ARTIGO ORIGINAL

Implementao do sistema de gesto de materiais informatizado do Hospital Universitrio da Universidade de So Paulo*

IMPLEMENTATION OF COMPUTERIZED MATERIAL MANAGEMENT SYSTEM AT THE UNIVERSITY OF SO PAULO UNIVERSITY HOSPITAL IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DE MATERIALES INFORMATIZADO DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE LA UNIVERSIDAD DE SO PAULO Maria Lcia Habib Paschoal1, Valria Castilho2

RESUMO Trata-se do relato do processo de implementao do sistema informatizado de gesto de materiais no Hospital Universitrio da USP. O sistema foi intitulado Sistema de Gesto de Materiais (SGM). A implementao apresentou quatro fases: a escolha do modelo e da ferramenta informacional, a reestruturao do processo logstico de materiais do hospital, a reestruturao das reas de apoio e a implantao do prprio sistema SGM. O estudo realizado no Centro Cirrgico aps a implantao do sistema demonstrou que, comparando o consumo e o estoque de materiais do SGM em relao ao Sistema Tradicional, houve uma diminuio da quantidade consumida e do custo dos materiais estocados na Unidade.

ABSTRACT This is an experience report on the process of implementing a computerized materials management system at the University Hospital of the University of So Paulo. The system was called Materials Management System (SGM). The process comprised four phases: choice of the model and information tool; restructuring of the logistic materials process at the hospital; restructuring of the support areas and establishment of the SGM system itself. A study carried out at the Surgical Center after the establishment demonstrated that, when comparing materials consumption and inventories in the SGM with the Traditional System, the consumed quantity and the cost of inventory materials at the Unit decreased.

RESUMEN Se trata de un informe de experiencia del proceso de implementacin de un sistema informatizado de gestin de materiales en el Hospital Universitario de la Universidad de So Paulo, Brasil. El sistema llev por nombre Sistema de Gestin de Materiales (SGM). La implementacin necesit de cuatro fases: la eleccin del modelo y de las herramientas informticas, la reestructuracin del proceso logstico de materiales hospitalarios, la reestructuracin de las reas de apoyo y la implantacin del propio sistema SMG. Un estudio realizado en los Quirfanos luego de la implementacin demostr que, comparando el consumo y el stock de materiales del SMG en relacin al Sistema Tradicional, hubo una disminucin de las cantidades consumidas y del costo de los materiales en stock en la Unidad. DESCRIPTORES Enfermera. Administracin de materiales de hospital. Procesamiento automatizado de datos.

DESCRITORES Enfermagem. Administrao de materiais no hospital. Processamento automatizado de dados.

KEY WORDS Nursing. Materials management, hospital. Automatic data processing.

* Extrado da tese de "Estudo do consumo de materiais de um centro cirrgico aps a implementao de um sistema de gesto informatizado", Escola de Enfermagem da Universidade de So Paulo, 2009. 1 Enfermeira. Mestre em Enfermagem. Doutora em enfermagem pelo Programa de Ps-Graduao da Escola de Enfermagem da Universidade de So Paulo. Assistente Tcnico de Direo da Superintendncia do Hospital Universitrio da Universidade de So Paulo. So Paulo, SP, Brasil. maluhabib@gmail.com 2 Enfermeira. Professora Associada do Departamento de Orientao Profissional da Escola de Enfermagem da Universidade de So Paulo. So Paulo, SP, Brasil. valeriac@usp.br

984

Rev Esc Enferm USP 2010; 44(4):984-8 www.ee.usp.br/reeusp/

Recebido: 28/05/2009 Aprovado: 09/03/2010

Implementao do sistema de gesto de materiais informatizado Portugus / Ingls do Hospital Universitrio da Universidade www.scielo.br/reeusp de So Paulo
Paschoal MLH, Castilho V

INTRODUO As organizaes de sade, de um modo geral, esto sendo obrigadas a suprir o crescimento da demanda com o aumento da prestao da assistncia ao paciente, porm, com a necessidade de reduo de custos imposta pelos nveis de produo dos seus setores e pela quantidade de recursos financeiros disponveis. Autores apontam a necessidade de adoo de sistemas de gerenciamento de custos para conter os gastos e ao mesmo tempo manter os servios realizados com qualidade e eficincia(1). Por outro lado, o contnuo avano tecnolgico tem impulsionado o aumento da complexidade assistencial e, consequentemente, maior consumo dos materiais. Diante dessas questes, tem aumentado o interesse dos administradores de organizaes de sade em controlar custos e aprimorar os sistemas de gesto de materiais. O sistema de gesto de materiais um dos grandes determinantes do planejamento financeiro de uma instituio, ou seja, nesta rea que se observa um grande gasto da receita e onde o capital poder ser consumido(2). Assim, dada a complexidade das organizaes hospitalares, com procedimentos diferenciados, incorporao de novas tecnologias e utilizao de uma imensa variedade de materiais, controlar esses insumos e seus custos fundamental.

no almoxarifado, onde se fazia apenas o inventrio de materiais, para um novo sistema informatizado, com o auxlio de cdigo de barra. Quando compararam os resultados dos inventrios no almoxarifado, encontraram uma diminuio do consumo de materiais, com reduo de aproximadamente 49% dos custos(4). Alguns autores relatam que o gasto com os recursos materiais tem representado, em mdia, de 15% a 45% do oramento das organizaes hospitalares brasileiras(5-6). Atualmente, o Hospital Universitrio da Universidade de So Paulo (HU-USP), local desse estudo, vem recebendo um montante fixo do Ministrio da Sade, acrescido de um aporte financeiro de uma Universidade, sendo que os gastos com os materiais de consumo correspondem a 49% do custeio do hospital, valor este, acima dos relatos encontrados na literatura.

Nessa perspectiva, o gerenciamento de menor custo. materiais tem como finalidade suprir os recurDiante desses fatores, o gerenciamento de sos materiais necessrios para a organizao materiais do hospital em estudo passou a recede sade, com qualidade, em quantidades ber uma ateno maior por parte da adminisadequadas, no tempo certo e, sobretudo, ao menor custo(3). trao. Percebeu-se a necessidade de reestruturar essa rea para atender os diferentes servios com maior eficcia em reAs instituies hospitalares, principalmente as do setor lao quantidade e qualidade dos materiais, em tempo privado, envolvidas no meio competitivo e preocupadas em hbil e com menor custo. Para resolver toda a problemtica manter espao no mercado tm avanado no desenvolvi- que envolve essa rea, o hospital est reestruturando todo o mento de sistemas informatizados de gesto de materiais processo de gerenciamento de materiais, desenvolvendo um que, alm de permitirem maior controle na compra e dis- Sistema informatizado de Gesto de Materiais. tribuio de materiais, tm contribudo para a reduo dos Assim, o presente trabalho tem como objetivo apresencustos. Entretanto, so escassos os estudos que relatam sobre a informatizao de gesto de materiais na rea hos- tar a implementao do Sistema de Gesto de Materiais pitalar, sendo necessrio, portanto, desenvolver pesquisa informatizado (SGM). sobre esse assunto. MTODO O sistema informatizado com cdigo de barra e leitoras pticas para o gerenciamento de materiais tem sido implementado pelas organizaes hospitalares em alguns pases, como Estados Unidos, Frana e Canad, como uma das formas encontradas para melhorar a situao do controle de material e dos custos. O Summit Medical Center Oakland da Califrnia, nos Estados Unidos, mudou o modelo de gerenciamento focado
Implementao do sistema de gesto de materiais informatizado do Hospital Universitrio da Universidade de So Paulo
Paschoal MLH, Castilho V

O sistema adotado para o gerenciamento de materiais neste hospital, desde a sua implantao em 1981, foi o Sistema Tradicional. Nele os materiais eram distribudos aos usurios, conforme as cotas de material preestabelecidas, com reposio em datas fi...o gerenciamento de xas. Aps todos esses anos, este Sistema Tramateriais tem como dicional, com controle manual, apresentava finalidade suprir os alguns problemas, como: previso mensal com cotas mal dimensionadas, perda do conrecursos materiais trole de estoque, desconhecimento total do necessrios para a consumo, falta e desperdcio de material, organizao de sade, entre outros. Isto levou a um desgaste intencom qualidade, em so por parte dos profissionais envolvidos, pois quantidades o sistema ficou desacreditado, com um custo adequadas, no tempo de estoque elevado, sem condies de forcerto e, sobretudo, ao necimento de dados e controles confiveis.

Trata-se de um relato de experincia, realizada no Hospital Universitrio da Universidade de So Paulo (HU-USP), que iniciou-se aps a aprovao da Cmara de Ensino e Pesquisa do HU-USP, sob o parecer n 771/07. O HU-USP uma organizao hospitalar geral, de ensino, de grande porte, com 243 leitos distribudos nas quaRev Esc Enferm USP 2010; 44(4):984-8 www.ee.usp.br/reeusp/

985

tro especialidades bsicas: mdica, cirrgica, obsttrica e peditrica. RESULTADOS Implementao do Sistema de Gesto de Materiais Informatizado (SGM) Para a reestruturao do gerenciamento de materiais foi necessrio, primeiramente, conhecer o que havia no mercado sobre desenvolvimento de sistemas de informaes de gesto de materiais. O mercado oferece alguns sistemas para atender supermercados, empresas de sade privadas e outras. No entanto, essas reas apresentam processos de trabalhos diferentes dos desenvolvidos em hospitais pblicos, principalmente de ensino, inseridos em uma universidade. No HU-USP o processo de compras tem peculiaridades e detalhes que regem a licitao pblica, alm de seguir as diretrizes da Universidade de So Paulo. O hospital realiza o processo de compra utilizando um programa de aquisio de materiais e bens, desenvolvido pela prpria universidade, chamado Mercrio. Esse programa apresenta especificidades prprias, contendo informaes e dados necessrios para aquisio de qualquer material. Considerando as observaes acima, optou-se pela construo de um sistema informatizado de gesto de materiais prprio para a instituio, com interface com o sistema Mercrio. Esse processo teve incio em 2004, com reunies freqentes com todos os setores assistenciais. As reunies tinham como objetivo discutir os problemas advindos do Sistema Tradicional utilizado no hospital, conhecer os processos de trabalho, rotinas e as necessidades de cada setor. Foram apresentadas experincias de outros hospitais e todas as chefias participavam, com sugestes e reflexes sobre as caractersticas do novo sistema. A implementao do SGM foi desenvolvida em quatro fases: a escolha do modelo e da ferramenta informacional; a reestruturao do processo logstico de materiais do hospital; a reestruturao das reas de apoio e, por fim, a implantao do prprio sistema SGM. 1 fase: Escolha do modelo e da ferramenta informacional Para o desenvolvimento do sistema de informao eletrnica (software) de Gesto de Materiais, e assim auxiliar nos processos de aquisio, estocagem, distribuio e controle dos materiais, adotou-se o modelo pautado no sistema Just in Time (JIT). O JIT estabelece o estoque mnimo, o consumo e a reposio de materiais a partir da demanda real existente, com distribuio dos materiais com mais freqncia e em pequenas quantidades nos setores do hospital. O Just in time uma filosofia voltada para eliminao do desperdcio no processo de gerenciamento de materiais, da aquisio distribuio(7). Na perspectiva de escolher uma ferramenta informacional para criar um software compatvel e integrado aos

sistemas preexistentes na instituio, foi utilizado o conceito de trs camadas (apresentao, negcio e armazenamento de dados), as ferramentas de desenvolvimento NET (Dot Net) e o banco de dados Oracle(8). 2 fase: Reestruturao do processo de logstica de materiais do hospital A reestruturao do processo de logstica de materiais do hospital foi realizada em 2 etapas. Na 1 etapa tratou-se da separao das reas envolvidas com materiais em reas de Estoque Central e rea de Suprimentos. As reas escolhidas para serem Estoque Central foram a Farmcia, Servio de Nutrio e o Almoxarifado. As reas de Estoque Central da Farmcia e do Almoxarifado so responsveis pelas atividades de estocagem, separao, conferncia, controle e distribuio dos materiais hospitalares e frmacos para todas as reas de Suprimentos e demais setores hospitalares. reas de Suprimentos so responsveis pelo recebimento de materiais do Estoque Central do Almoxarifado e Farmcia; armazenagem, produo e distribuio de kits e de materiais para os setores assistenciais, com funcionamento de 24 horas. Para a escolha do local das reas de Suprimentos foram atribudos critrios como: rea fsica disponvel, com menor investimento financeiro para adequao; setor considerado crtico e complexo pelo atendimento prestado aos pacientes e o setor de maior impacto financeiro, ou seja, com maior consumo e custo elevado de material. Os cinco setores escolhidos para possurem reas de Suprimentos foram Centro Cirrgico (AS-I), Pronto-Socorro Adulto (AS-II), Pronto-Socorro Infantil (AS-III), Unidade de Terapia Intensiva Adulta (AS-IV) e Unidade de Terapia Intensiva Peditrica (AS-V). A rea de Suprimentos do Centro Cirrgico (AS-I) apresenta as seguintes atividades: recebimento de material e medicamento injetvel dos estoques centrais; armazenamento e controle fsico do material; produo e distribuio de kits de procedimentos para as demais reas de Suprimentos e setores assistenciais do hospital; distribuio de materiais, de kits cirrgicos e de medicamentos para o Centro Cirrgico. As demais reas de Suprimentos tm como atividades receber materiais, medicamentos e kits para serem consumidos nos seus respectivos setores, como Pronto Socorro Adulto e Infantil, UTI Adulto e Peditrico. Na 2 etapa, reestruturou-se o processo de trabalho, quanto organizao e acondicionamento dos materiais, dos setores que no possuam rea de Suprimentos. Foi
Implementao do sistema de gesto de materiais informatizado do Hospital Universitrio da Universidade de So Paulo
Paschoal MLH, Castilho V

986

Rev Esc Enferm USP 2010; 44(4):984-8 www.ee.usp.br/reeusp/

determinado que cada setor tivesse um nico local para acondicionar o mnimo de materiais para atender as necessidades dos pacientes e da prpria rea por um perodo de 24 horas, segundo princpios do Just in Time. Esses setores continuaram a receber materiais e frmacos diretamente do Almoxarifado e Farmcia e os Kits de procedimento da AS-I. 3 fase: Reestruturao das reas de apoio Para dar continuidade ao desenvolvimento do SGM foi preciso reestruturar trs reas de apoio, consideradas igualmente importantes para o gerenciamento de materiais, as reas de compras, de estoque e de produo. rea de compras: essa rea ficou responsvel pelos processos que envolvem desde a compra at a unitarizao e etiquetagem dos produtos a serem enviados para as reas de Estoques. As necessidades de compras do hospital so controladas automaticamente pelo sistema, baseando-se em pontos de reposio, prazos de entrega e mdias de consumo e a classificao ABC e XYZ(9-10). reas de Estoque Central: a rotina diria dos Estoques inicia com o relatrio que indica a necessidade de ressuprimento de material gerados pelos setores e AS. Isto ocorre medida que os setores e AS do baixa (consumo) no sistema e termina quando o setor recebe e armazena o material em seu devido estoque, concluindo o ciclo da rea de estoque. Assim, para que isso acontea, devem ocorrer dois grupos de atividades: as relacionadas aos inventrios e as relacionadas ao fluxo de baixa de itens consumidos. Dessa maneira, torna-se possvel realizar a reposio do material por estoque mnimo. O inventrio a atualizao freqente da quantidade de material. A baixa de itens compreende o registro no sistema do material consumido, em tempo real. O material contm cdigo de barras e, no momento do uso, o profissional do setor faz a leitura por meio de leitora ptica, informando ao SGM o item consumido, a quantidade e para qual paciente se destina. Lembrando que, o registro deste consumo que define a necessidade de ressuprimento dos itens no setor. Caso esta atividade no seja realizada no sistema, no haver reabastecimento, o que poder ocasionar a falta de material e problemas na compra do item. Outra maneira de consumir o material por meio de kits hospitalares. O processo de produo do kit hospitalar um processo diferenciado, que somente a rea de Suprimentos I do Centro Cirrgico e o setor de Farmcia podem executar. Porm, neste trabalho, ser comentada a rea de produo somente da rea de Suprimentos do Centro Cirrgico.

rea de Produo: a montagem do kit inicia-se com a ordem de fabricao, baseada na programao cirrgica, que determina qual o kit e qual a quantidade a ser produzida. O profissional da AS-I deve separar os itens relacionados ao kit que deve ser montado, conferido e etiquetado com validade e lote. Aps a montagem do kit ele ser armazenado em um local do estoque indicado pelo sistema. A baixa de kits deve ser realizada da mesma maneira que a baixa de um item de material, podendo ser ao paciente ou ao setor. Seguindo um dos princpios do sistema JIT, que evitar o desperdcio, o sistema permite o estorno dos materiais e kits que no foram utilizados para a rea de Suprimentos. 4 fase: Implantao do Sistema de Gesto de Materiais (SGM) A implantao do SGM iniciou pelos Estoques Centrais (Almoxarifado, Nutrio e Farmcia), pela rea de Suprimentos I, o setor de Compras e dois setores, assistencial e administrativo (Centro Cirrgico e Informtica), com a finalidade de testar todo o ciclo do Sistema de Gesto de Materiais e em seguida ampliar para todo o hospital. A metodologia de implantao ser a mesma para todos os setores, guardadas as peculiaridades de cada um. Assim, os passos para implantao do SGM tm sido:

Elaborao de um cronograma de reunies para todos os profissionais dos setores, para apresentao do sistema e prepar-los para o treinamento; Realizao de uma reviso do cadastro de todos os profissionais para acessar o computador. Embora no hospital a informatizao e o acesso aos microcomputadores sejam bastante disseminados, para alguns funcionrios houve a necessidade de um treinamento individual sobre noes bsicas de informtica e at aplicao, como estratgia, de jogos interativos para coordenao motora. Estabelecimento da data de inicio do SGM, elaborao do cronograma para inventrios dos materiais j existentes em estoque na unidade e das reunies semanais para o acompanhamento da implantao. No primeiro inventrio, a equipe realiza a contagem de todo o material existente no setor e cadastra no SGM. A partir deste momento, nenhum material pode ser consumido sem o registro no sistema. Treinamento para todos os profissionais de enfermagem, sendo que eles recebem aulas tericas sobre o SGM em pequenos grupos e aulas prticas das telas do sistema, com acompanhamento da equipe de informtica, como mostra a Figura 1.

Implementao do sistema de gesto de materiais informatizado do Hospital Universitrio da Universidade de So Paulo

Paschoal MLH, Castilho V

Rev Esc Enferm USP 2010; 44(4):984-8 www.ee.usp.br/reeusp/

987

Figura 1 - Tela de baixa de itens do Manual para o treinamento do SGM do Centro Cirrgico do HU-USP - So Paulo - 2009

CONSIDERAES FINAIS Cabe enfatizar que o Sistema de Gesto de Materiais informatizado (SGM) desenvolvido e implantado no HU-USP, como ferramenta de integrao das informaes sobre os materiais, tem possibilitado atender com agilidade as demandas do usurio, proporcionando segurana e confiabilidade no sistema. Outro fator de extrema importncia tem sido a possibilidade de conhecer o consumo real de materiais consumidos, o custo dos estoques, alm de permitir o uso de indicadores da gesto organizacional, promovendo maior eficcia no servio de gesto de materiais e recursos financeiros do hospital. REFERNCIAS
1. Francisco IMF, Castilho V. A enfermagem e o gerenciamento de custos. Rev Esc Enferm USP. 2002;36(3):240-4. 2. Long G. Pursuing supply chain gains. Healthc Financ Manage. 2005;59(9):118-22. 3. Vecina Neto G, Reinhardt Filho W. Gesto de recursos materiais e de medicamentos. So Paulo: Faculdade de Sade Pblica da USP; 1998. 4. Darnell T. Materials management systems: all about controlling costs. Health Manag Technol. 1996;17(13):14-8. 5. Castilho V, Leite MMJ. A administrao de recursos materiais na enfermagem. In: Kurcgant P, editor. Administrao em enfermagem. So Paulo: EPU; 1991. p. 73-88. 6. Vecina Neto G, Ferreira Jnior WC. Administrao de materiais para sistemas locais de sade. In: Escola Politcnica de Sade Joaquim Venncio. Administrao. Rio de Janeiro: FIOCRUZ; 2001. p. 117-58. 7. Pozo H. Administrao de recursos materiais e patrimoniais: uma abordagem logstica. So Paulo: Atlas; 2007. 8. Conallen J. Building web applications with UML. 2nd ed. Boston: Addison-Wesley; 2002. 9. Loureno KG, Castilho V. Classificao ABC dos materiais: uma ferramenta gerencial de custos em enfermagem. Rev Bras Enferm. 2006;59(1):52-5. 10. Barbieri JC, Machline C. Logstica hospitalar: teoria e prtica. So Paulo: Saraiva; 2006. 11. Paschoal MLH. Estudo do consumo de materiais de um centro cirrgico aps a implementao de um sistema de gesto informatizado [tese]. So Paulo: Escola de Enfermagem, Universidade de So Paulo; 2009.

Estudo realizado no HU-USP sobre o consumo de materiais do Centro Cirrgico(11), aps a implantao de um sistema de gesto informatizado, demonstrou que comparando o consumo e o estoque de materiais do SGM em relao ao Sistema Tradicional, houve uma diminuio da quantidade consumida e do custo dos materiais estocados no Centro Cirrgico. No entanto, fundamental a realizao de mais estudos sobre o Sistema de Gesto de Materiais (SGM).

988

Rev Esc Enferm USP 2010; 44(4):984-8 www.ee.usp.br/reeusp/

Implementao do sistema de gesto de materiais informatizado Correspondncia: Maria Lcia Habib Paschoal do Hospital Universitrio Soares, 121 - Apto.So - Paraso Rua Ablio da Universidade de 71 Paulo
Paschoal MLH, Castilho V CEP 04005-000

- So Paulo, SP, Brasil