Sunteți pe pagina 1din 31

Studiul de caz 1 Analiza informaional-decizional pentru departamentul contabilitate ntr-o organizaie economic

A. Cunoaterea mecanismului economic

Studiul de caz prezint o analiz informaional-decizional a sistemului reprezentat prin departamentul de contabilitate al S.C. Exemplul1 S.A. Obiectul de activitate i forma juridic S.C. Exemplul1 S.A. a fost nfiinat n baza Legii 31/1990 i nregistrat la Oficiul Registrului Comerului. Societatea este persoan juridic romn, avnd forma de societate pe aciuni. Durata societii este nelimitat, cu ncepere de la data nregistrrii la Camera de Comer i Industrie. Capitalul social este de peste 700.000 RON subscris i vrsat integral, divizat n peste 300.000 de aciuni nominative, cu valoarea nominal de 2,5 RON. Aciunile societii sunt tranzacionate pe piaa secundar n sistemul RASDAQ, ncepnd din decembrie 1996. Structura acionariatului se prezint astfel: SIF Muntenia 27,9% din aciuni i ali acionari 72,1%. Obiectul principal de activitate al societii este proiectarea, producerea i comercializarea produselor de mecanic fin, robinetelor pentru tuburi gaze, reductoarelor presiune gaze, utilajelor pentru extracia ieiului, armturilor industriale, pieselor turnate din fonta i neferoase, containerelor de mare capacitate, confeciilor metalice, inclusiv servicii de asisten tehnic. Activiti secundare sunt: efectuarea operaiunilor de comer exterior, engineering, comercializarea de mrfuri industriale i agroalimentare engross i en-detail. Scurt istoric ntreprinderea a fost nfiinat sub o alt denumire n 1948 prin naionalizarea atelierelor particulare, extinzndu-i ulterior activitatea prin deschiderea unor noi secii. n perioada 1972-1977 ntreprinderea funcioneaz sub denumirea ntreprinderea Judeean de Industrie Local Dmbovia, pe-

rioad cnd se deschide o secie pentru prelucrarea cauciucului cu inserie metalic, se dezvolt turntoria de font i ncepe producerea de robinete tub oxigen i reductor de presiune, confecii metalice i armturi metalice. ncepnd cu 30.09.1977 I.J.I.L. Dmbovia se desparte n: ntreprinderea Mecanica Trgovite i Centrala Industrial pentru Exploatarea Agregatelor Mineraliere pentru Construcii. n martie 1985, prin Decretul nr. 58/1985, ntreprinderea Mecanica s-a transformat n fabric fr personalitate juridic, n cadrul ntreprinderii de Utilaj Petrolier Trgovite. Prin Hotrrea Guvernului nr. 517/12.05.1990 se nfiineaz ntreprinderea Mecanica Trgovite cu personalitate juridic i funcioneaz sub aceast form pn la 23.11.1990 cnd s-a transformat n Societatea Comercial Exemplul1 S.A. n baza HG nr. 1224/23.11.1990 ca efect al Legii 15/1990 privind reorganizarea ntreprinderilor ca regii autonome i societi de stat. Furnizorii ntreprinderii LAROMET Bucureti, RATMIL METROM Braov, AMC SA Vaslui, SIDEX SA Galai, NEFERAL SA Bucureti, CHIMCOMPLEX Borzeti, UZINELE SODICE Govora, NITRAMONIA SA Fgra, SILCOTUB Zalu, COS Trgovite. Beneficiarii ntreprinderii Utilizatorii produselor firmei sunt: antiere navale, combinate siderurgice, rafinrii, combinate chimice i petrochimice, exploatri miniere, spitale, uniti PETROM, fabrici de oxigen i regionale CFR. n cadrul beneficiarilor industriali se numr baze de aprovizionare i desfacere de tip COMAT i uniti de desfacere cu amnuntul care se adreseaz direct populaiei. Printre cei mai importani clieni ai societii se numr: SIDEX Galai, BATUC Bucureti, BAPS Cmpina, ATA Drmneti, COMAT Galai i COMAT Mure. Definirea subsistemelor componente Analiza structurrii informaionale lrgete sfera de cunoatere prin interferarea structurii organizatorice cu structura funcional. Realizarea acestei structurri permite identificarea compartimentelor care realizeaz fiecare activitate pentru fiecare funcie a ntreprinderii.

B. Descrierea sistemului informaional actual

1. Analiza structurii organizatorice a unitii Aceasta se concretizeaz ntr-o organigram a relaiilor ierarhice care permite orientarea fluxurilor ascendente, descendente i orizontale. Analiza structurii organizatorice a unitii este n mod firesc nsoit de regulamentul de organizare i funcionare, prin care se stabilesc competenele, sarcinile i atribuiile pentru fiecare post de lucru.
AGA CA Director General

Biroul Personal Organizare Salarizare

Director Tehnic i de Productie Biroul Producie Secia Mecanic Fin Atelierul Proiectare

Director Economic

Director Comercial

Serviciul Administrativ

Serviciul Financiar Contabilitate Oficiul de Calcul

Consilier Serviciul Marketing Desfacere Serviciul Aprovizionare

Atelierul ntreinere Reparaii

2. Elementele supuse observrii n cadrul analizei informaional-decizionale vor fi supuse observrii elementele principale ale sistemului informaional: documentele (mesajele informaionale), indicatorii economici, deciziile i fluxurile informaionale. Machetele documentelor proprii M01 - Dispoziie de plat ctre casierie
Nume i prenume 1 Funcie 2 Suma 3 I 01 Scop 4

M02 - Registrul de cas


Data Zi 3 Luna 4 An 5 Explicaie ncasri 11 I 02 Pli 12 I 03

M03 - Stat de plat salarii


Nume i prenume Salariu de baz I 04 Salariu realizat I 05 Impozit calculat i reinut I 06 Salariu net I 07 Operaiuni taxabile Baza de impozitare 7 I 09 Cumprri Baza de impozitare 7 I 12 Valoare TVA 8 I 13 Valoare TVA 8 I 10

M04 - Jurnal pentru vnzri


Beneficiar denumire 3 Total document (inclusiv TVA) 5 I 08

M05 - Jurnal pentru cumprri


Vnztor denumire 3 Total document (inclusiv TVA) 5 I 11 Sume totale Debitoare 2 I 14 Creditoare 3 I 15

M06 - Balana de verificare


Denumirea conturilor 1 Solduri finale Debitoare 4 I 16 Sume Debitoare 7 I 18 Sold la nceputul anului Active imobilizate - total Active circulante - total 04 09 1 I 20 I 21 Sfritul anului 2 I 27 I 28 Creditoare 8 I 19 Creditoare 5 I 17

M07 - Registrul jurnal


Documentul (felul, nr., data) 3

M08 - Bilan

Cheltuieli n avans Datorii care trebuie pltite pn la un an Provizioane pentru riscuri Venituri n avans Capitaluri - total Denumirea indicatorului A Venituri din exploatare total Cheltuieli exploatare total Profit Rezultatul din exploatare Pierdere Venituri financiare total Cheltuieli financiare total Rezultatul net Profit al exerciiului Pierdere

10 11 15 16 34

I 22 I 23 I 24 I 25 I 26 Exerciiu financiar Precedent 09 30 31 32 40 47 62 63 1 I 34 I 35 I 36 I 37 I 38 I 39 I 40 I 41

I 29 I 30 I 31 I 32 I 33

M09 - Cont de profit i pierdere


ncheiat 2 I 42 I 43 I 44 I 45 I 46 I 47 I 48 I 49

M10 Cartea Mare


Luna .. Total general Contul.. Total rulaj debitor I50 Total rulaj creditor La 1 ianuarie I51

Fiele documentelor Pentru fiecare document identificat n cadrul sistemului analizat se ntocmete cte o fi, care va conine: beneficiarii documentului respectiv; periodicitatea i numrul de exemplare n care se completeaz respectivul document; modul de obinere a indicatorilor - indicatori primari, indicatori derivai (trebuie specificat modelul de calcul) sau indicatori preluai din alte documente - dac se preiau din documente proprii se va indica codul documentului i poziia indicatorului n document, iar dac se preiau din alte documente externe se va indica denumirea indicatorului i cine elaboreaz acest document extern; fapte de opinie (arat prerea celui care efectueaz analiza cu privire la fenomenul studiat).

M01 Dispoziie de plat ctre casierie 1. Beneficiari: - serviciul Financiar Contabil (S1); 2. Periodicitate: - se ntocmete de cte ori este necesar ntr-un exemplar; 3. Modul de calcul al indicatorilor: I01- suma care trebuie pltit M02 - Registrul de cas 1. Beneficiari: - serviciul Financiar Contabil (S1); 2. Periodicitate: - se ntocmete zilnic n dou exemplare; 3. Modul de calcul al indicatorilor: I02- totalul sumelor ncasate ntr-o zi Furnizori: serviciul Financiar Contabil (S1) Banca, documentul extern M17 (E3) I03- totalul sumelor pltite ntr-o zi Furnizori: serviciul Financiar Contabil (S1) Banca, documentul extern M17 (E3) M03 - Stat de plat salarii 1. Beneficiari: - Camera de Munc (E2); 2. Periodicitate: - se ntocmete lunar n dou exemplare; 3. Modul de calcul al indicatorilor: I04 - se preia din documentul extern M18; Furnizor: biroul Organizare Personal Salarizare (S4) I05 - datele necesare sunt preluate din documentul extern M18; Furnizor: biroul Organizare Personal Salarizare (S4) I06 - se calculeaz pe baza I04 * cota de impozitare pe salariu; I07 - se calculeaz i pe baza indicatorilor I04, I05, I06; M04 - Jurnal pentru vnzri 1. Beneficiari: - serviciul Financiar Contabil (S1); 2. Periodicitate:

- se ntocmete zilnic sau lunar ntr-un exemplar; 3. Modul de calcul al indicatorilor: I08 - se preia din documentul extern M15; Furnizor: serviciul Aprovizionare (S2) serviciul Marketing (S3) I09 - se preia din documentul extern M15; Furnizor: serviciul Aprovizionare (S2) serviciul Marketing (S3) I10 - se preia din documentul extern M15; Furnizor: serviciul Aprovizionare (S2) serviciul Marketing (S3) M05 - Jurnal pentru cumprri 1. Beneficiari: - serviciul Financiar Contabil (S1); 2. Periodicitate: - se ntocmete zilnic ntr-un exemplar; 3. Modul de calcul al indicatorilor: I11 - se preia din documentul extern M15; Furnizor: serviciul Aprovizionare (S2) serviciul Marketing (S3) I12 - se preia din documentul extern M15; Furnizor: serviciul Aprovizionare (S2) serviciul Marketing (S3) I13 - se preia din documentul extern M15; Furnizor: serviciul Aprovizionare (S2) serviciul Marketing (S3) M06 - Balana de verificare 1. Beneficiari: - serviciul Financiar Contabil (S1); 2. Periodicitate: - se ntocmete lunar; 3. Modul de calcul al indicatorilor: I14 - se preia din documentul propriu M10; I15 - se preia din documentul propriu M10; I16 - se preia din documentul propriu M10; I17 - se preia din documentul propriu M10;

Furnizor: serviciul Financiar Contabil (S1) M07 - Registrul jurnal 1. Beneficiari: - serviciul Financiar Contabil (S1); 2. Periodicitate: - se ntocmete lunar; 3. Modul de calcul al indicatorilor: I18 - datele sunt preluate din documentul propriu M04 i se calculeaz pe baza indicatorului I08; I19 - datele sunt preluate din documentul propriu M04 i se calculeaz pe baza indicatorului I11; Furnizor: serviciul Financiar Contabil (S1) M08 - Bilan 1. Beneficiari: - Administraia finanelor publice municipale/ale sectoarelor (E1); 2. Periodicitate: - se ntocmete anual n dou exemplare; 3. Modul de calcul al indicatorilor: I20 - se formeaz nsumnd activele imobilizate preluate din M06; I21 - se formeaz nsumnd activele circulante preluate din M06; I22 - se formeaz nsumnd cheltuielile n avans preluate din M06; I23 - se formeaz nsumnd datoriile pe termen scurt preluate din M06, M05 i M04; I24 - se formeaz nsumnd provizioanele pentru riscuri preluate din M06; I25 - se formeaz nsumnd veniturile n avans preluate din M06; I26- se formeaz nsumnd capitalul total preluat din M06; I27 = I20 + intrri ieiri; I28 = I21 + intrri ieiri; I29 = I22 + intrri ieiri; I30 = I23 + intrri ieiri; I31 = I24 + intrri ieiri; I32 = I25 + intrri ieiri; I33 = I26 + intrri ieiri; Furnizor: serviciul Financiar Contabil (S1)

M09 - Cont de profit i pierdere 1. Beneficiari: - Administraia finanelor publice municipale/ale sectoarelor (E1); - serviciul Financiar Contabil (S1); 2. Periodicitate: - se ntocmete anual n dou exemplare; 3. Modul de calcul al indicatorilor: Indicatorii de la I34 la I41 se refer la exerciiul financiar precedent; I34 - Total venituri din exploatare; I35 - Total cheltuieli de exploatare; I36 - Rezultat pozitiv al exerciiului; I37 - Rezultat negativ al exerciiului; I38 - Total venituri financiare; I39 - Total cheltuieli financiare; I40 - Rezultat pozitiv al exerciiului; I41 - Rezultat negativ al exerciiului; Indicatorii de la I42 la I49 se refer la exerciiul financiar ncheiat. I42 - se calculeaz pe baza datelor din documentul propriu M08; I43 - se calculeaz pe baza datelor din documentul propriu M08; I44 - se calculeaz pe baza datelor din documentul propriu M08; I45 - se calculeaz pe baza datelor din documentul propriu M08; I46 - se calculeaz pe baza datelor din documentul propriu M08; I47 - se calculeaz pe baza datelor din documentul propriu M08; I48 - se calculeaz pe baza datelor din documentul propriu M08; I49 - se calculeaz pe baza datelor din documentul propriu M08; Furnizor: serviciul Financiar Contabil (S1) M10 Cartea Mare 1. Beneficiari: - serviciul Financiar Contabil (S1); 2. Periodicitate: - se ntocmete anual; 3. Modul de calcul al indicatorilor: I50 - datele necesare calculului sunt preluate din documentul M07; I51 - datele necesare calculului sunt preluate din documentul M07; Furnizor: serviciul Financiar Contabil (S1)

3. Matricea informaional a documentelor Se noteaz cu S1...Sn staiile informaionale interne i cu E1 Em staiile informaionale externe. Elementul Aij reprezint documentul care circul ntre staiile informaionale i i j. Pe coloane se vor reprezenta staiile ctre care pleac informaiile, iar pe linii staiile de la care pleac informaiile.
Staia S1 S2 S3 S4 E1 E2 E3 S1 M01, M02, M03, M04, M05, M06, M07, M08, M09, M10 M11, M12, M13, M14, M15 M14, M15 M18 S2 S3 S4 E1 M08, M09 E2 M03 E3

M17

4. Lista documentelor proprii


Codul doc. M01 M02 M03 M04 M05 M06 M07 M08 M09 M10 Denumirea documentului Dispoziie de plat Registrul de cas Stat de plat salarii Jurnal pentru vnzri Jurnal pentru cumprri Balana de verificare Registru jurnal Bilan Cont de profit i pierdere Cartea mare Furnizorul documentului serv. Fin. Cont. serv. Fin. Cont. serv. Fin. Cont. serv. Fin. Cont. serv. Fin. Cont. serv. Fin. Cont. serv. Fin. Cont. serv. Fin. Cont. serv. Fin. Cont. serv. Fin. Cont. Codul documentului care particip la formare M01, M14, M15, M17 M18 M15 M15 M10 M04, M05 M06 M08 M07

5. Lista documentelor externe


Cod document M11 M12 M13 Denumire document Not de recepie i constatare de diferene Bon de consum List de inventariere Furnizor S2 serviciul Aprovizionare S2 serviciul Aprovizionare S2 serviciul Aprovizionare

Cod document M14 M15 M17 M18

Denumire document Chitan Factur fiscal Extras de cont Document de centralizare a salariilor individuale

Furnizor S3 serviciul Marketing sau S2 serviciul Aprovizionare S3 serviciul Marketing sau S2 serviciul Aprovizionare E3 Banca S4 biroul Organizare Personal Salarizare

6. Lista beneficiarilor Lista beneficiarilor de informaii se obine consultnd punctul 1 al fiei fiecrui document i analiznd organigrama.
Cod staie S1 E1 E2 Denumire staie serviciul Financiar Contabil Administraia Financiar de Sector Camera de Munc

7. Lista furnizorilor de informaie Lista furnizorilor de informaii se obine din Lista documentelor externe, coloana Furnizor i va avea urmtoarea form:
Cod staie S1 S2 S3 S4 E3 Denumire staie serviciul Financiar Contabil serviciul Aprovizionare serviciul Marketing biroul Organizare Personal Salarizare Banca

8. Lista spaiului informaional Pe baza Listei beneficiarilor i a Listei furnizorilor se obine lista spaiului informaional. Aceasta va avea urmtoarea form:
Cod staie S1 S2 Denumire serviciul Financiar Contabil serviciul Aprovizionare Tipul staiei Beneficiar * Furnizor * *

Cod staie S3 S4 E1 E2 E3

Denumire serviciul Marketing biroul Organizare Personal Salarizare Administraia Financiar de Sector Camera de Munc Banca

Tipul staiei Beneficiar Furnizor * * * * *

9. Fluxurile informaionale la nivel fizic Pe baza Listei spaiului informaional se stabilesc fluxurile informaionale la nivel fizic. Fluxurile incidente spre interior se obin consultnd coloana Furnizor a Listei documentelor externe. Fluxurile incidente spre exterior se obin consultnd punctul 1 al fiei fiecrui document.
S2: Serviciul Aprovizionare
M11, M12 M13, M14, M15

S3: Serviciul Marketing


M14, M15

S4: Biroul Organizare Personal Salarizare


M18

M01, M02, M03, M04, M05, M06, M07, M08, M09, M10 S1: Serviciul Financiar Contabil

M17

M08, M09

M03

E3: Banca

E1: Administraia Finaciar de Sector

E2: Camera de Munc

C. Analiza i reprezentarea sistemului informaional actual

1. Matricea document - document Se completeaz pe baza pieselor B4. Lista documentelor proprii, coloana Codul documentului care particip la formare i B5. Lista documentelor externe, coloana Furnizor.
CDP M 0 1 M 0 2 1 M 0 3 M 0 4 M 0 5 M 0 6 M 0 7 M 0 8 M 0 9 M 1 0 Spaiul informaional S 1 +1 -1 +1 -1 +1 -1 +1 -1 +1 -1 +1 -1 +1 -1 +1 -1 +1 -1 +1 -1 IV 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 S 2 S 3 S 4 E 1 E 2 E 3

M01 M02 M03 M04 M05 M06 M07 M08 M09 M10 CDE M11 M12 M13 M14 M15 M17 M18

1 1 1 1 1

1 1

1 III

CDP - Cod Document Propriu CDE - Cod Document Extern

Analiznd matricea document-document se observ urmtoarele: rolul staiei informaionale S1 (sistemul analizat) de beneficiar i furnizor de informaii; o coloan arat modul de formare a unui document propriu; documentele externe M14 i M15 sosesc la staia S1 de dou ori: de la S2 i S3, ceea ce implic o redundan informaional; documentele externe M11, M12, M13 nu furnizeaz informaii pentru documentele proprii (au liniile din cadranul III vide). 2. Schema fluxurilor de formare a documentelor proprii Pentru fiecare document propriu se realizeaz o procedur de obinere care va avea ca intrri documentele care particip la formarea lui i vor fi marcate pe coloana staiei furnizoare, iar ca ieiri se introduc documentele respective ntr-un numr de exemplare dat de numrul beneficiarilor. Pentru documentele proprii care particip la formarea altor documente, intrrile se reprezint de la documentele care rmn la serviciul contabilitate, iar ieirile i gsesc corespondent n coloana beneficiarilor. Sursele pentru ntocmirea acestei scheme le constituie lista spaiului informaional, fiele documentelor proprii i lista documentelor externe, coloana furnizori.

3. Lista indicatorilor
Indicator N O F T S Produs / serviciu Produs / serviciu Produs / serviciu Serviciu Serviciu Serviciu Serviciu Serviciu Serviciu Serviciu Serviciu Serviciu Serviciu Serviciu Serviciu Serviciu Serviciu Serviciu Serviciu U Cod doc. care conine indicatorul M01 Mod de formare

I01

Suma care trebuie pltit

Bani

Achitare

Curent

Valoric

M01

I02

Total sume ncasate ntr-o zi

Bani

ncasri

Zilnic

Valoric

M02

M14, M15, M17 M14, M15, M17 M18 M18 M18 I04*cota de impozit pe salariu I04, I05, I06 M15 M15 M15 M15 M15 M15 M10 M10 M10 M10 M04, I08 M04, I11

I03

Total sume pltite ntr-o zi Salariu de baz Salariu realizat Impozit calculat i reinut Salariu net Total documente Baza de impozitare Valoare TVA Sume totale debit Baza de impozitare Valoare TVA Sume totale debitoare Sume totale creditoare Solduri finale debitoare Solduri finale creditoare Sume debitoare Sume creditoare

Bani

Achitare Achitare Achitare Achitare Achitare Eviden Calcul Calcul Calcul Calcul Calcul Calcul Calcul Calcul Calcul Calcul Calcul

Zilnic

Valoric Valoric Valoric Valoric Valoric Valoric Valoric Valoric Valoric Valoric Valoric Valoric Valoric Valoric Valoric Valoric Valoric

M02

I04 I05

Bani Bani

Lunar Lunar

M03 M03

I06

Bani

Lunar

M03

I07 I08 I09 I10 I11 I12 I13 I14 I15 I16 I17 I18 I19

Bani Bani Bani Bani Bani Bani Bani Bani Bani Bani Bani Bani Bani

Lunar Zilnic Zilnic Zilnic Zilnic Zilnic Zilnic Lunar Lunar Lunar Lunar Lunar Lunar

M03 M04 M04 M04 M05 M05 M05 M06 M06 M06 M06 M07 M07

Indicator

Cod doc. care conine indicatorul

Mod de formare

I20 I21 I22 I23 I24 I25 I26

I27 I28 I29 I30 I31 I32 I33

I34 I35

I36

I37 I38 I39 I40

Indicatori calculai la nceputul anului EviSerBani Anual Valoric den viciu EviSerBani Anual Valoric den viciu EviSerBani Anual Valoric den viciu EviSerBani Anual Valoric viciu den EviSerBani Anual Valoric den viciu EviSerBani Anual Valoric den viciu EviSerTotal capitaluri Bani Anual Valoric den viciu Indicatori calculai la sfritul anului Total active EviSerBani Anual Valoric imobilizate den viciu Total active cirEviSerBani Anual Valoric culante den viciu Cheltuieli n EviSerBani Anual Valoric avans viciu den Datorii pe terEviSerBani Anual Valoric men scurt den viciu Provizioane EviSerBani Anual Valoric pentru riscuri viciu den Venituri n EviSerBani Anual Valoric avans den viciu EviSerTotal capitaluri Bani Anual Valoric den viciu Indicatori referitori la exerciiul financiar precedent Total venituri EviSerBani Anual Valoric din exploatare den viciu Total cheltuieli SerEviValoric Anual pentru exploata- Bani viciu den re Rezultate din SerEviValoric Anual Bani exploatare viciu den profit Rezultate din SerEviValoric Anual Bani exploatare viciu den pierdere Total venituri EviSerBani Anual Valoric financiare den viciu Total cheltuieli EviSerBani Anual Valoric financiare den viciu Rezultat net al SerEviValoric Anual Bani exerciiului viciu den profit Total active imobilizate Total active circulante Cheltuieli n avans Datorii pe termen scurt Provizioane pentru riscuri Venituri n avans

M08 M08 M08 M08 M08 M08 M08

M06 M06 M06 M06 M06 M06 M06

M08 M08 M08 M08 M08 M08 M08

I20+intrri -ieiri I21+intrri ieiri I22+intrri ieiri I23+intrri ieiri I24+intrri ieiri I25+intrri ieiri I26+intrri ieiri

M09 M09

M08 M08

M09

M08

M09 M09 M09 M09

M08 M08 M08 M08

Indicator I41

N Rezultat net al exerciiului pierdere Total venituri din exploatare Total cheltuieli pentru exploatare Rezultate din exploatare profit Rezultate din exploatare pierdere Total venituri financiare Total cheltuieli financiare Rezultate din exploatare profit Rezultate din exploatare pierdere Total rulaj debitor Total rulaj creditor

F Eviden

S Serviciu

Cod doc. care conine indicatorul M09

Mod de formare M08

Bani

Anual

Valoric

I42 I43

Indicatori referitori la exerciiul financiar ncheiat EviSerBani Anual Valoric den viciu Bani Eviden Eviden Eviden Eviden Eviden Eviden Eviden Eviden Eviden Anual Serviciu Serviciu Serviciu Serviciu Serviciu Serviciu Serviciu Serviciu Serviciu Valoric

M09 M09

M08 M08

I44

Bani

Anual

Valoric

M09

M08

I45 I46 I47 I48

Bani Bani Bani Bani

Anual Anual Anual Anual

Valoric Valoric Valoric Valoric

M09 M09 M09 M09

M08 M08 M08 M08

I49 I50 I51

Bani Bani Bani

Anual Anual Anual

Valoric Valoric Valoric

M09 M10 M10

M08 M07 M07

4. Matricea informaional indicator - document


M 0 1 I01 I14 I15 I16 I17 I18 I19 I20 I21 I22 I23 I24 I25
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

M 0 2

M M 0 0 3 4

M 0 5

M 0 6

M 0 7

M 0 8

M 0 9

M 1 0

M 1 1

M 1 2

M 1 3

M 1 4

M 1 5

M 1 7

M 1 8

I26 I27 I28 I29 I30 I31 I32 I33 I34 I35 I36 I37 I38 I39 I40 I41 I42 I43 I44 I45 I46 I47 I48 I49 I50 I51 I02 I03 I04 I05 I06 I07 I08 I09 I10 I11 I12 I13

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1

1 1

1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1

Matricea indicator-indicator constituie o modalitate de reprezentare a mecanismelor de formare a indicatorilor economici, cuprini n documentele proprii sistemului analizat. n acelai timp, lista indicatorilor mpreun cu matricea indicator-indicator formeaz premisa pentru analiza fluxurilor informaionale la nivel conceptual.

D. Elaborarea fluxurilor informaionale la nivel conceptual

La nivel conceptual, n activitatea de analiz informaionaldecizional se lucreaz cu mai multe concepte cheie: dual informaional, (imaginea pe care sistemul de conducere o are despre sistemul economic ca atare, imagine format pe baza indicatorilor economici), agregare (informaii cu aceeai latur semantic dar din domenii diferite, fiind reunite pentru a forma o imagine de ansamblu), dezagregare (restrngerea domeniului unei informaii pstrnd latura semantic), sintetizare (informaiile din acelai domeniu, cu latur semantic diferit sunt luate mpreun pentru a reflecta un anumit domeniu). Procesele de agregare-dezagregare a informaiilor nu transfer latur semantic i arat dependena dintre informaiile prelucrate i cele obinute, n sensul apartenenei la un anumit domeniu. La nivel conceptual exist dou tipuri de fluxuri: fluxuri conceptuale de prelucrare i fluxuri conceptuale de conducere sau decizionale. Analiza informaional-decizional a acestora implic utilizarea a dou instrumente specifice: matricea indicator-indicator, respectiv matricea indicator-decizii. 1) fluxuri conceptuale de prelucrare (se transfer latur semantic ntre indicatorii economici) 1. Matricea informaional indicator indicator Valorile {1} n matrice apar dac indicatorul de pe linie particip la formarea indicatorului propriu din coloan. Indicatorii se mpart n indicatori proprii (formai pe baza informaiilor din documentele proprii) i indicatori externi (preluai din documente externe).
I
0 1

I
1 4

I
1 5

I
1 6

I
1 7

I
1 8

I
1 9

I
2 0

I
2 1

I
2 2

I
2 3

I
2 4

I
2 5

I
2 6

I
2 7

I
2 8

I
2 9

I
3 0

I
31

I
3 2

I
3 3

I
3 4

I
3 5

I
3 6

I01 I14 I15 I16 I17 I18

I19 I20 I21 I22 I23 I24 I25 I26 I27 I28 I29 I30 I31 I32 I33 I34 I35 I36 I37 I38 I39 I40 I41 I42 I43 I44 I45 I46 I47 I48 I49 I50 I51 I02 I03 I04 I05 I06 I07 I08 I09 I10 I11 I12 I13 I37 I38 I39 I40
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

I41

I42

I43

I44

I45

I46

I47

I48

I49

I50

I51

1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

2) fluxuri conceptuale de conducere (se transfer latur semantic de la indicatorii economici ctre decizii). 2. Matricea informaional indicatori - decizii Decizii luate pe baza indicatorilor utilizai n documentele proprii ale departamentului de contabilitate sunt: D1 : neplata salariilor; D2 : ntreruperea contractului de colaborare cu beneficiarii restani; D3 : reducerea/creterea cheltuielilor cu personalul; Matricea indicatori decizii
decizie indicator I01 I02 I03 I04 I05 I06 I07 I08 I09 I10 I11 I12 I13 D1 D2 D3

1 1 1

decizie indicator I14 I15 I16 I17 I18 I19 I20 I21 I22 I23 I24 I25 I26 I27 I28 I29 I30 I31 I32 I33 I34 I35 I36 I37 I38 I39 I40 I41 I41 I42 I43 I44 I45 I46 I47 I48 I49 I50 I51

D1

D2

D3

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Analiznd matricea informaional indicatori-decizii se poate observa faptul c o parte dintre indicatori nu particip la fundamentarea deciziilor (I1-I7, I11-I19, I50-I51). n aceast etap, indicatorii care nu particip la fundamentarea deciziilor pot fi considerai inutili i vor face obiectul analizei ulterioare, din perspectiva eliminrii lor din sistemul analizat.

E. Analiza fluxurilor informaionale la nivel logic

Nivelul logic se bazeaz pe structura sistemului de conducere, pe gruparea proceselor de conducere, pe organe de decizie n raport cu competenele stabilite pentru fiecare de regulamentul de organizare i funcionare. Daca M este mulimea mesajelor, atunci la nivel fizic rezult: S1 M S2. La nivel logic se vor selecta din M doar indicatorii care circul ntre staii ({I}), rezultnd: S1 I S2. Fluxurile la nivel logic presupun extinderea dualului informaional prin luarea n considerare i a mediului nconjurtor n care exist i evolueaz sistemul. Prin urmare se va ine cont i de staiile externe sistemului. 1. Matricea cerinei externe de informaii Pentru evidenierea fluxurilor la nivel logic se elaboreaz matricea cerinei externe de informaii, care cuprinde toate informaiile necesare pentru compartimentele din sistem. Aceast matrice permite identificarea relaiilor care exist ntre dou compartimente (un furnizor i un beneficiar). Matricea cerinei externe
S IP I01 I14 I15 I16 I17 I18 1 1 1 1 1 1 S1 S2 S3 S4 -1 E1 E2 E3

I19 I20 I21 I22 I23 I24 I25 I26 I27 I28 I29 I30 I31 I32 I33 I34 I35 I36 I37 I38 I39 I40 I41 I42 I43 I44 I45 I46 I47 I48 I49 I50 I51 S IE I02 I03 I04 I05 I06

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 S1 1 1 1 1 1 S2 -1 -1 S3 -1 -1 -1 -1 1 1 1 S4 E1 E2 E3 -1 -1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

I07 I08 I09 I10 I11 I12 I13

1 1 1 1 1 1 1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 -1 -1

S=Staie informaional IP=Indicator propriu IE=Indicator extern

Analiznd matricea cerinei externe de informaie se poate observa c o serie de indicatori i pstreaz n continuare calitatea de inutili (de exemplu I18, I19, I50, I51). La etapa de reproiectare, indicatorii inutili vor trebui analizai n mod special. 2. Matricea modului de utilizare a indicatorilor Matricea modului de utilizare a indicatorilor constituie un prim pas n direcia evalurii sistemului informaional analizat. Pentru a construi aceast matrice se folosesc matricea indicator indicator, matricea indicator decizii i matricea cerinei externe de informaii.
I I01 I02 I03 I04 I05 I06 I07 I08 I09 I10 I11 I12 I13 I14 I15 SP SC CE ANALIZA I I I C C C C U U U C C C C C

* * * * * * * * *

* * * * * * *

I I16 I17 I18 I19 I20 I21 I22 I23 I24 I25 I26 I27 I28 I29 I30 I31 I32 I33 I34 I35 I36 I37 I38 I39 I40 I41 I42 I43 I44 I45 I46 I47 I48 I49 I50 I51

SP * *

SC

CE

* * * * * * * * * * * * * *

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

ANALIZA C C I I U U U U U U U U U U U U U U U U U U U U U U U U U U U U U U I I

Analiznd matricea modului de utilizare a indicatorilor se poate observa c indicatorii I01, I02, I03, I18, I19, I50 i I51 sunt inutili. Ceilali indicatori sunt utili (particip direct la fundamentarea deciziilor) i de calcul. La etapa de reproiectare se vor analiza indicatorii inutili n vederea eliminrii din sistem.

F. Evaluarea i reproiectarea sistemului informaional

1. Evaluarea n faza de evaluare a sistemului informaional, echipa de analiz informaional-decizional va trebui s ia n calcul mai multe aspecte specifice sistemului, care pot consta n logica general de sistem, faptele de opinie, rezultatele modelelor de analiz i reprezentare a sistemului informaional. Structura studiului de caz Pentru a uura activitatea echipei de analiz se poate apela la diverse instrumente, dintre care mai frecvent utilizat l reprezint structura studiului de caz sau structura proiectului. Aceasta permite stabilirea de relaii de preceden ntre etapele activitii de analiz informaional-decizional astfel nct, la reproiectare, matricea proiectului va putea furniza informaii despre implicaiile oricrei modificri efectuate n sistemul informaional.
Cod element 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Denumire element Organigrama Machetele documentelor Fiele documentelor Lista documentelor proprii Lista documentelor externe Lista beneficiarilor Lista furnizorilor Lista spaiului informaional Schema fluxurilor la nivel fizic Cod element care particip la formare 2, 3 3 1, 3 1, 3 6, 7 5, 8

Cod element 10 11 12 13 14 15 16 17

Denumire element Matricea document document Schema fluxurilor de formare a documentelor proprii Lista indicatorilor Matricea indicator document Matricea indicator indicator Matricea indicator decizii Matricea cerinei externe Matricea modului de utilizare a indicatorilor

Cod element care particip la formare 4, 5, 8 3, 5, 8 2, 3 4, 5, 12 12 2, 3, 12 3, 5, 12 14,15,16

Matricea studiului de caz (matricea proiectului) Se completeaz cu valori 1 dac elementul de pe linie particip la formarea elementului de pe coloan.
Elem. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 1 2 3 4 1 1 5 6 1 1 7 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 8 9 10 11 12 1 1 1 1 13 14 15 1 1 16 17

1 1

1 1

1 1 1 1

2. Reproiectarea Continund i finaliznd exemplul practic, se poate constata c indicatorii I01 i I02 sunt inutili, iar documentele din care fac parte (M01, M02) nu particip la formarea altor indicatori. Prin urmare, documentele M01 i M02 vor trebui eliminate din sistem, n msura n care reglementrile legale n vigoare privind politica financiar-contabil o permit.

Totodat, se observ c indicatorii I18 i I19 sunt inutili. Ei fac parte din documentul M07, dar acesta nu poate fi eliminat deoarece particip la formarea indicatorilor I50 i I51, care, la rndul lor sunt inutili. Acetia aparin documentului M10, care contribuie ns la formarea documentului M06. n schimb, nc din etapa de analiz la nivel fizic se poate observa o redundan a documentelor externe M14 i M15, care sunt primite n sistem att de la staia informaional S2 (serviciul Aprovizionare), ct i de la staia S3 (serviciul Marketing). Odat cu reproiectarea sistemului informaional actual va trebui eliminat fluxul informaional dintre serviciul FinanciarContabil i serviciul Marketing, care conine cele dou documente.