TALLER No 2

2008

TALLER No. 2

Presentado por:
Cristian Camilo Cabra Neira

Grupo:
63606

TECNÓLOGO EN ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
SENA

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TALLER 2

1. Realice un repaso sobre el tema Manual de Procesos y

Procedimientos para el manejo de la correspondencia en la empresa.
Manual de Archivo y correspondencia (Manual de Gestión
Documental, Plan de Gestión Documental).

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Es un documento en el que se especifica los pasos para desarrollar las

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de
una dependencia de la empresa. El manual incluye además los puestos
o unidades administrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participación.

PROCESO: Es la actividad global que se debe realizar para alcanzar un

objetivo.

PROCEDIMIENTO: La secuencia de pasos necesarios para realizar el

proceso.

RASGOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MAPA DE PROCESOS: Muestra la clasificación general de los procesos

que realiza la empresa.

- Estratégicos: Relacionados con la plantación.

- Misionales: Relacionados con la razón de ser de la empresa.

Ventajas del manual de procedimientos:

 Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a

descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos
responsables de su ejecución.
 Facilita la capacitación del personal ya que describe en forma
detallada las actividades de cada puesto.
 Sirve para establecer un sistema de información o bien modificar el
ya existente.

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 Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y

evitar su alteración arbitraria.
 Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o
errores.
 Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su
evaluación.

Nº DESCRIPCION DE RESPONSABLE OBSERVACIONES,

ACTIVIDAD RIESGOS Y
CONTROLES.
1. Ordenar y Clasificar los Técnico La no actualización total
expedientes de la información, a
causa de las cargas de
trabajo (procesos de
correspondencia).
2. Atender las solicitudes Técnico En la mayoría de los
documentales por casos los funcionarios no
parte de los tiene claridad de la
funcionarios información que buscan
3. Diligenciar planillas de Técnico Los funcionarios, se
préstamo de demoran para la
documentos. devolución de los
mismos.
4. Aplicar las Tablas de Técnico Se está gestionando el
Retención Documental proceso de actualización
de Tablas de Retención
Documental
5. Recepcionar las Técnico - Realizar cronogramas
transferencias Funcionarios para las transferencias
documentales de cada documentales.
una de las áreas
6. Organizar, rotular y Técnico Está actividad es muy
ubicar todos aquellos expandiosa para una sola
expedientes que persona, debido a que se
transfiere los deben realizar las otras
funcionarios al archivo actividades de
central. correspondencia.

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7. Radicar la Técnico Se ingresa la información

correspondencia
externa que llega al
instituto
8. Distribuir la
correspondencia a encuentra
cada una de las áreas
9. Coordinar la
correspondencia que
sale del instituto.
10. Comprobar que la
correspondencia que
sale del instituto se
entregue.
11. Recolectar las copias
de los consecutivos de
los oficios que genera
el instituto a nivel
interno como externo
relevante de la
correspondencia, en una
base de datos de la
intranet y posteriormente
a un archivo plano en
Excel, donde se imprime
el recorrido diario a cada
una de las áreas
Auxiliar Cuando la persona no se
el técnico
asume la responsabilidad.
Técnico Distribuir la
correspondencia al
mensajero motorizado. Y
a la persona que apoya
las labores de distribución
de correspondencia.
Cuando se requiera.
Técnico Dentro del archivo plano
en Excel se anexaran los
documentos de recibido,
y de igual modo
entregarlos en el área
correspondiente.
Técnico Faltan muchos
consecutivos que los
funcionarios no han
entregado al área de
archivo y
correspondencia,
mensualmente se hace
un control sobre los
consecutivos faltantes.

MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

Documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán

aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr

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agilidad y eficiencia en la toma de decisiones de al entidad. Es una guía

que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo
de las funciones relacionadas con correspondencia y archivo.

Características

 Norma de estricto cumplimiento para todas las funciones de la

entidad.
 Documento conciso y breve, redactado en forma sencilla, con
terminología universal de fácil comprensión y manejo por parte de
todos los funcionarios.
 Contemplar la totalidad de los procesos, sin permitir excepciones
a ninguno de los niveles jerárquicos de la entidad.
 Es un documento que debe conocer toda persona de la entidad
involucrada en los procesos de producción, recibo y despacho de
comunicaciones. Por lo tanto, su uso no es privativo de la Oficina
de Administración de Documentos, sino debe estar al servicio de
toda la entidad.
 La elaboración y presentación del manual debe permitir la
actualización futura, dado que los procesos no son estáticos y la
introducción de nuevas tecnologías cambia radicalmente las
metodologías de trabajo.

2. Investigue cuales son las normas legales establecidas para la

clasificación y despacho de documentos. Elabore un mapa
conceptual sobre el tema.
NORMAS LEGALES PARA LA CLASIFICACION
Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

DECRETO Nº ACUERDO 060 ACUERDO 07 DE

4933/87 1994
Hace referencia a
que los soportes
En donde se enfoca contables serán
hacia la confección transmitidos Por el cual se
CAPITULO
adopta y seI.expide
de Cuadros de mediante una
Gestión de
Clasificación que comunicación ya sea elDocumentos
Reglamento
permitirá a las carta o memorando, General
CAPITULO de II.
Archivos
distintas Unidades y que todas las Estructura de los
administrativas y al entidades deben fondos
Archivo General llevar el registro de CAPITULO III.
los documentos Entrada y salida de
uniformar
recibidos con documentos en los
procedimientos para archivos
determinar con anotación de fecha y CAPITULO IV.
precisión la los documentos que Descripción de los
producción salgan de la documentos
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documental y brindar empresa se debe CAPITULO V.
información completa dejar copia fiel y cual Acceso a los
sobre la existencia una de ellas se deja documentos de
en el consecutivo de archivo
documental de los CAPITULO VI.
distintos tipos de la entidad Reprografía de los
archivos productora. documentos
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3. Realice un repaso sobre las NTC vigentes para la elaboración y

presentación de documentos empresariales. Elabore un cuadro
resumen.

NTC Definición PARTES DEL DOCUMENTO

Comunicación escrita -Número: numeración consecutiva.
NTC 3393 Carta Comercial

que se realiza en las -Fecha: datos de nombre de ciudad y fecha

relaciones comerciales de envió.
entre empresas y -Datos del destinatario: tratamiento, nombre,
personas naturales; cargo, empresa, dirección y ciudad.
igualmente, en las -Asunto: constituye la síntesis del tema de la
relaciones entre las carta.
empresas y sus -Saludo: para las damas el nombre, para los
empleados. caballeros el apellido.
-Texto: se redacta en forma clara, breve,
directa sencilla y cortes
-Paginas subsiguientes: encabezado entre 2
y 3 cm.
-Despedida: expresión de cortesía, se escribe
a dos interlineas del texto seguida por una
coma.
-Remitente: Nombre y cargo del que envía la
comunicación.
-Líneas especiales: Anexos, copias

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Comunicación interna Número: numeración consecutiva.

NTC 3234 Circulares o externa de carácter
general o normativo -Fecha: datos de nombre de ciudad y fecha
con el mismo de envió.
contenido, dirigida a
varios destinatarios. -Datos del destinatario: grupo destinatario
de la circular.

-Asunto: constituye la síntesis del tema de la

circular.

-Texto: se redacta en forma clara, breve,

directa sencilla y cortes.

-Paginas subsiguientes: encabezado entre 2

y 3 cm.

-Despedida: expresión de cortesía, se escribe

a dos interlineas del texto seguida por una
coma.

-Remitente: Nombre y cargo del que envía la

comunicación.

-Líneas especiales: Anexos, copias

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Comunicación escrita Número: numeración consecutiva.

NTC 3397 Memorandos de carácter interno de
una empresa, que se -Fecha: datos de nombre de ciudad y fecha
utiliza para transmitir de envió.
información,
orientaciones y pautas -Encabezamiento: DE, PARA y ASUNTO en
mayúscula sostenida

-Datos del destinatario: tratamiento, nombre

y cargo

-Texto: se trata un solo tema. Tratamiento de

usted.

-Paginas subsiguientes: encabezado entre 2

y 3 cm.

-Despedida: expresión de cortesía, se escribe

a dos interlineas del texto seguida por una
coma.

-Remitente: Nombre y cargo del que envía la

comunicación.

-Líneas especiales: Anexos, copias

Documento en el que
NTC 3394 Actas

 Razón social
administrativas

consta lo sucedido,  Titulo:(nombre y naturaleza de la reunión)

tratado y acordado en  Fecha
una reunión  Hora
 Lugar
 Asistentes
 Invitados
 Ausentes
 Orden del día: (motivos de la reunión)
 Desarrollo
 Convocatoria (a una nueva reunión)
 Firma, nombre y cargo de los
responsables.

4. normas de calidad ISO para la gestión documental

NORMAS ISO

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La familia de normas ISO 9000 son normas de "calidad" y "gestión

continua de calidad", establecidas por la Organización Internacional para
la Estandarización (ISO) que se pueden aplicar en cualquier tipo de
organización o actividad sistemática, que esté orientada a la producción
de bienes o servicios. Se componen de estándares y guías relacionados
con sistemas de gestión y de herramientas específicas como los
métodos de auditoría (el proceso de verificar que los sistemas de gestión
cumplen con el estándar).

NORMA ISO 9000: Es un conjunto de normas de calidad establecidas

por la organización internacional para la estandarización (ISO), que se
pueden aplicar en cualquier tipo de organización

NORMA ISO 9001: Es una norma internacional que se aplica a los

sistemas de gestión de la calidad y se centra a todos los elementos de la
administración de calidad con los que una empresa debe contar para
tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad
de sus productos o servicios.

Su implantación en estas organizaciones, aunque supone un duro

trabajo, ofrece una gran cantidad de ventajas para las empresas.
Los principales beneficios son:
 Reducción de rechazos e incidencias en la producción o prestación
del servicio
 Aumento de la productividad
 Mayor compromiso con los requisitos del cliente
 Mejora continua

La familia de normas apareció por primera vez en 1987 teniendo como

base una norma estándar británica (BS), y se extendió principalmente a
partir de su versión de 1994, estando actualmente en su versión 2000.
La principal norma de la familia es actualmente la: ISO 9001:2000 -
Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos.

PROCESO DE CERTIFICACION
Con el fin de ser certificado bajo la norma ISO 9000, las organizaciones
deben elegir el alcance de la actividad profesional que vaya a
registrarse, seleccionar un registro, someterse a la auditoría, y después
de completar con éxito, tener una visita anual de inspección para

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mantener la certificación. En el caso de que el registrador / auditor

encuentre áreas de incumplimiento, la organización tiene un plazo para
adoptar medidas correctivas, sin perder la vigencia de la certificación o
la continuidad en el proceso de certificación (dependiendo de que ya
hubiera o no obtenido la certificación).

SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD EN LOS ARCHIVOS

Todo archivo al tener una misión y objetivos que cumplir con una
estructura orgánica, hace factible implantar un Sistema de Gestión de
Calidad como cualquier otro tipo de organización.
Por lo cual es necesario darle importancia a
los procesos archivísticos como parte de los sistemas de trabajo de
organización, más aun, considerando que la información que resguardan
los archivos es base fundamental para la toma de decisiones.

Calidad: Conjunto de elementos y acciones, tangibles o intangibles que

ayuden a satisfacer las expectativas del Cliente.

 Satisfacción de los requerimientos del usuario.
 Nivel de excelencia en la organización.
 Producto/servicio: Resultado de un proceso.
 En un archivo sería lo resultante de cada una de las tareas
archivísticas: documentos descritos, guías, inventarios, catálogos,
etc.
 En el área de conservación: registro diario de temperatura
y humedad y registro de documentos restaurados.
 En el área de consulta: proporcionar la documentación y la
reprografía solicitada por el usuario.
 En el área de Difusión: dar a conocer los acervos con los que se
cuenta.

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