Data,luna, Ora ziua, specificanduse a cata zi de practica este 02 iunie, prima 07:30 zi de practica la agentie 09:00

Activitatea desfasurata de catre student in Persoana indrumatoare sau Observat, opinii, perioada de practica sau orice alte activitati la care a realizat activitatea notite etc. care studentul a asistat.

Am facut cunostinta cu directoarea scolii, cu Gavra Daniela Claudia majoritatea angajatilor, am stat de vorba cu ei, mi-au explicat cum functioneaza scoala.

Directoarea scolii a inceput sa imi arate niste harti foarte complexe, sa imi prezinte programele actuale ale scolii. 10:00 Mi-a aratat adresa pe care scoala primeste sute pe e-mailuri /zi care trebuiesc selectionate, la unele trebuie sa raspunzi, unele trebuiesc 11:00 sterse, altele lasate acolo.

12:00 Mi-a arata ce trebuie sters, si ce nu trebuie. 13:00 Mi-a aratat cum trebuie sa raspund la unele dintre, mai ales la cele de la sindicat . Mi-a aratat cum se face documentarea,cum selectam materialulsi cum il clasam.

14:00 Am xeroxat niste documente necesare pentru ziua de maine.Mi-a aratat cum sa raspund la telefon si sa fac legatura cu alte departamente ale scolii.

15:00 Am fost intr-o sedinta cu profesorii despre unii elevi cu problemem si am stenografiat discutiile din sedinta,bineinteles cu ajutorul secretarei.

15:30 Terminarea programului.

Data,luna, ziua, specificanduse a cata zi de practica este 03 iunie, a 2-a zi de practica la agentie

Ora

Activitatea desfasurata de catre student in perioada de practica sau orice alte activitati la care studentul a asistat.

Persoana indrumatoare sau Observat, opinii, care a realizat activitatea notite etc.

07:30 Am ajuns la scoala.Am avut vizita de la inspectorat,asa ca m-am ocupat de organizarea in bune conditii a contactelor cu vizitatorii. 09:00 10:00 Dupa ce pleaca vizitatorul de la inspectorat,mi-a explicat secretara cum se arhiveaza documentele si am primit niste acte pe care a trebuit sa le arhivez. 11:00 12:00 Unul din profesori m-a pus sa trimit un fax, cu ocazia asta am si invatat sa trimit faxuri dar si sa primesc, raspunzand la telefon mereu.

Gavra Daniela Claudia

13:00 Am dat mai multe faxuri la inspectorat si la minister. 14:00 Fac o adeverinta pentru un elev si mai stau prin birou pana la sfarsitul programului. 15:00 15:30 Terminarea programului.

Data,luna,

Ora

Activitatea desfasurata de catre student in perioada

Persoana

Observat,

ziua, specificandu-se a cata zi de practica este 04 iunie, a 3-a 07:30 zi de practica la agentie 09:00

de practica sau orice alte activitati la care studentul a asistat.

indrumatoare sau opinii, notite care a realizat etc. activitatea

Inceperea programului de lucru, ajung la scoala si primesc niste diplome care trebuiesc completate.

Gavra Daniela Claudia

10:00 Pauza. Stau putin de vorba cu directoarea,m-a intrebat cu ma descurc . 11:00 Eu lucrez in continuare la diplome ,e destul de comlicat si trebuie multa atentie. 12:00 Secretara ma pune sa dau niste telefoane in numele ei pentru a ma obisnui cu acest lucru firesc in scoala. 13:00 Verific impreuna cu secretara diplomele care sunt dj terminate, mici greseli care le corecteaza, insa nu ma 14:00 cearta. 15:00 Continui sa completez diplome pana spre sfarsitul programului. 15:30 Terminarea programului

Data,luna, ziua,

Ora

Activitatea desfasurata de catre student in perioada Persoana Observat, de practica sau orice alte activitati la care indrumatoare sau opinii, notite

specificandu-se a cata zi de practica este 05 iunie, a 4-a 07:30 zi de practica la agentie 09:00

studentul a asistat.

care a realizat activitatea

etc.

Inceperea programului, stau de vorba cu colegii mie despre niste bilete de avion, ei imi explica cum intra in sistemele de rzervare si cum e cu plata lor.

Andreea imi printeaza un tean de hartii cu tabele de tarife nete, care trebuiesc calculate cu 20% fiecare in parte. 10:00 Ma apuc si calculez tarifele nete si.calculez.. Calculez...Raspund si la telefoane 11:00 Calculez tarife nete.....

Gavra Daniela Claudia

12:00 13:00 Pauza... 14:00 Verific impreuna ci sefa restul ofertelor prelucrate de mine, se para ca nu am gasit greseli, sefa e multumita! 15:00 Continui sa calculez tarife, sunt foarte multe.. 15:30 Terminarea programului

Data,luna, ziua,

Ora

Activitatea desfasurata de catre student in perioada Persoana Observat, de practica sau orice alte activitati la care indrumatoare sau opinii, notite

specificandu-se a cata zi de practica este 06 iunie, a 5-a 07:30 zi de practica la agentie

studentul a asistat.

care a realizat activitatea

etc.

Inceperea programului de lucru, Incep sa raspund la toate telefoanele, pe langa faptul ca calculez tarife si prelucrez si ofertele finale.

09:00 10:00 Trimit si faxuri la rugamintea colegilor mei.

Gavra Daniela Claudia

Rezolv ce trebuie rezolvat cand ma suna cineva, in functie de situatie. 11:00 Continui si calculez tarifele cu 20%, azi ar trebui sa termin de calculate toate tarifele date de sefa. 12:00 Raspund la telefoane 13:00 14:00 15:00 Plec mai devreme, e ziua fratelui meu. Terminarea programului pentru mine. 15:30 Terminarea programului Termin tarifele de calculat

Data,luna,

Ora

Activitatea desfasurata de

Persoana

Observatii opinii, notite

ziua, specificanduse a cata zi de practica este 09 iunie, a 08:00 6-a zi de practica la agentie 09:00

catre student in perioada de practica sau orice alte activitati la care studentul a asistat. Inceputul celei de a 2-a saptamani de practica,

indrumatoare sau care a realizat activitatea

etc.

Gavra Daniela Claudia

Sefa verifica toate ofertele de vara prelucrate de mine, mici greseli gasite Imi arata cum se pun ofertele pe site-ul agentiei si incep treaba.. Incep si lucrez la site-ul agentiei, caut poze. Pozele gasite le pun pe site, apoi incep sa fac descrieirile Descrierile le traduc din romana in engleza Terminarea programului de lucru.

10:00

11:00

12:00 13:00 14:00 15:00 16:00

Data,luna, ziua,

Ora

Activitatea desfasurata de catre student in perioada de

Observatii opinii, notite etc. Persoana indrumatoare

specificanduse a cata zi de practica este 10 iunie, a 7a zi de practica la agentie

10:00

practica sau orice alte activitati sau la care studentul a asistat.

care a realizat activitatea

11:00 12:00

13:00

14:00

15:00

16:00

Inceperea programului de lucru, astazi noi activitati pentru mine, deoarece colegul care se ocupa Gavra Daniela de intern lipseste iar eu trebuie Claudia sa ii tin locul. Incep si fac rezervari pentru Telelink in toatatara Vreo 7 angajati ai firmei suna pentru rezervari in diferite locatii din tara, eu caut in tabele si sun la fiecare hotel in parte sa vad daca au camere. Fac rezervari in functie de preferintele angajatilor Telelink care vor monta stalpi de telefonie mobile in zonele respective. Sun la hoteluri, dau pe fax solicitarile de rezervare cu toate datele. Dupa ce mi se da confirmarile de la fiecare hotel in parte, sun pe fiecare angajat si il anunt in legatura cu rezervarea sa, daca e ok si unde. Fac un tabel cu evidenta rezervarilor, pentru ca colegul meu cand face centralizatorul din saptamana respective, sa nu lipseasca vro rezervare sa iesim pe minus. Terminarea programului de lucru.

17:00 18:00

Data,luna, ziua,

Ora

Activitatea desfasurata de catre student in perioada de

Observatii opinii, notite etc. Persoana indrumatoare

specificanduse a cata zi de practica este 11 iunie, a 8a zi de practica la agentie

10:00

practica sau orice alte activitati sau la care studentul a asistat.

care a realizat activitatea

11:00

12:00

13:00

Comunic colegului care a lipsit rezervarile petru Telelink, deoarece el trebuie sa faca centralizatorul pe sapamana respectiva, Centralizator= un table facut la sfarsitul fiecarei saptamani, pe departamente, cu evidenta tuturor rezervarilor facute pentru Telelink cu tarife, cheltuieli. Incep sa ma ocup de site, bag ultimele descrieri si traduc in engleza, bag si pozele ramase. Calculez tarifele nete pentru Insula Cipru, vreo 25 de pagini

Gavra Daniela Claudia

14:00 15:00 16:00 Raspund la telefoane si la emailurile primate pe adresa agentiei: office@romaniantravelshop.ro 17:00 18:00 Terminarea programului de lucru.

Data,luna, ziua, specificandu-

Ora

Activitatea desfasurata de Persoana catre student in perioada de indrumatoare practica sau orice alte activitati sau care a

Observatii opinii, notite etc.

se a cata zi de practica este 12 iunie, a 9a zi de practica la agentie

la care studentul a asistat.

realizat activitatea Gavra Daniela Claudia

10:00

11:00

12:00

13:00

14:00

Dau niste telefoane in numele Andreei, raspund unor e-mailuri la care sefa imi spune sa raspund Sefa imi arata cum se intra intrun sistem de rezervari petru niste clienti care vor sejur in Turcia. Intru la Tez Tour( turoperator pe Turcia) si fac 6 rezervari, impreuna cu Andreea, la un hotel de 5 * ultra all inclusive, in statiunea Antalya, transport avion. Tot astazi, Andreea ma invata sa fac deconturi ( contabilitate) pentr u firma Telelink , pe departamente. Incep si fac deconturi pe 6 luni.. Si inregistrez facturile pe 6 luni, tot aici in deconturi. Sun clientii , le spun ca le-am facut rezervarile, si comunic, inca o data, suma care trebuie sa o plateasca pentru sejur.

15:00 16:00 17:00 18:00 Terminarea programului de lucru.

Data,luna, ziua, specificandu-

Ora

Activitatea desfasurata de Persoana catre student in perioada de indrumatoare practica sau orice alte activitati sau care a

Observatii opinii, notite etc.

se a cata zi de practica este 13 iunie,a 10-a zi de practica la agentie

10:00

la care studentul a asistat.

realizat activitatea

11:00

12:00

13:00

Este ziua in care se intocmeste centralizatorul, asa ca trebuie sa fiu atenta la ce imi explica unul din colegii mei. Dup ace terminam centralizatorul, andreea ma pune sa o ajut cu teancurile de facturi care trebuiesc platite Incep si selectionez facturile, pe furnizori, in timp ce Andreea face plati prin Internet Banking Eu stau langa ea, si ii calculez totalurile de plat ape fiecare furnizor, Apoi trimit pe fax toatea O.P.urile la fiecare hotel in parte.

Gavra Daniela Claudia

14:00 15:00 16:00 Selectionez facturile platite de cele neplatite, scriu pe ele numarul de O.P. apoi le bag pe fiecare in dosarelul ei. Terminarea programului de lucru.

17:00 18:00

Data,luna, ziua, specificanduse a cata zi

Ora

Activitatea desfasurata de Persoana catre student in perioada de indrumatoare practica sau orice alte activitati sau care a realizat la care studentul a asistat.

Observatii opinii, notite etc.

de practica este 16 iunie, a 11-a zi de practica la agentie

activitatea
10:00 Bag toate ofertele pe site-ul agentiei dup ace andreea le verifica. Raspund la telefoane toata ziua,. Citesc e-mailurile, sterg ce trebuie sters Andreea ma pune sa fac deconturi singura sa vada daca am inteles, Apoi ea le verifica, se pare ca e multumita.. 14:00 15:00 16:00 Pauza de pitzza la servici. Mai calculez cateva pagini cu tarife nete, altele decat cele de prima data. Sefa ma verifica, se pare ca este ok, ca nu zice nimic. Terminarea programului de lucru.

Gavra Daniela Claudia

11:00 12:00 13:00

17:00 18:00

Data,luna, ziua, specificanduse a cata zi

Ora

Activitatea desfasurata de Persoana catre student in perioada de indrumatoare practica sau orice alte activitati sau care a realizat la care studentul a asistat.

Observatii opinii, notite etc.

de practica este 17 iunie, a 12-a zi de practica la agentie

activitatea
10:00 Avand in vedere ca toate ofertele sunt gata, incep si raspund cererilor dupa InfoTurism Trimit oferte oamenilor care cer oferte pe info turism, in functie cu cerintele si dorintele lor. Ii sun dupa aceea pe acesti oameni carora le-am trimis, pentru a le explica in ce consta serviciile noastre. Pe unii, spre surprinderea mea, si a tuturor ii conving sa cumpere de la noi, vacante, servicii turistice in general Vorbsc la hotelurile respective in functie de preferintele clientilor si unora chiar le fac rezervari. 14:00 15:00 16:00 Vin a 3/ 4-a zi sa plateasca. Colegii ma invata sa fac factura, voucher si chitanta, ca in mnomentul in care vine cineva sa faca o plata sa stiu sa ma descurc. 17:00 18:00 Terminarea programului de lucru.

Gavra Daniela Claudia

11:00

12:00

13:00

Data,luna, ziua, specificanduse a cata zi

Ora

Activitatea desfasurata de Persoana catre student in perioada de indrumatoare practica sau orice alte activitati sau care a realizat la care studentul a asistat.

Observatii opinii, notite etc.

de practica este 18 iunie, a 13-a zi de practica la agentie

activitatea
10:00 Observ cum procedeaza andreea in momentul in care cineva vine Gavra Daniela sa plateasca

Claudia

11:00

12:00

13:00

Raspund la e-mailuri in continuare, asat se face in fiecare zi. Astazi avem un client care vrea sa plece in luna de miere in Halkidiki, si imi cere un disponibil la un hotel de 4 * cu multe alte chestii interesante. Eu sun in Grecia sa intreb de si disponibil, apoi primesc pe email disponibilitatea si le prezint clientilor hotelurile, eu isi aleg un hotel pe nume Palladium, trimit rezervarea la hotel insa nu au noroc si nu mai e disponibil hotelul ca are stop sales.

14:00 15:00 16:00 Primim raspuns pozitiv de la hotel, fac rezervarea, explic la hotel ca acestia au nevoie de servicii speciale, ca sunt in luna de miere. Terminarea programului de lucru.

17:00 18:00

Data,luna, ziua, specificanduse a cata zi de practica este 19 iunie, a 14-a zi de

Ora

Activitatea desfasurata de Persoana catre student in perioada de indrumatoare practica sau orice alte activitati sau care a la care studentul a asistat.

Observatii opinii, notite etc.

realizat activitatea

10:00

Asteptam confirmarea de la hotelul ales insa nu ne pot

Gavra Daniela

practica la agentie
11:00 12:00

confirma ca au stop sale, apoi facem rezervare la celalat hotel Claudia ales de clienti. Ei sunt in drum spre agentie, Le explic ca nu se poate acolo si le spun sa aleaga alt hotel, ei aleg Dolphin Beach 3*, trimit rezervarea la hotel, apoi asteptam raspuns.intre timp leam aratat poze cu hotelul, descrieri. Primim confirmarea de la Dolphin Beach, le mai spun odata cat ii costa, le asigur am si transportul de la avion la hotel si retur. Ei sunt multuumiti si le face Andreea factura, chitanta iar eu le fac voucherul si contractul cu turistul ii pun sa il citeasca si sa il semneze.

13:00

14:00 15:00 16:00 Platim la hotel sejurul si transportul din care ne ramane si noua un comision de 10% din toata suma. Terminarea programului de lucru.

17:00 18:00

Data,luna, ziua, specificanduse a cata zi de practica

Ora

Activitatea desfasurata de Persoana catre student in perioada de indrumatoare practica sau orice alte activitati sau care a realizat la care studentul a asistat.

Observatii opinii, notite etc.

activitatea

este
10:00

20 iunie, a 15-a zi de practica la agentie

11:00 12:00 13:00

Ziua in care se face centralizatorul, este randul meu Gavra sa il fac.iar unul din colegii mei Daniela ma verifica, se para ca imi iese Claudia bine..fara prea mare bataie de cap.

Selectionez teancul de facturi pe furnizor si Andreea incepe si face plati, pentru tota saptamana.

14:00 15:00 16:00 Ma apuc si fac un dosar frumos aranjat cu toate ofertele finale pe care noi le vindem, ca in momentul in care apre cineva in agentie, s avem ce sa ii prezentam. Raspund la e-mailuri, ultimele si rapsund si la telefoane. Terminarea programului de lucru.

17:00 18:00

Data,luna, ziua, specificandu-

Ora

Activitatea desfasurata de Persoana catre student in perioada de indrumatoare practica sau orice alte activitati sau care a

Observatii opinii, notite etc.

se a cata zi de practica este

10:00

la care studentul a asistat.

realizat activitatea

Am venit la agentie sa imi iau adeverinta( desi am luat-o mult mai tarziu 15.09) , si ramas bun de la colegii mei de 15 zile, le-am spus ca m-am simtit foarte bine la ei la agentie si ca imi pare rau ca e ultima zi cand mai vin, le-am multumit ca au avut rabdare cu mine si ca am invatat multe chestii de la ei.. Iar Andreea, directoarea agentie, care de fapt nu s-a purtat ca o sefa cu mine. Si mi-a spus ca daca mai vreau sa mai vin pot veni acolo si in afara perioadei de practica, ca angajat al agentiei. ca ia placut ca m-am descurcat foarte bine Am fost placut surprinsa si....am acceptat Acum sunt angajat al agentiei Romanian Travel Shop

23 iunie, a 16-a zi de practica la agentie

CUPRINS :

Capitolul I. Prezentarea organizaiei 1.1. Sectorul de activitate....................................................................................................4 1.2. Istoric. nfiinare. Evoluie...........................................................................................4 1.3. Obiectul de activitate....................................................................................................5 1.4. Sediu. Filiale. Puncte de lucru......................................................................................6 1.5. Analiza economico-financiar a ageniei......................................................................6 Capitolul II. Managementul organizaiei 2.1. Structura organizatoric i factorii care o influeneaz...............................................14 2.2. Sistemul de management n agenie............................................................................16 2.3. Personalul organizaiei................................................................................................16 2.4. Piaa int. Dimensiuni. Dinamic..............................................................................18 2.5. Oferta organizaiei......................................................................................................20 2.6. Relaiile cu mediul extern (clieni, concureni, furnizori).......................................... 21 2.7. Mixul de marketing.....................................................................................................23 2.8. Sistemul informaional i informatizarea acestuia......................................................24 Capitolul 3 3.1. Concluzii raport. Preri personale...............................................................................26 Bibliografie.......................................................................................................................28 Anexe

Capitolul I.Prezentarea organizatiei

1. Viziunea Colegiului Economic Arad

Viziunea Colegiului Economic Arad, ca coal a secolului XXI, urmrete formarea i dezvoltarea capacitii de gndire creativ i divergent, utiliznd n diferite situaii concrete cunotinele i competenele dobndite, motivaia i disponibilitatea de a reaciona pozitiv la schimbare, asumarea unor valori democratice i atitudini pozitive fa de sine i fa de ceilali, atitudini ce decurg n mod esenial din valoarea demnitii umane. Subliniem n acest sens, respectul pentru diversitatea cultural i lingvistic, pstrarea i dezvoltarea patrimoniului cultural naional i european, combaterea excluderii sociale i a discriminrilor, progresul social. nelegnd faptul c respectul pentru demnitatea uman precum i efectivitatea drepturilor i libertilor fundamentale depind nu numai de protecia lor juridic, ci i de promovarea lor prin educaie, formare i informare, colectivul de cadre didactice din colegiul nostru a cutat n permanen s-i familiarizeze pe elevi cu practicile democratice i s-i ncurajeze s participe activ n viaa colii i a comunitii, pentru a-i forma i dezvolta competene necesare ntr-o societate european de succes. Fiecare dintre activitile curriculare sau extracurriculare derulate n cadrul proiectelor menionate anterior (att cele de formare continu a personalului didactic pentru perfecionare profesional, ct i n cadrul proiectelor transnaionale dintre coli i instituii), a urmrit i a contribuit la formarea de atitudini la elevi i cadre didactice din care rezult, contientizarea de ctre acetia a faptului c demnitatea uman nu depinde de naionalitate, culoare, sex, vrst, poziie social, starea de sntate, diagnostic etc. Toate aceste proiecte au promovat dialogul i cooperarea multinaional, precum i diversificarea nvrii limbilor strine n coala noastr. Pentru ca dreptul la demnitate i justiie n sensul cel mai cuprinztor al termenului, inclusiv acela de dreptate i justiie social, s fie o construcie durabil, a fost necesar, de asemenea, i luarea n considerare a dimensiunii spirituale a drepturilor omului, alturi de cultivarea respectului pentru valorile comune care stau la baza ansamblului drepturilor fundamentale ale fiinei umane. Prin urmare, dimensiunea spiritual a drepturilor omului a fost intrinsec oricrei abordri educative curriculare sau extracurriculare desfurate n colegiul nostru, corelndu-se n permanen ntre ele, libertatea i responsabilitatea persoanei umane, identitatea individual i solidaritatea social, circuitul valorilor universale i specificul romnesc n perceperea i integrarea drepturilor omului.

2. Istoric. nfiinare. Evoluie

Colegiul Economic Arad

Adresa: Piaa George Enescu nr. 2 Arad, jud. Arad 310131 Romnia Tel/fax: +40 257 281 529 E-mail: colecoarad@yahoo.com

Domeniul de activitate este unitate de invatamant. Colegiul Economic Arad se nscrie n sistemul de nvmnt preuniversitar al judeului Arad, manifestndu-se ca o individualitate bine conturat prin oferta educaional, prin realizrile elevilor liceului i prin cererea de specialiti, absolveni ai colii noastre.
Colegiul Economic Arad este o instituie colar, educativ i instructiv, ce continu o veche tradiie a nvmntului comercial din prile vestice ale Romniei. n anul 1848, la Arad, recte Ioan Rotter, originar din Boemia, nfiineaz o coal comercial particular cu limba de predare german. Aceast instituie colar este o copie a celei din Budapesta, fondat la 1830 de ctre Emanuil Bibanco, un institutor originar din Silezia. Tot la Arad a funcionat i o alt coal comercial particular, nfiinat de Hirschl, care a ncetat din via n anul 1882. Dup desfiinarea acestei coli particulare, Aradului i lipsea o coal comercial superioar care s educe i s instruiasc viitorii comerciani necesari municipiului Arad i zonei ardene. Avnd n vedere dezvoltarea economico-social a oraului i necesitile zonei, preedintele Corporaiei Comercianilor din Arad, Bettelheim Vilhelm, solicitat la data de 6 martie 1883 sprijinul Consiliului Comunal Arad pentru fondarea unei coli comerciale cu limba de predare maghiar. Corporaia Comercianilor din Arad ofer 10.000 de florini pentru dotare, iar Comuna Arad ofer local pentru coal. Cele dou oferte sunt adresate Ministerului Instruciunii de la Budapesta, care solicit Camerei de Comer i Industrie din Arad un raport motivat i detaliat pentru nfiinarea colii comerciale. Au aprut obstacole i unitatea colar nu s-a putut deschide in anul 1884, din varii motive, care n mare parte sunt necunoscute. n primvara anului 1885, se reia propunerea de fondare a colii, care a fost trecut prin Consiliul Comunal Arad i aprobat de ctre acesta i printr-un raport detaliat i bine motivat, naintat ministrului instruciunii din Budapesta care, cu ordinul nr. 19080 din 14 iunie 1885, aprob nfiinarea colii cu denumirea de coala Comercial Medie i dispune acordarea unei subvenii anuale de 1.000 de florini pentru buna funcionare a colii.

La 18 iunie 1885, Comuna Arad hotrte deschiderea colii i, la 28 septembrie 1885, se inaugureaz nfiinarea colii Comerciale Medii Arad, avnd un profesor titular, director Ludovic Abrai, i zece profesori suplinitori. Cursurile clasei I a colii ncep ntrun edificiu din strada care n prezent poart numele de Lucian Blaga i abia mai trziu s-a mutat in actualul edificiu din Piaa George Enescu. ncepnd cu anul colar 1886 coala Comercial Medie Arad a devenit Academie Comercial, iar la sfritul anului colar, Consiliul Comunal al oraului Arad a dispus s aib statutul de coal comunal. n luna iunie 1889, ncepe construirea actualului edificiu colar care se va finaliza n dou etape, pn n anul 1894. La 10 ianuarie 1891, se inaugura noul local al colii, dndu-se n folosin aripa din Piaa George Enescu nr. 2, dintre Bulevardul Dragalina i Palatul Cultural, iar aripa dintre Bulevardul Decebal i Primria Aradului a fost cldit pn n anul 1894. Dup nfptuirea Marii Uniri din anul 1918, cursurile colii se vor organiza i desfura iniial n limba maghiar, apoi n limba romn n cadrul colii Comerciale Superioare Arad, frecventnd aceast instituie colar i elevii care aparineau celorlalte naionaliti din zona Banatului i Crianei. n anii colari 1919-1920 i 1920-1921, cursurile colii au fost suspendate de mai multe ori din diferite motive: ocuparea localului, lips de combustibil, epidemii etc. La 1 iulie 1921, la coala Comercial Superioar de Biei Arad, pn atunci coal comunal, trece n patrimoniul statului romn, iar durata cursurilor se prelungete de la trei ani la patru ani. Pentru necesitile acestui curs de patru ani, se ntocmete o program analitic de tranziie de ctre Directoratul General al Instruciunii din Cluj, ns ea este urmat numai n clasa a III-a, anul colar 1922-1923. ncepnd cu 1 septembrie 1923, nvmntul comercial ardean din clasele I i a II-a adopt programa colilor comerciale superioare din Romnia.

n vara anului 1922, s-a transmis Direciei Regionale din Timioara, domnului director regional, ordinul Directoratului General al instruciunii din Cluj nr. 1839/13 iulie 1922, prin care se comunic celor dou instituii colare comerciale din Arad dispoziiile Directoratului General al Instruciunii din Cluj privind nfiinarea seciei romne, deocamdat numai cu clasa I, att la coala Superioar de Comer pentru Biei, ct i la coala Superioar de Comer pentru Fete din Arad. De asemenea, prin ordin, se dispune s se fac cunoscut n masele publicului nfiinarea acestor clase romneti i s se asigure un numr suficient de elevi. ntruct unii elevi proveneau din mediul rural sau din alte localiti urbane, s-a hotrt nfiinarea unui internat, ncepnd cu anul colar 1922 1923, care a fost instalat temporar n unele ncperi ale colii. La 23 septembrie 1922, se deschid cursurile colii Superioare Comerciale Arad, cu o clas romneasc, avnd trei profesori titulari: Alexandru Manole, Dr. Iuliu Boca i Iuliu Hlmgean i unul detaat, Vasile Suciu, profesor definitiv i director al colii, celelalte fiind clase maghiare n lichidare treptat pn n anul 1926. Conform programei analitice, s-au predat urmtoarele materii: religia, limba i literatura romn, limba, literatura i corespondena romn, limba i literatura maghiar, limba i corespondena comercial francez, limba i corespondena comercial german, geografia economic, istoria, matematica, aritmetica comercial, doctrina comerului i coresponden, contabilitate, fizic, chimie i merceologie, noiuni de drept, economie politic, caligrafie, stenografie, gimnastic. n primul an colar, 1922-1923, frecventau secia romn 28 de elevi romni. Secia romn se afl n plin dezvoltare: n anul colar 1922-1923 o clas; 1923-1924 trei clase; 1924-1925 cinci clase; 1925-1926 apte clase; 1926-1927 opt clase; 1927-1928 opt clase; 1926-1927 opt clase; 1926-1927 nou clase, iar n anii colari urmtori cte opt clase n fiecare an colar, pn n anul colar 1931 1932.

La 12 noiembrie 1930, Comitetul colar de la coala Comercial Superioar Arad a cumprat actualul edificiu de la Corporaia Comercianilor din Arad cu 1.500.000 lei. n anul colar 1931-1932, coala a funcionat cu opt clase bugetare pn la 31 decembrie 1931: I a, I b, II a, II b, III a, III b, IV a, IV b, cuprinznd un numr total de 280 de elevi din care 184 romni, n procent de 69,29%, i de alte naionaliti 86 de elevi, n procent de 30,71%. Din anul colar 18911892, unitatea colar a funcionat cu clase divizionare, ns prin Legea nr. 301, promulgat n 22 decembrie 1931 i publicat n Monitorul Oficial din 28 decembrie 1931, clasele divizionare au fost suprimate din bugetul Statului. ncepnd cu 1 ianuarie 1932, au fiinat ca extrabugetare. nscrierile n clasa I a liceului s-au fcut n baza certificatului de absolvire a cursului inferior trei clase dup Legea din 1928 a nvmntului secundar, a cursului comercial inferior dup prestarea unui examen de admitere, a patru clase secundare. Au fost nscrii 58 de elevi. ncepnd cu anul colar 1934 1935, coala Comercial Superioar are numai o serie de clase, constituind tipul C al colilor comerciale superioare. n acelai an colar i n cel urmtor, la toate colile practice s-a redus numrul elevilor, ns coala Comercial Arad a fost n aceast perioad una dintre cele mai cutate coli comerciale din provincie. La 1 septembrie 1936 coala Comercial Superioar Arad deschide clasa I a cursului inferior. n anul 1937, Gimnaziul Teoretic Iosif Vulcan din Arad devine gimnaziu comercial i se ataeaz Liceului Comercial de Biei prin decizia Ministerului Educaiei Naionale nr. 115825 din 17 iulie 1937, formnd cursul inferior al acestei coli. n anul colar 1937 1938, Liceul Comercial de Biei Arad a funcionat cu dou clase provenite de la Gimnaziul Iosif Vulcan, Arad. La nceputul anului 1938 1939, o serie de clase de la cursul inferior au fost suprimate prin decizia ministerial nr.169512/1938, comunicat colii la 28 septembrie 1938 de ctre Inspectoratul colar Regional Timioara prin adresa nr. 17086/1938.

n perioada 1922-1943, au fost nscrii 5447 de elevi, din care 3855 erau romni, n procent de 70,8% i 1592 alte naionaliti, n procent de 29,2%. Deci, n perioada amintit, au urmat cursurile colii cte 184 de elevi romni n fiecare an. Fa de perioada 1885 1918, se poate aprecia o cretere de unsprezece ori. n august 1948, sunt adoptate: noua lege a nvmntului i noua lege a cultelor. Aceste legi supun coala i biserica controlului Partidului Comunist Romn. Regimul comunist a transformat cele dou instituii in instrumente ale controlului su ideologic. Au fost interzise formele de nvmnt care nu depindeau de stat, iar Biserica Greco-Catolic cult tradiional cu rol deosebit de important n istoria i cultura romnilor a fost desfiinat i pus sub interdicie. Prin reforma colar din anul 1948, s-a nlocuit liceul cu coala de zece clase (coal medie); au fost adoptate manuale sovietice; notarea elevilor s-a fcut de la 1 la 5; s-a introdus cultul personalitii. Practic, se imit modelul sovietic de nvmnt. Abia n anul colar 1957 1958 se trece din nou la notarea de la 1 la 10, care s-a practicat n nvmntul romnesc interbelic. Astfel, Liceul Comercial de Biei trece prin mai multe transformri. n anul 1948 ia fiin coala Medie Tehnic de Administraie Economic, avndu-l ca director pe profesorul Vasile Suciu i cincisprezece profesori care predau materiile cuprinse n programa analitic. n 1950, coala Medie Tehnic de Administraie Economic devine coala Medie Tehnic de Comer pentru Biei Arad, care primete absolveni cu apte clase elementare pe baza unui examen de admitere. Se predau discipline de cultur general i de specialitate, fiind o coal de nivel mediu cu durat de patru ani.

Peste cinci ani, n 1955, coala Medie Tehnic de Comer pentru Biei Arad se transform n coala Tehnic de Comer cu durata de 2 ani, pregtind contabili i merceologi, iar elevii sunt recrutai din rndul absolvenilor liceului teoretic, cu sau fr examen de maturitate (bacalaureat). Astfel, instituia de nvmnt comercial devine Grupul colar Comercial Arad, care cuprindea coala Profesional i coala de Specializare Postliceal. Dup unsprezece ani, se revine la nvmntul liceal economic. Astfel, n 1966, s-a nfiinat Liceul Economic Arad, ca unitate separat, sub conducerea doamnei profesoare Ana Popa, director. n anul 1974, a luat fiin Liceul Industrial de Alimentaie Public n cadrul Grupului colar Comercial, fiind numit n anul urmtor n funcia de director profesoara Ana Gabor, iar n anul 1975, Liceul Economic Arad se mut n actualul edificiu colar din Piaa George Enescu nr. 2 al Grupului colar Comercial Arad. La 1 octombrie 1977, Liceul Economic Arad fuzioneaz mpreun cu Grupul colar Comercial Arad, formnd o singur unitate colar intitulat Liceul Economic i de Drept Administrativ Arad, avnd n funcia de director pe profesorul dr. Gheorghe Pcurariu. Dup Revoluia din decembrie 1989, coala i pstreaz titulatura de Liceul Economic i de Drept Administrativ Arad, avnd n funcia de director pe profesoara Doina Buda, primul director ales n mod democrat. n acele zile fierbini din 1989, s-a organizat n liceu un comitet al Frontului Democratic Romn, bazat pe platforma FDR, prezentat n timpul Revoluiei de la Timioara i preluat la Arad n 21 decembrie 1989. Acest comitet a fost condus de profesoara Ileana Bogoiu i de subsemnatul. n acele zile s-a prezentat Frontului Democratic Romn Arad adeziunea cadrelor didactice de la Liceul Economic Arad i apoi s-au pregtit primele alegeri democratice pentru funcia de conducere a liceului. n anii urmtori, se nfiineaz noi clase, iar numrul cadrelor didactice este n continu cretere: peste aptezeci de profesori i treisprezece maitri instructori.

n perioada 1 septembrie 1993 30 septembrie 1997, a fost director profesorul economist Daniel Blan. La 1 septembrie 1994, Liceul Economic i de Drept Administrativ Arad va primi denumirea de Grupul colar Economic-Administrativ Arad. Numit director cu delegaie la data de 1 octombrie 1997 de ctre conducerea Inspectoratului colar al Judeului Arad, domnul profesor Silvius Cureteanu va obine prin concurs, la nceputul anului 1998, funcia de director al Grupului colar Economic-Administrativ Arad, funcie validat de Ministerul Educaiei Naionale. n data de 19 septembrie 2000, Grupul colar Economic- Administrativ Arad a devenit Colegiul Economic Arad, ca urmare a Ordinului Ministerului Educaiei Naionale nr. 4565/2000, prin care s-au aprobat modificri n reeaua unitilor de nvmnt n judeul Arad. Acest fapt constituie o apreciere a activitii cadrelor didactice din aceast instituie de nvmnt i un ndemn, mai ales pentru absolvenii de gimnaziu, de a-i ndrepta gndurile i paii spre o coal de tradiie i de mare prestigiu din municipiul Arad. ncepnd cu luna martie a anului 2002, a expirat mandatul profesorului Silvius Cureteanu n funcia de conducere a colii, iar Inspectoratul colar al Judeului Arad a numit cu delegaie n aceast funcie pe profesorul economist Daniel Blan. n urma rezultatelor obinute la concursul organizat pentru ocuparea funciei vacante de director, n luna iunie 2002, profesorul economist Daniel Blan a primit mandatul Ministerului Educaiei i Cercetrii pentru o perioada de patru ani n funcia de director al Colegiului Economic Arad. Rostul practic i moral al Colegiului Economic Arad, singurul posibil, este de a pregti an de an generaii i generaii de elevi folositori comuniti din care provin i la care s contribuie cu pasiune i responsabilitate, crend elemente noi de civilizaie i cultur superioar. Vom ctiga prin finee, geometrie i lucru bine fcut. Prima nu se nva, se dobndete prin natere, celelalte dou se nva n coal.

Eseniale pentru succesele colare nu socotim cauzele de ordin material, bunstarea prinilor sau lipsa de bunstare, programa colar sau absena ei, edificiul colar spaios

i luminos sau contrariul, ci nzestrrile de ordin spiritual ca inteligena i interesul elevilor pentru carte, precum i destoinicia, struina i contiina celor care i ndrum i i pregtesc pentru via. Numai astfel coala noastr i menine tradiia i se bucur de mare prestigiu n comunitatea local care i-a dat natere i buna funcionare spre luminarea celor interesai de nvtur i progres. Documente i izvoare cercetate: 1. Arhiva colii 2. Anuarele colii publicate de: Directorul Ludovic Abray pentru anii colari 1905-1906; 1909-1910; Directorul dr. Iuliu Somogyi pentru anii colari 1910-1911; 1921-1922; Directorul Vasile Suciu pentru anii colari 1922-1923;1937-1938; Directorul Vasile Suciu i subdirectorul Ilie Ardelean pentru anii colari 1938-1939; 1942-1943. 3. Anuarele Colegiului Economic Arad pentru anii colari 2000-2001, 2001-2002, 2002-2003, 20032004, 2004-2005 4. Roca, D. D. Existena tragic, Editura tiinific, Bucureti, 1968, p.105 5. Alte documente (adrese, diplome, tablouri de absolvire etc.)

Capitolul II Managementul activitatii de secretariat

Scurt istoric al meseriei de secretariat

O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul evoluiei istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele de nceput, n practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale care i-au marcat funcionarea pn astzi: meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie ai vieii economico- sociale; tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti i, confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic.

Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul secretar(), provenind din latinescul secretum (secret, tain) i desemnnd o persoan care tie i pstreaz secrete.

Sub aspect practic, meseria de secretar preced n timp istoric, apariia denumirii sale. Dac inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile administraiei de stat de a emite dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega apariia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autoritilor, considerai a constitui prima celul a birocraiei, n Orientul antic. n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializai n comunicarea scrisa. Problema confidenialitii se punea, la vremea respectiv, numai pe cale oral, fiind extrem de rare persoanele care tiau s citeasc. Aa se explic i practica unor autoriti de a tia limba scribilor, spre a se asigura de pstrarea secretului profesional. Termenul grammatikos, denumind n limba greac i profesia de secretar, poate fi considerat cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitile asocierii acestei meserii cu nceputurile scrierii. Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de comunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii. n perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de conducere prin apariia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hrtiei ca suport informaional, munca de secretariat capt contururile specializrii.

Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de corespondena monarhului sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea meninerea n continuare, a sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte operaiuni de expediere dar i de eviden a circulaiei documentelor scrise. In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de imprimare a textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca contemporana, cu aceea de dactilograf. Trebuie s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut brbailor, pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile ceteneti refuzate femeii secole de-a rndul. Nici Revoluia Francez cu ideile ei luminoase nu a avut curajul s lanseze femeia n viaa administrativ, dar a declanat goana dup o egalitate de sexe.

1.3 FUNCIILE SECRETARIATULUI MODERN

Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe lng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului funciei n cauz. n echipa manager-secretar, o sarcin unic este finalizat prin contribuia celor dou persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplic o rezoluie pe

o cerere. Secretariatul va prelua, n continuare, toate operaiunile ce in de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informaiilor prelucrate. Complexitatea procesului de munc, variaz n funcie de dimensiunea i complexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic i nivelul de pregtire al secretariatului. Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea eficace a secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii muncii manageriale.

Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca managerului prin mai multe elemente: degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative, contribuind, astfel, la utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune; creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor contacte operative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei; asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii firmei, cu deosebire n perimetrul ealonului superior al acesteia; contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel superior din cadrul firmei (directori generali, directori executivi). Aceste elemente stau la baza principalelor funcii ce revin secretariatului: Funcia de tratare a informaiilor; Funcia de documentare; Funcia de filtru i legtur n contactele conducerii; Funcia de asistare direct a managerului; Funcia de reprezentare.

CAPITOLUL II - Calitile i aptitudinile secretarei (asistentei manager)

n condiiile organizrii moderne a unitilor este foarte important ca la selectarea personalului din secretariat s se in cont nu numai de pregtirea profesional, de cunotinele de cultur general, dar i de anumite caliti i aptitudini.

Este evident c nu exist nici o secretar sau asistent manager care s ndeplineasc toate cerinele pe care le voi enumera mai jos, dar o secretar bun trebuie s aib ct mai multe din aceste caliti, pe care, printr-o educaie permanent le poate dobndi sau dezvolta.

2.1 CALITI DEFINITORII I TRSTURI DE PERSONALITATE

1.Inteligena

n cele dou forme ale sale, teoretic i practic, inteligena presupune: raionament i reflecie pentru a analiza faptele i a ajunge la o situaie real; capacitate de analiz i sintez, ceea ce contribuie la optimizarea activitii;

capacitate de adaptare, pentru a face fa dinamicii muncii de secretariat. Secretara trebuie s in cont de schimbrile care au loc n structura firmei, stabilind strategii noi, pe msura noilor situaii. De multe ori specificul muncii de secretariat presupune ntreruperea unor lucrri n favoarea altora mai urgente i mai importante. bun sim i nelegere, n vederea rezolvrii cazurilor sau problemelor dificile i complicate care apar obiectiv n procesul muncii; perspicacitate pentru sesizarea nuanelor. La selectarea persoanelor care urmeaz a lucra n secretariate, testarea perspicacitii, prin folosirea testelor de inteligent este deosebit de important; spirit metodic, rezultat din necesitatea de a se lucra dup un plan al prioritilor i din necesitatea utilizrii corecte a instrumentelor de lucru (agende cronologice i pe domenii de activitate, scadentarul de termene etc.); 2. Discernmnt Aceast calitate este imperativ pentru a permite distincia ntre laturile unei probleme i alegerea celei mai bune soluii. Complexitatea vieii economico-sociale pune, de multe ori, secretara n situaia de a alege ntre dou soluii, ambele rele, pe cea mai puin rea. O alegere corect poate fi benefic pentru firm, la fel cum o alegere greit poate fi n defavoarea unitii respective. 3.Memoria Ea face parte din calitile indispensabile pentru buna exercitare a atribuiilor unei secretare care trebuie s rein fizionomii, nume, numere de telefon i adrese, date statistice i alte informaii. Reinerea i utilizarea informaiilor este mult uurat de instrumentele operative (agende, caiete de sarcini, scadentare de termene, calculator etc.). Este adevrat c memoria este o calitate nativ, dar tot la fel de adevrat este c oamenii mai puin dotai obin rezultate performante prin exerciiu de memorie. 4. Atenia

Aceasta amelioreaz memoria. Ea permite secretarei s rein informaii, nregistrnd i transmind datele fr erori. 5. Iniiativa i permite secretarei s ia decizii rapide n cadrul competenelor atribuite. Iniiativa secretarei scutete conducerea de a nsoi unele decizii mai puin importante de multe amnunte, dar nu scutete secretara de a solicita precizri suplimentare (dac este cazul). n strns legtur cu iniiativa este competena, care implic rspunderea, responsabilitatea celui care o ia. Iniiativa secretarei nu trebuie s nsemne imixtiunea n prerogativele conducerii i nici n iniiativele celorlalte compartimente. 6. Spirit creativ Acesta este n strns legtur cu iniiativa. Creativitatea nseamn cutarea continu de soluii care ar putea mbuntii activitatea firmei. 7. Simul estetic Se concretizeaz n: preocuparea pentru realizarea unui mediu plcut, ordonat i confortabil, att n spaiul propriu de lucru, ct i n cel al conducerii; preocuparea pentru procurarea unor materiale articole de birotic i papetrie ct mai adecvate, dar i aspectuoase. O atenie deosebit trebuie acordat aspectului estetic al tuturor materialelor destinate afirii (anunuri, etichete, postere etc.). aranjarea cu bun gust n birou a unei vaze cu flori sau a unei plante, a unor tabele sau grafice.

preocuparea pentru inuta proprie care trebuie s fie impecabil, ncepnd cu mbrcmintea, nclmintea i terminnd cu coafura i produsele cosmetice folosite. inuta unei secretare trebuie s fie sobr i elegant, fr a avea un caracter festiv. Nu de puine ori, n instituiile publice sau la locul de munc suntem agresai vizual de culorile stridente ale vestimentaiei, ale prului sau machiajului unor secretare i nu numai. Este tiut faptul c secretara (asistenta manager) este reprezentativ pentru instituia din care face parte i de aceea se impune o preocupare permanent pentru felul cum arat. prezentarea documentelor ntr-o form atractiv; aranjarea corect a textelor n pagin; 8. Caliti de organizator i spiritul de ordine Sunt necesare att la nivelul conductorilor compartimentelor de secretariat, ct i al fiecrui executant n parte i presupune: ordine n idei; ordine n acte; ordine n pstrarea materialelor de referin;

ordine n aranjarea obiectelor. 9. Caliti de vorbire i redactare

Sunt considerate aptitudini de baz ale secretarei. Modul n care vorbeti este un element important care contribuie la imaginea unei persoane care reprezint o instituie. Pe lng atitudine i aspectul exterior secretara trebuie s vorbeasc clar (pentru a evita interpretrile), concis (pentru a economisi timpul propriu i pe cel al interlocutorului su), precis (pentru a nu mai fi nevoie de lmuriri suplimentare) i corect din punct de vedere literar i gramatical. Toate acestea trebuie utilizate cu respectarea formelor i formulelor de politee. 10. Politeea Este un factor de eficien pentru activitatea unei firme. Nu cost, dar poate aduce mari beneficii. Secretara trebuie s manifeste politee i respect pentru toate persoanele cu care intr n contact. Este politicos i eficient s rspund la ntrebrile ce li se pun chiar i prin da sau nu, dect s rspund nu tiu, venii mine, nu este program cu publicul, etc. Este un act de impolitee s mesteci gum n timp ce vorbeti cu cineva (chiar i la telefon). 11. Meticulozitatea Este o alt calitate indispensabil n munca de secretariat. Ea trebuie s priveasc faptele n profunzime, s ncerce s ptrund n esena fiecrei probleme, astfel nct tot ceea ce face s fie riguros, exact, fie c este vorba de agenda de ntlniri a efului, agenda ei cu adrese sau un referat. La corectitudine i precizie se ajunge nu numai controlnd i verificnd informaiile pe care secretara le folosete dar i documentele care ies din biroul ei. Fiecare proces sau fenomen presupune o analiz atent nu numai a elementelor manifestate superficial, ci este necesar s se ptrund n esena problematicii, astfel nct informaiile prezentate conducerii s fie ct mai exacte. 12. Tact i diplomaie nseamn capacitatea de a lucra, de a vorbi i de a da satisfacie tuturor, de a-i face s se simt importani, chiar i atunci cnd au primit un rspuns negativ. Se tie c nemulumiii sunt o constant a oricrui birou i c de multe ori colegii cer secretarelor s le rezolve problemele lor personale ca i cnd acestea ar fi cele mai urgente. Cu tact i diplomaie secretara trebuie s-i informeze asupra sarcinilor de serviciu pe care le are i a necesitii rezolvrii lor, dndu-le de neles c problemele lor nu pot fi prioritare. De multe ori apare urmtoarea situaie : eful i cere s nu-l deranjeze o jumtate de or orice s-ar ntmpla. Intre timp sun unul din clienii firmei i vrea s vorbeasc urgent cu el. Secretara tie c cel care a sunat este un client cu care firma are o afacere foarte important. n aceast situaie nu este cel mai indicat ca ea s respecte cu strictee indicaia efului. l va ruga pe client s atepte puin i l va informa pe ef de situaia aprut. Cu tact i diplomaie l asigur pe ef c a neles instruciunea lui, dar c mesajul clientului i s-a prut suficient de important. eful va fi recunosctor c a neles situaia i c l-a ntrerupt cu tact.

13. Punctualitatea

Presupune respectarea nu numai a orelor de program la serviciu, dar i respectarea orelor de organizare a unor ntlniri de afaceri sau manifestri tiinifice. 14. Autocontrolul Se tie c secretariatul este locul unde se lucreaz ntr-un ritm alert i deci, posibilitatea de eroare n scris este foarte mare. n aceast situaie autocontrolul este o operaie nu numai indispensabil, dar i obligatorie. Autocontrolul poate mbrca i alte forme: n relaiile cu diferite persoane colaboratoare, este deosebit de important ca secretara s se autocontroleze n vorbire, gestic, comportare. 15. Capacitatea de a comunica Se pune tot mai mult accentul pe capacitatea secretarelor (asistentelor manager) de a comunica pentru c, cu ct sunt mai mari progresele tehnologice, cu att va fi mai necesar ca vocea uman s poat convinge, s calmeze, s laude i s ncurajeze. efii au nevoie de persoane competente care s poat comunica ct mai eficient cu angajaii firmei, dar i cu furnizorii i clienii. Cu ct capacitatea de a comunica este mai mare cu att va fi mai bun imaginea sa i a firmei pentru care lucreaz. Secretarele care vor beneficia cel mai mult de recompensri prin avansri i mriri de salariu sunt cele cu abiliti de comunicare.

16. Independena Dei secretara este o verig ntr-un lan, ea trebuie s fie capabil s lucreze i independent : un director sau un avocat angajeaz o secretar pentru a organiza activitatea de birou ct mai eficient i pentru a-l degreva pe el de anumite servicii. Ea nu trebuie s-i cear mereu explicaii, sau soluii.

17. Capacitatea de a colabora Secretara trebuie s colaboreze n bune condiii, pentru realizarea sarcinilor, att cu eful ct i cu ceilali angajai ai firmei. Ea trebuie s le pun la dispoziie toate informaiile necesare. 18. Atitudinea pozitiv fa de munc n mod evident duce la productivitatea de ansamblu a biroului. Iat cteva atitudini : Negativ Nu este destul de practic, mai bine renunm De ce s achiziionm un alt dispozitiv ? Pozitiv S analizm toate posibilitile. Poate achiziionarea unui nou dispozitiv va duce la eficientizarea lucrului.

19. Buna dispoziie i simul umorului Este o atitudine pe care ar trebui s o aib orice secretar n momentul n care trece pragul biroului su. ndeplinirea cu plcere a sarcinilor de serviciu este o dovad a profesionalismului. 20. Loialitatea Fa de eful direct i fa de firm, este una dintre cele mai importante caliti ale unei secretare. Loialitatea presupune ataament fa de locul de munc, fa de eful direct, aprarea secretului de serviciu, aprarea intereselor unitii ; orice ef i dorete un subaltern loial pe care s poat baza oricnd. 21. Confidenialitatea ncepe s devin o cerin care cntrete destul de greu atunci cnd cineva trebuie s obin un post. Sunt instituii care pun foarte mare accent pe confidenialitate (se acord chiar sporuri la salariu). Pstrarea confidenialitii informaiilor fa de cei din afar sau chiar de cei din interiorul instituiei este o sarcin dificil. Presiune exercitat cu scopul de a obine informaii se poate manifesta cu o intensitate crescut, mai ales dac secretara lucreaz pentru o oficialitate aleas sau pentru un ef care ocup o poziie cheie ntr-o instituie. 22. Eficiena Secretara trebuie s tie s rezolve sarcinile importante ntr-un timp relativ scurt, pentru ca eful s o poat aprecia la adevrata ei valoare. Ea trebuie s stabileasc corect prioritile pentru a fi eficient.

24. Capacitatea de a lucra sub presiune n secretariat se ntmpl s apar la un moment dat mai multe probleme urgente care trebuie rezolvate. n birou intr mai multe persoane, fiecare avnd cte o problem urgent de rezolvat. n astfel de mprejurri se manifest ca reacie stresul i iritabilitatea. Fr s intre n panic i cu profesionalism secretara (asistenta) trebuie s ia deciziile cele mai bune i s stabileasc care sunt problemele urgente i importante, fr s jigneasc pe cineva. n afar de aceste caliti i aptitudini, secretarei i se cere un anumit nivel de cultur general, justificat de faptul c ea intr n contact cu muli oameni, diferii ca stil, mai ales atunci cnd este un reprezentant al firmei n aceste contacte. Ea trebuie s aib cunotine din diverse domenii. Astzi exist multe mijloace de informare n mas (radio, televiziune, ziare, Internet etc.) care i permit s fim la curent cu evenimentele din ar i din lume. O bun secretar trebuie s fie interesat de acestea.

2.2 CERINELE PROFESIONALE ALE FUNCIEI DE SECRETAR

Cerinele profesionale fa de o secretar sunt la fel de complexe ca i sarcinile pe care le ndeplinete aceasta n cadrul firmei. Calitile profesionale se obin prin studiu permanent, prin observarea celorlali i adaptarea la modul de lucru al organizaiei. Cerinele profesionale se refer la: cunoaterea limbii romne cu tot ceea ce nseamn ea (ortografie, gramatica, vocabular); cunoaterea i utilizarea corect a metodelor i tehnicilor ce constituie baza profesiunii sale: procedee de scriere i citire rapid; procedee de codificare i clasare; cunoaterea a una, dou limbi strine; cunoaterea lucrului pe calculator: tehnoredactare; baze de date; pota electronic; noile tehnologii de transmitere i prelucrare a informaiilor.

cunoaterea unor noiuni de psihologie i comportament n relaiile cu publicul (secretara trebuie s fie un bun psiholog, reuind s descopere ce fel de om are n fa i ce poziie trebuie s adopte fa de comportamentul acestuia). cunoaterea unor principii de organizare i conducere; n acest sens, ea trebuie s aib cunotine de drept, marketing, management, contabilitate, psihologie etc. cunoaterea lucrrilor de secretariat i coresponden;

dorina de a se perfeciona continuu n domeniul de activitate al firmei prin studierea literaturii de specialitate i a publicaiilor de profil. Secretara prin atribuiile specifice, se afl n contact permanent nu doar cu lucrtorii din unitate, ci i cu un numr mare de persoane din afar unitii (delegaii, clieni vizitatori, persoane ce se prezint n audien sau cer diferite relaii). Un element important pentru o secretar const n abilitatea de a lucra i de a comunica cu oamenii.

2.3 ABILITILE SECRETAREI N RELAIILE INTERPERSONALE (dobndite prin studii i practic)

Abilitatea secretarei n relaiile interpersonale const n : stabilirea i meninerea relaiilor de lucru ; depistarea i rezolvarea problemelor folosind raiunea i spiritul de iniiativ ;

influenarea opiniei celorlali i ducerea la bun sfrit a negocierilor ; sprijinirea i supervizarea personalului din subordine ; comunicarea efectiv cu alte persoane ;

Fcnd o grupare a relaiilor ce se stabilesc ntre secretariat i alte persoane avem urmtoarele categorii : 1) 2) 3) relaiile secretariat conducere (executiv) ; relaiile secretariat alte compartimente ; relaiile secretariat persoane din afar unitii.

1)

Relaiile secretariat conducere (executiv)

Acest tip de relaie este permanent i n cadrul acestora, secretara trebuie s respecte cerinelor de disciplin, punctualitate i ordine. n acest context, disciplina nseamn respectarea legilor a reglementrilor de ordine interioar, a ordinelor, indicativelor, deciziilor conducerii i pstrarea secretului profesional. ntr-o organizaie pot fi civa directori executivi. eful ei direct este un membru al echipei manageriale i secretara are un rol important n funcionarea cu succes a acestei echipe. Relaiile secretariat conducere trebuie s se bazeze pe respect i ajutor reciproc. Secretara trebuie s tie care sunt sarcinile i politicile prioritare ale conducerii, ntocmind agenda de lucru n funcie de acestea. De asemenea, secretara trebuie : s se asigure c toate informaiile furnizate conducerii sunt exacte, astfel nct personalul executiv va fi scurt de a verifica toate documentele ;

s fie capabil s rspund cu diplomaie oricrei cereri telefonice, iar executivul trebuie s aib ncredere c secretara trateaz toate problemele de serviciu n mod confidenial ; s fie capabil s rezume esena unor lucrri, scutind conducerea de a le mai studia ;

s neleag clar scopul muncii i s preia munca personalului executiv n absena acestuia, iar acesta trebuie s fie convins c secretara poate face fa problemelor ce apar n lipsa sa ; s fie bine informat n tot ceea ce face conducerea, nct s-i poat fi de ajutor cnd trebuie ; s menin un climat de bun dispoziie.

La rndul su, eful trebuie s recunoasc dac unele erori au aprut din cauza lui ; s permit secretarei s aib iniiativa n rezolvarea problemelor. Este indicat, ca eful s aprecieze munca secretarei (dac nu material, mcar verbal) aceasta are o influen pozitiv asupra psihologiei secretarei dndu-i mai mult ncredere n ea. Ca secretar ea va stabili relaii i cu alte secretare ale personalului din conducere (de exemplu : s anuleze sau s schimbe datele unei edine sau s cear informaii urgente). De bunele relaii ce se stabilesc ntre ele depinde rezolvarea n bune condiii a sarcinilor de serviciu.

2)

Relaiile secretariat alte compartimente

Secretarele au legturi cu toate compartimentele din unitate, permanent i n forme variate. Corespondena primit de la acestea, pentru semnat i expediere, cea repartizat de secretar cu rezoluiile conducerii, lucrrile executate n comun, dactilografierea materialelor elaborate de specialitii din compartimente. Pentru a colabora ct mai bine cu ceilali angajai, secretara trebuie s-i ndeplineasc sarcinile de serviciu (s-i sprijine cu materiale documentare, fie, s le transmit imediat i cu precizie hotrrile, dispoziiile conducerii, s le dea lmuriri), respectnd n acelai timp i alte condiii de ordin comportamental. Secretara trebuie s fie demn, serioas, modest, s arate solicitudine i politee fa de colegii de munc diferit fa de cei n vrst, politee i amabilitate n general. Manifestrile de arogan i ngmfare nu sunt admise, ele aducnd mari prejudicii relaiilor interpersonale. O bun relaie bazat pe ajutor i respect trebuie s aib secretara i cu personalul din subordinea sa. n acest caz ea va lucra ca un supervizor i este important s se exprime clar cnd mparte sarcinile i s stabileasc explicit standardele i timpul pentru fiecare sarcin. Ea trebuie s fie permanent un exemplu demn de urmat pentru cei din secretariat. Secretara trebuie s ncurajeze personalul din subordine, s laude munca acestora cnd este bun, iar pe de alt parte dac sarcinile nu sunt ndeplinite la nivelul ateptat, cu tact i diplomaie, ea va arta acest lucru persoanei n cauz i o va ajuta s-i mbunteasc munca. Comunicarea permanent cu personalul din subordine iat cheia multor satisfacii personale.

3) Relaiile secretariat persoane din afara unitii Secretariatul este un factor important n realizarea legturilor ntre instituia pe care o reprezint i persoanele din afar, fie c sunt ceteni, fie c sunt parteneri sau viitori parteneri de afaceri. Priceperea de a ntmpina un vizitator determin calitatea relaiilor ntre cei care sunt viitori colaboratori n afaceri. Se impun cteva reguli pe care o secretar trebuie s le cunoasc : secretara se oprete din lucru, d mna cu el, iar dac l vede pentru prima dat se prezint. Se prezint i vizitatorul i spune scopul vizitei (secretara poate hotr dac problema ridicat de vizitator poate fi rezolvat de alt persoan din unitate). Dac vizitatorul nu dorete s spun scopul, eful este cel care va hotr dac l va primi sau nu. Nu este de competena secretarei s resping un vizitator sau s se poarte nepoliticos pe motiv c acesta dorete s-i comunice personal efului scopul vizitei. s caute s recunoasc persoanele care nu vin pentru prima dat (n cadrul activitii de secretariat memorarea figurilor i a numerelor de telefon este foarte important); s manifeste deferen i atenie fa de toate persoanele, indiferent n ce calitate i cu ce problem se prezint la secretariat; s caute s rezolve pe ct posibil favorabil problemele (n msura n care aceasta este posibil); s aib o atitudine corect; s nu discute cu colegii cu voce tare i s-i supravegheze convorbirile telefonice, atunci cnd n birou se afl o persoana strin; s-l prezinte pe vizitator cu numele i funcia acesta nseamn respect;

vizitatorii din afar, nainte de a pleca vor fi rugai s-i comunice numrul de telefon pentru a putea fi contactai; n nici o situaie secretara nu trebuie s aib fa de vizitatori admiraie, surpriz, nemulumire; nu trebuie s discute probleme personale; s in seama de faptul c secretariatul este locul de primire al persoanelor care doresc s vorbeasc cu eful, a vizitatorilor i de aceea camera respectiv trebuie s fie ct mai plcut; autocontrolul permanent asigur o atitudine corect fa de cel care se prezint n secretariat. Primirea vizitatorilor de ctre efi se va face astfel: 1) Imediat caz n care secretara l roag pe vizitator s o urmeze n biroul conducerii, l prezint apoi se retrage.

2) Dup un timp de ateptare n acest caz vizitatorul ateapt n biroul secretariatului (secretara i propune o ceac de ceai sau cafea); dac perioada de ateptare se prelungete secretara poate reaminti conducerii c are un vizitator. 3) n cazul n care conducerea nu gsete oportun primirea unui vizitator, secretara cere scuze acestuia i-i propune s discute cu eful altui compartiment sau s lase o not scris conducerii care s cuprind obiectul vizitei. Dac vizitatorul i exprim nemulumirea, secretara trebuie s rmn calm, politicoas dar ferm. De obicei, conducerea informeaz secretara asupra primirii unor vizitatori, preciznd data i ora. In ntmpinarea unor vizitatori (sau colaboratori strini), secretara trebuie s fie capabil s discute cu ei, s le dea anumite relaii (ea trebuie s cunoasc cel puin o limb strin de circulaie internaional), s fie bine documentat cu privire la comportamentul i cultura rii de unde vin vizitatorii, pentru a nu face gafe; este un lucru cunoscut c anumite gesturi, pe care noi le considerm normale, la anumite popoare sunt considerate jignitoare. n general, vizitatorii strini i exprim n scris, cu mult timp nainte, intenia de a vizita instituia respectiv.

4) Relaiile cu mass-media Relaiile cu mass-media nseamn activitate de stabilire a unor contacte ale conducerii cu reprezentanii radioului, televiziunii sau presei. Mass-media poate contribui la promovarea unor bune relaii ale firmei cu publicul. Aadar, este n interesul firmei s ofere presei informaii i imagini ntr-o form favorabil pentru ea. n relaiile cu mass-media secretara trebuie: s fie amabil i cooperant; s aib grij s nu divulge informaii secrete sau confideniale;

s noteze numele redactorului respectiv, numrul de telefon, numele ziarului, postul de radio sau televiziune i detalii asupra subiectului care intereseaz; dac este necesar, secretara va fixa o ntrevedere cu o persoan din conducere, lsndu-i acesteia timp s-i pregteasc rspunsul. n contextul relaiilor dintre persoane, regulile de conduit i comportare civilizat contribuie la desfurarea normal i fructuoas a acestor relaii. Printre ndatoririle secretarei, obligat prin natura funciei s contribuie la stabilirea unor relaii interpersonale, se numr cunoaterea i respectarea unor reguli de protocol la care se adaug cele de comportament i conduit uzual. Cunoaterea i respectarea regulilor n privina manierelor, a obiceiurilor i a modelelor de comportament care se aplic n anumite situaii le va scuti de greeli i gafe. Astzi, cnd automatizarea a devenit parte integrant din viaa noastr, cnd brbaii i femeile au devenit colegi (tot mai multe femei sunt n posturi de decizie), cnd muli tineri, oameni de afaceri

mnnc la fast-food aceste cerine de comportament pot prea demodate, dar ar fi o mare greeal s nu le acordm atenia cuvenit. Chiar dac multor oameni din jurul nostru nu prea le pas de maniere, totui vom fi apreciate dac ne vom comporta aa cum cer regulile, iar satisfaciile profesionale nu vor ntrzia s apar.

Capitolul 3.partea practica

1. Analiza elementelor structurii organizatorice a firmei i ntocmirea documentaiei aferente (fia postului, R.O.F., R.O.I, organigrama);
Structura organizatoric reprezint ansamblul persoanelor, subdiviziunilor organizatorice i al relaiilor dintre acestea, orientate spre realizarea obiectivelor prestabilite ale ntreprinderii. Structura organizatoric este o component a structurii generale a ntreprinderii i reflect ,,anatomia ntreprinderii. Ea se proiecteaz pe baza unor norme, reguli, principii i documente oficiale. Structura organizatoric este influenat de anumii factori (strategia dezvoltrii ntreprinderii, tipul i complexitatea produciei, dimensiunea ntreprinderii, calitatea resurselor umane), influene ce trebuie tratate pe fondul dinamismului accelerat al mutaiilor de amploare care au loc n economia contemporan, lundu-se n consideraie urmtoarele elemente: - evaluarea corect a resurselor de materii prime i a modului cum acestea se exploateaz; - creterea competitivitii economice, tiinifico-tehnice i educaionale; - ,,explozia" informaional; - adncirea cooperrii economice i tehnico-tiinifice; - creterea exigenei calitii produselor i serviciilor; - sporirea cerinelor de protecie ecologic. In secretariate se folosesc curent urmatoarele forme organizatorice: - in administratiuile centrale,locale,unitati mari,conducerea compartimentului este centralizata,asezarea fizica partial centralizata,partial necentralizata.Se p[reconizeaza asezarea fizica centralizata pentru birourile de dactilografie,registraturi,colective de traducatori,protocol.Asezarea fizica descentralizata se refera la sefii de cabinete sau secretarii conducatorilor. - In unitati mici intregul nucleu de secretariat este centralizat,atat conducerea cat si asezarea fizica.

Elemente ale structurii funcionale (de conducere) Structura de conducere reprezint ansamblul cadrelor de conducere i compartimentelor tehnice, economice, administrative, modul de constituire i grupare a acestora, precum i relaiile dintre ele. Structura funcional este alctuit din: 1. componente; 2. relaii; 3. ordinea componentelor; 4. sistem de obiective. 1. Componentele structurii funcionale sunt urmtoarele: a) Postul - ansamblul obiectivelor, cu sarcinile, competenele, responsabilitile asociate, care revin spre exercitare, n mod regulat, unei persoane angajate n ntreprindere. Trsturile obligatorii ale unui post de munc sunt: - autoritate formal - limita n care titularul postului are dreptul de a aciona pentru realizarea obiectivelor; - competena profesional - nivelul de pregtire, experiena, prestigiul profesional; - responsabilitate - obligaia titularului de a ndeplini sarcini i atribuii derivate din obiectivele individuale ale postului. Totalitatea posturilor care sunt definite prin aceleai caracteristici principale formeaz o funcie. b) Funcia - ansamblul atribuiilor i sarcinilor, omogene din punct de vedere al naturii i complexitii lor, desemnate n mod regulat i organizat unui

angajat al ntreprinderii. Funcia unei persoane este definit prin: atribuiile i sarcinile de ndeplinit; responsabilitile pe care aceasta le implic; competenele i relaiile pe care salariatul trebuie s le manifeste. Dup natura competenelor, autoritii i responsabilitii pe care le implica o funcie, se disting dou tipuri de funii: de conducere - competene, sarcini, responsabiliti din domenii mai largi de activitate; de execuie - obiective individuale limitate, nsoite de competene i responsabiliti mai reduse. c) Compartimentul - o reunire sub aceeai autoritate ierarhic a unui anumit numr de persoane, crora le revin permanent sarcini bine definite. Dup modul de participare la realizarea obiectivelor ntreprinderii, compartimentele sunt: operaionale contribuie direct la realizarea obiectivelor derivate i generale ale ntreprinderii (seciile de producie, depozitele, atelierele de service); Managementul ntreprinderii funcionale particip la fundamentarea strategiilor i politicii globale a ntreprinderii (diviziile, serviciile). Dup natura atribuiilor, a volumului acestora i a nivelului de delegare a autoritii unei activiti, se pot distinge: - compartimentul de baz; - compartimentul de ansamblu.

3 Structura operaional (de producie i concepie) 5.2.3.1 Concept i componente Structura operaional reprezint acea component a structurii organizatorice definit prin numrul i componena unitilor de producie, prin mrimea i modul amplasrii spaiale a acestora, modul de organizare intern, precum i prin relaiile de cooperare ce se stabilesc ntre acestea n vederea realizrii directe a obiectului de activitate al ntreprinderii. Verigile structurale ce pot fi integrate ntr-o structur de producie i concepie sunt: uzine, fabrici, exploatri, secii de producie, locuri de munc. Structura organizatoric a ntreprinderii Veriga structural de producie de baz a unei ntreprinderi o constituie secia de producie, care reprezint o unitate de producie bine determinat sub aspect administrativ, n cadrul creia se execut fie un produs, fie o faz a procesului tehnologic. n funcie de rolul pe care l au n procesul de fabricaie a produselor incluse n programul de producie, seciile pot fi: - de baz - auxiliare; - de servire. n seciile de baz se realizeaz produsele de baz care dau profilul de producie al ntreprinderii. n seciile auxiliare se realizeaz produse sau servicii auxiliare produciei de baz care ajut la realizarea n bune condiii a produselor de baz.

n seciile de servire se execut lucrri, servicii sau activiti necesare seciilor de baz i auxiliare (depozitele i magaziile ntreprinderii, activitile de transport intern). ntr-o secie de producie de baz, unde predominant este procesul de producie de baz, se pot ntlni i procese de producie auxiliare. Atelierul de producie reunete mai multe locuri de munc, care fie execut aceeai operaie tehnologic, fie efectueaz un ciclu de operaii tehnologice necesare obinerii unei piese sau produs. Locul de munc - o anumita suprafa de producie, dotat cu mijloace de munc i organizate pentru realizarea unei operaii sau a unei lucrri de ctre un muncitor sau un grup de muncitori.

a.

Ce trebuie sa contina fisa postului

"Ce este o fisa a postului?" este o intrebare la care putini angajati, dar si putini angajatori pot oferi raspunsul imediat. Numai marile companii le ofera angajatilor si o fisa a postului de munca detaliata sau, mai bine zis, organizata intr-o maniera profesionista. In anunturile de angajare se gasesc putine referinte la sarcinile de munca specifice fiecarui post de munca, caci sunt destinate informarii succinte in scop de orientare profesionala, insa, pentru cel care va primi postul, responsabilitatile ar trebui prezentate detaliat in fisa postului. Fisa postului poate fi descrisa pe scurt ca fiind descrierea posturilor/sarcinilor de munca. In structurarea fiecarei fise a postului, managerii de resurse umane trebuie sa faca analize de munca orientate catre fisa postului, scopul fiind, nu cel al unei birocratii inutile, ci cel al unui management al calitatii al intregii firme. Fisa postului ar trebui sa contina date minime despre:denumirea postului de munca, integrarea in structura organizatorica, responsabilitati, sarcini, activitati si actiuni specifice postului de munca, competentele postului de munca, contextul muncii, pregatirea necesara postului de munca, salariul si conditiile de promovare.

Denumirea postului de munca este luata din nomenomenclatorul national al profesiilor, pozitia postului de munca este preluata sub forma unei cifre din Clasificarea ocupatiilor din Romania (COR). De asemenea se pot trece si obiectivele principale ale postului de munca, insa acestea se trec punctual fara prea multe detalieri. Integrarea in structura organizatorica se refera la prezentarea ierarhiilor in cadrul organizatiei, pozitiile de subordonare - coorodonare pe care le detine angajatul in relatie cu ceilalti angajati ai firmei. In cadrul responsabilitatilor sunt specificate obligatiile, indatoririle ce revin angajatului fata de oameni, materiale, bani, unelte, echipamente etc. Responsabilitatile trebuie sa fie redactate clar, pe puncte, pentru ca angajatul sa le inteleaga cat mai bine. Spre exemplu, in fisa postului de manager, la sectiunea responsabilitatilor se vor regasi verbe precum: planifica, dirijeaza, decide, implementeaza, realizeaza, asigura, stabileste. Competentele de munca sunt de fapt partea cea mai importanta din fisa postului. Ele sunt de fapt performantele solicitate detinatorului postului de munca. Spre exemplu, pentru postul de secretar, competentele ar fi: sa stie sa lucreze cu un anumit soft la un anumit nivel de performanta, sa vorbeasca o limba straina sau mai multe etc.

Contextul muncii poate influenta activitatea fiecarui angajat. Se refera, in mare, la conditiile de mediu si conditiile fizice ale muncii care pot influenta sanatatea si starea de confort a angajatilor. Tot in contextul muncii sunt integrate si relatiile interpersonale din cadrul organizatiei. Daca angajatul trebuie sa lucreze in echipa sau are de-a face cu diferite alte persoane, se va specifica natura acestor relatii.

Pregatirea necesara postului de munca este o preconditie a angajarii. Insa aici ar trebui sa existe sugestii despre cursurile pe care angajatul ar trebuie sa le urmeze pentru perfectionare. In fisa postului ar trebui sa existe referiri la salariul minim si cel maxim pe care angajatul il poate primi pentru postul pe care il ocupa. Deasemenea, trebuie prezentata si o schema de promovare.

Este de retinut ca fisa postului nu este adresata exclusiv unui angajat ce ocupa un anumit post de munca, ea este in fapt o descriere a sarcinilor care revin oricarei persoane care va ocupa un anumit post de munca. Ea se semneaza insa de fiecare candidat in parte, de directorul organizatiei si este posibil sa fie semnata si de catre directorul departamentului

de resurse umane.

b.Regulamentul de organizare si functionare (R..O.F.) Regulamentul de organizare si functionare (R.O.F.) este un document sintetic care detaliaza conceptia structurii de organizare a unitatii: configuratia acesteia,functiile de conducere a unitatii,compartimentele componente.Elaborarea regulamentului de organizare si functionare se bazeaza pe tehnica definirii functiilor care consta in detalierea,pentru fiecare functie in parte,a elementelor care sau formeaza continutul ei si ii conditioneaza existenta : rolul,pozitia,atributiile sarcinile,responsabilitatea,autoritatea,legaturile.Pe langa

descrierea acestor elemente, R.O.F. mai trebuie sa cuprinda:organigrama generala a structurii de organizare a unitatii,organismele partiale ale sectoarelor sau compartimentelor acesteia,diagramele de rutina ale desfasurarii activitatii unitatii,doagramele de circulatie a documentelor,diagramele de atributii,diagramele de esalonare a deciziilor,etc. Regulamentilde organizare si functionare a secretariatelor face parte dinR.O.F. al unitatii si cuprinde ansamblul activitatilor,atributiilor si sarcinilor de secretariat. c. Regulamentul de ordine interioara (R.O.I.) Regulamentul de ordine interioara (R.O.I.) al unei unitati si,implicit al secretariatului cuprinde ansamblul normelor de conduita al tuturor oamenilor din unitate respectiva.Regulamentulde ordine interioara asigura un climat de ordine,disciplina si eficacitate de munca.
Document prin care se reglementeaza normele de disciplina a muncii, de conduita si comportament pentru personalul muncitor ce-si desfasoara activitatea intr-o unitate economica. Regulamentul de ordine interioara cuprinde: - dispozitii generale, care prevad obligatiile personalului muncitor al unitatii, precum si ale studentilor, elevilor si ucenicilor care isi desfasoara temporar practica in productie etc.; - obligatiile si indatoririle conducerii intreprinderii, asigurarea conducerii si organele prin care aceasta se realizeaza, programarea sedintelor ordinare si precizarea conditiilor in care se pot convoca cele extraordinare; obligatiile compartimentelor de munca privind protectia muncii; - folosirea masinilor, instalatiilor, materiilor prime si materialelor etc.; - obligatiile si indatoririle personalului muncitor de executie, respectarea instructiunilor si a legislatiei, perfectionarea profesionala, apararea proprietatii obstesti etc.; organizarea timpului de munca, regimul de lucru, accesul personalului strain in intreprindere,

programarea concediilor de odihna etc.; - respectarea normelor eticii; - recompensele si modul de acordare a acestora etc.; - sanctiunile disciplinare.

Daca regulamentul de organizare si functionare se refeara la contunutul muncii,regulamentul de ordine interioara se refera la atitunea fata de munca si fata de colegii de munca. d.Organigrama Reprezentare schematica, redare grafica a structurii organizatorice a unei intreprinderi, a unei institutii, a subordonarii compartimentelor acestora, a tipurilor de legaturi intre aceste compartimente. In mod obisnuit organigrama este alcatuita din dreptunghiuri ce reprezinta posturi de conducere sau compartimente si din linii care reflecta legaturile organizatorice. Organigramele se clasifica in functie de mai multe criterii: a) dupa sfera de cuprindere, in: - organigrame generale sau de ansamblu (in care se reprezinta grafic structura organizatorica a intregii unitati economico-sociale); - organigrame partiale (care reflecta detaliat un compartiment sau o grupa de compartimente ale structurii organizatorice respective); b) dupa modul de ordonare a componentelor structurii organizatorice, in: - organigrame piramidale (ordonate de sus in jos); organigrame ordonate de la stanga la dreapta; - organigrame circulare; - organigrame in "lambda"; organigrame in "steag", etc. Organigramele se elaboreaza dupa urmatoarele reguli: a) marimile dreptunghiurilor si grosimile contururilor acestora se coreleaza cu obiectul, sarcinile, autoritatea si responsabilitatea implicate, cu alte cuvinte patrulaterele pentru servicii trebuie sa fie mai mari si cu contururile mai groasee decat cele pentru birouri etc.; b) situarea in organigrama a dreptunghiurilor si liniilor trebuie sa reflecte raportul de subordonare ierarhica, toate posturile si compartimentele care alcatuiesc un nivel ierarhic inscriindu-se pe aceeasi orizontala; c) in deptunghiul corespunzator fiecarui compartiment este necesar sa se indice numarul total al componentilor, din care: persoane de conducere si personal de executie; d) organigramele complexe, indeosebi cele care exprima mai multe tipuri de relatii organizatorice, trebuie sa cuprinda legende cu semnificatia simbolurilor utilizate; e) intr-unul din colturile din dreapta ale organigramei, intr-o caseta, se inscriu principalele informatii de ansamblu asupra structurii organizatorice.