SAP BUSINESS ONE

La Solucin de Gestin de Negocios para las Pequeas y Medianas Empresas

2
TABLA DE CONTENIDO
Resumen Ejecutivo - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -3 Acerca de SAP - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -3 Diferenciadores Clave - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -4 Beneficios de Negocio - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -5 Soporte a los Procesos de Negocios - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -6 Funcionalidades Clave - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -7 Gestin Financiera - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -8 Gestin de las Relaciones con los Clientes - - - - - - - - - - - - - - - - -10 Ventas - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -11 Compras - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -12 Planeacin de Requerimientos de Materiales - - - - - - - - - - - - - - -13 Control de Inventarios - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -14 Gestin de Llamadas de Servicio - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -16 Integracin con Microsoft Office - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -17 Alertas y Aprobaciones - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -18 Niveles de Personalizacin y Configuracin Definidos por el Usuario - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -19 Reportes - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -20 Reportes Basados en Excel (Herramienta XL Reporter) - - - - - - - - -21 La Arquitectura de SAP Business One - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -22 Kit de Desarrollo de Software - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -23 Ms Informacin - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -24

SAP cumple con los requisitos que necesita el pequeo y mediano empresario para salir adelante frente a los formidables retos que nosotros mismos generamos.
Ing. Jorge Regules, Director General de Paisa.

3
RESUMEN EJECUTIVO
La aplicacin SAP Business One es una solucin econmica e integrada de gestin de negocios que ha sido diseada especficamente para las pequeas y medianas empresas del mundo entero. Por primera vez en la historia, los propietarios de este tipo de empresas podrn sacar provecho de una singular aplicacin que permite la automatizacin de los procesos de negocios y que ofrece un panorama veraz y unificado sobre la informacin actualizada y crtica de negocios que requieren las compaas en todas sus reas funcionales de negocios. La citada visibilidad de 360 grados sobre las reas de ventas, finanzas, compras, gestin de almacn y manufacturas, entre otras, le permitir tomar decisiones confiables, incrementando as la rentabilidad de su empresa y los niveles de control sobre sus respectivos procesos. La aplicacin SAP Business One se ofrece a escala mundial, a travs de una amplia red de partners de negocios calificados de SAP. Tales partners sacan provecho de la experiencia y conocimientos adquiridos por SAP alrededor del mundo, con el fin de prestar sus servicios y brindar soporte a escala local en sus respectivas regiones y pases. Teniendo a su disposicin ms de 1,300 partners y cerca de 300 soluciones desarrolladas por stos ltimos (soluciones que, de hecho, estn orientadas hacia las industrias y mercados especficos que dichos partners conocen profundamente), usted podr suplementar y extender fcilmente las funcionalidades aportadas por la aplicacin SAP Business One para as satisfacer los requerimientos particulares de su negocio. SAP Business One es una solucin idnea para aquellas compaas cuyos ingresos se ubican arriba de US$1 milln a US$100 millones anuales o cuyas plantillas de personal no sobrepasan 250 empleados. Implementada en diversos mercados, la aplicacin ha sido optimizada para las compaas que pertenecen a las industrias de ventas minoristas, ventas mayoristas, manufacturas bsicas (tanto discretas como por procesos) y servicios profesionales. Adems, si su negocio fuere una subsidiaria, cliente o proveedor de alguna organizacin global que ya estuviere disfrutando los beneficios asociados a las operaciones ejecutadas sobre el software empresarial SAP, usted podra sacar provecho de integraciones preconfiguradas que permiten racionalizar el proceso de implementacin y materializar velozmente los beneficios asociados al empleo de la aplicacin SAP Business One.

ACERCA DE SAP
SAP es reconocida a nivel mundial como la compaa lder en el suministro de soluciones de administracin de negocios para todo tipo de industria, en cada uno de los principales mercados del planeta. Con ms de 12 millones de usuarios repartidos en ms de 120 pases alrededor del mundo, ms de 100,000 instalaciones, y ms de 1,500 partners a escala universal, SAP es la ms grande compaa mundial de software interempresarial y el tercer ms grande proveedor global independiente de software. Durante ms de treinta aos, SAP se ha especializado en aquello que mejor sabe hacer: ofrecer soluciones de negocios que lideran cada industria y que permiten a las organizaciones responder satisfactoriamente a sus desafos cotidianos. Los citados niveles de experiencia y estabilidad constituyen uno de los motivos primordiales por los cuales las empresas del mundo entero, tanto grandes como pequeas, elijen a SAP. Aunque las soluciones ofrecidas por SAP alguna vez fueron consideradas como un lujo reservado exclusivamente a empresas de gran envergadura, dicha percepcin ha cambiado radicalmente en los ltimos tiempos, gracias a lo observado en la prctica real. Sustentada en las actividades de su rea de Investigacin y Desarrollo, cuyo presupuesto absorbe sumas que superan los US$1,200 millones al ao, SAP ha realizado una labor de reingeniera en sus portafolios de soluciones, con el fin de responder a las necesidades singulares de cada tamao y tipo de empresa dentro de mltiples industrias, quedando as facultada para ofrecer poderosas soluciones de negocios, tales como SAP Business One. Ms de 11,000 pequeas y medianas empresas alrededor del planeta ya han descubierto el poder y la simplicidad de la aplicacin SAP Business One. No cree usted que ya es hora de ingresar a ese privilegiado grupo?

4
DIFERENCIADORES CLAVE
La aplicacin SAP Business One es clave dentro del desarrollo del software de gestin de negocios dirigido a las pequeas y medianas empresas, ya que ofrece los diferenciadores clave descritos a continuacin: Funcionalidades Integrales SAP Business One automatiza todas las funciones bsicas de negocios, incluyendo la gestin de las relaciones con los clientes (gestin CRM, por sus siglas en ingls); la gestin de campaas y la definicin de prospectos; las manufacturas; y financiera. Las funcionalidades anidadas de gestin CRM integran homogneamente los procesos de ventas, soporte y de otra ndole que deben llevarse a cabo de cara al cliente, a nivel de toda la organizacin. Poderosos Anlisis y Herramientas de Reporte Diversas herramientas nicas de consulta y reporte le permiten seleccionar virtualmente cualquier tem dentro de un reporte, con el fin de acceder a todos los detalles relevantes. Las funcionalidades de reporte del software utilizan una interfaz estndar con Microsoft Excel, con el fin de simplificar la creacin de reportes. Alertas Basadas en Flujos de Trabajo SAP Business One ofrece alertas basadas en flujos de trabajo, las cuales monitorean, notifican y entran en accin en el momento que ocurra algn evento determinado eventos. Cualquier violacin a las polticas de negocios predefinidas activa la inmediata notificacin de la anormalidad. SAP Business One incluso va ms all, activando automticamente un proceso de flujos de trabajo que canaliza los recursos requeridos y propicia una respuesta al evento detectado. Facilidad de Uso SAP Business One es una aplicacin poderosa pero flexible que ha sido diseada con el usuario final en mente; por consiguiente, es fcil de usar, incluso por aquellos que presentan un nivel limitado de habilidades tcnicas. La disponibilidad de una interfaz de usuario intuitiva y del ambiente Microsoft Windows contribuye significativamente a reducir las correspondientes curvas de aprendizaje. Flexibilidad y Adaptabilidad SAP Business One proporciona a cada individuo dentro de su organizacin, la libertad necesaria para agregar campos, modificar formatos y personalizar consultas y reportes con facilidad. Usted cuenta con la capacidad para agregar gilmente nuevas funcionalidades, a medida que las necesidades de su negocio cambiaren con el transcurrir del tiempo. Funcin de Arrastre y Asociacin (Drag&Relate) SAP Business One brinda a individuos de todo nivel, una visibilidad de punta a punta sobre las operaciones de la empresa. La caracterstica de arrastre y asociacin, denominada Drag&Relate, presenta instantneamente la informacin y las transacciones en un formato fcil de entender, permitiendo analizar a fondo la informacin para posibilitar la investigacin y la consecucin de respuestas a las preguntas planteadas. Soporte de SAP SAP Business One es una aplicacin que ha sido desarrollada por el lder mundial en el suministro de soluciones de software de negocios, con ms de 30 aos de experiencia y ms de 12 millones de usuarios a escala universal.
Figura 1: La Oficina Integrada con SAP Business One

Soluciones Verticales Integradas y Certificadas Los partners de SAP ofrecen funcionalidades verticales, integradas y poderosas que suplementan las propias de la aplicacin SAP Business One. Ms de 300 soluciones desarrolladas por proveedores independientes de software se encuentran actualmente disponibles para la aplicacin. La calidad de dichas soluciones es meticulosamente monitoreada por SAP, con el fin de garantizar la mejor experiencia de cliente. Muchas de estas soluciones han sido sometidas a revisin por parte de SAP, con el objeto de hacerse merecedoras al otorgamiento de la certificacin como producto susceptible de ser integrado a la aplicacin SAP Business One.

EJECUTIVO

SERVICIOS
SAP BUSINESS ONE

MANUFACTURAS

VENTAS FINANZAS

SAP nos va a dar la fortaleza y la certidumbre para poder continuar invirtiendo, desarrollando negocios y creyendo en lo que hacemos. Esto al final traer el crecimiento.
Mauricio Ruiz, Director General de ECOMOR.

5
BENEFICIOS DE NEGOCIOS
Nunca hubo una poca mejor que sta para materializar los beneficios asociados a la aplicacin SAP Business One. Al ofrecerle la mejor solucin de su clase al precio adecuado para su floreciente empresa, la aplicacin desarrollada por SAP cuenta con el poder que usted requiere para impulsar su productividad, recortar sus costos, captar nuevas oportunidades de negocios y prever los desafos que deber afrontar su empresa, a un nivel nunca antes visto. Aumento de Ingresos El gil y sencillo acceso a la informacin que est disponible en tiempo real en cualquier lugar de la aplicacin le ayudar a identificar nuevas oportunidades de venta, agilizar los tiempos de ingreso al mercado de sus productos, y prestar unos niveles de soporte y servicio al cliente que seguramente promovern la realizacin de nuevos negocios. Reduccin de Costos Olvdese de las costosas actualizaciones y las iterativas parametrizaciones que se requieren como parte de los esfuerzos por mantener la compatibilidad de su software empresarial. Operaciones Sobre Una Sola Solucin La aplicacin SAP Business One comprende los componentes integrales listados a continuacin: contabilidad, gestin de las relaciones con los clientes, ventas, manufacturas, compras, banca e inventarios. Las soluciones plenamente integradas que son aportadas por los proveedores independientes de software que estn asociados con SAP vienen a complementar las funcionalidades existentes de la aplicacin y a acometer las necesidades particulares de su negocio. Mejores Relaciones con los Clientes La gestin de las relaciones con los clientes le proporciona a su equipo los datos relevantes que a nivel de compaa ste necesita para alcanzar niveles ms slidos de ventas y soporte. Proteja Su Inversin en Tecnologa de la Informacin Contra los Cambios Futuros Por qu habra usted de tolerar soluciones que algn da sern insuficientes para el tamao de su negocio? Erradique el software de bajo desempeo, la informacin obsoleta, las limitaciones del almacenamiento de datos y las restricciones fijadas para el nmero autorizado de locaciones y usuarios simultneos. Obtenga Instantneamente Percepciones Ms Claras Si desea contar con un control rutinario sin precedentes, utilice las carteleras de control ( dashboards) que ofrecen vistas de datos actualizados al instante sobre los indicadores clave de desempeo. Mantngase Alerta a la Disponibilidad de Informacin Crtica SAP Business One ofrece poderosas funcionalidades de alerta de fcil configuracin. Mejore la Eficiencia La disponibilidad de un repositorio centralizado de datos mejora dramticamente la eficiencia y suministra la informacin apropiada a las personas adecuadas, logrando as eliminar el ingreso de datos redundantes. Acceda a un Soporte Local Una red mundial de partners calificados de negocios ofrece un nivel inigualable de soporte a escala local. Entre Rpidamente En Operacin Saque provecho de las configuraciones preestablecidas que brindan soporte a las mejores prcticas de negocios y haga posible una fcil implementacin que le permita entrar en operaciones con gran rapidez. Support Multicurrency Transactions Conduct business transactions and report in multiple currencies. Hable el Idioma de Sus Clientes Gracias al soporte brindado a ms de 20 idiomas y 40 pases diferentes, usted podr comunicarse con sus clientes y proveedores a escala mundial. Integre SAP Business One con Microsoft Office SAP Business One est plenamente integrada con la suite de productos Microsoft Office. Esto posibilita comunicaciones homogneas dentro de su organizacin e incluye funcionalidades tales como el manejo compartido de contactos comerciales, citas de negocios y tareas. Integre SAP Business One con las Aplicaciones SAP Business Suite SAP Business One presenta una arquitectura abierta que se integra homogneamente con la familia de aplicaciones de negocios SAP Business Suite, as como ms de 300 aplicaciones aportadas por proveedores independientes de software.

6
SOPORTE A LOS PROCESOS DE NEGOCIOS
SAP Business One es una solucin verstil e integral de gestin de negocios que est equipada con una interfaz de fcil uso. La aplicacin ofrece funciones que ayudan a racionalizar y dar viabilidad a los procesos bsicos de negocios descritos a continuacin: Gestin de las Relaciones con los Clientes SAP Business One es la aplicacin lder en la gestin de negocios dirigida a las pequeas y medianas empresas. El software ofrece funcionalidades de gestin CRM, incluyendo software para la automatizacin de la fuerza de ventas, el rastreo de las actividades de pipeline, la gestin de oportunidades, las ventas estratgicas, la gestin de campaas y la definicin de prospectos, el acceso virtual, y la gestin de contratos. Este enfoque integrado ofrece una panormica de 360 grados sobre cada cliente. Gracias a la visibilidad total sobre el proceso de ventas, usted podr tener un conocimiento ms preciso de sus clientes: un factor clave para el perfeccionamiento de las relaciones con los mismos. Al combinarse con las sofisticadas funciones administrativas que reciben soporte de SAP Business One, los citados niveles de visibilidad y comprensin le permitirn tomar un control ms efectivo e influir en el proceso de ventas hasta captar una cuota mayor de su respectivo mercado. Gestin Financiera SAP Business One aporta funcionalidades de gestin financiera que permiten a su empresa elevar sus niveles de productividad, brindando soporte a las actividades asociadas al manejo de mltiples divisas, la definicin de presupuestos y la ejecucin de reconciliaciones bancarias. Gestin de Manufacturas SAP Business One aporta funcionalidades manufactureras que propician la automatizacin y racionalizacin de los procesos de planeacin de materiales y elaboracin de listas de materiales. Las organizaciones con operaciones manufactureras podrn definir los escenarios de planeacin y administrar las actividades de planeacin de materiales para sincronizar sus niveles de produccin con la demanda de los clientes y as formular ms eficientemente sus pronsticos. Las completas funcionalidades de gestin de inventarios, que incluyen la conformacin de kits de gestin, la gestin de almacenes y la elaboracin de listados de precios multinivel, ayudarn a tener actividades ms eficientes a travs de toda la organizacin. Control de Gestin y Generacin de Reportes SAP Business One suministra las herramientas que las organizaciones necesitan para racionalizar sus procesos operacionales y gerenciales, incluyendo alertas en lnea, gestin de descuentos de ventas, gestin de excepciones y aprobaciones de flujos de trabajo. Mediante el empleo de la caracterstica patentada de arrastre y asociacin (Drag&Relate), que relaciona la informacin para generar reportes y anlisis instantneos, los gerentes podrn crear un nmero ilimitado de reportes que les habrn de ayudar a centrarse en las relaciones y transacciones crticas para su empresa. Gestin de la Informacin Una interfaz de usuario intuitiva proporciona a todos individuos dentro de su organizacin poderosas herramientas que dan acceso a la informacin, tanto a nivel global como a nivel detallado. En consecuencia, SAP Business One promueve un nivel sin precedentes de participacin gerencial y ejecutiva, lo cual eleva la calidad y la precisin de las decisiones de negocios. Comunicaciones Mediante el uso de la aplicacin SAP Business One, los empleados podrn sincronizar sus calendarios, contactos y tareas, as como capturar y acceder a todas las comunicaciones relevantes para los clientes, partners y proveedores. La homognea integracin con Microsoft Outlook proporcionar un nivel adicional de comunicaciones.

Gracias a SAP Business One, los procesos de Grupo CELSA estn ms controlados y seguros, lo que nos permite tener informacin financiera y operativa de las nueve empresas en tiempo real.
Antonio Toledo, Director de Tecnologa para Grupo CELSA.

7
ASPECTOS GENERALES DE LAS REAS FUNCIONALES
SAP Business One ofrece funciones administrativas que le permitirn parametrizar y mantener copias de repuesto de los datos, definir tasas de cambio de moneda, configurar permisos y alertas, y acceder a informacin proveniente de software de terceros. Adicionalmente, SAP Business One ofrece funcionalidades en las siguientes reas, con el fin de racionalizar y facilitar el desarrollo de sus procesos bsicos de negocios. Finanzas Administre sus transacciones financieras, incluyendo libro mayor general, configuracin y mantenimiento de cuentas, registros de diario, ajustes de moneda extranjera y definicin de presupuestos. Banca Administre recibos de caja y registro de cheques, consignaciones y reconciliaciones bancarias. Ventas Cree cotizaciones, ingrese rdenes de clientes, programe entregas, actualice saldos de inventario y administre todas las facturas y cuentas por cobrar. Compras Administre y d mantenimiento a las actividades asociadas a los proveedores, tales como emisin de rdenes de compra, actualizacin de nmeros de inventario, clculo de valores de artculos importados, y manejo de devoluciones y crditos. Gestin CRM Administre y d mantenimiento a todos los datos de clientes y revendedores, incluyendo perfiles, resmenes de contactos, saldos de cuenta y anlisis del pipeline de ventas. Control de Inventarios Administre niveles de inventario, artculos, listados de precios, acuerdos especiales de precios, transferencias entre almacenes y transacciones de inventario. Planeacin de Requerimientos de Materiales Programe y administre partidas para la creacin o compra de materiales, empleando una diversidad de criterios que aportarn una simple aunque poderosa funcin de planeacin a los compradores profesionales y planificadores de la produccin. Reportes Cree poderosos reportes para prcticamente todos los aspectos de su negocio, incluyendo llamadas a los clientes, deudas a proveedores, ventas, flujos de caja, resmenes de contactos con los clientes, contabilidad, inventarios en almacn, estados financieros, escalas de precios, actividades de clientes, y mucho ms (mediante reportes estndar o consultas definidas por usted mismo). Gestin de Servicio Optimice el potencial de sus departamentos de servicio mediante la prestacin de soporte a las operaciones de servicio, la gestin de los contratos de servicio, la planeacin del servicio, el rastreo de las actividades de interaccin con los clientes, y el soporte al cliente. Gestin de Empleados Proporcione a sus gerentes las funcionalidades que stos requieren para manejar los datos detallados sobre los empleados, la informacin de contacto con los mismos, y los reportes sobre ausencias laborales. Funcionalidades Verticales y Complementarias Responda a las necesidades especficas de cada industria con soluciones desarrolladas por los proveedores independientes de software que lideran cada una de ellas, con el fin de aportar funcionalidades verticales y complementarias. Diversos partners de SAP ofrecen soluciones micro-verticales que estn disponibles para industrias tales como las de manufacturas, ventas minoristas, distribucin mayorista y servicios. Las funcionalidades complementarias se ofrecen en reas tales como reportes avanzados, acceso a dispositivos mviles y gestin de flujos de caja. Kit de Desarrollo de Software Conecte fcilmente aplicaciones externas a SAP Business One, o agregue funcionalidades parametrizadas a la aplicacin, a travs del uso del denominado Kit de Desarrollo de Software (SAP Business One Software Development Kit - SAP Business One SDK).

FUNCIONES DE SAP BUSINESS ONE Funciones de Reporte y Navegacin de Datos Tecnologas SAP Subyacentes (Drag&Relate, Alertas y Parametrizacin de Interfaces de Usuario)
Finanzas
Chart of accounts Account segments Journal entries Journal vouchers Recurrent transactions Exchange rates in multiple currencies Financial reports Budget cost centers Checks Sales tax calculations Multiple financial periods Deposits Credits Receipts Deferred payments

Ventas
Opportunities and pipeline management Contact management ing Quotations Orders Invoices Deliveries Returns Price lists in multiple currencies Client management Gross profit calculation Microsoft Office integration

Servicio
Service contract management Service planning Tracking across multiple customer interactions Knowledge database Service call management

Compras
Purchase orders Purchase deliveries Purchase returns Purchase credit notes Landed costs

Existencias
Items management Item queries Price lists Receipt to stock Release from stock Stock transactions Warehouse transfers Serial numbers tracking Batch management Pick and pack Kitting

Manufacturas
Bill of materials Production orders Forecasting Materials resource planning wizard Recommendation reports

Web sales

Kit de Desarrollo de Software SAP Business One

Figura 2: Soporte a las reas Funcionales

8
GESTIN FINANCIERA
SAP Business One ofrece funcionalidades de gestin financiera que permiten a su empresa alcanzar los ms altos niveles de eficiencia y productividad, brindando soporte al manejo de mltiples divisas, la definicin de presupuestos y las reconciliaciones bancarias. Contabilidad Cree planes para cualquier pas, utilizando una plantilla de planes contables que puede adaptarse para que se acomode a las singulares necesidades de su negocio; defina planes individuales de hasta 10 segmentos, si fuere necesario, con el fin de cumplir satisfactoriamente con los requerimientos de reporte. Registros de Diario Disfrute las funcionalidades automatizadas que ingresan los registros de diario automticamente desde las reas de ventas, compras y banca, o cree registros de diario completamente nuevos. As mismo, podr buscar registros existentes y asignar automticamente cualquier transaccin a un determinado proyecto o centro de utilidades. Comprobantes de Diario Guarde mltiples registros manuales de diario a nivel de lote y procselos simultneamente. Esto har posible la verificacin y recopilacin de asientos antes de que los mismos sean registrados en el libro mayor general. Plantillas de Registro Defina plantillas de cuentas de mayor que le permitan ahorrar tiempo y evitar errores durante el asiento manual de los registros de diario. Registros Recurrentes Defina el carcter recurrente de ciertos registros propios durante la ejecucin regular de la contabilidad y especifique la frecuencia de recurrencia para cada registro particular. En el caso de los registros recurrentes, la aplicacin automticamente le recordar ingresar sus transacciones.

"Con SAP BO no estamos descubriendo el hilo negro: ms bien nos estamos dando la oportunidad de estar a la vanguardia tecnolgica, a travs de una oportuna, veraz y confiable fuente de informacin, lo que nos permite una adecuada toma de decisiones estratgicas que son factor fundamental para el crecimiento de nuestra compaa".
Eduardo Pizzuto, Director General de CMS International.

Reversin de Diario Reverse automticamente los acumulados de fin de mes. Por defecto, la reversin de los registros especificados se llevar a cabo el primer da del mes siguiente, aunque SAP Business One brindar a los usuarios la opcin de especificar diferentes fechas de reversin para cada registro, en caso de que ello fuere necesario. Diferencias en Tasas de Cambio Evale peridicamente sus partidas abiertas en moneda extranjera, identifique cualquier diferencia y elija la transaccin correctiva apropiada.

Plantillas de Reportes Financieros Genere gil y fcilmente un nmero ilimitado de plantillas de reporte financiero que se acomoden a cada una de sus necesidades de negocios, incluyendo, por ejemplo, la generacin de estados suplementarios de prdidas y ganancias.

Figura 3: Plan Contable Completo

Contabilidad en Tiempo Real

Finanzas Plenamente Integradas Automatice actividades clave de gestin financiera y bancaria con funcionalidades plenamente integradas. Cada vez que lleve a cabo una transaccin, el software automticamente ingresar un registro de diario en el libro mayor general para que usted no tenga que realizar algn ingreso o procesamiento por lotes adicionales. gil Anlisis Detallado Analice fcilmente y en detalle la informacin, incluso a nivel de cada asiento contable. Podr, por ejemplo, realizar un anlisis detallado para visualizar la informacin del plan contable mientras estudia un registro de diario para una determinada transaccin de ventas. Plan Contable Completo Profundice su anlisis dentro del campo de saldos para visualizar aquellas transacciones que hacen parte de un determinado saldo.

Cierre de Fin de Mes

Figura 4: Herramienta XL Reporter

Cierre Acelerado Acelere los cierres de fin de mes mediante la asignacin de tareas a individuos o la creacin de recordatorios que ayuden a administrar los diversos aspectos contemplados en el cierre, todo ello a travs de la ventana de actividades.

Presupuestos Defina y administre presupuestos, cotejndolos con las cuentas del libro mayor general. Configure mtodos de asignaciones presupuestarias, defina cifras presupuestarias en cualquier divisa (local, extranjera, o una combinacin de ambas) y visualice un reporte resumido del presupuesto que compare las cifras proyectadas con las reales. Mediante el empleo de SAP Business One, usted podr definir una alerta en lnea que le notificar cualquier evento en el cual determinada transaccin exceda su presupuesto mensual o anual. Centro de Utilidades Defina diferentes centros de utilidades o departamentos y asigne las correspondientes cuentas de ingresos y costos a un centro de utilidades predefinido en el plan contable.

Reporte de Centro de Utilidades Genere un estado de prdidas y ganancias basado en ingresos y costos (tanto directos como indirectos), de acuerdo con lo estipulado en las reglas de asignacin aplicables. Dicho estado podr generarse para cualquier centro de utilidades y usted podr elegir entre formatos de visualizacin anual o mensual, as como comparar los resultados con las cifras alcanzadas en perodos previos. Reglas de Distribucin Defina diferentes reglas de distribucin para la caracterizacin de las actividades de negocios y luego asigne cuentas de ingresos o costos a las reglas de distribucin correspondientes.

Cuentas de Control Identifique las cuentas de control y asgnelas como cuentas de registro por defecto para que cubran los incrementos o disminuciones en los saldos de los clientes o proveedores. Esto garantizar la sincronizacin entre el libro mayor general y los libros auxiliares. Plantillas de Registro Contable Utilice las plantillas de registro contable para asignar costos o transacciones a nivel de diversos departamentos, con base en porcentajes fijos determinados. Los registros contables recurrentes le permitirn crear transacciones con montos fijos. Reversin de Transacciones Use esta caracterstica para reversar automticamente las transacciones e ingresarlas en una fecha de reversin definida por el usuario.

Reportes Financieros
Reportes Multinivel Cree una estructura de cuentas del mayor que suplemente sus capacidades de reporte. Los reportes multinivel ofrecen mayor eficiencia, gracias a la flexibilidad aportada por la caracterstica de segmentacin de cuentas disponible en SAP Business One. Reportes Integrados Compile reportes de negocios, contables, de almacn y financieros, as como estados de cuenta, y exporte dichos reportes a Microsoft Excel y Microsoft Word. Herramienta XL Reporter Acceda a vistas en tiempo real sobre los datos crticos de negocios contenidos en SAP Business One y haga uso de todas las funcionalidades de Excel para el formateo de reportes de front-end.

10
GESTIN DE LAS RELACIONES CON LOS CLIENTES
SAP Business One ofrece funcionalidades completas e integradas de ventas y servicio, garantizando un control total sobre la captacin, retencin y rentabilidad de los clientes para la compaa. Caractersticas estrechamente integradas de mercadeo, ventas y servicio proporcionan una visibilidad de punta a punta, a travs de todo el ciclo de vida til del cliente. Ventas CRM Registre todas las oportunidades de venta generadas durante la totalidad del ciclo de vida til del cliente, desde la identificacin del lead, la deteccin y la calificacin del cliente hasta la propuesta, el cierre y las actividades de servicio y soporte posventas. Adicionalmente, incluya detalles sobre la oportunidad, tales como fuente, tamao potencial de la negociacin, fecha de cierre, competidores y actividades asociadas. Caractersticas CRM I Ventas (Cuentas Por Cobrar): Cree cotizaciones de precios, registre rdenes de cliente, programe entregas, actualice saldos de inventario y administre todas las facturas y cuentas por cobrar. I Compras (Cuentas Por Pagar): Administre y d mantenimiento a las transacciones con proveedores, incluyendo la emisin de rdenes de compra, la actualizacin de los volmenes de inventario, el clculo del valor en muelle de los artculos importados, y el manejo de las devoluciones y crditos. I Registro Maestro de Partners de Negocios Administre toda la informacin sobre clientes, revendedores y proveedores, incluyendo direcciones de correo electrnico, perfiles, reportes de ventas, actividades con partners de negocios y saldos de cuenta. Utilice el calendario para rastrear sus actividades y lleve a cabo bsquedas de palabras clave para encontrar artculos especficos dentro del calendario. Reportes: Analice las oportunidades segn la fuente de la oportunidad (lead), territorio, industria, cliente y artculo. Los reportes presentan pronsticos e ingresos previstos para una diversidad de rangos de fechas, incluyendo frecuencias mensuales o trimestrales. Usted podr visualizar la distribucin de leads segn su fuente y a lo largo del tiempo, con el fin de identificar las actividades ms rentables de la generacin de leads. Gestin de Campaas y Prospectos: Importe miles de prospectos desde archivos Excel o desde algn otro formato estndar de archivo, tal como archivos de valor separados por comas (comma separated value files). Administre y d seguimiento a las actividades. Agregue prospectos a los listados de las campaas por correo electrnico, los listados de contactos y los boletines informativos. Ataque los prospectos objetivo o los partners de negocios con campaas por correo electrnico o mediante llamadas en fro. Cree campaas, implemntelas y rastree sus resultados. Acceso Virtual: Utilice el poder del Internet para permitir que sus equipos de ventas distribuidas y servicio se mantengan conectados y enfocados, gracias al acceso virtual proporcionado por SAP Business One. Dentro de las caractersticas ofrecidas se cuentan la gestin de rdenes de venta, la seleccin y visualizacin de productos, la gestin de actividades y tareas, la gestin de cuentas, la gestin de oportunidades, la gestin de prospectos, la gestin de catlogos de producto, la gestin de rdenes de servicio, y la gestin de campaas. Reportes Dinmicos: Obtenga una singular vista segmentada en fases cronolgicas sobre los datos de negocios, gracias a un reporte dinmico de anlisis de oportunidades que le permitir detectar fcilmente las tendencias, patrones y comportamientos de las oportunidades y el personal de ventas.

Figura 5: Visibilidad Completa

Reportes Grficos Obtenga una completa visibilidad sobre su pipeline o filtre los reportes para obtener vistas individuales del personal de ventas, los clientes, los leads y las etapas del ciclo de ventas, entre otros.

I
Figura 6: Vista nica sobre los Datos de Negocios

SAP Business One es una herramienta estratgica para perseguir todos los objetivos inmediatos que proyectamos: consolidacin en el mercado nacional, bsqueda de nuevos productos que complementen nuestra lnea y crecimiento en los mercados de exportacin como es el caso de Guatemala y El Salvador.
Fernando Arregui Mendoza, Director General de Global Fuentes.

11

VENTAS
SAP Business One ofrece un desarrollo flexible de documentos de negocios, incluyendo cotizaciones. No slo brinda soporte a diferentes tipos de lnea (lo que le permitir crear subtotales para las lneas previas), sino tambin le permite insertar textos de forma libre en cualquier punto del cuerpo del documento y desplegar artculos alternos recomendados. Usted podr almacenar y reutilizar comentarios estndar, as como definir los textos de encabezados y pies de pgina para cada documento particular. Adicionalmente, podr calcular las utilidades brutas para cada cotizacin, revisar fcilmente el historial de precios de venta y, una vez creada la cotizacin, exportarla rpida y homogneamente a Microsoft Word. Caractersticas de Venta de SAP Business One rdenes Simplifique el registro de las rdenes de venta al acceder a la informacin sobre disponibilidad de artculos a nivel de mltiples almacenes. Cuando se presentare alguna escasez, podr colocar rdenes a partir de un listado de artculos alternos, o, de manera alterna, permitir que se haga una entrega parcial del volumen total de artculos ordenados. Las rdenes brindarn soporte a diferentes fechas de entrega y direcciones de destinatario para cada partida de lnea, y usted podr crear automticamente rdenes de compra a partir de rdenes de venta, quedando facultado para entregar los embarques contemplados en la orden de compra en las instalaciones del cliente. Entregas Genere documentacin de empaquetamiento para todos los bienes enviados al cliente. La funcin preinstalada de empaquetamiento hace posible la inclusin virtual de los artculos en diferentes paquetes durante la creacin de una entrega. Usted podr almacenar el nmero de gua de la entrega y acceder al status del embarque contenido en el comprobante de entrega, simplemente haciendo clic con su mouse. El software actualiza automticamente los volmenes de inventario cada vez que usted realiza una entrega efectiva. Factura para Cuentas Por Cobrar Cree automticamente el registro de diario correspondiente a cada factura. De esta manera, podr crear un recibo automtico, en caso de que el cliente decida pagar nicamente una parte de la factura. Factura y Pago de Cuentas Por Cobrar Cree una factura y un recibo en un mismo paso, usando la informacin proveniente de un mismo documento. Nota de Crdito para Cuentas Por Cobrar Importe fcilmente los datos de la factura original durante la creacin de una nota de crdito para la mercanca devuelta. Impresin de Documentos Seleccione el perodo, nmero de documento o tipo de documento para imprimir los registros de ventas y compras correspondientes.
Figure 7: Synchronize Your Calendar

Gestin de Calendarios Administre las actividades mediante el uso de un calendario que ofrece vistas diarias, semanales o mensuales y que est sincronizado en ambas direcciones con el calendario contenido en Microsoft Outlook.

Borradores de Documentos Imprima, edite y administre todos los documentos que hayan sido seleccionados como borradores. Asistente de Generacin de Documentos Agrupe todos los documentos de ventas existentes dentro de una misma factura para un cliente determinado. Podr crear una diversidad de rdenes y comprobantes de entrega durante el curso de un mes, as como facturas resumidas para cada cliente al final del mes en cuestin.

Asistente de Cobros Administre mltiples cartas de cobro para cada cliente individual y mantenga un historial de cobros para el mismo. Ponga en accin el asistente a intervalos regulares (mensual o semanalmente), con el fin de detectar todas las facturas de cliente pendientes de pago y de enviar una serie de cartas de cobro, de diferentes niveles y a diferentes intervalos predefinidos. Adicionalmente, podr especificar el mtodo de clculo de intereses y las tarifas de cobro aplicables.

Gestin de Datos Maestros Profundice hasta el nivel de datos maestros para clientes, leads y proveedores, con el fin de obtener una vista en tiempo real de 360 grados que incluya la siguiente informacin: I Contactos e informacin asociada I Saldo de cuenta Nmero de oportunidades de venta I Nmero de llamadas de servicio I Todas las actividades asociadas

12
COMPRAS
Usted puede administrar y dar mantenimiento a las actividades asociadas a los proveedores, usando las siguientes funciones de SAP Business One. Caractersticas de Compra de SAP Business One rdenes de Compra Cuando ordene materiales o servicios a algn proveedor, podr crear las rdenes de compra respectivas, e imprimirlas, enviarlas por fax o correo electrnico, directamente al proveedor en cuestin. Las rdenes de compra actualizan las cantidades disponibles de los artculos pedidos e informan al gerente de almacn sobre la fecha de entrega programada. Adicionalmente, usted podr dividir una orden de compra en mltiples partes (por ejemplo, en aquellos casos en los cuales los artculos contemplados en la orden deben ser enviados a mltiples almacenes). rdenes de Compra para Recibos de Bienes Decida si deseara recibir las entregas en uno o mltiples almacenes. Los recibos de bienes podrn vincularse a una orden de compra, significando esto que las cantidades expresadas en la orden de compra podrn cambiar si las cantidades recibidas no corresponden a las cantidades establecidas en la orden original. Factura para Cuentas Por Pagar Procese los pagos a los proveedores con base en los ingresos de los registros de diario que el software automticamente genera cuando usted procesa las facturas a proveedores. Nota de Crdito para Cuentas Por Pagar Emita una nota de crdito en beneficio de cualquier proveedor por concepto de mercancas devueltas. Usted podr obtener fcilmente los datos que se requieren en la nota de crdito, tomndolos de la factura original. Costos En Muelle Calcule el precio de compra de la mercanca mediante la asignacin de diversos elementos de costos en muelle (tales como fletes, seguros y aranceles aduaneros) al costo FOB de cada artculo. El valor real de la mercanca a nivel de almacn se actualizar automticamente. Borradores e Impresin de Documentos Edite y administre todos los documentos de compra que hayan sido guardados como borradores e imprmalos (incluso los borradores) segn perodo, nmero de documento o tipo de documento.

Figura 8: Cree la Orden de Compra

La empresa se dirige a seguir creciendo con base en las necesidades que tengan sus clientes y lo interesante es que la mayora de ellos trabajan con SAP, por tanto, se vislumbra que en los siguientes aos se pueda crear una red de trabajo sustentada en las aplicaciones de SAP y que permita facilitar labores de comercializacin entre clientes y proveedores en el pas.
Jorge Montemayor, Director Administrativo, ELMET.

13

PLANEACIN DE REQUERIMIENTOS DE MATERIALES

SAP Business One ofrece una simple pero poderosa funcin de planeacin que le ayudar a programar y administrar los artculos que habrn de ser producidos o adquiridos, a travs del empleo de una diversidad de criterios. Caractersticas de Planeacin de Requerimientos de Materiales de SAP Business One Pronsticos Prediga la demanda con base en diversas mtricas de pronstico y no exclusivamente en los historiales y las rdenes recibidas. Los clculos de pronstico le ayudarn a prever la demanda futura de los productos y a ajustar consecuentemente la planeacin de materiales, a travs del uso de los pronsticos de la demanda disponibles en el asistente de planeacin de requerimientos de materiales (asistente MRP, por sus siglas en ingls). Asistente MRP Organice y optimice los requerimientos futuros de materiales, y administre y ejecute las recomendaciones y excepciones de compras y manufacturas. Mediante la consideracin de las cantidades mnimas de pedido y las rdenes mltiples, usted podr materializar reducciones en costos y as sacar provecho de las variaciones coyunturales en los precios de compra y de los tamaos de los lotes de produccin estndar. El asistente generar un reporte recomendatorio que ofrecer sugerencias sobre el desarrollo o la compra de artculos. Numerosas opciones de profundizacin estarn a su disposicin para que pueda visualizar fcilmente los clculos netos de los requerimientos y los documentos que efectivamente generarn los requerimientos brutos. Reporte Recomendado para rdenes Cree automticamente rdenes de produccin y de compra, basndose en la informacin contenida en los reportes recomendatorios. Si algn artculo debe obtenerse mediante outsourcing, usted podr convertir fcilmente la orden de produccin en una orden de compra. Podr, adems, consolidar mltiples rdenes de compra dirigidas a un mismo proveedor en una sola orden, racionalizando an ms el proceso de compra.

Figura 9: Planeacin MRP con el Asistente de Planeacin

14
CONTROL DE INVENTARIOS
Administre la informacin maestra, los nmeros de serie y los listados de precios de los artculos. As mismo, defina artculos alternos, realice ajustes de aumento o disminucin de inventarios, ejecute conteos de ciclos y genere listados de seleccin para rdenes de venta abiertas. Caractersticas del Control de Inventarios de SAP Business One Datos Maestros de los Artculos Defina artculos de produccin (fabricacin), adquisicin (compra) o no inventariados, tales como mano de obra o viajes. Mantenga la informacin por defecto para cada artculo, incluyendo proveedor de compra, unidad de medida de compra, unidad de medida de venta, y status tributario. Podr mantener los artculos inventariados en mltiples almacenes, con diferentes costos asociados, dependiendo de la locacin. SAP Business One brinda soporte a diversos mtodos de valoracin de inventarios. El software actualmente ofrece soporte a los mtodos de costo estndar, promedio ponderado de movilizacin y FIFO. D mantenimiento a los datos de planeacin contenidos en los datos maestros de los artculos. Usted podr definir el mtodo de aprovisionamiento (fabricacin o compra, por ejemplo), as como los intervalos dentro de los cuales se deber comprar un artculo determinado (mensual, semanal o diario). Adems, podr definir los tamaos de los lotes de artculos comprados, la cantidad mnima de la orden, y los tiempos promedio de espera. Posteriormente, podr utilizar esta informacin en conjuncin con las funcionalidades de planeacin MRP. Nmeros de Serie Genere automtica o manualmente los nmeros de serie, mediante el empleo de plantillas. Lotes Asigne lotes a los productos y clasifquelos segn su vida til en estanteras o cualquier otro atributo de libre definicin. Posteriormente, podr definir los lotes de estos productos en las rdenes de venta, los comprobantes de entrega y los movimientos de inventario. Artculos Sustitutos Cree un listado de artculos alternativos que se ofrezcan cuando las selecciones del cliente no se encuentren disponibles, clasificando dichos artculos alternos de acuerdo con su similitud, a nivel de caractersticas, precio o cantidad. Nmero de Catlogo de Partner de Negocios Tenga a su disposicin una tabla que permita cotejar los nmeros de parte de los clientes y proveedores con los nmeros de parte en inventario. Podr utilizar los nmeros de parte de los clientes en los documentos de compra, en lugar de los nmeros de parte en inventario.

Lo primero en lo que nos benefici SAP Business One fue en la recuperacin de la cartera vencida. Antes de surtir cualquier pedido, nos informamos sobre el status de pagos para proceder. Adems de conocer cunto debo y cunto me deben para planear flujos de efectivo.
Eduardo Gracia, Director General de Ensel Technologies.

15

Liberacin y Recibo de Bienes Registre las liberaciones y recibos de bienes que no estn directamente relacionados con un determinado documento de compra o venta. Transferencia de Inventarios Mueva los inventarios entre distintos almacenes. Asiento Contable de Inventarios Ingrese los saldos iniciales de los artculos en inventario y actualice los datos de almacn. Conteo Cclico de Inventarios Racionalice las actividades de conteo de inventarios mediante la identificacin de los puntos en los cuales cada artculo en inventario est programado para ser contabilizado. Las alertas y reportes producidos ayudarn a garantizar que los artculos de diversos niveles de importancia sean contabilizados con la frecuencia requerida. Lista de Precios Defina diversas listas de precios y enlcelas con distintos clientes y proveedores. Cree fcil y rpidamente vnculos dinmicos entre las listas de precios, las cuales se actualizarn automticamente, cada vez que la lista primaria sea modificada.

Precios Especiales Defina precios especiales para clientes o proveedores individuales, precios especficos para ciertos volmenes de orden, y perodos de validez para cada precio en particular. Gerente de Procesos de Recoleccin y Empaque (Pick & Pack) Administre el proceso de recoleccin y empaque hasta con tres filas de espera. Cuando las rdenes de venta se ingresen, sern visualizadas en la fila de espera denominada abiertas. Posteriormente, usted podr marcar las cantidades como total o parcialmente liberadas para recoleccin. La lista denominada liberadas desplegar todas aquellas rdenes que hayan sido liberadas para recoleccin y que usted podr marcar como total o parcialmente recolectadas. Tanto en la fila de rdenes abiertas como en la fila de rdenes liberadas, podr crear automticamente listados de recolecciones para una sola orden o todo un rango de rdenes. Esta caracterstica ofrece extensas funcionalidades de profundizacin que incluyen datos maestros de clientes y artculos, as como documentos fuente.

Figura 10: Funcionalidades de profundizacin con el Gerente de Procesos de Recoleccin y Empaque

16
GESTIN DE LLAMADAS DE SERVICIO
SAP Business One ofrece funcionalidades de gestin CRM como parte de la aplicacin, garantizando un pleno control sobre la captacin, retencin, lealtad y rentabilidad de los clientes, de cara a su empresa. Funciones estrechamente integradas de mercadeo, ventas y servicio proporcionan una visibilidad de punta a punta sobre el ciclo completo de vida til. Las funciones de gestin de llamadas de servicio brindan soporte a las operaciones de servicio, la gestin de contratos de servicio, la planeacin de servicios, el rastreo de las actividades de interaccin con los clientes, el soporte al cliente, y la gestin de las oportunidades de venta. Caractersticas de la Gestin de Llamadas de Servicio de SAP Business One Contratos de Servicio Cree un contrato de garanta o soporte regular para los artculos o servicios vendidos a un cliente. Dicho contrato contemplar las fechas de inicio y finalizacin, as como trminos contractuales especficos, incluyendo tiempos garantizados de respuesta o resolucin de problemas. Historiales de los Equipos del Cliente Mantenga informacin detallada sobre los artculos vendidos al cliente, incluyendo nmero de serie del fabricante, nmero de serie de un repuesto, e historial de llamadas de servicio. Los historiales tambin enumeran los contratos de servicio asignados a cada artculo especfico. Reporte Sobre los Equipos del Cliente Visualice todos los equipos y nmeros de serie correspondientes que se hayan vendido a un cliente determinado o a un cierto rango de clientes. Llamadas de Servicio Revise la informacin sobre todas las llamadas de servicio que hayan sido creadas, resueltas o cerradas en una fecha determinada o dentro de un cierto rango de fechas. Podr restringir el reporte para que se visualicen nicamente las llamadas de servicio hechas para una lnea, un tcnico, un tipo de problema, una prioridad, un artculo o un status de llamada especficos. Podr optar por incluir - o no - una vista sobre las llamadas an pendientes de resolucin. Llamadas de Servicio en Listas de Espera Rastree y d mantenimiento a las llamadas de servicio, revisando el historial de llamadas asociadas a cada evento particular. Usted podr monitorear el status de una llamada especfica y asignarla a algn tcnico individual, o, alternativamente, mantenerla dentro de una lista de espera para un equipo de tcnicos. Tiempos de Respuesta Segn Cesionario D seguimiento a las comunicaciones entre un determinado cliente y el departamento de servicio, determinando el tiempo que se necesita para responder apropiadamente a una llamada de servicio individual.

Figura 11: Bsqueda de Llamadas de Servicio

Rastreo y Gestin del Ingreso de Llamadas Al momento de recibir una llamada de servicio, busque sus clientes por artculo o nmero de serie. Mediante el uso de listados de despliegue vertical, podr rastrear diversos tipos de problemas o llamadas, pudiendo tambin rastrear la llamada en cuestin hasta su punto de origen.

Figura 12: Reporte Grfico de Servicio

Monitoreo del Servicio Monitoree las llamadas abiertas y vencidas, a travs del uso de un reporte grfico dinmico. Una alarma sonora se escuchar cada vez que el nmero definido de llamadas abiertas o vencidas exceda el lmite trazado con anterioridad.

Nuestra produccin se ha optimizado. Antes, 20% del tiempo de produccin se iba en hacer cambios a las mquinas que muchas veces no eran funcionales o eran producto de fallas de clculo. Con SAP Business One ya no tenemos ese desperdicio de tiempo de produccin porque todo lo acomoda por prioridades y tipos de pieza compatibles. Los cambios que se hacen son estrictamente los necesarios.
Thomas Trapp, Interim Manager de Aksys.

17

INTEGRACIN CON MICROSOFT OFFICE

SAP Business One se integra con Microsoft Outlook, permitindole intercambiar y compartir datos para mantener a todas las partes informadas sobre los desarrollos en su cuenta y sobre las oportunidades de negocios que se presenten. Caractersticas de la Integracin de SAP Business One con Microsoft Office Sincronizacin de Datos Sincronice las citas de negocios, contactos y tareas de calendario entre SAP Business One y Microsoft Outlook. Esta funcin le permitir programar operaciones automticas de sincronizacin y resolver cualquier conflicto pendiente que pudiera presentarse en cualquiera de las dos aplicaciones. Usted podr crear pantallazos con la informacin de SAP Business One y enlazarlos a los contactos disponibles en Microsoft Outlook. Cotizaciones Usted podr importar cotizaciones de SAP Business One a Microsoft Outlook y luego desplegarlas, editarlas y enviarlas como correos electrnicos. Tambin podr crear nuevas cotizaciones en Microsoft Outlook y guardarlas en SAP Business One. Integracin de Correos Electrnicos Usted podr ejecutar las siguientes funciones, gracias a la integracin con Microsoft Outlook: I Guardar un correo electrnico de Microsoft Outlook como una actividad en SAP Business One I Guardar el texto original y los anexos originales del correo electrnico, en calidad adicin (add-on) a una actividad en SAP Business One I Establecer seguimientos y recordatorios para cualquier actividad Conexin con Microsoft Word y Microsoft Excel La integracin con Microsoft Outlook le permitir conectarse con SAP Business One desde Microsoft Word y guardar un documento en Microsoft Word como una actividad en SAP Business One. La misma funcin estar disponible para Microsoft Excel. Tambin podr guardar los libros de trabajo (workbooks) como actividades asociadas a un partner de negocios o una persona contacto en SAP Business One.

Figura 13: Pantallazo de Actividades Comerciales en Formato Excel

18
ALERTAS Y APROBACIONES
Usted podr establecer notificaciones inmediatas y respuestas automticas a importantes eventos de negocios, a travs del empleo de alertas basadas en flujos de trabajo y programables por el usuario. Tambin podr designar los eventos que desea rastrear y definir los rangos aceptables de tolerancia y los lmites asociados a tales eventos. Cuando los indicadores quedaren fuera del rango predeterminado que haya sido fijado para el evento en cuestin, recibir una notificacin con opcin de respuesta. Cualquier violacin a las polticas de la empresa generar una notificacin inmediata al gerente a cargo e iniciar un proceso de flujos de trabajo que se encargar de manejar el evento en cuestin. Caractersticas de las Alertas y Aprobaciones de SAP Business One Gestin Preactiva Basada en Excepciones Reciba alertas automticas sobre importantes eventos de negocios, de modo que no tenga que monitorear manualmente las actividades. Las alertas disponibles le permitirn llevar a cabo las actividades descritas a continuacin:
I
Figura 14: Respuesta Inmediata a las Alertas

Profundizar el anlisis para obtener una visibilidad instantnea sobre la informacin que detalla las caractersticas de la alerta, lo que podr ayudarle a tomar decisiones informadas sobre las acciones futuras que habrn de ejecutarse en relacin con el evento en cuestin I Informar a los gerentes sobre eventos particulares de negocios y activar procesos de flujos de trabajo I Responder instantneamente a las alertas generadas como parte de los procesos de flujo de trabajo, procedimientos de aprobacin y acciones activadas automticamente

Notificar a los empleados sobre cualquier discrepancia o evento que est siendo monitoreado dentro de la organizacin Ofrecer informacin interna (en lnea) asociada al rol de cada empleado dentro de la compaa. Cada vez que un umbral sea superado, una alerta podr ser activada en tiempo real para avisar al usuario que haya solicitado dicha notificacin.

SAP Business One se adapta a cualquier tipo de compaa, su flexibilidad es su principal ventaja. Todos los das podemos tomarle el pulso a la empresa, pues la rapidez para generar los reportes nos permiten una administracin de negocios confiable.
Alba Rosa Vargas, Director Administrativa, Delti.

19
FUNCIONALIDADES DE PERSONALIZACIN Y CONFIGURACIN DEFINIDAS POR EL USUARIO
Funcionalidades de Personalizacin y Configuracin Definidas por el Usuario SAP Business One le proporciona poderosas herramientas que permiten configurar las formas, consultas y reportes a la medida de sus requerimientos especficos de negocios, sin necesidad de una capacitacin tcnica especializada. Usted podr establecer las configuraciones requeridas para definir tasas de cambio, fijar parmetros de autorizacin y crear funciones de importacin y exportacin de correos internos, correos electrnicos y datos. Caractersticas de Configuracin de SAP Business One SAP Business One ofrece las siguientes funcionalidades extensivas de configuracin: I Seleccin de compaa: diversas configuraciones bsicas I Inicializacin y preferencias generales: datos de compaa y configuraciones generales I Definiciones de usuario: plan contable, cdigos tributarios, empleados de ventas, territorios, proyectos, formatos de direccin, trminos de pago, proveedores, clientes, grupos de artculos y comisiones, almacenes, plantillas y listas de espera para contratos de servicio, bancos, mtodos de pago y mtodos de embarque I Autorizaciones: acceso controlado a la informacin (total, de slo lectura, o de acceso denegado); acceso otorgado segn equipo, departamento o sucursal I Definicin de tasas de cambio: la base de todos los reportes y datos registrados I Funciones tiles: copias de seguridad de datos, procesos automatizados, e importacin y exportacin de datos I Recuperacin: administracin y extraccin de datos I Funciones de alerta: definicin de perfiles personales para los mensajes de advertencia I Mensaje de envos: usuario interno, cliente y proveedor I Saldos iniciales: para la cuenta del mayor y el partner de negocios I Registro de datos maestros para la aplicacin completa
I

Archivos de partners de negocios que contienen los registros de datos maestros de un cliente o proveedor I Listas de materiales: rboles de productos que representan el encabezado y que cubren los materiales individuales asignados I Documento de venta o compra: documentos para la lnea de encabezado y las lneas de documento que contienen las partidas individuales asignadas I Registros de diario segn ttulo o descripcin Acomodamiento a las Cambiantes Necesidades de Negocios SAP Business One puede adaptarse de las siguientes maneras para satisfacer sus cambiantes requerimientos de negocios, sin que ello genere una carga pesada y permanente sobre el rea de la tecnologa de la informacin: I Guarde preferencias de formas, consultas y reportes, permitiendo que los modelos de proceso anidados reflejen directa y efectivamente las actividades cotidianas de negocios I Integre otras aplicaciones, aprovechando de esta manera sus inversiones en tecnologa I Controle las transacciones y flujos de trabajo, a travs de funcionalidades de alerta I Implemente cambios inmediatos en SAP Business One, con el fin de adaptar velozmente la aplicacin a diversas variaciones y alteraciones I Integre toda modificacin a las nuevas versiones de la aplicacin con un mnimo esfuerzo, eliminando los costos usualmente asociados a las actualizaciones Campos Definidos por el Usuario Defina sus propios campos dentro de las ventanas de objetos de datos para artculos tales como partners de negocios, rdenes y especificaciones de inventario. Usted podr seleccionar campos definidos por el usuario para diversos tipos de informacin, tales como textos, direcciones, nmeros telefnicos, URLs, anexos de archivo, imgenes y listados de despliegue vertical. Estos campos reflejarn automticamente los cambios presentados en su base de datos, cada vez que se lleve a cabo una actualizacin.

Figura 15: Campos Definidos por el Usuario

Creacin de Campos

Bsquedas Formateadas Registre los valores para cada campo en la aplicacin, incluyendo campos definidos por el usuario, a partir de un proceso predefinido de bsqueda. Usted podr utilizar bsquedas formateadas en las situaciones descritas a continuacin: I Registro automtico de valores en los campos, de acuerdo con alguna de las siguientes circunstancias: Uso de diferentes objetos en la aplicacin Listado de predefinidos Consultas predefinidas (definidas por el usuario) I Definicin de dependencias entre los campos de la aplicacin I Visualizacin de campos usados nicamente para consultas, tales como firma de usuario, fecha de creacin y saldo de cheques pendientes (para un partner de negocios)

Definidos por el Usuario Usted podr agregar un nmero ilimitado de campos definidos por el usuario a la mayora de formas contempladas en la aplicacin, a nivel de encabezado o documento, y de fila o detalle. Tambin podr seleccionar el campo o la extensin del campo. Esta funcin estar controlada mediante cdigos de autorizacin; con la autorizacin apropiada, usted podr adicionar o modificar cualquier campo definido por el usuario, en cuestin de minutos.

20
REPORTES
Usted podr crear reportes e implementar acciones correctivas de inmediato. La funcin de reporte incluye reportes contables, de inventario, financieros y de apoyo a la toma de decisiones. Usted podr, no slo exportar cualquier reporte a Microsoft Excel tras la generacin del mismo, sino tambin extraer fcilmente los datos, gracias a una simple navegacin de datos. Igualmente, podr ejecutar reconciliaciones internas y externas mediante reportes de excepciones, algo til durante las actividades de cierre de libros y elaboracin de reportes. Caractersticas de Reporte de SAP Business One SAP Business One es la nica aplicacin que utiliza la herramienta de arrastre y asociacin (Drag&Relate) para brindarle una visibilidad de punta a punta sobre sus operaciones de negocios. Esta caracterstica es tambin til para ayudarle a comprender instantneamente las relaciones y transacciones clave que se efectan dentro de su empresa. Un generador de consultas ofrece funcionalidades intuitivas que posibilitan la creacin de consultas a la base de datos y de reportes de definicin. Usted podr usar los datos provenientes de cualquier campo para crear un reporte, bien sea a nivel de resumen o a nivel detallado. Una vez la consulta haya sido definida, podr guardarla en la biblioteca de consultas para usos posteriores. Si fuere necesario, podr usar un editor de reportes para refinar y modificar cualquier consulta existente. El asistente de consultas es similar al generador de consultas, con la diferencia que, en este caso, usted ser guiado, paso a paso, a travs del proceso de generacin de consultas. Esta herramienta es muy til si usted desea formular consultas pero no est familiarizado con la sintaxis SQL.

Figura 16: Reportes Predefinidos para cada rea Funcional

Reportes Predefinidos SAP Business One ofrece un nmero significativo de reportes predefinidos para cada rea funcional. Usted podr generar reportes para un rea funcional especfica dentro de su empresa y parametrizar su contenido para que se ajuste a sus necesidades. Tambin podr imprimir, enviar por correo electrnico, o exportar cualquier reporte a Microsoft Excel. Contabilidad I Reportes sobre antigedad I Reportes de compaa I Reportes comparativos I Reportes presupuestarios Oportunidades de Ventas I Oportunidades I Anlisis Escalonado I Pipeline de oportunidades I Pronsticos de oportunidades y a lo largo del tiempo I Oportunidades aprovechadas y desaprovechadas I Mis oportunidades abiertas y cerradas I distribucin de leads a lo largo del tiempo Ventas y Compras I Listado de partidas abiertas I Anlisis de ventas I Anlisis de compras

Partners de Negocios I Resumen de actividades I Clientes inactivos I Historial de cobros Produccin I rdenes de trabajo abiertas I Listas de materiales Servicio I Llamadas de servicio I Llamadas de servicio segn lista ade espera I Tiempos de respuesta para cada cesionario I Tiempos promedio de cierre I Contratos de servicio I Reporte sobre equipos del cliente I Monitor de servicio I Mis llamadas de servicio I Mis llamadas de servicio abiertas I Mis llamadas de servicio vencidas Inventario I Lista de artculos I ltimos precios vigentes I Artculos inactivos I Listado de asientos de inventario segn artculo I Status de inventario I Inventarios en almacn I Valoracin de inventarios I Transaccin con nmeros de serie I Transaccin con nmeros de lote

Con SAP Business One toda la informacin est ms clara, transparente y empiezan a salir reportes especializados para todas las areas de la empresa. Adems, si antes dabamos la informacin cada tres seis meses, y nos costaba trabajo tenerla, hoy la tenemos al minuto.
John Cueva, Director Ejecutivo, Publigraphics, Guadalajara, Jal.

21
REPORTES BASADOS EN EXCEL (XL REPORTER)
Muchas pequeas y medianas empresas deben luchar por superar las complejidades inherentes a la generacin de reportes financieros acertados y oportunos, a partir de los datos de la compaa. La herramienta de reporte denominada XL Reporter, contenida en la aplicacin SAP Business One, le permitir obtener una panormica completa y veraz sobre el status financiero de su compaa. Como la herramienta est homogneamente integrada con SAP Business One, puede generar reportes basados en los datos en vivo que se obtienen a partir de una diversidad de fuentes, incluyendo libro mayor, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, ventas, compras, inventarios y cualquier campo definido por el usuario que haya sido creado por usted. Caractersticas de la Herramienta XL Reporter de SAP Business One Usted podr llevar a cabo las siguientes actividades con la herramienta XL Reporter: Generacin de Reportes Oportunos y Veraces Podr generar reportes estndar y ad hoc, profundizar en los datos y analizar la informacin. La herramienta cuenta con todo lo que su empresa necesita para crear y ejecutar reportes dentro de un ambiente grfico de fcil uso que comprende funciones utilitarias de marcacin y disparo (pointand-click) y de arrastre y depsito (drag-and-drop), las cuales consolidan su control sobre las actividades de reporte y generacin de presupuestos. Composicin de Reportes Estndar y Ad Hoc Un asistente de definicin hace que la creacin de reportes sea una tarea sencilla para prcticamente cualquier persona. Usted podr crear consultas parametrizadas sobre los datos en SAP Business One con slo unos clics de su mouse. Una vez el reporte haya sido generado, podr profundizar en cualquier elemento de datos, con el fin de acceder a las transacciones subyacentes. Adicionalmente, podr visualizar y refrescar los datos mientras crea las consultas. Aceleracin de la Adopcin y Establecimiento de Lmites para la Curva de Aprendizaje Aprenda rpidamente cmo usar la herramienta XL Reporter, a travs de una interfaz de usuario intuitiva y familiar que brinda acceso a Microsoft Excel y que proporciona una capa de meta-datos que limita la exposicin a tablas tcnicas y estructuras de campo. Incluso un novato podr crear reportes con funciones de profundizacin de datos en cuestin de segundos, empleando la funcin utilitaria de arrastre y depsito. Desde simples reportes sobre detalles transaccionales hasta avanzados estados financieros y carteleras de control, usted podr generar fcilmente reportes efectivos e inteligibles. Organizacin de Sus Reportes Administre y organice definiciones de reporte, reportes ejecutados y libros de reporte. Podr visualizar y ejecutar reportes dentro del men principal de SAP Business One, el cual simplifica la ejecucin de los reportes. Para la distribucin de stos ltimos, podr aglutinarlos y enviarlos por correo electrnico, gracias al empleo de un programador de eventos. Diseo de Reportes Parametrizados Extienda su capacidad para componer reportes mediante el uso de avanzadas opciones de diseo de reportes. Usted podr trabajar con las funciones e interfaces estndar de Microsoft Excel, las cuales facilitan las tareas de diseo. De esta manera, ser fcil crear parmetros, frmulas y diagramaciones personalizadas desde cero. Simplificacin de la Generacin de Reportes Usted podr acceder a los datos de la compaa y generar los reportes apropiados, desde reportes adhoc hasta detallados estados financieros, segn fuere necesario.

Creacin de Carteleras Integrales de Control de la Compaa Visualice y grafique instantneamente las mtricas crticas para el desempeo de la compaa, tales como ventas, movimiento de inventarios y clientes de mayor desempeo. Usted podr visualizar el desempeo en cualquier cuadro y hacer clic en cualquier celda para profundizar en los datos, lo que le ayudar a elegir las acciones apropiadas que se asocian a la mtrica en cuestin. Adicionalmente, podr evaluar gilmente su desempeo financiero y las previsiones de cara al futuro. gil Acceso a los Detalles Sobre Prdidas y Ganancias Obtenga un resumen de las utilidades operacionales, tanto reales como pronosticadas, para cada perodo, con el fin de detectar fcilmente las tendencias inherentes.

Figura 17: Carteleras de Control de la Compaa

22
LA ARQUITECTURA DE SAP BUSINESS ONE
La aplicacin SAP Business One reside en un nico servidor que se integra homogneamente con la plataforma estndar de Microsoft Windows. La arquitectura racionalizada de SAP Business One ofrece soporte a las siguientes bases de datos:
I I

Microsoft SQL Server IBM DB2 Express Edition

Arquitectura de un solo Servidor La arquitectura de servidores incluye protocolos de seguridad, copia de seguridad y acceso a redes. El acceso se garantiza por medio de un servicio de terminales de red de rea amplia o de una conectividad en red mediante discado. El ambiente SAP Business One utiliza procedimientos estndar de generacin de copias de seguridad de las bases de datos, eliminando la necesidad de guardar y transferir una base de datos de una mquina a otra y permitiendo un acceso inmediato a la informacin crtica de negocios.

Obtenga un resumen de las utilidades operacionales, tanto reales como pronosticadas, para cada perodo, con el fin de detectar fcilmente las tendencias inherentes.

23
KIT DE DESARROLLO DE SOFTWARE
El denominado Kit de Desarrollo de Software (SAP Business One Software Development Kit - SAP Business One SDK) es un conjunto de herramientas que contiene interfaces de programacin, cdigos de muestra, documentacin y funciones utilitarias simples. El mencionado kit permite a los programadores establecer fcilmente interfaces entre aplicaciones externas y SAP Business One, as como agregar funcionalidades configuradas a la medida de la aplicacin. SAP Business One consta de una capa de interfaz de usuario grfica y una capa independiente de objetos de negocios. El kit SAP Business One SDK proporciona un acceso integral a ambas capas. Caractersticas del Kit SDK de SAP Business One El kit de desarrollo de software presenta las siguientes caractersticas: I Ofrece un acceso programtico a la lgica de negocios de SAP Business One, a travs de una capa orientada hacia los objetos I Permite a los partners y clientes de SAP extender y suplementar las funcionalidades de SAP Business One para acomodarlas a sus necesidades singulares I Brinda soporte a una amplia gama de herramientas y lenguajes de programacin, permitiendo a los desarrolladores usar tecnologas y aplicaciones familiares I Aporta una slida compatibilidad retroactiva que reduce a un mnimo o evita por completo los trabajos de remodelacin que habran de requerirse durante las actualizaciones hacia las nuevas versiones de SAP Business One Componentes del Kit SDK de SAP Business One Los siguientes componentes clave son parte del kit de desarrollo de software de la aplicacin: I Interfaz de programacin de aplicaciones (Application Programming Interface - API) para la interfaz de datos: Usada en la integracin de las aplicaciones externas con SAP Business One I Interfaz API para la interfaz de usuario: Usada en la extensin y parametrizacin de las aplicaciones de cliente de SAP Business One
1
Data Interface API The data interface API is used to build real-time links between SAP Business One and third-party applications. By providing a programmatic interface to SAP Business One through a set of fully functional business objects, the data interface API gives you the power to connect applications and automate processes. Examples include custom point-of-sale (POS) system integration, HR service integration, and synchronization with mobile devices. The data interface API provides the following: Objects and methods to read, write, and update business objects directly Full object orientation, providing a powerful interface that requires minimal training Full access to master records, transactional data, system configuration, and user-defined data I Backward compatibility for a smooth upgrade process
I I I

Diseador de pantalla: Interfaz de arrastre y depsito para el diseo de ventanas parametrizadas para SAP Business One Iinterfaces entre aplicaciones externas y SAP Business One, empleando el lenguaje de programacin Java I Documentacin completa I Aplicaciones de muestra

2
User Interface API With the user interface API, developers can modify SAP Business One by creating new windows, redesigning existing windows, and adding menus or dialog boxes. Modifications can be as simple as hiding or disabling a field or as complex as adding an entirely new custom module to SAP Business One. The API does the following: I Allows you to create custom functionality within a single, integrated user interface I Enables changes to business logic, as well as simple cosmetic modifications I Enables developers to add new windows, menus, buttons, fields, and so on I Provides programmatic notification of application events

Workstation

Workstation

Web server

Server

User
(Experiences a unified look and feel)

Third-party application

SAP Business One

Microsoft Office

Data transfer workbench

SAP Business One

Web store

Corporate portal

POS system
SAP Business One Client User interface behavior/ functionality Set or retrieve values from the user interface Add custom business logic Dynamically hide, show, disable, or enable menu items Display notifications and message boxes

Third-party application

User interface API

WYSIWYG screen designer toolset

Common business logic COM .NET XML

SAP Business One client SAP Business One server

3
Platforms and System Requirements SAP Business One runs on Microsoft Windows 2000. SAP strongly recommends that you install the latest support packages for the operating system.

4
DB
The Java Connector The Java connector (Java wrapper) provides developers with all the power and flexibility of the data interface API for use in a Java development environment.

Server (API and user interface)

Figura 19: Kit de Desarrollo de Software (SDK)

www.sap.com/contactsap

MS INFORMACIN
SAP Business One es una aplicacin econmica e integrada de gestin que negocios que ha sido diseada especficamente para las pequeas y medianas empresas. Disponible actualmente en ms de 20 idiomas y 40 pases diferentes, la aplicacin se ofrece a travs de una red mundial de partners de negocios calificados, quienes sacan provecho de los conocimientos globales de SAP para brindar ptimos niveles de servicio y soporte a escala local. Si desea obtener informacin sobre cmo el poder y la simplicidad de SAP Business One podran brindar ayuda a su negocio, visite el sitio: www.sap.com/mexico/smb

All rights reserved. xApps, xApp, SAP NetWeaver, and other SAP products and 2006 by SAP AG.herein as well as their SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, or registered trademarks of SAP AG in Germany and in several respective logos are trademarks services mentioned other countries all over the world. All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. National product specifications may vary. These materials are subject to change without notice. These materials are provided by SAP AG and its affiliated companies (SAP Group) for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and SAP Group shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for SAP Group products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty.