OPTIMISER LES SYSTEMES DINFORMATION

Le recours aux technologies informatiques et numriques pour la gestion quotidienne est devenu indispensable. Les collectivits locales exercent une multitude de mtiers, chacun ncessitant des applications particulires. Lobjectif est de sappuyer sur les nouvelles technologies internet et intranet pour rationaliser et dmatrialiser les processus et ainsi simplifier le travail des agents. Disposer dun systme dinformation de qualit est une condition ncessaire pour tre performant et assurer le partage des donnes car cest une question stratgique qui touche lensemble de lorganisation.

Dfinition
Un systme dinformation nest pas seulement un systme dquipements informatiques et de tlcommunications, mais avant tout, une organisation des ressources destine traiter linformation, soit pour produire, soit pour piloter. Cest un ensemble organis de ressources (matriel, logiciel, personnel, donnes, procdures) permettant d'acqurir, de stocker, de communiquer des informations sous forme de donnes, textes, images, sons dans des organisations pour rpondre aux besoins en information de ses utilisateurs. Selon leur finalit principale, on distingue des systmes d'information supports d'oprations (traitement de transaction, contrle de processus industriels, supports d'oprations de bureau et de communication) et des systmes d'information supports de gestion (aide la production de rapports, aide la dcision).

Caractristiques
Son objectif est dinformer pour mieux piloter et dcider. Les systmes dinformations sont des moyens plus simples, plus rapides, plus conomiques pour effectuer les tches administratives. Le systme dinformation nest pas unique ; il est compos dune multitude de systmes dinformation dont les principales finalits sont : - diminuer les dlais dexcution ; - amliorer la qualit de linformation ; - adapter les ressources aux objectifs ; - aider la dcision : mesure et valuation des actions administratives laide de donnes fiables ; - fiabiliser les procdures ; - anticiper les difficults et les dysfonctionnements ; - communiquer en interne et en externe. Le traitement de linformation est constitu de cinq tapes majeures : 1. La fourniture dinformations : obtenir des informations et les intgrer dans le SI de la collectivit ; 2. Lintgration des informations : fiabiliser les donnes entrantes et en organiser laccs ; 3. Le traitement des informations : extraire des donnes utilisables partir de donnes brutes ; 4. Le stockage de linformation : garantir laccessibilit des donnes dans le temps et par les agents. ; 5. Lexploitation de linformation : en vue de lanalyse des politiques publiques menes, du pilotage des orientations, de la production de documents puis de leur communication et de leur archivage.

Conditions de mise en uvre

Quel que soit le nom donn la direction ou au service, limportant est de bien dfinir ses missions et de lui accorder toute son importance au sein de la collectivit. Dans les faits, on constate quavec limportance de la collectivit, la direction des systmes dinformation est dautant plus souvent rattache au Directeur Gnral Adjoint. La direction peut avoir plusieurs dnominations parmi lesquelles il est possible de citer : La Direction des Systmes dInformation et des Nouvelles Technologies Le Service Informatique Multimdia Le Service des Systmes dInformation La Direction Informatique et Tlcommunications La Direction Informatique La Direction des Systmes dInformation et des Tlcommunications Le Service Informatique et Tlcommunications La Direction des Systmes dInformation

Les domaines de comptence de la Direction des Systmes dInformation sont divers et elle ne doit pas se limiter la simple gestion des systmes informatiques et de tlcommunications. Elle doit permettre de contrler et de faire voluer les SI dans le cadre de la dfinition dun schma directeur.

Ainsi, il est possible de lui attribuer les missions suivantes : Informatique de production Intranet, Extranet Tlcommunications (rseau haut dbit, interconnexion des btiments) Dmatrialisation des changes Tlphonie Gestion des rfrentiels : fichiers communs plusieurs domaines Systmes dinformation gographique Cblage des btiments TIC ducation (gestion des quipements des coles, collges, lyces) Site Web TIC citoyen (portail citoyen, tlprocdures, formulaire lectronique) Organisation (dfinition des processus de circulation de linformation) Reprographie, photocopieurs Gestion des connaissances

Les tapes de dfinition des systmes dinformation :

1. Analyser le contexte et les besoins : - Recenser lexistant, cest dire faire un inventaire exact du parc des micro-ordinateurs, des imprimantes et des 2. 3. 4. 5.
rseaux. Il est possible de procder par enqute auprs du personnel en conditionnant le raccordement au futur logiciel et au rseau la rponse au questionnaire afin de garantir un bon taux de rponse ; Rpondre aux questions suivantes : Quel soutien ? Sur quels relais sappuyer ? Quels objectifs oprationnels ? Quelle culture interne ? Quelle adhsion susciter ? Quelle politique de communication ? Quelle formation ? Rdiger un dossier de faisabilit contenant : Une note dargumentation prsentant lopportunit de lancer un nouveau systme dinformation ; Une note de cadrage pour dlimiter son primtre et prciser le contenu de chaque tape ; Rdiger un cahier des charges en concertation avec les services oprationnels et les futurs utilisateurs du logiciel car travers leur exprience ils connaissent les exigences et permettent de dfinir les besoins de manire prcise ; Confectionner des fiches de spcifications dtailles mais il est souhaitable de ne pas tre trop prcis non plus car la modification des erreurs peut tre longue, onreuse et prjudiciable au bon fonctionnement de la collectivit pendant cette priode ; Planifier le dploiement et la mise en place des futurs systmes dinformation en prvoyant une priode de rajustement et de formation des agents.

Avantages
Disposer dun systme dinformation optimis, cest dire partag et dynamique, prsente de nombreux avantages : Un outil de pilotage des activits et damlioration de la communication interne pour: - Optimiser larchitecture des SI et mettre en place un systme de pilotage ; - Piloter et traiter efficacement les travaux administratifs ; - Accrotre la ractivit car le rsultat des mesures de performance est mis trs rapidement et sous une forme attractive disposition des utilisateurs ; - Asseoir la performance des services de la collectivit avec lopportunit doprer une rorganisation interne ou une modification des mthodes de travail ; - Simplifier les procdures internes et externes ; - Amliorer la diffusion de linformation au sein de la collectivit en instaurant de nouveaux modes de communication entre les agents par des bases de donnes accessibles par tous les utilisateurs concerns et en temps rel ; - Dmatrialiser les changes de dossiers et ainsi rduire lutilisation de exemplaires papiers. Un outil dvaluation des politiques publiques pour: - Mesurer plus facilement les actions des politiques publiques en disposant dun outil informatique dont larchitecture est adapte au mode de fonctionnement de lorganisation ; - Disposer de donnes exhaustives pour lanalyse et les statistiques. Un outil diffusant une image de modernit envers les citoyens : - Amliorer la communication envers les citoyens et simplifier leur dmarche en offrant par exemple : - un guichet administratif en ligne et un accs des informations pratiques ; - la mise disposition dun rseau haut dbit et laccs au tlchargement de formulaires administratifs en ligne ; - un dveloppement de la dmocratie locale avec des forums de discussion, des newletters, les dlibrations ; - Diversifier les prestations offertes aux usagers en leur proposant ventuellement de nouveaux services.

Prcautions
Les principales prcautions prendre concernent la gestion des ressources humaines. Pour assurer la russite toutes les tapes du projet, il est ncessaire de : - Sassurer de limplication suffisante de la direction gnrale ; - Recruter du personnel spcialis en labsence dun statut spcifique pour les agents informaticiens ; - Adapter et former le personnel ; - Rechercher des personnes qualifies. En amont du projet : - Pour dfinir les besoins en termes de fonctionnalit, de performance (capacit de stockage, rapidit, scurit) et de prix, il est possible dtudier les possibilits avec une socit de service dans le cadre dune assistance matrise douvrage (AMAO) ; - Faire un inventaire de lexistant mais ne pas y accorder trop dimportance car le futur logiciel ne doit pas tre une nouvelle approche de lorganisation antrieure. Il doit, au contraire, tre ax sur lavenir et sur les nouveaux besoins ; - Identifier sil nexiste pas une application existante qui pourrait tre adapte la collectivit car il est plus ais et plus rapide de faire quelques modifications plutt que de crer une nouvelle application. En cours de projet : - Les comptences techniques de dveloppeurs et de programmeurs peuvent tre recherches au sein dun assistant matrise duvre qui interviendra une fois le cahier des charges dfini ; - Faire merger un travail collaboratif en impliquant tous les services pour avoir une vision globale des besoins et garantir une vision cohrente par un coordinateur ; - Pour garantir la scurit informatique, il est ncessaire dattribuer une habilitation personnelle, de crypter les communications. Les donnes mises la disposition des autres acteurs externes ne doivent pas tre partages et les tiers ne doivent pas pouvoir accder au systme d'information ; - Penser tester sur des directions pilote avant de dployer le nouveau SI. En aval du projet : - Tous les avantages ne seront perceptibles quune fois la mise en uvre finalise ; - Il est ncessaire de mesurer si : - le cot de la mise en uvre a t matris ; - les contraintes des nouveaux SI ne sont pas surdimensionnes ; - les objectifs fixs en terme de dlais de mise en uvre ont t tenus ; - les performances techniques ou fonctionnelles attendues sont respectes.

Exemples
Sans attendre la mise en uvre complte de l'applicatif Hlios, un nouveau logiciel de gestion de trsorerie dnomm AGATHE (Application de Gestion Active Trsorerie HElios) a t dploy partir de 2003. Selon le niveau de prestation choisi, Agathe propose : soit d'historiser et de restituer l'volution du compte au Trsor sur une priode donne ; soit de communiquer quotidiennement lordonnateur les informations ncessaires une gestion active de la trsorerie cest--dire la situation de trsorerie quotidienne de la collectivit, les prvisions de dpenses et de recettes et le plan de trsorerie six jours, ceci afin d'utiliser au mieux les lignes de trsorerie dans le respect des principes fixs par les textes ; la restitution aux ordonnateurs de l'information sous forme d'un tableau quotidien et de graphiques mensuels et annuels transmissibles par messagerie. Le logiciel comporte un module relatif la communication des donnes prvisionnelles. Ce module permet l'ordonnateur qui gre activement sa trsorerie de recevoir quotidiennement, et par des moyens modernes de transmission, les informations qui lui sont indispensables. Une prochaine volution du logiciel AGATHE devrait permettre : d'automatiser l'envoi de la situation de trsorerie l'ordonnateur par messagerie lectronique ; d'laborer des plans de trsorerie infra-annuels ; de raliser une analyse rtrospective de la trsorerie. Hlios permettra aux ordonnateurs de suivre : la consommation des crdits vots, le traitement des mandats et des titres, l'tat de l'actif, les oprations en instance, la situation de la trsorerie. Grce une consultation en temps rel et en mode scuris, lordonnateur peut suivre la gestion de sa collectivit et informer ses administrs et fournisseurs. En outre, les consultations des ordonnateurs tant trs cibles, la collectivit n'est pas tenue d'avoir une connexion haut dbit. Hlios permet d'enrichir la gamme des prestations de service offertes aux ordonnateurs. Un nouveau support technique, le Protocole dEchanges Standard (PES), est mis en uvre. Destin se substituer progressivement aux protocoles dchanges actuels (INDIGO, OCRE), le PES unifiera, travers un format unique, les donnes changes pour toutes les catgories de collectivits et dtablissements publics locaux entrant dans le primtre dHlios. Le nouveau protocole dchanges standard (PES) reposant sur le langage informatique XML a t labor avec les reprsentants des collectivits et des tablissements publics locaux. Il rpond deux objectifs : - Etablir la synthse des interfaces actuelles. Le PES reprend la logique dchanges bidirectionnels : les donnes ont vocation circuler de lordonnateur vers le comptable mais tout autant du comptable vers lordonnateur. Il permet de tirer partie des standards dinteroprabilit sur lesquels sappuie Hlios et notamment de l'usage du langage XML. Larchitecture retenue dans la description des schmas XML permet en effet de faire voluer chaque structure indpendamment des autres. Elle repose sur un ensemble de composants dfinis par domaines fonctionnels et de composants communs tels que len-tte des messages, les blocs "adresse" et "compte bancaire". - Enrichir la gamme par lintgration de donnes nouvelles, garantie de linteroprabilit des systmes. Le PES effectue la synthse des donnes vhicules par les diffrents protocoles existants en les enrichissant et largit le primtre des changes en couvrant de nouveaux domaines fonctionnels. Cette extension du primtre des changes est possible grce la cration de structures permettant l'alimentation automatique de nouveaux modules mis en uvre dans Hlios. Le PES n'impose pas de nombreuses donnes obligatoires nouvelles. Par contre, les nouveaux services s'appuient souvent sur la fourniture de donnes facultatives supplmentaires. Des accords entre ordonnateurs et comptables pourront spcifier les engagements rciproques pris pour tirer le meilleur parti de la richesse du nouveau protocole. Cette "contractualisation" du contenu des changes permettra de mettre en place les contrles automatiques de prsence de donnes indispensables aux nouveaux services attendus. Lorsque l'absence d'informations attendues mettra en pril la cohrence des rsultats, les fonctionnalits attendues pourront tre dbrayes.

Les avantages de la solution technique retenue sont les suivants : une liaison Internet suffira aux ordonnateurs pour accder leurs donnes ; le service offert par le Trsor public n'engendre pas de cot (hors celui de la connexion) ; les fonctions de recherche et de consultation seront trs enrichies par rapport l'existant (Minitel ou accs direct aux applications). Pour autant, Hlios ne crera pas de rupture avec l'existant. Les changes actuels, enrichis dventuelles volutions rglementaires, continueront tre accepts. A terme, l'adoption du PES permettra aux ordonnateurs de tirer totalement parti des apports d'Hlios.

Se prparer larrive dHlios en 10 points S'informer et effectuer quelques contrles

1. Sassurer que la transmission des informations au comptable du Trsor public est faite dans la dernire version des
protocoles dchanges en vigueur ce jour

2. Demander la trsorerie la date laquelle les comptes de la collectivit seront suivis dans Hlios pour anticiper les
volutions de protocole puis le passage au PES

3. Se renseigner sur les nouveaux services dj en place (exemple : Agathe pour la gestion active de trsorerie) 4. Sinformer sur Internet :
Site de lAgence pour le Dveloppement de lAdministration Electronique qui publie le langage informatique des schmas du PES www.adae.gouv.fr Une vrification avec le comptable du Trsor public

5. Avoir un accs Internet 6. Sassurer que le protocole actuel dans sa dernire version est compltement oprationnel : la dure de la phase de
test ne doit pas tre sous-estime

7. Pour bnficier de tous les services proposs par Hlios : planifier lvolution du systme dinformation de la
collectivit pour le traitement des changes de donnes au format PES Quand tout est prt

8. Les volumes doprations traiter dans les semaines prcdant la bascule ont t vrifis avec le comptable du
Trsor public Aprs : Vers les services enrichis

9. Contacter le comptable du Trsor public pour quil puisse dclarer la collectivit locale dans lannuaire des
partenaires de la DGCP

10. A partir de 2006, si la trsorerie utilise dj Hlios : adopter le PES pour bnficier de tous les services proposs
par Hlios