Documento CONCEPTUALIZACION DE LA ADMINISTRACION

CONCEPTUALIZACIN ADMINISTRACIN 123

INTRODUCCIN

DE

LA

La administracin es un tema que esta orientado al establecimiento y bsqueda de logros. Todos somos administradores de nuestras propias vidas, y la prctica de administracin se encuentra en cada una de las facetas de la actividad humana: escuelas, empresas, familias, etc. El establecimiento y logro de objetivos son misiones para el empresario, y los obstculos administrativos son similares en todas las empresas. Por lo que, el xito de cualquier empresa est asociado a su capacidad de ser eficiente y de esta forma satisfacer las necesidades de los consumidores. Antes de ver las fases de la administracin, es importante conceptuar algunos trminos, como: i. ii. iii. iv. v. vi. LA EMPRESA Y SU ROL EN LA ECONOMIA LA EMPRESA Y SU ENTORNO DEFINICIN DE LA ADMINISTRACIN LOS REQUESITOS TCNICOS, HUMANOS Y CONCEPTUALES, LAS AREAS FUNCIONALES EN LA EMPRESA LA FUNCION DE LA TEORIA ADMINISTRATIVA

vii. TECNICAS ADMINISTRATIVAS i. LA EMPRESA Y SU ROL EN LA ECONOMIA En las sociedades modernas casi la totalidad de los bienes y servicios los producen y los ofrecen las empresas. Como definicin se podra decir que la empresa es una unidad de produccin bsica, que contrata trabajo y compra otros factores con el fin de hacer y vender bienes y servicios.
ADMINISTRACION. UNA PERSPECTIVA GLOBAL. H.Koontz y H.Weihrich. 11 Ed. 1998. McGrawHill. 2 EL SISTEMA DE EMPRESA. UN ENFOQUE INTEGRAL DE LA ADMINISTRACION. P.Illanes. 7 Ed. 2003. Impresos Manepa. 3 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN. G.Terry, S.Franklin. 8 Ed. 1985. CECSA. Acadmico: Jos A. Hernndez C.
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En la economa, la diversidad de papeles que desempean los agentes econmicos, esto es, las familias y economas domsticas, las empresas y el sector pblico, se pueden clasificar en 3 grandes sectores: El Primario, abarca las actividades que se realizan prximas a las bases de recursos naturales, esto es, las agrcolas, las pesqueras, las ganaderas y las extractivas. El Secundario, actividades industriales, mediante los cuales son transformados los bienes. El Terciario, o de servicios, rene las actividades encaminadas a satisfacer necesidades de servicios productivos que no se plasmen en algo material.
Flujo Circular de la Economa Pagan por gastos en consumo Venden bienes y servicios

Empresas Producen y venden bienes y servicios Compran y usan los factores de produccin Venden los factores productivos Pagan salarios y rentas

Familias Compran y consumen bienes y servicios Venden sus factores de produccin

ii. LA EMPRESA Y SU ENTORNO Una de las principales conocimiento del entorno. herramientas para sobrevivir, es el

El entorno es el medio en el cual se desenvuelve, en un sentido econmico y social, adems, son parte del entorno, las empresas que compiten, nuestros proveedores, en general, todas las instituciones y situaciones que pueden afectar a la empresa. El conocer el entorno nos posibilita controlar los posibles efectos o al menos tenerlos en cuenta al momento de tomar decisiones. Lo anterior depender de la cercana o lejana que la empresa tenga con los distintos elementos que conforman su entorno.

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Entorno Cercano Este es el que tiene mayor contacto con la empresa, y por lo tanto, lo que suceda en el, afectara directamente a la empresa. Probablemente, este, es el que el empresario conoce mejor y tiene un cierto grado de control. El entorno cercano esta compuesto por: 1. Los Clientes 2. Los Competidores 3. Los Proveedores 4. Los Canales 5. El Pblico Entorno Lejano Elementos que si bien afectan y condicionan el quehacer de la empresa, no pueden ser alterados por agentes individuales, ni se pueden cambiar rpidamente. La importancia en el entorno lejano en que el empresario, si bien no puede hacer nada en forma independiente por cambiar la situacin, puede observar como se comportan estos elementos, o que tendencias tienen y desde all tomar decisiones o modificar metas o actividades. El entorno lejano presenta los siguientes componentes: 1. El medio demogrfico y econmico (esta relacionado a los ingresos de las personas y la distribucin en trminos de edad, sexo, educacin, entre otros). 2. El medio tecnolgico y natural (es referido a los avances tecnolgicos o cambios de estos, adems, de considerar las variables que afectan la naturaleza, como el aire, agua, tierra, etc.) 3. El medio poltico y legal (esta referido a las leyes promulgadas, en trminos de tributacin, exenciones, requerimientos, etc.) 4. El medio socio cultural (se refiere a los aspectos que tiene relacin a la cultura y accionar de la sociedad, como por ejemplo en las creencias religiosas, tradiciones de los pases, la solidaridad, etc.) Cualquier cambio de conducta de los componentes de este medio genera reacciones, negativas como positivas, en la empresa y en los productos que elaboran.

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iii. DEFINICIN DE LA ADMINISTRACIN La administracin se define como el proceso que es llevado a cabo por uno o ms individuos para coordinar las actividades de otros y as lograr resultados que no seran posibles si un individuo actuara solo.
Recursos Bsicos Funciones Fundamentales Objetivos Declarados

Recursos Humanos Dinero Mercado Maquinas Materiales, etc.

Planeacin

Ejecucin

Organizacin

Control

La administracin es una actividad que convierte a los recursos desorganizados en resultados tiles y efectivos. Tambin, se puede definir como el proceso de disear y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, lo individuos cumplan eficientemente objetivos especficos. Esta definicin bsica debe ampliarse: i. Cuando se desempean como administradores, los individuos deben ejercer las funciones administrativas de planeacin, organizacin, direccin y control. ii. La administracin se aplica a todo tipo de organizaciones. iii. Se aplica a administradores organizacionales. de todos los niveles

iv. La interaccin de todos los administradores es la misma: generar un supervit. v. La administracin persigue la productividad, lo que implica eficacia y eficiencia. Porqu estudiar la administracin? En todo tipo de organizacin humana existe alguna forma de administrar. Donde los resultados nos afectan, lo que se hace necesario aprender a reconocer y a influir en la administracin.

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Los administradores influyen en el establecimiento y logro de objetivos econmicos y sociales. Hacer mejor una mejor vida econmica y mejorar los estndares sociales son retos de la habilidad administrativa. En si la administracin hace que los esfuerzos humanos sean ms productivos. En resumen, las razones porque estudiar la administracin son: 1. La sociedad depende de organizaciones y empresas que provean bienes y servicios que desean y necesitan las personas. Y estas organizaciones son guiadas y dirigidas por decisiones de personas. Estas son quienes asignan los recursos de la sociedad a objetivos distintos y a menudo en competencia. Los individuos que no han sido entrenados como administradores se encuentran a menudo en puestos dirigiendo instituciones y empresas. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE LOS DIFERENTES NIVELES ORGANIZACIONALES En estos documentos no se har distincin bsica entre administradores, ejecutivos, gerentes y supervisores. Ciertamente una situacin dada puede diferir considerablemente entre uno y otro nivele de una organizacin o entre diversos tipos de empresas. De manera tal, el alcance de autoridad puede variar, mientras que es probable que los tipos de problemas por resolver sean considerablemente distintos. Ms an, una persona en un puesto administrativo puede dirigir a empleados de los departamentos de ventas, ingeniera y finanzas. Sin embargo, es un hecho que todos los administradores obtienen resultados mediante el establecimiento de un entorno favorable al esfuerzo grupal eficaz. Todos los administradores ejercen funciones administrativas. obstante, el tiempo que dedican a cada funcin puede diferir. No

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Administradores de alto nivel

Administradores de nivel intermedio

Supervisores de primera linea

iv. LOS REQUESITOS TCNICOS, HUMANOS Y CONCEPTUALES. Los administradores deben ser eclcticos entre las reas tcnicas, humanas y conceptuales de la vida organizacional. Los conocimientos y habilidades: Tcnicas: entender y ser experto en utilizar una actividad especfica, como un proceso, procedimiento o tcnica. Por lo general, consiste conocimiento especializado. en un
Superior Conceptual Y diseo

Organ iz
Medio

acin

Humano

Supervisor

Humanos: incluye la habilidad para trabajar con otros y ganarse la cooperacin de las personas en el grupo de trabajo.

Tcnico

Conceptuales: incluye tener la habilidad para visualizar la empresa en conjunto, entrever todas las funciones comprendidas en una situacin o circunstancia. Diseo: es la capacidad para resolver problemas en beneficio de la empresa, para ser eficaces, y particularmente en los niveles superiores, los administradores deben ser capaces de hacer mucho ms que advertir un problema. Deben poseer adems la habilidad de deducir la solucin prctica de un problema, que estas sean funcionales a los problemas en respuesta a las realidades que enfrentan. La importancia relativa de estas habilidades puede diferir de acuerdo al nivel de la jerarqua organizacional de que se trate.

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METAS DE TODOS LOS ADMINISTRADORES Y ORGANIZACIONES Para las organizaciones comerciales se puede simplificar en generar utilidades. Pero en realidad las utilidades no pasan de ser una medida de supervit de los pesos. Una de las metas ms importantes de muchas empresas comerciales es el incremento a largo plazo del valor de sus acciones o capital. En estricto sentido, el objetivo lgico y pblicamente aceptable de la totalidad de los administradores de todo tipo de organizaciones, debera ser el de obtener un supervit. As, los administradores con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales e insatisfaccin personal en el que pueden alcanzar en la mayor medida posible una meta deseada con los recursos disponibles. En el caso de empresas no comerciales como las Bomberos, los administradores tambin deben perseguir metas y esforzarse en cumplirlas con un mnimo de recursos o en la mayor medida posible con los recursos disponibles. Cules son las empresas de excelencia? La rentabilidad es una medida importante de la excelencia de las empresas. Sin embargo, en ocasiones se utilizan otros criterios, frecuentemente coincidentes con el criterio financiero. Estos son, el crecimiento de activos y de capital, el rendimiento promedio del capital total y medidas similares. Entre las caractersticas de innovacin de las empresas de excelencia, se identificaron 8 las cuales son: Se orientan a la accin Se informan acerca de las necesidades de sus clientes Promueven empresarial la autonoma administrativa y el espritu

Obtienen una alta productividad mediante la estrecha atencin a las necesidades de su personal Se rigen por una filosofa basada a menudo en los valores de sus lderes. Se concentran en el rea de actividad que conocen mejor. Poseen una estructura organizacional sencilla y escaso personal administrativo. Son tanto centralizadas como descentralizadas, dependiendo de sus circunstancias.

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Empero, tambin, se puede concluir que el xito puede ser transitorio y que demanda la persistencia en un trabajo intenso por consiguiente la adaptacin a los cambios que ocurren en el entorno. Productividad, eficacia y eficiencia Otra manera de concebir el objetivo de todos los administradores es la de afirmar que deben ser productivos. Definicin de productividad: las empresas de xito generan un supervit a travs de sus operaciones productiva. Aunque an no se obtiene consenso sobre el significado preciso del trmino productividad, se definir como la relacin producto-insumo en un perodo especfico con la debida consideracin de la calidad. Productividad Productos = Insumos (en un perodo especfico y considerando la calidad)

Esta frmula indica que la productividad puede elevarse: 1. incrementando los productos con los mismos insumos, 2. reduciendo los productos, o insumos pero manteniendo los mismos

3. incrementando los productos y reduciendo los insumos para obtener un cambio favorable en la relacin entre ellos. Las empresas hacen uso de varios tipos de insumos, como: fuerzas de trabajo, materiales y capitales. Definiciones de eficacia y eficiencia: La productividad implica eficacia y eficiencia en el desempeo individual y organizacional. La EFICACIA es el cumplimiento de objetivos. La EFICIENCIA es el logro de las metas con la menor cantidad de recursos. Es imposible que los administradores sepan si son productivos a menos que primero conozcan sus metas y las de la organizacin. v. LAS AREAS FUNCIONALES EN LA EMPRESA Cuando hablamos de reas funcionales nos referimos a los procesos de especializacin que deben manejar en la empresa y que constituyen una forma adicional de ordenar las actividades. En el siguiente cuadro se proporciona un resumen sobre los principales objetivos y tcnicas de las reas funcionales en la empresa.

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FUNCION COMERCIALIZACION Ventas es la funcin que caracteriza a la empresa. La empresa es tal, slo si vende. La venta es la fuente bsica y permanente refinanciamiento que permite a la empresa realizar las dems funciones. Bajo un enfoque tradicional, el nfasis de esta funcin recae en vender una cierta produccin. Hoy es importante captar mercados, adaptndose constantemente la produccin hacia los gustos y preferencia de los consumidores, de donde se prefiere la denominacin de funcin de marketing o mercado, que es ms amplia y sugerente que la de ventas. COMPRAS La empresa para producir, tiene que comprar, en la compra de materias primas comienza el proceso productivo de las empresas industriales. PRODUCCIN Es la funcin que caracteriza a la empresa industrial y la diferencia de la empresa comercial, que slo compra para vender, pero no transforma la compra, sino lo vende tal como est.

OBJETIVO ESPECFICO Captar, asegurar y desarrollar mercados hacia los cuales dirigir la produccin de bienes y servicios.

HERRAMIENTA Investigacin de mercados Anlisis de productos Poltica de precios Promocin de ventas Canales comercializacin de

Comprar eficientemente (cunto, cundo, dnde y cmo comprar)

Administracin materiales (control inventarios)

de de

Fabricar productos de acuerdo a especificaciones y requerimientos de la manera ms eficiente.

Diseo tcnico productos. Ingeniera Industrial Tecnologa

de

Distribucin de plantas y equilibrio de lnea Seleccin y mantencin de mquinas y equipos Programacin y control de la produccin Control de calidad

PERSONAS Esta funcin, tambin llamada relaciones industriales,

Obtencin personas

de

Requisitos de cargos Reclutamiento y seleccin Contratacin e induccin

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10 personal o recursos humanos, persigue utilizar la fuerza de trabajo en la forma ms eficientemente posible, lo que la hace actuar a todos los niveles de la empresa.

Mantencin personas

de

Poltica de remuneraciones Evaluacin de cargos Previsin, seguridad bienestar social Ambiente, seguridad higiene y y y

Desarrollo personasMotivacin

de

Entrenamiento capacitacin

Evaluacin de desempeo Desarrollo profesional Participacin comunicaciones y de

CONTABILIDAD Esta funcin se preocupa de detectar en un momento dado el inventario o balance de la empresa, que esta compuesto por el activo (lo que la empresa tiene o posee) y el pasivo (lo que la empresa debe a terceros) y tambin el patrimonio (lo que la empresa debe a sus dueos. Por esto se dice que el balance es una especie de fotografa de la empresa en una cierta fecha. La funcin de contabilidad es muy importante, ya que es la encargada de aportar antecedentes cuantitativos que permiten tomar decisiones en la administracin en general. COSTOS Su tarea es calcular lo ms aproximadamente posible lo que cuesta a la empresa la produccin que est vendiendo

Detectar inventario de la empresa Registrar resultados peridicos Proveer informacin para la toma de decisiones

Balance o situacin

estado

Estados de resultados Estados contables varios

Base referencial para fijar precios Encauzar orientacin futura Toma de decisiones en distintos mbitos

Presupuesto de costos Contabilidad de costos Registros y controles de costos

FINANZAS Los objetivos que persiguen las finanzas estn asociados a la liquidez y rentabilidad, los que son un poco contradictorios

LiquidezSolvencia Rentabilidad

Anlisis financiero Presupuesto Anlisis econmico Presupuesto operacional

Documento CONCEPTUALIZACION DE LA ADMINISTRACION entre s. Ello se debe a que el primero se asocia con la idea corto plazo o de subsistencia, mientras que el segundo se relaciona con el largo plazo y la idea de xito. Una excelente liquidez puede significar una baja rentabilidad, si el dinero se acumula en caja es improductivo. ASESORIAS JURIDICAS La marcha de las empresas se ha ido haciendo ms compleja ante la necesaria participacin del Estado como instrumento regulador y fiscalizador del sistema econmico. Ello ha provocado la existencia de normas y disposiciones legales y administrativas, que obligan a una empresa a actuar en una serie de tpicos al tenor de ellas, lo cual las insta a hacerse asesorar en sus decisiones por personas que conozcan profundamente estas disposiciones. INFORMATICA Ciencia del tratamiento automtico y racional de la informacin, constituye hoy en da un poderoso foco de atencin, por la importancia que con justicia se concede a la informacin en el funcionamiento global de la empresa y de todas y cada una de sus funciones ambientales. Aplicar disposiciones legales Resguardar derechos obligaciones contractuales y

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Anlisis de equilibrio

punto

de

Evaluacin de proyectos de inventario

Anlisis, estudio informes jurdicos

Disear y operar sistemas de informacin

Anlisis y programacin de sistemas de informacin (software) Seleccin y uso de equipos de procesamiento de datos (hardware)

vi. LA FUNCION DE LA TEORIA ADMINISTRATIVA As pues, en el campo de la administracin es funcin de la teora brindar un medio para la clasificacin de conocimientos administrativos significativos y pertinentes. En el rea de diseo de estructuras organizacionales eficaces, por ejemplo, priva un buen nmero de principios relacionados entre s y con valor predictivo para

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los administradores. Algunos principios ofrecen pautas para la delegacin de autoridad, entre ellos el principio de delegacin por resultados esperados, el principio de igual autoridad y responsabilidad y el principio de unidad de mando. En la administracin, los principios son verdades fundamentales (o lo que se considera verdades en un momento dado) que explican las relaciones entre dos o ms conjunto de variables, generalmente una variable independiente y una variable dependiente. Pueden ser descriptivos o predictivos, pero no prescriptivos. Esto es, describen la relacin de una variable con otra (lo que ocurrir cuando estas variables interacten). No prescriben lo que deben hacer los individuos. Por ejemplo y en relacin con la fsica, si la gravedad es la nica fuerza que acta sobre un cuerpo al caer, ste caer a una velocidad creciente; este principio no establecer que alguien deba saltar desde el techo de un enorme edificio. O bien, tomemos como ejemplo la ley de Parkinson: el trabajo tiende a incrementarse para ocupar el tiempo disponible. Incluso si el relativamente frvolo principio de Parkinson es correcto (y probablemente lo sea), esto no significa que un administrador deba prolongar el tiempo de que disponen los individuos para realizar un trabajo. Para analizar otro ejemplo, en administracin el principio de unidad de mando establece que cuanto mayor sea la frecuencia con la que un individuo experimente una sensacin de lealtad y obligacin, y tanto menos probable que se imponga la confusin en las instrucciones. Este principio se limita a predecir. De ninguna manera implica que los individuos nunca deban informar a ms de una persona. Implica ms bien que, en caso de que deban hacerlo, es necesario que sus administradores estn conscientes de los posibles que ello entraa y tomen en cuenta estos riesgos al equilibrar las ventajas y desventajas del mando mltiple. vii. TECNICAS ADMINISTRATIVAS

Las tcnicas en esencia son las maneras de hacer las cosas, mtodos para la obtencin de un resultado dado. Son importantes en todos los campos prcticos. Tambin, son el la administracin. En ellas pueden citarse la presupuestacin, la contabilidad de costos, tcnicas de planificacin y control en red como tcnica de evaluacin y revisin de

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programas (Program Evaluation and Review Technique, PERT) o el mtodo de ruta crtica (Critical Path Method, CPM), previsin, el control de tasa de rendimiento de la inversin y diversos procedimientos de desarrollo organizacional. Todas las tcnicas se desprenden normalmente de la teora y son un medio para la ms eficaz realizacin de las actividades de los administradores.

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