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note
Queste note sono estratte dalla più ampia relazione conclusiva del processo
formativo che aveva accompagnato le fasi di dipartimentalizzazione di un’ Azienda
Ospedaliera del Nord Italia coinvolgendo circa 51 persone tra Direttori e Staff di
Dipartimento.
“…
FINALITÀ E OBIETTIVI
La principale finalità del progetto è stata quella di promuovere ed accompagnare lo
sviluppo manageriale dei Dipartimenti seguendoli durante il processo di
dipartimentalizzazione.
Per raggiungere queste finalità, sono stati definiti i seguenti risultati da perseguire:
• Individuazione e definizione delle competenze chiave che dovevano essere
padroneggiate al vertice di ogni Dipartimento per poter raggiungere gli obiettivi
assegnati
• Individuazione di alcuni semplici ma efficaci strumenti operativi da utilizzare a breve e
che potessero costituire esempi e indicazioni per sviluppare successivamente l'insieme
delle attrezzature necessarie per governare e gestire i Dipartimenti
• Capitalizzazione e socializzazione del percorso fatto fra tutti i partecipanti e con la
Direzione, al fine di ampliare la padronanza e la condivisione delle competenze, dei
metodi e degli strumenti individuati, all’interno dei vari ruoli .
PERCORSO
L’intervento si è sviluppato operativamente con un incontro iniziale, con il lavoro in
parallelo dei gruppi di progetto, con la riunione conclusiva con la Direzione.
b) Gruppi di progetto
In ogni gruppo, a partire dal materiale fornito loro, i partecipanti hanno lavorato sia
individualmente sia durante incontri con o senza la presenza della consulenza, preparando
relazioni via via affinate, che sono confluite nella:
• Descrizione della competenza e dei comportamenti principali
• Punti di attenzione : gli elementi principali cui si deve prestare attenzione quando si
vorrà tradurre in pratica la competenza. Sono gli snodi, i punti chiave attorno cui ruota
la competenza e che consentono di padroneggiarla
• Problemi aperti : le aree non affrontate, non sviluppate o comunque le aree di criticità
non risolte, che s'ipotizza di affrontare nel futuro, i possibili ostacoli.
• Strumentazione : sono la cassetta degli attrezzi, gli strumenti individuati e/o delineati,
che facilitano e permettono di tradurre la competenza in azioni.
c) Riunione conclusiva
ALCUNE CONSIDERAZIONI FINALI
• Il tema
Ormai da alcuni anni le organizzazioni complesse della Pubblica Amministrazione
come il Sistema Sanitario, sono fortemente sollecitate, “bombardate”, affinché cambino. La
pressione che viene esercitata in nome del contenimento dei costi, dell'ottimizzazione
delle risorse, della razionalizzazione dei servizi, spesso si accompagna ad un giudizio
fortemente negativo e svalutante del funzionamento di tutta l'organizzazione e delle
persone che ne fanno parte. Ne deriva che alla richiesta di cambiamento formulata per
adempiere ai dettati del contesto esterno ("lo impone la Legge, lo richiede il Mercato") e
quindi "si cambia perché lo vogliono loro" si associa "e lo vogliono perché hanno visto che
non siamo bravi, che siamo inefficienti".
Si sottolinea solo un cambiamento imposto dall'alto su soggetti incapaci, anziché far
leva anche sulla richiesta interna di mutamento, magari avanzata solo da una minoranza
più proattiva. Una partenza in salita, che non utilizza le potenzialità presenti e la possibilità
di cominciare dalle capacità dimostrate e dai successi che i soggetti hanno prodotto.
Quest'approccio fa correre il rischio che le reazioni individuali al cambiamento si attestino
sulla negazione (che suscita passività e mancanza di sostegno) e sulla resistenza (che
accentua il rifiuto, la rabbia) ostacolando così il passaggio da queste fasi pur fisiologiche,
alla sperimentazione e al coinvolgimento che generano accettazione e partecipazione
attiva.
Solitamente questo schema, che addita solo l'inefficienza interna, propone modelli esterni
per lo più importati dal mondo aziendale, di cui esalta la coerenza intrinseca e la
razionalità. La centratura viene posta soprattutto sulle variabili hard (strutture ed
organigrammi) non tenendo in debita considerazione la specificità del contesto della
Sanità della P.A., con la sua necessità di fronteggiare un sistema di attese complesso e
contraddittorio, con processi meno semplici della produzione di beni e prodotti, con il fatto
che la realizzazione del servizio si attua assieme al cliente, e che standardizzabile solo
fino a un certo punto. Spesso si sottovaluta che in questo quadro, il cambiamento deve
essere gestito sì con un approccio razionale e strutturato ma che si appoggi su un tessuto
connettivo forte costituito dalle variabili soft, dalle persone, dalla loro motivazione e con un
approccio euristico, esplorativo, che rinunci all’idea della bacchetta magica, la soluzione
perfetta che sistema tutti i problemi.
"…ogni accrescimento è un processo ininterrotto di demolizione di vecchie
strutture e di costruzione di nuove. Ma non già una costruzione senza un
piano, altrimenti ne viene fuori un carcinoma. Questi sono sempre i miei
paragoni: se ci sono troppi elementi conservatori, ne viene fuori un fossile; se
ci sono troppo pochi elementi conservatori, se troppa informazione viene
buttata fuori bordo, ne viene fuori un mostro, una formazione cancerosa.
• Il processo
Il processo formativo presenta alcune analogie con l'orieentering. Sport che permette
alle persone, mediante l'uso di strumenti vari (bussola, mappe topografiche…) di tracciare
un percorso che collega due punti su una mappa e poi percorrerlo. Il seminario iniziale,
residenziale, ha consentito di identificare il territorio da attraversare, definire le rotte
principali, concordare il Nord e impratichirsi con la strumentazione base (ruoli, missione,
competenze…). Sovente usata, più o meno bene, nella formazione.
Con il lavoro nei gruppi è iniziato il viaggio nel territorio, via via definendo meglio la mappa,
scoprendo nuovi possibili percorsi e abbandonandone altri, verificandone la rispondenza
con la quotidianità ("sì però nella realtà è un bel po' diverso"), riconoscendo l'importanza di
alcuni segnali e ridimensionandone altri.
La mappa delle competenze diventava al tempo stesso materia da modificare e
strumento che dava ordine, che orientava nel procedere, che indirizzava l'azione. Questo
processo, per alcuni cosciente e per altri un po’ meno, ha anche permesso di rivedere
stereotipi, chiavi di lettura e di interpretazione del quotidiano ormai mummificati dagli
automatismi e dalla routine e di mettere i partecipanti di fronte alla propria volontà di
partecipare attivamente o di essere condotti al traino durante il percorso.
Così come nell'orienteering quando è usata come tecnica di formazione, il raffronto con
l'azione quotidiana lavorativa, la trasferibilità, ha consentito ed obbligato a riflettere sul
tema del cambiamento, il cui procedere è spesso pensato e rappresentato in modo
superficiale e sbrigativo come un processo lineare, in cui esistono solo rapporti semplici di
causaeffetto:
" … cambiamento …visto come se dovesse avvicinarsi a un tracciato stradale,
meglio se autostradale: veloce, diretto, essenzialmente prevedibile. Con grande fatica
sembra potersi sviluppare l'idea di un percorso contorto e accidentato, fatto non
attraverso le linee più brevi, ma attraverso quelle possibili"
A. Orsenigo “Cambiamenti organizzativi” in La progettazione sociale Quaderni di
Animazione Sociale edizioni Gruppo Abele 1999
• Le persone
Nei singoli il cambiamento, soprattutto se di ampia portata, suscita reazioni e
resistenze che amplificano l’aspettativa di un sicuro impatto negativo in coloro che ne
subiranno le dirette conseguenze ma anche la tendenza in quelli che non ne saranno i
diretti destinatari, a ritenere comunque di doverne patire i costi.
Queste tendenze interferiscono pesantemente con le dimensioni dei contratti personali e
che riguardano l'aspetto formale, quello psicologico e quello sociale.
La dimensione formale è legata alle richieste di prestazione così come sono definite
nei documenti ufficiali tipo mansionario e contratti collettivi. Le persone valutano l'impatto
del cambiamento su alcune dimensioni che definiscono il loro posizionamento
nell'organizzazione: "Cosa ci si aspetta da me? Chi mi aiuterà? Come sarò valutato?
Come sarà collegata la mia retribuzione rispetto alla valutazione?" L'atteggiamento
individuale verso il cambiamento dipenderà anche da come verranno percepite le risposte
a queste domande.
La dimensione psicologica riguarda quegli aspetti impliciti tipo le aspettative e le
emozioni che influenzano sentimenti come la fiducia e la lealtà e che orientano l'impegno
personale di ciascuno verso gli obiettivi. Le persone valutano il cambiamento per quanto
inciderà sull'impegno che viene richiesto loro, per quale soddisfazione ne trarranno e se
ne vale la pena. La risposta queste domande implicite è funzione del rapporto di fiducia
con il proprio " capo", a tutti i livelli.
La dimensione sociale è la rappresentazione della cultura dell'azienda e della sua
missione. Il cambiamento viene valutato in funzione di quanto altera o modifica la mission
aziendale e di quanto i propri valori individuali coincideranno con quelli
dell'organizzazione. Inoltre viene giudicato in base alla distanza fra ciò che viene
dichiarato e ciò che viene agito, misurando la “credibilità” di chi si propone come sponsor e
agente del cambiamento.
Questi aspetti definiscono quello che viene chiamato il cambiamento culturale, legato al
mutamento di norme e valori. Ma la cultura non è un aspetto che sia facilmente e
rapidamente mutabile per cui tanti appelli e sforzi per mutare innanzi tutto i paradigmi
mentali e i valori cadono nel vuoto "…perché la cultura è inafferrabile. Cambia soltanto
dopo che si è riusciti a modificare i comportamenti personali, dopo che i nuovi
"… niuna impresa, per minima che sia, può avere cominciamento e fine senza
queste tre cose:
senza sapere
senza potere
senza con amore volere…"
anonimo fiorentino del 1300
…”