Jacques RENARD

THORIE ET PRATIQUE DE LAUDIT INTERNE

Prface de Louis GALLOIS Prsident de la SNCF

Prix IFACI 1995 du meilleur ouvrage sur laudit interne

Cinquime dition

ditions dOrganisation, 1994, 1997, 2000, 2002, 2004

ISBN : 2-7081-3039-0

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CHAPITRE 2

LA MISSION DAUDIT ET SES DIFFRENTES PHASES

La singularit dune mission daudit est quelle se dcoupe en priodes prcises et identifiables, et qui sont toujours les mmes. Au pralable, prcisons ce quil faut entendre par mission daudit interne .

A DFINITION DE LA MISSION
Mission, du latin Mittere : envoyer, nous indique le Petit Larousse qui prcise : fonction temporaire et dtermine dont un gouvernement charge un agent spcial... par exemple : ce que lon est charg daccomplir dans lintention de Dieu ou daprs la nature des choses . On se gardera bien dextrapoler partir de cette dfinition et de qualifier de divins les travaux des auditeurs. Toutefois... on peut faire un parallle audacieux avec la Direction de lentreprise ou de lorganisation et affirmer que la Mission de lauditeur est bien ce travail temporaire quil sera charg daccomplir dans lintention... de la Direction Gnrale . Travail temporaire car le travail permanent de lauditeur interne nest constitu que par une succession, en principe ininterrompue de missions diverses. Ces dernires sont apprcier selon deux critres : le champ dapplication et la dure.
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1 Le champ dapplication
Le champ dapplication dune mission daudit peut varier de faon significative en fonction de deux lments : lobjet et la fonction.

1.1 Lobjet
Va permettre de distinguer les missions spcifiques des missions gnrales. Ou bien, cas le plus frquent, on a affaire une mission spcifique, cest--dire portant sur un point prcis en un lieu dtermin. Ainsi en est-il si la mission a pour objet laudit du magasin de lusine de Valenciennes ou encore laudit des ventes du secteur MaineAnjou ou encore laudit de la scurit du sige social , ou encore laudit du centre informatique de la succursale de Lyon . Par opposition ces missions spcifiques on peut dfinir des missions gnrales qui ne vont connatre aucune limite gographique. En reprenant les exemples prcdents, on peut illustrer la notion de mission gnrale avec laudit des magasins ou encore laudit des ventes ou encore laudit de la scurit ou encore laudit des centres informatiques et ce, partout o dans lentreprise il y a un magasin, une activit de vente, une fonction scurit ou un centre informatique.

1.2 La fonction
Autre critre qui peut, bien videmment, se marier avec le prcdent, on parle alors de missions unifonctionnelles ou de missions plurifonctionnelles. La mission unifonctionnelle, quelle soit spcifique ou gnrale, ne va concerner quune seule fonction. Par habitude, on rserve ce terme aux missions gnrales , mais on peroit bien quil ny a l aucune exigence logique : laudit du magasin de lusine de Valenciennes, ou laudit des magasins sont toutes les deux des missions unifonctionnelles car ne concernant que la fonction gestion des magasins . Il en sera de mme pour laudit des achats ou laudit de la scurit ou laudit du recrutement . La mission plurifonctionnelle, celle o lauditeur est concern par plusieurs fonctions au cours dune mme mission, se rencontre en gnral dans deux cas : Le premier cas, et le plus courant, est celui des filiales. Lorsque les auditeurs internes se dplacent pour aller auditer une filiale, en
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France ou ltranger, ils auditent en gnral tout ou partie des activits de la filiale sans se limiter une seule fonction. Ils peuvent ainsi la fois avoir une vue de synthse sur la socit et une apprciation globale sur la qualit de sa gestion. Cette approche nest en gnral pas retenue pour les filiales de grande importance, sauf faire une mission longue (second critre qui sera examin au paragraphe suivant). Cette approche plurifonctionnelle de la filiale sapplique galement et pour les mmes raisons, aux usines dune certaine importance. Dans un cas comme dans lautre, les frontires entre lapproche unifonctionnelle et lapproche plurifonctionnelle ne sont pas strictes : tout est affaire de pratique, dhabitude... et de culture ! Le second cas, en dehors des filiales et usines, dans lequel on trouve trs souvent une approche multifonctionnelle, est celui des audits informatiques : auditer les systmes informatiques dun secteur, dune filiale ou dune usine na en gnral que les apparences dune approche unifonctionnelle (linformatique), car les systmes informatiques en question vont bien videmment couvrir et concerner plusieurs fonctions. Par contre, on vite cette qualification lorsque la mission est dfinie comme laudit dun systme informatique particulier et spcifique. Ce critre de distinction nest pas seulement de pur intrt pdagogique ou logique : il entrane des consquences pratiques importantes au plan de lorganisation du service daudit lui-mme. Nous aurons loccasion daborder ce problme dans la quatrime partie, mais notons ds prsent que la pratique daudits multifonctionnels exige une certaine pluridisciplinarit au sein de lquipe daudit interne. En sus du champ dapplication, la dure de la mission est galement un critre intressant apprcier.

2 La dure
Cest une question habituelle de la part des tudiants : quelle est la dure dune mission daudit ? cette question, il ny a pas de rponse, ou plutt il y a une infinit de rponses, ce qui revient au mme. Une mission daudit peut durer 10 jours ou 10 semaines, il ny a pas de rgle en la matire et tout est fonction de limportance du sujet auditer. Il faut prciser que lorsquon parle de 10 jours ou de 10 semaines, linstrument de mesure est ici insuffisant. Il faut galement retenir dans
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le calcul le nombre dauditeurs affects la mission. Selon le niveau de dtail auquel sont tenues les statistiques, on sexprime donc en heures/auditeur, ou en jours/auditeurs, ou en semaines/auditeurs. Pour illustrer le propos, on dira quun auditeur durant 10 semaines reprsente une dure de mission identique celle de 10 auditeurs durant une semaine. Par simplification lorsquon parle de missions de 2 semaines ou de 4 semaines, il faut lire pour 1 auditeur au travail , la dure relle de la mission tant diviser par deux sil y a deux auditeurs, par trois sil y en a trois, etc. partir de cette observation, on peut distinguer les missions courtes (infrieures ou gales quatre semaines) et les missions longues (plus dun mois). Outre les consquences de la dure sur lorganisation de la mission, sa logistique et son budget, la longueur a galement des consquences mthodologiques. Les missions longues sont des missions dans lesquelles on droule tout le processus mthodologique de laudit interne ; on utilise une quantit et une diversit importante doutils daudit, on constitue des dossiers volumineux et documents et on conclut par un Rapport dAudit riche de recommandations nombreuses et constructives. En dautres termes, la mission longue est la parfaite illustration de la mthodologie daudit applique par lquipe daudit interne en charge de la mission. Il en va tout autrement dune mission courte . La mission courte, en effet, exige une condensation des actions pour parvenir au rsultat. Cette condensation est dautant plus naturelle que, si la mission est courte, cest en gnral quelle est simple, que le thme en est bien connu des auditeurs et que les investigations raliser sont peu nombreuses. Dans la plupart des cas, le Rapport daudit en rsultant est bref, ce qui ne veut pas dire que les questions souleves sont sans importance. Mais ce qui veut dire que la mthodologie ci-aprs dcrite voit sa mise en uvre parfois tasse, comprime, rduite dans certaines de ses phases sans pour autant tre nie ou carte. Enfin, la diffrence de la mission longue, la mission courte bnficie dune logistique rduite et dun budget plus faible. Dans la pratique, la mission courte, unifonctionnelle et particulire, se rencontre souvent dans le cas de missions spcifiques, sur un sujet prcis, demandes par la Direction gnrale en dehors du Plan dAudit, parce que lon souhaite rsoudre un problme urgent et imprvu.
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Deux observations restent toutefois communes aux missions daudit quelle que soit leur dure : Une mission daudit nest jamais lavance catalogue courte ou longue ne varietur. Bien videmment, il y a une prvision de dure, exige par la planification et la ncessit dune estimation budgtaire. Mais lauditeur narrte jamais une mission non acheve au motif quil a atteint le dlai prvu, pas plus quil ne poursuit une mission termine pour le simple plaisir de respecter une prvision trop large. On adapte planning et budget au fur et mesure des ralisations mais lachvement des objectifs conditionne seul la dure relle de la mission. La mthodologie, applique dans ses moindres dtails ou plus ou moins condense, est nanmoins toujours respecte dans ses principes et en particulier dans ses trois phases fondamentales.

B LES TROIS PHASES FONDAMENTALES DE LA MISSION DAUDIT INTERNE 1 Critre gographique

Le chiffre trois nest pas le nombre dor de lAudit Interne, il correspond trs exactement la situation gographique de lauditeur au cours de son intervention : dans la premire partie de sa mission, lauditeur est essentiellement dans son bureau et dans son service. Ses dplacements sont courts et brefs ; la limite ils peuvent ne pas exister ; dans la seconde partie, au contraire, lauditeur est la plupart du temps sur le terrain, donc absent du service ; les retours au bureau sont rares, parfois inexistants ; dans la troisime partie, retour la sdentarit galement ponctue comme dans la premire phase de quelques dplacements possibles, brefs et rapides. Et cette sdentarit peut galement signifier travail domicile. Retour au bureau ne signifie pas ncessairement retour dans le service : tout dpend de lloignement de lauditeur. Lorsquil ralise sa mission daudit proximit et que les frais de dplacement sont considrs comme budgtairement acceptables, lauditeur revient effectivement dans le service. Mais si la mission se droule au loin, et en particu203
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lier au-del des frontires, retour au bureau doit se traduire par retour dans le bureau affect aux auditeurs . En fait, et dans ce cas, labsence hors du service se prolonge tout au long de la mission. On dispose donc dun critre gographique prcis qui, lui seul, permet didentifier les trois moments singuliers dune mission dAudit Interne.

2 Dfinitions
Ces trois moments sont traditionnellement dsigns : Phase de prparation, Phase de ralisation, Phase de conclusion. Chacune dentre elles se dcoupe, nous le verrons dans lanalyse dtaille, en un certain nombre de priodes, mais au-del de cette analyse, on peut dire quelles vont toutes exiger des auditeurs des comptences spcifiques, qui ne sont pas toujours lapanage dun seul, et qui permettent daffirmer que la meilleure mission est toujours celle qui est ralise plusieurs. La Mthode est le domaine dlection des instabilits du vocabulaire ; nous y avons fait allusion dans la premire partie. Ainsi ces trois phases sont parfois nommes : Phase dtude, Phase de vrification, Phase de conclusion. On peroit bien quil sagit de la mme chose.

2.1 La phase de prparation

qui ouvre la mission daudit, exige des auditeurs une capacit importante de lecture, dattention et dapprentissage. En dehors de toute routine, elle sollicite laptitude apprendre et comprendre, elle exige galement une bonne connaissance de lentreprise car il faut savoir o trouver la bonne information et qui la demander. Cest au cours de cette phase que lauditeur doit faire preuve de qualits de synthse et dimagination. Elle peut se dfinir comme la priode au cours de laquelle vont tre raliss tous les travaux prparatoires avant de passer laction. Cest tout la fois le dfrichage, les labours et les semailles de la mission daudit.
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2.2 La phase de ralisation

fait beaucoup plus appel aux capacits dobservation, de dialogue et de communication. Se faire accepter est le premier impratif de lauditeur, se faire dsirer est le critre dune intgration russie. Cest ce stade que lon fait le plus appel aux capacits danalyse et au sens de la dduction. Cest, en effet, ce moment que lauditeur va procder aux observations et constats qui vont lui permettre dlaborer la thrapeutique. Poursuivant notre image bucolique, nous pouvons dire que se ralise alors la moisson de la mission daudit.

2.3 La phase de conclusion

Elle exige galement et avant tout une grande facult de synthse et une aptitude certaine la rdaction, encore que le dialogue ne soit pas absent de cette dernire priode. Lauditeur va cette fois laborer et prsenter son produit aprs avoir rassembl les lments de sa rcolte : cest le temps des engrangements et de la panification. Examinons plus en dtail ces trois moments mthodologiques de la mission dAudit Interne.

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