat de client, cota legal de TVA, cotele de impozit pe profit etc); Date provenind de la alte sisteme informatice operaionale n cadrul aceleiai firme. Date provenind de la alte sisteme informatice exterioare firmei. Datele consemnate n documente vor fi introduse n sistemul informatic n urmtoarele moduri: - Executarea unor proceduri specializate ale sistemului informatic permind ncrcarea datelor tastate de operator pe baza unor machete de culegere a datelor generate pe monitorul calculatorului i validarea datelor; - Scanarea documentelor, tehnologie modern pe principii optice, permind preluarea unui volum foarte mare de date ntr-un interval scurt de timp. Intrrile pot fi realizate n mod direct, utilizndu-se mijloace moderne ale TI cum ar fi: Transferul de date prin reeaua local din cadrul firmei, o reea Novell de exemplu sau reeaua intranet reuindu-se astfel ca ieirile unui subsistem informatic al firmei s devin intrri pentru un alt subsistem; Transfer de date la distan: o Prin Internet, inclusiv utilizarea tehnologiei EDI Electronic Data Interchange; o Prin reele private - MICR (Magnetic ink character recognition) documentele sunt completate folosind caractere stilizate nscrise cu cerneal magnetic citirea documentelor fcndu-se prin intermediul unor echipamente specializate : - Carduri cu band magnetic - Smart card-uri - Coduri de bare - Recunoatere vocal - Camere digitale - Ecrane tactile. Tranzaciile interne sunt urmarea unor prelucrri automate desfurate n cadrul sistemului informatic conducnd la modificri structurale n cadrul coleciilor de date. Exemple: valoarea total a produselor livrate, valoarea total a ncasrilor etc. Prelucrrile, cel de al doilea element definitoriu al sistemului informatic, reprezint un ansamblu omogen de proceduri automate realiznd: Crearea iniial i actualizarea bazei de date Exploatarea bazei de date Reorganizarea bazei de date Salvarea/restaurarea bazei de date.

37

Ieirile sistemului informatic sunt reprezentate de rezultatele prelucrrilor desfurate. Aceste ieiri, n funcie de natura prelucrrilor care le-au generat, sunt de dou categorii: Ieiri obinute n urma unor operaii de transfer al datelor, care nu i-au modificat valoarea fa de momentul introducerii lor n sistem. De exemplu: numrul i data unei facturi, denumirea unui produs, cantitatea facturat etc. Ieiri obinute n urma unor operaii de calcul pe baza unor algoritmi prestabilii (valoarea produsului facturat, total factur, valoarea vnzrilor pe lunaetc). Ieirile sistemului informatic pot fi clasificate n funcie de coninutul i forma lor de prezentare n: Indicatori sintetici regsii n tablourile de bord oferite managerilor ce pot fi consultate on-line; Rapoarte (situaii) care grupeaz diveri indicatori sintetici sau analitici sub form tabelar. Exemplu: Statul de plat, Situaia stocurilor de produse finite la data , Balana sintetic etc. a) Dup gradul de agregare a datelor rapoartele se clasific astfel: -Rapoarte sintetice, cuprinznd indicatori cu grad mare de sintetizare, destinate analizei activitii i fundamentrii deciziilor. Exemple: Situaia evoluiei vnzrilor pe produse i trimestre, Balana sintetic, Bilanul contabil etc. -Rapoarte analitice coninnd informaii detaliate privind desfurarea unei activiti pe un anumit segment de timp (exemplu: Situaia consumului de materiale pe luna, Situaia intrrilor de materiale pe gestiuni etc). Sunt destinate utilizrii n cadrul compartimentelor funcionale. b) Dup criteriul naturii informaiilor prezentate rapoartele se pot clasifica n: - Rapoarte coninnd date de stare reflectnd valoarea patrimoniului la un moment dat, volumul activitii la o anumit dat. Cel mai elocvent exemplu este bilanul contabil care reflect ofotografiere a situaiei patrimoniale la sfritul perioadei de gestiune. - Rapoarte statistice cuprinznd informaii avnd caracter statistic necesare raportrilor ierarhice (ministere, bnci etc), Comisiei Naionale de Statistic, BNR, centralei bncii n cazul sucursalelor sau fundamentrii unor decizii viznd perioade viitoare de timp. - Rapoarte previzionale care permit pe baza informaiilor privitoare la perioade anterioare de gestiune s se anticipeze evoluia unor procese i fenomene economice i/sau financiare. Aceste rapoarte sunt necesare att n fundamentarea deciziilor tactice ct i a celor strategice. c) Dup destinaie, coninut i modul de structurare rapoartele se pot clasifica astfel: - Rapoarte de uz intern al cror coninut este determinat de cerinele proprii de informare icontrol;

38

- Rapoarte de uz general al cror coninut este prestabilit (exemplu: bilan contabil, balan de verificare etc) multe dintre acestea fiind destinate i mediului exterior firmei (bncilor n procesul de creditare, organelor fiscale etc). d) Dup frecvena de generare: - Rapoarte zilnice - Rapoarte lunare - Rapoarte trimestriale - Rapoarte anuale n cadrul acestor rapoarte gradul de agregare/sintetizare a informaiei coninute este cu att mai mare cu ct intervalul de timp la care se refer este mai larg. Rapoartele pot fi generate pe imprimant, pe monitorul calculatorului, pe suport magnetic sau optic pentru a fi transmise off-line beneficiarului sau transmise la distan on-line (sub form de fiiere) prin intermediul reelelor. Grafice care permit reprezentarea ntr-o form sugestiv (bi sau tridimensional) a dinamicii indicatorilor sintetici i analitici precum i a structurii indicatorilor. Graficele pot fi de mai multe tipuri: liniare, histograme, bursiere, de structur (pie), mixte etc. Foi de calcul electronice generate cu ajutorul procesoarelor de tip EXCEL, LOTUS 1-2-3 ale cror date pot face obiectul exporturilor/importurilor ctre sistemele de gestiune a bazelor de date n vederea obinerii altor prelucrri. Ieiri destinate altor sisteme reprezentate de fiiere transmise on-line sau off-line n vederea continurii prelucrrilor n cadrul altor subsisteme informatice. 3.3.4. Activitile dintr-un sistem informatic Principalele activiti dintr-un sistem informatic sunt cele de prelucrarea informaiilor. Acestea includ: a - Introducerea datelor; b - Procesarea datelor pentru obinerea de informaii; c - Ieirea procedurilor informaionale; d - Stocarea resurselor infomaionale; e - Controlul performanelor sistemului. a. Introducerea datelor datele despre tranzaciile comerciale sau despre alte evenimente trebuie s fie adunate i pregtite pentru prelucrare. Introducerea se refer la editarea de nregistrri. Odat introduse, datele pot fi transferate pe un suport (magnetic/optic) pn la prelucrare. b. Prelucrarea datelor datele care sunt subiectul activitilor de prelucrare cuprind: calcule, comparri, sortri, clasificri sau nsumri. Aceste activiti organizeaz, analizeaz i manipuleaz datele convertindu-le n informaii pentru utilizatori. c. Ieirea produselor informaionale informaiile rezultate n urma prelucrrii apar n forme variate pentru a fi transmise utilizatorilor n forma solicitat de acetia.

39

Informaiile trebuie s ndeplineasc anumite condiii de calitate ce se refer n general la: timp viteza cu care informaia ajunge la utilizator; coninut atributele care confer valoare informaiei; form felul n care ajunge la utilizator; d. Stocarea produselor informaionale aceast activitate nu constituie o component foarte important n cadrul sistemelor informatice. Ea reprezint activitatea dintr-un sistem informatic n care datele i informaiile sunt depozitate ntr-un mod organizat n vederea unei utilizri ulterioare. Atunci procesul de regsire este necesar utilizatorilor prin rapiditatea i acurateea sa. Suporturile utilizatorilor pentru stocarea datelor i informaiilor sunt n general magnetice sau optice. e. Controlul performanelor sistemului reprezint o activitate de mare importan n cadrul sistemului informatic o reprezint controlul performanelor sale. Aceast activitate are n vedere urmtoarele elemente: - un sistem informatic produce un feed-back despre intrrile, procesul i ieirile sale precum i despre activitatea de stocare. - Feed-back-ul trebuie monitorizat i evaluat pentru a determina dac sistemul urmeaz s-i ating scopul prin performanele sale. - Feed-back-ul va trebui utilizat pentru a efectua ajustri n activitatea sistemului pentru a-i corecta deficienele.

3.3.5. Modaliti de structurare a sistemelor informatice Sistemele informatice din prezent pot fi construite n aa fel nct s poat fi utilizate i n mod centralizat ct i descentralizat n activitile operaionale i de luare a deciziei. a) Avantajele centralizrii acest mod de lucru poate conecta toate componentele unei organizaii prin reele de comunicaii care ofer managementului posibilitatea de a centraliza procesul de luare a deciziei (deciziile ce erau luate la nivelul de jos); se poate promova centralizarea operaiilor care reduce numrul de birouri, depozite i alte spaii de munc. b) Avantajele descentralizrii utilizare de reele distribuite de calculatoare la mai multe puncte de lucru ce ofer managerilor de vrf posibilitatea de a delega deciziile la nivelul managementului de mijloc; managementul poate descentraliza activitatea operaional prin creterea numrului de grupuri care au acces la informaie i comunicaie. c) Tendine n structurarea sistemelor informatice Dac la nceputul utilizrii calculatoarelor sistemul de lucru era organizat ntr-un compartiment distinct - centralizarea era singura opiune - prin dezvoltarea tehnologiei

40

informaiei, a computerelor puternice a determinat centralizarea hard-ului, softului i a specialitilor din sistemele informatice la nivelul corporaiilor. Dup aceast perioad dezvoltarea de PC-uri a determinat o tendin de descentralizare mai ales c au aprut reelele de calculatoare ce puteau fi accesate de orice utilizator. n perioada urmtoare a aprut necesitatea de a se stabili un control asupra resurselor informaionale ale organizaiei rezultat din descentralizarea de la nivelul unor organizaii i descentralizarea de la nivelul altora ceea ce ar semna cu nite sisteme hibrid. n fine, se remarc n prezent tendina de a transfera funciile sistemelor informatice unor firme din afara organizaiei ca integratori de sistem. Analiznd structura sistemului informatic global al unei organizaii putem realiza urmtoarele clasificri legate de componentele acestuia: Dup aria de cuprindere: a) Subsisteme informatice acoperind arii distincte, definite pe criterii funcionale n cadrul organizaiei: Subsistemul contabilitii Subsistemul produciei Subsistemul cercetrii Subsistemul comercial Subsistemul resurselor umane Exemplu: n cadrul sistemului informatic al unei firme regsim: subsistemul informatic al contabilitii, subsistemul informatic privind gestiunea stocurilor, subsistemul informatic privind evidena livrrilor etc. n cadrul sistemului informatic al unei bnci regsim: subsistemul informatic al contabilitii, subsistemul informatic privind operaiunile de cont curent, subsistemele informatice privind gestiunea produselor i serviciilor bancare oferite clienilor (depozite, credite, certificate de depozit etc.), subsistemul informatic privind operaiunile de pli prin carduri etc. b) Subsisteme interorganizaionale concepute s asigure fluxuri informaionale ntre: Organizaie i partenerii si (furnizori, clieni, banc etc). Ex: e-banking, comer electronic etc. Firma mam i subdiviziunile sale organizatorice. n funcie de natura activitilor susinute: a) Sisteme destinate conducerii (MSS - Management Support Systems) au rolul de a oferi informaii cu scopul susinerii i asistrii managerilor n luarea deciziilor i cuprind. Sisteme destinate conducerii curente (MIS Management Information Systems): sunt sisteme informatice cu rolul de a oferi managerilor informaiile necesare monitorizrii i controlului proceselor afacerii precum i anticiprii unor performane viitoare. Sisteme suport de decizie (DSS Decision Support Systems): reprezint sisteme informatice interactive cu rolul de a asista managerii (plan strategic)

41

n rezolvarea unor probleme semistructurate folosind n acest scop modele i baze de date specializate pe probleme bine definite. Sisteme informatice ale executivului (EIS Executive Information Systems): reprezint sisteme informatice gndite s ofere: acces rapid i selectiv la date interne i externe firmei, informaii referitoare la factorii critici de succes determinani n realizarea obiectivelor strategice, faciliti de calcul i reprezentri grafice deosebite. b) Sisteme destinate nivelului operaional care cuprind: Sisteme destinate activitii de birou (OAS Office Automation Systems): sunt utilizate n principal de persoanele implicate n procesul prelucrrii datelor (funcionari, secretari, contabili etc.) dar i managerilor rolul lor fiind de a colecta, procesa, stoca i transmite informaie utiliznd mijloace TI. n aceast categorie se cuprinde soft specializat pentru: procesare de texte, comunicaie (electronic mail, voice mail etc), lucru colaborativ (Electronic Meeting Systems, Collaborative Work Systems, Teleconferencing), procesarea imaginilor (Electronic Document Management, procesoare grafice, sisteme multimedia), managementul activitii de birou (agende electronice, accesorii etc.). Sisteme pentru procesarea tranzaciilor (TPS Transaction Processing Systems): sunt specializate n preluarea, stocarea i prelucrarea datelor corespunztoare tranzaciilor zilnice, de rutin asigurnd actualizarea curent a bazei de date: se particularizeaz prin caracterul repetitiv al prelucrrilor i complexitatea redus a acestora, volumul mare al datelor procesate; sunt destinate activitilor curente desfurate n compartimentele funcionale ale organizaiei; sunt utilizate de personalul operativ din compartimentele funcionale. Sisteme pentru controlul proceselor (PCS Process Control Systems) c) Sisteme destinate gestiunii cunoaterii (KWS Knowledge Work Systems): permit crearea, promovarea i integrarea noilor tehnologii i cunotine n firm. Utilizatorii acestor sisteme sunt fie inginerii i proiectanii (care utilizeaz aplicaii de tip CAD Computer Aided Design, pentru proiectarea noilor produse), fie ali specialiti analiti i consilieri economici, financiari, juridici, ei fiind creatori de informaie generatoare de cunoatere. Sistemele informatice dintr-o organizaie pot fi clasificate n funcie nivelul decizional cruia i se adreseaz, dup tipurile de programe pe care le utilizeaz etc., dar n final putem spune c toate vin s asigure o desfurare corespunztoare a activitii de management. Elementele de natur etic, dintr-o perspectiv managerial precum i ca un aspect al societii globale se refer la: Utilizarea tehnologiei informaiei n mod impropriu, iresponsabil sau duntor societii ( de exemplu: e-mail-uri agresive, cookies etc.); Utilizarea corect a resurselor de date ale organizaiei (de exemplu:

42

respectarea confidenialitii informaiilor); Stabilirea rspunderii pentru cei care nu respect elementele de mai sus; Utilizarea de soft-uri fr plata copyright-ului. Dimensiunea etic a sistemelor informatice privete aspectele care asigur c utilizarea tehnologiei informaiei i a sistemelor informatice nu se face ntr-o manier improprie sau iresponsabil care afecteaz persoanele individuale sau societatea. Din acest punct de vedere este foarte important ca n cadrul societii globale informaionale toi membrii acesteia s beneficieze de resursele informaionale i s aib scopuri strategice comune att la nivelul individual, naional ct i global. Utilizarea sistemelor informatice nivelul organizaiei poate duce la la creterea profitului dar i la economii de materii prime, energie sau alte resurse importante la nivel global. Sistemele informatice joac un rol vital n succesul unei organizaii. Astfel, prin acestea se pot asigura infrastructura informaional intern (prin Intraneturi) sau extern, interorganizaional (prin extraneturi) pentru necesitile business-ului n: - Asigurarea eficienei operaionale; - Asigurarea unui management eficient; - Asigurarea unui avantaj competiional. Succesul unui sistem informatic nu trebuie msurat numai prin eficiena sa (n minimizarea costurilor, timp sau utilizarea resurselor de informaie) ci i prin suportul pe care l asigur n: Elaborarea strategiilor de afaceri; Desfurarea proceselor comerciale; mbuntirea structurii organizaionale i a culturii organizaiei; Creterea cifrei de afaceri i valorii firmei ntr-un mediu dinamic, concurenial. Din punct de vedere individual - managerial sistemul informatic reprezint reprezint: un mijloc important pentru asigurarea funcionalitii business-ului; un factor esenial ce influeneaz eficiena operaional, productivitatea angajailor i a relaiei cu clienii; o sum de baz de informaii care asigur luarea de decizii corecte; un mijloc de a dezvolta noi produse (servicii) ce asigur un avantaj competitiv; una din cele mai importante resurse ale organizaiei i de analiz a costului business-ului. Schimburile tot mai rapide n mediul de afaceri au determinat ca sistemele informatice s ajung o component esenial a organizaiei n ndeplinirea scopului acesteia (n esen obinerea de profit). Astfel utilizarea tehnologiei informaiei a devenit un aspect indispensabil n funcionarea organizaiei mai ales n prezent cnd se fac simite noi tendine n evoluia organizaiilor i anume: 1. utilizarea Internetului la nivelul organizaional local sau global; 2. apariia de organizaii Internet ce i desfoar business-ul numai n aceast

43

zon; 3. globalizarea; 4. reformularea procesului de business. 1. Utilizarea Internetului la nivelul organizaional local sau global n perioada actual majoritatea firmelor mari i-au dezvoltat sisteme informatice la nivel global ca o consecin a diferenelor dintre costurile materiilor prime, forei de munc n diferitele locuri de pe glob, totodat, remarcndu-se i existena unor firme mici i mijlocii care folosesc Internetul devine un mijloc principal de comunicare pentru activitatea comercial, un mijloc important de promovare .a.m.d. 2. Apariia de organizaii Internet Tot ca o consecin a Internetului i a globalizrii se remarc n prezent apariia de forme care i desfoar activitatea numai pe Internet avnd ca domeniu de activitate: distribuia de soft-uri, licitaii, site-uri de distracie etc. O organizaie Internet utilizeaz Internetul, Intranetul i Extranetul precum i alte reele pentru a asigura suportul activitii comerciale. 3. Globalizarea Relaia Internet - globalizare poate fi privit ca o relaie n care fiecare factor l determin pe cellalt. Globalizarea este un fenomen amplu i tinde s se accentueze din ce n ce mai mult. Dac la nivelul firmelor mari globalizarea s-a impus, iat c n prezent tot mai multe firme mici i mijlocii se integreaz n acest fenomen. 4. Reformularea procesului de business Procesul de business este format din orice grup de activiti efectuate n scopul de a produce un anumit rezultat specific orientat spre client sau spre pia. Acest rezultat apare ca o consecin la pasul trei. ntr-o organizaie modern tehnologia informaiei se impune determinnd noi orientri i utilizarea de mijloace din ce n ce mai sofisticate inteligen artificial, sisteme expert etc. Mediul de afaceri este ntr-o continu schimbare i se impun noi tehnici i metode de elaborare a acestui proces. Reformularea procesului de business (dup Michel Hammer) este fundamentat pe un nou tip de gndire i de schimbri n modul de desfurare a business-ului care se caracterizeaz prin schimbri radicale i noi abordri ale acestuia cu efecte n costuri, calitate, service i vitez de desfurare. 3.4. Produse informatice 3.4.1. Concepte specifice produselor informatice Din punct de vedere practic, produsele informatice (softul) reprezint o suit de instruciuni prin care se controleaz operaiile realizate de calculator. cu alte cuvinte, fr soft echipamentul nu poate executa nici o sarcin. n sens restrns, produsul informatic a fost privit ca un cod (program) are, o dat

44

instalat pe un echipament, face ca acesta s execute anumite sarcini. Acest punct de vedere este limitat, dac se privete prin prisma procesului de dezvoltare a unui produs informatic. Pentru a uni diferitele concepte, este de preferat s se priveasc acest concept mai mult n termeni panoramici. S. Donaldson i Siegel, n lucrarea Successful Software Delopment"10, neleg prin produs informatic o entitate informaional care se distinge prin urmtoarele trei caracteristici: 1. este structurat cu proprieti logice i funcionale; 2. este creat i meninut sub diferite formate i reprezentri pe toat durata ciclului de via al sistemului informatic; 3. este creat prin procesarea informatic n cel mai dezvoltat stadiu. In sens larg, conceptul de produs informatic se refer la programul informatic propriu-zis care rezolv o problem, o sarcin concret, precum i la documentaia care nsoete un asemenea produs informatic. Trebuie s reinem faptul c pentru produs informatic corespunde termenul de software sau simplu soft. Pentru unitate n termeni vom folosi i noi n cele de urmeaz acest concept. Principalele funcii ale softului sunt: de a gestiona resursele informatice ale organizaiilor, de a procura instrumente oamenilor pentru a dispune de avantajele deinerii resurselor informatice i de a aciona ca un intermediar ntre organizaii i arhivele informaionale. Selectarea celui mai adecvat soft pentru activitile de gestiune reprezint cheia deciziei de management. Ansamblul activitilor de obinere a produsului informatic sub form de instruciuni adresate calculatorului formeaz activitile de programare, iar specialistul care realizeaz activiti de programare se numete programator. Literatura de specialitate pune n eviden dou grupe de soft: softul sistemului i softul pentru aplicaii. Softul sistemului reprezint un set de programe generalizate care gestioneaz resursele sistemului electronic de calcul, cum sunt procesorul central, legturile de comunicaii i perifericele. Specialitii care scriu asemenea soft se numesc programatori de sistem. Softul pentru aplicaii descrie programe care sunt scrise pentru utilizatori prin care acetia cer calculatorului s execute o sarcin concret. Specialitii care scriu asemenea soft se numesc programatori de aplicaii. a. Soft de sistem Acesta coordoneaz diferite pri ale calculatorului i mediaz ntre softul pentru aplicaii i partea hard a calculatorului. Softul care gestioneaz i controleaz activitile calculatorului poart numele de sistem de operare. Tot n categoria softului de sistem intr i translatoarele i programele utilitare.
Donaldson, S., Siegel, S, Successful Software Development, Prentice Hall PTR, 2" edition, 2000 la http://search.safaribooksonline.com. Vezi si Bersoff, E. H., Henderson, V. D., Siegel, S. G., Software Configuration Management: An Investment n Product Integrity Englewood Cliffs, NJ: Prentice Hall, 1980, p. 10., Bryan, W. L., Siegel, S.G., Software Product Assurance: Techniques for Reducing Software Risk, Englewood Cliffs, NJ: Prentice Hall PTR, 1988, pp. 36.
10

45

Sistemele de operare Funciile sistemului de operare sunt: a. alocare i asignare; b. planificare (scheduling); c. monitorizare. Iat care sunt principalele caracteristici ale sistemelor de operare: 1. Cea mai important caracteristic a sistemelor de operare o constituie partajarea resurselor sistemului, adic ceea ce se numete multiprogramare. Aceasta permite unui numr mare de programe s partajeze resursele calculatorului n acelai timp prin utilizarea concurent a CPU (unitatea de prelucrare). Utilizarea concurent a CPU nu presupune utilizarea simultan, ci pe rnd. 2. Multitastingul este direct legat de multiprogramare i se bazeaz pe ideea conform creia un utilizator poate executa la un moment dat unul sau mai multe programe sau sarcini concurente pe acelai calculator. 3. Memoria virtual permite sistemului de operare s mpart programele de executat n subdiviziuni mai mici, de mrime fix sau variabil, memornd astfel o mic parte din program n memoria primar. Astfel, memoria virtual reprezint o modalitate de a executa mai eficient un program prin divizarea acestuia n pri mai mici (fixe sau variabile) care vor ocupa o mic din memoria primar la un moment dat. 4. Partajarea temporar reprezint capacitatea sistemului de operare s necesit la mai muli utilizatori s partajeze simultan potenialul resurselor de procesare ale calculatorului. n fapt, aceast capacitate difer de multiprogramare deoarece mai muli utilizatori au acces concurent timp de 2-milisecunde n CPU. Multiprocesarea const n legarea mai multor CPU pentru a lucra n paralel Limbajele de translatare i programele utilitare Convertirea programelor scrise n limbaje de programare de nalt nivel pe nelesul calculatorului (limbaj main) se realizeaz prin intermediul compilatoarelor i interpretoarelor specifice fiecrui limbaj. Deosebim, astfel dou stadii ale unui program pn la execuie: codul surs i codul obiect. Reuniunea ntre codul obiect i parametrii sistemului de calcul pe care se execut poart numele de editare de legturi. Compilatorul este un soft specializat care translateaz un program scris ntr-un limbaj de nivel nalt n limbajul main pentru execuie de ctre calculator. Interpretorul realizeaz conversia codului surs n limbaj main concomitent cu execuia instruciunilor translatate. Programele utilitare reprezint acel soft pentru sistem destinat sarcinilor de rutin, celor repetitive, cum sunt: copieri, tergerea memoriei primare, sortare etc. n legtur direct cu sistemul de operare sunt interfeele grafice utilizator (GUI) prin care utilizatorii interacioneaz cu calculatorul. Tipuri de sisteme de operare Produsele informatice sunt realizate s fie executate pe un anumit sistem de operare. Dar nu n toate cazurile. n categoria sistemelor de operare sunt incluse: Windows Vista, Windows XP, Windows 2000 Profesional, Windows Me, Windows 98 SE, Windows NT, Windows CE, Windows 95, OS/2, Unix, Linux, Machintosh SO, DOS.

46

A. MS DOS a fost cel mai popular sistem de operare pentru calculatoare personale pe 16 bii. Ca urmare a dezvoltrii i utilizrii n continuare de aplicaii sub DOS, acesta se mai folosete pe calculatoarele din generaii mai vechi; B. Windows este un sistem de operare cu o interfa utilizator grafic prin intermediul cruia se execut att aplicaii sub Windows, ct i aplicaii pentru DOS; C. Windows CE este un sistem portabil i compact special proiectat pentru calculatoare mici (PALM-PC), PDA-uri (personal digital assistents) sau pentru comunicaii fr fir; D. OS/2 este unul din cele mai puternice sisteme de operare utilizat de calculatoare IBM sau compatibile pe 32 de bii sau staii de lucru cu microprocesor Intel. Este folosit pentru aplicaii complexe, care folosesc intensiv memoria i care solicit lucrul n reea, multitastingul i lucrul multimedia n reea, precum i aplicaii pen-computing; E. Unix este un sistem de operare pentru minicalculatoare, mainframe-uri, maini independente. Acesta este suport pentru procesarea multi-utilizator, multitasking i lucrul n reea; F. Linux este un sistem de operare foarte apropiat de Unix care poate rula pe mai multe platforme i este posibil de procurat la preuri foarte mici i chiar gratuit de pe Internet. Poate rula pe procesoare INTEL, Motorola, Digital Alpha, SPARC i Mips. Acesta este o alternativ la sistemele Unix i Windows NT; G. Mac Os este un sistem de operare folosit pe platformele de tip Macintosch care suport multitastingul, ofer acces Internet i puternice faciliti grafice, precum i sporite capaciti multimedia. b. Softul pentru aplicaii Softul pentru aplicaii vizeaz n primul rnd realizarea sarcinilor utilizatorilor finali. n acest scop, se pot folosi multe limbaje pentru dezvoltarea de aplicaii utilizator. Generaiile limbajelor de programare Din punct de vedere evolutiv, limbajele de programare au cunoscut patru stadii de dezvoltare: 1. limbajul main; 2. limbaje de ansamblare; 3. limbaje de nivel nalt (evoluate); 4. limbaje de nivel foarte nalt (de generaia a IV-a). Limbajul main este un limbaj de nivel redus, situndu-se pe nivelul elementar al limbajelor de programare i presupune utilizarea n scrierea unei instruciuni a unor serii de secvene de cifre binare (0 i 1). Programatorul trebuia s realizeze cablaje pe plci speciale, care erau apoi introduse n unitatea central a calculatorului. Un mare dezavantaj al acestor limbaje l constituia faptul c programele scrise pentru un calculator nu puteau fi executate i de un alt calculator.

47

Limbajele de asamblare au fost cele care au contribuit la reducerea substanial a efortului depus n activitatea de programare. Ele au permis utilizarea de coduri simbolice pentru adrese, date i operaii, ceea ce a oferit o mai mare independen a programului fa de calculator. Noutatea acestor limbaje a constat n utilizarea unor asambloare care permiteau traducerea instruciunilor din limbaj de asamblare n limbaj main. Astfel, pentru a se executa un program scris ntr-un asemenea limbaj era necesar s se parcurg dou etape: asamblarea i execuia. Limbajele de nivel nalt sunt foarte apropiate de limbajul natural i sunt utilizate pentru exprimarea problemelor i a algoritmilor. Un program scris ntr-un asemenea limbaj asigura o independen total fa de echipament. Astfel, fiecare instruciune (enun) dintr-un limbaj de programare de nivel nalt poate fi echivalenta mai multor instruciuni ntr-un limbaj de programare de nivel redus. n anul 1954 a aprut primul limbaj de programare de nivel nalt, limbajul FORTRAN (FORmula TRANslation). n aceste limbaje de nivel nalt, etapele pe care trebuia s le parcurg un program pentru a fi executat sunt: 1. compilarea/interpretarea; 2. editarea de legturi; 3. execuia. Una din caracteristicile principale ale unui limbaj de nivel nalt const n faptul c erau foarte apropiate de om i ndeprtate de calculator. Cele mai populare limbaje de programare: BASIC - Beginners All-purpose Symbolic Instruction Code a fost dezvoltat n 1964 de ctre J. Kemeny i Thomas Kurtz pentru a nva studenii de la Dartmouth College cum se utilizeaz calculatorul. A devenit cel mai popular limbaj de programare ntre studeni. A fost folosit pentru rezolvarea de probleme att economice, ct i matematice. PASCAL - Limbaj denumit dup numele lui Blaise Pascal i dezvoltat de ctre profesorul Niklaus Wirth din Zurich curnd dup 1960. A fost utilizat n cadrul cursurilor de informatic. C - este un puternic limbaj de programare dezvoltat de AT&T Bell Lab n apropierea anului 1970. Acesta combin portabilitatea echipamentelor cu controlul riguros i eficient al resurselor calculatorului i prezint avantajul utilizrii pe echipamente diferite i a fost folosit de ctre programatori pentru a scrie sisteme de operare i soft pentru aplicaii. C++ - este o nou versiune orientat-obiect a limbajului C. Este folosit pentru dezvoltarea de soft pentru aplicaii. FoxPro sistem de gestiune a bazelor de date, alturi de aceast component, se regsete un limbaj complet care permite dezvoltarea interfeelor pentru introducerea, actualizarea i prelucrarea datelor din tabelele bazei de date. Alte limbaje de programare: Ada (dezvoltat n 1980 de ctre U.S. Defance Dept. dup numele Contesei Ada de Lovelace, utilizat n aplicaii militare i civile), LISP (LISt Processor - a fost creat curnd dup 1950 i a fost utilizat n aplicaii ale inteligenei artificiale), PROLOG (PROgramming LOGic - utilizat dup 1970 n manipularea simbolic), PL/1 (Programming Language 1 a fost

48

dezvoltat de ctre IBM n 1964 n pentru domeniul economic i pentru cel tiinific). Limbajele de programare de nivel foarte nalt se mai numesc i limbaje de programare de generaia a-IV-a ("4GL"). Majoritatea dintre acestea sunt limbaje neprocedurale, n sensul c programatorul indic rezultatul la care trebuie ajuns, iar calculatorul genereaz automat procedurile corespunztoare. Prin aceast performan s-a reuit uurarea substanial a muncii de programare. n cadrul acestei generaii sunt incluse: limbajele de interogare, generatoarele de rapoarte, limbajele grafice, generatoarele de aplicaii limbajele de programare de nivel foarte nalt, produse informatice generalizate i instrumente PC. Limbajele de interogare - sunt limbaje de nivel foarte nalt pentru regsirea i memorarea datelor n baze de date i fiiere. Limbajele naturale - sunt limbaje care permit utilizatorilor s comunice cu calculatorul prin intermediul comenzilor conversaionale i sunt foarte apropiate de vorbirea uman. Generatoarele de rapoarte - permit crearea de rapoarte dup cerinele utilizatorului. Acestea extrag date din diverse baze de date i pot crea o diversitate de rapoarte. Limbajele grafice - regsesc datele din diferite fiiere i le afieaz sub form grafic. Generatoarele de aplicaii - conin module preprogramate care pot genera aplicaii complete conducnd astfel la mrirea vitezei de dezvoltare a acestora. Utilizatorul poate specifica care sunt sarcinile de executat, iar generatorul va crea cel mai adecvat cod surs pentru intrri, pentru validri, pentru actualizare, pentru prelucrare i pentru listri. Pachetele de produse-program aplicative - sunt pachete soft prescrise, precodificate care, comercializate, acoper un set de probleme individuale ale organizaiilor. Intr n aceast categorie i programele dezvoltate n interiorul organizaiei pentru acoperirea unor funcii specifice. Aceste pachete pot fi dezvoltate i pentru sisteme de operare, dar cele mai dese cazuri sunt cele pentru domenii ale afacerilor din ntreprinderi. Instrumente soft pentru PC-uri - sunt cele mai populare i mai des utilizate programe, dar dezvoltate pentru PC-uri. In aceast categorie intr: Procesoare de text, Programe de calcul tabelar, Soft pentru gestiunea datelor, Soft pentru prezentri grafice11 (Microsoft PowerPoint, Lotus Freelance Graphics, Aldus Persuasion), Pachete soft integrate (Microsoft Office), Soft pentru pot electronic, browsere Web, Soft pentru
11

Acest soft convertete datele numerice n reprezentri grafice i permite includerea de elemente multimedia (sunet, imagini, animaie, fotografii etc.)

49

grupuri de lucru. n prezent s-a ajuns la o a V-a generaie de limbaje de programare n care sunt incluse i limbajele de inteligen artificial. Abordarea sistemelor informatice din economie n condiiile integrrii pe scar larg a condus la formularea conceptului de produs informatic sau produs informatic/program generalizat. Informatizarea continu a unui numr ct mai mare de sarcini din cadrul sistemelor economice la nivel micro - i macroeconomic a condus la apariia unor sisteme de programe specifice unui anumit grup de utilizatori i pe un anumit nivel organizatoric, n msura n care acetia se ncadreaz ntr-o tipologie specific de generare, prelucrare i distribuire a datelor"12 a informaiilor i a cunotinelor. Conceptul de produs informatic generalizat desemneaz un sistem de aplicaii informatice destinat s satisfac cerinele de prelucrare a datelor dintr-un domeniu cu grad mare de omogenitate i destinate unui grup mare de utilizatori. n legtur direct cu produsele informatice generalizate se folosesc n practic i denumirile de produs informatic, produse informatice generalizabile sau chiar pachete de programe. Considerm c termenul de produs informatic este mai potrivit tendinei actuale de informatizare integrat a sistemelor informaionale. ntr-o organizaie exist n principal trei ci de procurare a unui produs informatic i anume: achiziionarea de produse informatice; crearea de produse informatice n logica utilizatorului final; proiectarea de aplicaii specifice. Un produs informatic generalizat se caracterizeaz prin: este rezultatul unei munci intelectuale intense; este dezvoltat de firme specializate i (auto)documentat; este complet parametrizabil i uor de adaptat; este adresabil unui grup mare (game) de utilizatori; rezolv o sarcin din cadrul sistemului informaional economic; comunic cu alte produse informatice prin interfee specializate; este dotat cu proceduri pentru ntreinerea automat, salvarea i restaurarea datelor i informaiilor; este modularizat n vederea actualizrii rapide, fr a necesita o reproiectare de proporii. Clasificarea produselor informatice generalizate se face, n principal, dup natura informaiei prelucrate i dup stadiul de evoluie al acestora, n: 1. produse informatice standard, care cuprind la rndul lor pe cele neconvenionale, convenionale i pe cele orientate ctre utilizatorul final; 2. produse informatice evoluate, n care se regsesc sistemele suport pentru decizii i sistemele inteligente.
12

Davidescu, N. D., .a., Produse program generalizabile in domeniul financiar contabil, EDP, Bucureti, 1997, pag.

3.

50

Dup cunoaterea principalelor aspecte legate de produsele informatice generalizabile, ne intereseaz n mod deosebit caracteristicile principale ale acestora, care se prezint astfel: a. generalitate, adic au caracter universal ntr-un domeniu dat i pentru o anumit gam de utilizatori. n practic se poate constata c aceast caracteristic este uor interpretabil, n sensul c un utilizator poate solicita o modificare specific domeniului propriu de activitate, cu precizarea c n toate cazurile se asigur grupa de operaiuni standard; b. flexibilitatea este asigurat prin posibilitatea de configurare a specificului propriu al agentului economic; c. parametrizarea presupune utilizarea de variabile specifice unui utilizator pentru a da posibilitatea produsului de a comunica datele necesare prelucrrilor altor aplicaii, inclusiv prin interfee specializate; d. eficiena i eficacitatea; e. adaptabilitatea const n posibilitatea integrrii produsului n cadrul sistemului informaional corespunztor; f. portabilitatea pe diferite echipamente; g. interactivitatea prin interfee prietenoase; h. configurarea i reconfigurarea; i. extensibilitatea; j. fiabilitatea i mentenabilitatea. Metodologia de realizare a produselor informatice generalizate pune n eviden parcurgerea unui set de etape ce se declaneaz n mod gradat i succesiv i care presupun activiti specifice. Noi suntem interesai n cunoaterea acestor etape, nu prin prisma dezvolttorului specializat, ci prin prisma nelegerii procesului complex necesar a fi parcurs n vederea obinerii produsului informatic n forma sa comercial. Aceste etape se structureaz astfel: a. abstractizarea i analiza sarcinii/sarcinilor de informatizat; b. proiectarea general; c. proiectarea de detaliu a unitilor funcionale; d. proiectarea de detaliu a unitilor de prelucrare; e. realizarea programelor; f. integrarea, testarea i experimentarea; g. exploatarea curent i ntreinerea; h. actualizarea versiunilor. Pentru lucrul efectiv cu un produs informatic generalizat este necesar s avem n vedere faptul c trebuie respectate urmtoarele etape: 1. Instalarea produsului informatic generalizat. Instalarea presupune existena dreptului (a licenei i a codurilor de iniializare) de utilizare. n acest sens se disting dou situaii: situaia utilizrii n vederea instalrii unei variante demonstrative procurate de la furnizor/dezvoltator i cea a cumprrii dreptului de utilizare a produsului informatic (licen). n prima situaie se constat c instalarea se realizeaz pentru o variant standard-limitat, pe cnd n a doua

51

situaie se dispune de toate facilitile produsului informatic; 2. Utilizarea efectiv a produsului informatic, etap n care sunt efectuate prelucrri specifice. Aceast etap are ca scop afiarea/ obinerea datelor de ieire; 3. Comunicarea datelor n reea, dac este cazul; 4. Actualizarea entitilor de date; 5. Salvarea datelor prelucrate pe supori magnetici; 6. Restaurarea datelor n situaii speciale. Principalii termeni comuni legai de utilizarea produselor informatice generalizabile sunt: modul de lucru; procedur; ecran de lucru; director de lucru; director de unde se face instalarea; cale de acces; fereastr de lucru; videoformate de preluare a datelor; videoformate de afiare; interfee de lucru; meniu vertical; meniu orizontal; opiune; bar de defilare; butoane; simboluri; icoane; mesaje; tehnici de informare n timp real; tehnici de ajutor la cerere, liste, fiiere, colecii de date, entiti de lucru etc. In etapa de proiectare a produselor informatice generalizabile echipa de dezvoltatori ine seama de urmtoarele principii generale: - existena unei piee poteniale mari pentru produsul-program de dezvoltat; - fundamentarea dezvoltrii produselor informatice pe criterii de natur tehnicoeconomic; - respectarea cadrului normativ i a celui legislativ ale domeniului pentru care se dezvolt produsul-program; - abstractizarea i generalizarea problemei de rezolvat; - parametrizarea prelucrrilor; - aplicarea de soluii tehnice cu caracter plurianual. 3.4.2. Tipologia produselor informatice generalizate Exist o multitudine de criterii de clasificare a produselor informatice generalizate. Dintre care cele mai importante sunt: 1. Din punctul de vedere al gradului de generalitate: a. Produse informatice unicat - destinate unui anumit utilizator (Centrala Nuclearo-Electric, BNR); b. Produse informatice - proiectate unui anumit utilizator, dar cu posibilitatea adaptrii ulterioare i pentru ali utilizatori (SVM-uri); c. Produse informatice generale - sunt concepute pentru a acoperi o funcie la nivelul majoritii utilizatorilor; d. Produse informatice generalizate - sunt destinate informatizrii unei funcii/activiti la nivel de grupuri mari de activiti; 2. Din punctul de vedere al complexitii corelrii logico-funcionale: a. Produse informatice generalizate independente; b. Produse informatice funcionale independent; c. Produse informatice generalizate propriu-zise; d. Sisteme de programe.

52

3. Din punctul de vedere al funciei ndeplinite n sistemul informatic: a. software de baz; b. software cu caracter specific; c. programe specializate n exploatarea datelor economice; d. produse program generalizate; e. programe utilitare; f. programe auxiliare utilizabile n ingineria de calcul (depanare, testare etc.) 4. Din punctul de vedere al utilizatorului final: a. Produse informatice pentru regii autonome; b. Produse informatice pentru societi comerciale; c. Produse informatice pentru asociaii familiale; d. Produse informatice pentru instituii; e. Produse informatice pentru ministere; f. Produse informatice pentru organisme internaionale. 5. Din punctul de vedere al naturii informaiei utilizator: a. Produse informatice pentru prelucrarea informaiilor de tip text; b. Produse informatice pentru prelucrarea informaiilor de tip imagine; c. Produse informatice pentru prelucrarea informaiilor de tip numeric; d. Produse informatice pentru prelucrarea informaiilor de tip sonor; e. Produse informatice pentru prelucrarea informaiilor de tip grafic. Urmare a obiectivului declarat de ctre ntreprinderi de prelucrare integrat a datelor i informaiilor n propriul sistem informaional cu produse informatice specifice fiecrei componente funcionale (operaional, financiar, contabil, desfacere-aprovizionare, relaii umane) i care s comunice reciproc, a aprut conceptul de Entreprise Ressource Planning (ERP), ceea ce s-ar traduce prin Planificarea Resurselor ntreprinderii cu instrumente informatice. Considerm c ERP-urile constituie n fapt ntregul n care se regsete Sistemul Informaional Contabil Integrat prezentat n capitolul 1. 3.4.3. Categorii de produse informatice n organizaii Cele mai multe prelucrri de informaii au ca principal scop funcionarea i gestiunea corect i eficient a unei organizaii. Se pot delimita mai multe categorii de asemenea prelucrri: a. sisteme de prelucrare a tranzaciilor standard; b. sisteme generatoare de rapoarte de informare; c. sisteme generatoare de decizii pentru gestiune; d. sisteme generatoare de decizii pentru controlul proceselor industriale; e. sisteme de ajutor n luarea deciziilor; f. sisteme inteligente pentru producie, gestiune i control.

53

Fiecare prelucrare, din cele precizate mai sus, prezint caracteristici specifice domeniului abordat i pun n eviden o serie de restricii particulare n procesul de informatizare (aplicaiile pentru evidena contabil presupun restricii particulare). Prezentm n cele ce urmeaz principalele aspecte specifice fiecrei categorii de aplicaii. a. Aplicaiile specifice sistemelor de prelucrare a tranzaciilor standard sunt direct legate de activitatea de exploatare curent din ntreprinderi i au n vedere operaiile corespunztoare desfacerilor de produse pe puncte de desfacere i gestiune a clienilor; operaii specifice aprovizionrilor cu materii prime, materiale (servicii) i gestiunea furnizorilor; operaii specifice relaiilor dintre societate i parteneri (salariai, stat, organisme sociale, bnci, instituii financiare etc). Caracteristica principal a acestei categorii de aplicaii const n faptul c opereaz asupra unui volum mare de date i la intervale regulate de timp, cu proceduri rutiniere. b. Aplicaiile specifice sistemelor generatoare de rapoarte de informare sunt apelate periodic sau la cerere i au ca scop prezentri predeterminate. Intr n aceast categorie aplicaii ce au ca scop oferirea de rspunsuri la diverse cereri, cum sunt: informri statistice, tablouri de bord pentru gestiune, sisteme de indicatori, situaii centralizatoare aferente prelucrrilor standard inclusiv calcule de necesar de stocuri, state de salarii, fluturai diveri etc. c. Aplicaii specifice sistemelor generatoare de decizii de gestiune. Acestea apar posibil de realizat atunci cnd regulile gestiunii activitilor i patrimoniului pot fi formulate coerent, caz n care se pot crea aplicaii pentru ajutorul echipei de conducere executive. d. Aplicaii specifice sistemelor generatoare de decizii pentru controlul proceselor industriale. Aplicaiile din aceast categorie care preiau date n timp real din procesele tehnologice prin senzori i interfee speciale i le transmit spre prelucrare n vederea supravegherii condiiilor de lucru, a parametrilor sistemelor controlate i lurii deciziilor n cazuri critice. e. Aplicaii specifice sistemelor de ajutor n luarea deciziilor - privesc procesul de luarea deciziei n ntreprinderi i organizaii la nivel de echip managerial. n literatura de specialitate aceste tipuri de aplicaii sunt denumite DSS sau SIAD. f. Sisteme inteligente pentru producie, gestiune i control Din clasificarea de mai sus rezult, alturi de abordarea funcional a sistemului informaional, i cele 6 tipuri de sisteme ierarhice: 1. sistemele de procesare a tranzaciilor; 2. sistemele automate de birou; 3. sistemele de lucru cu cunotine; 4. sistemele suport pentru decizii; 5. sistemele de informare a conducerii; 6. sistemele executive. La aceste 6 tipuri de sisteme sunt ataate i principalele direcii de dezvoltare a produselor informatice.

54

3.5. Etapele dezvoltrii sistemelor informatice varianta organizaional Proiectarea sistemelor de informare reprezint o problem esenial n procesul de derulare normal i eficient a activitii unei organizaii, precum i n procesul de integrare a informaticii n structura acesteia. Sistemele de informare se refer, n sens larg, la un proces continuu i complex care asigur schimburile de fluxuri informaionale ntre cele mai diverse componente structurale ale unei organizaii. Principalele etape de urmat n crearea unui de sistem de informare pot fi sistematizate astfel: 1. Studiul structurilor funcionale din cadrul organizaiei. Particip: specialitii interni, consultani externi, analiti, directorii de departament, responsabili, angajai, ageni, operatori din serviciile aferente, conducerea sectorului informatic i echipa de conducere executiv. Se definesc: liniile orientative ale sistemelor de organizat, limitele, principalele module, gradul maxim de informatizare permis, calificarea personalului aferent, calitatea rezultatelor din fiecare sistem etc. Finalitate: Studii de oportunitate i fezabilitate. 2. Analiza funcional. Particip: Responsabilii i angajaii serviciilor analizate, responsabilii de proiect i responsabilul serviciului informatic, analitii, organizatorii, conducerea sectorului informatic. Se urmrete: detalierea i aprofundarea organizrii tuturor proceselor, stabilirea resurselor necesare realizrii procedurilor de automatizat, precizarea procedurilor din amonte i din aval corespunztoare celor automatizate i informaii generale despre aceste proceduri. Se stabilesc: informaiile de intrare, informaiile de ieire, prelucrrile de efectuat n cadrul procedurii i schemele conceptuale ale fiierelor (bazelor de date). Not: In acest stadiu se stabilete organizarea tehnic a softului, adic sarcinile de ndeplinit pentru fiecare modul/funcie, nlnuirea modulelor i structura bazelor de date (fiierelor), precum i restriciile tehnice legate de realizarea i exploatarea produselor informatice (limbajul de programare utilizat, documentaia tehnic etc.). 3. Analiza tehnic Particip: Responsabilii de proiect, analiti, programatori, responsabilii de utilizare a softului (exploatare) i responsabilul de sistem. 4. Programarea propriu-zis Particip: Responsabilul de proiect informatic, analitii programatori i programatorii. Const: n scrierea efectiv a programelor. 5. Testarea Particip: Angajai din serviciul corespunztor, responsabili de exploatarea 55

softului, responsabilul de proiect informatic, programatori, analiti programatori. Scop: verificarea modului n care soft-ul rspunde cerinelor concrete pe cazuri reale, mbuntirea eventualelor proceduri i interfee etc. 6. Formarea personalului (utilizatorului) Particip: Angajai, personal cu atribuii de control, responsabilul de proiect, analiti, responsabilul de exploatarea softului. 3.6. Funciunile contabile posibil de informatizat n continuare, vor fi analizate principalele domenii ale subsistemului informaional contabil ce constituie subiect al informatizrii i al integrrii la nivelul sistemului informaional al ntreprinderii. Exist dorina din partea echipelor manageriale a mai multor ntreprinderi mijlocii i mari s implementeze un sistem informaional contabil integrat, dar acest lucru nu este ntotdeauna dus la bun sfrit, fie din lipsa fondurilor, fie din cauza organizrii neeficiente a componentelor majore ale sistemului informaional. Considerm c este important de tiut n aceste situaii care sunt domeniile contabile posibil de informatizat i care ar trebui s fie cerinele minime funcionale pentru fiecare din acestea. Tipuri de aplicaii informatice n cadrul sistemului informaional contabil (SIC) Sistemul informaional contabil acoper cu informaii toate celelalte componente ale sistemului informaional. Lipsa unor informaii contabile n celelalte subsisteme ale ntreprinderii atrage dup sine un dezechilibru informaional. Mai nti, trebuie stabilite principalele aplicaii i legturile posibile cu alte aplicaii ale ntreprinderii. Astfel, pentru abordarea noastr vom mpri aplicaiile posibil de dezvoltat n trei categorii, i anume: contabilitate general, contabilitate de gestiune i analiz financiar-contabil. n ceea ce privete dezvoltarea de aplicaii informatice pe cele trei subdomenii ale SIC vom avea: 1. Contabilitate general - contabilitate intrri (parteneri, gestiuni), contabilitate ieiri (parteneri, gestiuni), contabilitate ncasri-pli (gestiune lichiditi), contabilitate operaii diverse (salarii, imobilizri, operaii diverse de nchidere perioad); 2. Contabilitate de gestiune - parteneri, gestiuni stocuri, gestiune lichiditi, salarii - fie fiscale, imobilizri, calculaie costuri, inventariere, bugetele ntreprinderii; 3. Analiz financiar - analize factoriale, analiz pe baza bilanului. Ceea ce am prezentat mai sus sunt categoriile mari de aplicaii ce pot fi dezvoltate. Aceste aplicaii pot s existe individual, ceea ce va constitui un SIC autonom, pot s existe parial integrate, ceea ce va constitui un SIC parial-integral, sau pot s fie integrate i vor constitui un SIC integrat ca parte a unui ERP. Practica n domeniu dispune de o multitudine de produse informatice pentru contabilitate, care rspund n totalitate sau parial din punctul de vedere al funcionalitii asumate n domeniu. Pentru informarea celor care cumpr i a celor care produc produse informatice n domeniul contabilitii trebuie s existe un sistem de referin de la care nu

56

este permis nici o abatere. La modul general, un produs informatic trebuie s asigure un set de funcii generale i un set de funcii speciale domeniului de activitate pentru care a fost dezvoltat acel produs. n categoria funciilor generale sunt incluse operaiile de: 1. Introducere date. Prin opiunile specifice operaiilor de introducere date se permite ncrcarea cu date zilnice a bazei de date specifice aplicaiei, spre exemplu, pentru aplicaia salarii - introducerea zilnic a pontajelor; 2. Actualizare, care se refer la adugarea de nregistrri (adugarea unui salariat n aplicaia salarii), la modificarea unei nregistrri (modificarea adresei unui salariat) i la tergerea unei nregistrri (eliminarea unei formaii de lucru tabela formaii a aplicaiei salarii). Constatm c i aceste funcii de actualizare mbrac forma concret a unor fapte i fenomene economicojuridice; 3. Consultare. n aceast categorie intr operaiile de listare (pe ecran, la imprimant sau ntr-un fiier) a unor situaii centralizatoare (corespondentele documentelor centralizatoare din contabilitate), a unor fie, a unor liste particularizate, i operaiile de interogare a bazelor de date din compunerea aplicaiei. Spre exemplu, la aplicaia salarii putem avea urmtoarele liste: Lista de avans, Pontajul, Statul de salarii, Fluturaii, Fiele fiscale (FF1 i FF2). n categoria interogrilor putem avea ntrebri de tipul: Ci salariai lucreaz n secia x? De cnd lucreaz n societate angajatul A,B,C? Care sunt cheltuielile salariate pe luna decembrie? Care este productivitatea pe angajat? etc. 4. Controlul aplicaiei. Din aceast categorie fac parte operaii cum sunt: iniializarea datelor de lucru din perioada de gestiune (luna de lucru curent, curare tabele de lucru), parametrizarea aplicaiei, directorul de lucru al aplicaiei, operaii de salvare, operaii de compresie, operaii de restaurare, operaii de securizare a accesului la date, operaii de import-export de date etc; n categoria funciilor specifice aplicaiilor intr diferite faciliti de lucru care se rezolv tot prin utilizarea funciilor generale. Spre exemplu, funcia de generare a bazei de date pentru o nou societate n cazul unei aplicaii pentru contabilitatea general. La aceste funcii generale i specifice aplicaiei, utilizatorii mai urmresc o serie de cerine de utilizare, ntre care enumerm: 1. Posibilitatea obinerii de informaii dup criterii simple i multiple prin interogri dup logica contabil a datelor din bazele de date. Spre exemplu: Care este stocul din luna curent? Cu ct s-a debitat contul x prin creditul contului y? Care este soldul contului x? Cum se detaliaz pe analitice contul y? etc; 2. Prezena unor interfee de lucru prietenoase, cu care s reproduc ct mai mult documentele originale i s respecte circuitul logic al documentelor primare i/sau contabile; 3. Prezena unor interfee de transfer/preluare informaii (date). Dac produsul informatic este autonom, atunci nu sunt necesare interfee de transfer-preluare informaii (date). Este posibil s se solicite n acest caz exportul ntr-un anumit

57

format pentru prelucrarea ulterioar a informaiilor cu ajutorul unui procesor de texte, a unui program de calcul tabelar sau a unui sistem de gestiune a bazelor de date. Dac produsul este integrat sau parial integrat, atunci este necesar s dispun de interfee de transfer/preluare informaii (date); 4. Existena unui help interactiv i help contextual; 5. Existena unei documentaii cu studii de caz concrete. n urma celor prezentate, structura cadru de organizare a unei aplicaii trebuie s cuprind urmtoarele opiuni: Setri, Nomenclatoare, Tranzacii, Liste i Ajutor. Cerine funcionale pe tipuri de aplicaii informatice n cadrul SIC n cele ce urmeaz vom analiza cerinele funcionale specifice fiecrei categorii de aplicaii n logica fireasc a circuitelor contabile prezentate anterior. Pentru aplicaiile de contabilitate general: a. Contabilitate intrri trebuie s cuprind urmtoarele funciuni minime: o recepii stocuri; recepii servicii; creare jurnal de cumprri; creare registru jurnal; rapoarte pe tipuri de stocuri. Faciliti informatice solicitate: - difereniere ntre "Furnizori" i "Furnizori de imobilizri"; posibilitatea realizrii de recepii i pentru aporturi n natur, pentru donaiile primite, pentru intrri de la creditori diveri i ali teri; o creare de diferite categorii de jurnale de cumprri, ca de exemplu pentru investiii; o lucrul cu analitice la conturi de stocuri i parteneri; o vizualizri de liste pe ecran. Logica de lucru: I. Se introduc intrrile: 1. Se primete factura nsoit de NIR de la gestionar (se poate utiliza i un alt document nlocuitor, ca de exemplu Borderou de achiziii", Aviz de nsoire a mrfii", Not de predare-recepie"); 2. Se vede ce fel de stoc este i se apeleaz recepii cantitative sau recepii servicii; 3. Se introduc datele de identificare ale facturii i ale NIR-ului; 4. Se selecteaz contul debitor i contul creditor. Se introduc eventuale analitice; 5. Se introduc sumele aferente conturilor; 6. Se valideaz nregistrarea (se trimite articolul contabil n Registrul Jurnal). II. Se vizualizeaz diferite situaii. III. Se listeaz diferite rapoarte. b. Contabilitate ieiri trebuie s cuprind urmtoarele funciuni minime: o consumuri de stocuri; transferuri de stocuri; vnzri de stocuri; prestri/facturri de servicii; creare jurnal de vnzri; creare registru jurnal; o rapoarte pe tipuri de stocuri ieite. Faciliti informatice solicitate: o difereniere ntre cheltuieli" i venituri"

58

o difereniere ntre "consumuri", transferuri" i "vnzri"; o lucrul cu analitice la conturi de stocuri i parteneri; o vizualizri de liste pe ecran. Logica de lucru: I. Se introduc ieirile 1. Se primete documentul de ieire a stocului de la gestionar (ca de exemplu, Bon de consum", Aviz de nsoire a mrfii", Factur", Not de transfer"); 2. Se ncadreaz n tipul de ieire, una din urmtoarele: consumuri, transferuri, vnzri; 3. Se introduc datele de identificare ale documentului justificativ; 4. Se selecteaz conturile debitoare i contul creditor. Se introduc eventuale analitice; 5. Se introduc sumele aferente conturilor; 6. Se valideaz nregistrarea (se trimite articolul contabil n Registrul Jurnal). II. Se vizualizeaz diferite situaii. III. Se listeaz diferite rapoarte. c. Contabilitate ncasri-pli trebuie s cuprind urmtoarele funciuni minime: o ncasri; o pli; o justificri de avansuri; o creare jurnal de banc i registru de cas; o creare registru jurnal; diverse rapoarte. Faciliti informatice solicitate: - difereniere ntre bnci" i conturi"; - difereniere ntre "pli" i "ncasri"; - lucrul cu analitice la conturi de parteneri; - vizualizri de liste pe ecran. Logica de lucru: I. Se introduc ncasrile i plile Se primete documentul de efectuare a plii/ncasrii; Se selecteaz Pli sau ncasri; Se introduc datele de identificare ale documentului justificativ; Se selecteaz contul debitor i contul creditor. Se introduc eventuale analitice; Se introduc sumele aferente conturilor; Se valideaz nregistrarea (se trimite articolul contabil n Registrul Jurnal). II. Se vizualizeaz diferite situaii. III. Se listeaz diferite rapoarte. d. Contabilitate operaii diverse trebuie s cuprind urmtoarele funciuni minime: o salarii;

1. 2. 3. 4. 5. 6.

59

o o o o o o

imobilizri; operaii de nchidere perioad de gestiune; creare registru jurnal; creare fise de cont; creare balan de verificare; diverse alte rapoarte.

Faciliti informatice solicitate: - difereniere ntre tipuri de operaii; - lucrul cu analitice; - vizualizri de liste pe ecran. Logica de lucru: I. Se introduc operaii diverse Se ntocmete nota contabil pentru operaii diverse pe baza documentelor primare justificative sau a situaiilor contabile; Se selecteaz operaii diverse; Se introduc datele de identificare ale notei contabile; Se selecteaz contul debitor i contul creditor. Se introduc eventuale analitice; Se introduc sumele aferente conturilor; Se valideaz nregistrarea (se trimite articolul contabil n Registrul Jurnal). II. Se vizualizeaz diferite situaii. III. Se listeaz diferite rapoarte.

1. 2. 3. 4. 5. 6.

n practic se ntlnesc produse informatice care integreaz toate cele patru componente analizate mai sus. Din punctul de vedere al contabilitii, sunt obligatorii Registru Jurnal i Registru Carte-mare (adic Fia de cont); alte jurnale, cum sunt cele de vnzri, de cumprri i de pli-ncasri, se pot rezolva separat prin alte aplicaii. Cu ct se integreaz mai multe module cu faciliti sporite cu att se obine un sistem informaional contabil autonom complex. Orict de mult s-ar complica un produs-informatic pentru contabilitatea financiar, n final orice utilizator parcurge un numr de etape, pe care noi le sistematizm astfel: 1. preluarea soldurilor iniiale; 2. nregistrarea operaiunilor specifice unei perioade gestiune pentru: cumprriintrri, vnzri-ieiri, pli-ncasri i operaii diverse. 3. realizarea operaiilor de nchidere de gestiune; 4. obinerea situaiilor de sintez, inclusiv a declaraiilor fiscale (acolo unde este cazul); 5. listarea registrelor obligatorii; 6. bilanului contabil (dac este cazul) etc. Contabilitatea de gestiune presupune, n principiu, un set de aplicaii care ntregesc informaiile contabilitii financiare. Mai mult, aceste aplicaii sunt integrate cu cele ale contabilitii financiare, multe asemenea produse informatice numindu-se produs informatic pentru gestiune i contabilitate. Anterior s-au prezentat principalele module ale unei contabiliti analitice: parteneri, gestiuni stocuri, gestiune lichiditi, salarii, imobilizri, calculaie costuri, inventariere, bugetele ntreprinderii. 60

n ceea ce privete contabilitatea de gestiune a partenerilor, a stocurilor i a gestiunilor este necesar ca produsul informatic s permit: 1. declararea i actualizarea (adugare, modificare i tergere) unui partener, unui tip de stoc i a unei gestiuni sau purttor de costuri; 2. ataarea acestor informaii de documentul de intrare/ieire (spre exemplu, factur) n cazul partenerilor; 3. detalierea pe fiecare poziie a stocului intrat/ieit cu ataarea gestiunii n/din care intr/iese; 4. obinerea de balane analitice pe parteneri, pe tipuri de stoc i pe gestiuni; 5. obinerea de situaii centralizatoare pe tipuri de operaiuni i situaii scriptice. Aceste module pot exista separat n cazul unei contabiliti autonome cu denumiri specifice, cum sunt: Aprovizionri, Vnzri, Consumuri. n acest caz funciunile de mai sus sunt uor de identificat. n cazul unui sistem informaional contabil parial integrat funciile acestor module sunt integrate n aplicaii cu denumiri de genul Gestiune sau chiar integrate contabilitii generale n module cum sunt: Operaii, Tranzacii, nregistrri; caz n care nu mai este posibil evaluarea separat a funciunilor minimale. n situaia integrrii modulelor n contabilitatea financiar trebuie avut n vedere faptul c se respect, n esen, etapele pe care utilizatorul trebuie s le parcurg, cu precizarea c acestea devin mai stufoase". n plus, anumite sarcini sunt realizate de gestionar sau de operatorul de secie (contabil de secie), cum ar fi recepia facturilor i nregistrarea n baza de date contabil (BDC), obinerea produselor i nregistrarea n BDC, facturarea produselor i nregistrarea n BDC, iar alte operaii se realizeaz n contabilitatea financiar i cea de gestiune a trezoreriei, cum sunt: plata furnizorului, ncasarea clientului. n cazul n care contabilitatea de gestiune nu este integrat contabilitii financiare, atunci rezultatele oferite de modulele de gestiune se puncteaz la sfritul perioadei cu rezultatele obinute de contabilitatea financiar, ceea ce presupune rezolvarea diferenelor care pot s ntre cele dou serii de nregistrri. Referitor la contabilitatea de gestiune a lichiditilor, modulul specializat trebuie s permit adugarea i actualizarea unui cont de trezorerie (cont bancar, acreditiv, avans spre decontare, cont de mprumut etc.); la efectuarea unei ncasri/pli s se poat ataa/selecta contul de trezorerie i partenerul corespondent sau alt cont (de cheltuial sau de trezorerie); obinerea de jurnale zilnice sau periodice pentru operaiile care au loc; obinerea de balane analitice pentru conturile de trezorerie; posibiliti de generare a unor liste speciale (scadenare, tablouri de fluxuri de disponibiliti (cash-flow-uri) previzionale), n mod similar modulelor de gestiune prezentate anterior, putem spune c i acest modul poate exista autonom sau integrat contabilitii financiare, ceea ce presupune o discuie similar. Totui, trebuie s remarcm faptul c n cazul contabilitii de gestiune a lichiditilor pot exista module specializate i integrate acesteia pentru ncasri cu case de marcat, prin intermediul creia se diminueaz cantitativ stocurile i se majoreaz disponibilul, concomitent cu nregistrarea fiecrui client n parte. Contabilitatea de gestiune a salariilor are corespondent n setul de operaii diverse ale contabilitii financiare. Principalele cerine funcionale ale unui asemenea modul sunt: 61

o adugare i actualizare date despre salariai; o ataare formaie de lucru (facultativ); o setare parametrii de lucru (inclusiv cote procentuale pentru cheltuieli salariale); descrierea fiscal a angajailor; introducerea pontajelor/prezenelor; obinerea listelor de avans; o introducerea de date privind realizarea sarcinilor de serviciu; introducerea reinerilor fa de teri; obinerea statelor de plat; obinerea fluturailor; o obinerea de situaii centralizatoare diverse; generarea fielor fiscale. Logica de lucru cu modulul salarii este urmtoarea: se actualizeaz baza de date pentru salarii (dac este cazul); se actualizeaz cotele procentuale; se obin listele de avans; se introduc pontajele lunii i alte date (spre exemplu, concedii); se introduc reinerile din salarii; se listeaz statele de salarii i fluturaii; se genereaz nota de contabilitate; se verific corectitudinea datelor; se realizeaz eventuale corecii; se trece la luna urmtoare.

Datele din modulul salarii se transfer modulului contabilitate financiar, care preia nregistrrile contabile n Registrul Jurnal. Contabilitatea de gestiune a imobilizrilor are corespondent n setul de operaii diverse ale contabilitii financiare. Principalele cerine funcionale ale unui asemenea modul sunt: o adugare i actualizare date despre imobilizri (ncadrare categorie o i pe grupe, metod de amortizare); o ataare gestiune (facultativ); o setare parametrii de lucru; o introducerea gradului de utilizare a imobilizrilor; o obinerea situaiei cu amortizarea imobilizrilor; o intrare-cedare imobilizri (facultativ); o reevaluare imobilizri i calcul provizioane (facultativ); o obinere fie i balane imobilizri. Logica de lucru cu modulul imobilizri este urmtoarea: - se actualizeaz baza de date pentru imobilizri (dac este cazul); - se introduc date despre utilizarea imobilizrilor; - se listeaz situaii de calcul cu amortizarea i provizioanele pentru - imobilizri; - se genereaz nota de contabilitate; - se verific corectitudinea datelor; - se realizeaz eventuale corecii; - se trece la luna urmtoare.

62

Datele din modulul imobilizri se transfer modulului contabilitate financiar, care preia nregistrrile contabile n Registrul Jurnal. O problem deosebit de important privind imobilizrile o constituie reevaluarea acestora, deoarece ele sunt nregistrate n contabilitate la valoarea de intrare, iar o eventual reevaluare presupune fie o modificare manual a acestor valori, fie o nregistrare n analitice separate. Suntem de prere c aceste reevaluri trebuie s fie permise astfel nct s existe la dispoziia utilizatorului de informaii contabile un istoric al fiecrei imobilizri (fia mijlocului fix) cu toate interveniile n sensul majorrii sau diminurii valorii de intrare a acestora i cu posibilitatea refacerii automate a calculelor necesare determinrii amortizrii. Contabilitatea calculaiei de costuri este specific doar ntreprinderilor de producie sau celor care doresc s obin informaii despre costul unei anumite funciuni din cadrul ntreprinderii. Cerinele funcionale minime pentru un asemenea produs informatic sunt: 1. declarare purttor de costuri; 2. stabilire metod de calculaie (n general metoda este predefinit); 3. colectare cheltuieli directe i cheltuieli indirecte (cheltuieli comune seciei (CIFU, CGS) i cheltuieli generale ale ntreprinderii); 4. colectare cheltuieli auxiliare (sector termic, atelier de ntreinere etc.) 5. colectare cheltuieli de desfacere (facultativ); 6. nregistrare producie neterminat; 7. repartizare cheltuieli indirecte; 8. determinare cost efectiv i abateri de la costul efectiv; 9. diferite liste i situaii centralizatoare. n cazul unei contabiliti de gestiune integrate n cadrul SIC, costul efectiv este transferat n contabilitatea financiar, unde se nregistreaz diferenele de pre i se repartizeaz pe seama ieirilor din timpul lunii. Analiz financiar pe baza datelor contabile este de dou tipuri: cea factorial i cea pe baza datelor din bilan. Pentru analiza factorial sunt avute n vedere urmtoarele cerine funcionale: 1. ncrcarea bazei de date cu indicatorii de analiz i cu relaiile de calcul; 2. descrierea factorilor calitativi i a celor cantitativi; 3. descompunerea factorial a indicatorilor; 4. ncrcarea cu date pentru indicatorii de analizat; 5. obinerea influenelor pe fiecare factor. Pentru analiza financiar pe baza datelor din bilanul contabil sunt necesare urmtoarele cerine funcionale: 1. preluarea datelor din balana de verificare; 2. preluarea datelor cu privire la termenele de scaden la datorii i la creane; 3. ntocmirea bilanului financiar; 4. analiza echilibrului financiar; 5. analiza formrii rezultatelor i repartizrii rezultatelor; 6. realizarea tabloului cu indicatori financiari; 7. realizarea diagnosticului financiar i interpretarea rezultatelor;

63

liste i rapoarte speciale. Pe piaa din Romnia exist o mulime de produse informatice pentru domeniul contabilitii. Fiecare din aceste produse se adreseaz unui anumit segment de ntreprinderi-utilizator, n funcie de tipul de sistem informaional contabil implementat (autonom, parial-integrat, integrat), n funcie de mrimea societii, de potenialul financiar etc. Totui, se sesizeaz dou tendine de rezolvare a problemelor specifice contabilitii de gestiune i celei financiare, pe care noi le structurm astfel: 1. O modularizare a principalelor funciuni specifice SIC cu raportare ulterioar la jurnalul de nregistrri gestionat de contabilitatea financiar. Dm ca exemplu de module: Gestiune, Salarii, Imobilizri, Producie, Casa etc.; 2. O integrare a modulelor de gestiune n modulul financiar. Fiecare din aceste direcii de dezvoltare prezint o serie de dezavantaje n ceea ce privete tratamentul operaiilor financiar-contabile pe grupe de elemente patrimoniale, n sensul c apar multe situaii cnd, pentru anumite operaii, nu exist proceduri de tratament contabil n mediu informatizat prin prisma contabilitii de gestiune. Oferim spre exemplificare aportul n natur al acionarilor, decontrile ntre societi, reevaluarea imobilizrilor corporale etc. Pentru utilizatorii contabili soluia const n realizarea unor simulri sau artificii deduse de ctre acetia din utilizarea produsului informatic pentru a rspunde exigenelor contabilitii de gestiune n corelaie cu contabilitatea financiar n mediu informatizat. Dezavantajul acestor soluii const n gradul mic de standardizare a tratamentului contabil n mediu informatizat n timp i spaiu, ceea ce afecteaz, n final, respectarea principiilor contabile fundamentale. Acest lucru ne-a determinat s realizm o analiz pe categorii de elemente patrimoniale, prin prisma relaiei cu contabilitatea de gestiune i procedurile de transpunere n contabilitatea financiar n mediu informatizat. Astfel, vom analiza principalele cerine specifice produselor informatice dezvoltate pe categorii de elemente patrimoniale, la care vom avea n vedere principalele operaiuni specifice fiecrei categorii de elemente patrimoniale, precum i necesitatea evidenierii la nivel analitic a fiecrui element patrimonial. Pentru majoritatea operaiunilor economice specifice unei grupe/categorii de elemente patrimoniale exist un/o element/grup de elemente opozabile, apoi se va discuta modul de rezolvare la majoritatea produselor informatice specifice domeniului financiar-contabil. n cele prezentate anterior, am analizat importana i locul pe care l ocup sistemul informaional contabil n cadrul sistemului informaional al ntreprinderii i am ajuns la concluzia c acesta nu poate fi tratat oricum n modelele informatizate ale ntreprinderii total informatizate. Astfel, am propus un set de cerine funcionale minimale alturi de cele impuse de organismele specializate n domeniu. n acest moment, nici un produs informatic generalizat nu le ndeplinete n totalitate, dar se constat c se recomand o simulare a acestor funciuni, ceea ce conduce la un efort considerabil din partea viitorilor utilizatori.

64

3.7. Cerine legislative pentru produsele informatice din domeniul contabilitii n paragrafele precedente am analizat cerinele funcionale ale produselor informatice din domeniul financiar-contabil, precum i principalele circuite ce trebuie acoperite de ctre acestea n cadrul SIC. Totui, legislaia n domeniu a formulat o serie de cerine i criterii pentru aceast categorie de produse informatice, avnd n vedere latura fiscal a sistemului contabil din ara noastr. Considerm c o simpl list de cerine i criterii formulate din punct de vedere contabil este incomplet i fr o aplicabilitate practic deosebit. Acesta este motivul pentru care am structurat aceast list de criterii ntr-o gril nsoit de punctaje pe intervalul 0-5, gril care este folosit ntr-un model de evaluare global i pe capitole a unui produs informatic pentru contabilitate. n final, nsoim modelul nostru de un studiu de caz pentru dou produse informatice. Cerine i criterii ale Ministerului Finanelor Cerinele i criteriile minime pentru produsele informatice sunt formulate de Ministerul Finanelor prin Norme Metodologice pentru ntocmirea i utilizarea formularelor tipizate, comune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea financiar i contabil, precum i modelele acestora 9, pe parcursul punctelor 42-47. Coninutul acestora este: Sistemul de prelucrare automat a datelor la nivelul fiecrei uniti patrimoniale trebuie s asigure condiiile necesare efecturii controlului legal. La elaborarea i adaptarea programelor informatice vor fi avute n vedere urmtoarele: a) n privina controlului intern: - cuprinderea n procedurile de prelucrare a reglementrilor n vigoare i a posibilitii de actualizare a acestora n funcie de modificrile intervenite n legislaie; - cunoaterea adecvat a funciilor sistemului de prelucrare a datelor de ctre personalul implicat i respectarea acestora; - gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea proteciei lor mpotriva unor accesri neautorizate, realizarea confidenialitii datelor din sistemul informatic; - stabilirea tipului de suport pentru pstrarea datelor de intrare, intermediare sau de ieire; - soluionarea eventualelor erori care pot s apar n funcionarea sistemului. b) n privina controlului extern: - verificarea complet sau prin sondaj a modului de funcionare a procedurilor de prelucrare prevzute de sistemul informatic; - verificarea total sau prin sondaj a operaiunilor econmico-financiare nregistrate n contabilitate, astfel nct acestea s fie efectuate n concordan strict cu prevederile actelor normative care le reglementeaz; - verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat. Sistemele de prelucrare automat a datelor n domeniul financiar-contabil trebuie s rspund la urmtoarele criterii minimale: - s asigure concordana strict a rezultatului prelucrrilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementeaz;

65

s precizeze tipul de suport care asigur prelucrarea datelor n condiii de siguran; s precizeze cu claritate sursa, coninutul i apartenena fiecrei date; Fiecare dat nregistrat n contabilitate trebuie s se regseasc n coninutul unui document scris, la care s poat avea acces att beneficiarii, ct i organele de control; s asigure listele operaiunilor efectuate n evidena contabil pe baz de documente justificative care s fie numerotate n ordine cronologic, interzicnduse inserri, intercalri, precum i orice eliminri sau adugiri ulterioare; s asigure reluarea automat n calcul a soldurilor conturilor obinute anterior; s asigure conservarea datelor pe o perioad de timp care s respecte prevederile art. 25 din Legea contabilitii nr. 82/1991; s precizeze procedurile i suportul magnetic extern de arhivare a produselor informatice, a datelor introduse, a situaiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare n sistem a datelor arhivate; s nu permit inserri, modificri sau eliminri de date pentru o perioada nchis; s asigure urmtoarele elemente constitutive ale nregistrrilor contabile: data efecturii nregistrrii contabile a operaiunii; jurnalul de origine n care se regsesc nregistrrile contabile; numrul paginii sau numrul curent al nregistrrii n jurnalul de origine; numrul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent); s asigure confidenialitatea i protecia informaiilor i a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informaii, copii de siguran pentru programe i informaii; s asigure listri clare, inteligibile i complete, care s conin urmtoarele elemente de identificare, n antet sau pe fiecare pagin, dup caz: tipul documentului sau al situaiei; denumirea unitii patrimoniale; perioada la care se refer informaia; datarea listrilor; paginarea cronologic; precizarea programului informatic i a versiunii utilizate; s asigure listarea ansamblului de situaii financiare i documente de sintez necesare conducerii operative a unitii; s asigure respectarea coninutului de informaii prevzut n machetele formularelor aprobate de Ministerul Finanelor, n cazul editrii acestora cu ajutorul tehnicii de calcul; s permit, n orice moment, reconstituirea coninutului conturilor, listelor i informaiilor supuse verificrii. Toate soldurile conturilor trebuie s fie rezultatul unei liste de nregistrri i al unui sold anterior al acelui cont. Fiecare nregistrare trebuie s aib la baz elemente de identificare a datelor supuse prelucrrii; s nu permit: deschiderea a dou conturi cu acelai numr; modificarea numrului de cont n cazul n care au fost nregistrate date n acel cont; suprimarea unui cont n cursul exerciiului curent sau aferent exerciiului

66

precedent, dac acesta conine nregistrri sau sold; editarea a dou sau a mai multor documente de acelai tip, cu acelai numr i coninut diferit de informaii; - s permit suprimarea unui cont care nu are nregistrri pe parcursul a cel puin doi ani (exerciii financiare), n mod automat sau manual; - s prevad n documentaia produsului informatic modul de organizare i tipul sistemului de prelucrare: a. monopost sau multipost; b. monosocietate sau multisocietate; c. reea de calculatoare; d. portabilitatea fiierelor de date; - s precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor: - preluri pe loturi cu control ulterior; - preluri n timp real cu efectuarea controlului imediat; - combinarea celor dou tipuri; - s permit culegerea unui numr nelimitat de nregistrri pentru operaiunile contabile; - s posede documentaia tehnic de utilizare a programelor informatice necesar exploatrii optime a acestora; - s respecte reglementrile n vigoare cu privire la securitatea datelor i fiabilitatea sistemului de prelucrare. Elaboratorii de programe informatice au obligaia de a prevedea, prin contractele de livrare a programelor informatice, clauze privind ntreinerea i adaptarea produselor livrate, precum i clauze privind eliminarea posibilitilor de modificare a procedurilor de prelucrare a datelor de ctre utilizatori. Unitile de informatic sau persoanele care efectueaz lucrri cu ajutorul tehnicii de calcul poart rspunderea prelucrrii cu exactitate a informaiilor din documente, iar beneficiarii rspund pentru exactitatea i realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare. Utilizatorul trebuie: - s verifice dac prestatorul de servicii informatice sau distribuitorul de produseprogram are o asigurare specific sau a extins asigurarea avut de responsabilitate civil sau profesional pentru a acoperi lipsurile n cazul unui control fiscal; - s se asigure de perenitatea documentaiei, a surselor n diferite versiuni ale produsului-program n cazul dispariiei prestatorului de servicii sau a distribuitorului de produse-program; - s organizeze salvarea i arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare, astfel nct informaiile s poat fi reprocesate ulterior prin acelai lan informatic i n condiiile de exploatare reconstituite. Pe perioada neprescris se va organiza o gestiune a versiunilor, modificrilor, corecturilor i schimbrilor de sistem informatic, produse-program i sistem de calcul. Dac unitatea, n cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a datelor, trebuie s se efectueze o reconciliere ntre datele arhivate i versiunile noi ale produselor-progam i ale echipamentelor de calcul. Arhivele pe suport magnetic trebuie "mprosptate" periodic pentru a le asigura

67

lizibilitatea, respectiv accesibilitatea. S dein la sediul su, pe perioada neprescris, manualul de utilizare complet i actualizat al fiecrui produs informatic utilizat. Responsabilitile ce revin personalului unitii cu privire la utilizarea tehnicii de calcul se stabilesc prin regulamente interne.

68

APLICAIE INFORMATIC PRIVIND ACTIVITATEA CONTABIL A UNEI FIRME DE TURISM

n cadrul unei aplicaii pe lng contabilitatea financiar, automat, se realizeaz i contabilitatea de gestiune pentru urmtoarele analitice: - Clieni - Furnizori - Debitori - Creditori - Bifuncionale - Mijloace fixe - Obiecte de inventar - Gestiune materiale - Venituri in avans - Cheltuieli in avans - Activiti - Valut Evidena i gestionarea acestor analitice se face prin cererea numelui analiticului corespunztor atunci cnd se tasteaz un cont care cere analitic. Listele aplicaiei pot fi editate pe ecran, pe imprimant (Dos sau Windows) sau n fiier disc, al crui nume se indic. Despre control echipament Realizarea controlului echipamentului se face automat prin captarea ntreruperii corespunztoare, astfel nct nu vor aprea mesaje de eroare n englez, ci traduse, n form amiabil. Erorile ce pot apare sunt urmtoarele: Disc protejat la scriere Unitate necunoscuta Nu este gata Comand nerecunoscut Eroare CRC Cerere eronat Eroare de poziionare Disc necunoscut Sector negsit Nu este hrtie n imprimant Eroare la scriere Eroare la citire Eroare general Schimbarea invalid a discului

Erorile sunt nsoite de litera ataat dispozitivului ce d eroare. Dup afiarea erorii, se cere utilizatorului acceptul de continuare, care se poate da apsnd pe anume tast. Aceste erori nu sunt generate de pachetul de programe, cele mai multe (dar nu i cele mai frecvente) necesit intervenia personalului calificat n depanarea calculatoarelor. Despre taste de deplasare Pentru deplasare se vor utiliza urmtoarele taste: Sgei : deplasare sus, jos, stnga, dreapta

69

Page Up Page Down Home End

: deplasare cu o pagin n sus : deplasare cu o pagin n jos : deplasare pe prima poziie : deplasare pe ultima poziie Despre taste speciale

Tasta F1 Tasta F1 d posibilitatea afirii manualului de utilizare. Nu este funcional dect n sistemele de operare Windows. Tasta F3 Tasta stabilete o valoare a cursului valutar, astfel nct dac se lucreaz mai mult cu valut n aceeai zi nu trebuie s indicm la fiecare act valoarea cursului valutar. Tasta F4 Tasta are rol de duplicare la prelucrarea 1 (Operaiuni contabile). Astfel tasta duplic explicaiile introduse la actul anterior, precum i simbolul contului din operaiunea contabil introdus anterior n cadrul actului. Tasta F5 Apsarea tastei F5 face ca s intre n funciune un calculator de birou, dup cum se poate vedea n figura 1. Tasta C are rol de tergere memorie calculator de birou. Tasta F6 Uureaz cutarea unui act al crui numr este indicat. Se va afia numrul notei contabile i ziua unde a fost introdus acel act. Tasta este funcional numai dac fiierul de acte se afl ntr-o faz cnd nu este deschis. Tasta F7 Prin apsarea tastei F7 va fi afiat un tabel cu zilele lunii, ca n imaginea de mai jos. Dac se completeaz acest tabel, n cadrul prelucrrii Operaiuni contabile, dac se lucreaz cu valut, cursul valutar implicit al zilei va fi cel din tabel (Figura 1).

Fig. 1. Operaiuni contabile

70

Tasta F8 Uneori este util un calculator care s ne dea rapid nite calcule referitoare la TVA, cum apare i n imaginea urmtoare:

Fig. 2. Calculator rapid pentru calcule referitoare la TVA Tasta F9 Tastnd F9 va fi afiat un calendar al lunii curente. Se pot schimba lunile (cu ajutorul tastelor sgeat stnga sau sgeat dreapta) sau anul (cu ajutorul tastelor Page Up sau Page Down). Schimbrile nu afecteaz data calendaristic din calculator. Tasta F10 Tasta F10 provoac tergerea tuturor datelor introduse anterior la societatea respectiv. Tasta (Ctrl)F1 Prin apsarea simultan a tastei Ctrl i a tastei F1 se vor afia care staii din cadrul reelei de calculatoare sunt active. Tasta (Ctrl)F2 Dac o staie iese din program nu cu Esc, sau dac acea staie se defecteaz, pachetul de programe consider c staia este activ. Anumite prelucrri (Salvare, Restaurare, Deschidere de lun) nu funcioneaz dect dac staiile nu lucreaz la aceeai firm. Dezafectarea staiilor se poate face prin apsarea simultan a tastei Ctrl i a tastei F2. Tasta (Ctrl)F7 Apsarea simultan a tastei Ctrl i a tastei F7 este util n cazul n care dorim listarea pe ambele fee ale coalei de hrtie. Efectul este acela c dup fiecare pagin listat, se face o pauz pentru a ntoarce coala de hrtie, pauz ce ine pn la tastarea unui caracter oarecare. Despre reea de calculatoare Aplicaia funcioneaz i n reea, aceasta fiind o opiune care se achiziioneaz separat. n reea anumite prelucrri nu sunt disponibile dect pe calculatorul principal (server), cum ar fi: Deschidere lun, Salvare banc date, Restaurare banc date. 71

Suportul de reea este cel oferit de sistemul utilizatorului, cel mai rspndit (i cel care nu cost nimic n plus) fiind cel oferit de sistemele Windows. Despre monitorul de firme n cadrul pachetului de programe se pune la dispoziie un monitor de firme, dndu-se astfel posibilitatea de a se lucra multifirm.

Fig. 3. Monitor de firme Pe monitor apar numele firmelor, luna si anul n care se afl, aa cum au fost nregistrate n contabilitate. Alegerea firmei n care dorim s lucrm se face prin poziionare cu sgeile i apoi prin apsarea tastei Enter. Exist un meniu principal, din el se poate merge n alte meniuri, revenirea realizndu-se prin apsarea tastei Esc. Despre nceperea contabilitii unei firme Pentru a ncepe contabilitatea la o firm, se merge la: - Prelucrarea 7.2 unde se va indica datele de identificare ale firmei, luna i anul cu care se ncepe contabilitate; - Prelucrarea 7.1 unde se va configura planul de conturi dup balana lunii anterioare; - Prelucrarea 7.6 n cazul n care utilizai o imprimant Dos; - Prelucrarea 7.7 unde se vor face eventualele configurri necesare; - Prelucrarea 9 unde se vor aduga eventualele analitice cu sold. Despre analitice

72

Analiticele sunt gestionate ori de cte ori se tasteaz un cont ce cere acel analitic. Totui, n cazul n care n planul de conturi conturile 446 sau 447 sunt dezvoltate pe analitice, nu se va mai cere analitic la aceste conturi (care altfel era cerut). Analiticele sunt identificate prin nume, iar pentru Clieni, Furnizori, Creditori, Debitori i Bifuncionale i prin cont. Obligatoriu va trebui ca primele dou caractere ale numelui analiticelor s fie litere. Analiticele se selecteaz prin tastarea numelui lor. Nu este obligatoriu tastarea ntregului nume, tastnd cteva caractere de la nceputul numelui sau se realizeaz selectarea, sau pe monitor apare a fereastr cu primele analitice (n ordine alfabetic) ce ncep cu acele caractere tastate, selectarea fcndu-se prin apsarea tastei Tab, poziionarea cu tastele de deplasare pe analiticul dorit i apsarea tastei Enter, dup cum apare n imaginea de mai jos:

Fig. 4. Nota contabil n cazul n care este un analitic nou, prin tastarea numelui (care este diferit de ce exist n banca de date) se va intra automat n procedura de adugare analitic, cu valori la nceputul lunii egale cu zero. Conturile care cer analitic sunt urmtoarele: - pentru clieni: conturile din grupa 41. - pentru furnizori: conturile din grupa 40. - pentru creditori: conturile 462 108 118 166 167 168 426 427 446 447 455 457 519. - pentru debitori: conturile 461 425 542 107 205 231 267. - pentru bifuncionale: conturile 428 448 458 473 117. - pentru gestiuni materiale: grupele 30 33 35, conturile 341 345 361 381. - pentru venituri anticipate: contul 472. - pentru cheltuieli anticipate: contul 471. - pentru mijloace fixe: conturile 212 213 214 281. - pentru obiecte de inventar: conturile 303 321. - pentru valuta: conturile 5124 534.

73

pentru activiti: conturile din clasa 6 i 7. Urmtoarele mari grupe de prelucrri sunt puse la dispoziia utilizatorului:

Fig. 5. Grupe de prelucrri pentru analitice Lansarea n lucru a unei prelucrri se realizeaz prin tastarea cifrei sau literei ataat ferestrei (dreptunghiului) respectiv. n continuare sunt prezentate pe scurt prelucrrile.

1. OPERAIUNI CONTABILE
Prin intermediul acestei prelucrri utilizatorul are posibilitatea de a indica operaiunile contabile. Se conteaz fiecare act n parte, efectul fiind vizibil imediat n toate situaiile aplicaiei. Prelucrarea debuteaz prin cererea notei contabile unde se va introduce actul. Nota contabil reprezint o grupare de acte de acelai tip (de exemplu: 1 acte de cas, 2 acte de banc, etc.), care opional poate fi nominalizat la prelucrarea 7.9. Exist 19 grupri de acte, numerotate de la 1 la 19. Se poate tasta i un numr cuprins ntre 21 i 39, dar n acest caz se intr n Operaiuni contabile specializate , cu numrul gruprii de acte tot ntre 1 i 19, dar cu obligativitatea calculatorului de a face singur contarea, utilizatorul introducnd numai sumele corespunztoare. Aceste operaiuni contabile specializate vor fi explicate la sfritul acestui capitol. Din punct de vedere al programului se poate lucra i numai pe o singur not contabil, dar din punct de vedere al contabilitii nu este indicat. Dac la cererea notei contabile se apas pe tasta Esc, prelucrarea se termin. Dup indicarea numrului notei contabile se cere ziua n care se conteaz actul respectiv Ziua va fi un numr cuprins ntre 1 i ultima zi a lunii ce se lucreaz. Apsarea tastei Esc va duce la trecerea la o nou not contabil.

74

Dup indicarea zilei actului, se cere numrul actului ce se conteaz:

Fig. 6. Indicarea numrului notei contabile Acest numr poate fi i alfanumeric, se poate i s nu se indice (prin apsarea tastei Enter), dar normal este ca fiecare act s aib un numr de identificare. Dac la aceeai not contabil i n aceeai zi mai exist cel puin un act cu acelai numr ca cel indicat, un mesaj de avertizare este emis (mpreun cu totalul actului cu acelai numr). Este numai o avertizare ca nu cumva s se introduc din neatenie un act de mai multe ori. Dac la cererea numrului de act se apas pe tasta Tab, va fi deschis o fereastr cu toate actele introduse anterior la aceeai not contabil i aceeai zi, dup cum se poate vedea n figura 7. Cu ajutorul tastelor de deplasare se face poziionarea pe actul dorit, existnd urmtoarele posibiliti: - apsarea tastei Delete: terge actul selectat, dup ce n prealabil se cere acordul; - apsarea tastei Tab : modific numrul actului selectat cu cel ce se va tasta; - apsarea tastei Enter : selectarea actului spre modificarea datelor lui, introduse nainte n cazul n care la nota contabil i ziua indicat nu exist nici-un act introdus anterior, la apsarea tastei Tab va fi emis un mesaj de eroare. Dup introducerea numrului actului, se vor cere eventualele explicaii asupra actului. Aceste explicaii nu sunt obligatorii de introdus, dar este recomandat. Cu ajutorul tastelor de deplasare se face poziionarea pe actul dorit, existnd urmtoarele posibiliti:

75

Fig. 7. Poziionarea pe actul dorit - apsarea tastei Delete: terge actul selectat, dup ce n prealabil se cere acordul; - apsarea tastei Tab : modific numrul actului selectat cu cel ce se va tasta; - apsarea tastei Enter : selectarea actului spre modificarea datelor lui, introduse nainte n cazul n care la nota contabil i ziua indicat nu exist nici-un act introdus anterior, la apsarea tastei Tab va fi emis un mesaj de eroare. Dup introducerea numrului actului, se vor cere eventualele explicaii asupra actului. Aceste explicaii nu sunt obligatorii de introdus, dar este recomandat. Dup indicarea eventualelor explicaii asupra actului, va ncepe faza de contare a actului. Contarea const n indicarea conturilor contabile i a sumelor corespunztoare:

Fig. 8. Contarea

76

Dup fiecare cont (sau dup fiecare sum) se tasteaz Enter. n cazul n care se lucreaz cu conturi n afara bilanului (conturi n partid simpl) dac: - se lucreaz pe debit cu contul, se tasteaz contul, dup care suma; - se lucreaz pe credit cu contul, se apas pe tasta /, se tasteaz contul i apoi suma. n cadrul acestei prelucrri este activ tasta de duplicare F4. Dup ce s-au introdus toate operaiunile contabile ale actului, se apas pe tasta Esc. nainte de a se trece la un nou act, este posibil ca s mai fie cerut: - Numrul de NIR n cazul n care operaiunile contabile se refer la o achiziie; - Cursul valutar n cazul n care operaiunile contabile se refer la valut; - Numrul de zile scaden n cazul achiziiei sau vnzrii; - Pentru calculul fondurilor speciale, valoarea din adaosul comercial care se refer la Fondul de Sntate, n cazul achiziiei mrfii spre vnzare cu amnuntul. - n cazul n care avem o achitare a unei facturi de la furnizor sau o ncasare de la un client, va trebui s indicm factura ce se achit sau se ncaseaz (figura 9):

Fig. 9. Deschiderea listei facturilor nencasate Dac se apas pe tasta Esc sau tasta Enter, cererea este terminat prin neindicarea facturii, caz care nu este recomandat. Dac se apas pe tasta Tab, se va deschide o fereastr cu toate facturile clientului sau furnizorului rmase nencasate, respectiv nepltite. Selectarea facturilor ce se vor achita (plti) se va face cu ajutorul tastelor de deplasare, apsarea tastei Enter pentru selectare, dup cum este prezentat n imaginea de mai jos:

77

Fig. 10. Selectarea facturilor nencasate Dup ce toate facturile care se achit (pltesc) au fost selectate, se apas pe tasta Esc. Operaiuni contabile specializare Aceste operaiuni au rolul de a mri viteza de operare, indicnd numai sumele n cadrul operaiunii contabile specializate selectate. Selectarea se face prin indicarea unui numr de not contabil cuprins ntre 41 i 59, actele introduse cu aceste note contabile regsindu-se n nota cu numrul cuprins ntre 1 i 39. De exemplu, introducnd un act cu nota contabil specializat 47, el se va regsi n nota contabil 7. Selectarea notelor contabile specializate se face cu ajutorul tastelor de deplasare i apsarea tastei Enter pe nota dorit:

Fig. 11. Selectarea notelor contabile specializate

78

Dac n loc de selectare note contabile se apas pe tasta Esc, va avea loc ieirea din note contabile specializate. Dup selectarea notei contabile specializate, n cazul n care conturile ce intr n lucru au analitice sau exist posibilitatea alegerii conturilor, va fi cerut selectarea acestor conturi. Selectarea se realizeaz cu ajutorul tastelor de deplasare i apsarea tastei Enter. Dup eventuala selectare a conturilor de lucru, va fi cerut ziua actului, numrul actului i vor trebui indicate sumele cerute, ca n exemplul de mai jos. Notele contabile specializate se refer la acte cu o frecven mare n cadrul unei firme.

2. VERIFICRI
Urmtoarele verificri sunt permise de ctre pachetul de programe:

Fig. 12. Verificri 2.1 Registrul de cas Corect, editarea registrului de cas se face pe zile (cu configurarea corespunztoare la prelucrarea 7.7), dar se poate edita i de la prima pn la ultima zi a lunii. 2.2 Registre TVA Se face verificarea ca baza de impozitare i TVA-ul indicat s fie n concordan. n cazul n care sunt diferene, va fi editat o list de erori. Se recomand rezolvarea

79

acestor diferene, altfel decontul TVA nu va fi corect sau vor fi trecute n decont regularizri de baz. O cauz frecvent de erori este contarea pe acelai act i a altor operaiuni contabile care fac obiectul actului respectiv. 2.3 Conturi n banc Prin intermediul acestei prelucrri se poate verifica banca. Va trebui selectat banca care se verific, cu ajutorul tastelor de deplasare si apoi apsarea tastei Enter. Se prezint la verificare conturile din grupa 51, 16, 54 i 58. Dup selectarea grupei de verificat, se afieaz o situaie sintetic, ca n figura 13:

Fig. 13. Situaie sintetic Dac se dorete defalcarea soldului, se poate edita un centralizator (n cazul n care se rspunde cu D la ntrebarea DORII CENTRALIZATOR? D/N:). Conturile n banc se pot verifica pe toate zilele din lun sau numai pe o zi indicat, n cazul n care se configureaz corespunztor la prelucrarea 7.7 n cazul n care se face verificarea pe zile, se editeaz i notele contabile centralizate corespunztoare. 2.4 Facturi achitate Se editeaz o eventual list cu facturile furnizorilor sau ale clienilor care s-au achitat, dar la introducerea n contabilitate a actului prin care se achit nu s-a indicat numrul facturii. Aceste erori, lsate nerezolvate, duc la o defalcare defectuoas a soldului clienilor i furnizorilor n balana analitic i n fia lor. 2.5 Analitic = Sintetic Cu aceast prelucrare se verific dac sinteticul (cel din balana de verificare) coincide cu analiticul, la urmtoarele analitice: CLIENI, FURNIZORI, CREDITORI, DEBITORI, BIFUNCIONALE, MIJLOACE FIXE, OBIECTE DE INVENTAR, VENITURI ANTICIPATE i CHELTUIELI ANTICIPATE. Totodat se face o verificare a soldului conturilor din balana de verificare i soldul din fia de cont. La aceast ultim

80

verificare pot apare diferene n cazul n care s-au modificat sumele din planul de conturi sau soldul la nceput de an nu este corect. 2.6 Verificare corelaii Se editeaz o list cu corelaiile (necorelaiile) dintre: - Tsd cont profit i pierderi i Tsc clasa 6 - Tsc cont profit i pierderi i Tsd clasa 7 - Tsd cont 6811 i Tsc 281+Tsc 280 n an - Depire plafon de cas - Pli la furnizori peste limitele legale Unde Tsc i Tsd reprezint total sume creditoare, respectiv debitoare. Dac se configureaz corespunztor cu prelucrarea 7.7, se va indica depirile peste limitele legale a conturilor: Cheltuieli cu protocolul i Cheltuieli cu sponsorizarea. 2.7 Situaia valutei Se editeaz o situaie a valutei pe feluri de valut i unde se afl. 2.8 Emise i chitane Se editeaz o list n ordinea numrului de act a facturilor ctre clieni i a chitanelor de ncasare, lista fiind ntrerupt cu o bar n cazul n care numerele actelor nu sunt n continuare. Urmrind aceast list, se elimin posibilitatea de a uita o factur sau o chitan nenregistrat. 2.9 Verificare integritate banc date Se verific integritatea bncii de date, se rezolv eventualele probleme cauzate de o ntrerupere accidental a energiei electrice sau de nchiderea calculatorului nu cu Shut Down. Problemele sunt rezolvate pe baza experienei acumulate n proporie de 99%. De aceea este indicat s se salveze n prealabil banca de date. n cazul lucrului n reea, prelucrarea nu se execut dect pe server i staiile trebuie s nu fie n programul de contabilitate. 2.10 Refacere indeci Prelucrarea este util n cazul n care din greeal am introdus n banca de date doi sau mai muli clieni, furnizori, creditori, debitori sau bifuncionale cu acelai nume i acelai cont. n acest caz, prelucrarea va cumula sumele i fiele analiticelor amintite. Prelucrarea se execut numai dup ce n prealabil s-a executat prelucrarea 2.9.

3. LISTE APLICAIE
Urmtoarele liste sunt puse la dispoziia utilizatorului:

81

Fig. 14. Liste puse la dispoziia utilizatorului 3.1 Balana de verificare Editeaz balana de verificare, n conformitate cu setrile de la prelucrarea 7.7, iar n cazul imprimantelor matriciale, n conformitate cu formatul de hrtie indicat la prelucrarea 7.4 3.2 Registre jurnal Prelucrarea prezint la rndul ei mai multe subprelucrri, dup cum se poate vedea n figura nr.15:

Fig. 15. Subprelucrriile aferente registrului jurnal

82

3.2.1 Registre jurnal anex Pentru fiecare not contabil se va edita registrul jurnal anex corespunztor notei contabile. Registrele anex se pot edita toate n grup, sau fiecare n parte, funcie de cum se rspunde la ntrebarea pus: EDITAREA REGISTRULUI JURNAL NUMRUL: Dac se tasteaz Enter, vor fi afiate toate registrele jurnal anex. Dac se tasteaz un numr de la 1 la 19, va fi edita numai registrul jurnal anex cu numrul indicat. Registrele jurnal anex pot fi editate i pe o anumit zi, funcie de setarea indicat la prelucrarea 7.7, caz n care n finalul lor se face i un registru jurnal general al zilei indicate. 3.2.2 Registrul jurnal general Editeaz registrul jurnal general n conformitate cu legislaia n viguare. Funcie de configurarea de la prelucrarea 7.7, registrul jurnal general poate fi editat i numai pentru o zi anume. 3.2.3 Registrul clienilor Editeaz jurnalul clienilor n ordinea datei facturilor. 3.2.4 Registrul furnizorilor Editeaz jurnalul furnizorilor. 3.2.5 Registrul cumprri Editeaz registrul cumprrilor din ziua ce se va indica. Sunt evideniai furnizorii i facturile din aceea zi. 3.2.6 Registrul vnzri Editeaz registrul vnzrilor din ziua indicat. Sunt evideniai clienii, facturile corespunztoare, chitanele de ncasare i ce a mai rmas de ncasat. 3.2.7 Fond special Se editeaz o list n care sunt evideniate actele la care s-a indicat fond special de sntate. Se face un total i se evideniaz ct trebuie virat la Fondul de sntate. 3.3 Maestru SAH Se editeaz cartea mare ah pentru conturile indicate. Dac la simbolul conturilor cerute se apas pe tasta Enter, carte mare ah se va edita de la primul la ultimul cont din planul de conturi. 3.4 Analitice n lun Prelucrarea are la rndul su mai multe subprelucrri: (Figura 16)

83

Fig. 16. Subprelucrriile aferente analiticelor din luna X 3.4.1 Clieni Se editeaz o list cu clienii care au avut micare n cursul lunii, precum i a actele lor corespunztoare. 3.4.2 Furnizori Se editeaz o list cu furnizorii ce au avut micare n cursul lunii, precum i a actele corespunztoare. 3.4.3 Debitori Se editeaz o list cu debitorii ce au avut micare n cursul lunii, precum i a actele lor din lun. Se pot edita micrile tuturor conturilor de la debitori sau numai micrile unui anumit cont de debitor. 3.4.4 Creditori Se editeaz o list cu creditorii ce au avut micare n cursul lunii, precum i a actele lor din lun. Se pot edita micrile tuturor conturilor de la creditori sau micrile unui anumit cont de creditori. 3.4.5 Venituri anticipate Se editeaz o list cu veniturile anticipate cu micare n cursul lunii, a actelor i a sumelor repartizate n cursul lunii. 3.4.6 Cheltuieli anticipate Se editeaz o list cu cheltuielile anticipate ce au fost repartizate n cadrul lunii. 3.4.7 Bifuncionale

84

Se editeaz o list cu bifuncionalele care au avut micare n cursul lunii, precum i a actelor lor din lun. Se pot edita micrile tuturor conturilor de la bifuncionale sau numai micrile unui anumit cont de bifuncionale. 3.5 Balane analitice Prelucrarea prezint mai multe subprelucrri, aa cum se vede n figura 17:

Fig. 17. Subprelucrriile aferente balanei analitice 3.5.1 Clieni Se editeaz balana analitic a clienilor cu sold la nceputul lunii sau micare n cursul lunii. Funcie de configurarea de la prelucrarea 7.7 se face sau nu defalcare de sold. Balana poate fi editat i pe judee, dac la clieni a fost completat rubrica Jude. Dac se dorete balan pe judee, se selecteaz judeul i se apas pe tasta Enter. 3.5.2 Furnizori Se editeaz balana analitic a furnizorilor cu sold la nceputul lunii sau micare n cursul lunii. Funcie de configurarea de la prelucrarea 7.7 se face sau nu defalcare de sold. Balana poate fi editat i pe judee, dac la furnizori a fost completat rubrica Jude. Dac se dorete balan pe judee, se selecteaz judeul i se apas pe Enter. 3.5.3 Debitori Se editeaz balana analitic a debitorilor cu sold la nceput de lun sau micare n cursul lunii. Dup cum s-a mai precizat, debitorii se refer la mai multe conturi. Editarea balanei analitice se poate face pentru toi debitorii sau numai pentru cei ce in de contul ce se poate indica.

85

3.5.4 Creditori Se editeaz balana analitic a creditorilor cu sold la nceput de lun sau cu micare n cursul lunii. Dup cum s-a mai precizat, creditorii se refer la mai multe conturi. Editarea balanei analitice se poate face pentru toi creditorii sau numai pentru cei ce in de contul ce se poate indica. 3.5.5 Obiecte de inventar Se editeaz balana analitic a obiectelor de inventar. Dac la obiectele de inventar s-a completat rubrica n folosin la, atunci balana analitic se editeaz pe locuri de folosin, existnd posibilitatea de a edita un centralizator pe locuri de folosin. 3.5.6 Gestiuni materiale Se editeaz balana analitic valoric a gestiunilor de materiale. 3.5.7 Venituri anticipate Se editeaz balana analitic a veniturilor anticipate. 3.5.8 Cheltuieli anticipate Se editeaz balana analitic a cheltuielilor anticipate. 3.5.9 Mijloace fixe Se editeaz balana analitic a mijloacelor fixe. Dac nu s-a completat gestiunea mijloacelor fixe, balana analitic a mijloacelor fixe se poate edita numai pe grupe. Dac mijloacele fixe sunt grupate pe mai multe gestiuni, balana analitic a lor poate fi editat pe grupe sau pe gestiuni. Sunt evideniate distinct mijloacele fixe de natura obiectelor de inventar, conform legislaiei n viguare. Dac se dorete, se poate edita un centralizator mijloace fixe pe grupe sau pe gestiuni. 3.5.10 Bifuncionale Se editeaz balana analitic a bifuncionalelor cu sold la nceput de lun sau cu micare n cursul lunii. Dup cum s-a precizat, bifuncionalele aparin de mai multe conturi. Editarea balanei analitice se poate face pentru toate conturile sau numai pentru bifuncionalele ce aparin contului ce se indic.

86

3.5.A Parteneri Este editat o balan analitic cumulat a clienilor, furnizorilor, debitorilor i creditorilor, cu totalul de plat sau de ncasat al analiticului respectiv. 3.5.B Raport de gestiune Se editeaz raportul de gestiune pentru grupele de 371 configurate la prelucrarea 7.7 (Corespondene adaos comercial). Funcie de rspunsul la ntrebarea: RAPORTUL DE GESTIUNE PENTRU ZIUA: raportul de gestiune se editeaz pentru o anume zi, sau pentru toate zilele din lun (caz n care se rspunde prin apsarea tastei Enter). 3.6. Grafice Prelucrarea are mai multe subprelucrri, ca n imaginea de mai jos (figura 18):

Fig. 18. Subprelucrriile aferente prelucrrii grafice n continuare se prezint un grafic, cu evoluia cifrei de afaceri:

87

Fig. 19. Grafic privind evoluia cifrei de afaceri 3.7 T.V.A. Se pot edita: - Jurnal cumprri cu drept de deducere TVA; - Jurnal cumprri cu i fr drept de deducere; - Jurnal cumprri fr drept de deducere TVA; - Jurnal de vnzri; - Borderou de vnzri; - Borderou asimilate livrrilor; - Decont T.V.A. Borderoul de vnzri, jurnalul de vnzri i jurnalul de cumprri pot fi editate pentru toat luna sau pe fiecare zi n parte (aa cum dorete Garda Financiar), acest lucru putnd fi hotrt la prelucrarea 7.7 Configurare. Se vor utiliza n planul de conturi urmtoarele analitice: 00 la conturile de venituri scutite cu drept de deducere 77 la contul 4426 pentru operaiuni cu destinaie incert 88 la contul 4426 pentru operaiuni care nu dau drept de deducere 99 la contul 411 pentru operaiuni cu loc de livrare n strintate. La editarea decontului de TVA, dup afiarea proratei calculate va fi cerut prorata acceptat conform legii. Rndurile 3, 10, 12 i 15 (regularizri) pot fi modificate extracontabil cu valorile bazei de impozitare i valorile TVA indicate la monitor. Pentru un decont de TVA corect, foarte important este ca la prelucrarea 2.2 s avem diferene pe care s le accepte legea.

88

3.8 Descrcare gestiune Pentru perechile de conturi 371 indicate la prelucrarea 7.7 (corespondene adaos comercial) se va face calculul de descrcare gestiune amnunt cu K, care va fi afiat n cadrul acestei liste. Conturile care intr n calcul sunt afiate la fiecare calcul. n cazul n care Tsc 707 + Tsc 4427 este diferit de Tsc 371 (unde Tsc reprezint prescurtarea de la total sume creditoare), un mesaj corespunztor este afiat. Dac conturile ce intr n calcul sunt corecte i dac corelaia dintre 707, 4427 i 371 este ndeplinit, firma productoare a acestui pachet de programe i asum responsabilitatea asupra corectitudinii calculului. 3.9 Impozit pe profit, Impozit pe venit Prelucrarea calculeaz impozitul pe profit sau impozitul pe venit de plat, funcie de ce s-a indicat la prelucrarea 7.2 (Instalare aplicaie): dac s-a indicat c firma este microintreprindere, atunci este cazul impozitul pe venit, altfel impozit pe profit. n ambele cazuri se va introduce valorile deducerilor (ale cheltuielilor nedeductibile, cotele de impozit i creditele) extracontabile. 3.10 ORDER Prelucrarea editeaz cartea mare Order pentru conturile indicate. Dac la simbolul conturilor cerute se apas pe tasta Enter, cartea mare Order va fi editat pentru toate conturile din planul de conturi.

4. Salvare date
Prelucrarea salveaz toate datele din luna curent plus arhivele de la nceput de an, ntr-o forma compactat, pe un suport extern. Suportul extern cel mai ieftin (dar i cel mai cu probleme) l reprezint disketa, caz n care la ntrebarea: UNITATEA DE DISC PE CARE SE FACE SALVAREA? (A/x): se rspunde cu tasta A. Pentru orice alt suport se rspunde prin apsarea tastei cu litera ataat lui. Atenie: Unitile CD-(RE)WRITE nu sunt disponibile dect sub sistemul de operare Windows XP. Dac se rspunde cu tasta C salvarea se va face pe hard-disk, zona afectat firmei ce se lucreaz. Ori de cte ori se face salvare, o copie de siguran este fcut pe hard-disk, n ideea c suportul extern este de cele mai multe ori cu probleme. n reea, salvarea se va face numai pe server, n condiiile n care nici-una dintre staii nu este n program la firma ce se salveaz. n cazul n care mpachetarea nu reuete n bune condiii, salvarea nu se va face, un mesaj corespunztor avertizeaz i va trebui repornit calculatorul. n cazul n care banca de date nu ncape pe suportul extern indicat, va fi cerut un nou suport pentru continuarea salvrii. n cazul n care banca de date nu ncape deloc pe suportul extern indicat, un mesaj de eroare corespunztor va fi emis.

89

Este obligatoriu salvarea bncii de date pe suport extern la terminarea contabilitii lunii. La trecerea la o nou lun calculatorul va face o salvare de siguran pe hard-disc Este indicat s se salveze i n cursul lunii, dup ce s-a lucrat mai mult. n cazul n care se stric calculatorul sau v pricopsii cu un virus ru, programele se pot instala din nou, dar datele dac nu le avei salvate pe un suport extern va trebui s le introducei din nou. n cazul n care pe suportul extern este salvat o banc de date din aceeai lun i an, dar a altei firme, un mesaj de avertizare este emis i continuarea se va face numai dac utilizatorul este de acord.

5. Restaurare date
Restaurarea bncii de date este operaia invers salvrii, prin care banca de date salvat anterior pe suport extern este adus n calculator PESTE BANCA DE DATE existent n acel moment. Dac la cererea literei ataat suportului pe care se afl banca de date se rspunde cu tasta C, atunci restaurarea se va face de pe hard-disk ! Aici trebuie precizat c ori de cte ori se face o salvare a bncii de date, sau se deschide luna, o copie de siguran se creeaz pe hard-disk. n cazul n care banca de date nu se poate restaura n bune condiii, un mesaj de eroare corespunztor este afiat i restaurarea nu se face. n regim de lucru n reea, restaurarea se poate face numai pe server, n condiiile n care nici-o staie nu este n program n firma la care se face restaurarea. La restaurarea bncii de date va trebui indicat luna i anul ce se restaureaz. Dac pe suportul extern exist banca de date de la alt firm, un mesaj de avertizare este emis i continuarea se va face numai dac utilizatorul este de acord.

6. Deschidere lun
Prin intermediul acestei prelucrri se poate trece la urmtoarea lun, dup ce contabilitatea lunii curente s-a terminat. Deschiderea lunii nu se poate face n cazul n care programul nu-i mai recunoate calculatorul. n regim de reea, deschiderea lunii nu se poate face dect pe server, n condiiile n care toate staiile nu sunt n program la firma care se lucreaz. Odat cu deschiderea noii luni contabile, se face o copie de siguran a bncii de date pe hard-disk.

7. Operaii speciale
Prelucrarea prezint mai multe subprelucrri, ca n figura 20:

90

Fig. 20. Subprelucrriile aferente operaiilor speciale 7.1 Planul de conturi Prelucrarea ofer posibilitatea de a modifica conturile existente, de a aduga altele noi, eventual de a terge conturi. Se utilizeaz la implementarea aplicaiei i apoi numai cnd se introduce un cont nou. Prelucrarea debuteaz prin deschiderea a dou ferestre pe ecranul calculatorului, n care vor fi vizualizate o parte din conturi, precum i datele referitoare la contul pe care se afl poziionat cursorul (iniial poziionarea este pe primul cont). Prin repoziionare cu tastele de deplasare se pot vizualiza toate conturile. Pentru adugarea unui cont nou se va apsa pe tasta Insert. Se va rmne n adugare de conturi pn la apsarea tastei Esc. Pentru modificarea unui cont se va face poziionarea pe el cu tastele de deplasare i se va apsa pe tasta Enter. Noile date se vor modifica prin retastare. Pentru tergerea unui cont se va face poziionarea pe el cu tastele de deplasare i se va apsa pe tasta Delete. tergerea este efectiv numai dac utilizatorul i d acordul. La fiecare cont vor fi cerute urmtoarele rubrici: Cont: simbol cont, maximum 10 caractere; Denumire: denumirea contului respectiv; Tip cont: natura cont. Poate fi A pentru activ, P pentru pasiv, B pentru bifuncional, F pentru cont n afara bilanului; Solduri la nceput de an: debit i credit; Total sume precedente: debit i credit.

Dac n fereastra cu conturile se apas pe tasta Esc, prelucrarea va lua sfrit, utilizatorul avnd posibilitatea sau nu s editeze o list cu planul de conturi.

91

7.2 Instalare aplicaie Cu ajutorul acestei prelucrri se pot introduce datele generale ale firmei. Totodat se stabilete luna i anul cu care ncepe contabilitatea firmei respective. Luna i anul nu se pot modifica dup o nchidere de lun, dect prin tergerea tuturor datele cu tasta F10. 7.3 Cumulare clieni/furnizori Prelucrarea se refer la situaii cumulate acelorai clieni sau furnizori, care au aceeai denumire, dar aparin de conturi 411 (respectiv 401) cu analitice diferite. n situaiile cumulative vor regsi i clieni sau furnizori care apar o singur dat n baza de date (necumulai). Prelucrarea are la rndul ei mai multe subprelucrri, aa cum se poate vedea n figura 21:

Fig. 21. Subprelucrriile aferente situaiilor cumulate ale acelorai clieni/furnizori 7.3.1 Clieni cumulai Prelucrarea editeaz fia cumulat a clientului care se va indica la tastatur, pe perioada indicat. 7.3.2 Balana centralizatoare clieni Prelucrarea editeaz balana analitic a clienilor cumulai. 7.3.3 Furnizori cumulai Prelucrarea editeaz fia cumulat a furnizorului indicat, pe perioada indicat.

92

7.3.4 Balana centralizatoare furnizori Se editeaz balana analitic a furnizorilor cumulai. 7.3.5 Situaia facturii Indicnd de la tastatur o factur, prelucrarea editeaz o list cu toate datele ce in de factura respectiv (client/furnizor, data emiterii, suma, precum i incasrile/plaile ce se refer la ea). 7.4 Format hrtie imprimant Uzual, exist dou tipuri de imprimant: format A3 (mare) i format A4. La cele format A3 se poate lista i n format A4. Cu aceast prelucrare comunicm calculatorului ce fel de imprimant avem (corect este ce fel de hrtie am pus n imprimant). Tipul de hrtie (A3 sau A4) se alege prin poziionare, i apoi prin apsarea tastei Enter. 7.5 Monitor sau imprimant Situaiile aplicaiei pot fi editate pe ecranul calculatorului, pe imprimanta Dos, pe imprimant Windows (cele ce merg numai din sistemul de operare Windows), sau ntr-un fiier disc, pentru cei ce doresc s prelucreze aceste situaii. Pentru a stabili unde vrem s editm situaiile aplicaiei, ne poziionm pe poziia dorit (Ecran, Imprimanta Dos, Imprimanta Windows, Fiier disc) i apsm pe tasta Enter. Toate situaiile vor fi editate acolo unde am stabilit, pn cnd vom executa din nou prelucrarea 7.5. n cazul n care se hotrte editarea ntr-un fiier disc: numele lui va fi cerut la fiecare situaie, iar acest fiier va fi creat n directorul dorit. 7.6 Model imprimant Prelucrarea este util numai cnd se editeaz la o imprimant Dos (pentru imprimante Windows, modelul este cel instalat i implicit n Windows). Sunt prezentate cteva modele de imprimante Dos: Compatibil EPSON ace OKI ML 182/183 ace SCAMP 9335(6) ace Alte imprimante ace IBM Proprinter X24E HP DeskJet HP LaserJet 4(L,M) Minolta LaserJet 8L

93

Orice imprimant poate fi utilizat ca imprimant Windows, cu condiia s avem KIT-ul de instalare sub Windows. 7.7 Configurare Aplicaia se instaleaz cu o configurare standard, ns aceast configurare se poate modifica:

Fig. 22. Modificarea configuraiei standard Configurarea se realizeaz simplu prin ntrebri de D(a) sau N(u). Dat fiind importana, s ne oprim la detalierea configurrii conturilor ce intr n calculul adaosului comercial mediu. Pot exista mai multe analitice la contul 371 (345), pentru care trebuie calculat adaosul comercial mediu. Configurarea conturilor ce intr n calculul adaosului mediu se realizeaz prin parcurgerea de ctre program a analiticelor lui 371 i 345, i indicarea conturilor corespondente n calcul acestora. Indicarea se face prin poziionarea pe acestea i apsarea pe tasta Enter. n cazul n care nu se dorete calcul de adaos comercial mediu la un analitic 371 sau 345, n dreptul lui se apas pe tasta Esc. Foarte important: un cont care intr n calculul adaosului comercial mediu nu trebuie s intre n calculul comercial mediu al altui analitic 371 sau 345, sau utilizat n alt scop, excepie fcnd numai contul 607. 7.8 Activiti Prelucrarea se poate executa numai dac s-au activat activitile cu prelucrarea 9. Prezint mai multe subprelucrri specifice, utile n cazul n care se urmrete profitabilitatea diverselor activiti n cadrul firmei:

94

Fig. 23. Subprelucrriile aferente prelucrrii activiti

7.8.1 Fia activitii Se editeaz fia unei anumite activiti indicate pe perioada din an care de asemenea se indic la tastatur. 7.8.2 Balana activiti Se editeaz balana tuturor activitilor cumulat de la nceput de an, precum i n cursul lunii. Sunt evideniate veniturile, cheltuielile i profitul realizat prin activitatea respectiv. 7.8.3 Activitate lunar Se editeaz graficul activitii indicate, pe luni, de la nceputul anului pn n luna curent. 7.8.4 Profit activiti Se editeaz graficul profitului pe activiti, ca n exemplul de mai jos:

95

Fig. 24. Graficul profitului pe activiti 7.9 Explicaii NC Se indic semnificaia fiecrei note contabile. Singura utilizare a rezultatului acestei prelucrri se reflect n registrul jurnal general, unde n dreptul fiecrei note contabile va fi trecut i semnificaia ei. 7.0 Alte operaii speciale Prelucrarea are la rndul ei un numr de 12 subprelucrri:

Fig. 25. Subprelucrriile aferente altor operaii speciale

96

7.0.1 Arhiv clieni Prelucrarea un numr de 3 subprelucrri, corespunztor funciei sale: Adugare, Modificare i tergere. 7.0.1.1 Adugare n arhiv clieni Prelucrarea este util la implementarea aplicaiei, dac vrem s avem componena soldului la clieni (i este indicat s vrem!). Se va selecta clientul cruia dorim componena soldului, dup care vom indica ziua, luna, anul, numrul facturii ce a rmas n sold, precum i suma (pe debit sau pe credit). Totodat se vor indica eventualele explicaii asupra actului, contul corespondent i la cte zile s-a stabilit ncasarea. 7.0.1.2 Modificare arhiv clieni Prelucrare util la implementarea aplicaiei i la corectarea unor erori de operare din lunile anterioare. La clientul care se va indica se poate modifica numrul actului, data actului, valoarea iniial i valoarea rmas, numrul de zile scaden, eventual cursul valutar n cazul n care se lucreaz cu valuta. Poziionarea pe actul din arhiv ce se dorete a fi modificat se realizeaz cu ajutorul tastei . Odat ajuns la actul dorit, cu ajutorul tastei se ajunge la rubrica dorit i se retasteaz noua valoare. 7.0.1.3 tergere n arhiv clieni Pentru a terge un act din arhiva unui client, se face poziionarea pe actul dorit cu ajutorul tastei i se apas pe tasta Enter. tergerea se efectueaz numai dac utilizatorul valideaz tergerea. 7.0.2 Arhiva furnizori Prelucrarea un numr de 3 subprelucrri, corespunztor funciei sale: Adugare, Modificare i tergere. 7.0.2.1 Adugare n arhiv furnizori Prelucrarea este util la implementarea aplicaiei, dac vrem s avem componena soldului la furnizori. Se va selecta furnizorul cruia dorim componena soldului, dup care vom indica ziua, luna, anul, numrul facturii ce a rmas n sold, precum i suma (pe debit sau pe credit). Totodat se vor indica eventualele explicaii asupra actului, contul corespondent i la cte zile s-a stabilit plata. 7.0.2.2 Modificare arhiv furnizori Prelucrare util la implementarea aplicaiei i la corectarea unor erori de operare din lunile anterioare. La furnizorul care se va indica se poate modifica numrul actului, data actului, valoarea iniial i valoarea rmas, numrul de zile scaden, eventual cursul valutar n cazul n care se lucreaz cu valuta. Poziionarea pe actul din arhiv ce se

97

dorete a fi modificat se realizeaz cu ajutorul tastei . Odat ajuns la actul dorit, cu ajutorul tastei se ajunge la rubrica dorit i se retasteaz noua valoare. 7.0.2.3 tergere n arhiv furnizori Pentru a terge un act din arhiva unui furnizor, se face poziionarea pe actul dorit cu ajutorul tastei i se apas pe tasta Enter. tergerea se efectueaz numai dac utilizatorul valideaz tergerea. 7.0.3 Creane Prelucrarea editeaz lista obligaiilor de plat i a creanelor pe urmtoarele intervale: 1 - 30 zile 31 - 90 zile 91 - 180 zile 181 - 365 zile > 365 zile 7.0.4 Penaliti clieni Prelucrarea editeaz o list cu clienii ce au restan, suma restant, precum i o penalizare calculat de 1%. 7.0.5 ntrziere clieni Prelucrarea editeaz o list cu ntrzierea ncasrii clienilor, atand n dreptul fiecrui client factura, data emiterii ei, valoarea i termenul de scaden. Lista este sortat n funcie de numrul zilelor ce au trecut peste termenul de scaden. 7.0.6 ntrziere furnizori Se editeaz o list similar cu cea de la ntrziere clieni. 7.0.7 Scadenar clieni Se editeaz un scadenar clieni n lun. Scadenarul poate fi editat pe o anume zi (care se indic) iar n cazul n care la mesajul ZI SCADENTA se apas pe tasta Enter, scadenarul este editat pe toate zilele lunii. 7.0.8 Scadenar furnizori Se editeaz scadenarul furnizorilor n lun. Aceleai precizri ca la scadenar clieni.

98

7.0.9 ncasri perioada Prelucrarea editeaz o situaie cu clienii cu sold i ncasare n lun, precum i cei cu facturare n lun i ncasare conform termenului scadent. Se face o detaliere a ncasrilor pe trei luni, conform cu termenul scadent. Este aa numitul CASH FLOW al clienilor. 7.0.0 Pli perioada Prelucrarea editeaz o situaie identic cu cea de la prelucrarea 7.0.9, dar care se refer la furnizori. 7.0.A Extras de cont Prelucrarea editeaz extrase de cont ale clienilor cu sold, utile pentru inventarierea patrimoniului de la sfrit de an, conform cu Legea Contabilitii 82/1991, art.8 i Ordinului M.F. nr.2338-1995. Se pot edita toate extrasele de cont, sau numai extrasul de cont al unui client anume, funcie de cum se rspunde la ntrebarea: DORII TOATE EXTRASELE DE CONT? (D/N): Prelucrarea cere i numrul de nregistrare de la care ncepe numerotarea extraselor de cont. 7.0.B Indicatori financiari Prelucrarea are dou subprelucrri: RAPORTARE LA 30.06 i INDICATORI FINANCIARI. 7.A Generare acte Prelucrarea conine la rndul ei un numr de ase subprelucrri:

Fig. 26. Subprelucrri pentru generarea de acte

99

7.A.1 nchidere conturi Prelucrarea genereaz operaiuni contabile pentru nchiderea conturilor de venituri i cheltuieli. n cazul n care n planul de conturi exist cel puin dou conturi ce ncep cu simbolul 121, contul pe care se va face nchiderea va trebui selectat. Prelucrarea cere numrului notei contabile n cadrul creia se va face generarea actelor de nchidere venituri i cheltuieli. Generarea actelor se face n ultima zi a lunii. n cazul n care se execut nc odat, prelucrarea va nchide conturile de venituri i cheltuieli care au rmas nenchise (dac exist). n cazul n care lucrai cu activiti, nchiderea conturilor de venituri i cheltuieli se va face pornind de la veniturile i cheltuielile activitilor.

7.A.2 nchidere conturi TVA Prelucrarea genereaz operaiuni contabile pentru nchiderea conturilor de TVA. Prelucrarea cere numrul notei contabile n cadrul creia se va face generarea actelor de nchidere conturi de TVA. Generarea actelor se face n ultima zi a lunii. n cazul n care se execut nc odat, prelucrarea va nchide numai acele conturi TVA care nu sunt nchise. 7.A.3 Amortizarea mijloacelor fixe Prelucrarea genereaz pentru fiecare mijloc fix n parte operaiuni contabile ce amortizeaz mijlocul fix respectiv cu rata lui lunar de amortizare. n cazul n care se execut nc odat, calculatorul emite un mesaj de avertizare, cum c amortizarea a mai fost executat odat. Utilizatorul este cel ce hotrte dac n aceste condiii generarea de acte de amortizare poate continua. Prelucrarea cere numrul notei contabile n cadrul creia se vor genera actele de amortizare. Generarea se va face n ultima zi a lunii. 7.A.4 Descrcare gestiune amnunt Prelucrarea genereaz operaii contabile corespunztoare descrcrii gestiunilor de amnunt, aa cum apar n lista de la prelucrarea 3.8. Prelucrarea cere numrul notei contabile n cadrul creia se vor genera actele ce descarc gestiunile de amnunt. Executat a doua oar, prelucrarea va terge actele generate prima dat, genernd din nou acte. Generarea se face n ultima zi a lunii. 7.A.5 Repartizare venituri anticipate Prelucrarea genereaz pentru fiecare venit anticipat n parte operaii contabile cu repartizarea n lun. Prelucrarea cere numrul notei contabile n cadrul creia se vor genera acte ce repartizeaz veniturile anticipate. Nu se ntmpl nimic ru dac se execut de mai multe ori.

100

7.A.6 Repartizare cheltuieli anticipate Prelucrarea genereaz pentru fiecare cheltuial anticipat n parte operaii contabile cu repartizarea n lun. Prelucrarea cere numrul notei contabile n cadrul creia se vor genera acte ce repartizeaz cheltuielile anticipate. Nu se ntmpl nimic ru dac se execut de mai multe ori. 7.B Note de recepie Cu ajutorul acestei prelucrri se pot edita note de recepie i eventual transfera n contabilitate. Datele sunt culese ca n figura 27:

Fig. 27. Editarea i transferarea n contabilitate a notelor de recepie La NUMAR DOCUMENT se va trece numrul notei de recepie. Dac vrem s corectm o not de recepie introdus anterior, s o completm sau s o listm din nou, n dreptul acestei rubrici apsm pe tastele sau pn cnd gsim nota introdus anterior, modificm ce este de modificat, apoi n dreptul n dreptunghiul cu materiale apsm pe tasta Esc. ntre rubricile materialelor se poate deplasa cu ajutorul sgeilor. TVA pltit se poate completa la fiecare material sau la nici-unul i global la nivelul facturii. Pentru calculul Fondului de Sntate, la fiecare poziie se ntreab dac reperul respectiv intr n calcul. Se rspunde cu D sau N. Pot fi introduse maximum 50 poziii la o factur. n momentul n care s-a terminat de introdus toate poziiile, se apas pe tasta Esc, eventual se indic total TVA pltit la furnizor, eventualele zile scaden pentru plata furnizorului i se editeaz bota de recepie. Dac data notei de recepie este din luna contabil ce se lucreaz, se poate decide dac se transfer nota contabil corespunztoare n contabilitate. Dac Da, atunci se stabilesc prin ce conturi (dac este cazul prin retastare) i dac furnizorul a fost pltit prin cas.

101

Nota contabil va fi generat pe NC stabilit la prelucrarea 7.7 (Configurare). Tot la prelucrarea 7.7 se stabilete n prealabil dac preul de vnzare include sau nu TVA.

8. Fie
Prelucrarea are la rndul ei un numr de opt subprelucrri:

Fig. 28. Subprelucrri pentru generarea fielor 8.1 Clieni Prelucrarea editeaz fia unui client care se va indica. Dac n loc s selectm un client apsm pe tasta Tab, vom putea selecta un grup de clieni crora s le listm fiele (de la clientul la clientul) n continuare se stabilete pentru ce perioad se listeaz fia clientului. Implicit (apsnd pe tasta Enter) este de la luna 01 pn la luna curent. n cazul n care clientul are sold, iar la 7.7 Configurare s-a selectat balan analitic clieni cu defalcare sold, la sfritul fiei se va face defalcarea soldului. Fia unui client se pstreaz dor pe parcursul anului curent, de la an la an pstrndu-se numai facturile care nu au fost ncasate. 8.2 Furnizori Prelucrarea editeaz fia unui furnizor care se va indica. Aceleai precizri ca la fia unui furnizor. 8.3 Creditori Prelucrarea editeaz fia unui creditor care se va indica, pe perioada care de asemenea se indic. Perioada implicit (prin apsarea tastei Enter) este de la nceputul anului pn la luna curent. Fia unui creditor se pstreaz numai pe parcursul anului curent.

102

8.4 Debitori Prelucrarea editeaz fia unui debitor. Aceleai precizri ca la fia unui creditor. 8.5 Mijloace Fixe Prelucrarea editeaz fia mijlocului fix selectat. Fia mijlocului fix ncepe cu data achiziiei (adugrii n baza de date) i dispare abia anul urmtor casrii (vnzrii). 8.6 Parteneri Prelucrarea editeaz fia partenerului indicat, indiferent dac acest partener nseamn client, furnizor, debitor sau creditor. 8.7 Bifuncionale Prelucrarea editeaz fia unui bifuncional indicat, pe perioada care se asemenea se indic. Perioada implicit (prin apsarea tastei Enter) este de la nceputul anului pn la luna curent. Fia unui bifuncional se pstreaz numai pe parcursul anului curent. 8.8 Fisa de cont Prelucrarea editeaz fia de cont pentru operaiuni diverse pentru un grup de conturi (Simbolul contului de nceput editare i Simbolul contului de sfrit editare). Dac se rspunde prin apsarea tastei Enter, editarea va ncepe de la primul la ultimul cont. Fia de cont se poate edita pe o perioad anume. Implicit (apsarea tastei Enter) perioada este de la nceputul anului pn la luna curent.

9. Actualizare analitice
Prin intermediul acestei prelucrri se pot actualiza analiticele pachetului de programe.

Fig. 29. Subprelucrri pentru actualizarea analiticelor

103

Actualizarea analiticelor este necesar n faza de implementare a contabilitii unei firme, altfel lucrndu-se numai cu titlu de excepional. La actualizarea fiecrui analitic vom gsi trei subprelucrri: Adugare, Modificare, tergere. Prin adugare un analitic nou se introduce n baza de date. Referitor la rubrica Cont de care aparine, a se vedea capitolul introductiv, paragraful Despre analitice. Modificarea presupun dou faze: Identificarea analiticului apoi apsarea tastei Enter, dup care se pot modifica prin rescriere rubricile corespunztoare. De la o rubric la alta se poate deplasa cu ajutorul tastelor i . Aceleai faze presupune i tergerea. Dup apsarea tastei Enter, utilizatorul mai valideaz nc odat tergerea, astfel nct s nu fie ters din greeal. Un analitic nu se poate terge dac exist acte n lun care fac referire la el. 9.1 Clieni La clieni vor trebui completate urmtoarele rubrici: Client - numele clientului; Cod Fiscal - se completeaz cu codul fiscal al clientului. Nu este obligatoriu de completat, dar este indicat. Localitate - se completeaz cu localitatea clientului; Jude - se completeaz cu judeul n care este clientul. Nu este obligatoriu, dar util n cazul n care dorim balana analitic a clienilor pe zone geografice. Cont banc - se completeaz cu contul de la banc al clientului. Nu este obligatoriu de completat. Banc - se completeaz cu numele bncii clientului. Nu este obligatoriu de completat. Sold la nceputul lunii - se completeaz cu soldul n lei al clientului Sold valut nceput lun - se completeaz cu soldul n valut al clientului la nceput de lun, dac este cazul unui client n valut. Anul lurii n eviden i Luna lurii n eviden - se completeaz cu anul i luna n care clientul a fost luat n eviden. Apsnd pe tasta Enter n dreptul acestor rubrici, se va considera anul i luna lurii n eviden anul i luna curent. Cont de care aparine - se completeaz cu contul de care aparine clientul, din grupa 41. Client n valut? (D/N): implicit este N. 9.2 Furnizori Rubricile care se completeaz la un furnizor sunt identice cu cele de la clieni, cu singura precizare c la rubrica Cont de care aparine se va completa cu un cont din grupa 40. 9.3 Debitori Urmtoarele rubrici vor trebui completate la un debitor: Debitor: se completeaz cu numele debitorului; Cod Fiscal: se completeaz cu codul fiscal al debitorului (dac este cazul); Numr act de nregistrare: se completeaz cu numrul actului prin care s-a nregistrat n contabilitate debitorul respectiv. Nu este obligatoriu de completat. Sold la nceputul lunii: se completeaz cu soldul n lei de la nceputul lunii.

104

Sold valut nceput lun: se completeaz cu soldul n valut de la nceputul lunii (dac este cazul); Anul lurii n eviden i Luna lurii n eviden: se completeaz cu anul i luna n care debitorul respectiv a fost luat n eviden. Dac la aceste rubrici se apas pe tasta Enter, se vor completa cu anul i luna curent. Contul de care aparine: se completeaz cu un cont (sau un analitic) din cadrul urmtoarelor conturi sintetice: 461, 425, 542, 107, 205, 231 i 267. 9.4 Creditori Rubricile ce se completeaz la un creditor sunt asemntoare cu ale unui debitor, cu precizarea c rubrica Cont de care aparine se completeaz cu un cont (sau un analitic) din cadrul urmtoarelor conturi sintetice: 462,108, 118, 166, 167, 168, 426, 427, 446, 447, 455, 457 sau 519. 9.5 Bifuncional Rubricile ce se completeaz la un bifuncional sunt urmtoarele: Bifuncional: se completeaz cu numele bifuncionalului; Total sume debitoare i Total sume creditoare: se completeaz cu total sume debitoare i creditoare cumulat de la nceputul anului; Cont de care aparine: se completeaz cu un cont (sau un analitic) din cadrul urmtoarelor conturi sintetice: 428, 448, 458, 473 sau 117. 9.6 Mijloace fixe Rubricile ce se completeaz sunt cele de mai jos: Denumire mijloc fix - se completeaz cu numele mijlocului fix. Seria mijlocului fix - este opional. Tip amortizare - poate avea una dintre valorile: L = amortizare liniar; A = amortizare accelerat. Cod de clasificare - se va completa obligatoriu cu codul de clasificare. Dac nu avei Monitorul Oficial cu clasificarea mijloacelor fixe, apsai pe tasta Tab, va apare o fereastr cu cele 6 clasificri, v poziionai pe clasificarea dorit, apsai pe tasta Enter i va apare un extras din Monitorul Oficial. Numr inventar - este un numr unic atribuit fiecrui mijloc fix, conform Legii. Gestiunea - se completeaz n cazul n care se ine evidena mijloacelor fixe pe gestiuni. Gestiunea este un numr. Tip mijloc fix - se completeaz atunci cnd avem mijloace fixe pe care vrem s le evideniem diferit n balana mijloacelor fixe (de exemplu: Mijloace fixe nchiriate). Este format numai dintr-un caracter. Valoare mijloc fix - se completeaz cu valoarea de achiziie a mijlocului fix. Valoarea calcul amortizare - este cea care intr n calculul amortizrii. Iniial este egal cu valoarea de achiziie, dar pe parcursul vieii mijlocului fix au loc reevaluri. Valoare amortizat - se completeaz cu valoarea amortizat pn n momentul implementrii. Rubricile val. pe 8045 i val. pe 6871 se completeaz cu valoarea din amortizarea anterioar care nu a mers pe cheltuieli, ci pe 8045 sau 6871.

105

Anul ncepere amortizare i Luna ncepere amortizare - se completeaz cu datele corespunztoare. n cazul n care mijlocul fix a fost achiziionat dup 1985, luna Martie, cnd a intrat n viguare Legea 15 ce stabilete duratele de funcionare ale mijloacelor fixe, rubricile Anul sfrit amortizare i Luna sfrit amortizare se vor completa cu perioada de amortizare cuprins n aceast Legii i cele ce au urmat. Pentru mijloacele fixe achiziionate nainte de aceast dat, va trebui indicate cele dou rubrici. n cazul n care utilizai Activiti, se va cere codul activitii pe care se va face amortizarea automat. 9.7 Obiecte de inventar La obiecte de inventar se vor completa urmtoarele rubrici: Denumire obiect de inventar - cu denumirea obiectului de inventar; Numr de inventar - cu numrul de inventar al obiectului. Din punct de vedere al programului, aceast rubric poate s nu fie completat. Actul de nregistrare - se completeaz cu numrul actului cu care s-a nregistrat n contabilitate. Nu este obligatoriu de completat. Valoarea de nregistrare - se completeaz cu valoarea de achiziie a obiectului de inventar. Trebuie completat. n folosin la - dac aceast rubric este completat, balana analitic a obiectelor de inventar va fi editat pe gestiuni. 9.8 Venituri n avans Urmtoarele rubrici vor trebui completate la venituri anticipate: Venit n avans - cu denumirea venitului anticipat; Valoare venit n avans - cu valoarea iniial a venitului n avans; Din care repartizat deja - cu valoarea deja repartizat a venitului anticipat; Anul nceput repartizare i Luna nceput repartizare - se vor completa cu anul i luna ncepnd cu care s-a stabilit repartizarea venitului anticipat respectiv; Nr. de luni de repartizat - se completeaz cu numrul de luni n care s-a stabilit ca acel venit s fie repartizat. Cont de descrcare - se completeaz cu contul din planul de conturi prin care s-a hotrt repartizarea automat. Dac acest cont nu se completeaz, venitul n cauz nu se repartizeaz automat la prelucrarea 7.A (Generare acte). Cont de care aparine - se completeaz cu contul (sau analitic al contului) 472. 9.9 Cheltuieli n avans Rubricile care vor trebui completate n cazul unei cheltuieli anticipate sunt aceleai cu cele ale unui venit anticipat, cu singura deosebire c rubrica Cont de care aparine se completeaz cu contul (sau analitic al contului) 471. 9.10 Gestiuni materiale n cazul n care se dorete evidena analitic valoric a gestiunilor de materiale, vor trebui introduse gestiunile valorice de materiale, astfel nct ori de cte ori se va tasta un cont din grupele 30, 33 sau 35 sau unul dintre conturile 341, 345, 361 sau 381 va fi cerut analitic gestiune. Rubricile ce vor trebui completate sunt urmtoarele: 106

Gestiune - se completeaz cu numele gestiunii de materiale; Valoare la nceput lun - se completeaz cu valoarea la nceputului lunii a gestiunii de materiale. 9.11 Valut Dac dorim s lucrm cu analitice la valut, va trebui activat modulul de valut. Activarea se face prin introducerea valutelor existente (sau a celor cu care vom lucra). Rubricile de la acest tip de analitic ncep prin introducerea simbolului valutei. Simbolul valutei l putei stabili cum v este mai semnificativ. Va trebui indicat Contul de care aparine care va trebui s fie un cont de banc n valut sau de cas n valut, Cantitatea la nceput de lun i Valoarea n lei la nceput de lun. Pot exista maximum 10 bnci sau case n valut la un simbol de valut. 9.12 Activiti Pentru a lucra cu Activiti va trebui activat modulul de activiti. Modulul se activeaz introducnd activitile din cadrul firmei. Rubricile care se completeaz sunt: Activitate - care se completeaz cu denumirea activitii; Cod - care se completeaz cu un cod unic (un numr unic) ce pleac de la 0; Cont de nchidere - se completeaz cu simbolul contului de profit i pierderi prin care se va face nchiderea automat a veniturilor i cheltuielilor activitii. n cazul n care n planul de conturi exist un singur cont 121, aceast rubric va fi completat automat.

10. Preluare date din luna precedent

Referitor la programele de contabilitate singura restricie pe care o pune Legea Contabilitii este aceea nu a nu face preluare automat dintr-o lun n alta. Preluarea dintr-o lun n alta este necesar, mai ales cnd se lucreaz la firm, cnd pe data de nti ale lunii patronul poate vrea s tie cum st; contabilitatea lunii precedente (chiar dac datele primare au fost introduse) se ncheie practic n jurul datei de 20 ale lunii. n acest caz vom proceda astfel: a. Salvm pe dischet contabilitatea lunii ce tocmai a trecut i pe care am lucrat-o de exemplu in FIR01. b. Restaurm banca de date ntr-un FIR liber (de exemplu FIR20). c. n FIR01 nchidem luna i trecem la introducerea datelor lunii curente. d. n FIR20 mai pieptnm contabilitatea lunii precedente. e. n momentul n care am terminat cu contabilitatea lunii precedente n FIR20, salvm, listm ce este de listat i nchidem luna (cu prelucrarea 6). Trecem apoi n FIR01 i executm preluarea datelor din luna precedent: Se va cere FIR-ul n care avem luna precedent nchis (n cazul exemplului nostru se va indica 20) i datele din luna precedent vor fi preluate, astfel nct nceputul lunii curente va coincide sintetic i analitic cu sfritul lunii precedente. n cazul n care n FIR-ul indicat ca fiind al lunii precedente denumirea firmei difer (chiar i cu un spaiu), preluarea nu va fi executat, fiind emis un mesaj de eroare corespunztor.

107

n cazul n care n FIR-ul indicat ca fiind al lunii precedente, luna precedent nu este nchis cu prelucrarea 6 (Deschidere lun), preluarea datelor nu va fi executat, fiind emis un mesaj de eroare corespunztor.

108

BIBLIOGRAFIE 1. Carpon Michel, Contabilitatea n perspectiv, Editura Humanitas, Bucureti, 1994. 2. Ciora Liviu Ion, Turism Internaional, Ed. MondoEc, Craiova, 2000. 3. Colasse Bernard, Contabilitate general, Editura Moldova, Iai, 1995. 4. Conso, P., Gestion financiere de lentreprise, Dunod, Paris, 1996. 5. Davidescu, N. D., .a., Produse program generalizabile in domeniul financiar contabil, EDP, Bucureti, 1997. 6. Donaldson, S., Siegel, S, Successful Software Development, Prentice Hall PTR, 2" edition, 2000. 7. Dumbrav Partenie, Pop Atanasiu, Contabilitatea de gestiune n comer i turism, Editura Intelcredo, Deva, 1995. 8. Dumitrana, M., Negruiu, M., Contabilitatea n comer i turism, Editura MAXIM, Bucureti, 1996. 9. Dumitrean Emilian, Contabilitatea gestiunii patrimoniului, Editura Gh. Asachi, Iai, 1994. 10. Dumitriu Florin, Sistemul informaional contabil n ntreprinderea modern, Ed. Junimea, Iai, 2001 11. Fotache Marin, Airinei Dinu, Oprea Dumitru, Sisteme informationale pentru afaceri, Ed. Polirom, Iai, 2002. 12. Mehedinu Anca, oav Georgeta, Buligiu Ion, Bue Rzvan, Sisteme informatice economice, Ed. Universitaria, Craiova, 2008. 13. Meni Gabriela, Sistemele informaionale contabile n contextul

globalizrii, Ed. Junimea, Iai, 2002. 14. Oprea Dumitru, Meni Gabriela, Sisteme informaionale pentru manageri, Ed. Polirom, Iai, 2002. 15. Pasqualini, I.P.,Jacouot, B., Tourismes. Organisation, conomie et action touristiques, Dunod, Paris, 1995. 16. Pascariu, Gabriela-Carmen, Turism internaional, Editura Fundaiei Gh. Zane, Iai, 1996.

109

17. Pntea, I.P., Managementul contabilitii romneti, vol. I i II, Editura Intelcredo, Deva, 1998. 18. Ristea, M, Contabilitatea societilor comerciale, Editura CECCAR, Bucureti, 1995. 19. Robu, Doina-Maria, Controlul de gestiune pe baz de bilan, Editura Moldova, Iai, 1998. 20. ugui Alexandru, Produse informatice generalizate pentru contabilitate, Ed. CECCAR, Bucureti, 2003. 21. Vellas, Franois, Le Tourisme, Economica,Paris, 1992. 22. 16. Vellas, Franois, Le Tourisme mondial, Economica, Paris, 1996. 23. 17. Vian, D., Contabilitate n comer exterior, vol. I i II, Editura Economic, Bucureti, 1996. 24. *** - Legea Contabilitii nr. 82/1991. 25. *** - Regulamentul privind aplicarea Legii Contabilitii.

110