CORPORACION AUTOMA REGIONAL DE NARIO

PROCESO Correspondencia Interna y Recibida

Cdigo: A06-P02-V1 Pgina: 1 24/03/2009 Lder del Proceso: subdirector Administrativo y Financiero.

1. Objetivo Enviar y recibir segura y oportunamente toda la documentacin que se genera al interior de la corporacin y de clientes externos de la entidad. 2. Alcance Aplica para todos los procesos de la entidad 3. Descripcin
No 1 Diagrama Actividades Inicio Descripcin Correspondencia Interna: 1. Registrar en la planilla de radicados al iniciar y terminar su jornada laboral la numeracin con que comienza el numero radicado y con la que termina. 2. Recibir las comunicaciones oficiales enviadas y memorandos 3. Verificar que contengan: Nombre de la persona o entidad destinataria y que este firmado por el competente. 4. Radicar documentos ingresndolos al reloj radicador automtico y generar numeracin consecutiva en la parte superior derecha. 5. Retener una copia con el nombre completo del servidor y devuelve el original para continuar su trmite. Correspondencia Externa (Solicitudes y atencin de requerimientos): 1. Recibir las comunicaciones y correspondencia enviada por entidades o personas externas de la Corporacin. 2. Firmar Gua de recibido, retener la copia y registrarla en planilla control de correspondencia ingresada conservando el consecutivo de llegada. 3. Verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, direccin donde se deba enviar respuesta, asunto correspondiente si es de competencia de la Corporacin. 4. Radicar documentos ingresndolos al reloj radicador automtico y generar numeracin consecutiva en la parte superior derecha 5. Clasificar y priorizar documentacin de acuerdo a la urgencia, revisando los asuntos, fechas lmites de contestacin (Tutelas, peritazgos, requerimientos de entidades de control, procesos de seleccin de contratistas, Derechos de peticin.) Nota: los documentos correspondientes de los entes de control, se deben entregar a la Direccin General para que canalice las respuestas a las dependencias correspondientes as tambin los documentos que provienen de estrados judiciales debern remitirse de forma inmediata a la oficina jurdica.. Acuerdos, Resoluciones y Circulares. 1. Recibir los Acuerdos, resoluciones y circulares original y 2 copias 2. Verificar que estn firmados por los responsables y firmar el libro de control de entrega de documentos de secretaria de direccin y dems dependencias. 3. Radicar los documentos, con sello manual, asignando un nmero consecutivo y fecha en la parte superior derecha del documento. Nota: el Consecutivo vara de acuerdo a la serie documental que se radica y a la dependencia. Responsable Documentos

Recepcin de correspondencia

Planilla de radicados Personal asignado en Archivo

Libro de control entrega de documentos

Proyecto: Equipo Calidad

Reviso: Subdirector Administrativo y financiero

Aprob: Director General

CORPORACION AUTOMA REGIONAL DE NARIO

PROCESO Correspondencia Interna y Recibida

Cdigo: A06-P02-V1 Pgina: 2 24/03/2009 Lder del Proceso: subdirector Administrativo y Financiero.

No

Diagrama

Actividades

Distribucin

Personal asignado en Archivo y Correspondencia

Descripcin Responsable Escanear los documentos ingresando al programa de digitalizacin. 2. Elegir la serie documental siguiendo la ruta establecida 3. Verificar que la imagen del documento sea legible y este completo en cuanto al nmero de hojas y/o tamao. 4. Indexar ingresando los datos en el cuadro que el programa solicita. Nota1: Para la Correspondencia Interna (las comunicaciones oficiales y memorandos) una vez digitalizados se entregan para el manejo de archivo Central Nota2: Una vez estn escaneados e indexados los Acuerdos, Resoluciones y Circulares se deben remitir copias para su publicacin en el boletn cada vez que se emita y se remite a archivo central. (ver actividad 5 Transferir al archivo central) Correspondencia Interna y Externa. 1. Separar la documentacin para cada dependencia el cual va dirigida la documentacin. 2. Entregar la documentacin a secretaria de cada dependencia en los horarios de 11:30-12 a.m. y 5:30-6 p.m. 3. Hacer firmar de la persona quien recibe en planilla de Control de mensajera para acuso de recibido. (diligenciar todos los espacios. 4. Verificar en la planilla que los documentos recibidos estn entregados y que la planilla este totalmente diligenciada. 5. Escanear de acuerdo a la actividad 3.3 (Digitalizacin). 6. Verificar en el sistema que la informacin escaneada e indexada corresponda a los contenidos de la planilla control de mensajera y que exista la documentacin fsica de los mismos. Nota: En caso de que exista resistencia al recibido o firma de la planilla, registrar en novedades. 1. Para Acuerdos, Resoluciones y Circulares. 1. Organizar en orden consecutivo por mes y por serie documental los Acuerdos y Resoluciones. 2. Remitir las circulares para archivar en el archivo central y estn disponibles para consulta. 3. Realizar oficio de certificacin de consecutivos a los acuerdos y resoluciones segn sub series de tablas de Retencin. .

Documentos

Digitalizacin

Planilla control de mensajera

Organizacin

6.

Ver proceso de Archivo de Documentos, actividad 6, organizacin en el archivo central.

FIN

Proyecto: Equipo Calidad

Reviso: Subdirector Administrativo y financiero

Aprob: Director General